Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 2585 DE 2016 

(Marzo 30)

“Por la cual se modifica la Resolución 1100 del 10 de marzo de 2015 “por la cual se adopta el manual de contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se deroga la Resolución 3146 de 2014””.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 211 de la Constitución Política de Colombia, Ley 7ª de 1979, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 489 de 1998, Ley 1474 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que la actividad contractual del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar debe regirse por lo establecido Ley 7ª de 1979, el Decreto 2150 del 1995, de los artículos 2.4.3.2.1 y siguientes del Decreto 1084 de 2015, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015 y demás disposiciones que regulan el Régimen General de Contratación Pública y el Régimen de Aporte.

Que el Decreto 1082 de 2015 en el artículo 2.2.1.2.5.3 establece que “Las entidades estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente”.

Que el Manual de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar se adoptó mediante la Resolución 1100 del 10 de marzo de 2015.

Que a través de la Resolución 1313 del 19 de marzo de 2015, publicada en el Diario Oficial el 24 de marzo de 2015, se modificó lo dispuesto en el numeral 4.3 Régimen de Transición. Régimen de Aporte de dicho manual.

Que mediante Resolución 5460 del 31 de julio de 2015, publicada en el Diario Oficial el 3 de agosto de 2015, se modificaron varios apartes del Manual de Contratación del ICBF, entre otros, el numeral 1.2.2 —Régimen Especial de Aporte—, y el numeral 4.1.4 vigencia del Banco Nacional de Oferentes del ICBF.

Que mediante Resolución 7172 del 16 de septiembre de 2015, publicada en el Diario Oficial, se modificaron varios apartes del Manual de Contratación del ICBF, entre otros, el numeral 4.1.4 y algunas disposiciones relativas al Banco Nacional de Oferentes del ICBF.

Que mediante Resolución 637 del 20 de enero de 2016, publicada en el Diario Oficial el 7 de febrero de 2016, se actualizó el anexo 1 “Delegación ordenación de gasto”, establecido en el manual.

Que mediante Resolución 1123 del 9 de febrero de 2016, publicada en el Diario Oficial el 14 de febrero de 2016, se modificó el numeral 4 - Régimen Especial de Aporte y el numeral 5 - Liquidación de los contratos o convenios y cierre del expediente contractual - del Título IV del Manual.

Que se considera necesario modificar el numeral 1.2.1 del Manual de Contratación denominado “Régimen del Estatuto General de la Contratación Estatal”, que señala “por regla general los procesos de selección y la celebración de contratos en el ICBF se rigen por lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (L. 80/93, L. 1150/2007, D. 1510/2013), Ley 1474 de 2011, Decreto 19 de 2012, y las normas que los reglamenten, modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan”, con el fin de actualizar su contenido a la normatividad vigente, pues su redacción hace referencia al Decreto 1510 de 2013, el cual fue derogado por el Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015.

Que resulta pertinente modificar el subnumeral primero (1º) del numeral 1.6.1 denominado “Funciones del comité de contratación”, el cual señala “Revisar y conceptuar sobre los estudios previos y proyectos de pliegos de los procesos de selección cuyo valor supere el 30% de la menor cuantía de la entidad, incluyendo la modalidad, así como el pliego definitivo y las adendas cuando se modifiquen en forma sustancial las condiciones del proceso”, eliminando de su redacción, la obligación de revisar y conceptuar sobre los proyectos de pliegos de los procesos de selección, toda vez que el documento a través del cual se define la necesidad, es en el estudio previo, no siendo necesario revisión del proyecto pliego de condiciones.

Que asimismo, es necesario modificar el subnumeral tercero (3º) del numeral 1.6.1, que expresa “Revisar y conceptuar sobre las autorizaciones de contratación directa o de delegación especial a las direcciones regionales que deban proferir el subdirector general, secretario general o director general, salvo la contratación regulada en el numeral 4.3 Régimen de transición, en lo que respecta al Régimen de Aporte”, (negrilla fuera de texto), toda vez que mediante la Resolución 1123 del 9 de febrero de 2016 se eliminó el régimen de transición.

