Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales

RESOLUCIÓN 268 DE 2015

(Marzo 6)

“Por la cual se modifica la Resolución 176 de 2003 y 1754 de 2008, y se establecen los requisitos y el procedimiento de acreditación de organismos de evaluación de la conformidad en matrices ambientales, bajo la norma NTC-ISO/IEC 17025 en Colombia”.

El Director General del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, (Ideam),

en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el artículo 5º del Decreto 291 de 2004,

CONSIDERANDO:

Que conforme con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 99 de 1993, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, (Ideam), es el establecimiento público encargado del levantamiento y manejo de la información científica y técnica sobre los ecosistemas que forman parte del patrimonio ambiental del país, así como de establecer las bases técnicas para clasificar y zonificar el uso del territorio nacional para los fines de planificación y ordenamiento del territorio. Corresponde a este instituto efectuar el seguimiento de los recursos biofísicos de la Nación, especialmente en lo referente a su contaminación y degradación, necesario para la toma de decisiones de las autoridades ambientales.

Que por su parte, el parágrafo 2º del artículo 5º del Decreto 1600 de 1994, señala que los laboratorios que produzcan información cuantitativa, física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales requeridos por las autoridades ambientales competentes, y los demás que produzcan información de carácter oficial relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, deberán poseer certificado de acreditación correspondiente otorgado por el Ideam.

Que tal y como lo establece el numeral 13, del artículo 15 del Decreto 291 de 2004, son funciones de la subdirección de estudios ambientales del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, (Ideam), acreditar a los laboratorios ambientales del sector público y privado que produzcan información física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales, relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables.

Que mediante Resolución 42 de 21 de marzo de 2003, el Instituto de Hidrología, Meteorología, y Estudios Ambientales, (Ideam), resuelve crear el grupo interno de trabajo “Acreditación” y contempla dentro de sus funciones: “1. Acreditar, mediante resolución, a los laboratorios ambientales que lo soliciten para realizar análisis fisicoquímicos en matrices ambientales, de conformidad con el procedimiento que establezca el Ideam”.

Que por medio de la Resolución 176 de 2003, se reguló lo atinente al procedimiento de acreditación para laboratorios ambientales del país, en cumplimiento a lo señalado en el artículo 5º del Decreto 1600 de 1994.

Que de acuerdo a lo previamente señalado, se concluye que la función de acreditación es una función asignada por el parágrafo 2º del artículo 5º del Decreto 1600 de 1994, que le otorga al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, (Ideam), la competencia para establecer los sistemas de referencia para la acreditación e intercalibración analítica de los laboratorios cuya actividad esté relacionada con la producción de datos e información de carácter físico, químico y biótico de la calidad del medio ambiente en toda la República de Colombia.

Que es así, como en desarrollo de esta competencia el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, (Ideam), expidió la Resolución 176 de 2003, modificada por la Resolución 1754 de 2008 y la Resolución 2509 de 2010, modificada por la Resolución 946 de 2011 las cuales son las únicas normas que se encuentran vigentes para dar cumplimiento a la función y competencia de acreditación y autorización otorgadas por el artículo 5º del Decreto 1600 de 1994.

Que el Ideam, como organismo de acreditación cumple una función que encuentra justificación en la obligatoriedad que le imponen las autoridades ambientales a los laboratorios. Esto quiere decir que la finalidad y la razón de ser del proceso de acreditación es que los laboratorios del país puedan presentar sus datos a las diferentes autoridades ambientales con el aval que les otorga el Ideam, para efectos de que estos sean válidos y aceptados por las diferentes autoridades.

Que a raíz de las exigencias de las autoridades ambientales, se incrementó el número de laboratorios en trámite de acreditación en el país, lo que obliga al Ideam a contar con un sistema de acreditación que pueda responder a la creciente demanda del mercado.

