Fiscalía General de la Nación

RESOLUCION 2591 DE 2012 

(Diciembre 21)

“Por medio de la cual se ajusta el procedimiento para el trámite de reconocimiento, legalización y pago de viáticos a servidores y funcionarios de la Fiscalía General de la Nación”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de las facultades legales y constitucionales, en especial las contempladas en el artículo 11 de la Ley 938 de 2004 y artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y

CONSIDERANDO QUE:

El Fiscal General de la Nación, en desarrollo de la función que le está asignada en el numeral 21 del artículo 11 de la Ley 938 de 2004, conforme a la cual le corresponde definir las situaciones administrativas de los servidores de la entidad, expidió la Resolución 1501 de 19 de abril de 2005, por la cual se reglamentan las situaciones administrativas y se dictan otras disposiciones para la administración de personal en la Fiscalía General de la Nación”, disposición conforme a la cual los servidores públicos de la entidad pueden encontrarse, entre otras situaciones administrativas, en comisión de servicio, en comisión de estudio o en comisión especial.

De acuerdo con lo preceptuado en los artículos 60 a 80 de la precitada resolución, según la comisión que se conceda, la misma puede implicar el reconocimiento de viáticos y/o gastos de transporte, haciéndose necesario adoptar normas para el trámite de reconocimiento, legalización y pago de viáticos, sin perjuicio de las disposiciones que cada año se establezcan en el régimen salarial y prestacional, que el Gobierno Nacional expida para la Fiscalía General de la Nación, en desarrollo de las normas generales de la Ley 4ª de 1992.

Se hace necesario ajustar el procedimiento establecido en la Resolución 3440 de diciembre 29 de 2011, por medio de la cual se adoptan normas para el trámite de reconocimiento, legalización y pago de viáticos de la Fiscalía General de la Nación, y en consecuencia, este despacho

RESUELVE:

ART. 1º—La ordenación del gasto para el reconocimiento y pago de los viáticos y de los gastos de desplazamiento de las comisiones establecidas en los artículos 60 al 80 de la Resolución 1501 de abril 19 de 2005, estará en cabeza del director nacional administrativo y financiero en el nivel central, y en el nivel seccional en los directores seccionales administrativos y financieros, según corresponda.

ART. 2º—Las solicitudes de autorización de comisión que causen o no viáticos y/o gastos de transporte de conformidad con lo preceptuado en los artículos 60 a 80 de la Resolución 1501 de 2005, o en los actos que la modifiquen deberán presentarse de acuerdo con las siguientes reglas, a efectos de su reconocimiento y pago:

• Las solicitudes de comisiones deberán ser presentadas por el jefe o coordinador de unidad, el jefe de oficina, el jefe de división, el jefe de sección y el director seccional respectivo, del servidor a comisionar o por el Fiscal General de la Nación, vicefiscal general de la Nación, el secretario general, el director nacional respectivo o el director de asuntos internacionales, cuando el servidor a comisionar esté adscrito a sus respectivos despachos.

• Las solicitudes de comisión cuya duración sea igual o superior a cinco (5) días así como las ampliaciones, deberán contar con el aval o estar autorizadas por el Fiscal General, el vicefiscal, el secretario general, el director nacional respectivo, el director de asuntos internacionales, el jefe de unidad nacional según corresponda conforme a la estructura orgánica, a excepción de las comisiones de los servidores que estén adscritos a su despacho.

• Cuando excepcionalmente un funcionario acumule más de 180 días en comisión durante el año, cualquier comisión adicional deberá estar autorizada por el Fiscal General de la Nación.

PAR. 1º—Los desplazamientos de los contratistas, que den lugar a reconocimiento de gastos, deben ser solicitados por el servidor que ejerza las funciones de supervisión ante el ordenador del gasto que corresponda conforme a la cuantía del contrato, siempre y cuando la prestación de servicios así lo prevea. En todo caso, la solicitud estará sometida a las reglas establecidas en el presente artículo, conforme a la dependencia en la cual se encuentra adscrito el respectivo supervisor del contrato, y para el trámite y reconocimiento de los gastos, les serán aplicables las normas de las que trata la presente resolución.

