Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 268 DE 2015 

(Enero 26)

“Por la cual se reorganiza el sistema integrado de gestión, se dictan otras disposiciones y se derogan unas resoluciones”.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias señaladas en las leyes 7ª de 1979, 87 de 1993, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y decretos 1826 de 1994 y 987 de 2012,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209 establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno, el cual se ejercerá en los términos que señale la ley y así mismo, en su artículo 269 impone a las autoridades de las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que en cumplimiento de la Ley 87 de 1993, mediante la Resolución 1400 de 1997, la dirección general del ICBF creó el Comité de coordinación del sistema de control interno en la sede de la dirección general y en las direcciones regionales del ICBF.

Que según lo previsto en el artículo 13 de la citada ley, se deberá establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que el artículo 4º del Decreto 1826 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, consagró que los comités de coordinación del sistema de control interno, se constituirían como órganos de coordinación y asesoría del respectivo director, los cuales se organizarán mediante resolución del respectivo representante de la entidad.

Que el inciso 3º del citado artículo dispuso que dicho comité se reunirá por lo menos dos (2) veces al año, y deberá adoptar un reglamento interno de conformidad con los decretos 1826 de 1994 y el 2145 de 1999.

Que el artículo 5º del Decreto 1826 de 1994, establece las funciones del Comité de coordinación del sistema de control interno.

Que de conformidad con los artículos 4º, 5º y 7º del Decreto 2145 de 1999, “por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones”, se establecen algunas de las responsabilidades del Comité de coordinación del sistema de control interno institucional, como instancia articuladora y facilitadora del sistema de control interno en cada entidad, a la vez que, su artículo 15 determina que deberá evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema con base en los informes que le presente la oficina de control interno.

Que por su parte, la Ley 872 de 2003, en su artículo 1º, creó el sistema de gestión de la calidad, SGC, de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

Que la Directiva Presidencial 8 de 2003 establece entre otras, la siguiente directriz:

1. Las juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva en cada entidad del orden nacional o los comités coordinadores de control interno obligados por la Ley 87 de 1993 para cumplir dicha función, deberán incluir en la agenda de cada una de sus reuniones periódicas, un examen de los informes que le presente el representante legal de la entidad sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento (...)”.

Que la Circular 3 de 2005, proferida por el consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial, establece que, de conformidad con el parágrafo del artículo 3º de la Ley 872 de 2003: el sistema de gestión de la calidad, SGC, es complementario con el sistema de control interno, razón por la cual el Comité de coordinación de control interno puede asumir las veces del Comité de calidad, que comúnmente se conforma al interior de la entidad.

Que la Circular 1000-002-07 de 2007, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, determinó que “el Comité de coordinación de control interno, como máxima instancia decisoria, podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad, de suerte tal que se cree igualmente una única instancia de dirección en la implementación de los dos procesos”.

Que mediante la Resolución 4964 de 2012 expedida por la dirección general del ICBF, se estructuró el Comité de coordinación del sistema integrado de gestión y se dictaron otras disposiciones, derogando las resoluciones 5620 de 2009 y 3095 de 2010, las cuales regulaban anteriormente esta materia.

Que mediante Decreto 943 de 2014, se actualizó el modelo estándar de control interno, MECI, y se derogó el Decreto 1599 de 2005.

Que el ICBF viene implementando, manteniendo y mejorando un sistema integrado de gestión conformado por los siguientes sistemas: sistema de gestión de calidad NTC GP1000:2009 y NTC ISO 9001: 2008; sistema de gestión ambiental NTC ISO 14001: 2004; sistema de seguridad y salud ocupacional NTC ISO 18001: 2007; sistema de seguridad de la información NTC ISO/IEC 27001: 2006 y demás normas que las reemplacen o sustituyan.

Que por lo anterior, se hace necesario reorganizar el sistema integrado de gestión en el ICBF.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO I

Definición, objeto y ámbito de la aplicación

ART. 1º—Definición. El sistema integrado de gestión es una herramienta gerencial la cual tiene el propósito de promover y facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a lograr el impacto en las actuales y nuevas necesidades de los servicios que se prestan a los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 2º—Objeto. Reorganizar en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF, el sistema integrado de gestión con el objeto de establecer roles, funciones e instancias decisorias orientadas a la implementación, sostenibilidad y mejora permanente de dicho sistema, de conformidad con las normas vigentes, las características y la evolución de la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 3º—Alcance. El ámbito de aplicación de esta resolución incluye todos los macroprocesos y procesos en la sede de la dirección general, en las regionales y en los centros zonales del ICBF.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

CAPÍTULO II

Dirección general y su representante

ART. 4º—La dirección general. Se encargará de asegurar la implementación y cumplimiento del sistema integrado de gestión de conformidad con el alcance establecido.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 5º—Representante de la dirección. Para la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión, la dirección general designa como su representante al director de planeación y control de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 6º—Responsabilidades. El representante de la dirección general cumplirá con las siguientes responsabilidades:

a) Proponer las políticas, objetivos y mapa de proceso al Comité de coordinación del sistema integrado de gestión.