Que asimismo, es necesario eliminar el numeral octavo (8º) del numeral 1.6.1 denominado “Funciones del comité de contratación” que expresa “Revisar y conceptuar sobre los modelos de pliegos de condiciones y minutas para cada una de las modalidades de selección, puestos a su consideración por la dirección de contratación”, toda vez que esta labor es desarrollada de manera conjunta entre los ordenadores del gasto y la dirección de contratación.

Que por lo anterior, se deberá ajustar la numeración del numeral 1.6.1 del manual.

Que se debe modificar el actual numeral noveno (9) del numeral 1.6.1 denominado “Funciones del comité de contratación” que establece “Formular políticas, criterios y estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, dentro del marco establecido por el ordenamiento jurídico vigente y el manual de contratación. Estas directrices serán emitidas mediante circular suscrita por el Presidente del mismo, y su aplicación será obligatoria por parte de las dependencias de la entidad”, toda vez que en virtud de lo señalado en el numeral 1.6 del Manual, el comité tiene como objetivo realizar el seguimiento, asesoría y apoyo a la gestión contractual, así como definir lineamientos y políticas generales, y no emitir circulares, pues esta labor es de competencia del director (a) general del instituto.

Que se considera necesario modificar el numeral sexto (6) del numeral 1.6.2 denominado “Sesiones y funcionamiento del comité de contratación”, el cual señala: “De cada sesión del comité la dirección de contratación levantará un acta en la que consten las decisiones o determinaciones adoptadas, y de la cual harán parte integral los documentos analizados con las observaciones a los mismos. El acta debe elaborarse durante el desarrollo de la sesión y será aprobada por los miembros del comité. Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la sesión, el presidente y el secretario técnico del comité deberán suscribir el acta”, precisando que se levantarán actas en las que consten las decisiones o determinaciones adoptadas, únicamente de las sesiones presenciales, pues las sesiones virtuales se soportan con los correos electrónicos en donde se emite la votación de los miembros conforme al procedimiento descrito en este numeral.

Que se considera necesario modificar el numeral “1.6.3 Secretaría técnica del comité de contratación”, en el sentido de eliminar el numeral octavo (8º), según el cual la secretaria técnica debe “Elaborar y comunicar las circulares e instructivos que emita el comité de contratación”, toda vez que la función de expedir instructivos es competencia de las direcciones respectivas, y las circulares son expedidas por la directora general.

Asimismo es necesario eliminar el numeral noveno (9º) de este numeral, el cual indica que es función de la secretaría técnica “Elaborar y presentar al comité para su concepto los modelos de pliegos de condiciones y minutas para cada una de las modalidades de selección, así como sus modificaciones”, dado que dicha función se enmarca dentro de la autonomía de los ordenadores de gasto, quienes estructuran, con la asesoría de la dirección de contratación, los modelos de pliegos de condiciones, minutas y demás actos contractuales necesarios en la gestión contractual.

Que por lo anterior se ajusta la numeración una vez eliminados estos subnumerales.

Que es necesario modificar el subnumeral 6 del numeral “1.8.3 Secretaría técnica del comité de contratación”, de las direcciones regionales, en el sentido de ampliar el término en el que estas direcciones deben rendir un informe en relación con las recomendaciones adoptadas en su comité, a la dirección de contratación, por cuanto se considera que hacerlo de manera mensual no cumple con la finalidad perseguida por la dirección de contratación dado que es un término corto que no refleja gestión en sus actuaciones. Por lo tanto, se considera que hacerlo de forma trimestral es un tiempo prudente y suficiente para hacerlo.

