Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 29 DE 2018

(Mayo 9)

“Por la cual se adopta el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), se reglamentan las disposiciones relativas al sistema institucional de control interno y se crea un comité en el nivel local de la UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.

El director general de la UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN),

en uso de sus facultades legales, en especial de las conferidas en los numerales 4º, 22 y 32 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en sus artículos 209 y 269 dispone que la administración pública tendrá un control interno responsable de diseñar y aplicar los métodos y procedimientos de control de conformidad con la ley;

Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, entendido como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos;

Que el Decreto 2145 de 1999 dicta normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones;

Que en los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de la administración pública y se estableció el sistema de desarrollo administrativo;

Que mediante el Decreto 2482 de 2012 se adopta el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), el cual recoge el sistema de desarrollo administrativo previsto en la Ley 489 de 1998;

Que la Ley 872 de 2003 creó el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público;

Que el Decreto 4110 de 2004, modificado por el Decreto Nacional 4485 de 2009 reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adoptó la norma técnica de calidad en la gestión pública y el Decreto 2375 de 2006 reglamentó el artículo 7º de la Ley 872 de 2003 en relación con los requisitos para certificar el sistema de gestión de la calidad bajo la norma técnica de calidad en la gestión pública;

Que mediante el Decreto 1083 de 2015 el Gobierno Nacional, recoge entre otras disposiciones las previstas en los decretos 2145 de 1999, 4110 de 2004, 2375 de 2006, 4485 de 2009 y 2482 de 2012 en los títulos 21, 22 y 23 de la parte 2 del libro 2 del mismo;

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo sistema de gestión los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad, previstos en las leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente, el cual deberá articularse con el sistema de control interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998;

Que mediante el Decreto 1499 de 2017, se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector función pública, sustituyendo los títulos 22 y 23 de la parte 2 del libro 2, en lo relacionado con el sistema de gestión y se establece su articulación con el sistema de control interno; adoptando el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio;

Que el Decreto 1499 de 2017 derogó expresamente los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003;

Que en relación con el sistema de gestión, el Decreto 1499 de 2017, establece que está conformado por las políticas, normas, recursos e información, necesarios para dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados, para satisfacer las necesidades y los derechos de los ciudadanos, el cual se complementa y articula, entre otros, con los sistemas nacional de servicio al ciudadano, de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, de gestión ambiental y de seguridad de la información;

Que el decreto mencionado consagra que las políticas de desarrollo administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, se denominarán políticas de gestión y desempeño institucional, se regirán por las normas que las regulan o reglamentan y se implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias;

Que el Decreto 1499 de 2017, igualmente, define que en cada una de las entidades se integrará un comité institucional de gestión y desempeño encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal;

Que el decreto citado establece que el sistema de control interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al sistema de gestión en el marco del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades; que el control interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del modelo estándar de control interno (MECI), cuya estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo esta una tarea exclusiva de las oficinas de control interno;

Que mediante el Decreto 648 de 2017, se modifica el título 21 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1083 de 2015 Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, y se establece el sistema institucional de control interno, el cual se integra por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad;

Que el Decreto 648 de 2017, consagra que las entidades públicas deben crear un comité institucional de coordinación de control interno que funcionará como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, para evaluar el estado del sistema de control interno y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema, aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad, aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento, revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar, entre otras funciones;

Que en el numeral 32 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008, se establece que el director general, tendrá la facultad de crear comités para orientar, asesorar, definir y decidir entre otros aspectos, criterios de carácter técnico para el debido ejercicio de funciones administrativas, así como señalar sus integrantes y funciones; y teniendo en cuenta la estructura de la entidad, es necesario crear unos comités operacionales del modelo integrado de planeación y gestión, que cumplan las funciones relacionadas con la gestión y desempeño institucional y con la coordinación del sistema de control interno, a nivel local;