b) Promover la divulgación y apropiación de las políticas y objetivos aprobados.

c) Identificar y gestionar los recursos que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

d) Gestionar la certificación de los sistemas de gestión que la entidad decida implementar y certificar.

e) Mantener informada a la dirección general sobre el desempeño de la entidad en el marco del sistema integrado de gestión.

f) Representar al ICBF en asuntos relacionados con el sistema integrado de gestión ante organismos externos.

g) Promover que los requerimientos del sistema integrado de gestión sean implementados y se ajusten a las especificaciones normativas de cada eje.

h) Coordinar y articular con la oficina asesora de comunicaciones, la divulgación de la información interna y externa sobre el sistema integrado de gestión del instituto.

i) Orientar a la sede de la dirección general y regionales en la formulación de planes para el desarrollo del sistema integrado de gestión.

j) Promover la generación de acciones de mejora en la implementación, sostenibilidad del sistema integrado de gestión para los distintos niveles de la entidad.

k) Aprobar los informes y reportes pertinentes a los entes externos cuando ellos lo requieran.

l) Realizar seguimiento al sistema integrado de gestión.

PAR.—Para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, el director de planeación y control de gestión contará con el apoyo y soporte de la subdirección de mejoramiento organizacional.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

TÍTULO II

Comité de coordinación del sistema integrado de gestión

CAPÍTULO I

Integración y responsabilidades

ART. 7º—Integración. El comité de coordinación del sistema integrado de gestión estará integrado por:

1. El director general o su delegado, quien lo presidirá.

2. El secretario general.

3. El subdirector general.

4. Los directores de la dirección general.

5. Los jefes de oficina de la dirección general.

6. El subdirector de monitoreo y evaluación.

7. El subdirector de mejoramiento organizacional.

8. El jefe de la oficina de control interno, con derecho a voz pero sin voto.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 8º—Reuniones. El Comité de coordinación del sistema integrado de gestión se reunirá de manera ordinaria como mínimo dos (2) veces al año o cuando se requiera, previa convocatoria de la secretaría técnica.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 9º—Quórum deliberatorio y decisorio. Se constituirá quórum deliberatorio con la participación de no menos de las tres cuartas partes de los integrantes del comité y las decisiones se adoptarán por mayoría simple, es decir veinte (20) de ellos.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 10.—Responsabilidades del Comité de coordinación del sistema integrado de gestión. Son responsabilidades de esta instancia, las siguientes:

a) Orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implementación, sostenibilidad y mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión.

b) Estudiar y aprobar las políticas, objetivos y mapas de procesos que surjan en el desarrollo del sistema integrado de gestión, así como promover que sean divulgados y aplicados correctamente.

c) Analizar y tomar medidas respecto a los informes presentados por la oficina de control interno sobre el estado de ejecución de las acciones correctivas derivadas de las auditorías internas al sistema integrado de gestión de la entidad.

d) Realizar la revisión del sistema integrado de gestión durante la vigencia, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continúa.

e) Examinar los informes, según se requiera, sobre el cumplimento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República.

f) Revisar y aprobar los riesgos residuales que se establezcan en cada uno de los ejes del sistema integrado de gestión.

g) Proponer la asignación de recursos necesarios para mejorar la eficacia y efectividad del sistema integrado de gestión de acuerdo con la revisión efectuada.

h) Definir los acuerdos de confidencialidad o acuerdos de no divulgación que reflejen las necesidades de la organización para la protección de la información.

i) Las demás que conforme a las disposiciones legales pueda desarrollar.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 11.—Secretaría técnica del Comité del sistema integrado de gestión. La secretaría técnica de este comité será desempeñada por el subdirector de mejoramiento organizacional de la dirección de planeación y control de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 12.—Responsabilidades de la secretaría técnica. Son responsabilidades de la secretaría técnica del comité de coordinación del sistema integrado de gestión, las siguientes:

a) Convocar a sesiones.

b) Elaborar la agenda de los temas por tratar en cada una de las reuniones. La agenda de las reuniones deberá ser enviada con la convocatoria, mínimo cinco (5) días antes de la fecha de sesión.

c) Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por los integrantes y contener los aspectos tratados y acordados.

d) Hacer seguimiento a las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados por la instancia.

e) Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación que se genere en las en cada una de las sesiones del comité.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

CAPÍTULO II

Integración y funciones del subcomité de coordinación

ART. 13.—Del subcomité del sistema integrado de gestión. Este comité estará conformado por:

1. Director de planeación y control de gestión.

2. Director administrativo.

3. Director de gestión humana.

4. Director de información y tecnología.

5. Jefe de la oficina de control interno.

6. Jefe de la oficina de aseguramiento de la calidad.

7. Subdirector de mejoramiento organizacional.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 14.—Responsabilidades. El subcomité tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Realizar seguimiento a la implementación de cada uno de los ejes del sistema integrado de gestión (calidad, ambiental, seguridad de la información y seguridad y salud en el trabajo).

