Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

RESOLUCIÓN 294 DE 2018

(Febrero 13)

“Por la cual se expide el manual de funcionamiento de los sistemas de negociación electrónica de facturas electrónicas como título valor”.

La Ministra de Comercio, Industria y Turismo,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, las que le confiere el capítulo 53 título 2 parte 2 libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y

CONSIDERANDO:

Que en el parágrafo del artículo 1º de la Ley 1231 de 2008 se encargó al Gobierno Nacional reglamentar la circulación de la factura electrónica como título valor.

Que es necesario habilitar mecanismos de negociación de la factura electrónica como título valor que permitan su circulación, a través de negociaciones directas o mediante el establecimiento de sistemas de negociación electrónica implementados mediante el Decreto 1349 del 22 de agosto de 2016, a través del cual se adicionó el capítulo 53 al título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074, Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, con el fin de facilitar el acceso a instrumentos de financiación en un mercado transparente y basado en la información contenida en el registro de facturas electrónicas.

Que en materia de circulación electrónica de títulos valores se debe generar confianza en todos los actores involucrados, emplear mecanismos confiables de identificación y comunicación, así como proteger los derechos de terceros y de los titulares de derechos.

Que la Ley 527 de 1999 y los capítulos 47 y 48 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto Único 1074 de 2015, Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, incorporan diversas disposiciones de comercio electrónico y de firma electrónica que autorizan el uso de mensajes de datos, en el ámbito de las negociaciones de comercio electrónico, y los relativos a la autenticidad, integridad, originalidad, no repudio y conservación de documentos electrónicos.

Que la Ley 1753 de 2015, en su artículo 9º, ordenó al Gobierno Nacional reglamentar la puesta en funcionamiento del registro de facturas electrónicas, el cual será administrado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, quien podrá contratar con terceros esta administración.

Que la Resolución 2215 del 22 de noviembre de 2017 reglamentó el funcionamiento del registro único de factura electrónica, Refel, como la plataforma electrónica única de alcance nacional que permite el registro de facturas electrónicas, a través del cual el emisor o el tenedor legítimo de la factura realiza el endoso electrónico, a efecto de permitir su circulación.

Que el Decreto 1349 del 22 de agosto de 2016, a través del cual se adicionó el capítulo 53 al título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074, Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, previó la existencia de los sistemas de negociación, y la autorización para su operación y funcionamiento en cabeza del Ministerio de Comercio, Industria y Comercio.

Que la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el artículo 50 del Decreto 2153 de 1992 y los capítulos 47 y 48 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, otorgaron facultades de supervisión a la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de tratamiento de datos personales, acceso a los mercados o a los canales de comercialización y violación sobre las normas de control y vigilancia de precios.

Que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 se deberán adoptar todas las políticas necesarias para la protección de datos personales, en lo que resulte pertinente.

Que el Decreto 1349 del 22 de agosto de 2016, compilado en el capítulo 53 título 2 parte libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, mediante el cual se reglamentó la circulación de la factura electrónica como título valor y las condiciones generales del registro de factura electrónica, del administrador del registro y de los sistemas de negociación electrónica, fue expedido con el objetivo de generar condiciones para facilitar la liquidez, especialmente para las Mipymes, lo cual permite la debida ejecución de las leyes 1231 de 2008 y 1753 de 2015.

Que las condiciones regulatorias anteriormente descritas requieren la creación de un marco legal propicio para el funcionamiento, la operación y el control de los sistemas de negociación electrónica.

Que el parágrafo del artículo 2.2.2.53.16 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, dispone que el manual de funcionamiento de los sistemas de negociación electrónica incorporará reglas de gestión del riesgo de conflictos de interés entre los sistemas de negociación electrónica entre sí, y entre los sistemas de negociación electrónica y el administrador del registro único de factura electrónica, Refel.

Que la Superintendencia de Industria y Comercio emitió concepto de abogacía de la competencia sobre el proyecto de resolución, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 7º de la Ley 1340 de 2009.

Que conforme a lo establecido en el numeral 8º del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo publicó la iniciativa reglamentaria que se adopta por medio de la presente resolución, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, para lo cual se elaboró la correspondiente matriz,

RESUELVE:

ART. 1º—Definiciones. Para efectos de la presente resolución se establecen las siguientes definiciones:

Usuarios: Serán usuarios de los sistemas de negociación electrónica los emisores de la factura electrónica como título valor, los potenciales compradores que quieran adquirir las facturas electrónicas como título valor inscritas en el registro electrónico de facturas electrónicas, Refel, para su negociación a través de los sistemas de negociación electrónica y los tenedores legítimos, que cumplan las condiciones previstas en el reglamento del sistema de negociación electrónica, se vinculen al mismo y quienes deberán estar previamente inscritos como usuarios del Refel.