Que es necesario adoptar el modelo integrado de planeación y gestión actualizado mediante el Decreto 1499 de 2017, reglamentar las disposiciones consagradas en el Decreto 648 de 2017 relativas al sistema institucional de control interno y crear los comités de operación del modelo integrado de planeación y gestión en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, en consecuencia derogar las disposiciones que reglamentan el sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental y que regulan la conformación del comité institucional de desarrollo administrativo en la entidad;

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8º del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el proyecto fue publicado en el sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del 12 al 16 de marzo de 2018 para comentarios del público en general;

Con fundamento en las anteriores consideraciones,

RESUELVE:

TÍTULO I

Modelo integrado de planeación y gestión de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

CAPÍTULO I

Adopción del modelo integrado de planeación y gestión de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

ART. 1º—Adopción del modelo. Adóptese el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), como el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de la entidad, con el fin de generar resultados para el cumplimiento de la misión institucional.

Este modelo, articula el sistema de gestión con el sistema institucional de control interno.

ART. 2º—Objetivos del modelo. El modelo integrado de planeación y gestión le permite a la entidad mejorar su gestión y resolver las necesidades de los ciudadanos con integridad y calidad, mediante:

1. El fortalecimiento del liderazgo y del talento humano.

2. La agilización, simplificación y flexibilización de los procesos para cumplir su objetivo institucional.

3. El desarrollo de la cultura organizacional con fundamento en la información y gestión del conocimiento, que contribuya a la toma de decisiones.

4. El seguimiento, control y evaluación de resultados, que contribuya a la mejora continua.

5. La facilitación y promoción de la efectiva participación ciudadana y la rendición de cuentas en la planeación, gestión y evaluación; y

6. La coordinación con las demás entidades públicas y otras partes interesadas.

ART. 3º—Ámbito de aplicación y regulación. La presente resolución será aplicable a todos los procesos y dependencias de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y su implementación se realizará por medio de los documentos del modelo integrado de planeación y gestión, y demás instrumentos que se estime pertinentes.

ART. 4º—Coordinador del modelo. La dirección de gestión organizacional, o quien haga sus veces, será responsable de coordinar y armonizar la implementación y consolidación del modelo integrado de planeación y gestión, en concordancia con los lineamientos establecidos por el comité institucional de gestión y desempeño, previsto en la presente resolución.

CAPÍTULO II

Sistema de gestión

ART. 5º—Sistema de gestión. Es el conjunto de políticas, normas, recursos e información, de la entidad, cuyo objeto es dirigir la gestión al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de necesidades y derechos de los ciudadanos, en un marco de legalidad e integridad.

El sistema de gestión, integra los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de calidad y se complementa y articula entre otros, con los sistemas nacional de servicio al ciudadano, de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, de gestión ambiental y de seguridad de la información, y con los demás modelos y estrategias que establecen lineamientos y directrices en materia de gestión y desempeño.

CAPÍTULO III

Sistema institucional de control interno

ART. 6º—Sistema institucional de control interno. El sistema institucional de control interno está integrado por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad.

ART. 7º—Instrumentos para la actividad de auditoría interna. De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.21.4.8 del Decreto 1083 de 2015, adicionado por el artículo 16 del Decreto 648 de 2017, los instrumentos para la actividad de la auditoría interna, que hacen parte del sistema institucional de control interno en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), son:

a) Código de ética del auditor interno: Es una serie de principios significativos para la profesión y el ejercicio de la auditoría interna, y de reglas de conducta que describen el comportamiento que se espera de los auditores internos(1);

b) Carta de representación: Es el documento debidamente suscrito por los directores de gestión, jefes de oficina y directores seccionales, en el que se establece la veracidad, calidad y oportunidad de la información que debe suministrarse a los servidores públicos responsables de realizar las visitas de auditoría de la oficina de control interno;

c) Estatuto de auditoría: Es un documento formal que define el propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditoría interna en la entidad. El estatuto establece la posición de la actividad de auditoría interna, autoriza el acceso a los registros, al personal y a los bienes pertinentes para la ejecución de los trabajos, y define el ámbito de actuación de las actividades de auditoría interna(2);

d) Plan anual de auditoría. Documento que establece el enfoque general y los énfasis estratégicos de la actividad de auditoría interna de la entidad y contiene las actividades que debe ejecutar la oficina de control interno durante cada vigencia.