b) Tomar decisiones para la mejora del sistema de acuerdo a las problemáticas presentadas en cada uno de los ejes (riesgos, acciones de mejora, entre otros).

c) Revisar los informes sobre las condiciones de la prestación de los servicios del instituto a partir de los resultados de verificación de estándares.

d) Presentar alertas al comité del sistema integrado de gestión para la toma de decisiones que apunten a fortalecer su efectividad y apoyo a la gestión institucional.

e) Apoyar la implementación y el seguimiento a las decisiones del comité del sistema integrado de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 15.—Sesiones. Este subcomité se realizará trimestralmente previa convocatoria de la secretaria del comité de coordinación del sistema integrado de gestión.

PAR.—La revisión al sistema integrado de gestión en el nivel regional se dará a través del Comité estratégico regional reglamentado a través de la Resolución 5786 de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

TÍTULO III

Líderes, dueños de macroprocesos y/o procesos

CAPÍTULO I

Competencia nivel nacional

ART. 16.—Líderes de los ejes del sistema integrado de gestión. Cada uno de los ejes del sistema integrado de gestión, SIG, estará liderado por:

1. El eje ambiental, estará a cargo de la dirección administrativa.

2. El eje de seguridad y salud en el trabajo, a cargo de la dirección de gestión humana.

3. El eje de seguridad de la información, estará a cargo de la dirección de información y tecnología y,

4. El eje de calidad, estará a cargo de la dirección de planeación y control de gestión en coordinación con la subdirección de mejoramiento organizacional.

PAR. 1º—Se denomina líder de eje a los directores encargados de planear, disponer y ejecutar los recursos de su competencia para la implementación del sistema de gestión ambiental, seguridad y salud en el trabajo, y seguridad de la información.

PAR. 2º—Las acciones que se programen y ejecuten por parte de las áreas responsables de cada uno de los ejes del sistema, deberán ser coordinadas con la dirección de planeación y control de gestión a través de la subdirección de mejoramiento organizacional.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 17.—Responsabilidades de los líderes de los ejes del sistema integrado de gestión. En su calidad de líderes de cada uno de los ejes del sistema tendrán las siguientes funciones:

a) Participar en la formulación del plan anual en los niveles nacional, regional y zonal para la sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión en coordinación de la subdirección de mejoramiento organizacional.

b) Proponer políticas y objetivos en cada uno de los ejes del sistema e implementar estrategias para la sostenibilidad y mejora del eje del cual es responsable.

c) Brindar asistencia técnica en los temas relacionados con los ejes del sistema integrado de gestión.

d) Administrar la gestión de riesgos en cada uno de los ejes del sistema integrado de gestión.

e) Prever los cambios que puedan afectar el sistema integrado de gestión.

f) Gestionar con la oficina asesora de comunicaciones, la elaboración de piezas comunicacionales relacionadas con la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión en cada eje, bajo los lineamientos institucionales de imagen corporativa en coordinación con la subdirección de mejoramiento organizacional.

g) Realizar las acciones y gestiones necesarias para la implementación de la política y objetivos del eje a su cargo.

h) Apoyar a la dirección de información y tecnología en la formulación del plan de continuidad de negocio acorde al alcance del sistema de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 18.—Responsabilidades de los dueños de macroproceso y dueños de procesos. En su calidad de dueños de macroprocesos y/o procesos tendrán las siguientes responsabilidades:

a) Implementar el plan de sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión de acuerdo con las directrices dadas por los líderes de los ejes de dicho sistema.

b) Proponer ajustes al diseño del macroproceso/proceso con el fin de lograr las metas y objetivos operación del mismo.

c) Gestionar los riesgos de su proceso.

d) Administrar (elaboración, modificación, eliminación y socialización) la documentación de su proceso.

e) Realizar seguimiento y monitoreo en el proceso para identificar acciones de mejora.

f) Prever los cambios que puedan afectar la gestión de su proceso y actuar.

g) Identificar, implementar y cumplir con las acciones correctivas-preventivas, (acciones de mejora) y servicios no conformes y generar Eureka (ideas creativas que buscan mejorar e innovar la manera en que hacemos las cosas en el ICBF) para fortalecer la gestión del proceso.

h) Analizar y retroalimentar las eurekas y bitácoras de innovación que desde las regionales se remitan para la mejora de los procesos bajo su responsabilidad.

i) Replicar y sistematizar buenas prácticas de gestión y documentarlas a través de las bitácoras de innovación (espacio donde se documentan las ideas creativas que se han implementado y han demostrado un impacto positivo en los procesos).

j) Aplicar los resultados de investigaciones e informes de gestión entre otro, para la mejora en la gestión de su proceso y con ello la prestación del servicio.

k) Participar en las acciones de promoción y comunicación de la implementación, mantenimiento, mejora y resultados obtenidos del sistema integrado de gestión en cada eje.

l) Apoyar a la dirección de información y tecnología en la formulación del plan de continuidad de negocio acorde al alcance del sistema de gestión.

