RESOLUCIÓN 541-002800 DE 2004

 

RESOLUCIÓN 541-002800 DE 2004 

(Septiembre 23)

“Por la cual adopta el Reglamento General de Archivo de la Superintendencia de Sociedades, y dicta otras disposiciones de carácter administrativo”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus facultades legales, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989 asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos del manejo general de archivos;

Que la junta directiva del Archivo General de la Nación, mediante el Acuerdo 7 del 29 de junio de 1994, adoptó y expidió el reglamento general de archivos como norma reguladora del quehacer archivístico del país;

Que la Ley 594 de 2000 estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;

Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el área de archivo de la Superintendencia de Sociedades, y comprometer a otras dependencias en el logro de los objetivos institucionales, en aras de lograr una mayor eficiencia y facilitar los procesos en esta entidad, es necesario adoptar y establecer un procedimiento que permita cumplir con los programas de gestión documental para la conservación y consulta de documentos;

Que según lo dispone el numeral 10 del artículo 4º del Decreto-Ley 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades expedir los actos administrativos que le corresponden como jefe del organismo;

Que con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer el procedimiento para la conservación y consulta de documentos denominado reglamento general de archivos de la Superintendencia de Sociedades, así:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 2º—Principios rectores. Los archivos de la Superintendencia de Sociedades harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, la conservación y salvaguarda del patrimonio cultural y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos en la ley.

Además, la gestión archivística será desarrollada con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, conforme a lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política.

ART. 3º—Objeto del reglamento general de archivo. El presente reglamento tiene por objeto establecer las pautas y principios generales que regulan la función archivística en la Superintendencia de Sociedades, en especial los criterios para la organización, consulta, conservación y eliminación de los archivos de las diferentes dependencias de la entidad y las funciones y responsabilidades de los funcionarios encargados de su manejo.

ART. 4º—Definiciones. Para los efectos de la presente resolución y con el fin de obtener unidad de criterios, forma parte integral de este acto administrativo el glosario de términos más generales empleados en materia de archivos.

ART. 5º—Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística en la Superintendencia de Sociedades, son los siguientes:

a) Objetivo de los archivos: el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

b) Importancia de los archivos: los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad: los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras y documentan las personas, los derechos y las instituciones;

d) Responsabilidad: los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos;

e) Dirección y coordinación de la función archivística: el Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación;

f) Administración y acceso: es obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad: los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal;

h) Modernización: la Superintendencia de Sociedades propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos: los archivos en un Estado de derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

ART. 6º—Formación de los archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

a) Archivos de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite es realizado para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

b) Archivo central: lo conforman el conjunto de documentos transferidos de los archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general;

c) Archivo histórico: lo conforman todos los documentos que desde el archivo central son transferidos para que sean conservados permanentemente, dado el valor que representan para la investigación, la ciencia o la cultura, previa decisión del comité de archivo de la entidad.

ART. 7º—Responsabilidad especial y obligaciones. Los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación y la Circular Interna 13 del 13 de julio de 2004, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades, de acuerdo con el numeral 5º del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

ART. 8º—Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de la Superintendencia de Sociedades. El Superintendente de Sociedades, los superintendentes delegados, el secretario general, los intendentes regionales, los jefes de oficina, los directores, los coordinadores de grupos de trabajo y demás funcionarios administrativos a cuyo cargo estén los archivos de la entidad, con fundamento en las tablas de retención documental aprobadas, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

ART. 9º—Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración de la entidad y aquella que forma parte del patrimonio documental de la Nación.

ART. 10.—Programas de gestión documental. La Superintendencia de Sociedades elaborará programas de gestión de documentos, a través del uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, y cuya implementación estará condicionada a los recursos presupuestales.

PAR.—Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

ART. 11.—Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ART. 12.—Obligatoriedad de las tablas de retención. Las tablas de retención documental de la Superintendencia de Sociedades, aprobadas mediante el Acuerdo 43 de mayo 5 de 2000, del consejo directivo del Archivo General de la Nación, y adoptadas mediante la Resolución 100-606 del 13 de junio de 2000, serán de obligatoria aplicación.

