RESOLUCIÓN 2660 DE 2009

(Julio 3)

“Por la cual se modifica y se adiciona el lineamiento técnico del programa de adopciones aprobado mediante la Resolución 2310 del 19 de septiembre de 2007, modificado y adicionado por las resoluciones 2691 del 17 de octubre de 2007, 2550 del 18 de junio de 2008 y 4694 del 31 de octubre de 2008, y se dictan otras disposiciones”.

(Nota: Derogada parcialmente por la Resolución 2488 de 2017 artículo 9° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los prin

cipios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones;

Que el Código de la Infancia y la Adolescencia —L. 1098/2006— establece el mandato de protección integral de los niños, niñas y adolescentes y el restablecimiento de sus derechos cuando se hayan vulnerado, y dispone en los artículos 62, 72 y 78 que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es la autoridad central en materia de adopción y le corresponde desarrollar los programas de adopción, autorizar a los organismos acreditados o agencias internacionales con este propósito, una vez cumplan los requisitos señalados en la ley y en los convenios internacionales ratificados por Colombia, teniendo en cuenta la necesidad del servicio;

Que el Convenio de La Haya de 1993, relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, en adelante Convenio de La Haya, ratificado por Colombia mediante la Ley 265 de 1996, en sus artículos 11 y 12 prevé que un organismo acreditado sólo puede actuar en otro Estado si ha sido autorizado por las autoridades de ambos Estados y dispone que es obligación de los organismos acreditados perseguir fines no lucrativos, ser dirigidos y administrados por personas cualificadas por su integridad moral y por su formación o experiencia para actuar en el ámbito de la adopción internacional y estar sometido al control de las autoridades competentes;

Que las leyes 7ª de 1979 y 1098 de 2006, establecen que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es el ente rector, coordinador y articulador del sistema nacional de bienestar familiar, y en desarrollo de esta función le corresponde analizar y formular las líneas de acción frente a las problemáticas que ponen en alto riesgo de vulneración de derechos a los niños, niñas y adolescentes colombianos;

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 27 del Decreto 1138 de 1999, la directora general está facultada para crear los comités que considere necesarios para la adecuada atención de los asuntos del instituto y para el efecto determinará sus funciones;

Que mediante Resolución 2310 del 19 de septiembre de 2007, se aprobó el lineamiento técnico del programa de adopciones y se hace necesario modificar algunos aspectos relacionados con el procedimiento de autorización de organismos acreditados y agencias internacionales que prestan servicios de adopción internacional en Colombia.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificación y adición al lineamiento técnico del programa de adopciones: Modificar y adicionar el numeral 2.4.2.2 —Entes internacionales— del lineamiento técnico del programa de adopciones, aprobado mediante Resolución 2310 del 19 de septiembre de 2007, el cual quedará así:

“2.4.2.2. Entes internacionales:

Las autoridades centrales de los Estados partes del Convenio de La Haya relativo a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional aprobado por el Estado colombiano mediante Ley 265 de 1996

El Convenio de La Haya (1) de manera explícita señala que todo Estado contratante designará una autoridad central encargada de dar cumplimiento a las obligaciones que el convenio le impone. Las autoridades centrales deberán cooperar entre ellas y promover una colaboración entre las autoridades competentes de sus respectivos Estados para asegurar la protección de los niños y alcanzar los demás objetivos del convenio.

Las autoridades centrales tomarán directamente todas las medidas adecuadas para:

• Proporcionar información sobre la legislación de sus Estados en materia de adopción y otras informaciones generales, tales como estadísticas y formularios.

• Informarse mutuamente sobre el funcionamiento del convenio y en la medida de lo posible, suprimir los obstáculos para su aplicación.

Las autoridades centrales tomarán directamente o con la cooperación de autoridades públicas, todas las medidas apropiadas para prevenir beneficios materiales indebidos en relación con una adopción y para impedir toda práctica contraria a los objetivos del convenio.

Además tomarán, ya sea directamente o con la cooperación de autoridades públicas o de otros organismos debidamente acreditados en su Estado, todas las medidas apropiadas, en especial para:

• Reunir, conservar e intercambiar información relativa a la situación del niño y de los futuros padres adoptivos en la medida necesaria para realizar la adopción.

