Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 2891 DE 2012 

(Mayo 2)

“Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para las consultas que requieran los particulares de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por la Ley 1163 de 2007, la Ley 1450 de 2011, el numeral 1 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política modificado por el Acto Legislativo 1 del 3 de julio de 2003, en concordancia con el Decreto-Ley 2241 de 1986 y el Decreto-Ley 1010 de 2000, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil ejercer, entre otras, la función de organizar y dirigir el Registro Civil y la Identificación de los colombianos, así como las elecciones.

Que la Registraduría Nacional del Estado Civil formuló desde el año 1994, un Plan Integral de Modernización Tecnológica “PMT”, que incluyó la modernización de los sistemas de identificación ciudadana, registro civil y electoral, con el fin de mejorar la gestión institucional y garantizar una mayor transparencia.

Que la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, tiene alto impacto e interés en todos los sectores del orden nacional.

Que el Plan Nacional de Desarrollo 2011- 2014, expedido a través de la Ley 1450 de 2011 en su artículo 227 establece:

“ART. 227.—Obligatoriedad de suministro de información. Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el presente plan y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las demás entidades públicas, bases de datos de acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran. Las entidades productoras y usuarias de la información deben garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional y, en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva.

La obligación a la que se refiere el presente artículo constituye un deber para los servidores públicos en los términos del artículo 34 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002.

PAR. 1º—El acceso a las bases de datos y la utilización de su información serán gratuitos. Las entidades y los particulares que ejerzan funciones públicas sólo tendrán derecho a cobrar por el acceso a los datos y a las bases de datos que administren, los costos asociados a su reproducción. Las entidades públicas no serán sujetos pasivos de la tasa a la que se refiere la Ley 1163 de 2007, con cargo al Presupuesto General de la Nación se atenderá el costo que generen el sostenimiento y acceso a los datos y bases de datos.

Respecto de los términos para la entrega de la información, deberán dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique, sustituye o derogue.

PAR. 2º—En el evento en que las entidades estatales o los particulares que ejerzan funciones públicas requieran procesamientos o filtros especiales adicionales a la información publicada en las bases de datos, la entidad que la administra o produce podrá cobrar dichos servicios mediante contrato o convenio.

En los términos señalados en el presente artículo y para el reconocimiento de derechos pensionales y el cumplimiento de la labor de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, esta tendrá acceso a la información alfanumérica y biográfica que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como a la tributaria de que trata el artículo 574 y el Capítulo III del título II del libro V del estatuto tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La UGPP podrá reportar los hallazgos a las administradoras del sistema de protección social, para los fines de la determinación, liquidación y cobro por parte de las administradoras del Sistema de Protección Social en relación con las contribuciones de la protección social de su competencia, garantizando en todo caso, el mantenimiento de la reserva de la información a que haya lugar.

PAR. 3º—El Gobierno Nacional debe garantizar mediante la implementación de sistemas de gestión para la seguridad de la información que el acceso a las bases de datos y a la utilización de la información sea seguro y confiable para no permitir el uso indebido de ella.

(...)”.

Que el Registrador Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 6128 del 8 de octubre de 2007, creó el Comité para la fijación de Tarifas y Precios por los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el objeto de realizar el estudio para establecer las tarifas aplicables a los servicios que ofrece la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que los servicios se deben prestar en condiciones de calidad, eficiencia, seguridad, desempeño, contingencia, auditoría, concurrencia, integridad debiendo tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil como los particulares usuarios “garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional y, en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva”, así como no permitir el uso indebido de la información al tenor de lo previsto en el policitado artículo 227 de la Ley 1450 de 2011.

Que el comité de tarifas en cumplimiento de las resoluciones 6128 del 8 de octubre 2007 y 4890 del 17 de junio de 2011 ordenó la realización de un estudio para la determinación de los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, conforme lo establece el artículo 227 de la mencionada ley.

Que el citado comité en sesión del 16 de abril de 2012, según Acta 5, analizó y aprobó el estudio jurídico, técnico, financiero y presupuestal que sirve como base para la determinación de los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, producto de lo cual este recomendó al señor Registrador Nacional la fijación de los mismos, en el evento que los particulares requieran esta consulta.

