RESOLUCIÓN 278 DE 2001 

(Febrero 1º)

“Por la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continuo de los procedimientos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada“.

El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,

en ejercicio de las facultades legales que le confiere el Decreto 2453 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que es necesario fijar directrices y mecanismos que permitan el mejoramiento continuo de los procedimientos en la superintendencia, en armonía con las disposiciones legales, las políticas, y planes gubernamentales de modernización y racionalización de la gestión pública;

Que es necesario dar aplicación a la Resolución 277 del 1º de febrero de 2001, por la cual se adoptaron los manuales de procedimientos en la superintendencia,

RESUELVE:

ART. 1º—El mejoramiento continuo de los procedimientos en la superintendencia, se adelantará conforme las siguientes directrices:

1. El mejoramiento continuo de procedimientos es la técnica administrativa por la cual se analizan los procesos y procedimientos en términos de eficiencia, eficacia, economía, celeridad, cumplimiento de normas, secuencia, requisitos y tecnología, identificando sus debilidades y fortalezas, con el propósito de ajustarlos y modernizarlos para disminuir el impacto negativo de sus debilidades y potenciar sus fortalezas.

2. La oficina de planeación coordinará el mejoramiento continuo de los procesos de la superintendencia y dará la asesoría y asistencia técnica a las dependencias que lo requieran.

3. Los directores y jefes de áreas serán directos responsables del mejoramiento continuo de los procedimientos bajo su competencia y constituirá una preocupación permanente velar por la optimización, simplificación y eliminación de pasos y procedimientos innecesarios.

4. La oficina de control interno contribuirá y participará en el mejoramiento continuo de los procedimientos, garantizando que éstos contengan los elementos de control que sean necesarios, así como también formulará la propuesta de optimizar los procedimientos existentes.

5. Las actividades de mejoramiento continuo se ejecutarán conforme a las metodologías formuladas por la oficina de planeación, teniendo en cuenta la armonía y coordinación que debe existir entre las distintas dependencias de la superintendencia.

6. Las mejoras o modificaciones a los procedimientos se acordarán mediante acta suscrita por el secretario general, el jefe de la oficina, control interno, el jefe de la oficina de planeación y el responsable del área respectiva, de conformidad con la naturaleza del proceso a formalizar. El acta, entre otras, debe reunir la siguiente información:

a) Nombre de la dependencia que lidera el procedimiento;

b) Nombre del procedimiento;

c) Fecha de última actualización;

d) Descripción literal y gráfica del procedimiento;

e) Marco legal del procedimiento, y

f) Problemas identificados, propuesta de mejoramiento y beneficios a obtener.

7. Los procedimientos se incorporarán a los manuales respectivos, lo cual estará a cargo de la oficina de planeación, responsable del manejo, actualización y distribución de los mismos. Para ello, determinará la metodología a aplicarse en la elaboración, modificación y actualización de los manuales de procedimientos de la superintendencia.

ART. 2º—Los responsables de área realizarán, con el personal bajo su dependencia, una reunión mensual, al menos, para revisar, ajustar y mejorar sus procesos. De ello, darán cuenta por escrito de los resultados a la oficina de planeación y a la oficina de control interno en el curso de la reunión siguiente a la sesión, con el fin de estudiar la propuesta conjuntamente.

ART. 3º—Cada funcionario está en la obligación de sugerir mejoramiento a los procesos en los cuales interviene, y en los de la superintendencia en general, al igual que participar activamente en las reuniones de mejoramiento de los procesos de su respectiva dependencia.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de febrero de 2001.

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