Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 2629 DE 2014

(Junio 27)

“Por la cual se sustituye el anexo técnico de la Resolución 1344 de 2012, modificada por la Resolución 5512 de 2013, en relación con el reporte de las novedades de movilidad de las entidades promotoras de salud y se dictan otras disposiciones”.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, en el artículo 5º del Decreto 1281 de 2002 y en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 3047 de 2013 estableció el procedimiento para la movilidad de los afiliados desde el régimen contributivo hacia el subsidiado y viceversa, dentro de la misma entidad promotora de salud, EPS, y sin solución de continuidad en el aseguramiento en salud así como las condiciones para reconocer a las EPS la unidad de pago por capitación, UPC, del régimen que corresponda.

Que para efectos del reconocimiento de las UPC que reconoce el sistema a las EPS de los regímenes contributivo y subsidiado, en aplicación del citado decreto, se requiere el reporte de la novedad de movilidad a la base de datos única de afiliados, BDUA, para ser validadas y procesadas por el Fosyga, previos los ajustes normativos y operativos necesarios.

Que las EPS de los regímenes contributivo y subsidiado, entre otras, tienen la obligación de reportar la información de afiliación y sus novedades, al Sistema General de Seguridad Social en Salud, en los términos previstos en la Resolución 1344 de 2012, modificada por la Resolución 5512 de 2013.

Que adicionalmente se requiere establecer la forma en que las EPS deberán ajustar la información reportada a la BDUA, frente a la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en especial para aquellos casos en los cuales los números de documentos registrados por la EPS coinciden con los de algún fallecido o las fechas de fallecimiento no corresponden.

Que por lo tanto se hace necesario modificar el anexo técnico de que trata el artículo 11 de la Resolución 1344 de 2012, modificada por la Resolución 5512 de 2013.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Sustituir el anexo técnico de que trata el artículo 11 de la Resolución 1344 de 2012 modificada con la Resolución 5512 de 2013, por el anexo técnico de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de junio de 2014.

(Nota: Véase Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ANEXO TÉCNICO

El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados para la población especial del régimen subsidiado.

2. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades y/o actualización que de acuerdo con el régimen deben remitir al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, las entidades obligadas a su reporte.

3. Estructura y especificaciones de los archivos para el reporte de la novedad de traslado de EPS o movilidad entre regímenes.

4. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.

5. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

1. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS.

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados de poblaciones especiales del régimen subsidiado BDUA, la siguiente tabla:

Tabla 1. Tipos y número de documentos para población especial del régimen subsidiado:

Aplica para los afiliados de población especial del régimen subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil, RNEC.

Res. 2629-14-T1.png
 

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, RNEC, se tendrá en cuenta la identificación asignada, ya sea: registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. Tipos y números de documentos para población especial del régimen subsidiado”, para los extranjeros residentes en Colombia se utilizarán los documentos expedidos por la autoridad competente.

2. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES.

2.1. Datos que las entidades deben suministrar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados.

Las entidades deberán enviar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:

Tabla 2. Siglas para nombres de archivos

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

Res. 2629-14-T2.png
 

Tabla 3. Nombres de archivos de datos

Res. 2629-14-T3.png
 

2.2. Diseño de los archivos maestros de datos.

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada uno de los regímenes: contributivo, subsidiado, de excepción y especial y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes adicionales de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” de este anexo técnico.

Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se ingresa en la base de datos única de afiliados, BDUA, del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, estos afiliados ingresan con estado ACTIVO.

Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

Para los regímenes de excepción y especial, que formará parte de la BDUA como información de referencia, se deben reportar todas las nuevas afiliaciones en el archivo de maestro de ingresos definido para estos regímenes.

2.2.1. Régimen contributivo.

Aplica para las EPS y EOC.

Tabla 4. Estructura del archivo maestro de afiliados del régimen contributivo

Res. 2629-14-T4.png
 

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar solo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización, NC.

Si un cotizante es independiente y él es su propio Aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de identificación del aportante” y “Número de identificación del aportante” en el archivo maestro de afiliados.

Tabla 5. Estructura del archivo maestro de aportantes

Res. 2629-14-T5.png
 

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

2.2.2. Régimen subsidiado.

Aplica para las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado, EPSS.

Tabla 6. Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado

Res. 2629-14-T6.png
 

2.2.3. Régimen de excepción y especial.

Aplica para la Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, Ecopetrol, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio y universidades con servicio de salud para nuevas afiliaciones y reingresos.

La primacía de los regímenes de excepción y especial se llevarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002 y las normas que lo adicionen o modifiquen.

Tabla 7. Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial

Res. 2629-14-T7.png
 

Para el cargue inicial de que trata el artículo 1º de la presente resolución, las entidades deberán reportar la información de las personas cuya atención en salud estuvo a su cargo en algún periodo desde el primero de febrero de 2005 hasta el 30 de noviembre de 2013, independientemente de que la fecha inicial de afiliación sea anterior al primero de febrero de 2005.