PAR.—Las propuestas de elaboración o modificación de los instrumentos para la actividad de auditoría interna relacionados en el presente artículo, serán presentadas para su aprobación ante el comité institucional de control interno, por el jefe de la oficina de control interno. Salvo el plan anual de auditoría, los demás instrumentos se actualizarán cuando la oficina de control interno o el comité institucional de coordinación de control interno, lo consideren conveniente.

CAPÍTULO IV

Operación del modelo integrado de planeación y gestión

ART. 8º—Dimensiones del modelo. El modelo integrado de planeación y gestión se desarrolla mediante la puesta en marcha de siete dimensiones operativas, que a su vez agrupan políticas, prácticas, herramientas o instrumentos de gestión. Las dimensiones operativas son las siguientes:

• Dimensión 1. Talento humano

• Dimensión 2. Direccionamiento estratégico y planeación

• Dimensión 3. Gestión con valores para resultados

• Dimensión 4. Evaluación de resultados

• Dimensión 5. Información y comunicación

• Dimensión 6. Gestión del conocimiento y la innovación

• Dimensión 7. Control interno

PAR.—Cada dimensión se desarrolla a través de una o varias políticas de gestión y desempeño institucional, según lo dispuesto en los artículos 9º y 10 de la presente resolución.

ART. 9º—Políticas de gestión y desempeño institucional. Las políticas de gestión y desempeño institucional del modelo integrado de planeación y gestión, que desarrollan las dimensiones del modelo, entre otras, son las siguientes:

1. Planeación institucional

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

3. Talento humano

4. Integridad

5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

7. Servicio al ciudadano

8. Participación ciudadana en la gestión pública

9. Racionalización de trámites

10. Gestión documental

11. Gobierno digital

12. Seguridad digital

13. Defensa jurídica

14. Gestión del conocimiento y la innovación

15. Control interno

16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

ART. 10.—Implementación de las políticas. Las políticas de gestión y desempeño institucional se regirán por las normas que las regulan o reglamentan y se implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias.

Sin perjuicio de las responsabilidades establecidas en normas superiores, las políticas de gestión y desempeño institucional en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), serán lideradas por las siguientes dependencias, sin detrimento de la participación de las demás involucradas en la ejecución de cada uno de los requerimientos, teniendo en cuenta los responsables del modelo previstos en los artículos 11 y 12, de la presente resolución:

Nº dimensiónDimensión MIPGNº políticaPolíticas de gestión y desempeño institucionalDependencia líder de la implementación de la política
1Talento humano3Talento humanoDirección de gestión de recursos y administración económica dirección de gestión organizacional
4IntegridadDirección de gestión organizacional dirección de gestión de recursos y administración económica
2Direccionamiento estratégico y planeación1Planeación institucionalDirección de gestión organizacional
2Gestión presupuestal y eficiencia del gasto públicoDirección de gestión de recursos y administración económica
3Gestión con valores para resultados Ventanilla hacia adentro:
6Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesosDirección de gestión de recursos y administración económica dirección de gestión organizacional
Dirección de gestión jurídica oficina de seguridad de la información
2Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público
11Gobierno digital
12Seguridad digital
13Defensa jurídica
Relación Estado ciudadano:
7Servicio al ciudadanoDirección de gestión organizacional dirección de gestión de ingresos
9Racionalización de trámites
8Participación ciudadana en la gestión pública
11Gobierno digital
4Evaluación de resultados16Seguimiento y evaluación del desempeño institucionalDirección de gestión organizacional
5Información y comunicación10Gestión documentalDirección de gestión de recursos y administración económica
5Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupciónDirección de gestión de recursos y administración económica
Oficina de comunicaciones
6Gestión del conocimiento y la innovación14Gestión del conocimiento y la innovaciónDirección de gestión organizacional dirección de gestión de recursos y administración económica
7Control interno15Control internoComité institucional de coordinación de control interno
Oficina de control interno
Dirección de gestión organizacional

PAR.—Los criterios a desarrollar para la actualización, implementación y puesta en marcha de las dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, prácticas, herramientas o instrumentos, serán los dispuestos en el manual operativo del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), así como los lineamientos e instrumentos que definan las entidades líderes de políticas del Gobierno Nacional.

