RESOLUCIÓN 278 DE 2006 

(Febrero 20)

“Por la cual se adopta el manual de contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República”.

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

La Directora General del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República,

en ejercicio de las atribuciones que le confiere la Ley 33 de 1985, la Ley 80 de 1993, la Ley 489 de 1998 en concordancia con el Decreto 2170 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que la actividad contractual del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República en ejercicio de la función administrativa, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, la celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 estatuto general de contratación de la administración pública;

Que el manual de contratación del fondo que se adopta por la presente resolución, establece los procedimientos generales aplicables a la actividad contractual, permitiendo asumir una vigilancia y defensa permanente y eficaz de sus intereses, que se traducen en los intereses de los administrados en razón al fin último que persigue la contratación estatal como es el cumplimiento de los fines estatales;

Que con la adopción del presente manual, se está unificando, simplificando y divulgando los procesos de selección de contratistas, con el propósito de desarrollarlos de una manera eficiente y eficaz como garantía de la consolidación de los fines estatales que le competen al fondo;

Que para fortalecer la transparencia y lograr procesos abiertos y participativos, se hace necesario adoptar el presente manual de contratación, que regule los procesos de selección de contratistas y procure herramientas para controlar la ejecución contractual;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción. Adóptese como manual de contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República los procesos y procedimientos que se desarrollan en el presente acto administrativo.

Objetivo general

El presente manual simplifica y esquematiza los trámites y procedimientos para la contratación con el propósito de hacerlos más eficientes y eficaces, en la medida en que suministra una herramienta de capacitación del personal comprometido en los procesos de planificación y adquisición de bienes y servicios.

El manual contiene la normatividad vigente en la materia, con los términos de la invitación pliego de condiciones o términos de referencia según el caso y anexos que servirán de modelo en el desarrollo de los procesos, precontractuales, contractuales y poscontractuales.

Alcance del manual

Las diferentes dependencias del fondo, cada una en desarrollo de sus funciones establecidas en el Decreto 2508 del 1º de noviembre de 1989 definen la necesidad y/o conveniencia institucional de adelantar cada proceso contractual bajo la modalidad de licitación, concurso o contratación directa.

Se incluye proceso que comprende la fase precontractual bajo la modalidad de licitación. Se inicia con la elaboración del estudio de conveniencia y oportunidad, acompañado de los estudios y diseños o alcance del proyecto debidamente acompañado del certificado de disponibilidad presupuestal, seguido de los términos de la invitación, pliego de condiciones o términos de referencia según el caso y concluye con la selección de la mejor oferta que se plasma en forma de resolución de adjudicación y se notifica al adjudicatario.

Para los casos en que se decida prescindir de la licitación, según las excepciones previstas en el artículo 24 del estatuto contractual y el Decreto 2170 de 2002, se adelantará el proceso bajo la modalidad de contratación directa.

Una vez producida la adjudicación o aceptada la oferta, se continúa con la elaboración, celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato.

Se describen las actividades relativas a la ejecución del contrato, que incluyen entre otras la recepción del material, bienes, obras o servicios. Elaboración del acta de entrega, informe por parte del interventor o del jefe de presupuesto según el caso de la ejecución de los pagos y el acta de liquidación, con la cual concluye el proceso de contratación.

La divulgación, el uso debido y la actualización permanente del presente manual, son la base fundamental para lograr el mejor aprovechamiento de los recursos asignados al fondo y es responsabilidad de la secretaría general dar a conocerlo y divulgarlos al interior de sus dependencias para su inmediata y eficiente aplicación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 2º—Principios. La contratación del fondo tendrá en cuenta primordialmente el acatamiento integral de la Constitución Nacional y las leyes, y entre otros los siguientes principios rectores:

Buena fe. Las actuaciones que se surtan con ocasión al desarrollo de la actividad contractual de Fonprecon, deben ceñirse a los postulados de la buena fe, los cuales se presumen en todas las gestiones que se adelanten.

Transparencia. La contratación debe realizarse a través de procedimientos de selección objetiva.

De conformidad con las leyes vigentes, el fondo suministrará a las autoridades y a los particulares que lo soliciten la información pertinente sobre los procesos de contratación.

Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir por parte de los comités evaluadores durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente.

En los procesos contractuales el fondo oficializará un informe consolidado de evaluación que los interesados tendrán la oportunidad de conocer y controvertir.

Planeación. Toda contratación debe responder a una planificación que esté encaminada al cumplimiento de los fines estatales. Es así como el principio de planeación o de la planificación aplicada a los procesos de contratación y a las actuaciones relacionadas con los contratos del Estado guarda relación directa e inmediata con los principios del interés general y a legalidad, procurando recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual la escogencia de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de ninguna manera, producto de la improvisación. En consecuencia materializándose el principio de la planeación durante todo el proceso, y siendo este el resultado de un debido y objetivo estudio de conveniencia y oportunidad, se solicita que para efectos de dar estricto cumplimiento a este fundamental principio, se sigan las directrices sobre la elaboración del citado estudio de conformidad al objeto a contratar.

Economía. Los recursos destinados a la contratación deben ser administrados con sano criterio de austeridad en medios, tiempos y gastos.

Responsabilidad. Los servidores públicos y los contratistas en su carácter de colaboradores de la administración que intervengan en los procesos contractuales, están obligados a proteger los intereses de Fonprecon y por tal razón, responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizarán los daños que causen con ocasión de las mismas.

Celeridad. Las normas y procedimientos establecidos en este manual deben ser utilizados como un medio para agilizar las decisiones y para que los trámites de contratación se cumplan con eficiencia y eficacia.