PAR. 2º—Cuando se autoricen desplazamientos de los servidores de los organismos de seguridad del Estado al servicio de la entidad que impliquen reconocimiento de viáticos, la orden de comisión debe ser solicitada por el coordinador o jefe de seguridad correspondiente, conforme a la ley general de presupuesto de la correspondiente anualidad.

ART. 3º—Para solicitar una comisión, se diligenciará el formato establecido en el sistema de gestión de la calidad, el cual se deberá radicar en la dirección nacional o seccional administrativa y financiera, sección de viáticos, a más tardar dentro de los tres (3) días previos a la fecha de salida. Salvo aquellas situaciones urgentes de carácter excepcional, por razones de orden público o de seguridad nacional las cuales deberán tramitarse máximo el mismo día de la comisión. El formato debidamente diligenciado se configura para todos los efectos en el acto administrativo mediante el cual se autoriza la comisión, y en todo caso si hay lugar a reconocimiento de viáticos o gastos, deberá contarse con el respaldo presupuestal correspondiente.

PAR. 1º—Las comisiones de servicios que se autoricen los fines de semana o días festivos podrán ser radicadas el día hábil siguiente a su iniciación, siempre y cuando se cuente con el respectivo respaldo presupuestal.

PAR. 2º—La solicitud de ampliación de una comisión debe producirse antes de terminar la inicial. En caso de no ser posible este trámite por ser fin de semana, debe allegarse a la sección de viáticos el primer día hábil siguiente.

PAR. 3º—Modificar el formato FGN-61300-VI-F-01 versión 04 “Solicitud de autorización de comisión de servicios” del sistema de gestión de calidad, con el objeto de ajustar lo pertinente conforme a la presente reglamentación.

ART. 4º—Los valores que se generen por concepto de viáticos se generarán por la caja menor de viáticos, siempre y cuando se cuente con recursos. En los eventos en que no se cuente con dichos recursos, todos los gastos a que tenga derecho un servidor en desarrollo de una comisión serán imputados contablemente a una cuenta por pagar, una vez legalizada la comisión. El pago se efectuará al beneficiario con abono a la cuenta bancaria que aparece registrada en nómina.

ART. 5º—No se dará trámite para pago a las comisiones de servicios que no hayan sido radicadas en la sección de viáticos, en los términos señalados en el artículo 4º de la presente resolución, so pena de incurrir en la legalización de hechos cumplidos, acarreando responsabilidades disciplinarias, fiscales y penales, conforme a lo establecido en la ley orgánica de presupuesto.

ART. 6º—Cuando las circunstancias impidan la realización de una comisión, esta deberá cancelarse ante la sección de viáticos a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de iniciación prevista, mediante oficio suscrito por el mismo servidor o por quien haya autorizado la misma, y se procederá a la anulación de la misma.

Si con ocasión de la comisión se entregan tiquetes aéreos al servidor, es obligación de este informar inmediatamente de la no realización de la comisión y el no uso del respectivo tiquete aéreo.

ART. 7º—Las comisiones de servicio deberán ser legalizadas durante los tres (3) días hábiles siguientes, a la terminación de la misma, so pena de las acciones disciplinarias a que haya lugar.

PAR.—La sección de viáticos se abstendrá de tramitar una segunda orden de comisión, a los servidores que pasados los tres (3) días señalados en el artículo anterior, no hubiesen legalizado la comisión.

ART. 8º—De conformidad con el artículo 64 de la Resolución 1501 de 2005, la duración de una comisión de servicio no podrá exceder de treinta (30) días calendario; dicho término podrá prorrogarse por igual término y no podrá tener carácter permanente en concordancia con lo previsto en el artículo 65 del Decreto-Ley 1042 de 1978.

ART. 9º—No podrá autorizarse comisión de servicio en días festivos o puentes, salvo situaciones urgentes de carácter excepcional que por razones misionales de orden público o de seguridad nacional deban efectuarse.

