RESOLUCIÓN 28 DE 2005 

(Febrero 7)

“Por la cual se adopta el manual de contratación administrativa de la entidad y se delegan y desconcentran algunas funciones en materia contractual”.

(Nota: Véase Resolución 6 de 2008 artículo 1º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

El Director de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, ANH,

en uso de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los artículos 7º y 14 del Decreto 679 de 1994, el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 y el artículo 10 numeral 10.2 del Decreto 1760 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto-Ley 1760 de 2003, se creó la Agencia Nacional de Hidrocarburos y asignó las funciones al director general, dentro de las cuales se encuentran las de adoptar las normas internas necesarias para el funcionamiento de la agencia, así como la de celebrar los contratos para el cumplimiento de las funciones de la misma;

Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones;

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 prevé que “Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes”;

Que teniendo en cuenta lo previsto en la norma transcrita, en las reglamentaciones contenidas en los artículos 7º y 14 del Decreto 679 de 1994, lo ordenado en el artículo 37 del Decreto-Ley 2150 de 1995 y el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, se estima necesario, que con el fin de hacer más ágil y eficiente la actividad contractual de la agencia, acudir a la figura de la delegación y desconcentración de funciones en materia de la celebración de contratos o convenios;

Que igualmente se hace indispensable expedir disposiciones sobre el ejercicio de funciones relativas a la celebración de contratos o convenios, sus procedimientos internos, y reglas para el ejercicio de la interventoría y supervisión;

Que el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 establece que “Las autoridades administrativas podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias...”, asimismo señala que “Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente”;

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 489 de 1998, el acto de delegación será escrito y determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren;

Que el numeral 10.12 del artículo 10 del Decreto-Ley 1760 de 2003 faculta al director general para delegar, de conformidad con la ley, las funciones que considere necesarias y la celebración de contratos, excepto los de exploración y explotación de hidrocarburos;

Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 faculta al representante legal de la agencia, para crear y organizar grupos internos de trabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad;

Que sin perjuicio de lo previsto en los manuales aprobados por el consejo directivo para los contratos a los que se refiere el artículo 76 de la Ley 80 de 1993, de hace necesario regular la delegación y desconcentración de funciones para la celebración de contratos por parte de la agencia,

RESUELVE:

CAPÍTULO PRIMERO

Generalidades

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto establecer el manual de contratación de la Agencia Nacional de Hidrocarburos y fijar las disposiciones sobre delegación y desconcentración del ejercicio de funciones relativas a la celebración de contratos o convenios, y señalar las reglas para el seguimiento y control en la ejecución y liquidación de los mismos.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 2º—Alcance. Las disposiciones de la presente resolución se aplicarán a los procesos de licitación o concurso público y contratación directa, en sus etapas precontractual, contractual y poscontractual.

PAR.—Salvo las reglas especiales contenidas en los manuales expedidos por el consejo directivo, los trámites relacionados con la actividad contractual para los contratos a los que se refiere el artículo 76 de la Ley 80 de 1993, se someterán a las reglas contenidas en la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 3º—Comité de contratos. El comité de contratos de la Agencia Nacional de Hidrocarburos será el ente asesor que apoyará al director y a los servidores públicos delegatarios en los procedimientos de contratación que desarrolla la agencia, con el fin de propender al cumplimiento de los principios que rigen la contratación pública, de acuerdo con lo establecido en los artículos siguientes.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 4º—Funciones del comité de contratos. El comité de contratos tendrá las siguientes funciones:

1. Asesorar al director y a los funcionarios delegatarios en relación con los procesos contractuales.

2. Emitir concepto previo sobre la viabilidad legal para el inicio de los procesos de selección, la adjudicación y suscripción de contratos o convenios por parte del director y los delegatarios, con personas de derecho público o privado.

3. Revisar los términos de referencia, pliegos de condiciones, solicitudes de oferta, condiciones mínimas de participación y demás actos administrativos que deban presentar a su consideración las dependencias donde se origine la contratación, y formular observaciones si a ello hubiere lugar.