Que es así como se hace necesario expedir una nueva norma en la que bajo el estricto seguimiento de los principios del debido proceso, se regule el procedimiento para acreditar a los laboratorios ambientales, en la cual se le otorgue primacía a los principios constitucionales de la función administrativa y se respeten las garantías en cada uno de los trámites que adelantan los laboratorios que acceden ante el instituto.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

Disposiciones generales

CAPÍTULO I

Objeto, definiciones, alcance

ART. 1º—Objeto de la norma. La presente resolución tiene por objeto establecer los procedimientos que deberán cumplir los laboratorios ambientales del sector público y privado que produzcan información física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales concernientes a la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables. Estos procedimientos estarán orientados a garantizar el cumplimiento de lo señalado en el Decreto 1600 de 2004 y demás normas concordantes.

ART. 2º—Definiciones. Salvo los conceptos que se definen de forma explícita en la presente resolución, se adoptan las definiciones técnicas del vocabulario internacional de metrología, (VIM9, la norma NTC-ISO/IEC 17025 y la norma NTC-ISO/IEC 17011.

Acción correctiva: Acción que se toma para eliminar la causa de una no conformidad detectada o de otra situación indeseable.

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener registros, declaraciones de hechos u otro tipo de información pertinente y evaluarlos objetivamente para determinar en qué medida se cumple con lo establecido en las normas que existan sobre la materia.

Calibración: Operación que bajo condiciones especificadas, establece la relación entre los valores de la magnitud y sus incertidumbres de medida obtenidos de los patrones de medida y de las correspondientes indicaciones con sus incertidumbres asociadas, y, en una segunda etapa, usa esta información para establecer una relación que permita obtener un resultado de medición a partir de una indicación.

Evaluador: Persona designada por el Ideam, para ejecutar la evaluación de un organismo de evaluación de la conformidad, sola o como parte de un equipo.

Evaluador asistente: Persona calificada para apoyar al evaluador líder en el desarrollo de las actividades propias de la evaluación.

Evaluador líder: Persona calificada a quien se le asigna la responsabilidad total de las actividades de evaluación especificadas.

Organismo evaluador de la conformidad, (OEC): Organismo que realiza servicios de evaluación de la conformidad y que puede ser objeto de la acreditación.

Matriz ambiental: Sustrato de interés ambiental como agua, suelo, lodo, sedimento, aire, residuos peligrosos, biota, aceites de transformador, entre otros.

Variable: Magnitud que sustituye un conjunto de valores y que puede representarlos dentro de un conjunto.

ART. 3º—Competencia. El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, (Ideam), será el competente para otorgar o negar la acreditación de los laboratorios ambientales que produzcan información física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales concernientes a la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, ante las autoridades ambientales del territorio colombiano.

ART. 4º—Concepto de acreditación que otorga el Ideam. La acreditación, es el reconocimiento formal en virtud del cual el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, (Ideam), da certeza de que un organismo evaluador de la conformidad, se encuentra sometido a las disposiciones de la norma internacional vigente.

ART. 5º—Alcance. El alcance de la acreditación involucra las matrices ambientales, las variables /métodos en cada una de ellas, que se desee acreditar.

El Ideam, en virtud de la competencia otorgada por el parágrafo 2º del artículo 5º del Decreto 1600 de 1994 será el encargado de verificar la validación o confirmación de las metodologías y la confiabilidad de la información generada por los laboratorios sometidos al sistema de acreditación de la norma internacional vigente.

PAR.—En los casos en los que una sociedad cuente con sucursales en diferente ubicación, cada una de ellas tendrá un proceso que se cotiza y evalúa de manera independiente y en consecuencia será objeto de un acto administrativo independiente.

CAPÍTULO II

Estructura del cuerpo acreditador

ART. 6º—Estructura del organismo de acreditación. El organismo de acreditación está organizado conforme a los lineamientos de la norma NTC-GP1000. Inserto como grupo en la subdirección de estudios ambientales y gerenciado por el director general del Ideam.

En el marco del consejo directivo de la institución se revisarán y aprobarán las decisiones estructurales del proceso de acreditación, constituyendo este consejo como autoridad directiva principal del proceso.