Usuarios de consulta: Serán usuarios de consulta de los sistemas de negociación electrónica cualquier persona que desee tener acceso a la información consolidada de las transacciones celebradas en los sistemas que cumplan las condiciones previstas en el reglamento del sistema de negociación y se vincule al mismo, sin perjuicio de la no revelación de las partes intervinientes en la operación de negociación de las facturas electrónicas.

ART. 2º—Naturaleza jurídica y requerimientos de operación de los administradores de los sistemas de negociación electrónica. Los sistemas de negociación electrónica serán administrados por sociedades que tendrán dentro de su objeto social la realización de actividades que permitan la circulación de las facturas electrónicas, mediante la provisión de infraestructura, servicios y sistemas y de mecanismos y procedimientos adecuados para realizar las negociaciones y transacciones sobre facturas electrónicas. Tales sociedades serán autorizadas para operar por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, una vez verificado el cumplimiento de los requerimientos contenidos en la presente resolución.

Para poder operar como tales, los administradores de los sistemas de negociación electrónica solicitarán autorización al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, acreditando el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Establecerse como sociedades, de conformidad con la ley colombiana;

b) Establecer políticas y procedimientos adecuados, y suficientes para garantizar que los miembros de su junta directiva y sus representantes legales cumplan los deberes de los administradores previstos en la ley y en los estatutos sociales, en particular los referidos a obrar de buena fe, con la lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, no solo en interés de la sociedad sino teniendo en cuenta los intereses de los asociados y de los usuarios de sus servicios. Las políticas y procedimientos de que trata este literal estarán contenidos en el manual de usuario de los sistemas de negociación electrónica que aprobará el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo;

c) Establecer medidas administrativas y de organización efectivas con el propósito de prevenir, administrar y revelar conflictos de intereses;

d) Adoptar medidas para garantizar la continuidad y la regularidad de los mecanismos y dispositivos implementados para el funcionamiento del sistema de negociación electrónica. Para el efecto, los administradores de los sistemas de negociación electrónica deberán emplear sistemas, recursos y procedimientos adecuados y proporcionales al tamaño, frecuencia y complejidad de los negocios que a través de dichos sistemas se realicen o registren;

e) Disponer de procedimientos administrativos y contables adecuados, mecanismos de control interno, técnicas de administración y control de riesgos y mecanismos eficaces de control y salvaguardia de sus sistemas informáticos;

f) Acreditar el sistema de respaldo y los planes de contingencia para mitigar los riesgos que puede ocasionar la falla de su sistema de información;

g) Disponer de un sistema de administración de riesgo que gestione que las negociaciones que se realicen puedan ser utilizadas para el lavado de activos y la financiación de actividades terroristas, conforme a lo dispuesto en el artículo 8º de la Ley 1231 de 2008, modificado por el artículo 88 de la Ley 1676 de 2013.

h) Expedir el manual de usuario que contiene las condiciones de uso del sistema de los sistemas de negociación electrónica y el reglamento.

ART. 3º—Procedimiento de verificación de cumplimiento de requisitos por parte de los sistemas de negociación electrónica. La sociedad que pretenda ser autorizada para funcionar como sistema de negociación electrónica deberá presentar una solicitud escrita ante la dirección de regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, acreditando:

a) La personería jurídica;

b) La representación legal;

c) La capacidad técnica y administrativa para garantizar el cumplimiento de sus funciones;

d) El texto propuesto del manual de usuario del sistema de los sistemas de negociación electrónica que incluye el reglamento para su funcionamiento, y

e) El documento dirigido a la dirección de regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, comprometiéndose a cumplir con el manual de funcionamiento de los sistemas de negociación electrónica contenido en la presente resolución.

Recibida la solicitud, la dirección de regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, realizará el análisis de los requisitos exigidos en la presente resolución, y en caso de encontrarla procedente, mediante resolución autorizará la prestación del servicio del sistema de negociación electrónica y comunicará al Refel para lo de su competencia. En caso de no ser autorizado el sistema de negociación electrónica se informará al solicitante y se le expondrá de forma breve las razones de la no autorización.