4. Sin perjuicio de las funciones asignadas al comité de conciliación, revisar los proyectos de respuesta elaborados por las respectivas dependencias a las reclamaciones formuladas por los contratistas o las que surjan en desarrollo de convenios suscritos por la agencia, sin consideración a su cuantía, a efecto de verificar su correspondencia con las disposiciones legales vigentes en materia contractual.

5. Aprobar las minutas tipo de: pliegos de condiciones, términos de referencia, bases de selección de los procesos de contratación directa y minutas de contratos o convenios.

6. Establecer parámetros en relación con el precio de los pliegos de condiciones y términos de referencia.

7. Fijar las pautas y reglas para su funcionamiento.

PAR. 1º—La asesoría del comité de contratos se prestará para la celebración de contratos o convenios cuyas cuantías sean iguales o superiores al 10% de la menor cuantía de la agencia. No obstante lo anterior, el comité de contratos ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación cuando así lo solicite el ordenador del gasto.

PAR. 2º—Las funciones atribuidas al comité de contratos se circunscriben, primordialmente, a la realización de una revisión formal integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigente y a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos cuando la formación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 5º—(Modificado).* Integración del comité de contratos. El comité de contratos estará conformado por el subdirector administrativo y financiero o quien este delegue, un delegado del director general, el subdirector técnico o su delegado si es en esta área en la que se origina el contrato o convenio, el coordinador del área financiera y el jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado, quien lo presidirá. Lo anterior sin perjuicio del apoyo que deba solicitarse a las diferentes áreas de la agencia en razón a la naturaleza especial o complejidad del tema que así lo amerite.

PAR.—Las recomendaciones y conceptos del comité se adoptarán y expedirán por consenso entre sus miembros y serán suscritos por el jefe de la oficina asesora jurídica y quien haga las veces de secretario técnico.

(Nota: Véase Resolución 251 de 2005 artículo 1º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

*(Nota: Modificado por la Resolución 96 de 2006 artículo 1º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 6º—Secretaría técnica del comité de contratos. La secretaría técnica del comité de contratos estará a cargo de un abogado de la oficina asesora jurídica designado para tal efecto por el jefe de esta oficina.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 7º—Funciones de la secretaría técnica. La secretaría técnica tendrá las siguientes funciones:

1. Preparar el orden del día.

2. Citar a funcionarios de diferentes dependencias y áreas de la agencia, cuando a juicio del comité se requiera para ampliar y complementar un tema sometido a su consideración.

3. Verificar los soportes de los asuntos a tratar.

4. Proyectar y suscribir las certificaciones o constancias sobre los asuntos sometidos a consideración del comité de contratos.

5. Levantar, suscribir y custodiar, previa aprobación por los miembros del comité de contratos, las actas de cada sesión.

6. En general, todas aquellas actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del comité de contratos.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 8º—Sesiones del comité de contratos. Se reunirá por convocatoria de su presidente cuando lo estime necesario o cuando se lo solicite el director general o alguno de los subdirectores de la agencia.

PAR. 1º—Todo asunto que se envíe para estudio del comité, deberá presentarse con la documentación que lo soporta y avalado mediante concepto escrito emitido por el subdirector correspondiente, el cual comprenderá los aspectos que se establecen en el capítulo tercero de la presente resolución. El comité someterá el tema a consideración y estudio en estricto orden de radicación, siempre y cuando cumpla con los requisitos aquí establecidos, por lo que la secretaría técnica no recepcionará las solicitudes incompletas. Con el fin de efectuar las adiciones o correcciones del caso, la secretaría técnica remitirá la documentación mediante escrito que contenga en forma precisa las observaciones y recomendaciones realizadas.

PAR. 2º—El comité de contratos atenderá las solicitudes que se sometan a su consideración dentro de los ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción de la documentación, salvo que se requiera estudios o análisis especializados, o la presentación de documentación adicional, evento en el cual la secretaría técnica informará a la dependencia interesada.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

CAPÍTULO SEGUNDO

Delegación

ART. 9º—Alcance de la delegación. Sin perjuicio de las excepciones y prohibiciones establecidas en esta resolución, corresponderá al delegatario tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual, es decir, expedir actos administrativos o celebrar actos jurídicos precontractuales, contractuales y poscontractuales. Dentro de estas actividades se entienden incorporadas, entre otras:

1. Expedir y realizar los estudios previos a los procesos selectivos, el acto de apertura y la formulación de invitaciones.

