RESOLUCIÓN 2965 DE 2009 

(Julio 21)

“Por la cual se crean grupos internos de trabajo en la Dirección Administrativa del ICBF y se dictan otras disposiciones”.

(Nota: Véase Resolución 60 de 2010 artículo 1º del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por los artículos 115 de la Ley 489 de 1998 y 24 del Decreto 3264 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 115 de la Ley 489 de 1998 en su inciso 2º y 24 del Decreto 3264 de 2002, establecen que los representantes legales de los organismos o entidades del Estado pueden crear y organizar grupos internos de trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia sus objetivos, políticas y programas.

Que el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece, en virtud del principio de economía, que la entidad deberá elaborar los estudios, diseños, proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o a la firma del contrato, según el caso.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3º del parágrafo 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, las ofertas presentadas dentro de cada uno de los procesos de selección deberán ser evaluadas de manera objetiva, aplicando en forma exclusiva las reglas contenidas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes.

Que el parágrafo 2º del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 dispone que para la evaluación de las propuestas en procesos de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, la entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones y recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

Que para los fines anteriormente mencionados se requiere crear los grupos internos de trabajo de estudios previos y evaluación de propuestas en la Dirección Administrativa del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación de grupos internos de trabajo. Crear en la Dirección Administrativa del ICBF los siguientes grupos internos de trabajo, así:

1. Grupo de estudios previos.

2. Grupo de evaluación de propuestas.

ART. 2º—Funciones del grupo de estudios previos. El grupo de estudios previos cumplirá las siguientes funciones:

2.1. Coordinar la realización de las actividades previas al inicio de los procesos de selección contractual, contratos o convenios que a continuación se relacionan: (i) procesos, contratos o convenios cuya cuantía sea igual o superior al 10% de la menor cuantía del ICBF, (ii) contratos de consultoría sin importar la cuantía, y (iii) cualquier proceso de contratación, contrato o convenio que determine la dirección general a través del comité de contratación.

2.2. Coordinar el trámite de los procesos de selección, contratos o convenios que se relacionan en el numeral anterior, hasta la etapa de cierre o entrega de propuesta(s).

2.3. Determinar con claridad y precisión la necesidad, el objeto a contratar, los antecedentes, la oportunidad, la conveniencia, identificando el tipo de contrato a celebrar, el alcance del objeto, las obligaciones de las partes, el plazo de ejecución, la modalidad de contratación, el valor a contratar, los recursos que respaldan el proceso – CDP, entre otros.

2.4. Efectuar la revisión del proyecto que se pretende ejecutar y formular las recomendaciones que correspondan.

2.5. Verificar que la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato o convenio esté incorporada dentro del plan de contratación aprobado.

2.6. Verificar que la respectiva contratación cuente con las autorizaciones, estudios, diseños, licencias, permisos y aprobaciones requeridas para su ejecución, con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.

2.7. Elaborar los estudios técnicos, económicos, de mercado y documentos previos, entendidos como los documentos definitivos que servirán de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, cumpliendo lo señalado en los artículos 3º, 20 y 31 del Decreto 2474 de 2008, el artículo 3º del Decreto 4444 de 2008 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.

2.8. Elaborar las fichas técnicas para cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización de que trata el artículo 20 del Decreto 2474 de 2008 y demás normas que lo modifiquen o sustituyan.

2.9. Efectuar el análisis de los riesgos del contrato, la tipificación y estimación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del mismo, y establecer los mecanismos de mitigación de su impacto y de cobertura, así como la designación del sujeto contractual que soportará total o parcialmente la consecuencia del riesgo, identificando las principales variables que afectan o pueden llegar a afectar la ejecución del objeto contractual.

2.10. Verificar las condiciones y precios de mercado y elaborar el documento que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. Efectuar recomendaciones para racionalizar los recursos del contrato o convenio y, procurar economías de escala frente al proceso o contrato y frente a las demás contrataciones que adelante el instituto.

2.11. Realizar el análisis de la disponibilidad de recursos, la forma de pago y su correspondencia con el valor al que se estima contratar.

2.12. Realizar el análisis que sustente la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato, según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación vigente sobre el particular.

2.13. Realizar el análisis que permita establecer el procedimiento más favorable para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios, una vez se expida la reglamentación correspondiente, o adquisición a través de bolsas de productos).

2.14. Elaborar y justificar los factores de selección de manera precisa, objetiva y medible que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente.

2.15. Elaborar el proyecto de pliego de condiciones y su texto definitivo y/o la invitación a ofertar, con criterios claros, objetivos, justos y completos; así como verificar que esté orientado a lograr eficiencia y transparencia en la selección de contratistas.

2.16. Sustentar ante el comité de contratación el proyecto de pliego y el pliego de condiciones definitivo o invitación a ofertar.

2.17. Preparar el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones y sugerencias efectuadas al proyecto de pliego de condiciones.

2.18. Proyectar respuesta a las observaciones al pliego de condiciones definitivo y elaborar las adendas, cuando a ello hubiere lugar.

2.19. Formular las invitaciones para la presentación de manifestaciones de interés o invitaciones a ofertar.

2.20. Elaborar los avisos de convocatoria pública y avisos para publicación en prensa, cuando a ello hubiere lugar.

2.21. Proyectar los actos administrativos que se requieran hasta el cierre del proceso de selección.

2.22. Custodiar y garantizar la integridad de los documentos que hagan parte del expediente de contratación.

2.23. Coordinar con la dirección administrativa y el grupo de contratos de la oficina jurídica la realización de las audiencias hasta el cierre del proceso de selección.

