Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá D.C.,

RESOLUCION SDH-000295 DE 2017

(Noviembre 24)

“Por medio de la cual se establecen los procedimientos en relación con la distribución, consolidación, seguimiento y control del programa anual mensualizado de caja, PAC, del Distrito Capital”.

La Secretaria Distrital de Hacienda de Bogotá D.C.,

en uso de sus facultades conferidas por el artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto Distrital 364 de 2015, y por el artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto 364 de 2015, a la Secretaría Distrital de Hacienda le corresponde, entre otras funciones, formular las políticas del Distrito Capital en materia fiscal, tributaria, presupuestal, contable y de tesorería.

Que de conformidad con el inciso 1º del artículo 55 del Decreto Distrital 714 de 1996, por el cual se compilaron los acuerdos orgánicos de presupuesto distrital 24 de 1995 y 20 de 1996 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto distrital, la ejecución de los gastos del presupuesto anual del Distrito Capital se hará a través del programa anual mensualizado de caja, PAC, instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia.

Que en materia de modificaciones al PAC y sin perjuicio de la facultad asignada a la dirección distrital de presupuesto en el inciso 4º del artículo 55 del Decreto Distrital 714 de 1996 en concordancia con el artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017, por virtud de lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 57 del Decreto Distrital 714 de 1996, aquellas modificaciones que no varíen montos globales serán aprobadas por la dirección distrital de tesorería de la Secretaría de Hacienda.

Que por medio del artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017 se asignaron a la Secretaría Distrital de Hacienda las funciones de distribuir, consolidar y controlar el cumplimiento del programa anual mensualizado de caja PAC, de los órganos y entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital y de los fondos de desarrollo local. Para el cumplimiento de esta función, la Secretaría Distrital de Hacienda establecerá las políticas, directrices y procedimientos correspondientes y la dirección distrital de tesorería, en coordinación con la dirección de presupuesto, prestarán su asesoría en la elaboración, radicación y modificación del PAC.

Que mediante el literal f) del artículo 41 del Decreto Distrital 601 de 2014, en concordancia con los artículos 42 y 43 de la misma norma, se asignó a la dirección distrital de tesorería la función de definir las políticas y lineamientos para la distribución, consolidación y control del programa anual mensualizado de caja PAC de los órganos y entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital y prestar asesoría para su elaboración, radicación y modificación. Este artículo debe entenderse en concordancia con lo establecido en el artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017.

Que mediante la Resolución DDT-001 de 2008, “Por medio de la cual se establecen los procedimientos en relación con la distribución, consolidación, seguimiento y control del programa anual mensualizado de caja, PAC”, el tesorero distrital señaló las herramientas necesarias para prestar una asesoría eficiente en la elaboración, radicación y modificación del PAC y para optimizar y ejercer una mejor distribución, consolidación y control de los recursos distritales.

Que es necesario adecuar las directrices a las disposiciones vigentes en materia de manejo presupuestal de las reservas y cuentas por pagar y a la creciente importancia de las partidas correspondientes al sistema general de participaciones y al sistema general de regalías para el Distrito Capital.

Que en consecuencia, mediante la presente resolución se actualizan las políticas y se determinan las directrices y los procedimientos para hacer más eficiente la gestión del programa anual mensualizado de caja, PAC, mediante las herramientas y la asesoría necesarias para fortalecer su planeación, distribución, consolidación, seguimiento y control, en orden a optimizar la administración de los recursos del presupuesto distrital.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de resolución fue publicado en la página WEB de la entidad, desde el 2 hasta el 5 de mayo de 2017 sin que se recibieran observaciones o sugerencias por parte de los ciudadanos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución se aplicarán a las entidades que conforman el presupuesto anual del distrito capital y los fondos de desarrollo local.

PAR.—Respecto de las siguientes entidades, la presente resolución aplicará únicamente a los recursos de transferencia que reciban de la administración central: Los establecimientos públicos distritales, la Contraloría de Bogotá, D.C., y el ente autónomo universitario, así como a las empresas industriales y comerciales del orden distrital, las sociedades de economía mixta asimiladas a éstas y las sociedades por acciones públicas.

ART. 2º—Objeto. Establecer los procedimientos y definir las herramientas necesarias para optimizar la planeación, la administración y el control de los recursos distritales, así como para prestar a las entidades distritales una asesoría eficiente en la elaboración, radicación y modificación del programa anual mensualizado de caja, PAC.