TÍTULO II

Requisitos

CAPÍTULO I

Requisitos generales de acreditación

ART. 7º—Requisitos generales. Todo OEC que desee acreditarse ante el Ideam, debe implementar un sistema de gestión que cumpla con los requisitos estipulados en la norma NTC-ISO/IEC 17025 vigente, y además deberá cumplir con los requisitos generales de la normativa que regula cada profesión.

Se advierte que la norma NTC-ISO/IEC 17025 es una norma técnica que respeta la normativa nacional interna, por este motivo, los auditores, en cada visita deberán verificar que al interior de cada laboratorio se cumpla con lo señalado en cada una de las disposiciones legales que se ocupan de regular las profesiones del personal del OEC objeto de auditoría.

PAR. 1º—Los OEC de análisis fisicoquímicos deberán disponer en su planta de personal de un jefe de laboratorio o quien haga sus veces, el cual deberá ser un profesional químico matriculado, acorde a lo señalado en el artículo 16 del Decreto 2616 de 1982, que reglamenta la Ley 53 de 1975.

PAR. 2º—Acorde a lo señalado en el artículo 8º de la Ley 22 de 1984, por la cual se reconoce la biología como una profesión, se reglamenta su ejercicio en el país y se dictan otras disposiciones, ni el Estado ni los particulares podrán contratar a personas naturales para ejercer funciones propias de los biólogos, sin que estas hayan acreditado previamente su carácter de tales mediante la exhibición de la matrícula profesional correspondiente o una autorización expresa para ejercer la profesión expedida por el Consejo Profesional de Biología.

ART. 8º—Requisitos de los profesionales en cada área. Cuando una organización cuente con áreas de fisicoquímico, aire, microbiológico, biológico y muestreo de suelos, aguas, residuos peligrosos, entre otras, deberá tener un profesional que responda a cada área y que cumpla con los presupuestos legales de cada profesión.

TÍTULO III

Procedimiento

CAPÍTULO I

Procedimiento para la obtención de la acreditación inicial

ART. 9º—Radicación de documentos. El OEC interesado en obtener la acreditación deberá radicar ante este Instituto, la siguiente documentación:

1. El formulario de inscripción diligenciado que se encuentra disponible en la página web del (Ideam) www.ideam.gov.co.

2. Poder debidamente otorgado cuando se actúe por medio de apoderado.

3. Copia del documento de identidad del representante legal y certificado de existencia y representación legal de la empresa.

ART. 10.—Notificación por medios electrónicos. El instituto dispondrá de los medios necesarios para realizar las notificaciones electrónicas, acorde a lo establecido en el artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Las notificaciones se seguirán realizando personalmente y por aviso, hasta que se cuente con dicha plataforma.

Los OEC que deseen actuar a través del uso de los medios electrónicos, deberán manifestarlo por escrito anexo al formulario, en el cual deberán solicitar al Ideam, que se registre su correo electrónico en la base de datos del instituto.

Las actuaciones, en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil.

En el evento en el que el interesado lo desee, puede solicitar a la entidad que lo notifique de conformidad con lo previsto en el artículo 5º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ART. 11.—Auto de inicio de trámite. Una vez que el organismo de acreditación verifique que el OEC allegó la totalidad de la documentación señalada en el artículo 9º de la presente resolución, expedirá el auto de inicio de trámite, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la documentación, el cual se publicará en la página de la entidad.

Contra el presente auto no procede recurso.

ART. 12.—Requerimiento por documentación incompleta. En el evento en el que el interesado no allegue la totalidad de los requisitos exigidos en la presente resolución, se requerirá por una sola vez, con el fin de que allegue los documentos necesarios para adelantar el trámite de acreditación.

El interesado contará con un término de treinta (30) días hábiles contados a partir del día siguiente de la publicación del presente auto en la página de la entidad, para allegar la documentación faltante. Adicional a esto, se enviará comunicación, mediante medios electrónicos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 53 y ss del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, si el interesado lo autorizó, o mediante comunicación escrita enviada por correo.