La resolución que resuelva la solicitud de autorización de sistemas de negociación electrónica se expedirá dentro de los 15 días siguientes a la fecha de radicación de la totalidad de los documentos que acrediten los requisitos señalados en este mismo artículo. Contra la referida resolución se podrá interponer únicamente el recurso de reposición, en los términos y condiciones señalados por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

La dirección de regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo podrá revocar en cualquier tiempo la autorización dada al sistema de negociación electrónica por incumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución, en los términos y condiciones, señalados por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PAR.—El administrador del sistema de negociación electrónica deberá contratar con un tercero independiente una (1) auditoría anual, con el propósito de constatar su adecuado funcionamiento. El resultado de esta auditoría debe ser presentado a la dirección de regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y a la entidad de supervisión en un plazo no superior a diez (10) días una vez realizado el informe, quien tendrá la facultad, con base en el informe presentado de solicitar los ajustes necesarios para el cumplimiento de los deberes señalados en la presente resolución.

La auditoría deberá incluir en su informe un pronunciamiento expreso en relación con el funcionamiento del sistema de negociación electrónica.

ART. 4º—Contenido mínimo del reglamento incorporado en el manual de usuario del sistema de negociación electrónica. El reglamento que expida el administrador del sistema de negociación para la operación y funcionamiento del sistema de negociación electrónica, así como sus modificaciones, deberá contener como mínimo lo siguiente:

a) Procedimientos internos para la aprobación y modificación del reglamento por parte del administrador del respectivo sistema;

b) Criterios para la vinculación y desvinculación de usuarios;

c) Derechos y obligaciones de los usuarios del sistema de negociación electrónica;

d) Derechos, facultades y obligaciones del administrador del sistema de negociación electrónica;

e) Las reglas para el funcionamiento y operación del sistema de negociación electrónica;

f) Las políticas, principios y reglas para difundir la información, a los usuarios del respectivo sistema de negociación electrónica;

g) Las reglas que permitan el acceso y la identificación de los usuarios;

h) Los mecanismos electrónicos a través de los cuales se solucionarán las controversias o conflictos que se presenten entre los usuarios que realicen o registren negociaciones a través del respectivo sistema de negociación electrónica;

i) Las reglas objetivas para iniciar planes de contingencia y continuidad que deberán aplicarse en caso de fallas en el funcionamiento del sistema;

j) La política general en materia de tarifas y expensas a cargo de los usuarios por la utilización de los servicios ofrecidos. Las tarifas y expensas deberán ser publicadas en el sitio web del sistema de negociación electrónica; así como los criterios o circunstancias para su modificación; y

k) Las reglas de auditoría a las cuales se someterá el sistema de negociación electrónica.

ART. 5º—Inicio de la operación de los sistemas de negociación electrónica. Para el desarrollo de su actividad y una vez autorizado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo el sistema de negociación electrónica deberá inscribirse como usuario del Refel.

La inscripción como usuario del Refel del sistema de negociación electrónica, se verá reflejada inmediatamente en el formulario de mandato electrónico. El Refel publicará en su sitio web los vínculos al sitio web de cada uno de los sistemas de negociación electrónica que han sido inscritos como usuarios, en donde estos publicarán las tarifas y expensas correspondientes a la remuneración por sus servicios.

ART. 6º—Usuarios y usuarios de consulta de los sistemas de negociación electrónica. Los usuarios de los sistemas de negociación electrónica podrán ser usuarios o usuarios de consulta, en los términos previstos en el artículo 1º de la presente resolución.

Para acceder a los servicios de los sistemas de negociación electrónica, los usuarios deberán crear una cuenta de usuario, cumpliendo los requisitos previstos en el reglamento autorizado para cada sistema de negociación electrónica, que hace parte del manual de usuario.

Solicitada la inscripción como usuarios, los sistemas de negociación electrónica para efectos de su inscripción, verificarán el carácter de usuario registrado de estos en el Refel. La mencionada verificación se realizará a través de los canales de interoperabilidad entre el Refel y los sistemas de negociación electrónica.

La modificación de la información o el retiro como usuario en el Refel será comunicada por este a los sistemas de negociación electrónica, a través de los canales de interoperabilidad.

PAR.—Diligenciado el formulario de mandato electrónico por parte del emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica, el Refel habilitará a través de un canal de interoperabilidad con los sistemas de negociación electrónica, el acceso a la información de la cuenta de usuario de los emisores y tenedores legítimos que han solicitado el servicio para la negociación de la factura electrónica.

