RESOLUCIÓN 2712 DE 1999 

(Junio 17)

“Por la cual se reglamenta el proceso de liquidación y reconocimiento de pensiones y otras prestaciones en la subdirección general de prestaciones económicas”.

El director general de la Caja Nacional de Previsión Social,

en uso de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 1299 de 1994, reglamentario de la Ley 100 de 1993 dispuso en los incisos 1º y 2º del artículo 24 que la función de liquidar y reconocer pensiones estaría a cargo de la oficina de obligaciones pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

Que mediante sentencia C-498 del 5 de noviembre de 1995, la honorable Corte Constitucional declaró INEXEQUIBLE la expresión: “Y el reconocimiento y liquidación de pensiones que deban ser asumidas por el fondo de pensiones públicas del nivel nacional”, contenida en los incisos 1º y 2º del artículo 24 del Decreto 1299 de 1994, por exceder las facultades extraordinarias señaladas en el numeral 5º del artículo 139 de la Ley 100 de 1993, dejando a la Caja Nacional de Previsión Social y en virtud del inciso segundo del artículo 52 de la Ley 100 de 1993, la responsabilidad y función de administrar el régimen solidario de prima media con prestación definida respecto de sus afiliados;

Que las solicitudes de liquidación y reconocimiento de pensiones y otras prestaciones a cargo de Cajanal se fundamentan expresa o tácitamente en el derecho de petición en interés particular consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política;

Que de conformidad con el artículo 6º del Decreto 01 de 1984, en concordancia con el artículo 8º de la Resolución 3950 de 1985, emanada de la dirección general de la Caja Nacional de Previsión Social, las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta;

Que, de acuerdo con las estadísticas de gestión que reposan en la subdirección general de prestaciones económicas de la entidad, durante los últimos cuatro (4) años, el número promedio de solicitudes de reconocimiento pensional que se reciben y atienden por año es de treinta mil (30.000);

Que las circunstancias especiales del cambiante entorno legal; la complejidad de los regímenes prestacionales para los servidores públicos afiliados a la entidad; la objetiva y limitada capacidad de gestión; el notorio incremento en la presentación de documentos falsos que fundamentan las solicitudes de reconocimiento pensional, entre otras muchas razones, no permiten que hoy por hoy el proceso de liquidación y reconocimiento pueda ser atendido de manera responsable y profesional en el término de quince (15) días;

Que se hace necesario reglamentar el trámite de las solicitudes de liquidación y reconocimiento pensional y demás prestaciones a cargo de la entidad tramitadas por la subdirección general de prestaciones económicas, para ajustarlo a las actuales y objetivas condiciones del proceso, el cual demanda y conlleva un sinnúmero de actividades legales y administrativas, consecuente con el volumen de solicitudes que se reciben;

Que, de conformidad con lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Reglamentar el trámite de liquidación y reconocimiento de pensiones y otras prestaciones a cargo de la Caja Nacional de Previsión Social, fijar los procedimientos y establecer las competencias, responsabilidades y plazos.

CAPÍTULO I

De la recepción de las solicitudes

ART. 2º—Las direcciones seccionales de la Caja Nacional de Previsión Social establecidas en el país, tendrán a su cargo la recepción de las solicitudes y documentos con los cuales se soporta el derecho pretendido, presentados por los afiliados o sus apoderados, de acuerdo con el sitio de trabajo o el lugar del domicilio del peticionario.

En un lugar visible de la respectiva dirección seccional, se fijará la relación detallada de los documentos que deben presentarse con cada solicitud así como las formalidades que los mismos deben reunir, según lo establecido en la ley.