PAR.Transcurrido el término anterior, sin que el interesado subsane su solicitud, se rechazará el trámite.

CAPÍTULO II

Cobro de la visita de auditoría

ART. 13.—Cotización. Una vez expedido el auto de inicio de trámite, la entidad contará con quince (15) días hábiles para emitir la respectiva cotización. Junto con la cotización se expedirá una orden de consignación o pago, la cual tendrá un periodo de vigencia de treinta (30) días hábiles.

PAR.—Se advierte que las tarifas del servicio cambian en función de la variación del salario mínimo, y la tabla de viáticos se modifica de acuerdo a la regulación que se expida en la función pública.

El OEC interesado, podrá en ejercicio de su derecho constitucional de petición, podrá manifestar su inconformidad con el documento de cotización y la orden de pago o consignación.

El término para la programación de la visita de auditoría se suspenderá hasta que el Instituto resuelva las peticiones que el OEC haya presentado ante la entidad.

ART. 14.—Siempre que proceda la realización de una visita de auditoría, ya sea de acreditación inicial, de verificación de acciones correctivas, de seguimiento, extensión o renovación, se deberá expedir la orden de pago o consignación.

ART. 15.—Pago de la visita de auditoría. Transcurridos treinta (30) días hábiles después de resueltas las objeciones al oficio de cobro si a ellas hubo lugar, o de la publicación del mismo, el OEC, deberá allegar al Instituto comprobante de pago del valor de la visita de acreditación.

ART. 16.—Para efectos de fijar los costos de cada auditoría, el Ideam, seguirá lo establecido en el artículo 9º de la Resolución 176 de 2003.

CAPÍTULO III

Visita de auditoría

ART. 17.—Visita de auditoría de acreditación. Siempre que un OEC desee acreditar una variable por primera vez, deberá realizarse una auditoría.

Toda evaluación inicial o de seguimiento, renovación y extensión se realizará con un grupo evaluador de por lo menos dos (2) personas, un evaluador líder y un evaluador asistente. Sin embargo, el número de auditores dependerá de las condiciones técnicas de la visita, el tipo de matrices y el número de metodologías/variables que se pretendan acreditar. La programación de la visita de auditoría no podrá exceder de treinta (30) días hábiles siguientes al pago.

ART. 18.—Evaluación in situ. El equipo evaluador realizará la evaluación de acuerdo al procedimiento de la norma NTC-ISO: 19011, versión vigente.

PAR. 1º—El cronograma de auditoría es de carácter obligatorio, esto significa que en la visita deberán evaluarse cada una de las variables programadas y el laboratorio deberá disponer de la logística necesaria para atender la visita de auditoría.

PAR. 2º—Es de vital importancia que en la evaluación se mantenga la trazabilidad de cada una de las mediciones realizadas en la visita de auditoría. Se advierte que en el evento en el que el OEC desee retirar o incluir alguna de las variables programadas deberá solicitarlo por escrito antes de la terminación de la visita.

CAPÍTULO IV

Informe de visita de auditoría

ART. 19.—Informe de visita de evaluación. Como resultado de la visita de auditoría, ya sea de acreditación inicial o de seguimiento, renovación o extensión se realizará un informe, el cual deberá contener los aspectos enunciados en la norma ISO 19011 versión vigente.

ART. 20.—Informe de visita de acreditación inicial. Una vez realizada la visita de auditoría de acreditación inicial, el grupo de auditores realizará un informe técnico en el cual se consignará el procedimiento de evaluación de la totalidad de matrices, metodologías/variables que se pretenden acreditar.

El informe de auditoría de acreditación inicial se remitirá al OEC dentro de un término que no superará los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en la que terminó la visita de auditoría de acreditación inicial.

PAR. 1º—Si el equipo evaluador suspende la ejecución de una evaluación por solicitud del OEC, el Instituto definirá las condiciones para reanudarla y el OEC deberá asumir los costos adicionales que esto implique.