CAPÍTULO V

Responsables del modelo integrado de planeación y gestión

ART. 11.—Responsables del sistema de gestión. La responsabilidad de la implementación, desarrollo, control y mejora del sistema de gestión, en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se encuentra cargo de los servidores públicos que se mencionan:

1. El director general, los directores de gestión y los jefes de oficina responsables de asegurar la implementación del sistema de gestión, diseñar e integrar los sistemas de gestión, garantizando su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

2. Los directores de gestión, los jefes de oficina, los subdirectores de gestión, los directores seccionales de impuestos, de aduanas, de impuestos y aduanas y delegadas, los jefes de las coordinaciones del nivel central y jefes de las divisiones y/o grupos internos de trabajo del nivel local o delegado, responsables de implementar el sistema de gestión, en las dependencias a su cargo y garantizar su funcionamiento y mejoramiento.

3. Los servidores públicos de la entidad y los terceros relacionados con ella como los contratistas, responsables de aplicar lo establecido en el sistema de gestión, en el desarrollo de las funciones y/o actividades de los procesos y procedimientos.

ART. 12.—Responsables del sistema institucional de control interno. La responsabilidad de la implementación, desarrollo y ejecución de las actividades relacionadas con el control interno y propuestas de mejora que hacen parte del sistema institucional de control interno, en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se encuentra distribuida en las siguientes líneas estratégica y de defensa, a cargo de los servidores públicos y dependencias que se mencionan:

1. Línea estratégica: Conformada por el director general de impuestos y aduanas nacionales, los directores de gestión y los jefes de oficina responsables de diseñar, mantener, garantizar el establecimiento del sistema institucional de control interno, proveer los recursos necesarios para su implementación, evaluar el cumplimiento de los objetivos y asegurar la mejora continua del desempeño de la entidad.

2. Primera línea de defensa: Conformada por los directores de gestión, jefes de oficina, subdirectores de gestión y directores seccionales de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas y delegadas, responsables de implementar el sistema institucional de control interno, gestionar los riesgos institucionales, autoevaluar los procesos a cargo, desarrollar acciones correctivas en relación con las deficiencias de control, asegurar la eficiencia de la gestión y desempeño institucional.

3. Segunda línea de defensa: Conformada por el jefe de oficina de seguridad de la información, el subdirector de gestión de análisis operacional, el subdirector de gestión de procesos y competencias laborales y los demás servidores públicos de la entidad responsables de monitorear y evaluar los controles y la gestión del riesgo.

4. Tercera línea de defensa: Conformada por la oficina de control interno, responsable de realizar la evaluación independiente sobre la eficacia de la gestión y desempeño institucional, la gestión de riesgos y los controles de los procesos.

PAR.—Los servidores públicos de la entidad, son responsables de aplicar lo establecido en el sistema institucional de control interno, en el desarrollo de sus funciones y/o actividades.

ART. 13. Evaluador del sistema institucional de control interno. La oficina de control interno, será responsable de evaluar el estado del diseño, implementación, funcionamiento y mejoramiento del sistema institucional de control interno de la entidad y proponer las recomendaciones para su optimización.