ART. 3º—Al entregar la documentación, si esta diligencia se realiza en forma personal, ya sea por parte del interesado o por intermedio de apoderado, el funcionario encargado del correspondiente trámite en la respectiva seccional, deberá entregar en forma inmediata la comunicación que le informa el término dentro del cual se resolverá la petición, siempre y cuando los documentos estuvieren completos, suscrita por el director seccional, en donde se le indica las etapas principales del trámite y las razones que fundamentan el tiempo aproximado de respuesta. Si por cualquier razón no es posible entregarla personalmente, la dirección seccional deberá remitir al interesado, por correo en forma inmediata, copia de la misma y la constancia del envío se deberá anexar a los documentos que conforman la solicitud.

ART. 4º—Cumplido lo anterior, en un plazo no mayor de tres (3) días, la dirección seccional deberá remitir las solicitudes presentadas al grupo de control y reparto de la subdirección general de prestaciones económicas con sede en la ciudad de Santafé de Bogotá.

CAPÍTULO II

De la radicación de los documentos

ART. 5º—El grupo de control y reparto de la división de registro y control, una vez recibidos los documentos verificará el cumplimiento de los requisitos de ley, conformará el cuaderno administrativo correspondiente y le asignará un número consecutivo de radicado interno.

PAR.—La verificación de los requisitos de ley en esta etapa del proceso no corresponde al estudio o sustanciación legal que se realiza en otro grupo de trabajo, es la simple comprobación del soporte documental frente a los requisitos legales. Si la petición se encuentra incompleta se informará de este hecho al interesado mediante un auto de trámite proyectado por el grupo de control y reparto, en el cual se le requiera con el fin de que aporte los documentos faltantes, indicándole que si en el término de dos (2) meses no se recibe respuesta alguna, se dará aplicación al artículo 13 del Código Contencioso Administrativo que contempla el desistimiento de la petición, sin perjuicio de que presente nuevamente la solicitud.

Comunicado el auto, el expediente se remitirá por el grupo de organización y notificaciones al grupo de control y reparto, el cual llevará el control de las peticiones incompletas y proyectará los AUTOS DE DESISTIMIENTO, cuando fuere del caso. Si la petición estuviere acompañada de los documentos exigidos, mediante auto de simple trámite se declarará abierta la correspondiente actuación administrativa y se formará un solo expediente.

ART. 6º—Cuando se trate de solicitudes de pensión de sobrevivientes o sustitución pensional o de reliquidaciones, el grupo de control y reparto deberá enviar en forma inmediata al grupo de nómina, los siguientes documentos:

• Copia simple del registro civil de defunción del causante, con el objeto de tramitar la correspondiente exclusión del pensionado fallecido de la nómina general de pensionados.

• El acto administrativo de retiro definitivo del servicio oficial presentado por el interesado, conservando en el expediente una fotocopia autenticada por el coordinador del grupo.

ART. 7º—Cuando se trate de una cuota parte que se le comunique a esta entidad, el grupo de control y reparto le asignará un número de radicado y a más tardar al día siguiente del recibo, enviará la documentación directamente al grupo de cuotas partes para su correspondiente estudio.

ART. 8º—Si la petición contiene los documentos necesarios para el estudio de la prestación el cuaderno administrativo se enviará por el grupo de control y reparto al grupo de documentación y archivo de prestaciones económicas, dependencia encargada de verificar la existencia de solicitudes anteriores resueltas y anexará la nueva solicitud al cuaderno anterior o expediente principal. Si no se encuentran antecedentes se certificará tal circunstancia y tanto unos como otros se devolverán al grupo de control y reparto de la subdirección general de prestaciones económicas.

PAR.—Para la ejecución del procedimiento planteado se fija un plazo máximo de quince (15) días.

CAPÍTULO III

Verificación de la documentación

ART. 9º—Sin perjuicio de la presunción de autenticidad y veracidad que tienen los documentos expedidos por las autoridades públicas, ni del principio que presume la buena fe de los particulares frente a la administración consagrado en el artículo 83 de la Constitución Política, como elemental medida de control fundada en recurrentes hechos de falsedad comprobados, la subdirección general de prestaciones económicas verificará en forma aleatoria y mediante comunicación que se dirija a las entidades y organismos correspondientes, la veracidad de la información consignada en los documentos aportados por los peticionarios.