Calidad. Es deber de los funcionarios que intervengan en la actividad contractual, de acuerdo con sus funciones y/o en relación con sus competencias, controlar la calidad de los bienes, obras o servicios que se obtengan como resultado de la ejecución de los respectivos compromisos contractuales. Para tal efecto exigirán que los bienes, obras y servicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas de carácter nacional o aquellas expresamente establecidas por el fondo, cuando así lo considere necesario.

En aquellos casos en que así lo requiera el fondo el contratista deberá indicar los planes o programas de aseguramiento de la calidad con que respalde los bienes. Obras o servicios que ofrece.

Igualdad. En los procesos contractuales se velará por que todas las personas que participen se encuentren en un plano de igualdad y por tanto reciban el mismo tratamiento y oportunidades.

Selección objetiva. La selección del contratista estará siempre orientada a la obtención de los ofrecimientos más favorables a los intereses y finalidades de la administración.

Para tal efecto, la favorabilidad se establecerá sobre la evaluación detallada y concreta de los factores de escogencia, tales como: Cumplimiento, experiencia, organización, equipos, calidad, precios y demás contenidos en los pliegos de condiciones, términos de referencia o términos de la invitación según el caso.

Para este mismo efecto el fondo efectuará las comparaciones del caso teniendo en cuenta. Adicionalmente, los precios o condiciones de mercado y los estudios propios de la entidad.

Eficiencia. Los procesos contractuales deben propender la correcta asignación y utilización de los recursos.

Eficacia. El fondo propiciará la utilización de todos los mecanismos a su alcance necesarios para la obtención del resultado contemplado en el objeto contractual.

Moralidad. Todas las actuaciones desarrolladas con ocasión de procesos de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad.

Debido proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la solemnidad del proceso contractual, en los términos de la ley y del presente manual.

Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratación estarán a disposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que generan restricción de acceso. Por norma general los procesos se publicarán en el sitio web respectivo y se garantiza a todos los interesados el libre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones o términos de referencia.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 3º—Objetivos específicos. El manual de procedimientos para la contratación es una herramienta orientadora y facilitadora del cumplimiento correcto y oportuno de las actividades propias de la contratación y tiene como objetivos específicos:

• Lograr el mejor aprovechamiento de los recursos asignados al fondo.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en el trámite de los procesos para la contratación administrativa al interior del fondo.

• Propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Servir de medio de instrucción en la materia al personal existente o nuevo.

• Fomentar la integración y el trabajo en equipo del personal que interviene en el proceso.

• Evitar la improvisación.

• Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 4º—Marco normativo. Fonprecon en el desarrollo de su actividad contractual garantiza el cumplimiento integral de los principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la función pública y de la contratación de la administración pública, consagrados en la Constitución Política y la ley, por lo que se aplicarán además de estos los siguientes:

• Constitución Política, en todo lo relacionado con el gasto público y autorizaciones para contratar.

• Ley 80 de 1993, estatuto general de contratación de la administración pública.

• Decreto 2170 de 2002, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 855 de 1994, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratación directa y demás decretos reglamentarios de la Ley 80 de 1993 relacionados con los temas tratados en el presente documento.

• Ley y decreto por el cual se establece y se liquida el presupuesto general de la Nación para cada vigencia.

• Decreto 2508 de 1989, “por el cual se aprueba la estructura orgánica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República y se determinan las funciones de sus dependencias”.

• Resoluciones de delegación número 116 de 26 de agosto de 2004 o las que lo modifiquen o adicionen.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 5º—Inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y régimen aplicable en materia disciplinaria. Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones previstas en la Constitución Política y en la ley, así:

ART. 8º, Ley 80 de 1993. Serán inhábiles para contratar:

ART. 9º, Ley 80 de 1993, Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes.

ART. 10, Ley 80 de 1993, Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades.

ART. 35, Ley 734 de 2002, prohibiciones a los servidores públicos:

734 de 2002 y 836 de 2003 Código Disciplinario Único.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 6º—Competencia para contratar. La competencia para contratar a nombre de Fonprecon está en cabeza del director general pero este podrá delegar en los términos de la Ley 489 de 1998; no obstante para todos los efectos, se aplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998 y Ley 80 de 1993 y demás normas que la modifiquen.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 7º—Políticas para la contratación y compra de bienes y servicios. Son políticas de contratación y compra de bienes y servicios, las que se relacionan a continuación, razón por la cual todo proceso que se surta debe ejecutarse bajo las mismas y son las siguientes:

— Acatamiento integral de la Constitución y las leyes.

— Participación ciudadana (D. 2170/2002, art. 9º).

— Oportunidad.

— Austeridad.

— Calidad.

— Imparcialidad.

— Eficiencia y celeridad.

— Mejoramiento continuo.

— Cooperación e integración interinstitucional.

— Homogenización en adquisición de bienes y servicios.

— Procesos unificados y centralizados.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 8º—(Adicionado).* Responsable del proceso. La contratación se adelantará bajo la coordinación general del jefe de la dependencia interesada, quienes tienen bajo su cargo la dirección de los trámites administrativos, y la identificación de directrices sobre las condiciones referidas a la consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para el inicio de los procesos de contratación. En consecuencia la responsabilidad del jefe de la dependencia respectiva se remite a la coordinación y consecución de los documentos necesarios para el inicio y desarrollo del proceso, entregándolos a la oficina asesora jurídica con el borrador de los pliegos términos de referencia o términos de la contratación directa según el caso; cada uno de los jefes de cada dependencia interesada tiene la responsabilidad de estructurar con estos los documentos el proceso contractual y responder por el contenido de los mismos.