CAPÍTULO V

Plan de acciones correctivas y cierre de no conformidades

ART. 21.—Acciones correctivas. Son aquellas medidas a través de las cuales se eliminan las no conformidades.

ART. 22.—Plan de acciones correctivas. Resultado del proceso a través del cual se busca establecer las actividades, tiempos, responsables y recursos a utilizar para lograr el cierre de la o las no conformidades identificadas dentro del sistema de gestión de calidad.

El OEC deberá enviar al Instituto el plan de acciones correctivas diligenciado en el formato “Evaluación del plan de acción para el cierre de no conformidades” que se encuentra disponible en la página web del Instituto www.ideam.qov.co, dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la visita de auditoría.

ART. 23.—Evaluación del plan de acciones correctivas. El Grupo auditor contará con siete (7) días hábiles para pronunciarse frente al plan de acciones correctivas, los cuales se empezarán a contar a partir del día hábil siguiente de la fecha de recibo del plan, enviado al evaluador líder vía correo electrónico.

ART. 24.—Evidencias y cierre de no conformidades. El OEC contará con sesenta (60) días hábiles para enviar al (Ideam) las evidencias de cierre de no conformidades y para allegar los resultados de la prueba de evaluación de desempeño, los cuales se empezarán a contar a partir del día hábil siguiente de la fecha de recibo de la evaluación del plan de acciones correctivas.

PAR.—Ampliación del término. Si el OEC considera que no alcanza a entregar las evidencias dentro del término de treinta (30) días hábiles, establecido en el artículo anterior, deberá allegar solicitud de ampliación del término, justificando técnicamente los motivos de la ampliación del plazo para entregar las evidencias.

ART. 25.—Visita de verificación de acciones correctivas. En el evento en el que el informe de auditoría arroje que será necesaria la práctica de una visita para verificar la implementación de las acciones correctivas, se emitirá orden de pago o consignación y se seguirá el procedimiento establecido en los artículos 13 y ss de la presente resolución.

PAR. 1º—Esta visita es exclusiva para el seguimiento de acciones correctivas y solo se referirá a las matrices ambientales, variables y métodos incluidos en el alcance de la evaluación.

PAR. 2º—El protocolo de visita de verificación de acciones correctivas será el protocolo general que se sigue para todas las visitas del trámite de acreditación, ya sea acreditación inicial, de verificación de acciones correctivas o de seguimiento, extensión y renovación.

ART. 26.—Evaluación de las evidencias de cierre de acciones correctivas. El equipo evaluador contará con un término máximo de treinta (30) días hábiles para realizar la evaluación de evidencias y emitir el informe de seguimiento de acciones correctivas.

PAR.—En el evento en el que el equipo auditor determine que es necesario realizar una verificación in situ de las evidencias de cierre de acciones correctivas, emitirá un informe justificando dicha decisión.

El anterior informe podrá contener los siguientes resultados:

1. Cierre total de no conformidades: Caso en el cual, procede la acreditación inicial sobre todas las matrices, metodologías / variables, que se solicitaron acreditar, y hubiera aprobado las pruebas de evaluación de desempeño.

2. Cierre parcial de no conformidades: Caso en el cual procede la acreditación inicial, únicamente sobre las matrices, metodologías / variables que no requirieron acciones correctivas, o sobre aquellas frente a las cuales se hubiera logrado cerrar las no conformidades, y hubiera aprobado las pruebas de evaluación desempeño.

3. No se cerraron no conformidades y/o no se aprobaron las pruebas de evaluación de desempeño: Caso en el cual no procede la acreditación.

ART. 27.—Desistimiento. En caso que el OEC no radique dentro del término previamente establecido, evidencias de cierre de no conformidades, el Ideam, entenderá que el OEC ha desistido del proceso, según lo establecido en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y se procederá a declarar el desistimiento y en consecuencia el archivo del trámite.