PAR. 1º—La verificación aleatoria deberá realizarse sobre un número no menor del 3% del total de las solicitudes recibidas mensualmente. Sin embargo, la subdirección general de prestaciones económicas una vez analizada la recurrencia de la situación planteada podrá fijar un porcentaje mayor.

PAR. 2º—La validación no interrumpirá el trámite normal de la petición, la cual, en el evento de encontrarse completa, continuará sin dilación las etapas sucesivas del proceso. En el momento en que el resultado de la verificación permita establecer la comisión de un presunto delito, se suspenderá el trámite de la petición y se informará a las autoridades competentes.

CAPÍTULO IV

Trámite de reconocimiento de sustituciones y pensiones de sobrevivientes

ART. 10.—En el caso de las sustituciones o pensiones de sobrevivientes, mientras se lleva a cabo la unificación de antecedentes administrativos y en el evento de que NO se allegue por los beneficiarios, el grupo de control y reparto tendrá la responsabilidad de solicitar y anexar a los cuadernos administrativos, el certificado del último pago efectuado al causante por concepto de mesada pensional, especificando el valor bruto y mes cancelado por el consorcio Fopep (o la entidad a la cual corresponda el pago de las pensiones reconocidas por Cajanal). Esta certificación igualmente se elevará a las pagadurías de las seccionales de la entidad, cuando a ello hubiere lugar.

ART. 11.—Cuando se trate de solicitudes de prestaciones contempladas en el presente capítulo, el grupo de control y reparto solicitará la publicación del aviso de ley para que dentro del término de treinta (30) días se hagan presentes quienes tengan o crean tener igual o mejor derecho. El ejemplar del diario en el cual se publique el aviso correspondiente, deberá anexarse al cuaderno administrativo. Vencido término legal, la solicitud continuará el trámite correspondiente.

CAPÍTULO V

De la organización y distribución de los expedientes para estudio

ART. 12.—El grupo de control y reparto tendrá la responsabilidad de preparar, clasificar, organizar y elaborar los repartos de los expedientes para su estudio.

PAR.—Los cuadernos administrativos clasificados y organizados por estricto orden cronológico de recepción se agruparán en paquetes de diez (10) expedientes para ser relacionados y distribuidos a los funcionarios de los grupos de trabajo encargados de efectuar el estudio legal y proyectar la providencia respectiva.

ART. 13.—El plazo para la realización de las actividades descritas en este capítulo, excepción hecha de las sujetas a un término legal como el aviso de prensa y las sustituciones por Ley 44 de 1980 y de las que dependen de respuesta por parte de otras entidades, se establecerá de acuerdo con el volumen de las peticiones recibidas. En todo caso, un expediente no podrá permanecer por más de dos (2) meses en este grupo.

CAPÍTULO VI

De la sustanciación y estudio legal de las peticiones

ART. 14.—La etapa de sustanciación y estudio legal de las solicitudes de pensión y otras prestaciones se desarrollará en la forma, plazos y parámetros que se establecen en los siguientes artículos.

ART. 15.—El funcionario que tenga como responsabilidad el estudio de las peticiones, deberá estudiarlas y analizarlas cuidadosamente y proyectar los actos administrativos que las resuelven, de conformidad con el régimen legal vigente y aplicable para cada caso particular y concreto.

PAR.—La subdirección general de prestaciones económicas señalará, según sea el caso, las instancias de revisión y control que sean necesarias o convenientes para garantizar el normal cumplimiento de la función administrativa asignada legalmente.

ART. 16.—Por regla general, el funcionario sustanciador deberá tramitar diariamente no menos de diez (10) solicitudes. De conformidad con las necesidades del servicio y la situación concreta de la gestión, la subdirección general de prestaciones económicas podrá aumentar razonablemente este número o reducirlo, sin que en ningún caso sea inferior a ocho (8) solicitudes.

