RESOLUCIÓN 2618 DE 2005 

(Febrero 23)

“Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2004 para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control y se imparten instrucciones para la remisión en los formatos diseñados para tal fin”.

El Superintendente de Puertos y Transporte

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 25 de la Ley 1ª del 10 de enero de 1991, el parágrafo del artículo 40 del Decreto 101 del 2 de febrero de 2000, el numeral 18 del artículo 7º del Decreto 1016 de junio 6 de 2000, del Decreto 2741 del 20 de diciembre de 2001, y las leyes 105 del 30 de diciembre 1993, 336 del 20 de diciembre 1996 y 222 de 1995.

CONSIDERANDO:

1. Que en desarrollo de lo previsto en los artículos 41 y 42 del Decreto 101 de 2000, artículo 4º del Decreto 2741 de 2001 y el fallo de acción de definición de competencias administrativas entre la “Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades”, proferido por la Sala Plena del honorable Consejo de Estado C-746 de fecha septiembre 25 de 2001, corresponde a la Superintendencia de Puertos y Transporte, la inspección, vigilancia y control sobre las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio público de transporte, los concesionarios destinados a la construcción, rehabilitación, operación y/o mantenimiento de la infraestructura de transporte, operadores portuarios y quienes desarrollen actividades conexas al transporte.

2. Que mediante Resolución 736 del 4 de mayo de 2004, se reglamentó el manejo de la información financiera que deben presentar los entes vigilados ante la Superintendencia de Puertos y Transporte.

3. Con fundamento en lo anterior y con el fin de facilitar el envío de la información financiera a esta entidad, se hace necesario impartir las instrucciones a los entes vigilados, sujetos a inspección, vigilancia y control:

Sociedades (sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, operadores portuarios, concesionarios de infraestructura y demás que se indican en el numeral primero del considerando del presente acto) que prestan servicio público de transporte, o actividades conexas, para la remisión de los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2004 en los medios y fechas expuestos a continuación.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Todas las sociedades cualquiera que sea su modalidad, que se encuentren sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Supertransporte, deberán presentar la información financiera de fin de ejercicio del año 2004 utilizando el software de la Superintendencia de Puertos y Transporte vía internet accediendo a la dirección electrónica www.supertransporte.gov.co.

Presentación y envío de la información financiera

Los estados financieros de fin de ejercicio, valga señalar, balance general, estado de resultados y flujo de efectivo, deberán diligenciarse y presentarse en los formatos diseñados para el efecto, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el manual del usuario del sistema.

Al ingresar al portal en internet www.supertransporte.gov.co, seleccione el enlace: sistema de vigilancia, allí encontrará tres (3) opciones que debe consultar en forma consecutiva: sección registro de usuarios en el sistema de vigilancia. Sección sistema de vigilancia virtual y sección manual del usuario del sistema.

El manual del usuario del sistema lo guía paso a paso para diligenciar y realizar la entrega de la información financiera vía WEB.

Para ingresar al registro de usuarios del sistema, deberá digitar el password del usuario, el cual es asignado por la oficina de planeación de la superintendencia y puede solicitarse telefónicamente al 3526700 extensión 101.

Para ingresar la información al sistema de vigilancia virtual, debe digitar: usuario y password (el password es el mismo usuario) y diligenciar los formatos establecidos siguiendo las indicaciones para cada formato en la opción tres (3): manual del usuario del sistema.

PAR. 1º—Como mecanismo alternativo para presentar la información financiera, podrá optar por el archivo en excel para lo cual deberá ingresar a la sección información sobre el sistema de vigilancia virtual.

Se deben bajar las opciones: explicación, archivo plano financiero, formatos y renglones, con las cuales se arma un archivo en excel. El archivo formatos servirá únicamente como guía para establecer los formatos que aplique la empresa, los cuales serán utilizados para elaborar el archivo en excel que el ente vigilado remitirá a la oficina de planeación de la Superintendencia de Puertos y Transporte, quien lo convertirá en archivo plano y subirá al sistema.

PAR. 2º—Contingencia. Las sociedades que tengan inconvenientes para diligenciar la información financiera en los formatos diseñados por la Superintendencia de Puertos y Transporte; pueden obtener el software de diligenciamiento en el portal de internet de la Superintendencia de Sociedades, una vez diligenciado debe remitir la información a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

PAR. 3º—Las sociedades deberán enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento en cualquiera de sus formas de entrega, el cual quedará recibido en la oficina de planeación de la entidad, únicamente cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en los datos ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación y el reporte correspondiente.

Cuando el envío sea en disquete, este deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT, la denominación de la sociedad, sucursal o empresa unipersonal, actividad principal y la fecha de corte de los respectivos estados financieros.

ART. 2º—Documentos adicionales. Las sociedades deberán presentar los anexos a la información financiera de cierre de ejercicio del año 2004 impresos en papel. La radicación o envío por correo certificado deberá realizarse a la calle 13 Nº 18-24 Bogotá, Superintendencia de Puertos y Transporte, los anexos a remitir son:

• En virtud de lo establecido por los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, este último modificado por la Ley 603 de 2000, deberán remitir el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en la situación financiera y el estado de cambios en el patrimonio.

• Certificación del representante legal o liquidador y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal si lo hubiere, anteponiendo la expresión ver opinión adjunta (en original y firmas autógrafas).