ART. 3º—Definición. La ejecución de los gastos del presupuesto anual del Distrito Capital se hará a través del programa anual mensualizado de caja, PAC. Este es el instrumento financiero de programación, seguimiento y control presupuestal y de tesorería, mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir con los compromisos de las entidades a que hace referencia el artículo primero de esta resolución.

ART. 4º—Aprobación del PAC. En concordancia con el artículo 55 del Decreto Distrital 714 de 1996, el programa anual mensualizado de caja, PAC de la administración central y el PAC correspondiente a las transferencias de la administración central a los establecimientos públicos, entes de control, ente autónomo universitario y demás entidades descentralizadas serán aprobados por el Confis, de acuerdo con las metas financieras de gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e inversión establecidas en el presupuesto anual del Distrito Capital. Esta aprobación se realizará en sesión del Confis correspondiente al mes de diciembre del año inmediatamente anterior a la respectiva vigencia.

PAR. 1º—En los términos del parágrafo 1º del artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017, el (la) tesorero(a) distrital aprobará el programa anual mensualizado de caja, PAC, de las cuentas por pagar y de las reservas presupuestales que excepcionalmente se constituyan por la administración central y por los establecimientos públicos con recursos del nivel central, cuando así se lo delegue el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal, Confis, caso en el cual la respectiva aprobación se realizará en el mes de enero siguiente a la respectiva vigencia presupuestal.

PAR. 2º—En los términos del parágrafo 2º del artículo 19 del Decreto 216 de 2017, el (la) tesorero (a) distrital aprobará el PAC de los Fondos de Desarrollo Local con sujeción al presupuesto de la vigencia y realizará el seguimiento y control de su cumplimiento. Para el efecto, los alcaldes locales deberán justificar el PAC ante el (la) tesorero (a) distrital en el mes de enero de la vigencia en curso.

ART. 5º—Límites para la aprobación y ejecución del PAC. En los términos del parágrafo 4º del artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017, el programa anual mensualizado de caja, PAC, tendrá como límite máximo el monto del presupuesto anual del Distrito Capital de la vigencia, cuentas por pagar, reservas presupuestales o pasivos exigibles presupuestados y saldos disponibles de los fondos de desarrollo local. El PAC aprobado por el Confis es el monto máximo a pagar y por lo tanto no podrán pactarse pagos por encima de éste. La dirección distrital de tesorería sólo podrá efectuar pagos hasta por el monto autorizado o reprogramado en el programa anual mensualizado de caja, PAC, y en concordancia con la disponibilidad de recursos.

ART. 6º—Lineamientos para el manejo y control del PAC. Las entidades mencionadas en el artículo 1º de la presente resolución deberán observar los siguientes lineamientos para garantizar que el PAC sea una herramienta dinámica, eficiente y útil en la programación, ejecución y control eficiente de los recursos distritales:

6.1. Consolidación y control del PAC. El control y la consolidación del PAC los ejercerá la dirección distrital de tesorería, la cual prestará asesoría en su elaboración, radicación y modificación. La distribución y el cumplimiento del PAC serán de la exclusiva responsabilidad de cada una de las entidades del Distrito Capital.

6.2. Concordancia del PAC. En los términos del artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017, las entidades sólo podrán ordenar pagos hasta por el monto autorizado en el respectivo PAC y en concordancia con la disponibilidad de recursos.

El PAC constituye requisito indispensable para atender los gastos incorporados en el presupuesto anual del Distrito Capital, así como de las reservas, regalías y cuentas por pagar.

6.3. Compromisos de pago. En cada una de las entidades previstas en el artículo 1º de esta resolución, el responsable del PAC, o quien éste delegue formalmente para su control, tiene la obligación de verificar y confirmar la disponibilidad mensual del PAC que lo respalda, antes de emitir la orden de pago de cualquier compromiso.

6.4. Pagos programados. Los pagos se realizarán de acuerdo con el PAC aprobado. Sin embargo, cuando por falta de disponibilidad de recursos no sea posible realizar los pagos programados, la dirección distrital de tesorería informará a cada entidad el monto del PAC autorizado para el respectivo mes y le solicitará la reprogramación respectiva para los meses que resten del año.