TÍTULO II

Instancias del modelo integrado de planeación y gestión

CAPÍTULO I

Instancias del modelo

ART. 14.—Instancias del modelo. Las instancias que hacen parte del modelo, serán el comité institucional de gestión y desempeño y el comité institucional de coordinación de control interno, que funcionarán en el nivel central, y los comités de operación del modelo integrado de planeación y gestión, que funcionarán en cada una de las direcciones seccionales de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

El comité institucional de gestión y desempeño sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

CAPÍTULO II

Del sistema de gestión

ART. 15.—Comité institucional de gestión y desempeño. Créase el comité institucional de gestión y desempeño de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el cual estará conformado por los siguientes empleados públicos:

1. El director general quien lo presidirá

2. Los directores de gestión

3. Los jefes de oficina de comunicaciones y de seguridad de la información

4. El jefe de la oficina de control interno, quien participará con voz, pero sin voto.

PAR. 1º—La secretaría técnica del comité será ejercida por el subdirector de gestión de análisis operacional, quien participará con voz, pero sin voto.

PAR. 2º—Los subdirectores de gestión y el defensor del contribuyente y del usuario aduanero y cambiario, que no hacen parte integral del comité, involucrados en la implementación de los requerimientos generales y temas transversales, relacionados con las políticas de gestión y desempeño institucional, así como los empleados públicos de las dependencias de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), podrán ser citados al mismo, con voz, pero sin voto.

PAR. 3º—La asistencia al comité será indelegable y de obligatorio cumplimiento.

ART. 16.—Objetivo del comité. El comité institucional de gestión y desempeño será la instancia encargada de orientar la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ART. 17.—Funciones del comité. Corresponde al comité institucional de gestión y desempeño de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ejercer las siguientes funciones:

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG).

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar y facilitar la implementación, sostenibilidad y mejora del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG).

3. Proponer al comité sectorial de gestión y desempeño iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG).

4. Presentar los informes que el comité sectorial de gestión y desempeño y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.

5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

6. Aprobar el programa anual de auditorías internas de los sistemas de gestión.

7. Analizar y aprobar las propuestas de creación, modificación o supresión de trámites y servicios de la entidad, y proponer acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización de trámites transversales en los que participen la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y otras entidades, de acuerdo con las normas que regulen la materia.

8. Actuar como instancia asesora en materia de gestión documental.

9. Aprobar los instrumentos archivísticos y su actualización.

10. Autorizar la eliminación de documentos, de acuerdo con la valoración documental.

11. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

12. Proponer al director general para su aprobación, el plan estratégico de la entidad.

13. Realizar seguimiento al cumplimiento del plan estratégico y emitir las observaciones y recomendaciones a que haya lugar.

14. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del sistema de gestión institucional.

ART. 18.—Funciones de la secretaría técnica. Corresponde al secretario técnico del comité, ejercer las siguientes funciones:

1. Citar con la debida antelación a los miembros e invitados al comité institucional de gestión y desempeño, de acuerdo con las instrucciones de quien lo preside.

2. Elaborar las actas de reunión y ejercer la guarda de las mismas.

3. Prestar apoyo a los integrantes del comité en los asuntos relacionados con su participación.

4. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por el comité, por lo menos una vez cada tres meses a la ejecución de las políticas de gestión y desempeño en la entidad.

5. Solicitar a las dependencias responsables, los informes requeridos por las instancias encargadas del seguimiento, monitoreo, control y evaluación de las políticas de gestión y desempeño institucional para su consolidación, con el fin de presentarlos al comité.

6. Las demás funciones que le asigne el presidente del comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

CAPÍTULO III

Del sistema institucional de control interno

ART. 19.—Comité institucional de coordinación de control interno. Créase el comité institucional de coordinación de control interno, el cual estará conformado por los siguientes empleados públicos:

1. El director general, quien lo presidirá.

2. Los directores de gestión.

3. Los jefes de oficina.

4. El subdirector de gestión de análisis operacional.

PAR. 1º—La secretaría técnica del comité será ejercida por el jefe de la oficina de control interno, quien participará con voz, pero sin voto.

PAR. 2º—Los subdirectores de gestión y el defensor del contribuyente y del usuario aduanero y cambiario, que no hacen parte integral del comité, así como los empleados públicos de las dependencias de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), podrán ser citados al mismo, con voz, pero sin voto, para lo cual se debe informar a la secretaría técnica para que incluya el nombre del invitado y el tema a tratar en el orden del día.