Que se considera necesario modificar el numeral 2.4 denominado “Seguimiento y modificación del plan anual de adquisiciones”, el cual establece “2.4 Seguimiento y modificación del plan anual de adquisiciones. Teniendo en cuenta las políticas que para ello definan la Dirección de abastecimiento y la Dirección de Planeación y Control de la Gestión, el comité de contratación hará seguimiento mensual al Plan anual de adquisiciones, generará las alertas del caso para que sean enviadas a las áreas responsables y recomendará al Administrador del PAA su modificación cuando sea necesario, o por lo menos una vez durante su vigencia”, en el sentido de eliminar la periodicidad con la que el comité realizará el seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, toda vez que se definirá internamente conforme a la necesidad de la entidad, y así mismo eliminar lo relativo a que el comité “recomendará al administrador del PAA su modificación cuando sea necesario, o por lo menos una vez durante su vigencia”, de acuerdo a los siguientes argumentos planteados por el Director de abastecimiento:

(...) “De acuerdo con la Resolución interna 4545 de 2013 las modificaciones al Plan anual de adquisiciones se encuentran previamente reglamentadas en el artículo 15 que estipula:

“El Plan anual de adquisiciones podrá modificarse cuando se adicionen o se reduzcan recursos a las direcciones regionales o a las dependencias de la sede de la Dirección General, por reducción o inclusión de nuevos bienes o servicios, por aumento o por disminución de cantidades o tiempo de prestación del servicio o porque no se realizará la contratación proyectada.

Las modificaciones al plan anual de adquisiciones serán aprobadas por los directores regionales y por los Gerentes de Recursos en la Sede de la Dirección General, con la debida justificación y ceñidas a los principios de transparencia, eficiencia, eficacia y economía. (negrilla y subrayado fuera de texto).

Para tal efecto se establece que una vez aprobado el plan anual de adquisiciones definitivo y hasta diciembre de cada vigencia, las direcciones regionales y las dependencias de la Dirección General registrarán y aprobarán las modificaciones al Plan semestralmente. La Dirección de abastecimiento consolidará las actuaciones y modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones con el fin de publicar los informes requeridos.

PAR.—La Dirección de Abastecimiento, establecerá las directrices e instrumentos para realizar el registro de la información y, en todo caso, será la responsable de publicar las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones a través de la página web del ICBF y Secop, al final de cada semestre.

De esta forma el Plan Anual de Adquisiciones se adapta a la realidad de la dinámica institucional. Además el ICBF cumple las directrices establecidas por Colombia Compra Eficiente en cuanto a los plazos de actualización y el propósito de hacer la gestión de compras más efectiva, al generar comunicaciones ágiles y transparentes con proveedores”.

De acuerdo a lo anterior, en aras de garantizar eficiencia y agilidad en las modificaciones que se requieran realizar al Plan Anual de Adquisiciones, que impactan en la gestión contractual y, por ende, en el desarrollo de las actividades misionales y de apoyo, y en virtud de la facultad atribuida a los directores regionales y a los gerentes de recursos en la Sede de la Dirección General, de aprobar las modificaciones al mismo, las cuales deben estar plenamente justificadas, se considera innecesario someter cada uno de los cambios realizados al Plan a consideración del comité de contratación”.

Que se considera necesario modificar el subnumeral séptimo (7) del numeral 3.1 “Procedimiento Interno de Contratación con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, el cual establece: “7. Las observaciones al proyecto de pliego deberán ser atendidas en el término previsto legalmente o el dispuesto en el cronograma. Las observaciones técnicas deberán ser tramitadas por el área líder de la necesidad de contratación y las jurídicas y financieras por la dirección de contratación. En el evento de requerirse, la dirección de contratación deberá solicitar apoyo de la Dirección de Abastecimiento, en relación con las observaciones financieras. En todo caso la dirección de contratación debe asesorar al área, consolidar y revisar el documento de preguntas y respuestas antes de publicarlo y someterlo a consideración del comité de contratación en caso de requerirse modificaciones al proyecto de pliego”, en el sentido de aclarar que las observaciones jurídicas deberán ser tramitadas por la dirección de contratación y las financieras por la Dirección de abastecimiento y eliminar lo relativo a que “la dirección de contratación deberá solicitar apoyo de la Dirección de Abastecimiento, en relación con las observaciones financieras”, pues como se indicó, esta labor debe ser desarrollada directamente por la Dirección de Abastecimiento.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 122 del Decreto-Ley 2150 de 1995 “(...) Se podrán celebrar directamente los contratos para la prestación del servicio de bienestar familiar con entidades sin ánimo de lucro del Sistema Nacional de Bienestar Familiar”. (negrilla fuera de texto).