CAPÍTULO II

Órganos de dirección, coordinación y asesoría

ART. 13.—Dirección y coordinación. La dependencia encargada de dirigir y coordinar la función archivística en la Superintendencia de Sociedades, incluidas las intendencias regionales, es la secretaría general.

ART. 14.—Aplicación y ejecución. La dependencia encargada de la coordinación para la aplicación y ejecución de la función archivística en la Superintendencia de Sociedades, es el grupo de archivo.

ART. 15.—Asesoría. Para la aplicación del presente reglamento intervendrá como órgano asesor el comité de archivo de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 16.—Comité de archivo. El comité de archivo de la Superintendencia de Sociedades, creado mediante Resolución 100-1864 del 23 de septiembre de 1998, es el órgano asesor de la alta dirección de la entidad, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CAPÍTULO III

Organización y funcionamiento de los archivos

ART. 17.—Organización de los archivos administrativos. La organización de los archivos administrativos de la Superintendencia de Sociedades, estará fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por el Superintendente de Sociedades, el secretario general y el comité de archivo de la entidad.

ART. 18.—Organización de los archivos de gestión. La organización, administración, transferencia y conservación de la documentación generada y recibida en las diferentes dependencias de la entidad, es responsabilidad de cada una de ellas. Estos documentos, por ser potencialmente parte integrante del patrimonio documental de la Nación, genera la obligación a los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados. Los archivos de gestión, deberán organizarse de acuerdo con las tablas de retención documental, en concordancia con los manuales de procedimientos y de funciones de la entidad.

ART. 19.—Criterios para la organización de los archivos de gestión. Para la organización de los archivos de gestión, serán aplicados los siguientes criterios:

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en las tablas de retención documental debidamente aprobadas.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes. Los tipos documentales serán ordenados de tal manera que pueda evidenciarse el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento encontrado al abrir la carpeta y la fecha más reciente, al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados, a fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación deben identificarse, marcarse y rotularse de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: fondo, dependencia, grupo, serie documental, número de expediente, NIT, clase de carpeta, número de carpeta y número de caja, si fuera el caso.

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en las tablas de retención documental. Para ello, el responsable de la respectiva dependencia elaborará un plan de transferencias y seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el coordinador del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7. Las cajas de archivo que sean utilizadas para la transferencia, serán identificadas así: código y nombre de la dependencia, nombre de la serie documental, relación de las carpetas con número de identificación, número consecutivo de la caja de archivo, fechas extremas y números extremos de expedientes y vigencia fiscal.

PAR.—Los documentos de apoyo no deben ser consignados en las tablas de retención documental de las dependencias y, por lo tanto, pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

ART. 20.—Clases de documentos. Los documentos que conforman los archivos de la entidad, serán clasificados en tres clases, a saber:

1. Facilitativos. Son todos aquellos que soportan trámites que son comunes a todas las dependencias como, por ejemplo, memorandos de correspondencia interna, recortes de prensa, folletos, cartillas, circulares internas, formatos, planillas de asistencia, fotocopias de normas legales.

2. Específicos. Son todos aquellos recibidos o generados como producto de las actividades propias asignadas a cada dependencia en desarrollo de sus funciones, tales como hojas de vida, contratos, conciliaciones bancarias.

3. Técnicos. Son todos aquellos que soportan las actividades fundamentales de la entidad y corresponden a las funciones misionales de la Superintendencia de Sociedades en desarrollo de sus facultades de inspección, vigilancia y control, lo mismo que las jurisdiccionales. Estos documentos están contenidos en los diferentes cuadernos de los expedientes de cada sociedad en las diferentes situaciones o estados ante la superintendencia y en los conceptos jurídicos o contables.

ART. 21.—Numeración de actos administrativos. La numeración de los actos administrativos emitidos por la entidad, debe ser consecutiva y acorde con el sistema de gestión documental y el artículo 6º del Acuerdo 60 del 30 de octubre del 2001, emanado del Archivo General de la Nación.

ART. 22.—Ordenación de expedientes. Los expedientes serán ordenados de la siguiente manera:

1. Los documentos facilitativos y específicos de las dependencias, serán ordenados de acuerdo con los siguientes parámetros:

• Cada año deberán abrirse las carpetas utilizando como principio básico de creación, la estructura orgánica de la entidad.