ART. 28.—Terminación del trámite. Frente a aquellas matrices metodologías /variables, que el OEC no logró cerrar las no conformidades, se negará la acreditación y se deberá iniciar un nuevo trámite de acreditación.

TÍTULO IV

Otorgamiento

CAPÍTULO I

Del otorgamiento de la acreditación

ART. 29.—Acreditación. Una vez emitido el informe final de auditoría, el instituto expedirá la resolución por medio de la cual se otorgará la acreditación del OEC, siempre que se hubieran aprobado los resultados de la prueba de evaluación de desempeño y se hubiera aprobado la evaluación in situ realizada durante la auditoría.

El acto administrativo al que se hace referencia en el presente artículo se notificará de acuerdo a los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Contra la resolución por la cual se otorga o se niega la acreditación o autorización procede el recurso de reposición.

PAR.—Los OEC podrán presentar la prueba de evaluación de desempeño con cualquier organismo acreditado en la norma ISO/IEC17043 anualmente, la cual deberá ser probada con un puntaje satisfactorio.

Si el OEC desea acreditar un parámetro frente al cual el Ideam, no ofrece prueba de evaluación de desempeño, este no se otorgará automáticamente, sino que el laboratorio deberá presentar la prueba con cualquier organismo acreditado en la norma ISO/IEC17043 que la ofrezca, si aplica.

La vigencia de las pruebas de evaluación de desempeño será de un año.

ART. 30.—Contenido del acto administrativo. El acto administrativo en virtud del cual se otorga la acreditación a los organismos de evaluación de la conformidad (OEC), contendrá:

1. La identificación de la persona jurídica, pública o privada que se acredita para producir información cuantitativa, física, química y biológica, para los estudios o análisis ambientales requeridos por las autoridades ambientales competentes, indicando el nombre o razón social, documento de identidad y domicilio.

2. Un resumen de las consideraciones y motivaciones que han sido tenidas en cuenta para el otorgamiento de la acreditación.

3. Lista de las variables metodologías con sus respectivos métodos de referencia.

ART. 31.—Vigencia. La vigencia de la acreditación será de cuatro (4) años contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que la otorgó, una vez transcurrido este término, sin que el laboratorio hubiera solicitado la renovación de su acreditación, se terminará el trámite y se archivará el mismo.

CAPÍTULO II

Logotipo del Ideam

ART. 32.—Condiciones de uso del logotipo del Ideam. A todos los OEC acreditados por el Ideam, se les proporcionará el logotipo que los hará característicos de la acreditación. Dicho logotipo, se proporcionará en dos formatos de archivo: JPEG y PDF.

Los OEC acreditados por el Ideam, son libres de usar sus certificaciones y acreditaciones acompañadas por el número de la resolución que otorga la acreditación, con el propósito de comunicarlo. El logotipo se puede utilizar con o sin el número de la resolución.

CAPÍTULO III

Sanciones

ART. 33.—Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones señaladas en la presente resolución dará lugar a la imposición de las sanciones por parte de las autoridades ambientales. Por esta razón y en virtud de los principios del debido proceso y de coordinación entre autoridades administrativas, el Ideam, podrá compulsar copias ante las autoridades competentes en el caso que se estime necesario.

PAR.—Terminación de la acreditación. En el evento en el que el OEC incumpla las condiciones de la resolución que le otorga la acreditación, esta se dará por terminada mediante acto administrativo contra el cual procederá recurso de reposición.

TÍTULO V

Seguimiento

CAPÍTULO I

Objeto y término

ART. 34.—Objeto. Con el fin de verificar que las condiciones con las cuales se otorgó la acreditación se mantengan y se conserven, el Instituto realizará una visita de auditoría de seguimiento a los veinticuatro (24) meses de haberse obtenido la acreditación. Para esto, el OEC deberá solicitar la visita de seguimiento antes del vencimiento del mes dieciocho (18) de haberse otorgado la acreditación.

PAR. 1º—Si el OEC no solicitó la visita de seguimiento dentro del término establecido en el presente artículo, se dará por terminado el trámite.