PAR. 1º—Se exceptúa de la situación anterior, el estudio de los recursos de reposición. En este caso el funcionario sustanciador deberá tramitar mínimo tres (3) expedientes diarios.

PAR. 2º—Para los funcionarios del grupo de asuntos judiciales y dentro de los parámetros aquí establecidos, la subdirección general de prestaciones económicas fijará el número de expedientes a sustanciar, teniendo en cuenta el volumen de las acciones de tutela que se instauren.

ART. 17.—Si como resultado del estudio legal es necesario requerir al peticionario o a las entidades a las cuales estuvo vinculado para solicitarle alguna información o que la precise o aclarare, se tendrá especial cuidado en enviar una sola comunicación que contenga lo necesario para el efecto. En este caso, se interrumpe el término para resolver las peticiones, hasta tanto se obtenga respuesta, remitiendo los cuadernos administrativos al grupo de control y reparto, dependencia en donde se lleva el control de los incompletos.

ART. 18.—Proyectados los actos administrativos que resuelven las peticiones, previa relación y en paquetes conformados por diez (10) cuadernos administrativos, se remitirán al grupo de sistemas, dependencia encargada de realizar la digitación.

ART. 19.—Digitados los actos administrativos, el grupo de sistemas devolverá los expedientes al grupo correspondiente, para que el sustanciador responsable verifique la correcta transcripción de su contenido y los suscriba como responsable de la sustanciación. El coordinador del respectivo grupo de trabajo los revisará y firmará para enviarlos al despacho de la subdirección general de prestaciones económicas para la firma. En caso de encontrar algún error de digitación, previa relación, lo(s) devolverá al grupo de sistemas para las correcciones que sean del caso.

PAR.—Para la digitación de los actos administrativos se establece como plazo máximo quince (15) días. Cuando las condiciones y el volumen de solicitudes en trámite así lo ameriten, la subdirección podrá ampliar dicho plazo, que en todo caso no podrá ser superior al doble del aquí previsto.

CAPÍTULO VII

De la firma, numeración, comunicación y notificación de las providencias

ART. 20.—Cumplidas las etapas descritas en los artículos anteriores, los cuadernos administrativos surtirán el trámite de firma de los actos administrativos por parte del subdirector general de prestaciones económicas, trámite para el cual se fija un plazo de tres (3) días, el cual podrá ampliarse hasta el doble como máximo, cuando el volumen de los expedientes y circunstancias objetivas de la gestión así lo ameriten.

ART. 21.—Suscritas las respectivas providencias, los expedientes se remitirán al grupo de organización y notificaciones, dependencia que numerará y fechará los actos administrativos. Se fija como plazo máximo de 3 días, el cual podrá variar de acuerdo al volumen de los expedientes.

ART. 22.—Por la división de registro y control se comunicará al interesado o a su apoderado que se ha resuelto la petición y le requerirá para que se presente con el fin de adelantar la diligencia de notificación.

ART. 23.—El grupo de organización y notificaciones organizará y atenderá la diligencia de notificación en la ciudad de Santafé de Bogotá; igualmente será responsable del proceso de clasificación y envío de los actos administrativos que deben notificarse en las seccionales de Cajanal, llevará el control del término de ejecutoria de la providencia y tramitará a la dependencia competente los recursos que se instauren contra las mismas.

ART. 24.—Cuando se ha notificado un acto administrativo cuya parte resolutiva ordene la aplicación en la nómina general de pensionados, cumplido el término de ejecutoria sin que la providencia sea impugnada, el grupo de organización y notificaciones en forma inmediata y dentro del cronograma establecido, enviará la copia de dicho acto al grupo de nómina para el trámite de la correspondiente novedad.