PAR.—Se denomina dueño de macroproceso/proceso a los directores y jefes de oficina del nivel nacional responsables de la correcta ejecución de los procesos a su cargo y de administrar el mejoramiento continuo, a través de la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

CAPÍTULO II

Competencia nivel regional

ART. 19.—Direcciones regionales. Las direcciones regionales tendrán las siguientes funciones:

a) Designar a los referentes para la implementación, mejora y del sistema integrado de gestión.

b) Implementar el plan anual de sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión.

c) Participar en la formulación de indicadores para gestión y monitoreo de los procesos.

d) Participar en la planificación del diseño y documentación de los procesos.

e) Asegurar que se administren los riesgos de los procesos en coordinación de los responsables de los macroprocesos/procesos en el nivel regional.

f) Realizar seguimiento y monitoreo de los procesos.

g) Identificar, implementar y cumplir con las acciones correctivas-preventivas (acciones de mejora), servicios no conformes y generar Eureka (ideas creativas que buscan mejorar e innovar la manera en que hacemos las cosas en el ICBF) para fortalecer la gestión del proceso.

h) Replicar buenas prácticas de gestión y documentarlas a través de las bitácoras de innovación (espacio donde se documentan las ideas creativas que se han implementado y han demostrado un impacto positivo en los procesos).

i) Realizar acciones de promoción y comunicación de la implementación, mantenimiento, mejora y resultados obtenidos en cada uno de los ejes del sistema integrado de gestión en cada eje.

PAR.—Desde cada dirección regional es importante promover el trabajo articulado y en equipo así como la comunicación efectiva entre los grupos de la regional y centros zonales; para con ello garantizar la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 20.—Responsabilidades de los referentes regionales para el sistema integrado de gestión. En las regionales se cuenta con referentes para apoyar la sostenibilidad y mejora de los ejes de calidad, seguridad y salud en el trabajo, ambiental y seguridad de la información, esta última asumidas por un ingeniero de sistemas, quienes tendrán las siguientes responsabilidades:

a) Apoyar la formulación del plan anual de sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión a nivel regional y zonal para aprobación de la sede de la dirección general.

b) Brindar asistencia técnica a nivel regional y zonal para la implementación de metodologías que fortalezcan la implementación del sistema integrado de gestión:

• Administración de riesgos (todos los referentes).

• Acciones de mejora (acciones correctivas, preventivas y servicio no conforme) (todos los referentes).

• Aspectos e Impactos ambientales (referente ambiental).

• Resolución creativa de problemas (innovación) (todos los referentes).

• Revisión por dirección (todos los referentes).

• Activos información (referente seguridad de la información).

• Reporte y análisis de los indicadores (todos los referentes).

• Requisitos legales (todos los referentes).

c) Realizar jornadas de sensibilización en los diferentes temas del sistema integrado de gestión.

d) Asegurar el reporte oportuno de los informes requeridos para la sostenibilidad e implementación del sistema integrado de gestión.

e) Realizar la implementación de los planes definidos para la sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión.

f) Realizar seguimiento a las acciones correctivas-preventivas, servicios no conformes para su gestión eficaz.

g) Identificar y documentar las bitácoras de innovación, (buenas prácticas de gestión).

h) Promover la generación de Eureka (ideas creativas).

PAR.—Se denomina referente a la persona encargada de asesorar y apoyar la implementación de los sistemas de: gestión de calidad, gestión ambiental, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información en las regionales.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

TÍTULO IV

Eje de calidad

CAPÍTULO I

Roles y responsabilidades

ART. 21.—Subdirección de mejoramiento organizacional. Esta subdirección tendrá las siguientes funciones:

a) Liderar la planificación estratégica e implementación, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestión de acuerdo con la normativa vigente y los requisitos de las partes interesadas a nivel nacional del ICBF.

b) Diseñar estrategias para la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión en coordinación con los líderes de cada uno de sus ejes.

c) Proponer al representante de la alta dirección nuevas políticas y objetivos al sistema integrado de gestión o ajustes a los ya existentes, para la sostenibilidad y mejora del mismo.

d) Construir metodologías y herramientas para la implementación del sistema integrado de gestión de manera articulada con líderes de los ejes.

e) Identificar la necesidad de recursos para apoyar la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión.

f) Coordinar conjuntamente con las áreas responsables de los ejes del sistema, las estrategias de capacitación y sensibilización para promover las competencias, formación y toma de conciencia.

g) Realizar seguimiento al sistema integrado de gestión y generar las acciones que lo mantengan en el logro de sus objetivos.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 22.—Nivel regional. El grupo de planeación y sistemas cumplirá las siguientes responsabilidades:

a) Facilitar en la sede regional y los centros zonales la aplicación de las políticas, estrategias y metodologías que permitan implementar, sostener y mejorar el sistema integrado de gestión.