ART. 7º—Integración, de la información de la factura electrónica en los sistemas de negociación electrónica para la negociación de la factura. Diligenciado el formulario de mandato electrónico, por parte del emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica, y para el cumplimiento de la función de integración de la información de la factura electrónica por parte del sistema de negociación electrónica, el Refel habilitará a través de un canal de interoperabilidad con los sistemas de negociación electrónica, el acceso de estos a la información de la factura electrónica y del contenido del formulario de mandato electrónico en el sistema de archivo del Refel.

Con el acceso a la información de la factura electrónica por habilitación que le hace el Refel a los sistemas de negociación electrónica, también se dará acceso al formulario de endoso electrónico de la factura electrónica debidamente, identificado con el número de registro electrónico, para permitir el cumplimiento del mandato una vez negociada la factura electrónica.

Para efectos de la negociación de la factura electrónica, el sistema de negociación electrónica, una vez aceptado el mandato electrónico y recaudada la expensa por el servicio de negociación electrónica de la factura, deberá publicitar la información de la factura electrónica y de sus condiciones de negociación en su plataforma electrónica de negociación, a disposición de todos los potenciales compradores previamente inscritos en el Refel y en el sistema de negociación electrónica.

ART. 8º—Acceso a los servicios de consulta de los sistemas de negociación electrónica. Los usuarios de los sistemas de negociación electrónica podrán consultar la información de las facturas electrónicas objeto de negociación, en el sistema de archivo del Refel, a través de los sistemas de negociación electrónica.

Si el sistema de negociación electrónica niega el acceso a los servicios de consulta, informará al usuario automáticamente los motivos, según lo dispuesto en el reglamento.

El acceso a los sistemas de negociación electrónica por parte de los usuarios y usuarios de consulta será por medio de internet y la información publicada en los términos de esta resolución, deberá estar disponible veinticuatro (24) horas al día, todos los días de la semana, incluyendo los fines de semana y los días festivos. Para ello, los sistemas de negociación electrónica deberán contar con planes de contingencia con la finalidad de mitigar los riesgos que pueden ocasionar las fallas de sus sistemas de información.

ART. 9º—Deberes de los administradores de los sistemas de negociación electrónica para la negociación de las facturas electrónicas. La negociación de las facturas electrónicas se hará por los sistemas de negociación electrónica, para lo cual deberán cumplirse por parte de los administradores de los sistemas de negociación los siguientes deberes:

a) Expedir el reglamento de funcionamiento del sistema de negociación electrónica que estará contenido en el manual de usuario del sistema de negociación electrónica;

b) Recibir, evaluar, tramitar y decidir las solicitudes de inscripción como usuario del sistema de negociación electrónica. Para tal efecto, deberá establecer en su reglamento criterios, objetivos de vinculación que garanticen la igualdad de condiciones para los usuarios;

c) Llevar el registro de los usuarios y mantenerlo permanentemente actualizado;

d) Adoptar mecanismos eficaces para facilitar el pago por la compra de la factura electrónica realizada o registrada, por conducto del sistema de negociación electrónica, y cuando este servicio haya sido habilitado por el sistema de negociación electrónica y autorizado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Con ocasión de las anteriores negociaciones, el sistema de negociación electrónica deberá verificar que se haya efectuado el pago al emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica como título valor, previo a la realización del endoso electrónico;

e) Llevar una relación de todas las negociaciones sobre las facturas electrónicas que se realicen por conducto del sistema de negociación electrónica; de todas las posturas de oferta y demanda que se coloquen en los sistemas de negociación; de la remisión de todos los mensajes y avisos que se envíen a través de estos; así como de la fecha y hora de la negociación. Los sistemas de negociación electrónica guardarán la evidencia de las negociaciones;

f) Informar a las partes los detalles de la negociación definitiva, indicando como mínimo: las partes de la negociación, el precio o tasa, la fecha y la hora de la operación realizada, de acuerdo con su reglamento;

g) Contar con un sitio web y con mecanismos y procesos electrónicos para el manejo de la información;

h) Velar por el correcto funcionamiento del sistema;

i) Identificar, controlar y gestionar adecuadamente los riesgos a los que está expuesto el administrador y los sistemas de negociación electrónica;

j) Prestar a las autoridades competentes la colaboración que resulte necesaria para el adecuado cumplimiento de sus funciones, a través del suministro de la información que estas requieran para el desarrollo de dichas funciones incluyendo mecanismos electrónicos de consulta;