CAPÍTULO VIII

Del reporte de novedades a la nómina general de pensionados

ART. 25.—Recibidos los actos administrativos por el grupo de nómina, se procederá a clasificarlos por tipo de prestación, revisará su legal y correcta aplicabilidad en la nómina de conformidad con lo resuelto en cada uno de ellos, en especial los condicionamientos previstos, tales como la demostración del retiro definitivo del servicio oficial, el cese del subsidio monetario, la escolaridad, entre otros; se liquidarán y aplicarán los reajustes; se calcularán las mesadas atrasadas y, en general, se efectuarán todas las operaciones contables que sean del caso.

Si no es posible darle cumplimiento por error manifiesto en su texto y contenido, lo devolverá al grupo de organización y notificaciones para que, por esa dependencia, se anexe al expediente y con el objeto de adelantar la corrección necesaria, se remita al grupo de trabajo en el cual se estudió y proyectó el acto administrativo correspondiente.

ART. 26.—Dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el grupo de nómina enviará al consorcio Fopep o la entidad que tenga el encargo fiduciario del fondo de pensiones públicas del nivel nacional el reporte de novedades del período correspondiente, según el cronograma establecido para el trámite y elaboración del mismo.

ART. 27.—El grupo de nómina clasificará, organizará y llevará un archivo de los documentos soportes de cada novedad. En ningún caso, el reporte de novedades podrá contener un registro sin respaldo documental y legal.

CAPÍTULO IX

Disposiciones generales

ART. 28.—La información sobre el trámite de las solicitudes se dará únicamente al interesado, o a su apoderado legalmente constituido, o cuando la autoridad competente lo requiera, ya sea en forma personal, telefónica o por escrito. Dicha función estará exclusivamente a cargo del grupo de orientación y atención al usuario.

PAR.—Para que se pueda indagar sobre el trámite de una prestación por persona diferente a las anteriormente señaladas, se deberá presentar la correspondiente autorización escrita del interesado en la cual se indique claramente el objeto de la solicitud de la información, exceptuando a quienes por ley están facultados para ello.

ART. 29.—El grupo de sistemas garantizará el manejo y control de la información, para cuyo efecto la subdirección adoptará los procedimientos de auditoría y control interno que sean necesarios.

Igualmente, se encargará del mantenimiento, manejo y control de los equipos y aplicaciones sistematizadas que se utilicen. Los jefes de división, coordinadores y funcionarios responderán por la actualización del proceso correspondiente a su dependencia, de conformidad con el procedimiento que se establezca para tal fin.

ART. 30.—El grupo de correspondencia y apoyo logístico manejará y controlará en forma centralizada la correspondencia que se reciba o despache de la subdirección general de prestaciones económicas y prestará su apoyo en las tareas afines de duplicación y archivo, de acuerdo con el procedimiento que para tal efecto está establecido.

ART. 31.—La subdirección general de prestaciones económicas, con las justificaciones del caso, podrá proponer a la dirección general la reorganización de los grupos de trabajo, acorde con la gestión y los volúmenes de solicitudes que se encuentren en trámite.

ART. 32.—Se establece un plazo razonable promedio máximo para resolver una solicitud de pensión y otras prestaciones elevadas ante la subdirección general de prestaciones económicas, de cuatro (4) meses, que se contará a partir del momento en que se establezca que la solicitud contiene todos los documentos necesarios para resolverla, según lo señalado en el parágrafo del artículo quinto de la presente resolución. Si excediere de este término se le comunicará al interesado los motivos de la demora y se le informará la fecha probable en la cual se expedirá el correspondiente acto administrativo.

ART. 33.—Los funcionarios vinculados a la subdirección general de prestaciones económicas cumplirán las funciones contenidas en la presente providencia y en el manual de funciones y requisitos mínimos en los términos de los artículos 37 y 40 de la Ley 200 de 1995, por la cual se adopta el Código Disciplinario Único.

ART. 34.—La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 17 de junio de 1999.

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