• Los documentos recibidos o producidos por la dependencia, deben ser archivados utilizando una clasificación temática y una ordenación cronológica.

• Dentro de las carpetas, los documentos serán ordenados cronológicamente en forma ascendente, y para el caso de la correspondencia interna despachada, si se trata de memorandos numerados, serán llevados consecutivamente, de acuerdo con la numeración correspondiente.

2. Los documentos técnicos deben conservar la organización definida en la normatividad vigente y los lineamientos específicos para los diferentes procesos generadores de los mismos, como es el caso de los distintos expedientes que maneja la entidad, los cuales serán ordenados de acuerdo con los siguientes parámetros.

Expediente. Es el conjunto de documentos de un mismo tema, recibidos o producidos por cualquier dependencia de la entidad, relacionados exclusivamente con una sociedad vigilada; inspeccionada o controlada por la Superintendencia de Sociedades, en desarrollo de sus funciones.

Clases de expedientes. Dependiendo del trámite, son conformados diferentes tipos de expedientes, tales como:

Jurídica. Conformado por documentos legales, tales como escrituras de constitución, de reforma, estatutos, certificados de cámara de comercio, resoluciones de órdenes, de multa, recursos, oficios, etc.

Revisión. Lo conforman los documentos relacionados con estados financieros, anexos, notas, informes de gestión, resoluciones de contribución, cuentas de cobro y recibos de pago de contribuciones, etc.

Visitas. Lo conforman documentos originados con la práctica de una visita o investigación administrativa, los autos o resoluciones de visita, los oficios de traslado, documentos requeridos, descargos, etc.

Papeles de trabajo. Corresponden a los documentos obtenidos o elaborados en desarrollo de una visita, por parte de los funcionarios, visitadores. Su reserva o uso será aplicada de conformidad con la regulación prescrita en la ley.

Seguimientos financieros. Conformado por los estados de alerta generados por la aplicación SIFI.

Actuaria. Contienen todos los estudios y cálculos actuariales requeridos a las sociedades por el grupo de actuaria, junto con toda la documentación relacionada con el tema.

Fondos ganaderos. Todos los documentos relacionados con los fondos ganaderos.

Clubes deportivos. Contienen todos los documentos relacionados con actividades desarrolladas por la Superintendencia de Sociedades respecto a los clubes de deportistas profesionales.

Diagnóstico concursal. Contiene los documentos relacionados con el estudio y diagnóstico sobre la evaluación de un proceso concursal al que puede estar sometida una sociedad.

Control. Contiene los documentos relacionados con esta etapa por la que puede pasar una sociedad y están conformados por cuadernos separados, dependiendo de la actuación como, por ejemplo, visitas de control, control, reserva documental de control.

Concordatos. Lo conforman todos los documentos relacionados con el proceso concursal, los papeles de actuación, los créditos, la calificación de los mismos, las objeciones, los inventarios, los informes del contralor, entre otros, y es manejado con cuadernos separados debidamente identificados.

Liquidación obligatoria. Conformado por todos los documentos relacionados con el proceso liquidatorio, tales como los documentos de actuación, los créditos, las objeciones, los inventarios, los informes del liquidador, entre otros, y es llevado en cuadernos separados, debidamente identificados.

Inversión y deuda externa. Conformado con los documentos relacionados con los procesos de inversión y deuda externa e investigaciones administrativas cambiarias.

Procesos de extinción de dominio. Conformado por los documentos remitidos por la Fiscalía General de la Nación, la Dirección Nacional de Estupefacientes y los organismos de investigación judicial, y los documentos producidos por la entidad en desarrollo de los trámites pertinentes.

Reserva documental. Lo conforman los documentos que, según la Constitución Política y la ley, tienen el carácter de reservados. Para su aplicación, deberán tenerse en cuenta los conceptos emitidos por la oficina jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

Otros expedientes. Como los de control disciplinario, que contienen todos los documentos relacionados con los procesos disciplinarios a funcionarios y ex funcionarios de la entidad, son de carácter reservado y los maneja directamente el grupo de control disciplinario. Así mismo, el grupo de recursos humanos maneja otros tipos de expedientes especiales como las hojas de vida, historias médicas, créditos de vivienda y pensiones, entre otros.