El jefe de la dependencia interesada en coordinación con la secretaría general deberá enviar a la oficina asesora jurídica. Los siguientes documentos con el propósito de iniciar los procesos de contratación:

— Estudio de conveniencia y oportunidad.

— Estudio de mercado.

— Especificaciones técnicas.

— Certificado de disponibilidad presupuestal.

— Borrador de los pliegos de condiciones, términos de referencia y términos de la invitación según el caso.

— Anexo contentivo de las cantidades mínimas y las condiciones de pago, plazo valor.

Es responsabilidad del jefe de la dependencia interesada realizar el estudio integral de las condiciones económicas y técnicas así como de las financieras, de los bienes, equipos o servicios a adquirir.

De igual manera el estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego de condiciones y/o términos de referencia verificando que los aspectos allí consignados cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos para garantizar una selección objetiva.

*(Nota: Adicionado por la Resolución 1129 de 2006 artículo 1º del Fondo de Revisión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 9º—De los planes de contratación y compras. El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República elaborará los planes de contratación y compras para cada vigencia fiscal; los mismos serán publicados en el sitio web y su revisión, ajuste o modificación podrá darse de acuerdo con las necesidades institucionales.

Con base en lo anterior se seguirán los siguientes procedimientos para la etapa previa de planeación y estructuración. Esta se constituye en etapa preliminar y obligatoria de todo proceso de contratación, independiente de su modalidad y comprende:

Etapa de planeación y estructuración. Esta etapa preliminar comprende:

1. Elaboración de los planes de compras.

2. Consolidación de información.

3. Análisis de información y definición de adquisición.

En desarrollo de lo previsto en los numerales 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 8º del Decreto 2170 de 2002, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate. Tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información: La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 10.—Etapas. Son etapas de estricta observancia para la contratación al interior de fondo las siguientes:

Etapa precontractual

Comprende el proceso de selección propiamente dicho y para los fines de este manual se identifican a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.

La selección de contratistas se surtirá a través de cualquiera de los siguientes procedimientos:

• Licitación pública o concurso público.

• Contratación directa.

• Contratación directa inferior al 10% de la menor cuantía.

Los pliegos de condiciones o términos de referencia que sirven de base para el desarrollo de los procesos de selección, deberán incluir como mínimo la siguiente información:

• Objeto del contrato.

• Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad.

• Presupuesto oficial.

• Requisitos y calidades de los proponentes.

• Factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los mismos.

• Criterios de desempate.

• Requisitos o documentos necesarios para la comparación de las ofertas.

• Fecha y hora límite de presentación de las ofertas.

• Término para la evaluación de las ofertas y adjudicación del contrato.

• Plazo y forma de pago del contrato.

• Pólizas y amparos

— Licitación pública y concurso público. Aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley. Con sujeción al presupuesto de la entidad; tales procesos se adelantarán conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios o la norma que la modifique o sustituya.

— Contratación directa. Aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad, para la determinación de las cuantías y se someterán al trámite que a continuación se detalla, a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.

Procedimiento para contratación directa o licitación

La dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica, elaborará la sustentación sobre la necesidad y/o conveniencia de adelantar el proceso de adquisición de los proyectos incluidos en la ley anual de presupuesto.

Toda contratación directa se hará mediante invitación a varios oferentes, contratación directa con proveedor exclusivo lo mismo que la licitación pública (L. 80/93, arts. 24, 25, ord. 12 y D. 2170/2002, arts. 1º y 2º).

Exposición de motivos para contratación directa o licitación. Estudio de conveniencia y oportunidad

La dependencia respectiva elabora exposición de motivos, sustentando las razones de necesidad y/o conveniencia de adelantar contratación directa o licitación y previa consulta del registro de proponentes, de la experiencia en contrataciones anteriores y de los precios del mercado en general de los bienes y servicios a adquirir. Toda esta información debe quedar contenida en el documento estudio de conveniencia y oportunidad, que debe cumplir entre otros los lineamientos establecidos en el artículo 8º del Decreto 2170 de 2002, así:

1. La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

2. La definición técnica de la forma que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio diseño o prediseño.

3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo, valor, forma de pago y lugar de ejecución del mismo.

4. El soporte técnico del valor estimado del contrato.

5. El análisis de los riesgos de contratación y en consecuencia el nivel de extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

Realizado el estudio, la dependencia interesada empieza a consolidar la iniciación del proceso precontractual, estudio de conveniencia y oportunidad que debe estar acompañado del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal (L. 80/93, arts. 24 y 25, ord. 12 y D. 2170/2002, art. 8º).

Consolidación y evaluación información y formulación propuesta contratación directa o licitación

La dependencia interesada, evalúa para cada proyecto las razones de conveniencia institucional, de pluralidad de posibles oferentes o proveedor exclusivo y de necesidad de seguridad en la información a suministrar a los posibles oferentes, y en coordinación con la oficina asesora jurídica determina la conveniencia de adquirir los bienes y servicios mediante el procedimiento de contratación directa con invitación a varios proponentes, contratación directa con proveedor exclusivo o licitación o concurso (L. 80/93, arts. 24, 25, ord. 12).

Recomendación modalidad de contratación

La dependencia interesada con asesoría de la oficina asesora jurídica recomienda cada uno de los procesos contractuales la modalidad de contratación (L. 80/93, art. 25, ord. 9º).

Proceso: Fase precontractual para licitación

Elaboración proyecto pliego de condiciones o términos de referencia según el caso.

La dependencia interesada con la asesoría de la oficina asesora jurídica elabora en coordinación el pliego de condiciones o términos de referencia según el caso de cada uno de los procesos definidos previamente para adelantar mediante licitación. Los aspectos técnicos pliego de condiciones o términos de referencia según el caso son responsabilidad exclusiva de la dependencia interesada.