• Informe de gestión (debe incluir los datos exigidos en el artículo 226 del Código de Comercio); este informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, su situación económica, social, administrativa y jurídica.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del cierre del ejercicio, la evolución previsible de la sociedad, las operaciones celebradas con los asociados y con los administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad.

• Dictamen del revisor fiscal.

• Notas a los estados financieros. Explicaciones que se hacen a cada uno de los rubros del balance comparativo, teniendo en cuenta su importancia relativa, observando las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

• Procesos judiciales en contra: un cuadro resumen.

• Certificado de existencia y representación legal que registre las decisiones de la última asamblea general.

• Copia de la resolución de habilitación como sociedad prestadora de servicio público de transporte o como operador portuario.

• NOTA: Los operadores portuarios llevarán la contabilidad relacionada con su actividad como tal, en forma independiente (ingresos operacionales y no operacionales discriminados en cuentas y subcuentas – denominados anteriormente “ingresos brutos”) con el fin de facilitar el cobro de la tasa de vigilancia. Artículo 5º Decreto 2091 de 1992.

ART. 3º—Presentación de estados financieros consolidados. Las matrices o controlantes además de los estados financieros individuales, deberán enviar la información correspondiente a los estados financieros de propósito general consolidados, en forma comparativa con el ejercicio anterior y remitir la información relacionada con las sociedades subordinadas y las filiales a diciembre 31 del año 2004.

Las matrices o controlantes que no hayan acreditado, o en el evento en que hayan modificado la situación de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995 deberán enviar el certificado de la Cámara de Comercio donde conste la inscripción de tal situación.

La información deberá diligenciarse en el tipo de informe “estados financieros consolidados” utilizando el sistema de información financiera -Datasifi, disponible en el sitio de internet www. Supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56 siguiendo las indicaciones contenidas en el instructivo guía para el diligenciamiento.

ART. 4º—Responsabilidad del envío de la información. El envío de la información que deben presentar a esta superintendencia las sociedades, sucursales extranjeras, empresas unipersonales, operadores portuarios y concesionarios del transporte, es responsabilidad de quien ostente el cargo de representante legal o del liquidador cuando se trate de liquidación voluntaria, obligación que deberá seguir cumpliendo hasta cuando remita el certificado expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, en el que conste la inscripción de la cuenta final de liquidación y su correspondiente aprobación por el máximo órgano social.

ART. 5º—Plazo máximo.El plazo para presentar la información financiera de las sociedades: sucursales de sociedad extranjera, operadores portuarios, empresas unipersonales y las que trata el considerando de la presente resolución, incluidas aquellas que se encuentren en liquidación voluntaria, será a más tardar el último día hábil del mes de abril del año 2005.

(Nota: Modificado por la Resolución 7624 de 2005 artículo 1° de la Superintendencia de Puertos y Transportes)

ART. 6º—Verificaciones. La Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

ART. 7º—Efectos de la aprobación de los estados financieros por parte del máximo órgano social. De conformidad con las disposiciones legales vigentes, la aprobación de los estados financieros de los entes económicos le corresponde a la asamblea general o a la junta de socios.

Dicha aprobación por parte de la asamblea o junta de socios, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio objeto de análisis, por los actos y omisiones que conlleven el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte o de otra autoridad competente.

ART. 8º—Extemporaneidad y sanciones. La no presentación o la presentación extemporánea dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes por parte de esta superintendencia. Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones señaladas por esta superintendencia.

Los estados financieros deberán presentarse certificados por el representante legal y por el contador, y dictaminados por el revisor fiscal de la sociedad (cuando tengan la obligación legal de tenerlo), y serán de su responsabilidad las inexactitudes o errores que en su revisión determine la entidad. Caso en el cual pueden ser sancionados conforme a lo previsto en los artículos 10 de la Ley 43 de 1990; 207 y siguientes del Código de Comercio; y 86 de la Ley 222 de 1995.

Carecen de validez oficial los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y el contador los certifiquen y el revisor fiscal los dictamine (este último para los vigilados obligados a tener revisor fiscal).

Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, podrán ser sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

ART. 9º—Generalidades.La información enviada a esta superintendencia por cualquiera de los medios, internet o disquete, mantiene la reserva en los términos que la ley establece y por lo tanto, no será de uso público.

No podrán realizarle modificaciones a las estructuras encontradas en internet, ni tampoco alterar la estructura o forma de diligenciamiento del archivo plano. No serán recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, así como los disquetes que presenten daños físicos.

En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros ya remitidos, con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de Puertos y Transporte, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada a la delegada respectiva. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

Esta superintendencia atenderá todas las consultas relacionadas con el diligenciamiento y remisión de la información a esta entidad, de lunes a jueves, en jornada continua de 7:30 a.m. a 5:30 p.m. y el día viernes en jornada continua de 7:30 a. m a 4:30 p.m.

Correo electrónico: planeacion@supertransporte.gov.co.

Consultas de diligenciamiento y consultas técnicas: oficina asesora de planeación: teléfonos 3526700 extensiones 101, 102.

Consultas contables: grupo de trámites societarios: conmutador 3526700 extensiones 111 y 112.

ART. 10.—La presente resolución es un acto administrativo de carácter general y en tal sentido, por disposición de la Ley 489 de 1998, deberá ser publicado en el Diario Oficial.

ART. 11.—La presente resolución deroga la Resolución 736 de fecha 4 de mayo de 2004 y todos los actos de la Supertransporte que le sean contrarios.

ART. 12.—El presente acto administrativo, rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de febrero de 2005.

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