Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

RESOLUCIÓN 300 DE 2017

(Septiembre 15)

“Por la cual se adoptan los Instrumentos de Gestión de la Información Pública y el Plan Institucional de Archivos en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”.

El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 208 de la Constitución Política, el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, y los artículos 6º y 21 numeral 18 del Decreto 1985 de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley Estatutaria 1712 de 20141(1) reglamenta el derecho de acceso a los documentos públicos establecido en el artículo 74 de la Constitución Política.

Que la mencionada ley en su artículo 3º establece el principio de la divulgación proactiva de la información, según el cual “el derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros”.

Que en desarrollo de lo anterior, el literal j) del artículo 11 ibídem consagra el registro de activos de Información y el registro de publicaciones o esquema de publicación de información, entre otros documentos mínimos obligatorios que los sujetos obligados deben publicar de manera proactiva. De igual manera, el artículo 20 establece que “los sujetos obligados deberán mantener actualizado el índice de información clasificada y reservada de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o reservados, el cual que debe incluir sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación”.

Que el Decreto 1081 de 2015 compila y racionaliza las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector de la Presidencia de la República, entre ellas el Decreto 103 de 2015, el cual reglamentó la Ley 1712 de 2014, y consagró el deber del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, como sujeto obligado de conformidad con el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014, de publicar en la página principal de su sitio web oficial una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”.

Que el artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 de 2015 indica que dicha sección debe contener:

“(...)

1. La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9º, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014. Cuando la información se encuentre publicada en otra sección del sitio web o en un sistema de información del Estado, los sujetos obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma.

2. El registro de activos de información.

3. El índice de información clasificada y reservada.

4. El esquema de publicación de información.

5. El programa de gestión documental.

6. Las tablas de retención documental.

7. El Informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52 del presente decreto.

8. Los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación (...)”.

Que en desarrollo de lo previsto en la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 en su artículo 2.1.1.5.1 dispone que:

1. El registro de activos de información

2. El índice de información clasificada y reservada

3. El esquema de publicación de información, y

4. El programa de gestión documental, se denominan instrumentos de gestión de la información pública, los cuales deben ser articulados por los sujetos obligados mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación.

Que el citado decreto define cada uno de los instrumentos de gestión de la información pública de la siguiente manera:

“ART. 2.1.1.5.1.1.—Concepto del registro de activos de información. El registro de activos de información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal”.

“ART. 2.1.1.5.2.1.—Concepto del índice de información clasificada y reservada.

El índice de Información clasificada y reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada”.

“ART. 2.1.1.5.3.1.—Concepto. El esquema de publicación de Información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma”.

“ART. 2.1.1.5.4.1.—Concepto del programa de gestión documental. En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por programa de gestión documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación”.

Que la implementación de los instrumentos de gestión de la información pública antes señalados permitirá desarrollar las mejores prácticas de buen gobierno, contribuirá a incrementar los niveles de confianza y credibilidad ante la ciudadanía, permitirá cumplir con las exigencias de la estrategia de gobierno en línea, los lineamientos. de la Norma Técnica IS027001:2013, los objetivos del Sistema de gestión de calidad, control interno y gestión ambiental, y la metodología impartida por la Procuraduría General de la Nación como encargada de velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la Ley 1712 de 2014.

Que el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto 1081 de 2015 indica que: “El Registro de Activos de Información, el índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado”.

Que de conformidad con el artículo 3º de la Ley 594 de 2000(2) la gestión documental se define como: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Que en relación con la gestión documental en las entidades públicas, el artículo 2.8.2.5.8. del Decreto 1080 de 2015(3) establece que se desarrollará a través de los siguientes instrumentos archivísticos:

a) El cuadro de clasificación documental (CCD).

b) La tabla de retención documental (TRD).

c) El programa de gestión documental (PGD).

d) Plan institucional de archivos de la entidad (Pinar).

e) El inventario documental.

f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

g) Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales.

h) Los mapas de procesos, flujos documentales, y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i) Tablas de control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Que mediante justificación técnica remitida a través de memorando 20171900075843, el jefe de la oficina de tecnologías de la información y las comunicaciones y el coordinador del grupo de gestión documental y biblioteca consideraron procedente la adopción de los instrumentos de gestión de la información pública en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural está obligado a cumplir lo ordenado en los artículos citados, de conformidad con lo previsto en el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014.

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adóptense en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural el Registro de activos de información, el índice de Información clasificada y reservada, el Esquema de publicación de información, el Programa de gestión documental y el Plan Institucional de Archivos (Pinar), como instrumentos para garantizar el cumplimiento del derecho a acceder a la información pública, según lo establecen la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1081 de 2015, documentos que hacen parte integral de la presente resolución.

ART. 2º—Registro de Activos de Información. Es el inventario de la información pública que se genera, obtiene, adquiere, transforma o controla por parte de las dependencias que conforman el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

ART. 3º—Índice de información clasificada y reservada. Es el inventario de la información calificada como reservada o clasificada de conformidad con las normas que regulan la materia y los lineamientos proferidos por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

ART. 4º—Esquema de publicación de información. Es el instrumento establecido por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el cual contiene las clases de información publicadas, la manera en la cual se publicará dicha información, las recomendaciones establecidas por la Procuraduría General de la Nación, y la periodicidad de la divulgación.

ART. 5º—Programa de gestión documental (PGD). Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto y mediano plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

ART. 6º—Plan institucional de archivo (Pinar). Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por las entidades.

ART. 7º—Responsables. El levantamiento y la aprobación, actualización y autorización para la publicación de la información contenida en el registro de activos de información, y en el esquema de publicación de Información, corresponden al Jefe de la dependencia responsable del proceso que produzca o administre la información, de conformidad con los lineamientos proferidos por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Para el caso particular del programa de gestión documental, la responsabilidad será del grupo de gestión documental y biblioteca.

PAR. 1º—La revisión, consolidación, actualización y autorización para publicación del índice de Información clasificada y reservada es responsabilidad del jefe de la dependencia responsable del proceso que produzca o administre la información.

PAR. 2º—La consolidación y publicación de los Instrumentos de gestión de la Información pública es responsabilidad del grupo de gestión documental y biblioteca.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 15 de septiembre de 2017.

Nota: El documento anexo que hace parte integral de la presente resolución, el cual no fue promulgado en el diario oficial, puede ser consultado en el ministerio de agricultura y desarrollo rural.

1 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

2 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

3 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.