PAR. 3º—La asistencia al comité será indelegable y de obligatorio cumplimiento.

ART. 20.—Objetivo del comité. El comité institucional de coordinación de control interno, será el órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ART. 21.—Funciones del comité. Corresponde al comité institucional de coordinación de control interno, de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ejercer las siguientes funciones:

1. Evaluar el estado del sistema de control interno de la entidad, por lo menos dos veces al año, y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente y los informes presentados por el jefe de la oficina de control interno y organismos de control.

2. Aprobar el plan anual de auditoría de la entidad presentado por el jefe de la oficina de control interno, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

4. Revisar la información relacionada con los estados financieros de la entidad para asegurar que se cumplan las características de la información financiera y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

7. Someter a aprobación del director general la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

8. Las demás que tengan relación directa con el control interno en la entidad.

ART. 22.—Funciones de la secretaría técnica. Corresponde al secretario técnico del comité, ejercer las siguientes funciones:

1. Citar con la debida antelación a los miembros e invitados al comité institucional de coordinación de control interno, de acuerdo con las instrucciones de quien lo preside.

2. Elaborar, divulgar y conservar las actas de reunión.

3. Prestar apoyo a los integrantes del comité en los asuntos relacionados con su participación.

4. Presentar al comité institucional de coordinación de control interno, los informes de evaluación del sistema institucional de control interno y del cumplimiento de los planes de mejoramiento.

5. Las demás funciones que le asigne el presidente del comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

CAPÍTULO IV

Instancia responsable en las direcciones seccionales

ART. 23.—Comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión. Créase el comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión, como órgano encargado de impulsar y poner en marcha las estrategias para la implementación, operación, seguimiento y mejoramiento continuo del sistema del modelo integrado de planeación y gestión; el cual funcionará en cada una de las direcciones seccionales de impuestos, de aduanas y de impuestos y aduanas de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ART. 24.—Conformación del comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión. El comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión, estará conformado por el director seccional quien lo presidirá y por los jefes de división; y por los jefes de grupo interno de trabajo, cuando sea necesario. En las direcciones seccionales donde no existan divisiones lo integrarán, además del director seccional, los jefes de grupo interno de trabajo o los servidores públicos encargados de coordinar procesos misionales y de apoyo.

PAR. 1º—A las reuniones de los comités de operación del modelo integrado de planeación y gestión podrán ser invitados los servidores públicos o cualquier otra persona cuando el asunto a tratar así lo requiera, para lo cual será necesario informar a la secretaría técnica para ser incluido en el orden del día el nombre del invitado y el tema a tratar.

PAR. 2º—En las direcciones seccionales delegadas en las cuales no se hayan conformado grupos internos de trabajo de manera formal, no se realizará el comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión y los directores seccionales delegados asistirán al comité de la dirección seccional de la cual han sido delegados, pudiendo ser parte del mismo de manera virtual, haciendo uso de las herramientas tecnológicas institucionales disponibles y dejando constancia de dicha asistencia en el acta respectiva.

PAR. 3º—La asistencia al comité será indelegable y de obligatorio cumplimiento.

ART. 25.—Funciones del comité. Corresponde al comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión, ejercer las siguientes funciones:

• En relación con el sistema de gestión:

1. Impulsar las directrices emanadas por el comité institucional de gestión y desempeño.

2. Garantizar la puesta en marcha de las actividades requeridas para la implementación, desarrollo y mejora continua del sistema de gestión institucional, de acuerdo con los lineamientos e instrucciones impartidas por el comité institucional de gestión y desempeño.

3. Monitorear la ejecución de las actividades necesarias para el cumplimiento de las políticas y el logro de los objetivos del sistema de gestión institucional.

4. Facilitar el desarrollo de las auditorías al sistema de gestión institucional y a la implementación eficaz de las acciones necesarias para asegurar la conformidad del mismo.