Informe cámara de comercio

Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación o concurso se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos de dos (2) y cinco (5) días calendario, en un diario de amplia circulación, información que debe enviarse a la cámara de comercio con un mes de anticipación a la apertura; para el efecto la secretaría general a través de la división administrativa y financiera en coordinación con la dependencia interesada y con asesoría de la oficina asesora jurídica elabora oficio con destino a la cámara de comercio, informando sobre la iniciación del proceso licitatorio (L. 80/93, art. 22, num. 22.7 y art. 30, num. 3º, demás normas).

Solicitud disponibilidad presupuestal

La dependencia interesada elabora oficio con destino a la secretaría general solicitando expedición del certificado de disponibilidad de recursos presupuestales aplicables al proyecto (L. 80/93, art. 25, ord. 5º, D.111/96).

Expedición disponibilidad presupuestal

La secretaría general expide certificado de disponibilidad de recursos presupuestales aplicables al proyecto y lo remite a la dependencia interesada. En caso de que el proyecto cubra varias vigencias, el certificado incluirá los recursos autorizados para comprometer con vigencias futuras (L. 80/93, art. 25, ord. 5º, D. 111/96).

Solicitud revisión al proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia según el caso

La dependencia interesada elabora la ponencia y documentos de soporte y los remite a la oficina asesora jurídica para revisión y en solicitud de que se consolide el pliego de condiciones o términos de referencia según el caso (L. 80/93, art. 25, ord. 9º).

Recomendación de la oficina asesora jurídica a los pliegos de condiciones o términos de referencia

La oficina asesora jurídica emite recomendación a la dependencia interesada con el proyecto revisado de la resolución de apertura de la licitación, para que la directora general apruebe y firme la resolución de apertura del proceso. Su concepto versará sobre los siguientes aspectos:

a) Contenido de la invitación. Aspectos legales, técnicos presupuestales;

b) La publicación de los pliegos de condiciones o términos de referencia según el caso en la página web;

c) La convocatoria de audiencia previa informativa. Los eventos contenidos en los literales b) y c) solo se surtirán, si se consideran necesarios y pertinentes de conformidad con lo establecido en la ley (L. 80/93, art. 25, ord. 9º).

Inclusión de los términos de la invitación, pliegos de condiciones o términos de referencia según el caso página web

La dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica. solicita a la oficina de planeación y sistemas la inclusión en la página web del proyecto de los pliegos de condiciones o términos de referencia según el caso. Igualmente se indicará la fecha en que se surtirá la audiencia preliminar informativa (Directiva 09 de 2002 de la Presidencia de la República y D. 2170/2002, arts. 1º y 2º). El fondo cuenta con la página web: www.fonprecon.gov.co en la cual debe surtirse dicho proceso.

Audiencia preliminar informativa

El jefe de la dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica asistidos por la parte técnica y financiera, desarrollan la audiencia previa informativa, reciben las solicitudes de los interesados y dan respuestas de las mismas, con copia a los restantes asistentes. Si como resultado de esta audiencia se efectúan cambios sustanciales al pliego de condiciones o términos de referencia según el caso, nuevamente la dependencia interesada asistida por la oficina asesora jurídica, revisará este y lo avalará, recomendando las acciones a seguir general (principios de igualdad, transparencia y economía, L. 80/93).

Exposición de motivos para aprobación del pliego de condiciones o términos de referencia según el caso y resolución apertura licitación

La dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica elabora la exposición de motivos debidamente sustentada y la recomendación para que la Directora general suscriba la resolución de apertura del proceso licitatorio, acto administrativo que será revisado por la oficina asesora jurídica y la pasará a firma de la directora general.

Aprobación del pliego de condiciones o términos de referencia según el caso y firma de resolución apertura licitación

La directora general aprueba pliego de condiciones y firma resolución de apertura de la licitación (L. 80/93, art. 30, ord. 1º).

Publicación avisos de prensa y entrega pliego de condiciones

La secretaría general en coordinación con la dependencia interesada y con la asesoría de la oficina asesora jurídica, publicará avisos de prensa, invitando a presentar propuestas y entrega los pliegos de condiciones a las empresas interesadas, previa comprobación de consignación del valor correspondiente en la división financiera (L. 80/93, art. 24, ord. 6º, art. 30, ord. 3º).

Audiencia de aclaración y adendos

La dependencia interesada con asesoría de la oficina asesora jurídica. Asistidos por la parte técnica y financiera que elaboró el pliego, en el evento de considerarse necesario o a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron pliegos, celebrarán una audiencia aclaratoria dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas; si como resultado de la misma se hace necesario expedir adendos o prórrogas al proceso, se elaborarán debidamente sustentados y firmados por el funcionario competente (L. 80/93, art. 30, ords. 4º y 6º).

Elaboración ofertas

Empresas oferentes:

Elaboran ofertas de conformidad con los anexos y el pliego de condiciones o términos de referencia, entregados.

Recepción ofertas

La secretaría general recibe ofertas y elabora acta incluyendo la relación de las empresas oferentes y de los aspectos más relevantes de las mismas. En esta recepción participan la secretaría general, la oficina asesora jurídica, el jefe de la dependencia interesada y el jefe de la oficina de control interno de la entidad, quienes suscribirán el acta.

Distribución ofertas

La secretaría general distribuye una copia de las ofertas al comité técnico, al comité económico y al comité legal designados. La oficina asesora jurídica, conserva el original de las ofertas.