ART. 23.—Forma de ordenar los expedientes. Los expedientes serán ordenados de acuerdo con su actividad, numéricamente, por el código de expediente asignado al momento del sometimiento de la sociedad por inspección, vigilancia o control, o alfabéticamente, cuando es ordenada la práctica de una investigación administrativa, por la razón social de la sociedad, y deberán tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:

• Todos los documentos que alimentan los expedientes, deberán llevar registrado el número del expediente de la sociedad vigilada, tanto los recibidos como los producidos por la entidad.

• Los documentos serán archivados en los cuadernos respectivos, cronológicamente en forma ascendente.

• Una vez efectuada la revisión y el expurgo de copias y sobrantes del expediente y el desglose de los documentos de reserva, será foliado consecutivamente, registrando el número del folio en la parte superior derecha de la hoja.

• Deberá actualizarse la tarjeta de control de foliado, registrando el número de folios a la fecha y el nombre del funcionario responsable.

ART. 24.—Almacenamiento de los documentos. Las dependencias deberán destinar un lugar centralizado para la ubicación y almacenamiento de las unidades documentales, utilizando medios adecuados de archivo, tales como archivadores de gavetas, folderamas, estanterías o sistemas modulares de archivos rodantes por tracción.

ART. 25.—Descripción de los archivos. Cada dependencia deberá efectuar la descripción de los archivos de gestión que reposen en ella, elaborando una lista de unidades archivísticas con los siguientes elementos:

Mención de identidad: debe escribirse el nombre de la entidad a la cual pertenece el archivo y la dependencia productora, con el detalle específico de área y grupo correspondiente. Ejemplo:

Superintendencia de Sociedades.

Delegatura de procedimientos mercantiles.

Grupo de concordatos.

Título: debe transcribirse igual que la identificación de la carpeta o unidad documental. Ejemplo:

Correspondencia despachada

Informes de gestión

Plan de acción anual 1999.

Fecha de producción: será determinada por el año o período en que fue producida la documentación, sin incluir en una unidad documentos de dos o más años. Ejemplo:

Año 1998

Enero - Junio - 1998.

Contenido: debe realizarse una descripción por temas del contenido de cada una de las carpetas. Ejemplo:

Copias de solicitudes de elementos de oficina enviadas al almacén.

Características físicas: debe indicarse la información que proporcione cualquier característica sobre los documentos. Ejemplo:

Carpeta, legajo, paquete, disquete, caja.

ART. 26.—Transferencia de documentos del archivo de gestión al archivo central. Los documentos facilitativos ubicados en los archivos de gestión, una vez cumplido el tiempo de retención, deberán ser transferidos al archivo central, si así lo disponen las tablas de retención documental, y el jefe de la dependencia o el responsable de efectuar dicha transferencia, una vez realizada la valoración para establecer si el archivo amerita conservación, antes de enviar los documentos al archivo central, deberá descartar, entre otros documentos, los siguientes:

• Manuscritos no oficiales.

• Borradores de trabajo.

• Borradores de proyectos.

• Recortes de prensa.

• Revistas y folletos.

• Formatos y formas obsoletos.

• Fotocopias de normas.

• Sobres.

• Material bibliográfico.

• Documentos personales, y

• Planillas de asistencia.

ART. 27.—Requisitos para la transferencia. Cada dependencia para efectuar la transferencia de documentos al archivo central, deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Traspasar anualidades completas.

• Organizar paquetes de tamaño homogéneo (máximo 30 centímetros de espesor), debidamente marcados con el nombre de la dependencia, número de traspaso y número de paquetes. Ejemplo:

Superintendencia de Sociedades.

Secretaría general.

Grupo de contabilidad.

Traspaso Nº 01.

Paquete Nº 01 de 5.

Contiene recibos de caja de 1998.

• Legajar los documentos en cada carpeta.

• Relacionar una a una la totalidad de unidades archivísticas (carpetas, listados, fólderes o legajos), utilizando el formato de transferencia, en original y copia.

• Firmar las planillas por parte del responsable de la documentación, y

• Levantar el inventario documental, adoptando el formato único de inventario documental, implantado por el Archivo General de la Nación, de conformidad con el artículo 7º del Acuerdo 42 del 31 de octubre de 2002.

