Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales 

RESOLUCIÓN 26 DE 1997 

(Julio 30)

“Por la cual se establecen criterios generales para la expedición y publicidad de los actos administrativos y elaboración de comunicaciones internas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

(Nota: Derogada por la Resolución 80 de 1999 artículo 9º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y, especialmente de las conferidas por el literal z) artículo 14 del Decreto 1693 de 1997 y,

CONSIDERANDO:

Que se hace necesario limitar el número de actos administrativos y comunicaciones por medio de los cuales se manifiesta la entidad, tanto externa como internamente.

Que se hace necesario unificar los procedimientos internos para la expedición de actos administrativos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como establecer las instrucciones para que su elaboración y publicidad se efectúe de acuerdo con las normas legales.

Que, adicionalmente, debe definirse la metodología para la elaboración y presentación de los memorandos y oficios internos emanados de la entidad, con el propósito de obtener uniformidad en su presentación.

Que se hace necesario establecer un control para la numeración y archivo de los actos administrativos proferidos en la entidad,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Actos administrativos

ART. 1º—Definiciones. Establecer como actos administrativos a través de los cuales se exprese la voluntad de la entidad, los siguientes:

Resoluciones. Son actos administrativos de carácter general o particular.

Las de carácter general se utilizan para reglamentar y desarrollar la aplicación de disposiciones sustantivas y de procedimiento, o para implementar funciones de carácter administrativo.

Las de carácter particular se utilizan para otorgar autorizaciones y, en general, para crear, modificar, o extinguir situaciones jurídicas de interés personal, de oficio o a solicitud de parte.

Órdenes administrativas. Son actos administrativos de carácter interno y general, por medio de los cuales se establecen procedimientos y trámites internos, o modifican los ya existentes.

Instrucciones administrativas. Son actos administrativos de carácter interno y particular, por medio de los cuales se detallan los procedimientos específicos, reglamentando el contenido de una orden administrativa.

Conceptos. Son escritos de carácter general que precisan, aclaran o resuelven aspectos de carácter técnico, bien sea de oficio o por consultas formuladas a las dependencias competentes.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 2º—Competencia. La competencia para la expedición de los actos administrativos hace referencia a la aptitud legal de un funcionario o dependencia para actuar; en consecuencia, ésta deberá estar expresamente asignada por una norma.

Al respecto, el Decreto 1693 de 1997, la asigna en general a los jefes de las diferentes dependencias de la entidad y al director general de impuestos y aduanas nacionales y los directores de impuestos y aduanas, explícitamente, la facultad de expedir normas de carácter general.

Algunas competencias particulares, son establecidas por normas especiales.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 3º—Presentación. Las resoluciones, órdenes administrativas e instrucciones deben ser elaboradas en el formato diseñado exclusivamente con este propósito, considerando los siguientes aspectos:

• Cuando el acto administrativo conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezado de cada una de ellas registrar el epígrafe en su totalidad.

• Utilizar ordenamiento numérico. En el caso de las resoluciones éste debe ir acompañado de la palabra artículo y un título que identifique claramente su contenido.

• Todo acto administrativo debe llevar en la parte superior la fecha en que se profiere y un número de control consecutivo, asignado por la división de servicios generales, en el nivel central y la división financiera y administrativa en las administraciones.

• A continuación del epígrafe debe identificarse la autoridad o dependencia que profiere dicho acto, y las normas que lo facultan para producirlo.

• Los actos administrativos que extingan o modifiquen una situación jurídica ya creada, los que cambien una práctica administrativa sin que se produzca modificación en el ordenamiento, en fin todo lo que cree situaciones que afecten al administrado, deben llevar una motivación o justificación de las decisiones tomadas.

• El contenido debe ser preciso, claro, determinado y ajustado a las normas jurídicas superiores vigentes.

• El artículo final debe llevar la vigencia de la norma y la relación de las que deroga, adiciona o modifica.

• Cuando se trate de actos administrativos de carácter particular, debe indicarse además los recursos que proceden contra él, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.

• La hoja final, la que lleva las firmas, debe contener parte del articulado o del texto e indicar la forma de comunicación, notificación y/o publicación. Los actos de carácter particular se comunican o notifican y los de carácter general se publican.

• Los actos administrativos de carácter particular deben llevar en la parte inferior de la hoja de firmas, el nombre de la persona que los proyectó.