b) Promover la socialización, entendimiento y aplicación de los macroprocesos, procesos y procedimientos definidos dentro del sistema integrado de gestión, tanto en sede regional, como en los centros zonales.

c) Formular estrategias que promuevan una cultura de gestión de información, innovación y conocimiento dentro de la regional.

d) Promover la implementación de acciones de mejora en los procesos para fortalecer la gestión regional y zonal.

e) Velar por la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información, tanto en sede regional como en centros zonales.

f) Realizar seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales identificados en cada uno de los ejes del sistema.

g) Socializar la documentación aprobada por el dueño de proceso.

h) Coordinar las actividades para la implementación, sostenibilidad y mejora de los ejes de calidad, ambiental, seguridad de la información y seguridad y salud en el trabajo, articuladamente con el grupo administrativo o grupo gestión de servicios según sea el caso.

PAR.—En las direcciones regionales en las que no exista grupo de planeación y sistemas, estas responsabilidades serán asumidas por el grupo de asistencia técnica.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

TÍTULO V

Eje ambiental

CAPÍTULO I

Roles y responsabilidades

ART. 23.—Dirección administrativa. Las responsabilidades que le competen a la dirección administrativa frente al eje ambiental están relacionadas con el control de los aspectos e impactos ambientales asociados al funcionamiento de las sedes administrativas (sede de la dirección general, sedes regionales y centros zonales); en el nivel nacional serán realizadas por los profesionales ambientales de la dirección administrativa y en coordinación con los grupos que hacen parte de la misma. Las funciones son las siguientes:

a) Dar línea a las coordinaciones administrativas de las regionales y a sus profesionales ambientales en la ejecución de los planes de gestión ambiental y demás temas ambientales que sean de su competencia.

b) Brindar asistencia técnica a otros procesos en temas relacionados con el eje ambiental, en coordinación con la subdirección de mejoramiento organizacional.

c) Garantizar el cumplimiento a la ejecución, seguimiento y mejora de los planes de gestión ambiental de las regionales y de la sede de la dirección general.

d) Identificar, evaluar y revisar permanentemente los aspectos e impactos ambientales asociados al funcionamiento de la sedes de la dirección general, direcciones regionales y centros zonales, de acuerdo con las directrices establecidas por la subdirección de mejoramiento organizacional.

e) Formular e implementar estrategias y proyectos para la prevención y control de la contaminación, el consumo racional de recursos, el manejo adecuado de residuos, el mantenimiento de la infraestructura y demás aspectos ambientales asociados al funcionamiento de las sedes de la dirección general, direcciones regionales y centros zonales.

f) Identificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales asociados al funcionamiento de las sedes de la dirección general, direcciones regionales y centros zonales, de acuerdo con las directrices establecidas por la subdirección de mejoramiento organizacional.

g) Diseñar estrategias y emitir directrices a los profesionales ambientales de las regionales respecto a la implementación de acciones de comunicación y sensibilización de buenas prácticas ambientales a colaboradores, usuarios y contratistas de las sedes administrativas, en coordinación con la subdirección de mejoramiento organizacional y la oficina asesora de comunicaciones.

PAR.—Para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, la dirección administrativa contará con el apoyo y soporte de los profesionales ambientales del grupo de planeación administrativa.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 24.—Nivel regional. Se definen roles y responsabilidades para el grupo administrativo/gestión de recursos, las cuales están relacionadas con la gestión de los aspectos e impactos ambientales asociados al funcionamiento de las sedes administrativas (sedes regionales y centros zonales); serán realizadas por el coordinador administrativo y el profesional ambiental de la regional, de acuerdo a las directrices emitidas por la dirección administrativa. Las funciones son las siguientes:

a) Participar en la formulación, implementación y seguimiento de las acciones de mejora que den respuesta satisfactoria a los hallazgos producto de auditorías internas y externas del eje ambiental, así como a hallazgos evidenciados en visitas de comisión desde nivel central.

b) Realizar la actualización y calificación de las matrices de requisitos legales del eje ambiental y las matrices de aspectos e impactos ambientales, de acuerdo con las directrices de la dirección administrativa y la subdirección de mejoramiento organizacional.

c) Actualizar, implementar y realizar seguimiento al desempeño ambiental incluido del plan de gestión ambiental regional y su cronograma de ejecución.

d) Formular, implementar y realizar seguimiento a los controles operacionales requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y el control de los impactos ambientales identificados.

e) Implementar los procedimientos, metodologías y herramientas establecidos para el eje ambiental, asociados al funcionamiento de las sedes administrativas.

f) Realizar seguimiento y presentar los reportes requeridos sobre la ejecución del plan de gestión ambiental regional y cronograma de ejecución, de acuerdo a las indicaciones de la dirección administrativa.

