Instituto Colombiano de Antropología e Historia

RESOLUCIÓN 263 DE 2017

(Diciembre 6)

“Por la cual se expide el Reglamento sobre Propiedad Intelectual en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH)”.

El Director del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH)

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en la Ley 397 de 1997, la Ley 489 de 1998, la Ley 1286 de 2009 y el Decreto 2667 de 1999, así como lo estipulado por la Ley 23 de 1982 (sobre derechos de autor), la Ley 98 de 1993 (sobre democratización y fomento del libro colombiano), la Ley 565 de 2000 (por medio de la cual se aprueba el “Tratado de la OMPI —Organización Mundial de la propiedad intelectual— sobre Derechos de Autor (WCT)”), el Decreto 460 de 1995 (por el cual se reglamenta el Registro Nacional del Derecho de Autor y se regula el depósito legal) y, finalmente, la Ley 1314 de 2009 (por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia).

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, señala que el Estado reconoce y protege la diversidad étnica y cultural de la Nación colombiana;

Que el patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado;

Que el Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación;

Que el Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades;

Que el Estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley;

Que la Ley 1286 de 2009, consagra como fines específicos del Estado, el deber de fortalecer una cultura basada en la generación, la apropiación, la divulgación del conocimiento, la investigación científica, el desarrollo tecnológico, la innovación, el aprendizaje permanente y ordena incorporar la ciencia, la tecnología y la innovación, como ejes transversales de la política económica y social del país;

Que la Ley 1286 de 2009, artículo 34 prescribe que las ciencias sociales serán objeto específico de la investigación científica y recibirán apoyo directo para su realización;

Que el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), es un establecimiento público del orden nacional, encargado del desarrollo, fomento y divulgación de investigaciones de carácter científico en las áreas de antropología social, arqueología, bioantropología, lingüística aborigen, historia colonial, etnohistoria y patrimonio arqueológico y etnográfico colombiano;

Que la propiedad intelectual es uno de los recursos más valiosos con que cuenta la entidad, por lo cual se requiere reglamentar su protección, valoración y explotación, con el objetivo de incentivar la producción de conocimiento y propender por la innovación en los planes, actividades, proyectos, programas del ICANH;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Primero. Adoptar el Reglamento sobre Propiedad Intelectual en el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), que se regirá por las siguientes disposiciones:

I. Conceptos básicos

II. Principios generales

III. Sujetos a los que se aplica

IV. Derechos y deberes en materia de propiedad intelectual

V. Derechos de autor y conexos

VI. Propiedad industrial

VII. Titularidad de las obras y generación de contenidos en el ICANH

VIII. De los procesos de publicación y difusión de la producción intelectual

I. Conceptos básicos

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto reglamentar el régimen de protección, valoración y explotación de la propiedad intelectual derivada de la realización de los planes, actividades, proyectos, programas que adelante el ICANH, en cumplimiento de su objeto misional.

ART. 2º—Finalidad. El ICANH reconoce y protege el trabajo y producto de las obras artísticas, científicas, literarias, software y de productos informáticos de las personas relacionadas con la entidad en los campos del derecho de autor, derechos conexos, la propiedad industrial y las nuevas tecnologías.

ART. 3º—Promoción. El ICANH procura impulsar, propiciar y salvaguardar el respeto por los derechos morales y patrimoniales de los autores y coautores de los derechos de propiedad intelectual. Todo lo anterior sin perjuicio de la posibilidad que la entidad pueda explotar patrimonialmente los derechos de licenciamiento sobre las creaciones de las que sea titular de derechos.

ART. 4º—Legalidad. La entidad fundada en el marco de las leyes y demás normas que reglamentan el tema de la propiedad intelectual, utilizará los instrumentos, mecanismos y capacitaciones necesarias que faciliten a los sujetos el acceso a la información y el desarrollo de la propiedad intelectual, a fin de que la entidad se beneficie de ella y se comprometa con la generación del conocimiento respectivo.

II. Principios generales

Para la aplicación de la presente resolución se tendrá como principios rectores los siguientes:

ART. 5º—Principio de la buena fe. Cualquier producción intelectual que sea presentada por alguna persona, al ICANH como de su autoría, será aceptada por esta como tal, considerando que con ella no se han transgredido derechos de propiedad intelectual de otras personas mientras no se presente prueba en contrario, evento en el cual, el infractor deberá asumir la responsabilidad por daños y perjuicios que cause y afrontar las acciones legales que procedan por el hecho.