• Las órdenes e instrucciones administrativas deberán llevar el flujograma del proceso que reglamentan e indicación de los responsables de las actividades que conforman el procedimiento, formas o formatos utilizados y glosario de términos técnicos empleados.

• Las órdenes administrativas forman parte integral de los manuales de procedimientos generales y las instrucciones de los manuales de procedimientos particulares.

• Los conceptos deben ser elaborados consignando en ellos el área y la dependencia que los produce, el solicitante, exposición del problema jurídico, la tesis que lo fundamenta y la interpretación jurídica dada.

• De cada acto administrativo deberán reproducirse, una vez firmado y numerado, tantos ejemplares como áreas involucradas, de acuerdo con las instrucciones que la acompañan, y copias adicionales para el archivo general de la entidad, en el nivel central y el archivo de la administración, cuando corresponde al nivel regional o local. Cuando en ellas se establezcan procedimientos, se requiere, así mismo, una copia para oficina de planeación, en el nivel central y la división de planeación, si es del nivel local.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 4º—Procedimiento. La expedición de un acto administrativo debe cumplir los siguientes trámites:

1. Definición de objetivos, estableciendo si se busca una reglamentación de carácter global o específico y detallado.

2. Recopilación de los antecedentes de la situación, normatividad, procedimientos similares y planteamientos de usuarios potenciales.

3. Evaluación del procedimiento actual si existe, frente a la normatividad, planteamientos de los usuarios potenciales y el flujo del proceso. En caso contrario elaborar la propuesta considerando estos mismos parámetros.

4. La propuesta es sometida a consideración del superior inmediato de la dependencia donde se produjo.

5. Discusión y realización de los ajustes.

6. Presentación de la propuesta a consideración de las dependencias involucradas para su evaluación y comentarios, solamente para el caso de los actos administrativos de carácter general.

7. Realización de los ajustes de acuerdo con los comentarios recibidos, y presentación a la oficina de normativa y doctrina, en el caso de las resoluciones de carácter general, para la revisión legal y demás aspectos de su competencia en relación con los aspectos técnicos tributario, aduanero o cambiario y a la secretaría general en asuntos administrativos.

8. En cualquier caso, el área que emite su concepto debe formularlo por escrito, en un término no mayor de 5 días a partir del momento de recepción del proyecto. De no recibirse respuesta transcurrido este término, se asume que la dependencia correspondiente estará de acuerdo con lo estipulado en el proyecto y por tanto se continuará con el trámite.

9. Preparación y realización de prueba piloto.

10. Realización de ajustes de acuerdo con los resultados de la prueba. En el evento que se surjan cambios de fondo y no sólo procedimentales, se envía nuevamente a las dependencias que emitieron su concepto para evaluar su viabilidad.

11. Elaboración de documento final.

12. Presentación al director general o a quien tenga competencia para su expedición, indicando en el oficio remisorio las áreas que deben recibir copia del acto administrativo una vez firmado y numerado.

13. Cuando se trate de una norma que establece un procedimiento, este debe presentarse a la oficina de planeación en el nivel central o división de planeación en el regional, para la evaluación del proceso y estandarización de su presentación.

14. La secretaria de quien firma el acto administrativo, será responsable del envío del documento a la división de servicios generales, para la numeración, notificación y divulgación correspondiente, con indicación de las áreas que deben recibir copia de mismo.

15. Del oficio de remisión a la división de servicios generales, enviará copia a la dependencia que presentó el proyecto.

Numeración. Los actos administrativos se numeran en forma independiente por tipo de acto. La numeración estará conformada por 4 dígitos en forma consecutiva ascendente.

La división de servicios generales, en el nivel central y financiera y administrativa en el nivel local, serán las únicas dependencias competentes para realizar esta numeración. Esta se efectuará una vez que el documento contenga todas las firmas que requiera.

La dependencia que numera debe llevar un registro por tipo de acto, número y fecha, indicando en un campo de observaciones, las normas que modifica o deroga.

Distribución. Las divisiones de servicios generales en el nivel central o financiera y administrativa en el local, se encargarán de realizar la distribución de las copias. Cuando el acto requiera publicación, notificación o comunicación esta dependencia, previamente, la efectuará o coordinará su ejecución con el responsable del proceso.

En el evento que se requiera publicación, al remitir las copias, se indicará en el oficio, la fecha y medio de publicación.