En este sentido, se considera necesario realizar una modificación al numeral 4.3 “Celebración de Contratos de Aporte de Forma Directa” del Título III del Manual, con fundamento en los argumentos expuestos por el Director de Primera Infancia en oficio con radicado 1-2016-031602-0101 del 30 de marzo de 2016, los cuales se transcriben a continuación:

“Asunto: Concepto técnico para solicitar la viabilidad de contratación directa de aporte en el manual de contratación del ICBF.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en virtud de lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley 7ª de 1979, tiene como objeto, fortalecer a la familia y proteger al menor de edad. A su vez, en el marco del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, el Instituto se convierte en uno de los garantes fundamentales del derecho a la educación inicial en las modalidades de primera infancia, educación que debe prestarse oportunamente bajo condiciones de calidad, y con la mayor cobertura posible.

Teniendo en cuenta esta labor de protección, y en garantía del principio constitucional del interés superior del menor contenido en el artículo 44 de la Carta, solicito se faculte a las dependencias del Instituto y a las direcciones regionales, para celebrar directamente contratos de aporte, con asociaciones de padres y madres usuarios del servicio y de padres usuarios y/o madres comunitarias que no se encuentran habilitadas en el Banco Nacional de Oferentes de Primera Infancia, en aquellas situaciones en las que se evidencie un alto riesgo en la prestación del servicio público de Bienestar Familiar de Hogares Comunitarios de Bienestar, en sus diferentes formas de atención: jardines sociales, hogares múltiples, hogares empresariales, hogares comunitarios fami, hogares comunitarios familiares, HCB agrupados y hogares infantiles, con base en los siguientes argumentos:

Una vez culminado el proceso de conformación del Banco Nacional de Oferentes de Primera Infancia IP 004 de 2015, durante el primer semestre del año 2016 las direcciones regionales, han dado aplicación al numeral 4.1.6 del manual de contratación, consultando el Banco Nacional de Oferentes para seleccionar los oferentes con los cuales celebrar los respectivos contratos de aporte, de conformidad con las reglas establecidas para cada modalidad de atención.

No obstante lo anterior, una vez iniciada la ejecución, en unas regionales, se encuentra que algunos operadores contratados han manifestado que no pueden garantizar la operación y sostenibilidad de la atención de determinado número de cupos, debido a que se presencian restricciones o dificultades de acceso, pues algunas de las áreas en las que debe prestarse el servicio, son zonas de conflicto en las cuales las organizaciones al margen de la ley les impiden su ingreso, por no pertenecer a dichas zonas geográficas, o bien porque son considerados por las madres comunitarias, y demás actores locales como agentes externos —outsiders—, y se oponen a que la prestación del servicio se realice por operadores que no sean de la zona, dado que han desarrollado a través de los años fuertes lazos de confianza con los operadores locales que tradicionalmente han prestado el servicio, pues son padres y madres que utilizan el servicio de bienestar para sus propios hijos y que, al pertenecer a la zona, facilitan a los niños y niñas una formación inicial armonizada con su idiosincrasia y cultura.

Esta situación ha conllevado a que las direcciones regionales, en cumplimiento del procedimiento previsto en el numeral 4.1.6, hayan intentado agotar el banco de oferentes invitando a otros operadores habilitados, los cuales han rechazado la invitación, conscientes de la complejidad de la operación en áreas o circunstancias como las señaladas anteriormente.