Si el afiliado ha tenido afiliaciones no consecutivas, estas deben ser reportadas en registros independientes.

Tabla 8. Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial para el reporte inicial de que trata el artículo 1º de la presente resolución

Res. 2629-14-T8.png
 

2.2.4. Medicina prepagada, seguros de salud o planes adicionales de salud.

Tabla 9. Estructura del archivo maestro de afiliados a medicina prepagada, seguros de salud o planes adicionales de salud

Res. 2629-14-T9.png
 

2.3. Estructura del archivo de novedades.

Aplica para todos los regímenes: contributivo (EPS, EOC), subsidiado (EPSS, entidades territoriales, departamentos que tengan a cargo corregimientos y el Inpec), regímenes de excepción y especiales, medicina prepagada y seguros de salud y planes adicionales de salud.

Novedades de actualización de datos

Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la tabla 10. “Estructura del archivo de novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado reportado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la tabla 11. “Códigos de Novedades”).

Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información.

Tabla 10. Estructura del archivo de novedades

Res. 2629-14-T10.png
 

Tabla 11. Códigos de novedades

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.

Res. 2629-14-T11.png
 

Cuando una entidad presente en un mismo periodo más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la novedad”.

2.4. Estructura del archivo para la novedad retroactiva.

2.4.1. Régimen contributivo.

Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del régimen contributivo para afiliados respecto de los cuales se cuente con el recaudo de la cotización para el periodo de la novedad, los soportes de la afiliación y se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002.

Adicionalmente, para el periodo presentado las EPS y EOC deberán tener en cuenta que:

— El afiliado se encuentre en el régimen especial o de excepción, en estado retirado.

— El afiliado se encuentre en el régimen contributivo en estado retirado, desafiliado, activo o suspendido.

— El afiliado se encuentre en el régimen subsidiado en estado activo o retirado.

A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el periodo presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.

Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados, HAC, y en el histórico de afiliados pagados en el régimen subsidiado, HAPS, que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho periodo (el periodo no puede corresponder a un periodo cerrado por decretos excepcionales). En todo caso, los días reconocidos no podrán ser superiores a treinta (30).

Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA.

Lo anterior sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de giro y compensación.

Tabla 12. Novedad retroactiva régimen contributivo

Res. 2629-14-T12.png
 

Nota: Se debe enviar un registro por cada periodo sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva, Ejemplo: Si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros.

Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.

2.4.2. Régimen subsidiado.

Esta novedad la podrán presentar las entidades del régimen subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación y haya garantizado el acceso a los servicios de salud. Adicionalmente, la EPSS deberá tener en cuenta que esta novedad la podrán presentar siempre y cuando todo el periodo solicitado corresponda a una afiliación de cualquier régimen pero en estado retirado o desafiliado.

A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el periodo presentado de la afiliación para la EPSS solicitante.

Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados, HAC, que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no compensados en dicho periodo.

Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA.

Lo anterior sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de liquidación mensual de afiliados, LMA.

Tabla 13. Novedad retroactiva régimen subsidiado

Res. 2629-14-T13.png
 

3. REPORTE DE NOVEDADES DE TRASLADOS ENTRE ENTIDADES O MOVILIDAD ENTRE REGÍMENES EN UNA MISMA EPS.

A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS y/o movilidad entre regímenes en la misma EPS remitidas por las entidades: EPS/EOC y EPSS.

Dichas novedades se encuentran previamente soportadas en solicitudes y autorizaciones ante las entidades, de acuerdo a las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.

Para efectos de movilidad se entiende que las solicitudes y autorización de traslados, está dada por la misma EPS, esto es la Entidad1 y la Entidad2 es la misma EPS.

3.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS o movilidad entre regímenes en la misma EPS.

Solicitud de traslado o movilidad: Es la solicitud que realiza la Entidad2 a la Entidad1 para trasladar uno o varios de los afiliados de esta última.

Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado o movilidad. Esta entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud de traslado.

Entidad2: Entidad que solicita el traslado o movilidad en BDUA a la Entidad1, a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Archivos R1, S1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la Entidad2 le solicita a la Entidad1 a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Cuando el afiliado se encuentre en la BDUA con estado de afiliación RETIRADO o DESAFILIADO, la Entidad2 deberá reportar el archivo R1 o S1 por lo cual esta novedad se realizará sin que medie autorización de la Entidad1 sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información.

En el caso que la solicitud corresponda a movilidad, se debe reportar en los archivos R1 o S1 según corresponda, se entiende autorizado por la misma EPS, por lo cual esta novedad se realizará sin que medie autorización de la Entidad1 sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información.

Archivos R2, S2: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA.

Archivos R3, S3: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la Entidad2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.

Archivos R4, S4: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad1 al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Archivos R5, S5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la Entidad2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidad1.