6.5. Modificaciones al PAC. Toda modificación al PAC estará sujeta a la disponibilidad de recursos, a la prioridad de los pagos y a las metas del plan de desarrollo vigente.

En los casos en que la dirección distrital de presupuesto apruebe modificaciones presupuestales, de acuerdo con los procedimientos vigentes, éstas serán incorporadas en el PAC con base en las metas financieras establecidas por el Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal, Confis.

6.6. Reprogramaciones del PAC. De acuerdo con el artículo 57 del Decreto Distrital 714 de 1996, la dirección distrital de tesorería aprobará las reprogramaciones, las cuales corresponden a modificaciones al PAC que no varían los montos globales aprobados por el Confis para la vigencia. De igual modo, esa dirección aprobará las modificaciones al PAC de los fondos de desarrollo local e igualmente aprobará, cuando el Confis lo autorice, el PAC de las reservas presupuestales.

Cada año, la dirección distrital de tesorería establecerá el calendario de programaciones de PAC. Todas las entidades deberán ajustar sus cronogramas internos a ese calendario. De este tratamiento se exceptúa solamente el pago de sentencias judiciales.

Cualquier solicitud que se presente después de las fechas establecidas en la circular anual de lineamientos de PAC será considerada extemporánea y no podrá ser tramitada. Cuando se requieran recursos adicionales por una situación ajena a la entidad, la solicitud de reprogramación se acompañará de una justificación debidamente soportada suscrita por el secretario de despacho, director, representante legal u ordenador del gasto, según sea el caso, quedando su aprobación sujeta a la disponibilidad de recursos.

Los movimientos compensados, a saber, aquellas modificaciones entre rubros con las cuales no se altera el monto global del mes, se podrán realizar y aprobar por la dirección distrital de tesorería en cualquier momento del año, siempre que se realicen dentro de la vigencia respectiva. En ningún evento se permitirán movimientos compensados entre el presupuesto de la vigencia y el presupuesto de la reserva.

Las reprogramaciones del rezago aprobado por el Confis estarán sujetas a los términos definidos en la circular vigente que para el efecto emitirá la dirección distrital de tesorería.

6.7. Modificaciones y ajustes presupuestales. Cuando se presenten modificaciones o ajustes presupuestales, en el sistema de administración de PAC, Sispac, se aumentarán automáticamente las adiciones en el rezago y se harán las disminuciones de los meses que cuenten con programación y disponibilidad. Es responsabilidad de las entidades compensar los cambios previstos para que la programación se ajuste inmediatamente. Estos cambios sólo podrán efectuarse en los plazos y términos establecidos en la circular vigente de la dirección distrital de tesorería.

La dirección distrital de tesorería —oficina de planeación financiera— aprobará o rechazará las modificaciones y ajustes efectuados por las entidades en un término máximo de dos días hábiles desde el recibo de la solicitud.

6.8. PAC no ejecutado. Los recursos contemplados en el PAC de la vigencia, reservas o regalías que no se ejecuten dentro del mes específico para el cual estaban programados y que tampoco se reprogramen dentro de las fechas establecidas en la circular vigente de la dirección distrital de tesorería, serán trasladados automáticamente al PAC no ejecutado en el sistema Sispac.

6.9. Liberación excepcional de recursos del PAC no ejecutado. Para solicitar a la dirección distrital de tesorería que, excepcionalmente, autorice la liberación de recursos del PAC no ejecutado, las entidades deberán acreditar los siguientes requisitos:

a. No contar con recursos suficientes en los meses siguientes al cual se solicita la respectiva reprogramación. En caso de que existan recursos en el agregado presupuestal (funcionamiento, servicio de la deuda e inversión), no se admitirá ninguna liberación de recursos del PAC no ejecutado y sólo se podrán realizar compensaciones para soportar dichas modificaciones.

b. No contar con recursos en el rezago del PAC, siempre que se cumpla con las condiciones previstas en la circular de PAC vigente emitida por la dirección distrital de tesorería.

c. Cuando las condiciones lo ameriten, en los casos previstos en los literales a y b precedentes, las entidades deberán presentar al (la) tesorero (a) distrital una solicitud de reprogramación de los recursos dentro del plazo establecido en la circular de PAC vigente, adjuntando una justificación debidamente soportada y avalada por el secretario de despacho, director, representante legal u ordenador del gasto, según sea el caso.

d. Cuando se autorice la liberación de recursos del PAC no ejecutado y éstos no se utilicen dentro de las fechas autorizadas, la entidad deberá presentar al (la) tesorero (a) distrital una nueva solicitud de conformidad con la circular de PAC vigente.