k) Guardar estricta confidencialidad y secreto profesional sobre toda información reservada de los usuarios y los antecedentes relacionados con las operaciones realizadas, sean estas pasadas, presentes o futuras. Lo anterior sin perjuicio de aquella información que deba reportar periódica o eventualmente a las autoridades en relación con las sistemas y sus respectivas negociaciones realizadas o registradas o de aquella información que deba entregar por decisión judicial o administrativa;

l) Asegurar el cumplimiento de los derechos de hábeas data de los emisores y tenedores legítimos de las facturas electrónicas respecto de las cuales presten el servicio para la negociación de la factura electrónica, así como de la información de sus usuarios, estableciendo las políticas y mecanismos necesarios para ello; los cuales estarán contenidos en el manual de usuario.

m) Disponer de canales de interoperabilidad con el registro de facturas electrónicas, Refel, y con otros sistemas de información, necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

ART. 10.—Verificación del pago y endoso electrónico. El sistema de negociación, electrónica y verificará el pago del valor de negociación de la factura electrónica. Para ello, el sistema de negociación electrónica requerirá del vendedor una declaración de haber recibido el pago a satisfacción, a efecto de realizar el endoso electrónico, en cumplimiento del mandato electrónico otorgado previamente por el emisor o tenedor legítimo de la factura en el Refel.

Así mismo y de conformidad con el inciso 5º del numeral 1º del artículo 2.2.2.53.8, del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el sistema de negociación electrónica recaudará del endosatario la tarifa correspondiente a la remuneración por la prestación del servicio, previo a la realización del endoso electrónico en el Refel. Hasta tanto no se recaude la tarifa de la que trata este inciso, no se realizará el endoso electrónico de la factura en el Refel y se mantendrá el estado que indique que la factura electrónica se encuentra “en negociación en los sistemas de negociación electrónica”, en los términos del artículo 21 de la Resolución 2215 de 2017.

La tarifa de que trata este artículo será fijada por el sistema de negociación electrónica y corresponderá a un valor fijo y razonable por la remuneración de la prestación del servicio de endoso electrónico.

El endoso electrónico y la notificación de la operación a los interesados cumplirá los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.53.10 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y del artículo 19 de la Resolución 2215 de 2017, por medio de la cual se expide el manual de funcionamiento del administrador del registro de facturas electrónicas, Refel.

El sistema de negociación electrónica realizará el endoso electrónico directamente en el Refel, a través del diligenciamiento del formulario de endoso electrónico, identificado con el número de registro electrónico puesto a su disposición por el Refel al momento de la aceptación del mandato.

Es responsabilidad del mandatario efectuar el endoso electrónico de manera automática a la verificación del pago por la adquisición de la factura electrónica objeto de la negociación y al pago de la tarifa correspondiente.

ART. 11.—Facturas electrónicas no negociadas. El sistema de negociación electrónica deberá informar en tiempo real al Refel, por el canal de interoperabilidad, en caso de que la factura electrónica como título valor no sea negociada.

Se entenderá que la factura electrónica no fue negociada en los siguientes eventos:

a) Cuando vencido el término de negociación dispuesto por el emisor o por el tenedor legítimo no se logró la venta de la factura electrónica por no presentarse ningún potencial comprador o cuando habiéndose presentado, no se acreditó el pago total de la factura electrónica.

b) Cuando ocurra un hecho que configure una limitación a la circulación de la factura electrónica en los términos del inciso segundo del artículo 2.2.2.53.9 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, previa a la realización del endoso electrónico.

ART. 12.—Reportes de información. Los sistemas de negociación electrónica deberán proveer información de manera permanente a los participantes del mercado de facturas electrónicas como título valor; que deberá ser publicitada diariamente en su sitio web. La anterior información también deberá ser reportada al Refel.

La información de que trata este artículo será, entre otros, la referida a:

a) El número de facturas con mandato electrónico al sistema de negociación electrónica;

b) El número de facturas efectivamente negociadas y endosadas electrónicamente;

c) El número de emisores que inscriben sus facturas para ser negociadas en el sistema de negociación electrónica;

d) El número de emisores que negociaron efectivamente sus facturas en el sistema de negociación electrónica;

e) El número de potenciales compradores que negociaron efectivamente la factura en el sistema de negociación electrónica;

f) El número de potenciales compradores en el sistema de negociación electrónica;

g) Tasa promedio de descuento de forma consolidada;

h) Valor acumulado de negociación de las facturas;

i) Plazo de la factura;

j) El valor nominal de la operación;

k) Promedio mínimo, máximo y de cierre de las negociaciones realizadas, y

l) Volúmenes totales y número de transacciones efectuadas.