ART. 6º—Prevalencia. La normativa prevista en este documento está sujeta a todas las disposiciones constitucionales y legales vigentes, incluyendo las normas de orden internacional, convenios y tratados que en la materia se hayan expedido y adoptado por Colombia.

ART. 7º—Favorabilidad. En caso de conflicto, duda o contradicción en la interpretación o aplicación del presente documento, se interpretará o aplicará la que resulte más favorable para el titular, creador, inventor o diseñador.

ART. 8º—Confidencialidad. La entidad, al igual que todos los ciudadanos que están sujetos al régimen de propiedad intelectual, deberá abstenerse de utilizar o divulgar cualquier información que sea de carácter reservado y/o información clasificada.

ART. 9º—Conservación del patrimonio cultural, científico e intelectual de la entidad. La entidad velará por el respeto, protección y conservación de todo el patrimonio cultural, científico, artístico, literario e intelectual que se produzca por sus funcionarios, antropólogos, historiadores, investigadores o terceros.

ART. 10.—Responsabilidad. Las ideas expresadas por los miembros del ICANH, contenidas en obras o investigaciones, hallazgos arqueológicos u otros, son responsabilidad de sus autores y no comprometen a la entidad frente a terceros.

ART. 11.—Integración y conexidad. Al no encontrarse una norma que aplique expresamente a un caso controvertido, se acudirá a normas que traten la materia de manera similar o en su defecto a los principios generales del derecho.

ART. 12.—Autonomía en investigación. El ICANH con el fin de incentivar, fortalecer y proteger la propiedad intelectual, reconoce y apoya la investigación a través de las técnicas, estrategias, metodologías, producción y divulgación de resultados del conocimiento.

III. Responsabilidad del manejo de la propiedad intelectual en la entidad

ART. 13.—Dirección general. Serán de competencia de la dirección general, suscribir los procesos de registro de los derechos de propiedad intelectual, suscribir los contratos de cesión de derechos y, cuando sea menester, suscribir y/o otorgar las licencias a terceros para el uso y/o explotación de los derechos objeto de la presente resolución.

ART. 14.—Oficina de publicaciones. Será función de la oficina de publicaciones desarrollar el proceso de elaboración de cesión de derechos para los distintos materiales que componen las publicaciones del sello editorial, elaborar y desarrollar el proceso de licenciamiento para objetos sujetos a protección en materia de propiedad intelectual, costear la titularidad adquirida vía contrato según los lineamientos fijados por la dirección y, finalmente, realizar el registro de los contratos y licencias ante autoridad competente cuando sea el caso.

ART. 15.—Oficinas de contabilidad, tesorería y planeación. Será fondón de la oficina de contabilidad realizar el registro adecuado de la titularidad de derechos patrimoniales, en cabeza de la entidad, cuando sea el caso que vía contrato o vía finalización de proyectos de investigación, se adquieran u originen objetos sujetos de protección. Será función de la oficina de tesorería realizar el recaudo que sea del caso por el concepto del proceso de licenciamiento o venta de objetos sujetos a protección previsto por la presente resolución. Finalmente, será competencia de la oficina de planeación realizar la creación, modificación y/o actualización de procedimientos implicados o derivados.

ART. 16.—Aplicación del presente reglamento. Las personas naturales o jurídicas, a las que se aplica el presente reglamento, en materia de propiedad intelectual, serán las siguientes:

a) Antropólogo: El antropólogo es la persona que se dedica al estudio de campos como la antropología sociocultural o etnología, arqueología, antropología filosófica, la antropología lingüística, la antropología biológica, la antropología forense y demás campos en los cuales la antropología y demás ciencias del comportamiento se encuentran inmiscuidas;

b) Historiador: El historiador es la persona que se encarga de trabajar con información apropiada sobre hechos, procesos o fenómenos sociales e interpretaciones relacionados con la historia de la humanidad en general y del país en particular;

c) Servidor público: Toda persona relacionada con la entidad, a través de cualquiera de sus formas de vinculación (funcionarios de carrera administrativa, funcionarios en provisionalidad, funcionarios de libre nombramiento y remoción, trabajadores oficiales, etc.); sin consideración de sus funciones y que realice producción intelectual;

d) Particular o tercero: Es aquella persona que se encuentra vinculada a la entidad, como contratista, o por su mera liberalidad, cuyas actividades se encuentran adscritas a la producción de conocimientos de manera directa o indirecta con la entidad.