ART. 35.—Aseguramiento de la calidad de los ensayos. En virtud del principio de planeación, y acorde a lo consagrado en la norma NTC-ISO IEC/17025, los OEC deberán participar anualmente en las pruebas de evaluación de desempeño y aprobarlas bajo los lineamientos del proveedor que las ofrezca.

En el evento en el que un laboratorio no participe en dichas pruebas dentro del término establecido, o desapruebe por dos veces consecutivas la misma, se configurará una causal para la terminación de la acreditación, en las variables en las que se aplique dicha prueba.

ART. 36.—Terminación. En el evento en el que el OEC impida la práctica de la visita, se configura una causal para dar por terminada la acreditación.

CAPÍTULO II

Procedimiento para la visita de auditoría de seguimiento

ART. 37.—Programación de visita de seguimiento. Para efectos del pago de la visita de seguimiento, se seguirá lo establecido en el artículo 13 y siguientes de la presente resolución.

ART. 38.—Práctica de la visita de seguimiento. A diferencia de la visita de auditoría para acreditación inicial, la visita de seguimiento se hará bajo un muestreo aleatorio a partir de un programa estadístico especializado.

PAR. 1º—Las actividades de toma de muestra no se someterán a muestreo estadístico.

ART. 39.—La evaluación se realizará con un grupo evaluador de por lo menos dos (2) personas, un evaluador líder y un evaluador asistente. Sin embargo, el número de auditores dependerá de las condiciones técnicas de la visita, el número de matrices y características de la metodología/variables objeto de la auditoría.

PAR.—Es de vital importancia que en la evaluación se mantenga la trazabilidad de cada una de las mediciones realizadas en la visita de auditoría.

CAPÍTULO III

Informe de visita de seguimiento

ART. 40.—Contenido del informe. Como resultado de la visita de seguimiento, dentro de los treinta (30) días hábiles, siguientes a la práctica de la visita, contados desde el día siguiente a la terminación de la visita, el grupo de acreditación deberá expedir un informe de visita, el cual deberá contener los requisitos establecidos en el artículo 20 de la presente resolución. El informe deberá especificar el contenido señalado en el artículo 26 de la presente resolución.

CAPÍTULO IV

Plan de acciones correctivas y cierre de no conformidades

ART. 41.—Advertencia de no conformidades. En el evento en el que en la visita de seguimiento se evidencien no conformidades, se dejará constancia en el Informe de visita de seguimiento y se seguirá el trámite concerniente al plan de acciones correctivas, contemplado en el artículo 21 A 28 de la presente resolución.

ART. 42.—Terminación. La finalidad de la visita de seguimiento es que la entidad acreditadora asegure que se mantengan las condiciones en las cuales se otorgó la acreditación, por esta razón, en el evento en el que el OEC, no cierre las no conformidades que se le advierten en el informe de cierre de no conformidades, el (Ideam), emitirá un acto administrativo en el que se da por terminada la acreditación para aquellas variables frente a las cuales no se cerraron no conformidades.

PAR.—Conformidad del seguimiento. Una vez elaborado el informe de visita de seguimiento, y agotado el trámite para el cierre de no conformidades, si fue el caso, se emitirá un auto de conformidad con el seguimiento, en virtud del cual, la entidad acreditadora, da por terminado el trámite de seguimiento y asegura que el OEC, cumple con las condiciones de la resolución que le otorgó la acreditación.

ART. 43.—Extensión. El OEC que desee podrá extender el número de variables acredita­das y la vigencia de dicha extensión será la de la acreditación inicial. Siempre será necesario realizar auditoría de evaluación in situ, caso en el cual se seguirá lo contemplado en el artículo 13 y ss de la presente resolución.

TÍTULO VI

Renovación de la acreditación

CAPÍTULO I

Generalidades

ART. 44.—Término. El OEC, deberá solicitar al Ideam, la renovación total o parcial de la acreditación, nueve (9) meses antes del vencimiento de la vigencia de la acreditación.