g) Diseñar e implementar acciones de comunicación y sensibilización de buenas prácticas ambientales a colaboradores, usuarios y contratistas de las sedes administrativas, de acuerdo a las indicaciones de la dirección administrativa.

h) Gestionar los trámites de permisos y autorizaciones ambientales asociadas al funcionamiento de las sedes administrativas.

i) Identificar e incluir los criterios ambientales contractuales asociadas al funcionamiento de las sedes administrativas y realizar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

j) Participar en la formulación, implementación y seguimiento del plan de preparación y respuesta ante emergencia de la regional, en los aspectos relacionados con el eje ambiental, en coordinación con los demás profesionales de los ejes.

k) Realizar seguimiento y monitoreo al desempeño ambiental de la regional.

PAR.—Para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, el grupo administrativo contará con el apoyo y soporte del profesional ambiental de la coordinación administrativa, de acuerdo a las directrices emitidas por la dirección administrativa.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

TÍTULO VI

Eje de seguridad y salud en el trabajo

CAPÍTULO I

Roles y responsabilidades

ART. 25.—Dirección gestión humana. Esta dirección tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Mantener actualizados en coordinación con la subdirección de mejoramiento organizacional, los planes de preparación y respuesta ante emergencia articulada con el eje ambiental y seguridad de la información.

b) Identificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables que en materia de seguridad y salud en el trabajo le competen al ICBF y adelantar las acciones necesarias para su cumplimiento.

c) Identificar los peligros y valorar los riesgos asociados de acuerdo a la metodología adoptada por el ICBF.

PAR.—Para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas se contará con los profesionales de seguridad y salud en el trabajo bajo las directrices de la dirección de gestión humana.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 26.—Dirección administrativa. Esta dirección tendrá las siguientes responsabilidades frente al eje de seguridad y salud en el trabajo:

a) Planear y disponer de recursos, bienes y servicios, en los aspectos relacionados con adecuación de instalaciones locativas y demás requerimientos que demanden las inspecciones de condiciones de seguridad, para la mitigación de los peligros.

b) Identificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables que en materia de condiciones de seguridad le competen al ICBF.

c) Implementar en coordinación con la dirección de gestión humana los controles necesarios para disminuir los riesgos de seguridad y salud en el trabajo.

d) Mantener actualizados en coordinación con la subdirección de mejoramiento organizacional y gestión administrativa, los planes de preparación y respuesta ante emergencia (teniendo en cuenta que las acciones de implementación como el simulacro debe ser integradas con el eje ambiental).

PAR.—Para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, el grupo administrativo/gestión de recursos contará con el apoyo y soporte del profesional de seguridad y salud en el trabajo del grupo administrativo, de acuerdo a las directrices emitidas por la dirección de gestión humana.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 27.—Nivel regional. El grupo administrativo cumplirá las siguientes responsabilidades:

Ejecutar y verificar los planes anuales de seguridad y salud en el trabajo en la regional y centros zonales.

a) Definir los controles operacionales con el propósito de asegurar el cumplimiento de los objetivos, metas y requisitos de los ejes de seguridad y salud en el trabajo.

b) Implementar procedimientos, metodologías y herramientas para la sostenibilidad del sistema integrado gestión.

c) Identificar, aplicar y revisar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables que en materia de seguridad y salud en el trabajo le competen al ICBF y adelantar las acciones necesarias para su cumplimiento.

d) Promover y adoptar mejores prácticas asociadas al eje de seguridad y salud en el trabajo, en el desarrollo de sus actividades y de los aliados y beneficiarios en la ejecución de los servicios del ICBF.

e) Realizar seguimiento y reportes sobre la ejecución del eje de seguridad y salud en el trabajo, en la regional.

f) Coordinar la ejecución de las actividades de promoción y prevención y respuesta de emergencia en la regional y centros zonales.

g) Implementar y realizar seguimiento al plan de trabajo anual del SG-SST.

h) Realizar seguimiento al cronograma de ejecución de intervenciones de la ARL.

PAR.—En las direcciones regionales en las que no exista grupo administrativo, estas responsabilidades serán asumidas por el grupo de gestión de soporte.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

TÍTULO VII

Eje de seguridad de la información

CAPÍTULO I

Roles y responsabilidades

ART. 28.—Dirección de información y tecnología. Esta dirección tendrá las siguientes responsabilidades frente al eje de seguridad de la información:

a) Dar línea a las coordinaciones de planeación y sistemas de las regionales y a sus profesionales de sistemas, frente a la ejecución de las actividades planeadas dentro del marco de la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de seguridad de la información.

b) Brindar asistencia técnica a otros procesos en temas relacionados con el eje de seguridad de la información, en coordinación con la subdirección de mejoramiento organizacional.

c) Consolidar y realizar la identificación de los activos de información del ICBF en coordinación con la dirección administrativa en el nivel nacional y con los grupos administrativos en el nivel regional.