Evaluación técnica

Comité técnico:

Evalúa los aspectos técnicos establecidos en el pliego de condiciones, efectúan los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos, emite concepto el que es avalado por la dependencia interesada quien consolida los conceptos de cada uno de los comités (L. 80/93, art. 24, ord. 7º, art. 30, ords. 7º, 8º).

Evaluación jurídica, económica y financiera

El comité económico y el comité jurídico designados para el efecto independientemente evalúan las ofertas, efectúan los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos emiten el concepto respectivo y lo envían a la dependencia interesada para su consolidación (L. 80/93, art. 24, ord. 7º, art. 30, ords. 7º, 8º).

Consolidación conceptos comités

La secretaría general con apoyo de la dependencia interesada y del comité técnico consolida los conceptos rendidos por los comités y coordina con la oficina asesora jurídica el traslado del informe de evaluación a los proponentes para consulta, dentro del plazo establecido en los pliegos o términos de referencia (L. 80/93, art. 24, ords. 2º, 3º, 4º, art. 30, ord. 8º).

Consultas estudio evaluativo

Empresas oferentes:

Consultan los estudios evaluativos y presentan observaciones (L. 80/93, art. 24, ord. 2º, 3º, 4º, art. 30, ord. 8º).

Recibo de observaciones al informe de evaluación

La dependencia interesada, distribuye observaciones a los comités para su análisis y respuestas.

Consolidación de la evaluación final

La secretaría general con la dependencia interesada consolida evaluación final de los comités y en coordinación la oficina asesora jurídica preparan la resolución de adjudicación (L. 80/93, art. 24, ord. 2º, 3º, 4º).

Recomendación a la directora general

La secretaría general y la dependencia interesada con la asesoría de la oficina asesora jurídica emite recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta con destino a la directora general. (L. 80/93, art. 25, ord. 9º). lo anterior sin detrimento que la adjudicación se haga por intermedio de audiencia pública.

Elaboración proyecto resolución de adjudicación y/o declaratoria de desierta

La oficina asesora jurídica en coordinación con la dependencia respectiva, elabora el proyecto de resolución de adjudicación y/o desierta lo pasa a firma de la directora general.

Notificación resolución adjudicación

La secretaría general notifica al proponente seleccionado la Resolución de adjudicación. (L. 80/93, art. 30, ord. 11).

Proceso: fase precontractual para contratación directa

Elaboración proyecto términos de la invitación para contratación directa

La dependencia interesada elabora el término de la invitación, de los procesos definidos previamente para adelantar mediante contratación directa.

Solicitud disponibilidad presupuestal

La dependencia interesada elabora oficio con destino a la secretaría general solicitando expedición del certificado de disponibilidad presupuestal aplicable al proyecto (L. 80/93, art. 25, ord. 5º, D. 111/96, art. 71).

Expedición disponibilidad presupuestal

La secretaría general a través de la división administrativa y financiera, expide disponibilidad de recursos presupuestales aplicables al proyecto y lo remite a la interesada. En caso de que el proyecto, cubra varias vigencias, el certificado incluirá los recursos autorizados para comprometer con vigencias futuras (L. 80/93, art. 25, ord. 5º, D. 111/96, art. 7º).

Revisión de términos de la invitación

La dependencia interesada elabora la ponencia y documentos de soporte de los términos de la invitación o de solicitud de oferta y los remite a la oficina asesora jurídica para revisión (L. 80/93, art. 25, ord. 9º, art. 4º, D. 2170/2002).

Recomendación de la oficina asesora jurídica a términos de la invitación o solicitud de ofertas

La oficina asesora jurídica emite recomendación a la dependencia interesada con el proyecto revisado del modelo de las cartas de invitación, para que la secretaría general las firme. Su concepto versará sobre los siguientes aspectos: a) Contenido de los términos de la invitación - aspectos legales, técnicos presupuestales; b) la publicación de los términos de la invitación en la página web; c) la convocatoria de audiencia previa informativa. Los eventos contenidos en los literales b) y c) solo se surtirán, si se consideran necesarios y pertinentes de conformidad con lo establecido en la ley (L. 80/93, art. 25, ord. 9º, art. 1.4, D. 2170/2002).

Inclusión términos de la invitación en página web

La dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica, solicita a la oficina de planeación y sistemas la inclusión en la página web del proyecto de términos de la invitación. Igualmente se indicará la fecha en que se surtirá la audiencia preliminar informativa si es del caso (Directiva 09 de 2002 de la Presidencia de la República). El fondo cuenta con la página web:www.fonprecon.gov.co en la cual debe surtirse dicho proceso (D. 2170/2002, arts. 1º y 2º).

Audiencia preliminar informativa

La dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica asistidos por la parte técnica y financiera. Si así quedó establecido en los términos de la invitación, desarrollan la audiencia previa informativa, reciben las solicitudes de los interesados y dan respuestas de las mismas, con copia a los restantes asistentes. Si como resultado de esta audiencia se efectuaran cambios sustanciales a términos de la invitación, nuevamente la dependencia interesada asistida por la oficina asesora jurídica, revisará este y lo avalará y recomendará las acciones a seguir a la directora general (Principios de igualdad, transparencia y economía, L. 80/93).

Exposición de motivos para aprobación de términos de la invitación y carta de invitación

La dependencia interesada con asesoría de la oficina asesora jurídica, elabora concepto que contiene la exposición de motivos sustentando la recomendación a la directora general para que suscriba la carta de invitación.

Distribución cartas de invitación

La dependencia interesada, distribuye vía fax, correo electrónico o medio idóneo las cartas de invitación a los proponentes inicialmente invitados y a los que con posterioridad sean invitados.