IV. Derechos y deberes en materia de propiedad intelectual

Todas las personas tienen los siguientes derechos y deberes respecto de la propiedad intelectual, por actividades relacionadas con la producción de conocimiento en el ICANH:

ART. 17.—Derechos.

a) A que se le respeten y reconozcan sus derechos morales y/o patrimoniales de autor que por ley le corresponda;

b) A que se le respete y reconozca su titularidad como investigador, historiador, antropólogo, creador o autor y la titularidad sobre la propiedad intelectual cuando le correspondan;

c) A que se le respete su libertad y autonomía para escoger la forma como debe ser protegida, publicada, comercializada o explotada, su creación, obra, invención, diseño u obtención, siempre y cuando sea titular de la misma;

d) A solicitar y recibir la orientación que requiera en materia de propiedad intelectual, desde las etapas previas de producción de conocimiento o innovación hasta su culminación, incluyendo cualquier etapa o proceso posterior como la explotación, publicación y comercialización;

e) A participar en los programas o jomadas de capacitación y sensibilización especiales de propiedad intelectual que se desarrollen en la entidad.

ART. 18.—Deberes.

a) Brindar información veraz y oportuna de toda creación intelectual que de manera directa o indirecta se origine en el desarrollo de sus actividades en el ICANH, sin consideración a su naturaleza, a los órganos competentes de consulta, supervisión y control, según sea el caso;

b) Respetar la propiedad intelectual en el desarrollo de sus actividades;

c) Reportar cualquier transgresión a la propiedad intelectual de que tenga conocimiento la entidad a los órganos competentes de consulta, supervisión y control, según sea el caso en los términos descritos.

V. Derechos de autor y conexos

ART. 19.—Generalidades. Los derechos de autor son los derechos que se le reconocen por ley a los investigadores, historiadores, antropólogos, creadores o autores de las producciones del intelecto humano, sean ellas literarias, artísticas, científicas, o cualquiera otra, que puedan reproducirse o definirse por cualquier forma de impresión o de reproducción o por cualquier otro medio conocido o por conocer. Los derechos de autor se dividen en dos: morales y patrimoniales.

ART. 20.—Los derechos morales. Son un conjunto de derechos que tiene todo autor o creador de una obra y que le confieren a este la potestad de reclamar la paternidad sobre su creación y la mención de su nombre cuando la obra se use o describa; la facultad de modificarla y en general, la atribución de disponer de su obra. Estos derechos son irrenunciables, imprescriptibles, intransferibles, inembargables e inalienables.

ART. 21.—Los derechos patrimoniales. Son un conjunto de derechos de contenido económico o patrimonial, que recaen sobre el titular, que puede ser o no del mismo autor de la obra o creación, derechos tales como la reproducción, comunicación pública, traducción, adaptación, entre otros.

Estos derechos son renunciables, prescriptibles, embargables, negociables y transferibles. Los derechos conexos, son aquellos derivados de los derechos morales y patrimoniales, que extensivamente se reconocen a los artistas, intérpretes o ejecutantes, a los productores de fonogramas y a los organismos de radiodifusión sobre sus interpretaciones y ejecuciones.

ART. 22.—Titularidad de los derechos morales. Recae siempre sobre el autor o creador de una obra artística, literaria, científica, software o base de datos, o cualquiera otra, que pueda ser reproducida por cualquier medio, sin importar el tipo de proyecto o actividad de donde surja.