Archivos R6, S6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la Entidad2, los cuales contienen los traslados aprobados por la Entidad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.

Fecha de afiliación a la entidad: Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación y traslado ante la entidad, o fecha en la cual inicia la movilidad en los términos del Decreto 3047 de 2013 y las demás normas que lo adicionen o la modifiquen.

Semana de proceso BDUA: Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes, y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.

3.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes en la misma EPS.

Solicitud de traslado o movilidad de la Entidad2 a la Entidad1. En la “Semana de proceso BDUA” la solicitud de traslado o movilidad la debe remitir la Entidad2 al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Actividades a realizar por el administrador fiduciario del Fosyga con los archivos R1 y S1

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, remite a la Entidad2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, enviará a la Entidad1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la Entidad2.

El envío de los archivos R3, S3 y R2, S2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.

3.2.1. Actividades a realizar por la Entidad1 con el archivo R2 o S2.

El último día hábil de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, la Entidad1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.

3.2.2. Actividades del administrador fiduciario con los archivos R4 y S4.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el último día de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la Entidad2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la Entidad1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.

Los registros aprobados por la Entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo R6 o S6, según el régimen que corresponda. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.

3.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslado entre EPS o movilidad entre la misma EPS.

Este proceso se utiliza para reportar novedades de traslados y/o movilidad realizados en las entidades de acuerdo a las normas vigentes.

La actualización de las novedades de traslado y movilidad remitidas por las entidades y que cumplan con las condiciones de validación se aplicarán en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el administrador fiduciario del Fosyga a los archivos R1, S1 serán bloqueados y las EPS contributivas no podrán compensar los afiliados que actualmente se encuentran en el módulo de traslados.

El reporte de novedades de traslado o movilidad realizado para la actualización de la BDUA se puede aplicar entre las entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en BDUA, con excepción del estado de afiliación fallecido.

El reporte de la novedad de movilidad de los afiliados en una misma EPS en los términos del Decreto 3047 de 2013 aplica solo a los afiliados que se encuentren en estado activo en la BDUA y para aquellos que se determinen en las normas reglamentarias del Decreto 3047 de 2013.

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y no ingresarán al módulo de traslados. Así las cosas, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el trámite en el siguiente proceso de BDUA.

Las novedades de traslado o movilidad solo aplicarán por parte de las entidades solicitantes frente a la última entidad que registró la afiliación en la BDUA. El traslado o movilidad se entiende con vocación de continuidad de la afiliación en aquella Entidad que lo solicita, por consiguiente no aplicará frente a entidades que en el momento de la solicitud ya no tienen la afiliación o para periodos cerrados en forma retroactiva; para lo anterior se debe utilizar la novedad retroactiva descrita en numeral 2.4 de este anexo técnico.

3.4. Estructura de los archivos para el proceso de traslado entre EPS o movilidad entre la misma EPS.

3.4.1. Régimen contributivo.

Archivo R1

Res. 2629-14-R1.png
 

Archivo R2

Res. 2629-14-R2.png
 

Archivo R3 y R6

Res. 2629-14-R3-R6.png
 

Archivo R4

Res. 2629-14-R4.png
 

Archivo R5

Res. 2629-14-R5.png
 

3.4.2. Régimen subsidiado.

Archivo S1

Res. 2629-14-S1.png
 

Archivo S2

Res. 2629-14-S2.png
 

Archivo S3 y S6

Res. 2629-14-S3-S6.png
 

Archivo S4

Res. 2629-14-S4.png
 

Archivo S5

Res. 2629-14-S5.png
 

4. GLOSARIO DE CAMPOS.

El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados, BDUA.

Definiciones para el uso apropiado de las variables:

Código: se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.

Nombre del campo: la descripción de la variable.

Longitud del campo: el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo.

Valores permitidos: se registran los valores aceptados para cada variable.

Régimen: Indica al régimen que aplica la variable a utilizar: contributivo —C—, subsidiado —S—, excepción y especial —E—, prepagadas o pólizas de salud —P—.

RNEC: Registraduría Nacional del Estado Civil.

Tabla 14. Glosario de campos archivos maestros y de novedades

Res. 2629-14-T14.png
 

3.5. Tabla 15. Glosario de campos archivos de traslado entre EPS o movilidad entre la misma EPS.

Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas con el reporte de información para la actualización de novedades de traslados o movilidad de afiliados ante la BDUA.

Res. 2629-14-T15.png
 

5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA REMISIÓN DE INFORMACIÓN

5.1. Medios.

La información debe presentarse en archivos planos. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios de entrega aceptados:

a) Disco compacto (CD) y/o DVD

b) Transferencia electrónica.

5.2. Características del formato.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión ‘.txt’;

b) Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES (Excepto la razón social en el maestro de aportantes);

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro;

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“) ni ningún otro caracter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato DÍA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ y viceversa;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

(Nota: Véase Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)