• Facilitar, seguir y activar el procedimiento de adopción.

• Promover en sus respectivos Estados el desarrollo de servicios de asesoramiento en materia de adopción y seguimiento posadopción.

• Intercambiar informes generales de evaluación sobre las experiencias en materia de adopción internacional.

• Responder, en la medida en que lo permita la ley de su Estado, a las solicitudes de información motivadas respecto a una situación particular de adopción formuladas por otras autoridades centrales o por autoridades públicas.

En Colombia opera como autoridad central en materia de adopción el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, conforme lo dispone el artículo 62 del Código de la Infancia y la Adolescencia.

La Ley 1098 de 2009 establece que las solicitudes de ciudadanos extranjeros provenientes de países que hayan ratificado o adherido convenios relativos a la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional u otros semejantes aprobados por el Congreso de la República, priman sobre las solicitudes de otros ciudadanos extranjeros provenientes de Estados que no han integrado a sus ordenamientos jurídicos convenciones o tratados en esta materia, exceptuando los casos de solicitantes colombianos residentes en el extranjero, quienes tienen prioridad sobre las demás solicitudes (art. 71). De conformidad con las normas legales vigentes este criterio es obligatorio para las regionales y seccionales del ICBF, y las instituciones autorizadas para desarrollar el programa de adopción.

Los organismos acreditados y agencias internacionales

El Convenio de La Haya dispone que sólo pueden obtener y conservar la acreditación los organismos acreditados que demuestren su aptitud para cumplir correctamente las funciones que pudieran confiárseles, que un organismo acreditado sólo puede actuar en otro Estado si ha sido autorizado por las autoridades de ambos Estados y establece que es obligación de los organismos acreditados perseguir fines no lucrativos, ser dirigidos y administrados por personas cualificadas por su integridad moral y por su formación o experiencia para actuar en el ámbito de la adopción internacional y estar sometido al control de las autoridades competentes. Sobre el particular el ICBF emitirá pronunciamiento previo a la inscripción en el Ministerio del Interior y de Justicia para que sea reconocida la personería jurídica a los organismos acreditados y agencias internacionales y para la inscripción de sus representantes legales, el cual debe ser aportado a los trámites que adelante el ministerio.

A partir de la entrada en vigencia del Código de la Infancia y la Adolescencia la autorización por parte del Estado colombiano es otorgada por la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como autoridad central en materia de adopción, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos 72, 73 y 78 de la Ley 1098 de 2006 y la normatividad interna del ICBF, en todo caso, la aprobación estará sujeta a la necesidad del servicio.

A partir de la fecha de entrada en vigencia del presente lineamiento los organismos acreditados y las agencias internacionales tramitarán de manera gratuita la preparación dirigida a las familias colombianas residentes en el exterior, así como su acompañamiento en el momento de iniciar el proceso de adopción. Las familias asumirán los costos referentes al proceso de evaluación psicosocial y seguimiento posadopción, certificaciones (médicas, de ingresos y judiciales), legalizaciones (apostille), traducciones, costos de envío de correspondencia, honorarios del abogado en Colombia (en el momento de presentar la demanda ante el juez de familia), visado y costos del viaje.

Los organismos acreditados y las agencias internacionales que soliciten ser autorizados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para prestar servicios de adopción internacional de niños, niñas y adolescentes colombianos, deberán presentar ante el director (a) general la solicitud motivada, con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

Requisitos legales

Corresponde al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar como autoridad central, revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y financieros para pronunciarse sobre la viabilidad de conceder autorización a los organismos acreditados o agencias internacionales para prestar servicios de adopción internacional.

En cumplimiento de lo anterior, el representante legal del organismo acreditado o agencia internacional en el Estado de recepción debe presentar los siguientes documentos:

• Acreditación o autorización del organismo acreditado o agencia internacional para actuar en el país de recepción o en el respectivo Estado, cuando se trate de un Estado federado, los países donde opera y las funciones que le han sido delegadas por la autoridad central.

