Fiscalía General de la Nación

RESOLUCIÓN 0-2950 DE 2016

(Septiembre 2)

“Por la cual se adopta y se reglamenta el procedimiento administrativo interno de reparto notarial en la Fiscalía General de la Nación”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las que le confiere el numeral 19 del artículo 4º del Decreto-Ley 16 del 2014 y la Resolución 7769 del 21 de julio de 2016 de la Superintendencia de Notariado y Registro, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 13 de la Ley 1796 del 13 de julio de 2016, modificó el artículo 15 de la Ley 29 de 1973, en el sentido de disponer que “Los actos de la Nación, los departamentos y municipios y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se asignarán equitativamente entre las que existan (...)”.

Que la norma antes mencionada dispone que las entidades públicas son responsables de dar cumplimiento al procedimiento de reparto y dar la asignación de los actos de escrituración en el círculo notarial respectivo y así mismo, difiere su reglamentación y vigilancia a la Superintendencia de Notariado y Registro.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante la Resolución 7769 del 21 de julio de 2016, reglamentó el procedimiento de reparto de aquellos actos que deban celebrarse por escritura pública en donde intervengan entidades públicas.

Que el artículo 3º de la citada Resolución 7769 del 21 de julio de 2016, señala que las entidades públicas son las responsables de administrar el procedimiento de asignación notarial, para lo cual deberán disponer de los mecanismos manuales o tecnológicos que permitan desarrollar el proceso y llevar un control minucioso de cada una de las asignaciones de minutas en el círculo notarial respectivo.

Que la Fiscalía General de la Nación interviene en actos de voluntad que deben elevarse a escritura pública por mandato legal.

Que se hace necesario adoptar el procedimiento interno de reparto notarial y designar los responsables de adelantar las actividades tendientes a cumplir con la normatividad que rige la materia.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto

ART. 1º—Objeto. Adoptar el procedimiento administrativo de reparto notarial en la Fiscalía General de la Nación.

ART. 2º—Responsables. Asignar a la subdirección de bienes la administración y coordinación del reparto notarial a nivel nacional, para lo cual deberá sujetarse a los parámetros legales que rigen la materia, así como a lo establecido en la Resolución 7769 del 21 de julio de 2016 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro y la presente resolución.

ART. 3º—Implementación. La subdirección de bienes adoptará, dentro del término máximo de tres días hábiles, los mecanismos manuales o tecnológicos que permitan implementar el procedimiento establecido en la presente resolución, así como los formatos y demás evidencias necesarias para el control del mismo.

CAPÍTULO II

Procedimiento

ART. 4º—Campo de aplicación. Los actos sometidos a reparto son aquellos actos de escrituración tramitados por la Fiscalía General de la Nación en círculos notariales donde exista más de una notaría.

ART. 5º—Solicitud. Todas las dependencias de la Fiscalía General de la Nación que requieran adelantar algún acto de escrituración, deberán solicitar el reparto notarial a la subdirección de bienes, con al menos dos días hábiles de anticipación a la fecha en que deba realizarse la respectiva diligencia.

La solicitud deberá realizarse remitiendo la totalidad de documentos que se relacionen con el trámite de escrituración, al correo electrónico que disponga la subdirección de bienes.

ART. 6º—Procedimiento. Recibidas las solicitudes, la subdirección de bienes asignará a cada acto una notaría del círculo notarial correspondiente, iniciando con aquella que tenga el número menor de identificación o nomenclatura y continuará en orden ascendente hasta completar todas las notarías del círculo, iniciando nuevamente en caso de requerirse.

Si los actos versan sobre bienes inmuebles, deberá tenerse en cuenta la ubicación de los mismos.

PAR. 1º—En las ciudades donde exista más de un círculo registral, la asignación de los actos escriturarios debe efectuarse en las notarías que se ubiquen dentro de la comprensión territorial del círculo registral correspondiente, para lo cual deberá consultarse la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro en el link distribución reparto notarial, o cualquier medio de divulgación oficial vigente que esa entidad posea para estos efectos.

PAR. 2º—En materia de donaciones, si en el domicilio del donante existiere solo una notaría, a esta le corresponderá la asignación. En caso de que en el domicilio del donante se cuente con más de una notaría, el acto se someterá a reparto.

ART. 7º—Término. La subdirección de bienes deberá realizar el procedimiento de reparto notarial en un término máximo de dos días hábiles contados a partir del día siguiente del recibo de la respectiva solicitud, siguiendo los parámetros legales y normativos que regulan la materia, en especial la Resolución 7769 del 21 de julio de 2016 y el presente acto administrativo.