ART. 10.—La sección de viáticos del nivel central será la encargada de situar los tiquetes aéreos para todas las dependencias, con excepción de las direcciones seccionales administrativas y financieras a quienes se les otorga autonomía para tal efecto. Ocasionalmente y por necesidades del servicio, se podrán autorizar tiquetes aéreos de apoyo a las direcciones seccionales.

PAR. 1º—Todos los tiquetes aéreos que se soliciten para atender un desplazamiento deberán corresponder a clase económica, siempre y cuando exista disponibilidad en el mercado. Se exceptúan los desplazamientos del señor Fiscal General de la Nación, a quien podrá expedirse en clase ejecutiva, en concordancia con el Decreto 2890 de 2005.

PAR. 2º—El requerimiento del pasaje aéreo debe indicarse dentro de la solicitud de comisión respectiva. La sección de viáticos se abstendrá de expedir tiquetes aéreos a servidores que no hayan radicado la solicitud de comisión o no cuenten con el acto administrativo debidamente suscrito.

PAR. 3º—Es obligación del servidor comisionado realizar la respectiva reserva aérea, informando itinerarios de desplazamiento con la debida antelación, los cuales deben corresponder a los destinos y fechas autorizados.

PAR. 4º—Por razones de seguridad y control, no se permitirá el traspaso de tiquetes entre servidores, ni el cambio en el destino de los mismos; de igual manera queda prohibido, vender o cambiar los tiquetes aéreos o reservas aéreas.

PAR. 5º—Los cambios de itinerario solo se podrán hacerse ante la Sección de Viáticos antes de la expedición del tiquete. En caso de requerir un cambio por necesidades del servicio, una vez expedido el tiquete, debe existir el soporte correspondiente por quien autorizó la comisión.

PAR. 6º—Cuando en desarrollo de una comisión por vía aérea se requiera transportar exceso de equipaje, el servidor deberá indicar el valor estimado por este concepto en la solicitud de comisión; dicho valor será posteriormente reembolsado en el trámite de legalización de la comisión, para lo cual deberá anexar la respectiva factura y la certificación expedida por el servidor que autorizó la comisión, señalando que el valor del sobrecosto corresponde a equipos o material necesario para el cumplimiento de sus funciones.

ART. 11.—Cuando se requiera el pago de transporte intermunicipal (fluvial, terrestre u otro medio de transporte), se debe hacer una estimación económica del valor del mismo en la respectiva comisión de servicios.

PAR. 1º—Cuando los desplazamientos se efectúen en vehículos de la entidad, se reconocerá el valor de los peajes, los cuales deberán estimarse en la solicitud de comisión, previa autorización del jefe de la sección transportes o quien haga sus veces.

PAR. 2º—La contratación de servicios expresos de transporte (taxis, lanchas, vuelos charters) será autorizada por el director nacional administrativo y financiero o el director seccional administrativo y financiero, según sea el caso, previa solicitud del jefe inmediato del servidor comisionado especificando el valor del mismo. Este valor será reconocido de acuerdo con lo señalado en el artículo 8º de la presente resolución y deberá legalizarse mediante la presentación de las facturas correspondientes de la empresa transportadora, que cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN.

ART. 12.—Se deberán reintegrar valores por parte del comisionado, cuando se reciban anticipos y se presente alguna de las siguientes situaciones:

* Cancelación de la comisión.

* La duración de la comisión sea menor a la inicialmente pactada.

* El costo de los peajes sea menor al valor girado.

* El costo del transporte sea inferior al valor girado.

PAR. 1º—Los valores se consignarán en la cuenta que para tal efecto designe la sección de viáticos y deberá informarse a la sección de tesorería respectiva y a la sección de viáticos el correspondiente reintegro una vez se efectúe el mismo.