En los derechos morales se tendrá en cuenta las siguientes premisas:

a) La titularidad de los derechos morales deberá ser compartida cuando se trate de una obra en colaboración;

b) Cuando se trate de una obra colectiva la titularidad de los derechos morales corresponderá a los autores únicamente sobre su aporte;

c) Podrá ser titular de una obra en colaboración, el asesor o director de un proyecto de investigación, mientras haya contribuido de manera directa y efectiva en la concreción, redacción y ejecución del proyecto e informe final del mismo;

d) En una obra en la cual confluyan investigadores principales, co-investigadores y auxiliares, se entenderá que la titularidad de los derechos morales será de los investigadores principales y co-investigadores. La participación de los auxiliares será mencionada o citada acorde con su aporte al desarrollo de la obra;

e) En las obras colectivas la existencia de una pluralidad de aportes o funciones correspondientes a diversos autores que da lugar a una obra en común se aplica el de la separabilidad de cada autor o coautor; ya sea por capítulos o artículos;

f) En el caso que no se pueda establecer o diferenciar el aporte de cada uno de los participantes de la obra, se entenderá que la titularidad recae en el compilador o director del proyecto.

ART. 23.—Titularidad de los derechos patrimoniales.

Los titulares de los derechos patrimoniales serán quienes a continuación se enuncian:

El titular de los derechos patrimoniales estará en cabeza de la entidad y para el efecto se determinarán de manera taxativa en los siguientes casos:

a) Cuando se trate de proyectos de investigación o actividades de generación de conocimiento en los cuales la entidad participe con recursos económicos, humanos o técnicos y que sean acordados en los respectivos contratos;

b) Cuando se trate de un proyecto o producto que sea desarrollada por un investigador en el ejercicio de las actividades para las cuales fue contratado;

c) Cuando sea desarrollada por un funcionario en ejercicio de sus funciones;

d) Cuando se trate de una obra realizada por investigadores externos, terceros, por encargo (objeto contractual) de la entidad y bajo la dirección de esta;

e) Cuando se realice una obra colectiva o una obra en colaboración, que sea encargada (objeto contractual), dirigida o coordinada bajo la tutoría, dirección, divulgación o publicación de la entidad;

f) Cuando los derechos patrimoniales se adquieran a través de los actos o contratos que por ley se disponga para ello.

La entidad identifica el momento de reconocimiento de inicio de la protección en los siguientes tres casos:

1. Cuando el contrato de cesión de derechos patrimoniales es debidamente registrado ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor.

2. Cuando la licencia de uso para una publicación (texto o imagen) es debidamente registrado ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor.

3. Cuando en el marco de un proceso de investigación al interior de la entidad, o en el desempeño de sus funciones o actividades, funcionarios o contratistas generan nuevos productos, contenidos, etc., que sean objeto de protección por el presente reglamento.

ART. 24.—Duración de la protección de los derechos de autor. La duración de los derechos morales es perpetua. La duración de los derechos patrimoniales es temporal y:

a) El autor tendrá la protección de sobre la obra durante toda su vida y hasta ochenta (80) años después de su muerte;

b) El autor, en todo caso, podrá ceder o negociar en vida los derechos patrimoniales sobre su obra o creación. Si el autor en vida cedió los derechos patrimoniales y no acordó el término de explotación de los mismos, la duración será la vida del autor y hasta veinticinco (25) años después de su muerte; en el caso de haber herederos, tales derechos se transmitirán a estos, quienes, pasados los veinticinco años, continuarán con los derechos hasta completar ochenta (80) años;

c) Cuando se trate de una persona jurídica, el término será de cincuenta (50) años, contados a partir de la realización, divulgación o publicación de la obra.

En los casos anteriores se aplicará siempre lo consagrado en la Ley 23 de 1982 los derechos morales son inalienables e imprescriptibles, los cual implica que nunca prescriben para el autor. En cambio, los patrimoniales si prescriben después de 80 años de fallecido el autor o los autores.

ART. 25.—Registro de derechos de autor. Todas las obras que signifiquen un derecho patrimonial, en todo o en parte, para el ICANH, deben ser registradas de acuerdo al tipo de obra y al procedimiento establecido por las normas nacionales de la Dirección Nacional de Derechos de Autor.

VI. Propiedad industrial

ART. 26.—Propiedad industrial. Es el derecho que se ejerce sobre las creaciones que tienen aplicación en la industria, entendiéndose por industria cualquier actividad productiva, incluidos los servicios. Es derecho de los inventores, innovadores o diseñadores de los productos que marquen un avance técnico y tengan nivel inventivo y aplicación en la industria, aparecer como tales, sin perjuicio de los derechos patrimoniales que puedan pertenecer al ICANH y/o a la entidad que contrata o financia un proyecto.

ART. 27.—Titularidad de derechos en la propiedad industrial. Son propiedad del ICANH, las creaciones, tales como: invenciones patentables, diseños industriales, modelos de utilidad, esquemas de trazado de circuitos impresos, marcas, nombres comerciales y denominaciones de origen, resultantes de las actividades de sus servidores públicos, o terceros (productos adquiridos vía contrato), asociados a las actividades desarrolladas por la entidad.

ART. 28.—Obtención de la protección. Cuando quiera que a juicio del Comité de Propiedad Intelectual del ICANH (ver artículo 35 numeral A del presente reglamento), los desarrollos cumplan con los requisitos correspondientes para procurar su protección, expedirá la recomendación correspondiente, caso en el cual el ICANH, directamente o a través de apoderados, podrá iniciar las gestiones necesarias para la solicitud de la protección correspondiente ante las oficinas nacionales o extranjeras competentes.

Cuando la titularidad de los derechos se compartida en virtud de un contrato o convenio que así lo establezca, los gastos de trámite, registro y mantenimiento serán asumidos a prorrata entre las partes, en la proporción convenida en el contrato o convenio. Si alguna de las partes no tiene interés de patentar o registrar en algún país, deberá señalarlo de manera expresa y escrita; en este evento, los gastos de trámite, registro y mantenimiento de la protección serán asumidos por la parte interesada y los derechos y beneficios que puedan derivarse de la patente o registro obtenido.

Cuando los desarrollos no reciban la recomendación del Comité de Propiedad Intelectual para tramitar la solicitud de patente o registro, podrán ser patentados o registrados a nombre de los inventores, para lo cual la dirección general expedirá la autorización correspondiente, previo concepto del Comité de Propiedad Intelectual.

ART. 29.—Explotación de la propiedad. El ICANH aprovechará su propiedad industrial, con fines de lucro o sin ellos, ya sea por medio de explotación comercial directa o delegada u otorgando licencias a terceros.

ART. 30.—Regalías. En los casos en que el ICANH licencie o explote comercialmente su propiedad intelectual, (licencias de patentes, derecho de autor, etc.), de acuerdo con este reglamento, reconocerá participación económica en los beneficios de la comercialización o del licenciamiento de las patentes o registros, a los inventores o diseñadores que hayan realizado aportes importantes al desarrollo u obtención del producto.

Cualquier persona que conforme a este reglamento, esté debidamente facultada para recibir participación económica en los beneficios de la comercialización o del licenciamiento de las patentes o registros, podrá renunciar a esas regalías. En consecuencia, el Comité de Propiedad Intelectual deberá recomendar la nueva asignación de esos recursos.

VII. Titularidad de las obras y generación de contenidos en el ICANH

ART. 31.—Publicaciones. El ICANH tendrá como publicaciones, las siguientes: libros (o publicaciones no seriadas); revistas académicas institucionales (o publicaciones seriadas); y otras publicaciones impresas: guías, manuales, plegables y folletos.

ART. 32.—Publicaciones en formato digital. El ICANH realizará publicaciones en formato digital, ya sea de forma exclusiva o complementaria a las publicaciones impresas. Los libros, las revistas, los artículos, los ensayos y en general los materiales que se publiquen en soporte digital, deberán cumplir con los mismos procesos de selección y evaluación requeridos por la naturaleza de cada publicación.

Sea el caso que la titularidad patrimonial de los derechos de las obras así publicadas está en cabeza de la entidad, bien porque son generadas, esto es, son obras compuestas por funcionarios de la entidad en el ejercicio de sus funciones; o bien, porque son adquiridas vía contractual.

ART. 33.—Productos de investigación. Los productos de las investigaciones realizadas al interior de la entidad, bien por funcionarios o contratistas, objeto de protección por el presente reglamento, deberán ser registrados, inventariados y preservados adecuadamente en la biblioteca de la entidad.

Es el caso que la titularidad patrimonial de los derechos de las investigaciones está en cabeza de la entidad, bien porque son generadas, esto es, son investigaciones desarrolladas en la entidad en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos vinculados a la entidad; o bien, porque son adquiridas vía contractual.

ART. 34.—Imágenes, ilustraciones y fotografías. Las ilustraciones, dibujos, fotografías, mapas y distintos materiales gráficos generados bien por servidores públicos vinculados a la entidad en el ejercicio de sus funciones, o bien adquiridas vía contractual, objeto de protección por el presente reglamento, deberán ser registrados, inventariados y preservados adecuadamente en la biblioteca de la entidad.

Para la explotación de los derechos patrimoniales anteriormente listados, la entidad dispondrá de tablas de tarifas en las que se establezcan claramente, y en atención a la media del mercado, los costos de licenciamiento de distintos materiales en los usos permitidos por la naturaleza de cada obra, esto es: traducción a distintas lenguas, distribución de nuevos tirajes (reedición de obras), comunicación pública (uso y distribución de material gráfico), etc.

VIII. De los procesos de publicación y difusión de la producción intelectual

ART. 35.—Instancias del proceso de publicaciones. Del proceso de publicaciones del ICANH hacen parte el comité editorial, los editores y comités editoriales y científicos de las publicaciones seriadas de la entidad, así como el área de publicaciones.

a) Comité de Propiedad Intelectual

Se crea el Comité de Propiedad Intelectual en el ICANH, como ente asesor de la dirección general para el direccionamiento y gestión de la propiedad intelectual. El comité está integrado por el director general (o su delegado), la subdirección científica (o su delegado), el jefe de planeación (o su delegado) y un representante de los coordinadores de las 4 áreas misionales: antropología, patrimonio, historia y arqueología, en adición al jefe oficina de publicaciones que cumplirá funciones como secretario del comité.

Las funciones del Comité de Propiedad Intelectual, son las siguientes:

a) Asesorar al director general sobre todos los asuntos relacionados con propiedad intelectual;

b) Conceptuar académicamente sobre la calidad de autor, inventor, innovador o diseñador de las creaciones realizadas en el ICANH;

c) Conceptuar sobre las negociaciones a las que haya lugar, derivadas de los derechos de propiedad intelectual;

d) Analizar y conceptuar sobre las propuestas que incluyan propiedad intelectual generada en la entidad;

e) Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos vigentes en el ICANH, relacionados con propiedad intelectual;

f) Recomendar las modificaciones a las políticas, normas y procedimientos existentes, sobre las formas de propiedad intelectual previstas o no previstas en el presente reglamento;

g) Motivar y propiciar una actitud creadora e innovadora en los campos: científico, tecnológico, literario y artístico entre los miembros de la comunidad;

h) Las demás que en razón de su naturaleza le corresponden.

b) Comité editorial

El ICANH cuenta con un comité editorial, cuya creación, conformación, campo de aplicación, funciones, sesiones, evaluación, y procedimientos se encuentra definidos y reglamentados por la Resolución número 017 del 17 de mayo de 2010, el comité constituye la única instancia para la toma de decisiones sobre la publicación de una obra en el ICANH. El comité está integrado por la subdirección científica, el jefe de planeación y los coordinadores de las 4 áreas misionales: antropología, patrimonio, historia y arqueología, así como por el jefe de la oficina de publicaciones que cumple las funciones de secretario del comité.

c) Área de publicaciones

El proceso editorial para todas las obras que realice el ICANH, está definido por el procedimiento de “Realización de una publicación”. Las funciones y competencias del cargo del profesional, responsable del área de publicaciones, se encuentran definidas en el manual de funciones de la entidad.

d) Editor científico designación de las publicaciones seriadas

El editor científico de cada revista de la entidad será postulado por los miembros del grupo de investigación correspondiente y será designado formalmente por el director de la entidad para un periodo de dos años, prorrogables.

ART. 36.—De los procesos de coedición.

Es política de la entidad establecer redes y alianzas que propendan por la optimización de los recursos y la efectiva divulgación y promoción de las investigaciones en sus áreas misionales. Por lo anterior, el ICANH realizará coediciones bajo las siguientes condiciones:

a) Existencia de parámetros claros y de un acuerdo explícito en lo relacionado con la propiedad de los derechos de autor, el monto y porcentaje de los aportes de las partes y la proporción en que se distribuirán los ejemplares una vez publicados;

b) Toda coedición debe estar debidamente legalizada en un contrato o convenio de coedición firmado por las partes.