Audiencia de aclaración y adendos

La dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica, asistidos por la parte técnica y financiera, en el evento de considerarse necesario o a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron pliegos, se celebrará una audiencia aclaratoria dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, si como resultado de la misma se hace necesario expedir adendos o prórrogas al proceso, estos se adoptarán a través de actos administrativos debidamente motivados, los cuales serán expedidos por el funcionario competente. Por tratarse de un proceso de contratación directa el plazo de prórroga podrá exceder el inicialmente fijado, cuando las necesidades de la entidad así lo determinen (L. 80/93, art. 30, ord. 4º, 6º, D. 855/94).

Elaboración ofertas

Empresas oferentes:

Elaboran ofertas de conformidad con los anexos y los términos de la invitación entregado y los adendos si los mismos se hubieren expedido (L. 80/93, art. 30, ord. 4º, 6º).

Recepción ofertas

La secretaría general recibe ofertas y elabora acta incluyendo la relación de las empresas oferentes y de los aspectos más relevantes de las mismas.

Distribución ofertas

La secretaría general distribuye una copia de las ofertas al comité técnico, económico y legal designados. La oficina asesora jurídica conserva el original de las ofertas.

Evaluación técnica

Comite técnico. Evalúa los aspectos técnicos establecidos en los términos de la invitación, efectúan los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos, emite concepto el que es avalado por la dependencia interesada. (L. 80/93, art. 24, ord. 7º, art. 30, ords. 7º, 8º).

Evaluación jurídica, económica y financiera

El comité económico y jurídico, simultánea e independientemente evalúan las ofertas, efectúan los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos emiten el concepto respectivo y lo envían a la dependencia interesada quien consolida las evaluaciones (L. 80/93, art. 24, ord. 7º, art. 30, ords. 7º, 8º).

Consolidación conceptos comités

La secretaría general y la dependencia interesada con la asesoría de la oficina asesora jurídica consolidan los conceptos rendidos por los comités y coordinan el traslado del informe de evaluación a los proponentes para consulta. (L. 80/93, art. 24, ords. 2º, 3º, 4º, art. 30, ord. 8º).

Consultas estudio evaluativo

Empresas oferentes:

Consultan los estudios evaluativos y presentan observaciones (L. 80/93, art. 24, ords. 2º, 3º, 4º, art. 30, ord. 8º).

Recibo de observaciones al informe de evaluación

La dependencia interesada distribuye las observaciones a los comités de evaluación.

Consolidación de la evaluación final

La secretaría general y la dependencia interesada consolidan evaluación final de los comités, con la asesoría de la oficina asesora jurídica, la cual será soporte para la decisión de adjudicar el contrato (L. 80/93, art. 24, ords. 2º, 3º, 4º).

Recomendación de adjudicación

La secretaría general y la dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica emiten recomendación de adjudicación con destino a la directora general mediante acta donde conste la recomendación (L. 80/93, art. 25, ord. 9º).

Elaboración proyecto resolución de adjudicación

La oficina asesora jurídica en coordinación con la dependencia interesada elabora el proyecto de resolución de adjudicación y lo remite al directora general para su firma.

Notificación resolución adjudicación

La secretaría general notifica al proponente seleccionado la resolución de adjucicación (L. 80/93, art. 30, ord. 11).

Etapa contractual

Proceso de celebración, perfeccionamiento y legalización

Solicitud revisión y visto bueno técnico y económico de la minuta del contrato y clausulado técnico

La oficina asesora jurídica elabora minuta de contrato y la entrega a la dependencia interesada, solicitando que avale con su firma y la de los miembros del comité técnico económico y jurídico, el clausulado de la minuta de contrato.

Firma contrato

Surtido el anterior trámite la oficina asesora jurídica en coordinación con la dependencia interesada tramita para firma de la directora general el contrato (L. 80/93, art. 41).

Firma contratista

La oficina asesora jurídica en coordinación con la dependencia interesada hace firmar por parte del contratista el contrato y solicita trámite de requisitos de ejecución y legalización (L. 80/93, arts. 39, 40).

Solicitud registro presupuestal

La oficina asesora jurídica entrega original del contrato a la secretaría general a través de la división administrativa y financiera para que efectúe el correspondiente registro presupuestal (L. 80/93, art. 25, ord. 5º, D. 111/96, art. 71).

Registro presupuestal

La división administrativa y financiera expide registro presupuestal al contrato y lo entrega a la oficina asesora jurídica para que esta consolide toda la documentación original del contrato para que se cumplan los requisitos de ejecución y legalización y entregue fotocopias del mismo a las dependencias interesadas (L. 80/93, art. 25, ord. 5º, D.111/96, art. 71).

Solicitud cumplimiento requisitos ejecucion y legalización

La oficina asesora jurídica en coordinación con la dependencia interesada entrega al contratista fotocopia del contrato y solicita que se constituya la garantía única, el pago del impuesto de timbre y de los derechos de publicación en el Diario Oficial. En el caso que se pacten en el contrato (L. 80/93, art. 41).

Cumplimiento requisitos ejecución y legalización

Contratista:

Constituye garantía única, paga impuesto de timbre y derechos de publicación en el Diario Oficial y remite la garantía y los comprobantes de pago a la oficina asesora jurídica (L. 80/93, art. 41).

Aprobación garantía única

La oficina asesora jurídica revisa la garantía única y aprueba la garantía única y envía oficio al contratista y a las demás dependencias involucradas comunicando el cumplimiento de los requisitos para iniciación de la ejecución del contrato (L. 80/93, art. 25, D. 679/94).