El reglamento que hace parte del manual de usuario deberá determinar la forma, contenido, términos y condiciones en las cuales la información sobre las negociaciones realizadas en el sistema de negociación electrónica deberá ser puesta a disposición del público.

ART. 13.—Deberes de los administradores de los sistemas de negociación electrónica para el manejo de información y para la prestación de sus servicios. Los administradores de los sistemas de negociación electrónica deberán guardar estricta reserva en los términos establecidos en la ley y en esta resolución, de la información suministrada por el Refel y por sus usuarios y que no deba ser publicada.

Lo anterior sin perjuicio de:

a) El suministro de información a las autoridades administrativas y judiciales competentes con facultad legal y dentro del ámbito de su competencia para requerirla.

b) La publicación de la información y elaboración de reportes de información, en la forma y términos previstos en la presente resolución y los solicitados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en forma consolidada; y

c) El suministro de información a los usuarios y a los usuarios de consulta.

ART. 14.—Deber de monitorear. Los administradores de los sistemas de negociación electrónica deberán adoptar y mantener mecanismos y procedimientos eficaces para monitorear las ofertas, posturas y negociaciones que se realicen o registren por conducto de sus sistemas de negociación electrónica, con el fin de verificar el cumplimiento por parte de los usuarios de las obligaciones que les asistan en virtud del reglamento y del manual de usuario del sistema. Los administradores de los sistemas de negociación electrónica verificarán el cumplimiento de las negociaciones realizadas o registradas en los sistemas de negociación electrónica que administran, previo a la realización del endoso electrónico.

De igual manera, los sistemas de negociación, electrónica deberán poner a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio, la información que conozcan acerca de las posibles infracciones que pueda haber cometido los usuarios al sistema y, en general, cualquier hecho que pueda ser susceptible de investigación por parte de esta entidad.

Así mismo, cuando el supervisor adelante investigaciones, los administradores de los sistemas de negociación electrónica deberán prestarles la colaboración necesaria y poner a su disposición la información que, de acuerdo con sus atribuciones legales, estos requieran.

PAR.—Los administradores de los sistemas de negociación electrónica deberán implementar mecanismos para que los usuarios informen, incluso con protección de identidad, acerca de las posibles infracciones que pueda haber cometido otros usuarios al sistema y, en general, cualquier hecho que pueda ser susceptible de investigación.

ART. 15.—Principios generales para la venta electrónica de facturas electrónicas en los sistemas de negociación electrónica. Los sistemas de negociación electrónica de facturas electrónicas deberán garantizar el cumplimiento de los siguientes principios:

Transparencia: Los sistemas de negociación electrónica deberán negociar las facturas electrónicas con base en procedimientos justos, abiertos y transparentes y procurar que se obtenga el mejor valor de realización posible.

Los sistemas de negociación electrónica, deberán propender por la máxima, promoción posible de las facturas electrónicas en negociación.

Los sistemas deberán ser imparciales y garantizar un trato equitativo para todos los usuarios.

Los sistemas deberán implementar las políticas y seguridades necesarias que impidan manipulación de precios y de información que propendan por que el sistema de negociación electrónica esté libre de corrupción.

Los sistemas de negociación electrónica deben incluir reglas de transparencia en las negociaciones, velar por la difusión de la información respecto de las ofertas de compra y venta a sus usuarios, así como de las negociaciones que se celebren por su conducto.

Dichos sistemas deben operar de manera organizada, eficiente, segura, transparente.

Integridad: Los sistemas de negociación electrónica deberán garantizar la integridad de la información consignada en sus bases de datos y prevenir cualquier falla que afecte sus servicios.

Acceso: Los sistemas de negociación electrónica, deberán contar con un sistema de validación de usuarios, permitiendo el libre acceso a sus servicios para quien está interesado en la compra de facturas electrónicas.

Eficiencia en las comunicaciones: Los sistemas de negociación electrónica deberán procurar que las comunicaciones que se derivan de la operación sean efectivas y prontas además de garantizar la interacción con sus usuarios y la interoperabilidad en el Refel, cumpliendo para el efecto las disposiciones contenidas en la Ley 527 de 1999, el Decreto 1349 de 2016 compilado en el Decreto 1074 de 2015 Único del Sector Comercio, Industria y Turismo, en la Resolución 2215 de 2017 y en la presente resolución.

