Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 2977 DE 2011 

(Julio 8)

“Por la cual se incorpora al Sistema Integrado de Gestión, SIGE, el esquema para el control de la gestión del ICBF”.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 36 del Decreto 117 de 2010, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 1º, 2º y 23 de la Constitución Política establecen los postulados y fortalecen los procesos de descentralización y participación como principios fundamentales de la organización del Estado, siendo necesario para el ICBF desarrollar espacios para hacer efectiva la participación ciudadana y generar respuestas a sus peticiones.

Que el artículo 269 de la Constitución Política impone a las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 6º de la Ley 87 de 1993 determina que “el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será la responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que el artículo 1º de la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de la Calidad, SGC, de las entidades del Estado como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

Que el artículo 2º de la Ley 872 de 2003 establece que es obligación de los organismos y entidades públicas de desarrollar y poner en funcionamiento el sistema de gestión de la calidad y la responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el sistema de gestión de la calidad que se establezca.

Que en cumplimiento de la Ley 962 de 2005, “por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado, y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”, y atendiendo los lineamientos trazados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, todas las entidades deben implementar estrategias operativas y actividades con el fin de ejecutar la política antitrámites y de atención efectiva al ciudadano.

Que la Directiva Presidencial 10 de 20 de agosto de 2002 dispone que “Todos los ministros, directores de departamento administrativo y directores, gerentes o presidentes de entidades administrativas centralizadas o descentralizadas del orden nacional, se comprometerán con el fortalecimiento del sistema de control interno en cada una de sus entidades, para que este sea ejercido en forma permanente y se constituya en el elemento fundamental de la política de transparencia de la gestión pública (...)”.

Que la Directiva Presidencial 8 de 2 de septiembre de 2003 establece, entre otras, la siguiente directriz: “1. Las juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva en cada entidad del orden nacional o los comités coordinadores de control interno obligados por la Ley 87 de 1993 para cumplir dicha función, deberán incluir en la agenda de cada una de sus reuniones periódicas, un examen de los informes que le presente el representante legal de la entidad sobre el cumplimiento de las acciones previstas en los planes de mejoramiento (...)”.

Que el numeral 3 del artículo 5º del Decreto 117 de 21 de enero de 2010, por el cual se aprueba la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias, establece como función de la oficina de control interno “Fomentar en conjunto con la oficina de aseguramiento a la calidad y con la subdirección de mejoramiento organizacional, en todos los niveles y dependencias del instituto la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo de los procesos y productos en el cumplimiento de la misión institucional”.

Que el Decreto 117 de 21 de enero de 2010 estableció como función de la subdirección de mejoramiento organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión la de elaborar, implementar, orientar y mantener un sistema de gestión de la Calidad y Ambiental y mejorar continuamente su efectividad, de acuerdo con las normas que rigen la materia.

Que el Decreto 117 de 21 de enero de 2010 estableció para la oficina de control interno, entre otras, la siguiente función: “Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o servidores públicos encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función”.

Que se hace necesario que los dueños de los procesos en el ICBF ejerzan seguimiento y control de la operación de sus procesos a nivel Nacional, Regional y Zonal, para la mejora continua en la prestación del servicio misional del ICBF a niños, niñas, adolescentes y a la familia colombiana.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Incorporar al Sistema Integrado de Gestión, SIGE, el esquema para el control de la gestión del ICBF teniendo en cuenta las fuentes de información de los puntos de control de los procesos, los responsables de la consolidación, el análisis de la Información, la toma de decisiones y el seguimiento de los controles.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 2º—Las fuentes de información definidas para el esquema de control de la gestión del ICBF son las siguientes:

1. Quejas, reclamos, denuncias y noticias en prensa y medios de comunicación, a cargo de la oficina asesora de comunicaciones y atención al ciudadano.

2. Audiencias públicas y rendición de cuentas, a cargo de la dirección general, las direcciones regionales y la oficina de control interno disciplinario.

3. Hallazgos de entes de control y no conformidad, auditoría interna, a cargo de la oficina de control interno de gestión.

4. Resultados de supervisión técnica, a cargo de la oficina de aseguramiento a la calidad.

5. Supervisión contractual, a cargo de los servidores públicos designados como supervisores de contratos.

6. Visitas de comisión, operación y desempeño del proceso, a cargo de los dueños y responsables de proceso a nivel nacional, regional y zonal.

7. Mapa de riesgos y no conformidades de auditoría externa, a cargo de la subdirección de mejoramiento organizacional.

8. Resultados de planes de acción e indicadores del tablero de control a cargo de la subdirección de evaluación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 3º—Los responsables de la fuente de información tienen la obligación de consolidarla y entregarla de acuerdo a la periodicidad definida para cada una de ellas, para el análisis y toma de decisiones, a los dueños de procesos o de manera inmediata según la relevancia de la situación presentada.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 4º—Los dueños de procesos analizan la información enviada por cada uno de los responsables de las fuentes definidas en el artículo segundo de la presente resolución, generando las acciones correspondientes para dar el tratamiento a través de las herramientas de análisis y mejora establecidas en el sistema integrado de gestión: Servicio no conforme, acción correctiva, acción preventiva o plan de acción, para lo cual aplican los procedimientos definidos dentro del proceso de mejoramiento continuo, y su registro se realiza mediante el sistema de información del sistema integrado de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 5º—Para las situaciones identificadas en las fuentes de información, que ameriten acciones administrativas (multas y sanciones) o acciones disciplinarias o penales, los dueños de los procesos, de manera inmediata, adoptarán las decisiones a que haya lugar, según las normas establecidas para el efecto.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 6º—Cada dueño de proceso presentará al comité SIGE, cada dos meses, el resultado del análisis de la información de acuerdo a la periodicidad definida para cada una de las fuentes y las decisiones y acciones tomadas para el mejoramiento continuo y los resultados esperados en su proceso.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 7º—La oficina de control interno de gestión, en cumplimiento de su responsabilidad de evaluador independiente, verificará el cumplimiento de las acciones de mejora definidas por los dueños de procesos, en las herramientas de análisis y mejora establecidas en el sistema integrado de gestión retroalimentará a cada uno de estos sobre el avance, cumplimiento o incumplimiento de los planes, y solicitará a la dirección general un espacio en la agenda del comité directivo ampliado para presentar informe ejecutivo ante este cada tres meses, previa presentación de los resultados ante el comité del sistema integrado de gestión.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de julio de 2011.

(Nota: Derogada por la Resolución 1074 de 2013 artículo 2° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar)