RESOLUCIÓN 2655 DE 2004 

(Abril 2)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas del medio magnético para la presentación de la información que deben suministrar las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y el Decreto 537 de 2004”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) del Decreto 1071 de 1999, en los artículos 633 y 684 del estatuto tributario, 58 de la Ley 863 de 2003 y en el Decreto 537 de 2004,

RESUELVE:

ART. 1º—Información que deben suministrar las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación. Las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con organismos internacionales, deberán enviar a la subdirección de fiscalización tributaria de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, una relación mensual de todos los contratos vigentes con cargo a estos convenios, con las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución, que contenga:

1. Identificación de los convenios en ejecución.

2. Relación de los contratos que se celebren en desarrollo de cada uno de los convenios, indicando el valor total y el término de ejecución de cada uno.

3. Relación mensual de los pagos efectuados en virtud de los contratos discriminando:

a) Nombre, NIT y dirección del beneficiario del pago.

b) Concepto del pago.

c) Valor del pago.

d) Monto de las retenciones en la fuente practicadas a título de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, o las razones por las cuales dichas retenciones no proceden.

PAR. 1º—Cuando el contrato sea suscrito, ejecutado y pagado por una entidad diferente a la que suscribió el convenio, la obligación de informar recae sobre la entidad contratante, identificándose con su NIT y razón social.

PAR. 2º—Transitorio. La información comprendida entre el 1º de enero y el 31 de marzo de 2004, se deberá presentar, de manera independiente para cada mes, a más tardar el 15 de abril de 2004.

ART. 2º—Unidad de medida para la presentación de la información. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales y sin fórmulas. Cuando se trate de contratos celebrados en moneda extranjera, el valor del contrato se deberá reportar en pesos a la tasa de cambio oficial establecida a la firma del mismo.

ART. 3º—Forma y lugar de presentación de la información. El medio magnético se deberá presentar a la subdirección de fiscalización tributaria - grupo de información exógena de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Carrera 7ª Nº 6 - 54 piso 13, Bogotá, D.C., mediante oficio, identificando que la información corresponde a convenios de cooperación, NIT de la entidad informante, razón social, mes y año gravable a los que corresponda la información, firmada por el representante legal de la entidad o quien haga sus veces.

Al medio magnético se deberá adherir un rótulo de identificación con los mismos datos de la referencia anterior.

Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado: Pkzip, Winzip o Enzip.

ART. 4º—Plazos para presentar la información. La entrega de la información solicitada en la presente resolución, se deberá hacer dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al que corresponda la información.

ART. 5º—Sanciones. Cuando la información no se suministre en el lugar establecido, se presente extemporáneamente, el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del estatuto tributario.

ART. 6º—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información del mes objeto de corrección, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 7º—Formatos y especificaciones técnicas. La información correspondiente a las entidades que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, se deberá presentar de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas a continuación:

Medios magnéticos de entrega de la información

La información podrá ser presentada en disquete o CD, teniendo en cuenta las siguientes características:

Disquete

1. Tamaño disquete: 3 ½ pulgadas.

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.

3. Tipo de archivo: Plano u hoja electrónica Excel.

Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44 Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión Pkzip (DOS), Winzip (Windows 95) o Enzip 3.00.

CD

Debidamente cerrado para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R

Formato de grabación

Archivo Excel

Se podrá presentar en hoja electrónica de Excel de Office 95, versión original para Windows 95, como mínimo, (extensión .xls). El nombre del archivo (libro) debe estar escrito en letras minúsculas así: ccmmaa.xls, mm = Mes informado, aa = Año gravable informado.

Dentro del archivo Excel la organización será la siguiente:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos del informante y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de los convenios.

El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral, inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

Formato campos

Los archivos no deben incluir líneas o registros de títulos de campos.

Numéricos: No deben incluir caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. En Excel, no justificar con ceros a la izquierda, ni incluir fórmulas ni bordes.

Alfanuméricos: Tener en cuenta el número máximo de caracteres por campo. Para la RAZÓN SOCIAL de personas naturales informar con el orden: apellidos y nombres.

Fecha: Formato numérico. Fecha completa diligenciar en el siguiente orden: AAAAMMDD, para año: AAAA, mes: MM y día: DD.

Tipos de registros y organización

Se debe conformar un archivo por cada mes a informar según corresponda.

La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro TIPO 1 contiene los datos del informante y de control, el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma: Para Excel: hoja1, Hoja 2.

El diseño de los registros y organización especifica, los campos o columnas, dentro del registro o línea, se determinan por el número de posiciones o número de caracteres como el ancho de la columna.