Este procedimiento será efectuado en la fecha en que cada dependencia debe entregar las unidades archivísticas de la transferencia, las cuales deben coincidir con los tiempos establecidos en las tablas de retención documental de la entidad.

ART. 28.—Transferencia de documentos específicos y técnicos (expedientes) al archivo central. Cuando sean documentos de la serie documental expedientes, deberá observarse lo siguiente:

• Que los documentos hayan cumplido su ciclo de gestión y terminado su trámite respectivo, conforme a lo establecido en las tablas de retención documental.

• Entregar, en original y copia, la planilla de inventario documental, donde debe relacionarse una a una la totalidad de unidades archivísticas (carpetas, cuadernos, legajos, fólderes, expedientes) con su identificación respectiva, número de expediente, nombre de la sociedad, clase y número de cuaderno, folios, etc.

• Firmar las planillas por parte del responsable de la documentación junto con el acta respectiva, donde constará la fecha, dependencia que hace la transferencia, los funcionarios que intervienen y el total de unidades documentales transferidas, y

Una vez entregados los documentos, un funcionario del grupo de archivo verificará las unidades documentales entregadas contra la relación, designará la ubicación de la documentación remitida en los estantes correspondientes y los registrará en la planilla de transferencia.

El coordinador del grupo de archivo firmará las planillas de transferencia y devolverá a la dependencia remitente, la copia debidamente firmada, la cual debe ser conservada para fines de consulta posterior. El original de la planilla de traspaso será mantenido por el grupo de archivo para control, consulta y eliminación de documentos.

ART. 29.—Eliminación de documento. Para la aplicación del presente reglamento, entiéndase por eliminación la destrucción de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal o financiero y que carezcan de valor histórico o de relevancia para la ciencia y la tecnología.

PAR.—Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio de desarrollo tecnológico aprobado.

ART. 30.—Proceso de eliminación. Estará ajustado en su realización a las pautas establecidas por el archivo General de la Nación y el presente reglamento, deberá respetarse el resultado de la valoración documental, la cual está expresada en las tablas de retención documental de la entidad, y la aprobación del comité de archivo de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 31.—Autorización para la eliminación documental. La autorización para la eliminación de documentos será responsabilidad del comité de archivo de la Superintendencia de Sociedades, quien dará la aprobación correspondiente siempre y cuando esté ajustado a lo establecido en las tablas de retención documental. Para cada caso, es obligación levantar el acta de eliminación, la cual contendrá las firmas autorizadas.

CAPÍTULO IV

Del archivo central

ART. 32.—Definición. Es el que agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente, pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ART. 33.—Características. El archivo central tiene las siguientes características:

1. Son documentos conservados precaucionalmente o por razones de tipo legal, fiscal o interno de la institución.

2. Constituyen fuente de consulta potencial, principalmente como apoyo de la toma de decisiones y la gestión administrativa.

3. Deben evaluarse periódicamente para definir su valor y conservación permanente o su eliminación, conforme a lo establecido en las tablas de retención documental.

ART. 34.—Responsabilidad del archivo central. El grupo de archivo será responsable de la administración de estos archivos y ejercerá el control de la documentación recibida de las diferentes dependencias, las cuales serán ubicadas en estanterías señalizadas y organizadas para su consulta y disposición final.

ART. 35.—Clasificación y ordenación. Los documentos facilitativos y específicos serán clasificados y ordenados por dependencias, conservando la estructura orgánica de la entidad. Los documentos serán archivados en cajas plenamente identificadas, las cuales deben ubicarse en las estanterías predeterminadas.

Los documentos técnicos o expedientes, serán clasificados y ordenados numéricamente, de acuerdo con el número del expediente de la sociedad, y ubicados en las estanterías, según su especialidad, para la serie documental consecutivos de actos administrativos. Una vez empastados los tomos correspondientes por temas (resoluciones, oficios, actas, autos, certificaciones), serán organizados en las estanterías por vigencias fiscales, conservando la secuencialidad numérica del tomo y la fecha.