d) Identificar y evaluar riesgos de seguridad de la información, así como planear y disponer de recursos, bienes y servicios, según el análisis de riesgos efectuado y las opciones de tratamiento definido, necesario en la implementación y mejora del eje seguridad de la información.

e) Estructurar el plan de continuidad de negocio acorde al alcance del sistema de gestión en coordinación con los líderes y dueños de macro procesos y procesos.

f) Establecer los controles de seguridad de la información de tecnología.

g) Asegurar la gestión de los incidentes de seguridad en tecnologías de información, su reporte, inventario e investigación que permitan un aprendizaje permanente.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 29.—Dirección de gestión humana. Esta dirección tendrás las siguientes responsabilidades:

a) Solicitar a la dirección de información y tecnología el otorgamiento de permisos (a los servicios y sistemas otorgados en el marco del cumplimiento de su labor) o el retiro de los mismos con base a las novedades presentadas en las regionales o en la sede de la dirección general.

b) Reportar oportunamente las novedades relacionadas con el talento humano que impliquen componentes de seguridad de la información por ejemplo (traslado, cambio de funciones, vacaciones, incapacidades, licencias no remuneradas, licencias de maternidad, terminación anticipada de contrato, etc.

PAR.—Se aclara que los permisos son para los servidores públicos, contratistas, pasantes, supernumerarios, etc. y hacen referencia a ingresos o retiros a la plataforma tecnológica (directorio activo, BDD, sistemas de información, etc.).

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 30.—Dirección administrativa. Esta dirección tendrás las siguientes responsabilidades:

a) Evitar el acceso físico de personal no autorizado a las oficinas, áreas de carga y demás instalaciones de la entidad; con el fin de garantizar la seguridad de sus activos y la integridad de los colaboradores.

b) Garantizar la seguridad del cableado de energía eléctrica y de telecomunicaciones que transporta datos o presta soporte a los servicios de información contra daños.

c) Efectuar los controles necesarios para el ingreso y retiro de los equipos y equipos móviles del ICBF, y del personal que ingresa a las instalaciones.

d) Evitar la entrega de equipos que contengan medios de almacenamiento, cualquier software licenciado y datos sensibles a otros usuarios sin el visto bueno de la subdirección de recursos tecnológicos.

e) Asegurar que los colaboradores que se desvinculan del ICBF o cambian su contrato laboral, efectúen la devolución adecuada de todo el equipo que le fue asignado.

f) Brindar capacitación sobre los temas de seguridad de la información pertinentes a las empresas de vigilancia y aseo.

g) Garantizar el adecuado funcionamiento de los aires acondicionados de la entidad.

h) Establecer los controles de seguridad para la información física y documental en coordinación con las distintas áreas.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 31.—Nivel regional. Se definen roles y responsabilidades para las siguientes áreas:

Grupo de planeación y sistemas. Además de las consideradas en la Resolución 2859 de 2013, tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Apoyar desde el alcance del plan de recuperación ante desastres, (DRP) la implementación, revisión de la eficacia del plan de continuidad del negocio y su permanente mejora.

b) Coordinar la implementación del plan de mantenimiento para los equipos de cómputo, UPS, entre otros, que guarden y/o administren activos de información de acuerdo a las directrices del nivel.

c) Coordinar la implementación de políticas y estrategias para el manejo y seguridad de la información y verificar su integridad, disponibilidad y confidencialidad.

d) Implementar la administración de riesgos, del sistema de gestión de seguridad de la información, SGSI.

e) Consolidar y realizar la identificación de los activos de información del ICBF, de acuerdo con las directrices dada por la dirección de información y tecnología.

Grupo administrativo. Además de las consideradas en la Resolución 2859 de 2013 relacionadas con gestión humana, tendrá la siguiente responsabilidad:

Reportar a la dirección de gestión humana las novedades de personal (contratistas y de planta), con el fin de actualizar o desactivar usuarios de los servicios.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

TÍTULO VIII

Equipo promotor épico

CAPÍTULO I

Objetivo y responsabilidades

ART. 32.—Objetivo del equipo promotor épico. Reorganizar en la sede de la dirección general y crear en las regionales el equipo promotor épico, el cual estará conformado por personas de cada uno de los macro procesos o procesos definidos en el sistema integrado de gestión, con el fin de apoyar la implementación del sistema integrado de gestión bajo las directrices de la subdirección de mejoramiento organizacional en la sede de la dirección general y por el grupo de planeación y sistemas en las regionales.

PAR.—Los integrantes del equipo promotor épico en el nivel nacional y regional deberán tener conocimientos sobre sistemas de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 33.—Responsabilidades nivel nacional. Para facilitar la implementación y mejora del sistema integrado de gestión, este equipo desarrollará las siguientes actividades:

a) Aplicar metodologías para la sostenibilidad del sistema integrado con el fin de apoyar al líder del macro proceso/proceso en la gestión de:

• Administración de riesgos.