2. Expedir y modificar pliegos de condiciones, términos de referencia y condiciones mínimas de participación.

3. Dirigir audiencias públicas.

4. Seleccionar al contratista.

5. Declarar desiertos los procesos de selección.

6. Suscribir, aclarar o modificar los términos de los contratos o convenios.

7. Estudiar y elaborar la respuesta a las reclamaciones formuladas por los contratistas.

8. Realizar el trámite para su liquidación, incluida la expedición del acto administrativo de liquidación unilateral.

9. Imponer toda clase de sanciones contractuales.

10. Informar al director de la agencia sobre las reclamaciones y dificultades que se presenten en desarrollo de la actividad contractual para que este tome las determinaciones que correspondan.

11. Presentar informes al director, cuando este lo requiera, sobre el ejercicio de las funciones delegadas.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 10.—(Modificado).*Delegatarios. Delégase la ordenación del gasto y consecuentemente el ejercicio de la facultad de celebrar contratos o convenios de la agencia con personas públicas o privadas, en los términos de la presente resolución, a los servidores públicos que se determinan a continuación:

1. En el subdirector administrativo y financiero. La celebración de contratos o convenios relacionados con las funciones propias del cargo hasta por una suma equivalente a la menor cuantía.

2. En el subdirector técnico. La celebración de contratos o convenios relacionados con las funciones propias del cargo hasta por una suma equivalente a la menor cuantía.

PAR.—El jefe de la oficina asesora jurídica aprobará la garantía única de los contratos o convenios que celebre la agencia.

(Nota: Modificado por la Resolución 196 de 2006 artículo 1° de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

*(Nota: Modificado por la Resolución 39 de 2006 artículo 1° de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 11.—(Modificado).*Prohibiciones. Ningún delegatario del ejercicio de la función contractual que por esta resolución se regula, podrá celebrar contratos o convenios u ordenar gastos diferentes a los aquí previstos. En especial no podrán:

1. Celebrar contratos de empréstito.

2. Celebrar contratos de comodato de bienes inmuebles.

3. Declarar la urgencia manifiesta y celebrar los contratos que se derivan de ella.

4. Celebrar contratos de prestación de servicios que impliquen el otorgamiento de poderes a profesionales del derecho.

*(Nota: Modificado por la Resolución 39 de 2006 artículo 2° de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

CAPÍTULO TERCERO

Desconcentración y adopción de trámites y procedimientos para la contratación

ART. 12.—Desconcentración de funciones, trámites y procedimientos. En los procesos contractuales, se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en este capítulo de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en la presente resolución, serán adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratación.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 13.—Fases. Son fases de la actividad contractual:

a) Fase precontractual. Comprende los trámites hasta la celebración del contrato y convenio, desde la etapa preparatoria del proceso de contratación o planeación (prefactibilidad, factibilidad, estudio de conveniencia y oportunidad de la contratación, etc.) hasta la celebración del contrato o convenio;

b) Fase de ejecución del contrato o convenio. Comprende el control en la ejecución del contrato y/o convenio, incluyendo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización;

c) Fase de liquidación del contrato o convenio. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación dentro de los términos legales, la liquidación de mutuo acuerdo o unilateral, según el caso;

d) Fase poscontractual. Etapa posterior a la liquidación del contrato.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 14.—Fase precontractual. Los trámites tendientes a la celebración de contratos o convenios se adelantarán según la competencia asignada al comité de contratos.

1. Conceptos y requisitos generales: La dependencia interesada iniciará el proceso precontractual con la realización de las siguientes actividades:

1.1. Verificación del proyecto en los planes y programas de la agencia. La dependencia interesada verificará que la actividad que se pretende cumplir con el contrato o convenio esté incorporada dentro de los planes y programas de la agencia.