• Acta de constitución del organismo acreditado o agencia internacional.

• Estatutos vigentes del organismo acreditado o agencia internacional o el documento que haga sus veces.

• Representación legal del organismo acreditado o agencia internacional.

• Documento de identificación, certificaciones de experiencia laboral y formación académica del representante legal en Colombia.

• Certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y certificación de ausencia de sanciones, inhabilidades o incompatibilidades para desempeñar funciones, ocupar el cargo o ejercer la profesión del representante legal del Estado de recepción y del representante legal en Colombia.

• Compromiso del organismo acreditado o agencia internacional de realizar el seguimiento posadopción cuando la autoridad central lo haya delegado y allegar los informes de acuerdo a la periodicidad y criterios del ICBF, junto con el certificado de nacionalidad del niño, niña o adolescente.

• Manifestación y compromiso del representante legal del organismo acreditado o agencia internacional en el sentido de exonerar a las familias colombianas residentes en el exterior, de los costos o gastos propios de la preparación y el acompañamiento en desarrollo del proceso de adopción.

• Los demás documentos que se requieran para el estudio de la solicitud.

Requisitos financieros

• Estados financieros del organismo acreditado o agencia internacional, que demuestren una sólida situación económica y un sistema efectivo de control financiero interno, así como auditoría externa y el resultado de la misma en el último año de vigencia.

• Certificación expedida por auditor externo en la que indique que la situación financiera es sólida y tiene un sistema efectivo de control financiero interno de acuerdo con las normas generales de auditoría.

• Certificación expedida por la autoridad central, en donde conste que dicho organismo o agencia internacional fue auditado y que refleja una situación financiera sólida y un sistema efectivo de control financiero interno.

• Relación de los trámites, costos, gastos y honorarios cobrados por los servicios de adopción internacional prestados en el país de recepción y de origen, su justificación, valores unitarios discriminados y totales; esta información deben estar a disposición del público; cualquier modificación deberá ser previamente informada al ICBF. En todo caso, se deberá dejar constancia expresa de que los trámites administrativos del proceso de adopción en Colombia ante el ICBF, son gratuitos.

Requisitos técnicos

Para la evaluación técnica, se debe acompañar:

• Experiencia del organismo acreditado o agencia internacional en el campo de adopción nacional e internacional o en su defecto, la experiencia individualmente considerada de quienes lo conforman, expedida por autoridad competente en el país de recepción o por las entidades respectivas de orden nacional o internacional.

• Idoneidad profesional y experiencia específica del personal a cargo de la preparación, evaluación, selección y seguimiento a las solicitudes de familias adoptantes en el país de recepción.

• Protocolo o línea de trabajo del organismo acreditado o agencia internacional, donde se aprecien los fundamentos conceptuales, la metodología, los procesos, los tiempos, los temas, los responsables de la preparación, la asesoría, la evaluación y el seguimiento posadopción a las familias solicitantes, de conformidad con el lineamiento técnico del programa de adopciones.

• Propuesta para la creación de programas o proyectos de ayuda humanitaria para niños, niñas, adolescentes y familias en Colombia, los cuales deberán estar orientados a la protección integral de la infancia, previo estudio coordinado con el ICBF. “Organigrama del organismo acreditado o agencia internacional.

Los documentos referidos que hayan sido otorgados en el exterior deberán ser debidamente legalizados o traer al respaldo el sello “Apostille”, registrado por la autoridad respectiva en el país donde se encuentre la sede principal del organismo acreditado o agencia internacional, de acuerdo a lo establecido en el Convenio de La Haya suscrito el 5 de octubre de 1961, aprobado mediante Ley 455 del 4 de agosto de 1998, al cual adhirió Colombia el 31 de enero de 2001.

Si la anterior documentación se encuentra en un idioma distinto al español, deberá ser traducida a este por un traductor oficialmente reconocido en Colombia y legalizada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Procedimiento para la solicitud de autorización

La documentación será revisada inicialmente por la subdirección de intervenciones directas, quien emitirá el concepto técnico y dará traslado a la oficina jurídica a fin de obtener el concepto jurídico de la misma. Posteriormente, la oficina jurídica remitirá a la dirección financiera para que conceptúe sobre el cumplimiento de los requisitos financieros de acuerdo con lo establecido en el artículo 78 de la Ley 1098 de 2006.