La solicitud de renovación deberá hacerse por escrito, y deberá radicarse en la entidad antes de cumplirse los nueve (9) meses anteriores al vencimiento de la vigencia de la acreditación en la cual se deberá especificar, si será renovación total o parcial, caso último en el que se tendrán que incluir las matrices, metodologías / variables, que se pretenden renovar.

ART. 45.—Modificación de la acreditación para extensión de variables a acreditar. En el evento en el que el OEC, desee acreditar variables adicionales a los otorgados mediante la resolución de acreditación inicial, deberá solicitarlo en el escrito de renovación de la acreditación.

CAPÍTULO II

Procedimiento para la visita de renovación y cierre de no conformidades

ART. 46.—Para efectos de la renovación de la acreditación, se aplicará el procedimiento establecido en los artículos 13 a 24 de la presente resolución.

CAPÍTULO III

Acto administrativo de renovación

ART. 47.—Acto administrativo de renovación. Una vez agotado el trámite anterior, en el evento en el que el informe de renovación arroje que será técnicamente procedente la renovación de la acreditación, el instituto emitirá un acto administrativo en el que se renueva la acreditación sobre aquellas variables objeto de acreditación.

El acto administrativo al que se hace referencia en el presente artículo se notificará de acuerdo a los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Contra la resolución por la cual se otorga o se niega la acreditación procede el recurso de reposición ante la misma entidad que profirió el acto, conforme lo dispone el artículo 74 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

CAPÍTULO IV

Cesión

ART. 48.—Modificaciones. En el evento en el que la sociedad desee ceder su acreditación, deberá dar aviso previo a la entidad, la cual se pronunciará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Para esto, el OEC deberá presentar ante el instituto:

a) Copia de los documentos de identificación y de los certificados de existencia y representación legal y copia de acta de junta de socios en las que se apruebe la modificación.

b) El proyecto de cesión a través del cual identifique e individualice y caracterice; los interesados las matrices, metodologías / variables, sujetas a la cesión.

PAR.—El interesado deberá solicitar la práctica de una visita y para su programación se seguirá el trámite consagrado en el artículo 13 de la presente resolución. Dentro de los quince (10) días hábiles siguientes a la práctica de la visita se emitirá pronunciamiento mediante acto administrativo en el que se indicará si se conservaron o no las condiciones en las cuales se otorgó la acreditación.

ART. 49.—Cambio de instalaciones. Siempre que exista cambio de instalaciones del OEC, deberá adelantar el trámite correspondiente a una visita de auditoría de seguimiento y el OEC debe notificar por escrito al Ideam y allegar la documentación referenciada en el artículo 48 de la presente resolución, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al establecimiento en el nuevo predio.

TÍTULO VII

Disposiciones finales

CAPÍTULO I

Periodo de transición

ART. 50.—Régimen de transición y vigencia. El presente reglamento comenzará a regir desde la fecha de su publicación en el Diario Oficialy solo se aplicará a los trámites de acreditación inicial, seguimiento y renovación que se inicien con posterioridad a su entrada en vigencia. Esto último quiere decir que los laboratorios que tengan programadas visitas de auditoría de acreditación inicial, seguimiento o renovación con sus respectivos cierres de no conformidades y emisión de actos administrativos que ya se encuentran pendientes ante la entidad culminarán con la norma anterior, mientras que todo trámite que dé lugar a iniciar una nueva actuación administrativa, se regirá por la nueva norma.

ART. 51.—Derogatoria. Deróganse a partir de la vigencia dispuesta en el artículo anterior todas las disposiciones que sean contrarias a esta resolución, en especial la Resolución 3470 de 26 de noviembre de 2014, frente a la cual no se agotó el requisito de publicidad, debido a que se requirió la modificación exigidas por el plan piloto del sistema integrado de información financiera, (SIIF) Nación, para la incorporación del proceso de Acreditación al presupuesto de la entidad.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 6 de marzo de 2015.