1.2. Estudio de conveniencia y oportunidad. El estudio de conveniencia y oportunidad se consignará en un escrito claro, integral y serio que debe elaborarse previamente al inicio del proceso contractual por el área interesada en el inicio del trámite contractual y deberá estar suscrito por quien lo proyecta con el visto bueno de su jefe inmediato. Comprenderá, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Identificación de la necesidad que se pretenden satisfacer;

b) Análisis de las distintas alternativas para satisfacer la necesidad;

c) Recomendación sobre la alternativa más conveniente para la agencia;

d) Justificación detallada de la necesidad del objeto a contratar;

e) Existencia de disponibilidad presupuestal;

f) Relación de documentos que sirvieron de sustento para elaborar el estudio de conveniencia;

g) Relación de permisos, licencias, autorizaciones que se requieren para contratar, según la naturaleza y tipo de compromiso contractual a adquirir.

1.3. Estudio de condiciones y precios del mercado. La dependencia interesada en el contrato efectuará un estudio de los precios del mercado, teniendo en cuenta los costos y valores existentes en el lugar del cumplimiento de la prestación y las condiciones de pago que pretende proponer la agencia a los oferentes. Las cartillas de precios de otras entidades públicas y organismos consultivos constituyen un parámetro a considerar para el establecimiento de las condiciones y precios del mercado. En ningún caso dichas cartillas podrán ser la única información que debe considerarse para la realización del estudio. El estudio deberá estar suscrito por el funcionario que lo elaboró y su jefe inmediato.

1.4. Análisis de los riesgos del futuro contrato. La dependencia interesada efectuará un análisis de los posibles riesgos que podrían ocurrir durante la ejecución del contrato, entre otros se tendrán en cuenta factores climáticos, de orden público, diferencial cambiario, etc. Será imperativo regular de manera expresa en los pliegos de condiciones o términos de referencia las soluciones para cada uno de estos riesgos de tal forma que no se genere el pago de mayores valores por parte de la agencia.

1.5. Condiciones técnicas. La dependencia interesada elaborará las condiciones técnicas de los términos de referencia, en las cuales deberá indicar en forma clara y precisa el objeto del contrato, las características o especificaciones del bien o servicio y en general, de la prestación a contratar, el alcance del mismo y las obligaciones específicas y generales que debe asumir el contratista en desarrollo del objeto, así como el tiempo estimado de duración del contrato y el fundamento en los procesos que pretenda utilizar los eventos de contratación directa.

1.6. Disponibilidad presupuestal y disponibilidad de caja. La solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal (que debe identificar el valor y con cargo a qué recurso se carga el gasto) la efectuará la dependencia interesada ante la subdirección administrativa y financiera, quien a través del área de presupuesto expedirá el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal e informará a la dependencia solicitante las condiciones especiales que deban tenerse en cuenta para el pago, de modo que este pueda ser atendido de manera oportuna por la agencia, evitando la causación de intereses moratorios.

2. Pliegos de condiciones, términos de referencia e invitaciones. La dependencia interesada enviará todos los soportes y documentos antes descritos a la subdirección administrativa y financiera, quien a través del área de contratación, elaborará los pliegos de condiciones para el caso de la licitación pública, los términos de referencia para el caso del concurso público, y las invitaciones a proponer, en el caso de contratación directa. Sin perjuicio de lo establecido en la Ley 80 de 1993, estos documentos como mínimo contendrán la siguiente información:

a) Objeto de la convocatoria;

b) Requisitos que deben cumplir los oferentes o proponentes;

c) Indicación del presupuesto oficial;

d) Cronología del proceso;

e) Criterios de evaluación y ponderación;

f) Reglas de selección de la oferta favorable a los intereses de la agencia;

g) Causales de rechazo de la oferta.

En los pliegos de condiciones se establecerán reglas justas, objetivas, claras y completas. Se entiende que una regla es justa si conduce a seleccionar a la persona que mejor puede cumplir con la prestación; por regla objetiva si su resultado no se afecta por las condiciones particulares de los evaluadores, es decir, supone la aplicación de un estricto factor matemático; por regla clara si tiene solamente las interpretaciones que la administración ha querido intencionalmente establecer; y por regla completa si no requiere la aplicación de reglamentaciones o consideraciones externas a las establecidas en los pliegos o términos de referencia.