En el evento de que alguna de estas dependencias considere que la documentación se encuentra incompleta o se requiere algún informe adicional, la subdirección de intervenciones directas solicitará al organismo acreditado o agencia internacional que la modifique, aclare o allegue dentro de los dos (2) meses siguientes. En caso de no aportar los documentos requeridos, se entenderá que se desiste del trámite y se procederá a la devolución de la documentación presentada inicialmente.

Una vez emitidos los conceptos sobre el cumplimiento de los requisitos legales, financieros y técnicos se dará traslado a la dirección de evaluación, quien realizará los estudios correspondientes y comunicará al comité técnico de autorización los resultados de los mismos enviando toda la documentación del organismo acreditado o agencia internacional.

El comité técnico de autorización revisará la actuación y procederá a emitir el concepto final que soporte la decisión de otorgar o no la autorización al organismo acreditado o agencia internacional, teniendo en cuenta la necesidad del servicio.

Si el concepto es favorable, el organismo acreditado o agencia internacional procederá a protocolizar la existencia y representación legal con capacidad de representación judicial ante notario público.

Los documentos protocolizados deberán inscribirse ante la Secretaría General del Ministerio del Interior y de Justicia a quien corresponde certificar sobre la existencia, representación legal y personería jurídica del organismo acreditado o agencia internacional, de conformidad con lo establecido en el numeral 12, artículo 12 del Decreto 200 de 2003, el artículo 48 del Código de Procedimiento Civil y el artículo 72 de la Ley 1098 de 2006.

Para el cumplimiento de este requisito el organismo acreditado o agencia internacional contará con quince (15) días hábiles para presentar ante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar copia de la solicitud radicada en el Ministerio del Interior y de Justicia o en su defecto la resolución proferida por este, de lo contrario, la solicitud se entenderá desistida y la subdirección de intervenciones directas procederá a la devolución de la documentación allegada.

Requisitos y trámite ante el Ministerio del Interior y de Justicia

• Copia del acta de constitución de la entidad debidamente registrada ante la autoridad competente del país de origen.

• Copia de los estatutos de la entidad en los cuales se debe establecer que se podrán abrir sucursales en otros países.

• Copia del acta de asamblea general de la entidad, en la cual conste quienes son los miembros de la junta directiva y el representante legal de la misma.

• Original del poder general otorgado al representante legal para Colombia (el representante legal para Colombia deberá nombrar un apoderado con capacidad para representarlo judicialmente).

• Pronunciamiento del ICBF.

La anterior documentación deberá encontrarse debidamente legalizada o traer al respaldo el sello “Apostille”, este último de acuerdo a lo establecido en la Convención de La Haya suscrita el 5 de octubre de 1961 relativa a la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, aprobada mediante la Ley 455 de 1998, declarada exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-164 de 1999, a la cual adhirió el Gobierno colombiano el día 31 de enero de 2001; el sello será colocado por la autoridad respectiva en el país donde se encuentre la sede principal de la entidad.

Si algún documento se encuentra en idioma distinto al castellano (C.N., art. 10), deberá ser traducido y legalizado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Los documentos deberán ser protocolizados ante notario público en la ciudad en donde se pretenda establecer la respectiva sucursal, una vez obtenida la escritura pública se deberá elaborar un oficio dirigido al Secretario General del Ministerio del Interior y de Justicia en el cual solicita la inscripción de la entidad y de su representante legal.

Con el certificado sobre existencia y representación legal el organismo acreditado o agencia internacional, deberá dirigirse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, con el fin de obtener el registro único tributario, RUT.

Una vez el comité técnico de autorización reciba copia de la resolución expedida por el Ministerio del Interior y de Justicia y copia del registro único tributario, remitirá la carpeta documentada a la oficina jurídica para que esta proyecte el acto administrativo que corresponde para firma de la directora general.

Contra la decisión proferida por la directora general procede el recurso de reposición en los términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo.