Archivo. El original de los actos administrativos proferidos por la entidad, reposará en el archivo general, a cargo de la división de servicios generales, en el nivel central, y en el archivo de la administración, a cargo de la división financiera y administrativa, en el nivel local.

El archivo se llevará por tipo de acto, fecha y número, atendiendo a las normas generales e institucionales respecto a retención de documentos.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

CAPÍTULO II

Comunicaciones

ART. 5º—Establecer como instrumentos de comunicación escritos, a través de los cuales se informen, divulguen, consulten y expresen las ideas producto del intercambio entre las diferentes dependencias, en desarrollo de sus labores, los siguientes:

Memorandos. Este tipo de comunicación es de carácter interno, lo dirige el superior jerárquico a un inferior, y es utilizado fundamentalmente para efectos de enviar o solicitar información, remitir otros documentos o informes, requerir el desarrollo de un trabajo y dar instrucciones para el mismo o expresar una idea.

Cuando el memorando está dirigido a varios o todos los funcionarios, adquiere el carácter de circular, y como tal debe divulgarse entre todos los afectados por su contenido.

Oficios. Comunicación escrita de carácter interno o externo, utilizada para transmitir información o exponer ideas en relación con el trabajo.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 6º—Presentación. Las comunicaciones deben ser elaboradas en el formato diseñado exclusivamente con este propósito, considerando los siguientes aspectos:

• Cuando conste de varias hojas, estas deberán numerarse y en el encabezado de cada una de ellas identificar el número de oficio o memorando del cual forma parte.

• Toda comunicación debe llevar en la parte superior un número de control por tipo de comunicación, asignado por cada dependencia, que conste de 6 dígitos, así: los 3 primeros correspondientes al código de la dependencia de origen y los 3 siguientes señalando el número del consecutivo.

• El contenido debe ser preciso, claro y determinado, de acuerdo con el mensaje o instrucción que se requiera transmitir, y dirigido específicamente a quien (es) atañe.

• Cuando se trate de una instrucción para los funcionarios, debe indicarse la vigencia y si modifica una pauta establecida anteriormente.

• Cuando se trate de comunicaciones de carácter particular que requieren de una respuesta o acción por parte del (los) destinatario (s) debe indicarse además los plazas para proceder.

• La hoja final, la que lleva la firma, debe contener parte del contenido del memorando u oficio.

• De cada comunicación deberán reproducirse, una vez firmado y numerado, tantos ejemplares como destinatarios y copia para el archivo del área que lo envía.

• Si se trata de un memorando general, para todos los funcionarios, se reproduce en tantos ejemplares como dependencias del nivel central y administraciones, para su difusión a través de las respectivas jefaturas y copia para el archivo de la dependencia que lo envía.

Las comunicaciones deben incluir como mínimo los siguientes elementos: numeración, fecha, identificación del área que lo envía (en el caso de los memorandos), destinatario (s), identificación breve del asunto central que trata o comunicación a la que se da respuesta, contenido, firma del jefe de la dependencia de origen, anuncio de los documentos anexos que lo acompañan, si es del caso y destinatario de las copias (para el caso de las cartas).

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 7º—Procedimiento. La emisión de una comunicación escrita debe cumplir los siguientes trámites:

Preparación del proyecto. La dependencia o funcionario correspondiente elabora el proyecto, considerando los antecedentes de la situación, los motivos que la justifican y el tipo de comunicación requerida.

• La propuesta es sometida a consideración del superior inmediato de la dependencia donde se produce.

• Discusión, realización de los ajustes, y elaboración del documento final.

• La secretaria de quien firma la comunicación, será responsable de la numeración, obtención de las copias necesarias y envío a la dependencia encargada de realizar la correspondiente distribución.

• De la comunicación se deja copia en la dependencia emisora y registro en el libro o programa de correspondencia, cuando se está dando respuesta a una recibida anteriormente.

• Cada área contará con un archivo por tipo de comunicación, destino y fecha, atendiendo a las normas generales e institucionales respecto a retención de documentos. Adicionalmente contará con un archivo de registro de correspondencia.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 7 de 1993 y las demás normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 30 de julio de 1997.

(Nota: Derogada por la Resolución 3560 de 1998 artículo 8º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

(Nota: Derogada por la Resolución 80 de 1999 artículo 9º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).