PAR. 1º—La subdirección administrativa y financiera no tramitará la solicitud si esta no cumple los requisitos señalados en el numeral 1º anterior. En tal evento los devolverá a la dependencia de origen para los ajustes correspondientes.

PAR. 2º—En el caso de la licitación o concurso público, contratación directa por menor cuantía que supere el diez por ciento (10%) de este valor y en los casos de declaratoria de desierta de una licitación o concurso público o contratación directa, se remitirá al comité de contratos un proyecto de acto administrativo motivado que ordene el inicio del proceso respectivo. La resolución de apertura deberá comprender como mínimo:

a) En la parte motiva, se referirá en forma sucinta al cumplimiento de los requisitos previos, tales como análisis de la oportunidad y conveniencia del objeto a contratar; permisos, licencias, autorizaciones que correspondan; estudio de las condiciones y precios del mercado; definición de las condiciones para participar; definición de las reglas del futuro contrato y plazo de ejecución estimado;

b) En la parte resolutiva, solamente se ordenará el inicio del trámite respectivo, sin expresar la cronología del proceso.

PAR. 3º—Avisos. En los avisos que la normativa vigente establece para los procesos selectivos se expresará, como mínimo, la siguiente información: entidad contratante, dirección de correspondencia, dirección electrónica, objeto, requisitos para participar, reglas de selección, presupuesto oficial y cronología del proceso.

PAR. 4º—Análisis del régimen de selección del contratista. Se deberá identificar y justificar por medio de un análisis el régimen constitucional, legal y reglamentario para la selección del contratista.

3. Trámite precontractual. El trámite precontractual comprende la formulación de la solicitud de oferta o invitación, la publicación de los borradores de los pliegos de condiciones o términos de referencia, la apertura del proceso y publicación del texto definitivo de los pliegos o términos de referencia; la recepción de propuestas, su evaluación y la definición del proceso:

3.1. Formulación de la invitación y publicidad del proceso. Para ordenar la apertura de todo proceso de contratación, en los casos de contratación directa por menor cuantía que supere el diez por ciento (10%) de este valor, en los eventos de contratación directa por declaratoria de desierta de una contratación directa o licitación o concurso y en los casos de licitación o concurso público, se debe cumplir con el siguiente trámite:

3.1.1. Estudio previo por parte del comité de contratos. La subdirección administrativa y financiera, a través del área de contratación, deberá presentar al comité de contratos la documentación entregada por la dependencia interesada que soporta el proceso de selección y los términos de referencia elaborados de conformidad con tales documentos, que se refiere en la presente resolución.

3.1.2. Revisión en el comité de contratos. El comité de contratos revisará los documentos a que se refiere el numeral anterior y si los encuentra ajustados a las exigencias legales, así lo expresará. En caso contrario formulará a la dependencia responsable del proyecto de contrato o convenio, a través del secretario técnico, las observaciones y recomendaciones a que haya lugar.

3.1.3. Publicación del borrador de los pliegos o términos de referencia. Ajustados los pliegos o términos de referencia a las exigencias legales, salvo el caso de la contratación directa por declaratoria de desierta de una contratación directa o de una licitación o concurso público, el área de contratación de la subdirección administrativa y financiera publicará sus borradores en la página web de la agencia.

3.1.4. Revisión de modificaciones. Cuando como consecuencia de la publicación de los borradores de pliegos de condiciones o términos de referencia o de su texto definitivo o de la audiencia de aclaración se requieran modificaciones, estas deberán ser estudiadas previamente a su adopción por parte del comité de contratos.

3.1.5. Apertura del proceso y publicación del texto definitivo de los pliegos o términos de referencia. Una vez que se ordene la apertura del proceso selectivo, el área de contratación de la subdirección administrativa y financiera publicará en la página web de la agencia el texto definitivo de los pliegos de condiciones o términos de referencia.