Cualquier modificación de los requisitos legales, financieros o técnicos, deberá comunicarse al ICBF dentro de los diez (10) días siguientes, con el fin de evaluar la continuidad de la intermediación en los procesos de adopción internacional.

Renovación de la autorización

La autorización será renovada cada dos (2) años y para efectos de determinar la viabilidad de la prórroga el organismo acreditado o agencia internacional deberá presentar la solicitud de renovación con la actualización, adición o modificación de los requisitos legales, financieros y técnicos mencionados anteriormente, cuatro (4) meses antes de su vencimiento.

La solicitud, la documentación y el informe de seguimiento realizado por el grupo de adopciones y restitución internacional surtirán el trámite previsto para la solicitud de la autorización.

La dirección general podrá establecer los procedimientos internos para lo dispuesto en el presente lineamiento.

Funciones del representante legal en Colombia

El representante legal de los organismos acreditados y las agencias internacionales, cumplirá las siguientes funciones:

1. Representar judicial y extrajudicialmente al organismo acreditado o agencia internacional en los asuntos relacionados con la adopción internacional.

2. Conocer, aplicar y divulgar el contenido de la Ley 1098 de 2006 – Código de la Infancia y la Adolescencia, el lineamiento técnico del programa de adopciones y toda la normatividad vigente en materia de adopción internacional, al organismo o agencia que representa.

3. Informar de manera inmediata al organismo acreditado o agencia internacional, todos los requerimientos de la autoridad central colombiana.

4. Informar toda modificación de los costos del proceso de adopción para la actualización en la página web del ICBF, cada (3) tres meses.

5. Certificar que el organismo o agencia en el país receptor, dio a conocer a la futura familia adoptante el funcionamiento del sistema de adopción en Colombia, la lista de espera, la prohibición de pago establecida en el artículo 74 del Código de la Infancia y la Adolescencia, los gastos en que debe incurrir una vez se encuentre en Colombia, haciendo énfasis que el trámite ante el ICBF no genera ningún costo.

6. Revisar y radicar la documentación completa de las familias solicitantes. Los docu

mentos deben foliarse y organizarse en una carpeta (en forma descendente), así:

a) Formulario;

b) Pacto de transparencia;

c) Poder o autorización (si la hay);

d) Carta de motivación (si la hay);

e) Compromiso de seguimiento de la autoridad, organismo o agencia y de la familia si es el caso;

f) Idoneidad (solo para España);

g) Estudio social (dos (2) años de vigencia);

h) Estudio psicológico (dos (2) años de vigencia);

i) Registro civil de nacimiento de los solicitantes;

j) Registro de matrimonio o prueba que determine la unión marital de hecho;

k) Sentencia de divorcio (cuando haya lugar);

1) Certificado de nacimiento o nacionalización del hijo/a adoptado (si es el caso);

m) Antecedentes penales de los solicitantes (seis (6) meses de vigencia);

n) Cartas de recomendación (opcional);

o) Certificados económicos (seis (6) meses de vigencia);

p) Certificado médico de los solicitantes (seis (6) meses de vigencia);

q) Autorización para adopción (excepción España literal f);

r) Permiso de entrada del niño/a al país (de acuerdo con la normatividad de cada país);

s) Certificaciones de traductor (si los documentos se encuentran en idioma distinto al castellano);

t) Fotos recientes de los solicitantes, su vivienda, su entorno familiar y social (máximo seis (6) folios).

Los documentos que no se encuentren en idioma castellano deben ser traducidos fielmente y conforme al original por un traductor oficialmente reconocido en Colombia, consignando en cada hoja traducida la firma y sello del traductor correspondiente. La traducción debe presentarse en un formato que facilite la lectura y comprensión del texto y contar con la correspondiente legalización exigida por el Ministerio de Relaciones Exteriores,

Los documentos deben presentarse sin enmendaduras, tachones, rayones ni anotaciones manuscritas al margen de los mismos.

7. Abstenerse de radicar solicitudes de adopción simultáneamente en el ICBF y en las instituciones autorizadas por este.

8. Representar a las familias ante el ICBF o institución autorizada para los trámites relacionados con la solicitud de adopción y para realizar el respectivo seguimiento.