Los documentos recibidos o producidos por diferentes dependencias de la entidad y que corresponden a personas naturales, entidades de control, sociedades no vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, etc., clasificados como varios, serán archivados en legajadores A-Z, por el número de radicación y vigencia fiscal.

CAPÍTULO V

Del archivo histórico

ART. 36.—Definición. El archivo histórico es aquel al que son transferidos, desde el archivo central, los documentos, de archivo de conservación permanente.

ART. 37.—Características. El archivo histórico tiene las siguientes características:

1. Son documentos conservados con fines de consulta diferentes de los relacionados con la función administrativa y por personas diferentes de sus productores, y

2. Condensan un hecho determinado, una actividad o decisión y los procedimientos de la entidad.

ART. 38.—Responsabilidad. El grupo de archivo será responsable de la administración, custodia y control de estos archivos y velará por su conservación permanente.

ART. 39.—Organización del archivo histórico. Su organización, mantenimiento y conservación deberá hacerse conforme a lo establecido en las tablas de retención documental de la entidad.

ART. 40.—Descripción. Cuando vaya a realizarse transferencia de documentación histórica al Archivo General de la Nación o a los archivos históricos de la entidad, serán acordadas las pautas para la descripción de los documentos o unidades archivísticas, a través del comité de archivo de la Superintendencia de Sociedades.

CAPÍTULO VI

De los servicios archivísticos

ART. 41.—Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos del archivo de la Superintendencia de Sociedades, en los términos consagrados en el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia.

Para acceder a los documentos administrativos conservados en los archivos de la Superintendencia de Sociedades, o a la información contenida en ellos, es necesario que haya un interés general o particular, de conformidad con el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política Nacional y normas reglamentarias.

Los funcionarios encargados de los servicios archivísticos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución Nacional y la ley.

ART. 42.—Acceso a las sedes de archivo. Los usuarios que acudan a los archivos, tendrán acceso únicamente a las áreas autorizadas (recepción o salas de consulta).

El coordinador del grupo administrativo podrá sancionar con restricción o impedimento de acceso, a los usuarios internos o externos que infrinjan las normas internas del área, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, civiles o penales que puedan derivarse de su conducta.

ART. 43.—Reserva legal. Los documentos de reserva legal que, conforme a la Constitución Política y la ley, tienen ese carácter, deben llevarse y manejarse en carpetas separadas, para garantizar su confidencialidad a la hora de la consulta.

La reserva legal sobre los documentos de archivos públicos cesará a los 30 años de su expedición. Cumplidos estos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión, adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo, conforme a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 594 de 2000.

ART. 44.—Horarios de atención. Los archivos centrales de la Superintendencia de Sociedades y los locales en cada una de las intendencias regionales, adoptarán para la prestación de los servicios archivísticos, el mismo horario contemplado para la atención del público en general.

ART. 45.—Consulta en sala. El usuario interno o externo que requiera consultar documentos conservados en el archivo, podrá optar por el servicio de “consulta en sala”.

En este evento, el usuario, previo a la consulta de los documentos correspondientes, diligenciará el formato diseñado para tal fin y lo entregará al funcionario encargado, quien le suministrará el material requerido. El solicitante podrá examinar las unidades documentales, tomar nota y solicitar la reprografía de los documentos de interés, de conformidad con lo establecido en la Resolución 100-0733 del 19 de marzo de 2003.

ART. 46.—Préstamo de documentos. El préstamo de documentos será de dos clases: una, de los consecutivos de resoluciones, oficios, actas, autos y certificaciones, y la otra, de expedientes de sociedades vigiladas, inspeccionadas o controladas.

Tendrán acceso a este servicio todos los funcionarios de la entidad y los usuarios externos y funcionarios de entidades de control que así lo soliciten y el trámite será el establecido en la Circular Interna 9 del 29 de marzo de 1999, en concordancia con la Resolución 100-0733 del 19 de marzo de 2003, aprobada por la Procuraduría General de la Nación, mediante Resolución 190 del 8 de abril de 2003.

ART. 47.—Préstamo de expedientes a usuarios internos. Deberá diligenciarse el formato diseñado para tal fin, y entregarse en el grupo de archivo, donde prepararán o alistarán los expedientes solicitados y lo entregarán en el puesto de trabajo, junto con la boleta de préstamo, la cual deberá ser firmada al momento de recibir los expedientes.