En consecuencia, toda vez que en algunos casos no es posible contratar con operadores habilitados en el Banco, y en los casos en los que se ha logrado celebrar dichos contratos, los operadores manifiestan su voluntad de terminar anticipadamente los contratos por la resistencia que encuentran en los actores locales, se está poniendo en riesgo la continuidad de la prestación del servicio de educación inicial de los niños y niñas de la primera infancia, por lo cual, se plantea la posibilidad de adelantar la contratación del servicio de hogares comunitarios de bienestar, en sus diferentes formas de atención: jardines sociales, hogares múltiples, hogares empresariales, hogares comunitarios fami, hogares comunitarios familiares, HCB agrupados y hogares infantiles con asociaciones de padres y madres usuarios del servicio y de padres usuarios y/o madres comunitarias domiciliadas en las zonas en las que se requiere la atención, que si bien no se encuentran habilitadas en el banco de oferentes, son acogidas por los usuarios del servicio al pertenecer a la zona, facilitan la prestación continua del servicio público de bienestar en estos territorios y permiten garantizar el derecho a la educación inicial de los niños y niñas de primera infancia.

Por otra parte, es importante tener en cuenta que el servicio público de bienestar familiar, se creó y se ha construido a partir del liderazgo del ICBF y la articulación de actores y organizaciones de base comunitaria sin ánimo de lucro en desarrollo de la política adelantada por el Instituto, de promoción de la participación y corresponsabilidad de los padres usuarios y madres comunitarias y de los padres usuarios y/o madres comunitarias.

Lo anterior, teniendo en cuenta que las asociaciones de padres y madres usuarios del servicio y de padres usuarios y/o madres comunitarias, han sido actores fundamentales y protagónicos en la prestación del servicio público de bienestar familiar para la atención a la primera infancia, en todas sus formas de atención.

En la génesis de los programas del ICBF, los padres y madres usuarios y de padres usuarios y/o madres comunitarias organizados en asociaciones han aportado trabajo solidario en la construcción de infraestructuras, en la gestión de recursos para el servicio, en la movilización de actores locales corresponsables de la garantía de derechos y en la administración del programa para darle la mejor calidad en atención de sus niños y niñas.

Estas asociaciones fueron creadas dentro del servicio y para administrar este servicio público de bienestar su quehacer se ha orientado en continuar trabajando para la comunidad, mediante los contratos de aporte que se celebran con el ICBF y las gestiones que alrededor de este se hacen para el bienestar de los niños y niñas atendidos. Estas entidades, que son parte del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, están conformadas por los padres de familia de los niños y niñas que asisten al servicio, quienes de forma organizada y en espacios de asambleas de padres, seleccionan a unos representantes miembros de las juntas directivas que asumen la representación legal de esta forma de organización, el ICBF les otorga la personería jurídica y su constitución y funcionamiento se da para la prestación del servicio público de bienestar familiar en el servicio de hogar comunitario de bienestar o de hogar infantil, alrededor del cual están constituidas por cuanto sus hijos son beneficiarios del mismo servicio.

El propósito de las mismas es aportar su gestión comunitaria para fortalecer la atención brindada en las unidades de servicio del ICBF, dado que su génesis y razón social nace en y para el servicio de educación inicial que ofrece el ICBF. Estas organizaciones actúan y materializan el principio de corresponsabilidad de la familia en la educación inicial de sus propios hijos, que ha señalado el artículo 10 de la Ley 1098 de 2006.

En primera infancia la participación de la familia es tan importante como el alimento y la nutrición adecuada y oportuna, para lograr el desarrollo integral; padres de familia comprometidos con el servicio, como los son los que participan en una asociación de padres y madres usuarios y de padres usuarios y/o madres comunitarias, son padres de familia que participan de manera activa en el componente de formación a la familia que está en el mismo servicio y, por tanto padres de familia que aprenden sobre sus obligaciones en relación con otras atenciones y responsabilidades frente a sus hijos como los son el afecto, el buen trato, hábitos saludables, la importancia del juego y la promoción de la exploración responsable del medio, por parte de los niños en su primera infancia, así mismo conocen sobre los derechos en promoción de la salud y prevención de la enfermedad y adquieren elementos para fortalecer su rol formador en el hogar.