9. Abstenerse de restringir las posibilidades de decisión de las familias adoptantes en cuanto a contratación de abogados, traductores, alojamiento, alimentación, medios de transporte y demás servicios valiéndose de la presentación de información limitada o tendenciosa, o de opciones o exigencias únicas.

10. Informar al ICBF o a la institución autorizada, de manera inmediata las novedades que se presenten con las familias y que afecten el trámite de la solicitud de adopción.

11. Radicar en el ICBF oportunamente las comunicaciones y documentos remitidos por las familias, organismo acreditado o agencia internacional.

12. Comunicar oportunamente a los interesados todas las decisiones que el ICBF o la institución autorizada tome con relación a las solicitudes de adopción presentadas.

13. Certificar ante las regionales, seccionales o instituciones autorizadas, que la información del niño, niña o adolescente está debidamente traducida, revisada y enviada en su totalidad a quien corresponda (autoridad central, organismo acreditado o agencia internacional), según el Convenio de La Haya.

14. Asegurarse de que la información de niño, niña o adolescente, suministrada por el secretario de comité de adopciones regional o seccional, se encuentre debidamente diligenciada.

15. Verificar y enviar a la regional o seccional del ICBF o institución autorizada, la aceptación de la familia, acompañada de la “Ficha de información de la familia para la preparación del niño” (con la mayor información posible) y las herramientas pedagógicas solicitadas por el comité de adopciones, en caso de asignación de un niño, niña o adolescente.

16. Orientar y asesorar a las familias durante todo el proceso que se adelanta en Colombia, garantizando que conocen el idioma del niño, niña o adolescente o cuentan con un medio supletorio o acompañamiento bilingüe.

17. Radicar dentro de los términos establecidos en los lineamientos técnicos del programa, los informes relacionados con la etapa posadopción debidamente traducidos y apostillados.

18. Informar de manera inmediata al grupo de adopciones y restitución internacional de la Sede Nacional del ICBF o quien haga sus veces, los casos en que se han identificado dificultades de adaptación del niño, niña o adolescente a su nuevo medio familiar y denunciar las situaciones de maltrato, abuso o negligencia durante el proceso de restablecimiento de derechos.

19. Reclamar el certificado de conformidad expedido por la subdirección de intervenciones directas o quien haga sus veces, en compañía del padre y/o la madre adoptante previo a la expedición de la visa o al viaje.

20. Coordinar con el organismo acreditado o agencia internacional, las acciones pertinentes para facilitar la consecución de familia o el proyecto de vida para los niños, niñas y adolescentes de características y necesidades especiales.

En caso de valoración del niño, niña o adolescente con características especiales el representante deberá:

a) Obtener en el grupo de adopciones y restitución internacional de la Dirección Técnica del ICBF la autorización para la valoración del niño, niña o adolescente y solicitar la ficha biopsicosocial a la regional o seccional correspondiente (en caso de que no se haya entregado con la comunicación). A partir de esta fecha cuenta con un plazo de dos (2) meses para informar sobre las valoraciones y gestiones adelantadas, en caso contrario se reasignará automáticamente;

b) Coordinar con el secretario del comité de adopciones regional o seccional correspondiente, para obtener el oficio de autorización a fin de adelantar los trámites ante la defensoría de familia a cargo del niño, niña o adolescente;

c) Coordinar la cita y el pago de los servicios médicos especializados que requiera el niño, niña o adolescente en la institución de salud seleccionada;

d) Informar y coordinar con el defensor de familia competente, el día, la hora y el lugar de la cita médica del niño, niña o adolescente, para la autorización de su desplazamiento;

e) Realizar directamente los pagos derivados de las consultas y exámenes médicos a los prestadores del servicio. Está prohibido el pago o entrega de dinero por cualquier concepto a los servidores públicos, madres sustitutas o instituciones de protección;

f) Allegar al defensor de familia competente, el original de todas las valoraciones y exámenes médicos realizadas al niño, niña o adolescente, para que hagan parte de la historia de atención.