ART. 48.—Préstamo de expedientes a usuarios externos. Deberá diligenciarse un formato de solicitud, el cual será entregado al funcionario encargado. Una vez recibida la solicitud, si los expedientes están disponibles, le será entregada al usuario para su consulta y la petición será resuelta por mostrador, de lo contrario, le dará cita al solicitante para que en el término de dos (2) días pueda contar con los expedientes solicitados, tiempo durante el cual el grupo de archivo localizará y preparará los expedientes requeridos.

ART. 49.—Reprografía de documentos. Todo usuario interno o externo podrá solicitar copias reprográficas o fotocopias de los documentos conservados en los archivos de la Superintendencia de Sociedades, mediante el cumplimiento de lo establecido en las circulares internas 4 del 31 de enero de 2000 y 15 del 3 de mayo de 2000, en concordancia con la Resolución 100-0733 del 19 de marzo de 2003, la cual reglamenta el trámite interno de peticiones, atención de quejas, reclamos y sugerencias en la Superintendencia de Sociedades.

CAPÍTULO VII

Conservación de los documentos

ART. 50.—Conservación de documentos. Los responsables de los archivos de la Superintendencia de Sociedades, deberán implementar un sistema integrado de conservación de su documentación, incluyendo en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción, adoptando las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales “cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

ART. 51.—Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, mediante la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 gr/m 2 , libre de ácido y exento de lignina, cuyo valor de PH esté en rango de 7.0 a 8.5, de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.

La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto sean estandarizados los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de información.

PAR.—Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

ART. 52.—Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará las pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ART. 53.—Reproducción de documentos. De conformidad con el artículo 49 de la Ley 594 de 2000, en ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones finales

ART. 54.—Seguimiento y control. La oficina de control interno ejercerá el control y seguimiento sobre la aplicación y cumplimiento del reglamento general de archivos de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 55.—Glosario de términos archivísticos. El glosario anexo es parte integral del reglamento de archivo de la Superintendencia de Sociedades, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada. Los términos que lo conforman fueron extraídos del texto general del reglamento y está ordenado alfabéticamente para facilitar su búsqueda y consulta.

ART. 56.—Vigencias y derogatorias. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de septiembre de 2004.

Glosario

Acervo documental: conjunto de los documentos de un archivo.

Administración de archivos: son las operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control y evaluación de todos los archivos de una institución.

Almacenamiento de documentos: depósito de los documentos en estanterías, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y posterior utilización.

Archivo: es uno o más conjuntos de documentos producidos o recibidos por cualquier dependencia de la entidad, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, conservándolos mediante pautas de organización definidas, con fines administrativos, legales, fiscales, históricos, académicos, etc.

Los documentos producidos por la entidad están constituidos por series documentales definidas en las tablas de retención, las cuales requieren conservación temporal o permanente, de tal forma que su posterior consulta pueda efectuarse en forma ágil y confiable.

Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados declarados de interés público.

Archivo privado de interés público: aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y declarado como tal.

Archivo total: concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos, esto es, el proceso integral de la formación del archivo.

Catálogo: instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación documental: labor intelectual por la que se indican y establecen las series documentales que componen cada fondo.

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Eliminación de documentos: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de conservación de archivo.

Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista, cuaderno, expediente, etc.

Fondo: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Guía: instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Inventario: es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

Legajo: en los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.

Microfilmación: técnica que permite fotografiar documentos para obtener pequeñas imágenes en película.

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Reprografía: conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia, el microfilm y los discos ópticos.

Retención de documento: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo después de las transferencias documentales, tal como se consigne en las tablas de retención.

Serie documental: es el conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Soporte documental: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tablas de retención documental: listados de series o tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.

Tipo documental: hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser, entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.

Transferencia de archivos: remesa de los documentos del archivo administrativo al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

Unidad archivística: es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por unidades documentales según su tipología. Pueden ser unidades archivísticas, entre otras, un legajo, un expediente, un fondo o una serie.

Unidad de conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

Unidad documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser unidades documentales, entre otras, un auto, un oficio, una resolución, un informe, etc.

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