Los diseños de los registros son los siguientes:

Registro de identificación y de control (tipo 1)

En este registro se relaciona la información de la entidad informante de la siguiente forma:

Archivo
Excel (hoja1)
(Columna/Ancho)
A/1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “1” (Un carácter numérico)
B/4Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos)
C/2Código de entidad informante según el mes correspondiente, así:
01Convenios cooperaciónEnero
02Convenios cooperaciónFebrero
03Convenios cooperaciónMarzo
04Convenios cooperaciónAbril
05Convenios cooperaciónMayo
06Convenios cooperaciónJunio
07Convenios cooperaciónJulio
08Convenios cooperaciónAgosto
09Convenios cooperaciónSeptiembre
10Convenios cooperaciónOctubre
11Convenios cooperaciónNoviembre
12Convenios cooperaciónDiciembre
 (Dos caracteres numéricos)
D/14NIT de la entidad informante. Sin incluir dígito de verificación (catorce caracteres numéricos).
E/1Dígito de verificación (un caracter numérico).
F/60Razón social de la entidad informante (sesenta caracteres alfanuméricos).
G/40Dirección del informante (cuarenta caracteres alfanuméricos)
H/5Código departamento y municipio de ubicación del informante. Generados por el DANE (cinco caracteres numéricos).
I/40Dirección correo electrónico del informante. Para envío y recibo de comunicaciones (cuarenta caracteres alfanuméricos)

Registro de movimiento (tipo 2) informados

La información a reportar se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
Archivo
Excel (Hoja2)
(Columna/Ancho)
A/1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2” (Un caracter numérico).
B/2Código que identifica la clase contrato a reportar:
71Obra y/o suministro
72Consultoría
73Prestación de servicios
74Concesión
75Fiduciarias
76Otros
(Dos caracteres numéricos)
C/2Subcódigo que identifica la información a reportar así:
01Enero07Julio
02Febrero08Agosto
03Marzo09Septiembre
04Abril10Octubre
05Mayo11Noviembre
06Junio12Diciembre
(dos caracteres numéricos).
D/14NIT o número de documento de identificación del contratista informado. Sin incluir dígito de verificación (catorce caracteres numéricos).
E/1Dígito de verificación (un caracter numérico).
F/1Clase de documento:
Marque:
N: NIT expedido por la DIAN.
C: Cédula de ciudadanía.
E: Cédula de extranjería.
T: Tarjeta de identidad o número NIP.
R: Cédula de ciudadanía del representante o tutor.
U: Número único de identificación personal, NUIP.
(Un carácter alfabético).
G/60Apellidos y nombres o razón social del contratista informado (sesenta caracteres alfanuméricos).
H/40Dirección del contratista informado (cuarenta caracteres alfanuméricos).
I/5Código departamento y municipio del contratista informado. Generados por el DANE (Cinco caracteres numéricos)
J/20Valor total del pago o abono en cuenta, efectuado al contratista en el mes correspondiente (veinte caracteres numéricos).
K/20Valor total de las retenciones practicadas a título de impuestos sobre la renta y complementarios a los pagos o abonos en cuenta realizados al contratista. De lo contrario cero (0) (veinte caracteres numéricos).
L/20Valor total de las retenciones practicadas a título de impuesto sobre las ventas a los pagos o abonos en cuenta realizados al contratista. De lo contrario cero (0) (veinte caracteres numéricos).
M/40Indicar base legal por la cual las retenciones no proceden (cuarenta caracteres alfanuméricos).
N/20Número o identificación del contrato (veinte caracteres alfanuméricos).
O/20Valor total del contrato (Veinte caracteres numéricos).
P/8Fecha inicial de ejecución del contrato. Formato AAAAMMDD (Ocho caracteres numéricos).
Q/8Fecha final de ejecución del contrato. Formato AAAAMMDD (Ocho caracteres numéricos).
R/20Número o identificación del convenio (Veinte caracteres alfanuméricos).
S/60Razón social del organismo internacional con el cual se celebró el convenio (Sesenta caracteres alfanuméricos).
T/40Ciudad y país donde se encuentra ubicado el organismo internacional con el cual se celebró el convenio (Cuarenta caracteres alfanuméricos).

Ejemplo: Conformación archivo Excel:

Registro Tipo 1 (Hoja 1) entidad informante:

ABCDEFGHI
12004028999999999Entidad informanteCra. 7 Nº 6 - 54 p.1311001organi@organismo.org

Registro Tipo 2 (Hoja 2) informados:

ABCDEFGHIJK
272028600060606CContratistaTV 17 121-821100165000000065000000

LMNOPQRST
4500000Ley de15211210000000002002051220051221FR7845OrganismoHouston, USA

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de abril de 2004.