3.2. Recepción, evaluación de propuestas y definición. El trámite para la recepción, evaluación de propuestas y para adoptar la decisión que corresponda será el siguiente:

3.2.1. Recepción de propuestas. Las propuestas se recepcionarán por el área de contratación de la subdirección administrativa y financiera en el lugar, fecha y hora indicados en los pliegos de condiciones o términos de referencia, teniendo en cuenta las siguientes reglas: se deberá recepcionar y radicar las propuestas, dejando constancia de la fecha y hora exacta de su entrega, indicando de manera clara y precisa el nombre y razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de este ha efectuado materialmente el acto de la presentación. En esta diligencia no se requiere levantar acta suscrita por los asistentes. No obstante lo anterior, cualquier interesado podrá dejar las constancias verbales o escritas que estime pertinentes. En el primer caso las constancias se incorporarán en el acta respectiva. Agotado este procedimiento se advertirá a los proponentes que las ofertas son públicas y que tienen derecho a consultarlas o a solicitar fotocopias a su costa.

3.2.2. Evaluación de propuestas. La evaluación de las propuestas será efectuada por los servidores públicos o asesores designados por el director general o por el delegatario. Las reglas básicas que deben observarse en la evaluación son las siguientes:

a) La evaluación cubrirá los aspectos jurídicos, económicos y técnicos previstos en las condiciones para proponer y será realizada por las personas o dependencias determinadas por el director general o su delegatario, teniendo en cuenta las competencias internas. La comparación no solamente se efectuará entre las ofertas presentadas sino que deberán considerarse los estudios previos elaborados por la agencia y las condiciones y precios del mercado;

b) Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en el área de contratación de la subdirección administrativa y financiera por un término de cinco (5) días hábiles, en el caso de la licitación o concurso públicos. En los casos de contratación directa por invitación pública, los informes de evaluación permanecerán en dicha área por un término de dos (2) días hábiles;

c) Las evaluaciones, propuestas y observaciones efectuadas dentro del término para formular observaciones, se remitirán al comité de contratos, para lo de su competencia;

d) En los eventos de contratación directa, distintos a los de invitación pública, no existirá etapa de observaciones a las evaluaciones. Sin embargo, los servidores públicos y asesores encargados de las evaluaciones deberán efectuar la comparación de la(s) oferta(s) con los estudios previos y con las condiciones y precios del mercado para establecer su favorabilidad.

3.2.3. Definición del proceso. Ajustados los estudios de evaluación, de acuerdo con las observaciones formuladas que así lo ameriten, los evaluadores procederán a elaborar el respectivo orden de elegibilidad y recomendación. El proceso selectivo se definirá mediante la adjudicación a la propuesta más favorable o mediante la declaratoria de desierta. La definición del proceso de selección se adoptará en audiencia pública cuando así se haya establecido en las condiciones del proceso o si media solicitud del Contralor General de la República. En todo caso la decisión se consignará en resolución motivada. Lo subrayado está suspendido en el 2170.

3.2.4. Resolución de adjudicación. De conformidad con el informe presentado por los evaluadores, el área de contratación de la subdirección administrativa y financiera de la agencia remitirá, a la oficina asesora jurídica, los soportes documentales para que esta elabore el proyecto de acto de adjudicación.

3.2.5. Conformación dinámica de la oferta. En los casos en los que la agencia utilice el procedimiento de conformación dinámica de la oferta previsto en el Decreto 2170 de 2002 para la contratación directa, el traslado a los oferentes de las evaluaciones se surtirá sobre la totalidad de los aspectos que no son objeto de conformación dinámica. Una vez consolidadas las evaluaciones, se procederá a efectuar la negociación en los términos previstos en los pliegos de condiciones.

3.3. Minuta del contrato o convenio. La oficina asesora jurídica de la agencia elaborará la minuta del contrato o convenio, el cual deberá corresponder a las condiciones generales que hacen parte del pliego de condiciones o términos de referencia y en el que se incorporarán, entre otros aspectos particulares, los siguientes: partes contratantes, considerandos que reflejen los antecedentes del contrato o convenio y las manifestaciones unilaterales de las partes, el objeto, las obligaciones de las partes, las condiciones y plazos para el pago, el cumplimiento de las obligaciones, la interventoría y supervisión, los siniestros, valores y plazos de la garantía y las reglas para el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización.