Que mediante Resolución 188 del 16 de abril de 2012, se fijaron los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los particulares que requieran consultas.

Que con fundamento en lo anterior los particulares que deseen acceder a la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil deberán cumplir con los diferentes requerimientos descritos mediante el presente acto, los cuales son de obligatorio cumplimiento.

Que acogiendo las recomendaciones señaladas por el comité para la fijación de las tarifas y precios por los servicios que presta la entidad este despacho,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto y campo de aplicación

ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto reglamentar las condiciones y procedimientos para la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los particulares que requieran de este servicio, de conformidad con lo previsto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 2º—Definiciones. Con el fin de poner a disposición la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, se precisarán los siguientes términos:

Base de datos: Es un conjunto de datos que contienen información biográfica, dactilar, del Sistema de Identificación, del Sistema de Registro Civil y del Sistema Electoral de los Colombianos.

Acceso a datos web: Es el servicio que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil para accesar vía web la información contenida en las bases de datos, teniendo en cuenta las restricciones legales establecidas.

Consulta vía web: Requerimiento de información a través de herramientas mediante el uso de Internet, sin la cual no es posible habilitar los usuarios para que realicen las consultas respectivas.

Procesamiento en una base de datos - Cruce de información: Aplicación sistemática de una serie de operaciones sobre la base de datos, con el fin de atender los requerimientos de cruces de información solicitados por parte de las diferentes entidades.

Procesamiento o filtros especiales adicionales. Conjunto de actividades o eventos coordinados y organizados que se realizan para atender una solicitud o requerimiento de consulta de información, bajo criterios específicos que implica destinar recursos por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil para la generación de los resultados respectivos.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO II

Acceso a la información de la base de datos

ART. 3º—Autorización para la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para los particulares. La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá a los particulares el acceso a la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, teniendo en cuenta los términos, procedimientos y condiciones establecidas en la presente resolución, garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva.

PAR.—La Registraduría Nacional del Estado Civil no entregará total o parcialmente las bases de datos, salvo lo establecido legalmente.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 4º—Servicios de acceso a la información de la base de datos. Los particulares interesados en acceder a la información contenida en las base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán presentar solicitud escrita, indicando el propósito y las razones de la solicitud, las cuales deben estar relacionadas con su objeto social.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 5º—Plataforma de comunicaciones. El particular interesado deberá proveer el canal de comunicaciones, la infraestructura y plataforma requeridas para el servicio solicitado.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 6º—Acceso prioritario a la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI. Los accesos estarán supeditados a la disponibilidad de los recursos, conforme a las prioridades en la prestación de los servicios que la Registraduría Nacional del Estado Civil debe proveer a las registradurías, consulados, notarías, hospitales públicos y las campañas para la atención de la población vulnerable.

PAR. 1º—Por razones inherentes a los procesos electorales, los servicios podrán ser limitados o suspendidos unilateralmente por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

PAR. 2º—La Registraduría Nacional del Estado Civil, dará prioridad a las solicitudes de acceso a la información de las bases de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, que sean requeridas por autoridad competente en los términos previstos en el artículo 213 del Código Electoral. Entiéndase por autoridad competente la Rama Judicial, Fiscalía General de la Nación, Policía Judicial, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, entre otros.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 7º—Acceso a la información. La Registraduría Nacional del Estado Civil, procederá a permitir el acceso a la información de que trata la presente resolución, relacionada con los requerimientos efectuados por los particulares, dentro de los treinta (30) días siguientes al cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente acto, mediante la suscripción y legalización del contrato respectivo, cuando a ello haya lugar.

PAR.—En los casos de procesamiento de cruce de información contra las bases de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, será necesaria la suscripción de contrato, siempre y cuando la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación y la Gerencia de Informática hayan evaluado la pertinencia de la suscripción del contrato, atendiendo a la periodicidad y volúmenes de consulta del requerimiento. En caso de no requerirse la suscripción de contrato, se dará traslado de la petición a la coordinación de soporte técnico de la gerencia de informática para el trámite pertinente.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 8º—Facturación y cobro. La gerencia administrativa y financiera efectuará el procedimiento para la facturación y cobro por la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de conformidad con lo dispuesto por la Resolución 188 del 16 de abril de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO III

Procedimiento para consulta de la información contenida en la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI.