ART. 8º—Actos entre entidades públicas. En caso de que en el acto escriturario intervengan la Fiscalía General de la Nación y otra u otras entidades públicas, deberá concertarse con estas sobre cuál entidad efectuará el reparto.

ART. 9º—Actos accesorios. Si como fruto de alguna reforma normativa la Fiscalía General de la Nación concediera préstamos de adquisición o mejora de vivienda, se adelantará el procedimiento de reparto, a menos que el acto de compraventa, como acto principal, haya sido repartido, caso en el que el trámite se asignará a la misma notaría.

Los actos de enajenación de unidades inmobiliarias producto de constitución de propiedad horizontal, urbanizaciones o parcelaciones, se asignarán a la misma notaría donde se hayan constituido, si fue en su momento sometido a reparto.

Las escrituras de cancelación de hipoteca se asignarán a la misma notaría donde se realizó la constitución del gravamen, siempre que en su momento se haya efectuado reparto por parte de autoridad competente, caso contrario se someterá a reparto. Igual procedimiento debe adelantarse respecto de escrituras públicas contentivas de aclaraciones, modificaciones o adiciones que se deriven de actos de constitución, enajenación o gravamen.

ART. 10.—Constancia de reparto y protocolización. El subdirector de bienes emitirá constancia sobre la diligencia de reparto, en donde certificará, al menos, la siguiente información: i. Fecha y hora del reparto, ii. Nombre de los otorgantes, iii. Determinación jurídica del acto, iv. Cuantía, v. Categorización en que se clasifica, vi. Notaría a la que correspondió, vii. Firma y nombre del subdirector de bienes.

PAR. 1º—Copia de la constancia debe protocolizarse con la respectiva escritura pública.

PAR. 2º—La categorización de las minutas sometidas a reparto, será realizada por la subdirección de bienes en estricta sujeción a las categorías establecidas en el artículo 6º de la Resolución 7769 del 21 de 2016 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 11.—Informe a las notarías. El mismo día en que se efectúe el reparto, la subdirección de bienes remitirá vía correo electrónico, la constancia de reparto y la documentación respectiva, a las notarías a las que se les haya asignado el acto correspondiente.

PAR.—El día siguiente al envío del reparto, contemplando para estos efectos el horario de atención de la notaría, esta tiene el deber de responder y manifestar la recepción del reparto, a través de correo electrónico. Si no lo hiciere, perderá la asignación de turno y la subdirección de bienes procederá a efectuar nuevamente el reparto del acto a la notaría siguiente en orden ascendente, dentro de los dos días hábiles siguientes a aquel en que la notaría tenía el deber de informar sobre la recepción del reparto.

ART. 12.—Informe al solicitante. El mismo día en que se efectúe el reparto, la subdirección de bienes informará por el medio más expedito a la dependencia solicitante, adjuntando, al menos, la constancia de reparto y copia del informe remitido a la notaría asignada.

CAPÍTULO III

Disposiciones generales

ART. 13.—Informe mensual de reparto. La subdirección de bienes deberá remitir, dentro de los cinco primeros días de cada mes, un informe detallado de las asignaciones efectuadas en el mes inmediatamente anterior, en formato Excel, a la dirección de administración notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro al correo electrónico informerepartonotarial@supernotariado.gov.co.

Este informe deberá incluir, como mínimo, i. Fecha y hora de radicación de la minuta, ii. Tipo de acto, iii. Intervinientes, iv. Categoría, v. Notaría asignada, número total de asignaciones y vi. Novedades.

PAR.—En caso de que la notaría rechace el trámite asignado por reparto, la subdirección de bienes deberá reportarlo a la Superintendencia de Notariado y Registro, dentro del informe mensual de que trata el presente artículo.

ART. 14.—Corrección de errores. En caso de presentarse errores durante el procedimiento de reparto, la subdirección de bienes procederá a subsanarlos mediante resolución motivada, no susceptible de recursos.

ART. 15.—Directrices adicionales. La subdirección de bienes está facultada para expedir los manuales, circulares o directrices tendientes a la implementación del presente procedimiento, contando para el efecto con la aprobación de la dirección nacional de apoyo a la gestión.

Así mismo, corresponde a la subdirección de bienes la debida socialización del procedimiento a las diferentes dependencias de la institución.

ART. 16.—Integración normativa. En caso de existir vacíos en las disposiciones establecidas en la presente resolución, se aplicará la ley y la Resolución 7769 del 21 de julio de 2016 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro o las directrices que en la materia establezca esta última entidad.

ART. 17.—La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de septiembre de 2016.