3.4. Suscripción y legalización del contrato o convenio. El trámite para la suscripción y legalización del contrato o convenio lo adelantará el área de contratación de la subdirección administrativa y financiera, atendiendo las siguientes previsiones:

a) El contratista constituirá la garantía única de conformidad con lo dispuesto en el contrato y la reglamentación existente sobre la materia;

b) La parte obligada cancelará los derechos de publicación y de impuesto de timbre, en los términos y condiciones previstos en las reglamentaciones correspondientes.

PAR.—El expediente original de cada contrato o convenio reposará en el área de contratación de la subdirección administrativa y financiera.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 15.—Trámite de la contratación para los eventos de contratación directa distintos a los contenidos en los literales a), g) y h) del numeral 1º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. En los eventos de contratación directa distintos a los contenidos en los literales a), g) y h) del numeral 1º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, se aplicará en lo que sea pertinente lo establecido en el artículo 14 de esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 16.—Fase contractual o de ejecución. La fase contractual corresponde a la ejecución del objeto del contrato o convenio. A continuación se establecen las reglas básicas para el control de las prestaciones a cargo del contratista o entidad ejecutora y el procedimiento para el restablecimiento del equilibrio contractual.

1. Reglas para la interventoría y supervisión de contratos o convenios: La agencia controlará la ejecución de contratos o convenios mediante la interventoría y supervisión que, para cada caso particular, designe y establezca el ordenador del gasto.

1.1. La supervisión

1.1.1. Definición. Se entiende por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en la presente resolución.

1.1.2. Alcance de la supervisión. La función de supervisión implica acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y legal, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso y la satisfacción de los intereses del Estado premisa fundamental de la contratación pública.

1.1.3. Principios que rigen la supervisión. Sin perjuicio de los principios generales de la contratación estatal, la supervisión desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:

a) Cooperará con la agencia y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados;

b) Velará por que los contratos se ejecuten cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados;

c) Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada;

d) Responderá de los resultados de su gestión;

e) Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato.

1.1.4. Finalidades de la supervisión. Son finalidades de la supervisión:

a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos;

b) Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas;

c) Mantener permanente comunicación con el contratista y las autoridades de la agencia;

d) Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias;

e) Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

1.1.5. Facultades de la supervisión. En ejercicio de la función de supervisión, el supervisor está facultado para actuar conforme con lo establecido en la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado por la presente resolución. En ningún caso el supervisor podrá ejercer funciones o atribuciones establecidas a los servidores públicos de la agencia. Compete al supervisor:

a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato;

b) Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones; sin modificar en momento alguno el contrato;

c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado;

d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado;

e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

1.1.6. Funciones del supervisor. El supervisor ejercerá las siguientes funciones:

Funciones administrativas:

a) Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato;

b) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su cargo;

c) Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista;

d) Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual;

e) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que la agencia intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas;

f) Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca, copia de la misma a la oficina asesora jurídica y a la subdirección administrativa y financiera;

g) Coordinar con las dependencias de la agencia que tengan relación con la ejecución del contrato, para que estas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales;

h) Procurar que por causas atribuibles a la agencia no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato;

i) Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato;

j) Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos;

k) Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables;

l) Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

Funciones técnicas:

a) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar —según el caso— la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado;

b) Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario;

c) Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones estas deberán someterse a la decisión de la autoridad correspondiente, previo concepto de la supervisión;

d) Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar;

e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos;

f) Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro a la agencia de los equipos, elementos y documentos suministrados por él; constatar su estado y cantidad;

g) Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato;

h) Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes;

i) Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

Funciones financieras:

a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo;

b) Revisar, aprobar y tramitar ante la oficina o dependencia de la agencia que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados;

c) Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.

Funciones de carácter legal:

a) Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación;

b) Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a la agencia, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley;

c) Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados;

d) Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos;

e) Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito;

f) Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar;

g) Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato;

h) Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o proyectar dicha liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten;

i) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato;

j) Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría;

k) Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversión como requisito, para iniciar la de inversión.