Por lo anterior, el instituto debe continuar promoviendo la participación de las Asociaciones de padres y madres usuarios y de padres usuarios y/o madres comunitarias como actores que históricamente han trabajado de la mano con el Instituto para una eficaz y eficiente prestación del servicio público de bienestar familiar y que son actores fundamentales en los ámbitos locales y rurales más próximos a la prestación del servicio de los hijos beneficiarios.

Finalmente, cabe precisar que en la vinculación de estos operadores en forma directa, mediante la celebración de contratos de aporte, el ICBF cumple a cabalidad con los parámetros legales de obligatoria observancia que rigen la contratación estatal y el ejercicio de la función pública, y que dadas las condiciones y características especiales que revisten las modalidades, cupos y asociaciones de padres y madres usuarios y de padres, usuarios y/o madres comunitarias antes indicadas, es jurídicamente viable el ejercicio de esta atribución, pues tal tipo de contratación con las asociaciones de padres y madres usuarios y de padres usuarios y/o madres comunitarias, independientemente del nivel de regulación que se defina, se encuentra plenamente justificada, principalmente debido a que con ello se facilitan las condiciones para garantizar la oportunidad, calidad y continuidad en la prestación del servicio público de bienestar familiar, salvaguardando el derecho superior de los niños y niñas a la educación inicial y se aporta al fortalecimiento territorial y la gestión comunitaria, en el marco de la política de promoción de la participación y corresponsabilidad de los padres usuarios y madres comunitarias y de los padres usuarios y/o madres comunitarias”.

Que conforme a lo anterior, en aras de garantizar el interés superior del menor, apoyar el fortalecimiento territorial y la gestión comunitaria en el marco de la política de promoción de la participación y corresponsabilidad de los padres usuarios y madres comunitarias y de los padres usuarios y/o madres comunitarias, se considera necesario modificar el numeral 4.3 denominado “Celebración de contratos de aporte de forma directa”, incluyendo una causal de celebración directa de contratos de aporte con asociaciones de padres y madres usuarios del servicio y de padres usuarios y/o madres comunitarias, independientemente de que se encuentren o no, en el banco nacional de oferentes vigente.

Que adicional a lo anterior, se considera necesario sustraer del numeral 4.3 el contenido relacionado con los procesos de selección delegados a la secretaría general que señala “Procesos de selección. Los procesos de contratación regidos por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, que se encuentran delegados en la secretaría general y que a la fecha de publicación del presente manual tengan resolución de apertura y cuya fuente de financiación corresponda a rubros que con fundamento en este manual se asignan al Subdirector General, continuarán su trámite hasta la suscripción del contrato en cabeza de la secretaría general” y el atinente a los contratos y/o convenios suscritos por la secretaría general que expresa “Contratos y/o convenios vigentes. La ordenación del gasto y los trámites inherentes a los contratos y/o convenios suscritos por la secretaría general, cuya fuente de financiación corresponda a rubros que con fundamento en este manual se asignan al subdirector general, deberán ser asumidos por este a partir de la entrada en vigencia del mismo”, con el fin de conservar la coherencia textual y dar mayor claridad al numeral en cita, para lo cual se creará un nuevo numeral 6 denominado “Disposiciones varias”, que recoja los textos transcritos.

Que en sesión presencial extraordinaria del 30 de marzo de 2016, el comité de contratación del instituto aprobó las modificaciones al manual, anteriormente descritas.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el numeral 1.2.1 del Manual de Contratación denominado “Régimen del Estatuto General de la Contratación Estatal”, el cual quedará así:

“Por regla general los procesos de selección y la celebración de contratos en el ICBF se rigen por lo establecido en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (L. 80/93, L. 1150/2007, D. 1082/2015), Ley 1474 de 2011, Decreto 19 de 2012, y las normas que los reglamenten, modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan”.

ART. 2º—Modificar el numeral 1.6.1 denominado “Funciones del comité de contratación” el cual quedará así:

“1.6.1. Funciones del comité de contratación.