Proceso: ejecución y liquidación

Firma extracto de publicación

La oficina asesora jurídica, elabora y revisa el extracto de publicación y lo hace firmar por la directora general y lo radica a través de la división administrativa y financiera en la Imprenta Nacional.

Actualización programa de desembolsos

La división administrativa y financiera, actualiza el programa anual mensualizado de desembolsos para el contrato, con base en la programación de entregas y pagos establecidos en el contrato y lo remitirá a la dependencia interesada.

Entrega y recepción del objeto contractual y elaboración acta

El supervisor recibe el objeto contractual y elabora el acta de recepción indicando si hubo cumplimiento de las condiciones de entrega técnicas, cantidades, plazo y remite la documentación pertinente a la dependencia interesada.

Etapa poscontractual

Elaboración acta de liquidación

El supervisor verifica la vigencia de los amparos de la garantía única y elabora acta de liquidación, en los casos en que sea procedente, estableciendo el cumplimiento de las obligaciones de entrega de bienes y servicios a cargo del contratista y de las obligaciones de pago a cargo de la Nación incluyendo los montos correspondientes y la envía previa su firma a las partes para su suscripción (L. 80/93, art. 60).

Remisión original acta de liquidación

El supervisor del contrato en coordinación con la dependencia interesada, remite original del acta de liquidación debidamente firmada a la oficina asesora jurídica para su archivo en la carpeta del respectivo contrato y archiva copia en su carpeta del contrato.

• Contratación directa menor al 10% de la menor cuantía. Los procesos de selección cuyo valor fuere menor al 10% de la menor cuantía, formularán invitación a un número plural y se someterán al trámite de selección previsto a continuación (D. 2170/2002, art. 11).

1. Elaboración de términos de la invitación.

2. Comunicaciones a los invitados para que presenten sus ofrecimientos en los plazos previstos.

3. Recepción de ofrecimientos.

4. Evaluación de ofrecimientos.

5. Solicitud de aclaraciones.

6. Traslado de evaluación.

7. Respuestas a observaciones.

8. Aceptación de ofrecimiento.

9. Elaboración de contrato.

10. Firma del contrato o de la orden respectiva.

11. Requisitos de perfeccionamiento.

12. Requisitos de legalización.

13. Requisitos de ejecución.

14. Remisión de documentos al supervisor.

15. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 11.—Confidencialidad de la información técnica de proyectos. Por la naturaleza de los bienes y para garantizar las condiciones de reserva, el fondo se reserva la facultad de identificar la información técnica sujeta a reserva: dicha información será puesta en conocimiento de los interesados en presentar oferta al fondo, quienes deberán comprometerse a cumplir el correspondiente compromiso de confidencialidad el cual quedará además pactado en el contrato que se suscriba.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 12.—De la supervisión o interventoría de los contratos. Todo contrato que se celebre por Fonprecon, debe contar con interventoría o supervisión, supervisor que será designado en el texto del contrato o por oficio dirigido a este.

Para el ejercicio de esta actividad se hace indispensable además del cumplimiento de las funciones establecidas en la ley y reglamentos, cumplir con las siguientes actividades y directrices:

Los supervisores de los contratos, serán funcionarios designados por el ordenador del gasto para el ejercicio de la función de seguimiento de un contrato determinado, comenzará su actividad una vez se encuentre perfeccionado, esto es, suscrito el contrato, registrado el compromiso y reunidos los requisitos de aprobación de pólizas y cancelados el impuesto de timbre y los derechos de publicación en el diario único de contratación.

Para el efecto, la oficina asesora jurídica le informará al supervisor sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos enviándole fotocopia de los siguientes documentos:

• Del contrato.

• De las pólizas con su correspondiente aprobación.

El expediente original de contrato reposa en la oficina asesora jurídica y para cualquier duda que requiera confrontar el supervisor podrá consultarlo en dicha dependencia.

El supervisor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente y su función solo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes.

El ejercicio de la función de supervisión y seguimiento de la ejecución contractual comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:

• Todas las actividades del interventor deberán constar por escrito, ninguna de sus actividades podrán ser verbales.

• La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

• Realizar la coordinación, vigilancia, control del desarrollo del objeto contratado para garantizar a Fonprecon que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede tramitar los pagos correspondientes al contratista.

• La elaboración y presentación de informes sobre la ejecución del contrato anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas por el contratista.

• La elaboración y suscripción de todas las actas necesarias dentro de la ejecución del objeto contratado.

• Elaboración y suscripción del acta de liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes en caso de divergencias presentadas.

En todo caso el supervisor del contrato suscrito por Fonprecon, está en la obligación de entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del fondo, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista así como de encontrarse a paz y salvo en el pago de aportes parafiscales y al sistema de seguridad social (salud y pensión).

• Ante la presencia de graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación del supervisor informar por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al ordenador del gasto, y al jefe de la dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio para que estos inicien las acciones correspondientes.

Los supervisores de los contratos suscritos por Fonprecon, están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que adopte el ordenador del gasto en los eventos de irregularidades, incumplimientos y demás dificultades que se presenten en la ejecución del contrato y no están autorizados a expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del ordenador del gasto para ello.

• Cualquier modificación que se deba realizar al plazo de ejecución, valor o cualquier otra modificación del contrato debe ser previamente autorizada por el ordenador del gasto y deberá estar sustentado con el estudio de conveniencia y oportunidad respectivo.

• El supervisor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.

• Verificar que las garantías que ampara el cumplimiento total del contrato, se encuentren vigentes e informar en su oportunidad a Fonprecon sobre los inconvenientes presentados.

El ejercicio de la función de supervisión y seguimiento de la ejecución contractual comprenderá, además de las anteriores funciones, las siguientes:

• La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes y en particular los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

• La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar al fondo que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede tramitar los pagos correspondientes al contratista.