9. Devolver la documentación del niño, niña o adolescente al grupo de adopciones y restitución internacional del ICBF, mediante escrito con copia a la regional o seccional del ICBF correspondiente, en aquellos casos donde no fue posible ubicar una familia adoptiva en el tiempo establecido.

h) Enviar al grupo de adopciones y restitución internacional del ICBF, una comunicación escrita donde conste que la familia interesada en adelantar el proceso de adopción conoce la historia, los antecedentes médicos y el diagnóstico actual de salud del niño, niña o adolescente que se encuentre en valoración, anexando copia de la ficha biopsicosocial y el resultado de los exámenes realizados;

i) Presentar la solicitud y la documentación requerida para su radicación e incluir en la portada de la carpeta el distintivo que indique que se trata de un caso especial para otorgar la prioridad del estudio pertinente.

21. Velar por el debido cumplimiento de lo previsto en el artículo 32 del Convenio de La Haya, en concordancia con el parágrafo 3º del artículo 73 de la Ley 1098 de 2006, en materia de costos, gastos y honorarios fijados por los organismos y agencias.

22. Comunicar en un término máximo de un (1) mes al ICBF o institución autorizada los casos de suspensión o desistimiento del trámite, señalando sus causas.

23. Coordinar con el ICBF a través de la dirección técnica, subdirección de intervenciones directas y grupo de adopciones y restitución internacional, espacios de socialización periódicos para actualizar, intercambiar y fijar compromisos tendientes a mejorar el desarrollo del programa de adopción.

Seguimiento y control

La subdirección de intervenciones directas anualmente realizará seguimiento a los organismos acreditados y agencias internacionales, para lo cual adelantará las siguientes acciones:

• Solicitar a las autoridades centrales una certificación en la que se indique que los organismos acreditados y agencias internacionales cumplen con las gestiones delegadas por el Estado de recepción.

• Revisar que la documentación relativa a la acreditación se encuentre vigente.

• Verificar que el protocolo de trabajo aplicado en el país de recepción a las familias adoptantes se encuentre acorde con los estudios sociales y psicológicos realizados en el ICBF, de conformidad con el lineamiento técnico del programa de adopciones.

• Supervisar que los organismos acreditados y agencias internacionales implementen acciones de mejora frente a los requerimientos de orden legal, social, psicológico, médico y demás, que desde el grupo de adopciones y restitución internacional se realicen a las solicitudes de las familias presentadas como candidatas para ser padres adoptantes.

• Apoyar el trabajo coordinado entre el ICBF y los organismos acreditados y agencias internacionales, para la consecución de familias para los niños, niñas y adolescentes con características y necesidades especiales o el fortalecimiento de sus proyectos de vida.

• Supervisar y analizar el contenido y cumplimiento del envío de los informes de seguimiento posadopción.

Los organismos acreditados y las agencias internacionales que incumplan con el compromiso de seguimiento a que se refiere la ley, que incurran en la escogencia y recomendación de parejas que no reúnan los requisitos legales exigidos para el programa de adopción, o que exijan donación como retribución por la entrega de un niño, niña o adolescente, serán sancionadas con la cancelación de la autorización para presentar solicitudes de adopción en Colombia.

Si se encuentra que un organismo acreditado o agencia internacional ha incumplido las disposiciones establecidas en la ley, en la presente resolución o en las demás normas vigentes sobre la materia, el comité técnico de autorización, adelantará las investigaciones a que haya lugar con el cumplimiento del debido proceso, evaluará la gravedad de la falta y remitirá el expediente a la directora general quien impondrá las siguientes sanciones administrativas, sin perjuicio de las demás acciones legales a que haya lugar:

1. Amonestación escrita.

2. Suspensión de la autorización.

3. Cancelación de la autorización”.

Comité técnico de autorización y objeto: Créese en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar el comité técnico encargado de conceptuar sobre el otorgamiento, renovación, suspensión y cancelación de la autorización de los organismos acreditados y agencias internacionales que prestan servicios de adopción y aceptar el nombramiento o cambio del representante legal en Colombia, de acuerdo con lo dispuesto en la ley y en las normas internas emitidas por el ICBF sobre la materia.