Conservación de la información: Los administradores de los sistemas de negociación electrónica deberán mantener y conservar toda la información relativa a las negociaciones, registros, posturas y los mensajes o avisos que se realicen o coloquen a través de los sistemas que administren, por lo menos por un término de diez (10) años.

En todo caso, respecto de cada operación, como mínimo, se deberá conservar la siguiente información:

a) Fecha y hora en la cual la negociación se ejecutó, o se registró, por cada contraparte (expresadas en términos de año, mes/día, horas, minutos y segundos);

b) Identificación del valor;

c) Tipo de operación;

d) Tasa de descuento;

e) Monto de la operación;

f) Identificación de los usuarios participantes en la operación;

g) Indicación de modalidad de participación del usuario (por cuenta propia o por cuenta de terceros);

h) Identificación del usuario, cuando se trate de negociaciones por cuenta de terceros;

i) Identificación de la contraparte;

j) Forma de pago;

k) Fecha de pago;

l) Cualquier otra que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio;

m) La fecha de vencimiento del mandato electrónico para la negociación de la factura; y

n) La adjudicación al comprador/factor correspondiente con base en la oferta de compra de la factura, que determine la transparencia en la adjudicación.

Seguridad: Los administradores de los sistemas de negociación electrónica, de conformidad, con el tamaño y complejidad de los sistemas que administren, deberán diseñar e implementar un plan de contingencia y continuidad para el manejo, procesamiento, difusión, conservación y recuperación de la información relativa a las negociaciones que se realicen o registren por su conducto. Dicho plan, abarcará los elementos necesarios para asegurar la continuidad del funcionamiento de los sistemas de negociación de factura electrónica, con la finalidad primordial de prevenir y, en caso de ser necesario, solucionar los problemas, fallas e incidentes que puedan presentarse en cualquiera dejos dispositivos tecnológicos y de comunicaciones que conforman el respectivo sistema de negociación de factura electrónica o de cualquier otro recurso necesario para su funcionamiento. Para estos efectos, combinarán controles preventivos, de detección y correctivos, con estrategias de recuperación.

El reglamento contenido en el manual de usuario deberá determinar los componentes mínimos, requisitos, condiciones y demás características del plan de contingencia y de continuidad de las negociaciones.

PAR.—Los administradores de sistemas de negociación electrónica estarán obligados a proporcionar a la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos, informes, registros, libros de actas, auxiliares, documentos, correspondencia y, en general, la información que la entidad de supervisión requiera en la forma y términos que les señale, así como a permitirles el acceso a sus oficinas, locales y demás instalaciones, cuando la información requerida y el acceso resulten necesarios para el cumplimiento de sus funciones y dentro del ámbito de su competencia.

ART. 16.—Reglas de gestión del riesgo de conflictos de intereses. Para los efectos de lo previsto en el parágrafo del artículo 2.2.2.53.16 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y en concordancia con lo previsto en el artículo 30 de la Resolución 2215 de 2017, cuando la administración del Refel la realice un tercero, se aplicarán las siguientes reglas de gestión del riesgo de conflicto de intereses y de uso y divulgación de información privilegiada que deberá cumplir el administrador de un sistema de negociación electrónica:

a) El administrador de un sistema de negociación electrónica no podrá actuar simultáneamente como administrador del Refel;

b) En caso de presentarse vínculos jurídicos o económicos derivados de una relación como socio o accionista, o una situación de control o subordinación en los términos del artículo 261 del Código de Comercio, y el numeral 4º, del artículo 45 del Decreto 2153 de 1992, entre el sistema de negociación electrónica y el administrador del Refel, el administrador del sistema de negociación electrónica incorporará dentro sus normas vinculantes de gobierno corporativo, reglas tendientes a asegurar que la situación de vinculación o control no menoscabe el deber de protección de información reservada, el acceso igualitario a la información de naturaleza pública que administre, y el acceso no discriminatorio a los servicios ofrecidos. Al efecto deberá guardar el secreto profesional sobré la información que obtenga o maneje en desarrollo de su actividad;

c) Es obligación del administrador del sistema de negociación electrónica informar sobre la existencia y contenido de la vinculación jurídica o económica y de los cambios en la mima al público en general, mediante el empleo de mecanismos de amplia difusión, tales como el sitio web del sistema. También deberá informar de manera inmediata a la dirección de regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo acerca de cualquier modificación que se llegue a presentar en la situación de vinculación jurídica o económica;