• La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el informe anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas por el contratista.

En todo caso, el supervisor de los contratos vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función solo caducará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes.

Cuando los supervisores de contratos se manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberán sin excepción, formular todos sus reparos por escrito.

Dichos reparos deberán ser motivados con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y deberán comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.

El supervisor dará cuenta a la dependencia directamente interesada en el contrato y a la oficina asesora jurídica de los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones que considere más convenientes u oportunas para la normal ejecución del contrato.

Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación del supervisor informar por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al ordenador del gasto y al jefe de la dependencia competente que contratado el bien o servicio, para que estos inicien las acciones correspondientes.

Los supervisores de los contratos que suscriba Fonprecon, están en la obligación de entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes, mediante acta de liquidación. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del fondo, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista incluidos los pagos de parafiscales y aportes al sistema general de seguridad social (salud y pensión).

El supervisor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si estos no corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato.

El supervisor verificará de conformidad con la naturaleza jurídica y tipo del contrato suscrito, que el contratista tenga previstos todos los medios y recursos para mantener la seguridad y la integridad de las personas que laboran en el fondo.

El supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y solo podrá recomendar su modificación cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario.

El supervisor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. El supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final hasta tanto no se clarifiquen las dudas o novedades que considere son irregulares.

Para que el supervisor expida el acta de recibo final del contrato, deberá verificar que todas las obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si es que estos proceden. Copia de esta acta se enviará al grupo de contratos para su respectivo archivo.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 13.—Actividades generales adicionales. Como acciones generales adicionales en materia de contratación administrativa, se establecen las siguientes:

• Los pliegos de condiciones que utilizará Fonprecon serán los remitidos por la oficina asesora jurídica a través de la secretaría general.

• El trámite del proceso de contratación estatal del fondo, se deberá adecuar al procedimiento descrito en este manual y los demás documentos que los desarrollen sobre los esquemas detallados en este documento,

• El concepto que en materia de contratación estatal emita la oficina asesora jurídica, para los aspectos jurídicos y económicos primará sobre el emitido por las demás dependencias del fondo.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 14.—Modificación al contrato. Cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito o el hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que interfieran en la adecuada ejecución del contrato y ameriten la revisión de las condiciones pactadas, sin que con ello se alteren las condiciones que dieron origen a la selección de la propuesta, previo pronunciamiento escrito del supervisor y autorización del ordenador del gasto se podrá modificar el contrato siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los fines de la contratación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 15.—Adición y prórroga del contrato. Previa solicitud del supervisor debidamente justificada, los contratos se podrán adicionar en valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes y si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, tanto la adición como la prórroga deberán contar con la aprobación del ordenador del gasto previa justificación aprobada por el supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición corresponde al contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo y proceder a su publicación si a ello hubiere lugar: por parte del fondo procederá al registro presupuestal de la adición y la aprobación de las modificaciones a las garantías.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 16.—Del debido proceso. En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el contrato, se garantizará al contratista el debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en los artículos 3º y 35 del Código Contencioso Administrativo. El supervisor en coordinación con la oficina asesora jurídica elaborará el documento en el que consignará los antecedentes del contrato, los fundamentos de hecho y de derecho del presunto incumplimiento y sus análisis frente a los mismos. De este se dará traslado al contratista para que en un plazo máximo de tres (3) días hábiles el contratista los controvierta, si a ello hay lugar y presente por escrito los argumentos que considere pertinentes para el adecuado ejercicio de su derecho de defensa.

Examinados los argumentos y documentos presentados por el contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de los mismos resulta configurado el incumplimiento se expedirá el acto administrativo correspondiente.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 17.—Acta de entrega y recibo de la obra. Agotado el término y cumplido el objeto del contrato, procederán las partes a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en esta se señale, para proceder a otorgar la (…).

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 18.—Acta de liquidación. Una vez recibido a satisfacción el objeto del contrato, se revisarán las condiciones económicas, las condiciones técnicas de ejecución y la situación jurídica del contrato, para proceder a su liquidación dentro de los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidación será visado por la interventoría o supervisión y suscrito por las partes.

PAR.—Si no se lograre suscribir el acta de liquidación dentro del plazo previsto, se dejará constancia de las razones del caso y procederá un término adicional de 2 meses para la revisión del caso y la suscripción del acta. Si agotado el plazo adicional, no se suscribiere la referida acta, procederá la supervisión a dejar las constancias del caso y compete a la oficina asesora jurídica en coordinación con el supervisor sustanciar la liquidación unilateral, la cual será notificada al contratista, conforme lo previene el Decreto 1 de 1984.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 19.—Difusión. El manual de contratación que se adopta por medio de la presente resolución deberá ser difundido a través de los diferentes medios de comunicación internos disponibles y entre los servidores públicos vinculados a la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 20.—Actualización. La oficina asesora jurídica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República será la responsable de la revisión y actualización del presente manual.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 21.—Aplicación. Los procedimientos incluidos en el manual que se adopta mediante la presente resolución deberán ser aplicados por los funcionarios que tengan a su cargo la contratación de la entidad, la información reposará en la oficina asesora jurídica y deberá reportarse al representante legal de la entidad y a los organismos de control y vigilancia.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 22.—Derogatorias. A partir de la vigencia de este manual, quedan sin efecto todas las disposiciones que le sean contrarias.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

ART. 23.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 20 de febrero de 2006.

(Nota: Derogada por la Resolución 1943 de 2007 artículo 1° del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución 60 de 2009 artículo 61 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)

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