Para efecto del proceso editorial y de los términos de la coedición, la relación con los coeditores se establecerá a través del director del ICANH o de quien este delegue.

En todos los casos en los que se desarrollen este tipo de procesos, el precio de las publicaciones será fijado de mutuo acuerdo por las partes y, en concordancia con la usanza de precio único del libro, este no podrá ser variado sin un acuerdo por escrito entre los coeditores.

Reimpresiones. En general, se privilegiará la publicación de obras inéditas; sin embargo, el comité editorial podrá considerar la pertinencia de reimprimir obras agotadas, o realizar segundas ediciones y/o traducciones, en función de los siguientes criterios: 1. actualidad y vigencia de la obra; 2. disponibilidad de recursos; y 3. posibilidades y perspectivas del impacto académico previsible. En cada caso será responsabilidad del área de publicaciones realizar la revisión del estado de los derechos morales y patrimoniales de cada obra y, si es del caso, realizar el procedimiento del caso para normalizar la situación de estos vía un contrato de cesión de derechos.

ART. 37.—Distribución, canje, ejemplares de cortesía y donaciones.

La distribución y venta de los productos editoriales del ICANH se realizará a través de empresas especializadas contratadas para tal fin, de convenios de distribución con entidades académicas, directamente en la librería de la entidad y mediante puestos de venta en congresos, ferias locales, regionales e internacionales en las que la entidad participe. Con los productos editoriales del ICANH, se procurará realizar una distribución amplia en los ámbitos nacional e internacional.

El canje interbibliotecario se realizará a través de la biblioteca del ICANH, dependencia que se encargará de la gestión y actualización de la tarifa postal reducida. Los miembros del comité editorial tendrán entre sus tareas proponer, hacer seguimiento y evaluación de los canjes con las instituciones y publicaciones de su campo de competencia.

ART. 38.—Depósito legal y de canje. Es el mecanismo que permite adquisición, el registro, la preservación y la disponibilidad del patrimonio bibliográfico y documental nacional, y que tiene como fin preservar la memoria cultural y acrecentar y asegurar el acceso al patrimonio cultural de la Nación. Tiene un carácter de interés público al hacer posible que cualquier persona pueda acceder a este, la entidad realizara el depósito legal y de canje en las entidades: Biblioteca Nacional de Colombia, Biblioteca del Congreso, Biblioteca Central de la Universidad Nacional.

ART. 39.—Administración de propiedad intelectual en el área de publicaciones. El área de publicaciones, es la encargada de coordinar y administrar todo el aspecto relacionado con la propiedad intelectual sobre la producción editorial, y deberá tener en cuenta las siguientes tareas y procesos, en coordinación con la subdirección administrativa del ICANH:

a) Determinar las creaciones intelectuales de los sujetos que participan en la entidad a fin de proteger según la normativa de propiedad intelectual ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor, o de ser el caso, ante las oficinas competentes de los países en los que se quiera registrar la creación intelectual de conformidad con las orientaciones de la entidad;

b) Definir formatos o instrumentos pertinentes mediante los cuales sea posible identificar el objeto y finalidad de la creación intelectual a registrar y con base en ello determinar la modalidad de protección;

c) Adelantar los trámites para el registro y protección de los derechos de propiedad intelectual resultantes de las actividades generales desarrolladas por la entidad a nivel nacional e internacional;

d) Coordinar la elaboración de tablas de costos de los intangibles derivados de los objetos sujetos a protección por el presente reglamento;

e) Revisar periódicamente las políticas y las normas de propiedad intelectual a nivel nacional e internacional con el objeto de recomendar al director del ICANH la actualización o adopción de nuevas políticas de propiedad intelectual al interior de la entidad;

f) Divulgar este reglamento en todas las áreas internas del instituto.

ART. 40.—Normalización editorial para publicaciones no seriadas.

Todas las publicaciones de la entidad (libros y revistas) deben tener los elementos de la normalización básica de un libro: ISBN (o ISSN cuando sea el caso), página legal, ficha de catalogación en la fuente, depósito legal (certificados o referencia), tabla de contenido y bibliografía o referencias bibliográficas. En todos los casos se identificará adecuadamente, bien en la cubierta o en el índice de cada obra, la autoría de cada uno de los contenidos que conforman cada obra.