ART. 13.—Los servidores deben legalizar sus comisiones diligenciando el formato diseñado para tal fin, que se encuentra registrado en el sistema de gestión de la calidad, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su vencimiento, anexando los pasabordos respectivos, facturas de transporte terrestre, fluvial u otro medio de transporte, así como los recibos de peajes, cuando a ello haya lugar.

PAR. 1º—Como complemento a la legalización, se debe presentar certificación de permanencia expedida por la autoridad competente de acuerdo con el formato diseñado para este fin, el cual se encuentra registrado en el sistema de gestión de la calidad.

PAR. 2º—Únicamente en casos excepcionales, que impida la obtención del certificado de permanencia del servidor, dicha certificación podrá ser expedida por el servidor que autorizó la comisión.

ART. 14.—Los viáticos se pagarán con fundamento en las tarifas máximas fijadas anualmente mediante decreto expedido por el Gobierno Nacional y según las escalas salariales de los funcionarios de la Fiscalía General de la Nación, siempre y cuando el servidor permanezca mínimo ocho (8) horas en el lugar de la comisión, fuera de la sede habitual de trabajo.

PAR. 1º—Cuando no sea necesario pernoctar en el lugar de la comisión, se reconocerá el 50% del valor de los viáticos.

PAR. 2º—Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo dentro del mismo departamento, a una distancia inferior a sesenta (60) kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del servidor, no darán derecho al reconocimiento de viáticos, a menos que deba pernoctar, en cuyo caso se reconocerá el sesenta por ciento (60%) de la tarifa fijada.

PAR. 3º—Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo dentro del mismo departamento, a una distancia comprendida entre 60.01 y 80 kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del funcionario, será equivalente a la tarifa mínima fijada para cada anualidad, salvo que deba pernoctar en cuyo caso se reconocerá el 60% de la tarifa fijada.

PAR. 4º—Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo dentro del mismo departamento, a una distancia superior a 80 kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del funcionario, serán equivalentes hasta el 60% de la tarifa autorizada.

PAR. 5º—Los viáticos correspondientes a las comisiones que deban llevarse a cabo fuera del departamento de la sede habitual de trabajo a una distancia comprendida entre 60.01 y 80 kilómetros de recorrido de la ciudad en la cual esté ubicada la sede habitual de trabajo del funcionario, serán equivalentes hasta en un 60% de la tarifa autorizada.

PAR. 6º—Los viáticos correspondientes a los servidores de los organismos de seguridad del Estado, que en ejercicio de sus funciones se encuentran comisionados para prestar servicios de protección y seguridad a los funcionarios de la entidad, serán liquidados de acuerdo con las normas fijadas por el organismo al que pertenecen y conforme a lo dispuesto en la Ley General de Presupuesto.

PAR. 7º—Cuando se trate de comisiones en el exterior, se reconocerán como viáticos la tarifa máxima fijada por el Gobierno Nacional mediante decreto. Las comisiones de estudios no dan lugar al pago de viáticos, en los términos señalados en la Resolución 1501 de abril 19 de 2005.

ART. 15.—La sección de viáticos, previa verificación, informará a la oficina de veeduría de la entidad del incumplimiento de las normas citadas en la presente resolución, con el propósito de que se adelanten las investigaciones disciplinarias correspondientes.

ART. 16.—No se aceptarán cruces de órdenes de comisión ni compensaciones ni transacciones que impidan la devolución de los tiquetes y recursos recibidos y no causados.

ART. 17.—Los funcionarios encargados de adelantar el trámite administrativo para el reconocimiento y pago de las comisiones deberán adelantar este trámite, a más tardar dentro de los 30 días siguientes a su presentación.

ART. 18.—Por conducto de la secretaría general, comunicar el contenido de la presente resolución a las direcciones nacionales y seccionales de fiscalías, cuerpo técnico de investigación y área administrativa y financiera para lo de su competencia.

ART. 19.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, conforme lo dispuesto en el artículo 119 de la Ley 489 de 1999, y deroga todas las normas que le sean contrarias, especialmente la Resolución 3440 de diciembre 29 de 2011.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de diciembre de 2012.