5. Hacer seguimiento y autoevaluación de la implementación y operación de las políticas de gestión y desempeño institucional en la respectiva seccional y la efectividad de los controles definidos en las matrices de riesgo respectivas.

6. Comunicar al comité institucional de gestión y desempeño los temas que requieran conocimiento y decisión por parte de este comité.

7. Las demás que le sean asignadas por el director general.

• En relación con el sistema institucional de coordinación de control interno:

1. Impulsar las directrices emanadas por el comité institucional de coordinación de control interno.

2. Garantizar la puesta en marcha y ejecución de las actividades requeridas para la implementación, desarrollo y mejora continua del sistema institucional de control interno, de acuerdo con los lineamientos e instrucciones impartidas por el comité institucional de coordinación de control interno.

3. Revisar los resultados de la planeación operativa y el cumplimiento de metas y objetivos durante el trimestre inmediatamente anterior a cada sesión ordinaria.

4. Realizar el seguimiento a la implementación y cumplimiento de los planes de mejoramiento que tenga vigentes la respectiva dirección seccional.

5. Facilitar el desarrollo de las auditorías al sistema institucional de control interno y demás sistemas de gestión y a la implementación eficaz de las acciones necesarias para asegurar la conformidad del mismo.

6. Hacer seguimiento y autoevaluación de la implementación y operación de la política de administración del riesgo de la entidad y la efectividad de los controles definidos en las matrices de riesgo respectivas.

7. Comunicar al comité institucional de coordinación de control interno los temas que requieran conocimiento y decisión por parte de este comité.

8. Las demás que le sean asignadas por el director general.

ART. 26.—Secretario técnico del comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión. En cada dirección seccional actuará como secretario técnico del comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión, el servidor público que, para tales efectos designe el respectivo director seccional y cumplirá las siguientes funciones:

1. Coordinar las reuniones del comité de operación del modelo integrado de planeación y gestión.

2. Elaborar, conservar, custodiar y mantener disponibles para consulta los archivos físicos y/o magnéticos de las actas del comité.

3. Coordinar la presentación ante el comité de los informes elaborados por los miembros e invitados del comité.

4. Las demás funciones que le delegue el presidente del comité y que sean propias de su carácter como secretario técnico.

CAPÍTULO V

Disposiciones varias

ART. 27.—Reuniones y convocatorias. El comité institucional de gestión y desempeño de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se reunirá previa convocatoria y citación en los meses de abril, agosto y diciembre de cada año y constituirá quórum deliberatorio y decisorio la asistencia de la mitad más uno de los miembros del comité con voz y voto.

El comité institucional de coordinación de control interno y los comités de operación del modelo integrado de planeación y gestión de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se reunirán previa convocatoria y citación como mínimo cuatro (4) veces al año y constituirá quórum deliberatorio y decisorio la asistencia de la mitad más uno de los miembros de cada comité con voz y voto.

PAR.—Cuando el tema a tratar, a juicio del presidente del comité, revista el carácter de urgente, se citará en forma extraordinaria y podrá realizarse la reunión virtualmente, de lo cual se elaborará la correspondiente el acta.

ART. 28.—Publicar de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ART. 29.—Envío de copias. Una vez publicada a través de la coordinación de notificaciones de la subdirección de gestión de recursos físicos, enviar copia de la presente resolución para lo de su competencia a las direcciones de gestión, oficinas de control interno, comunicaciones y seguridad de la información, subdirección de gestión de análisis operacional y a las direcciones seccionales de impuestos, de aduanas y de impuestos y aduanas y direcciones seccionales delegadas.

ART. 30.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las resoluciones 10621 de 2008, Resolución 49 de 2013, Resolución 275 de 2013, Resolución 178 de 2014, Resolución 10873 de 2015, Resolución 128 de 2015, Resolución 20 de 2016 y las demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de mayo de 2018.

1 Tomado del Marco Internacional para la práctica profesional de la Auditoría Interna – Instituto de Auditores Internos.

2 Tomado del Marco Internacional para la práctica profesional de la Auditoría Interna – Instituto de Auditores Internos.