• Acciones de mejora (AC-Acciones correctivas, AP-Acciones preventivas, SNC-Servicio no conforme).

• Aspectos e impactos ambientales.

• Soluciones creativas de problemas (innovación).

• Revisión por dirección.

• Análisis y reporte de los indicadores.

• Activos de información.

b) Participar junto con los responsables de los macro procesos/procesos en la elaboración y actualización de la documentación de los procesos de acuerdo con el procedimiento establecido del ICBF.

c) Brindar asesoría a los responsables y dueños de procesos en la preparación de la información requerida para la revisión por la dirección del sistema integrado de gestión.

d) Implementar las estrategias definidas por la alta dirección para sensibilizar y motivar a los servidores públicos y contratistas en temas relacionados con el sistema integrado de gestión y que fortalezcan el mejoramiento institucional.

e) Divulgar y socializar al interior de cada proceso todos los temas relacionados con el sistema integrado de gestión con el fin de lograr la sostenibilidad y mejora de dicho sistema.

f) Proponer a la subdirección de mejoramiento organizacional iniciativas a partir de las experiencias de cada proceso, para la sostenibilidad, innovación y mejora del sistema integrado de gestión.

g) Asistir y participar activamente en las reuniones y capacitaciones programadas para el equipo promotor épico.

h) Dar a conocer a los colaboradores nuevos los temas relacionados con el sistema integrado de gestión (documentación, metodologías de acciones de mejora, aplicativos, entre otros).

i) Realizar seguimiento mensual a las acciones correctivas y preventivas derivadas de las diferentes fuentes.

j) Realizar seguimiento a las actividades definidas en los mapas de riesgos para su mitigación y control con los responsables al interior de los procesos.

k) Realizar seguimiento a las bitácoras o Eureka remitidas por las regionales para la gestión por parte del dueño del proceso, así como promover la generación de Eureka (ideas creativas).

l) Socializar la documentación del sistema en cada macro proceso/proceso cada vez que se llevan a cabo actualizaciones.

m) Realizar seguimiento al plan de implementación, sostenibilidad y mejora de sistema integrado de gestión.

n) Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del modelo estándar de control interno, MECI, de acuerdo a las orientaciones por la dirección de planeación y control de gestión a través de la subdirección de mejoramiento organizacional.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 34.—Responsabilidades nivel regional. Para facilitar la sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión y con ello aumentar la capacidad de los macro procesos/procesos para cumplir los requisitos de norma, este equipo cumplirá las siguientes responsabilidades:

a) Sensibilizar y motivar a los servidores públicos y contratistas en temas relacionados con el sistema integrado de gestión y que fortalezcan el mejoramiento institucional.

b) Proponer al grupo de planeación y sistemas iniciativas a partir de las experiencias de cada proceso, para la sostenibilidad, innovación y mejora del sistema integrado de gestión.

c) Asistir y participar activamente en las reuniones y capacitaciones programadas para el equipo promotor épico.

d) Promover la generación de las bitácoras o eurekas para la mejora de los procesos.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 35.—Reuniones. El equipo promotor épico del nivel nacional se reunirá de manera periódica, previa convocatoria de la subdirección de mejoramiento organizacional y en el nivel regional, por convocatoria hecha por el grupo de planeación y sistemas. En ambos escenarios podrán participar como invitados los servidores públicos y contratistas que deseen aportar a la mejora, innovación y sostenibilidad del sistema integrado de gestión épico.

PAR.—Las actividades desarrolladas por los integrantes del equipo promotor épico en la sede de la dirección general serán orientadas por la subdirección de mejoramiento organizacional y en el nivel regional por el grupo de planeación y sistemas o quien haga sus veces.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 36.—Demás grupos de trabajo y centros zonales de la regional. Resulta relevante que desde todas las áreas o vistas como macro procesos/procesos, se tengan en cuenta las siguientes responsabilidades:

a) Coordinar la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema integrado de gestión en cada uno de los procesos.

b) Implementar estrategias para sensibilizar y motivar los colaboradores en temas relacionados con el sistema.

c) Hacer monitoreo, seguimiento y evaluación de su proceso.

d) Socializar la documentación aprobada por el dueño de proceso.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 37.—Auditorías. Designar al jefe de la oficina de control interno como responsable de coordinar el proceso de auditorías internas que en cumplimiento de las normas vigentes se deben realizar al sistema integrado de gestión. Para ello podrá contar con los servicios de los servidores públicos y colaboradores de la entidad que hayan sido habilitados como auditores internos integrados y/o expertos en un sistema de gestión específico.

(Nota: Derogada por la Resolución 10232 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 38.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga a partir de la vigencia dispuesta todas las disposiciones que sean contrarias a esta resolución y en especial, las resoluciones 1780 de mayo 10 de 2012 y 4964 de agosto 16 de 2012.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de enero de 2015.

(Nota: Derogada por la Resolución 10322 de 2015 artículo 40 del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)