RESOLUCIÓN 2656 DE 1996 

(Junio 3)

“Por la cual se reglamenta la expedición de circulares en el Instituto de Seguros Sociales”.

El Presidente del Instituto de Seguros Sociales,

en uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 11 del Decreto 2148 de 1992 ; artículo 20 del Acuerdo 3 de 1993 del consejo directivo del ISS, aprobado por el Decreto 461 de 1994; y el artículo 13 del Acuerdo 62 de 1994 del consejo directivo del ISS, aprobado por el Decreto 1403 de 1994 , y

CONSIDERANDO:

Que es importante establecer unidad en la formulación y comunicación de los pronunciamientos, relacionados con aspectos sustanciales y procedimentales por parte de la administración (nivel directivo) del Instituto de Seguros Sociales,

RESUELVE:

ART. 1º—De la definición. Se entiende como circular toda comunicación escrita expedida con el propósito de informar a los servidores del instituto, sobre normas y la aplicación de procedimientos generales, impartir instrucciones o directrices, cuyo contenido es de obligatorio cumplimiento en todo el Instituto de Seguros Sociales, o en las áreas afectadas por el asunto, dependiendo de los destinatarios de la misma.

ART. 2º—De la competencia. Están autorizados para expedir circulares, el presidente, el secretario general del nivel nacional, los vicepresidentes y los directores nacionales, conforme a la naturaleza de sus funciones consagradas legal y reglamentariamente.

ART. 3º—De la elaboración. Toda circular deberá estar acompañada en su parte inferior final de las iniciales de las personas que participaron en su elaboración con sus respectivos pie de firmas.

ART. 4º—Del contenido. Toda circular deberá contener: a) número; b) destinatario(s); c) origen; d) asunto o referencia; e) fecha de expedición; f) causa o razón de su expedición; g) pronunciamiento sobre el asunto por parte de la dependencia o servidor que expida la circular; h) servidor(es) responsable(s) de su acatamiento; i) firma de quien suscribe la circular, y j) iniciales y pie de firmas de quienes intervinieron en la elaboración de la circular.

ART. 5º—De su cumplimiento. En cada circular se designará un servidor responsable de verificar el cumplimiento de su contenido que podrá coincidir con aquel o aquellos a quienes se dirige la misma. Este servidor deberá informar a su inmediato superior jerárquico en el evento de su incumplimiento, con el fin de que se adelanten las diligencias derivadas del mismo de acuerdo a la normatividad aplicable.

ART. 6º—De la numeración. Las circulares expedidas por cada dependencia se deberán numerar por la secretaría general del nivel nacional, en forma ascendente y consecutiva, con archivo especial e independiente de la numeración consecutiva de la correspondencia ordinaria, iniciando con el número 0001, a partir de la entrada en vigencia del presente acto administrativo.

También corresponde a esta secretaría fechar las circulares de que trata la presente resolución.

Una vez numerada y fechada la circular respectiva, se enviarán dos (2) copias de la misma al servidor o dependencia que la expidió; una de estas copias para que repose en el archivo de dicha dependencia y la otra para el servidor encargado de su divulgación.

ART. 7º—Del envío. Para el conocimiento de su contenido todas las circulares se enviarán a sus destinatarios por fax o por correo, dependiendo de la urgencia del asunto sobre el cual se está informando. El servidor responsable de verificar su cumplimiento se encargará de llevar a cabo la suficiente divulgación, entregando una copia de la misma a los funcionarios de la dependencia a la cual se dirige.

ART. 8º—Del archivo. El original de toda circular debe reposar en secretaría general del nivel nacional.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 3 de junio de 1996.

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