ART. 9º—Coordinación del servicio. El particular interesado deberá establecer un único interlocutor, responsable de gestionar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil los requerimientos de información.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 10.—Consulta vía web. La gerencia de informática de la Registraduría Nacional del Estado Civil de acuerdo a su disponibilidad técnica, establecerá el número de usuarios permitidos para cada uno de los particulares interesados.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 11.—Procesamiento - Cruce de Información con ANI. Los particulares solicitarán la reproducción mediante el cruce de la información del Archivo Nacional del Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el formato previamente establecido, adjuntando en medio magnético (CD/DVD), los archivos planos con la estructura establecida por la gerencia de informática.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO IV

Disposiciones generales

ART. 12.—Trámite de las peticiones. Las peticiones presentadas por los particulares para el acceso a la información descrita en la presente resolución, serán tramitadas a través de la Secretaría General de la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien coordinará con las diferentes áreas competentes el trámite a que haya lugar, emitiendo los pronunciamientos que correspondan para cada caso.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 13.—Peticiones incompletas. En el evento en que la solicitud no contenga la totalidad de los documentos o la información necesaria, se remitirá comunicación al particular peticionario para que allegue los documentos o requisitos faltantes.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 14.—Solicitud de información o documentos faltantes. Si la información o los documentos aportados por el particular interesado; o si de la prueba técnica, se desprende que el peticionario no cumple con lo requerido o la documentación no es suficiente para decidir la solicitud, la Registraduría Nacional del Estado Civil requerirá con toda precisión y en forma escrita por una sola vez, el aporte de los documentos o aspectos faltantes. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que la entidad solicitante atienda el respectivo requerimiento. Desde el momento en que él allegue lo requerido comenzará a correr los términos.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 15.—Desistimiento. Al tenor de lo previsto en el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo se entenderá que el particular interesado ha desistido de su solicitud, si pasados dos (2) meses de realizar la Registraduría el requerimiento de completar los requisitos, los documentos o la información de que tratan los dos artículos anteriores, no ha cumplido o allegado lo solicitado, sin perjuicio de que el particular presente posteriormente una nueva solicitud.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 16.—Confidencialidad de la información. La información que reposa en los archivos y en las bases de datos de la entidad, se considera de reserva legal y de seguridad nacional, siendo derecho patrimonial de autor para la Registraduría Nacional del Estado Civil, por consiguiente se deberá respetar este derecho comprometiéndose el particular solicitante a utilizar dicha información para sus fines misionales, con observancia de la Constitución Política de Colombia; del artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, así como por las demás disposiciones civiles que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas referidas a la protección de la información de los datos personales y al derecho a la intimidad. Por ello, se deberá contar con la orden de la autoridad competente para poder acceder a la información de las bases de datos de la entidad que contiene información de carácter reservado.

Los interesados deberán garantizar la reserva y seguridad de la información de los colombianos almacenada en la base de datos del Archivo Nacional del Identificación, ANI, establecida en la normatividad vigente, mediante la suscripción de un acta de compromiso de reserva y confidencialidad, que la entidad entregará para su firma, la cual deberá ser diligenciada y entregada en la Secretaría General al momento de autorizarse el acceso a la información.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 17.—Verificación de la confidencialidad y uso de la información. Teniendo en cuenta que los particulares usuarios de la información o los terceros autorizados por estos, deberán garantizar el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva, además, no permitirán el uso indebido o la comercialización de la información a la cual se les permita el acceso, la Registraduría Nacional del Estado Civil, se reserva el derecho en cualquier momento de verificar el cumplimiento de las reglas de confidencialidad y el uso de la información y la aplicación de los respectivos mecanismos de seguridad.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 18.—Propiedad intelectual y licenciamiento. Los archivos y las bases de datos que contienen la información de los colombianos son propiedad exclusiva de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 19.—Normatividad aplicable. En lo no previsto en esta resolución se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y demás normatividad aplicable.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 20.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de mayo de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución 8410 de 2013 artículo 18 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)