La tramitación del ISBN, la página legal y la ficha de catalogación en la fuente corresponden a los pasos 19, 20 y 21 señalados en el documento “Procedimiento: realización de una publicación”, y están a cargo de la oficina de publicaciones. Dicha oficina también se encarga de garantizar que el libro tenga una tabla de contenido y una bibliografía o lista de referencias bibliográficas.

ART. 41.—Valoración y método de costeo de objetos sujetos a protección.

En atención a la función misional de divulgación de la producción científica en las áreas de su competencia, la entidad dispondrá de los mecanismos administrativos, contables y los demás que sean apropiados para la explotación de diversos intangibles derivados de la suscripción de cesiones de derechos patrimoniales de autor, así como de productos de investigación contemplados por este reglamento en cuanto sujetos a protección y el licenciamiento del caso para el uso de las imágenes preservadas en la biblioteca de la entidad, producto de las funciones de los servidores públicos vinculados al ICANH, o adquiridas vía contrato.

Es el caso que, en el presente reglamento, se consideran intangibles tales como: edición digital de obras ya publicadas o por publicarse (e-book), derechos de edición, derechos de traducción, productos de investigación, imágenes, ilustraciones y fotografías entre otros objetos sujetos a protección.

Para el caso de las publicaciones no seriadas de la entidad (libros), bien con un autor, o varios, la entidad realizará su registro contable a partir de un valor estándar dado por la media del mercado de derechos de edición en publicaciones científicas. Dicho valor, sujeto a demanda, podrá ser modificado y/o amortizado en consideración a las disposiciones dadas por el presente reglamento.

Para el caso de las imágenes, fotografías, ilustraciones, etc., preservadas por la biblioteca de la entidad y/o producto de las funciones de los servidores públicos vinculados al ICANH, adquiridas vía contrato, o producto de las funciones de los servidores públicos vinculados a las entidades que dieron origen al ICANH, la entidad realizará su registro contable a partir de un valor estándar dado por la media del mercado de derechos de edición y reproducción. Dicho valor, sujeto a demanda, podrá ser modificado y/o amortizado en consideración a las disposiciones dadas por el presente reglamento.

El costo de la titularidad patrimonial para el caso de la edición digital de una obra, en tanto que los costos de desarrollo para la entidad son equivalentes a los de la edición impresa, será el mismo que el de la edición impresa. En el caso de la edición digital de publicaciones no seriadas (libros), y debido al potencial de ventas de esta alternativa de difusión al público, se liquidará anualmente para los autores el equivalente al 5% de lo recaudado por concepto de las ventas netas de la obra. En atención al costo administrativo invertido por la entidad en el desarrollo de estos trámites, se procederá a la liquidación y pago de estos conceptos cuando este recaudo sea el equivalente a un (1) smlv.

Para el caso de las publicaciones seriadas de la entidad (revistas académicas), en atención a las necesidades de la indexación nacional e internacional y a las políticas de acceso abierto que caracterizan a estas publicaciones, no se registrará ningún valor por concepto de la titularidad de los derechos patrimoniales de las mismas.

Lo anterior se verá reflejado y precisado en que: mientras que en el caso de las revistas se adoptará el licenciamiento de contenidos por medio de licencias de uso, en el caso de los libros se procederá por medio de contratos de cesión de derechos patrimoniales de autor.

El conjunto de contratos de cesión de derechos, y la titularidad patrimonial que adquiere el instituto por medio de estos, en tanto son identificados como intangibles, requieren como método adicional al costeo de la identificación de su deterioro y/o baja.

Partiendo de la definición de deterioro como la pérdida del activo de su capacidad de producir flujos de efectivo o beneficios hacia el futuro (definido todo ello en las normas de contabilidad adoptadas por la Contaduría General de la Nación) y contando con indicios internos como obsolescencia del activo y, de otra parte, con indicios externos como el avance de tecnología (para el caso de la edición impresa y/o digital de las obras), se procederá a la baja de los intangibles derivados de los objetos sujetos a protección considerados por el presente reglamento.

Segundo. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 6 de diciembre de 2017.