2.24. Asistir a las audiencias que se adelanten en desarrollo del proceso de selección y elaborar las actas respectivas hasta antes de la audiencia de cierre.

2.25. Coordinar con el grupo de contratos de la oficina jurídica la publicación de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de selección en el Secop o página web del instituto, según corresponda.

2.26. Las demás que le sean asignadas.

PAR.—El grupo de estudios previos deberá dejar constancia escrita y expresa de los análisis, estudios y recomendaciones que realice.

ART. 3º—Funciones del grupo de evaluación de propuestas. El grupo de evaluación de propuestas cumplirá las siguientes funciones:

3.1. Coordinar la realización de las evaluaciones a las propuestas que se presenten dentro de los procesos de selección contractual, contratos o convenios que a continuación se relacionan: (i) procesos, contratos o convenios cuya cuantía sea igual o superior al 10% de la menor cuantía del ICBF, (ii) contratos de consultoría sin importar la cuantía, y (iii) cualquier proceso de contratación, contrato o convenio que determine la dirección general a través del comité de contratación.

3.2. Coordinar el trámite de los procesos de selección, contratos o convenios que se relacionan en el numeral anterior, a partir de la etapa de cierre o entrega de propuesta(s).

3.3. Custodiar y garantizar la integridad de las propuestas y demás documentos que hagan parte del expediente de contratación.

3.4. Realizar el proceso de verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de propuestas de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o invitación a ofertar y a la normatividad vigente.

3.5. Preparar el informe de evaluación de propuestas y proyectar respuesta a las observaciones presentadas al mismo.

3.6. Tratándose de concurso de méritos, asesorar a la entidad en el proceso de precalificación y selección, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o las listas multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación. El grupo que realice la evaluación de las ofertas en cada concurso de méritos estará integrado por un número plural e impar de personas idóneas.

3.7. Diseñar e implementar informes de evaluación parametrizados que calculen de manera global y automática los resultados.

3.8. Realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes y valorar la información allegada con las expresiones de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública y emitir sus recomendaciones.

3.9. Preparar el informe de lista corta o multiusos que servirá para adoptar la decisión que las integre.

3.10. Emitir su concepto en relación con posibles discrepancias entre la oferta técnica y la oferta económica, tratándose de concurso de méritos.

3.11. Comparar la(s) oferta(s) presentada(s) en los procesos de selección con las condiciones y precios de mercado.

3.12. Proyectar los requerimientos de explicaciones o aclaraciones a los proponentes cuando se requieran en los procesos de selección.

3.13. Requerir a los oferentes cuando la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo. Una vez oídas las explicaciones del proponente, recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

3.14. Presentar y sustentar ante el comité de contratación el resultado de la evaluación y efectuar las recomendaciones que permitan la selección objetiva del contratista.

3.15. Coordinar la realización de la subasta inversa, cuando a ello hubiere lugar.

3.16. Recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

3.17. Proyectar los actos administrativos que se requieran a partir del momento del cierre del proceso de selección, incluido el acto administrativo de adjudicación del contrato o declaratoria de desierta y aquel mediante el cual se resuelva el recurso de reposición contra el acto que declara desierto el proceso.

3.18. Coordinar con la dirección administrativa y el grupo de contratos de la oficina jurídica la realización de las audiencias que se requieran a partir del cierre del proceso de selección.

3.19. Asistir a las audiencias que se adelanten en desarrollo del proceso de selección y elaborar las actas respectivas a partir de la audiencia de cierre.

3.20. Coordinar con el grupo de contratos de la oficina jurídica la publicación de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de selección en el Secop o página web del instituto, según corresponda.

3.21. Las demás que le sean asignadas.

PAR.—El grupo de evaluación de propuestas deberá dejar constancia escrita y expresa de los análisis, estudios y recomendaciones que realice.

ART. 4º—Valores éticos. Las actuaciones de los servidores públicos y contratistas que conformen los grupos internos de trabajo de estudios previos y de evaluación de propuestas, deberán estar guiadas por los valores éticos de respeto, compromiso, honestidad, servicio y confianza, de conformidad con lo establecido en las resoluciones 572 de 2006 y 2750 de 2008 de la Dirección General del ICBF.

ART. 5º—Pacto de integridad. Los integrantes de los grupos internos de trabajo que se crean mediante la presente resolución deberán firmar, para cada proceso de contratación, un pacto de integridad mediante el cual ratifiquen su obligación y compromiso de actuar bajo los principios de la ética, la moral, las buenas costumbres, la probidad y en general bajo los principios de transparencia que rigen la contratación administrativa, cumpliendo con las normas constitucionales, legales e internas vigentes.

ART. 6º—Prevalencia de los intereses de la entidad. Los integrantes de los grupos de trabajo de estudios previos y evaluación de propuestas están obligados a dar asesoramiento competente, objetivo e imparcial, otorgando en todo momento la máxima importancia a los intereses de la entidad y los fines de la contratación.

ART. 7º—Vinculación. Los grupos internos de trabajo a que se refiere la presente resolución podrán ser conformados por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto mediante contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan. En todo caso, el tipo de vinculación no exime a sus integrantes de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

ART. 8º—Régimen de inhabilidades e incompatibilidades. Los integrantes de los grupos internos de trabajo de estudios previos y de evaluación de propuestas estarán sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses constitucionales y legales, así como a los impedimentos de que trata la carta de valores y compromisos éticos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de julio de 2009.

(Nota: Véase Resolución 60 de 2010 artículo 1º del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

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