1. Revisar y conceptuar sobre los estudios previos de los procesos de selección cuyo valor supere el 30% de la menor cuantía de la entidad, incluyendo la modalidad, así como el pliego definitivo y las adendas cuando se modifiquen en forma sustancial las condiciones del proceso.

2. Revisar y conceptuar sobre la contratación directa que se celebre en la Sede de la Dirección General, exceptuando los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión cuando su cuantía no supere los 100 smlmv, o aquellos que en forma particular solicite el (la) ordenador (a) del gasto.

3. Revisar y conceptuar sobre las autorizaciones de contratación directa o de delegación especial a las direcciones regionales que deban proferir el subdirector general, secretario general o director general, salvo lo establecido en el numeral 4.3 del presente manual.

4. Revisar y emitir concepto sobre las modificaciones contractuales que impliquen erogación presupuestal, respecto de los contratos celebrados directamente, exceptuando aquellos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión cuya cuantía no supere los 100 smlmv, o como consecuencia de los procesos de selección que le corresponda revisar.

5. Revisar y conceptuar sobre el proyecto de Plan Anual de Adquisiciones a más tardar el 20 de enero de cada vigencia.

6. Revisar y conceptuar sobre los proyectos de Invitación Pública en las convocatorias para conformar el Banco Nacional de Oferentes del ICBF, con cada una de las distintas modalidades de prestación del Servicio Público de Bienestar, así como la Invitación Definitiva y las adendas cuando se modifiquen en forma sustancial las condiciones del proceso.

7. Emitir su concepto sobre temas relacionados con la actividad precontractual, contractual o poscontractual, cuando el ordenador del gasto o el Director de Contratación requieran la asesoría del comité.

8. Formular políticas, criterios y estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, dentro del marco establecido por el ordenamiento jurídico vigente y el manual de contratación.

9. Asesorar al ordenador del gasto, cuando lo requiera, en la decisión de apartarse de las recomendaciones del comité evaluador, o a este último cuando solicite concepto para clarificar criterios en la evaluación de las propuestas”.

ART. 3º—Modificar el numeral sexto (6) del numeral 1.6.2 denominado “Funciones del comité de contratación”, el cual quedará así:

“De cada sesión presencial del comité la dirección de contratación levantará un acta en la que consten las decisiones o determinaciones adoptadas, y de la cual harán parte integral los documentos analizados con las observaciones a los mismos. El acta debe elaborarse durante el desarrollo de la sesión y será aprobada por los miembros del comité dentro de los 3 días hábiles siguientes a la sesión, el Presidente y el secretario técnico del comité deberán suscribir el acta”.

ART. 4º—Modificar el numeral 1.6.3 “Secretaría técnica del comité de contratación” eliminando los subnumerales 8 y 9, por lo cual se ajusta la numeración y quedará así:

(...)”.

1. Remitir a los miembros del comité, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles a la fecha indicada para cada sesión, el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos soporte de cada uno de los asuntos a tratar.

2. Extender invitación, según la temática de los casos y asuntos a tratar, a los colaboradores de la entidad o de otras entidades que tengan relación con los mismos o cuando el concepto de estos sea necesario para emitir la recomendación respectiva.

3. Elaborar las actas en cada sesión del comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.

4. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el comité.

5. Verificar la adopción de las recomendaciones y conceptos adoptados por el comité.

6. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus recomendaciones, que será entregado trimestralmente al (la) Director(a) General del ICBF.

7. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas relacionadas con la actividad contractual.

8. Las demás que le asigne el comité”.

ART. 5º—Modificar el numeral sexto (6) del numeral 1.8.3 “Secretaría técnica del comité de contratación” de las direcciones regionales el cual quedará así:

“6. Preparar un informe de gestión del comité y de la adopción ele sus recomendaciones que será enviado trimestralmente a la dirección de contratación”.

