RESOLUCIÓN 2748 DE 2005 

(Julio 22)

“Por la cual son asignadas funciones para el manejo y control del sistema de gestión de la Superintendencia de Sociedades”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 4º, numeral 16, del Decreto-Ley 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades asignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias administrativas de la entidad, con el objeto de mejorar el desempeño en la prestación del servicio;

Que con la finalidad de racionalizar algunos grupos de trabajo de la superintendencia y optimizar el soporte, mantenimiento y administración del sistema de gestión, es necesario distribuir algunas funciones y comprometer a otras dependencias en el logro de los objetivos institucionales, en aras de lograr una mayor eficiencia y facilitar los procesos de la entidad, y

Que con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—De las funciones del grupo de planeación. Adicionar al artículo 2º de la Resolución 500-1849 del 18 de abril de 2005, correspondiente a las funciones que debe ejercer el grupo de planeación de la Superintendencia de Sociedades, los siguientes numerales:

1. Parametrizar y prestar soporte, asesoría y mantenimiento sobre las tablas de procesos y trámites, tipos documentales y dependencias, creados en las librerías del Docs Open, tablas de festivos y consecutivos en cada uno de los tipos documentales y anexos que requiera el radicador.

2. Efectuar el seguimiento y control a los módulos de notificaciones y control de términos del sistema de gestión.

3. Desarrollar, diseñar y probar los nuevos módulos, funcionalidades y herramientas que modifiquen o ajusten el sistema de gestión, de acuerdo con las necesidades, garantizando la efectividad, seguridad, agilidad y mejoramiento de los procesos internos de trabajo.

4. Documentar y capacitar sobre las nuevas funcionalidades del sistema de gestión.

ART. 2º—De las funciones del grupo de sistemas. Adicionar al artículo 29 de la Resolución 100-586 del 15 de abril de 1998, correspondiente a las funciones que debe ejercer el grupo de sistemas de la Superintendencia de Sociedades, los siguientes numerales:

1. Desarrollar las nuevas funcionalidades del sistema de gestión propuestas por los usuarios y el grupo de planeación.

2. Efectuar el soporte técnico del software y hardware del sistema de gestión y de los nuevos aplicativos, funcionalidades y herramientas que presenten errores de programa y configuración.

3. Garantizar la existencia de controles para el desarrollo y ejecución de los nuevos módulos y ajustes necesarios del sistema de gestión.

ART. 3º—De las funciones de las intendencias regionales. Adicionar al artículo 33 de la Resolución 100-586 del 15 de abril de 1998, correspondiente a las funciones que deben ejercer las intendencias regionales de la Superintendencia de Sociedades, los siguientes numerales:

1. Efectuar el mantenimiento y soporte de las radicaciones generadas por las mismas regionales, consistente, entre otros, en vincular, desvincular, modificar, contingencia, radicaciones en puente, control de términos y notificaciones, y alimentar y actualizar correctamente la información.

2. Generar los reportes necesarios para el adecuado manejo de la información producida por las regionales.

3. Realizar y verificar las modificaciones de los datos generales de la radicación (NIT, razón social, trámite, folios, anexos y remitente), que por error fueron efectuadas.

4. Realizar la vinculación o desvinculación de las radicaciones que lo ameriten y velar por el adecuado manejo de estos aplicativos.

5. Solicitar, a través del correo electrónico buzón soporte-gestión, la anulación de las radicaciones registradas erradamente, especificando el motivo de la solicitud de anulación.

PAR.—El intendente regional garantizará el uso adecuado de las nuevas funcionalidades y herramientas para el mejoramiento y eficacia del sistema de gestión.

ART. 4º—De las funciones del grupo de correspondencia. Adicionar al artículo 4º de la Resolución 100-400 del 11 de marzo de 1999, correspondiente a las funciones que debe ejercer el grupo de correspondencia de la Superintendencia de Sociedades, los siguientes numerales:

1. Realizar el soporte y mantenimiento permanente de las librerías del Docs Open, tales como la tabla de reserva, grupos, personal, radicaciones en puente, consecutivos y derechos de usuarios.

2. Realizar la unificación de NIT, la modificación de radicaciones y la capacitación general del manejo del sistema de gestión y de los módulos y herramientas que estén en producción.

3. Efectuar las anulaciones de las radicaciones registradas erradamente por las intendencias regionales o el mismo grupo de correspondencia.

4. Realizar el desarchívese de las radicaciones enrutadas erradamente a un archivo satélite y que quedaron pendientes de algún trámite ante la entidad, previa solicitud de los funcionarios encargados del manejo del flujo de documentos en Bogotá o de los responsables de radicar en las intendencias regionales.

5. Actualizar los derechos de usuarios por motivos de ingresos, traslados, movimientos o retiros.

6. Mantener actualizado el archivo físico del sistema de gestión, incluyendo los requerimientos de mantenimiento del sistema.

7. Mantener actualizado el manual del usuario, en coordinación con el grupo de planeación.

8. Resolver las consultas o inquietudes sobre los procedimientos y manejo del sistema de gestión de la entidad.

ART. 5º—De las funciones de los grupos de trabajo de la superintendencia. Adicionar a las respectivas resoluciones de creación y funciones de los grupos de trabajo de la entidad, los siguientes numerales:

1. Capacitar a sus nuevos funcionarios en el manejo del sistema de gestión.

2. Generar los reportes de sus radicaciones y efectuar los controles necesarios.

3. Efectuar el control de términos de las radicaciones de entrada y salida al interior del grupo de trabajo.

4. Alimentar los módulos de notificaciones, control de términos y ruta manual del sistema de gestión.

5. Reportar al grupo de correspondencia los errores cometidos en el proceso de radicación de los documentos que reciben o generan, para su corrección.

ART. 6º—Del seguimiento y control. La oficina de control interno ejercerá el control y seguimiento sobre la aplicación y cumplimiento de estas disposiciones.

ART. 7º—Sanciones disciplinarias. La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en la presente resolución generará la correspondiente investigación disciplinaria para el funcionario, según las previsiones de la Ley 734 de 2002 y las normas que la adicionen, modifiquen o aclaren.

ART. 8º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución deroga todas las disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 22 de julio de 2005.

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