1.1.7. Desempeño de la supervisión. Como regla general, la función de la supervisión deberá ser desempeñada por un solo supervisor. No obstante cuando ello no sea posible o recomendable, la agencia designará varios supervisores o interventores, para lo cual señalará con precisión las obligaciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

1.1.8. Calidades del supervisor. El ordenador del gasto establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil profesional o empresarial que debe satisfacer la persona natural o jurídica o el funcionario público que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, la supervisión debe ser atendida a través de personal con formación profesional en el área respectiva, que acredite la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.

1.1.9 Prohibiciones de la supervisión. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, la agencia se abstendrá de designar supervisor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A los interventores les está prohibido:

a) Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes;

b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista;

c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo;

d) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato;

e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato;

f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato;

g) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato;

h) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato;

i) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

1.1.10. Oportunidad para designar la supervisión. La supervisión podrá constituirse o designarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo exigieren. La participación del supervisor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo.

1.2. Interventoría. Para todos aquellos casos en los que la agencia haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva dependencia, un supervisor que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto.

PAR.—En casos excepcionales y mediando la justificación correspondiente, la interventoría podrán realizarla particulares contratados para el efecto.

2. Restablecimiento del equilibrio contractual.

De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993 el equilibrio contractual es un derecho de los contratistas y de las entidades estatales.

2.1. Restablecimiento del equilibrio a favor del contratista. Cuando el contratista considere afectada la ecuación contractual en su contrato podrá formular, por escrito, la correspondiente reclamación.

Para efectuar reconocimientos al contratista tendientes a restablecer el equilibrio contractual y para que la agencia solicite lo propio al contratista se deben cumplir los siguientes trámites:

a) Solicitud que deberá ser evaluada por la dependencia, en sus aspectos jurídico, técnico o económico, según el caso;

b) Esta evaluación se someterá a estudio y consideración del comité de contratación, previa evaluación de la oficina asesora jurídica;

c) Si el contrato lo encuentran viable así se le informará al jefe de la respectiva dependencia;

d) En todo caso el estudio deberá estar soportado con la totalidad de los informes efectuados por el interventor o supervisor del contrato y contener un informe detallado sobre los hechos y pruebas en que se fundamenta.

2.2. Restablecimiento del equilibrio a favor de la agencia. El interventor o supervisor efectuará revisiones periódicas a los contratos o convenios suscritos por la agencia. En caso de presentarse circunstancias que alteren el equilibrio contractual en contra de la agencia informará en forma inmediata, y por escrito, a los responsables jurídicos de cada dependencia, quienes a su vez elaborarán un informe para estudio y consideración del comité de contratos.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 17.—Fase poscontractual-Liquidación de los contratos. En cumplimiento de lo establecido en la Ley 80 de 1993 serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva y aquellos que lo requieran por reportar a su terminación obligaciones pendientes de determinar. Para la liquidación el delegatario tendrá en cuenta los siguientes parámetros:

Oportunidad. La liquidación de mutuo acuerdo se realizará dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación del contrato en caso de no haberse previsto un término específico para tal efecto. De no existir voluntad para la liquidación de mutuo acuerdo la agencia procederá a liquidar el contrato en forma unilateral.

Alcance. En la liquidación se efectuará un balance de la ejecución de las prestaciones del contrato o convenio, se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una de ellas podrá dejar las constancias que considere pertinentes.

Soportes. Los interventores, supervisores e inspectores del contrato o convenio presentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación del mismo y remitirán los proyectos del acta correspondiente al responsable del área legal de la dependencia.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 18.—Procedimientos en curso. Los procesos de contratación que se encuentren en curso en cualquiera de las etapas (precontractual, contractual o poscontractual) a la fecha de publicación de la presente resolución, cuya suscripción, de acuerdo con las disposiciones anteriores al mismo, correspondía al director, continuarán su trámite teniendo en cuenta las competencias y demás disposiciones que por este acto se regulan. En consecuencia, los trámites y actuaciones de orden técnico, financiero o económico de los contratos o convenios actualmente suscritos por el director, serán competencia de las dependencias a las cuales corresponda, según las delegaciones establecidas en esta resolución, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

ART. 19.—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de febrero de 2005.

(Nota: Véase Resolución 6 de 2008 artículo 1º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)

(Nota: Derogada por la Resolución 370 de 2008 artículo 3º de la Agencia Nacional de Hidrocarburos)