d) El administrador del sistema de negociación electrónica deberá evitar y prevenir que el administrador del Refel asuma el carácter de contraparte en las negociaciones que se realicen en el sistema de negociación electrónica, salvo que se trate de la venta de facturas de las que el administrador del Refel sea emisor o tenedor legítimo;

e) El administrador del sistema de negociación electrónica deberá contar con un sistema de control interno que garantice el cumplimiento de los parámetros antes establecidos para el manejo de conflictos de intereses; y

f) El administrador del sistema de negociación electrónica deberá abstenerse de incurrir en las siguientes conductas:

1. Incumplir las disposiciones legales vigentes sobre la obligación de no utilización indebida de información privilegiada;

2. Incumplir las disposiciones legales vigentes sobre la obligación de abstenerse de participar en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses;

3. Incumplir los deberes profesionales que le correspondan en relación con los deberes de reserva;

4. Realizar declaraciones o divulgar informaciones falsas, engañosas, inexactas o incompletas o expedir comunicaciones o certificaciones falsas o inexactas sobre la negociación de facturas electrónicas;

5. No declarar oportunamente un impedimento o una inhabilidad relacionada con el ejercicio de sus actividades como sistema de negociación electrónica y de su vinculación con el administrador del Refel;

6. El administrador del sistema de negociación electrónica deberá cumplir en todo momento con los deberes impuestos a través de la presente resolución, referidos, entre otros, al manejo de información, trato igualitario, acceso, prácticas no discriminatorias y prestación del servicio con sus usuarios.

PAR.—La realización de cualquiera de las anteriores conductas por parte del administrador del sistema de negociación electrónica, dará lugar a las sanciones de carácter administrativo o penales que corresponda. Además de las anteriores, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo podrá revocar la autorización para su funcionamiento.

ART. 17.—Archivo y custodia de pistas de auditoría. Los administradores de los sistemas de negociación electrónica deberán contar con procesos de archivo y custodia de pistas de auditoría para asegurar la trazabilidad de las negociaciones que se realicen o registren por su conducto. Los procesos de archivo y custodia de pistas de auditoría deben diseñarse para facilitar, entre otros, el cumplimiento eficiente y oportuno del deber de monitoreo contenido en esta resolución.

ART. 18.—Resolución de controversias. El administrador de un sistema de negociación electrónica, deberá contar con mecanismos alternativos de solución de controversias electrónicos para resolver los conflictos que se presenten entre las partes y entre estas y el sistema de negociación electrónica.

ART. 19.—Supervisión. En el marco de las facultades establecidas en el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 1231 de 2008, adicionado por el artículo 87 de la Ley 1676 de 2013, el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 44, 47 numeral 10, 48, 50 del Decreto 2153 de 1992, y el artículo 2.2.2.53.19, del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, la Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá la supervisión de los sistemas de negociación electrónica en relación con el cumplimiento de las reglas de gestión del riesgo de conflicto de intereses y de uso y divulgación de información reservada establecidas en la presente resolución.

Adicionalmente, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, tendrá funciones de supervisión en los términos previstos en la presente resolución en lo que tiene que ver con la autorización para su funcionamiento. Así mismo, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo conformará un comité técnico para el seguimiento de la implementación de los sistemas de negociación electrónica.

Los sistemas de negociación electrónica deberán permitir y facilitar la supervisión por parte de las autoridades competentes, incluyendo mecanismos electrónicos de consulta.

ART. 20.—Tarifas, expensas y mecanismos de pago. La inscripción como usuario del potencial comprador dará lugar al cobro de una tarifa a su cargo, fijada por el propio sistema de negociación electrónica, con el objeto de cubrir los gastos de operación.

El emisor y/o el tenedor legítimo pagarán una expensa señalada por el respectivo sistema de negociación electrónica, por concepto del servicio de negociación de la factura electrónica.

El comprador que adquiera la factura electrónica a través del sistema de negociación electrónica, pagará la tarifa por remuneración relativa al endoso electrónico de la factura electrónica, que corresponderá a un valor fijo y razonable por la prestación del servicio.

Los sistemas de negociación electrónica deberán contar con mecanismos electrónicos de pago que faciliten y permitan el recado de las tarifas y las expensas a los usuarios que accedan a la prestación de sus servicios.

ART. 21.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de febrero de 2018.