El comité actuará garantizando siempre los derechos prevalentes y el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, atendiendo la necesidad del servicio.

Integración del comité: El comité estará integrado así:

1. El director (a) de la dirección técnica quien lo presidirá.

2. El director (a) de la dirección de evaluación.

3. El director (a) financiero.

4. El jefe (a) de la oficina jurídica.

5. El subdirector (a) de intervenciones directas.

6. El coordinador (a) del grupo de adopciones y restitución internacional.

7. Dos asesores de la dirección general, quienes sólo tendrán derecho a voz.

Reuniones: El comité se reunirá ordinariamente por lo menos una (1) vez al mes, previa convocatoria de cualquiera de sus miembros, y extraordinariamente cuando se requiera.

Quórum deliberatorio y decisorio: Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de por lo menos cuatro (4) del total de sus integrantes con derecho a voto, y decisorio con el voto favorable de la mitad más uno (1) de los asistentes con derecho a voto.

Las decisiones que adopte el comité técnico serán de obligatorio cumplimiento.

Funciones del comité técnico de autorización: Son funciones del comité las siguientes:

1. Conceptuar sobre el otorgamiento, renovación, suspensión y cancelación de la autorización de los organismos acreditados y agencias internacionales que prestan servicios de adopción.

2. Conceptuar sobre el cambio del representante legal de los organismos acreditados o agencias internacionales que prestan servicios de adopción internacional, como requisito previo a la solicitud de autorización o renovación de la misma.

3. Adelantar las investigaciones a que haya lugar, dentro del marco de un debido proceso, una vez se identifique el incumplimiento a las disposiciones legales, financieras o técnicas respecto a los actos del organismo acreditado, la agencia internacional o su representante legal en Colombia y proyectar el acto administrativo que corresponda para firma de la directora general de acuerdo con lo previsto en la presente resolución.

4. Adoptar las medidas necesarias para el cabal cumplimiento de sus funciones, acorde con lo dispuesto sobre la materia en la Ley 1098 de 2006 —Código de la Infancia y la Adolescencia— y en la normatividad interna del instituto.

5. Adoptar su propio reglamento.

6. Las demás que le sean asignadas por la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Secretaría técnica: La coordinación del grupo de adopciones y restitución inter-nacional ejercerá las funciones de secretaría técnica del comité y cumplirá las siguientes funciones:

1. Coordinar el cumplimiento de las funciones del comité técnico.

2. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.

3. Preparar la agenda de cada sesión.

4. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por los asistentes.

5. Hacer seguimiento a las recomendaciones emitidas por el comité.

6. Preparar informe de gestión del comité y del seguimiento de las decisiones y recomendaciones, el cual será entregado a cada integrante.

7. Someter a consideración del comité la información que este requiera para el cumplimiento de su función.

8. Registrar, custodiar y archivar la correspondencia del comité, responsabilizándose por su conservación.

9. Emitir las certificaciones que sean requeridas por los organismos acreditados o agencias internacionales, de conformidad con la naturaleza de la función del comité técnico.

10. Las demás que le sean asignadas por el comité”.

(Nota: Derogado los subtítulos, requisitos legales, Requisitos financieros, Requisitos técnicos, procedimiento para la solicitud de autorización y renovación de la autorización del numeral 2.4.2.2. por la Resolución 3899 de 2010 artículo 44º del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 2º—Transitorio. Los organismos acreditados y agencias internacionales que a la entrada en vigencia de la Ley 1098 de 2006 se encontraban inscritos en el listado de organismos y agencias que intermedian en procesos de adopción internacional, tendrán seis (6) meses contados a partir de la vigencia de la presente resolución para adecuar y/o actualizar la documentación que soporta la solicitud de renovación de autorización a lo previsto en esta resolución.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 2550 de 18 de junio de 2008 y los artículos 2º y 3º de la Resolución 4694 del 31 de octubre de 2008.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C, a 3 de julio de 2009.

(1) Artículos 6º, 7º, 8º y 9º del Convenio de La Haya suscrito el 29 de mayo de 1993.

(Nota: Derogada parcialmente por la Resolución 2488 de 2017 artículo 9° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

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