ART. 6º—Modificar el numeral 2.4 denominado seguimiento y modificación del Plan anual de adquisiciones, el cual quedará así:

“2.4. Seguimiento y Modificación del Plan Anual de Adquisiciones. Teniendo en cuenta las políticas que para ello definan la Dirección de abastecimiento y la Dirección de Planeación y Control de la gestión, el comité de contratación hará seguimiento al Plan anual de adquisiciones, generará las alertas del caso para que sean enviadas a las áreas responsables”.

ART. 7º—Modificar el subnumeral séptimo (7º) del numeral 3.1 “Procedimiento interno de contratación con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, el cual quedará así:

“7. Las observaciones al proyecto de pliego deberán ser atendidas en el término previsto legalmente o el dispuesto en el cronograma. Las observaciones técnicas deberán ser tramitadas por el área líder de la necesidad de contratación, las jurídicas por la dirección de contratación y las financieras por la Dirección de abastecimiento. En todo caso la dirección de contratación debe asesorar al área líder de la necesidad de contratación, consolidar y revisar el documento de preguntas y respuestas antes de publicarlo y someterlo a consideración del comité de contratación en caso de requerirse modificaciones al proyecto de pliego”.

ART. 8º—Modificar el numeral 4.3 del Título IV denominado “Celebración de contratos de aporte de forma directa”, el cual quedará así:

(…) “4.3. Celebración de contratos de aporte de forma directa. En aquellos casos en los cuales no exista Banco Nacional de Oferentes o existiendo, no se contempló alguna modalidad, municipio o zona o tipo o circunstancia específica de prestación de servicio público de bienestar familiar, corresponderá a la dependencia y/o a la respectiva regional en la cual surja la necesidad, seleccionar a un prestador del servicio con el fin de invitarlo a ofertar y realizar la escogencia previa verificación del cumplimiento de las condiciones mínimas de habilitación (i) legales, (ii) técnicas, (iii) administrativas y financieras, (iv) de experiencia y (v) de infraestructura exigidas por el ICBF para ser consideradas idóneas.

Así mismo la dependencia y/o la respectiva regional, podrá contratar directamente con las asociaciones de padres y madres usuarios del servicio y de padres usuarios y/o madres comunitarias, independientemente de que se encuentren o no habilitadas en el Banco Nacional de Oferentes vigente, para la operación del servicio de los hogares comunitarios de bienestar en sus diferentes formas de atención: jardines sociales, hogares múltiples, hogares empresariales, hogares comunitarios fami, hogares comunitarios familiares, HCB agrupados y hogares infantiles, previa verificación del cumplimiento de las condiciones mínimas de habilitación (i) legales, (ii) técnicas, (iii) administrativas y financieras, (iv) de experiencia, y (v) de infraestructura exigidas por el ICBF para ser consideradas idóneas.

En caso de que la ordenación del gasto se encuentre en cabeza de los directores regionales para la contratación del régimen especial de aporte, será necesario contar con el aval y autorización por parte del director misional correspondiente”.

ART. 9º—Adicionar el numeral 6 denominado otras disposiciones al Manual de contratación el cual quedará así:

“6. Otras disposiciones.

6.1. Otras disposiciones en procesos de selección.

Los procesos de contratación regidos por el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, que se encuentran delegados en la secretaría general y que a la fecha de publicación del presente manual tengan resolución de apertura y cuya fuente de financiación corresponda a rubros que con fundamento en este manual se asignan al subdirector general, continuarán su trámite hasta la suscripción del contrato en cabeza de la secretaría general.

6.2. Otras disposiciones en contratos y/o convenios vigentes.

La ordenación del gasto y los trámites inherentes a los contratos y/o convenios suscritos por la secretaría general, cuya fuente de financiación corresponda a rubros que con fundamento en este manual se asignan al subdirector general, deberán ser asumidos por este a partir de la entrada en vigencia del mismo”.

ART. 10.—Las demás disposiciones de la Resolución 1100 del 10 de marzo de 2015 y sus modificaciones continúan vigentes.

ART. 11.—La presente resolución rige a partir de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Riohacha, a 30 de marzo de 2016.