6.10. Liberación de recursos suspendidos. Cuando la dirección distrital de presupuesto libere recursos suspendidos, éstos se programarán automáticamente en el rezago en el Sispac. Si la entidad requiere adicionar estos recursos a la programación de los meses de la vigencia, la solicitud deberá tramitarse de acuerdo con los procedimientos informados en la circular vigente de la dirección distrital de tesorería y sólo podrán ser autorizados por esta dirección para el cumplimiento de compromisos de la vigencia, atendiendo en todo caso la disponibilidad de recursos, la prioridad de pagos y las metas del plan de desarrollo.

6.11. Revisiones periódicas. Cada entidad es responsable de efectuar el control permanente a la programación y ejecución mensual de su PAC y de la actualización oportuna de su programación.

6.12. Control del PAC. De conformidad con el artículo 19 del Decreto Distrital 216 de 2017, la Secretaría Distrital de Hacienda controlará el cumplimiento del programa anual mensualizado de caja, PAC. Para el efecto, la dirección distrital de tesorería ejercerá el control por grandes agregados, comprendiendo gastos de funcionamiento, gastos de inversión y servicio de la deuda de la ejecución del PAC.

El (la) tesorero (a) distrital informará por escrito y solicitará correctivos al representante legal de la entidad que presente bajos niveles de ejecución frente a la programación dada, o cuando sea pertinente.

Cuando la dirección distrital de tesorería determine que alguna entidad presenta indicadores altos de PAC no ejecutado, la dirección distrital de tesorería reducirá los montos del PAC programados por la entidad, hasta cuando la misma adopte los correctivos necesarios para asegurar un mejoramiento sustancial de la programación y de los indicadores establecidos.

La dirección distrital de tesorería divulgará mensualmente en la página Web de la Secretaría Distrital de Hacienda los indicadores de ejecución de los recursos de todas las entidades distritales a las que se refiere el artículo 1º de esta resolución, para información de la ciudadanía, de la administración, de los entes de control y demás interesados.

6.13. Reintegros y anulaciones. Los reintegros y las anulaciones de órdenes de pago o de relaciones de autorización de giros afectarán directamente el PAC del mes en que estas operaciones se realicen, mostrando un menor valor en el PAC ejecutado de ese mes y aumentando la disponibilidad del mismo. Esta situación deberá ser informada previamente mediante oficio dirigido a la dirección distrital de tesorería, relacionando la vigencia, la orden de pago o relación de autorización, rubro y valor. Es responsabilidad de cada entidad verificar en el Sispac que los reintegros hayan afectado efectivamente el PAC en concordancia con su solicitud.

6.14. Cierres mensuales de PAC. La dirección distrital de tesorería programará cada cierre mensual para el primer día hábil del mes siguiente. Antes de dicha fecha, las entidades serán responsables de validar que los giros y reintegros del mes se reflejen en la ejecución del PAC e igualmente, de anular en el sistema de operación y gestión de tesorería, OPGET todas las órdenes de pago aprobadas y que no hayan culminado el proceso de radicación en el aplicativo. En caso de presentarse alguna inconsistencia, la entidad deberá informar de la misma a la dirección distrital de tesorería, por medio escrito, físico o electrónico, para que se realicen las correcciones respectivas.

6.15. Cajas menores. En el proceso de constitución de cajas menores, el primer desembolso no afectará al sistema de presupuesto distrital, Predis, pero sí al Sispac en los respectivos rubros. Los reembolsos intermedios deberán tener afectación tanto en Predis como en Sispac. La legalización que se realiza al final de la vigencia y que corresponde al último reembolso afectará al Predis y no al Sispac, lo cual implica que en la respectiva orden de pago deberá especificarse que corresponde a un movimiento sin situación de fondos.

ART. 7º—Efectos disciplinarios. De conformidad con lo establecido en el artículo 48-23 de la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario, constituye falta gravísima de los servidores públicos ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el programa anual mensualizado de caja, PAC.

ART. 8º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Registro Distrital y deroga expresamente la Resolución DDT-001 del 31 de diciembre de 2008 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a noviembre 24 de 2017.