RESOLUCIÓN 3022 DE 2008 

(Mayo 6)

“Por medio de la cual se adopta un procedimiento que regula la contratación de mínima cuantía”.

La Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de la facultad conferida por el artículo 46 del Decreto 66 de 2008,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo al artículo 46 del Decreto 66 de 2008, las entidades estatales se encuentran facultadas para modificar sus manuales de contratación e implantar un procedimiento administrativo que permita la celebración de contratos de mínima cuantía, sin obtener previamente varias ofertas, en el que se tome como única consideración los precios de mercado;

Que dentro del género de poder reglamentario, surgen dos figuras diferenciables en su concepción y alcance: la potestad reglamentaria y la facultad reglamentaria;

Que de la facultad reglamentaria se deriva un mandato, por el cual se atribuye en forma excepcional alguna competencia reglamentaria en cabeza de organismos públicos diferentes al Presidente de la República;

Que independientemente del régimen legal aplicable al contrato estatal o a su procedimiento de selección, en todo caso se deben respetar los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, señalados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política;

Que en desarrollo del procedimiento administrativo especial regulado en el artículo 46 del Decreto 66 de 2008, no deben seguirse todas las pautas generales establecidas en el título I de dicho reglamento, pues de acatarse el procedimiento ordinario aplicable a todos los procesos de selección, se perdería el efecto útil de la distinción señalada por la norma reglamentaria, respecto de la contratación de mínima cuantía;

Que de acuerdo al artículo 9º del Decreto 66 de 2008, en el caso de la causal de selección abreviada de menor cuantía, se exceptúa a las entidades estatales del deber de publicación de prepliegos y pliegos en aquellos procesos cuyo valor sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía;

Que de acuerdo al artículo 17 del Decreto 66 de 2008, el procedimiento de mínima cuantía se aplica en relación con los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, cuando el valor del acto jurídico por celebrar no exceda el 10% de la menor cuantía de contratación de la entidad;

Que el artículo 82 del Decreto 66 de 2008 ordena seguir el procedimiento de mínima cuantía para el arrendamiento de bienes inmuebles;

Que el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007 exceptúa del deber de prestar garantía a los contratistas que suscriban acuerdos de mínima cuantía;

Que el sistema de información para la contratación estatal, creado en la Ley 598 de 2000, propugna por la agilización de los procesos de contratación, fomenta la transparencia, alienta la libre competencia entre los oferentes y propicia el control social sobre la actividad contractual de la administración;

Que los responsables de celebrar actos jurídicos que comprometan recursos públicos están en el deber de acudir al sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal (SICE) para informarse acerca del valor de mercado de bienes y servicios exigidos por el normal desenvolvimiento de sus funciones administrativas. Y que por ende constituye una obligación legal consultar, en todo caso, independientemente de la cuantía, el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR;

Que en la actualidad no todos los bienes y servicios exigidos por las entidades estatales ni sus respectivos precios se encuentran incluidos en el CUBS y en el RUPR, hecho que obliga a la entidad a indagar algunos precios de mercado para de esta manera garantizar el deber de selección objetiva;

Que el Decreto 66 de 2008 presume la compra a precios de mercado, cuando se adquieren bienes o servicio en un establecimiento de comercio que reciba la calificación de “gran almacén”;

Que de acuerdo a la Resolución 2416 de 2000, expedida por la cámara de comercio, por gran almacén se entiende la sociedad, establecimiento, almacén de cadena, almacén distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de productos de las cajas de compensación familiar, o conjunto de ellos cuando conformen un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal, cuyos ingresos brutos bimensuales sean mayores o iguales a 3.000 salarios mínimos mensuales legales (a la fecha $ 1.383.000.000 moneda corriente);

Que de acuerdo a la Resolución 2416 de 2000, bienes por medida son aquellos que se empacan al momento de adquirirse y cuyo precio se determina en función de la masa, volumen o longitud y aquellos preempacados cuando la intensidad, grado o cantidad de consumo dependa la masa, el volumen o la longitud;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Implantar el procedimiento administrativo de selección de mínima cuantía a que hace referencia el artículo 46 del Decreto 66 de 2008.

ART. 2º—Principios orientadores. El procedimiento de mínima cuantía se rige por los principios de transparencia, economía y responsabilidad, así como por los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, establecidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.

ART. 3º—Elaboración estudios previos. Antes de dar inicio al proceso se selección abreviada de mínima cuantía, en desarrollo de lo previsto en los numerales 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, deberán elaborarse una serie de estudios previos que deben contener por lo menos los siguientes elementos:

I) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación;

II) La definición de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad;

III) La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar;

IV) Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

ART. 4º—Consulta SICE, CUBS y RUPR. Antes de obtener habilitación presupuestal mediante la expedición del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, en la contratación de mínima cuantía el grupo de servicios generales de la Superintendencia de Notariado y Registro deberá consultar el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR.

ART. 5º—Consulta precios de mercado. En el evento que el bien o servicio que se vaya a adquirir no se encuentre incluido en el CUBS y en el RUPR, o en el caso de que exista dicha información, pero que se quiera realizar una indagación adicional acerca de los precios de mercado, el grupo de servicios generales de la Superintendencia de Notariado y Registro procederá a solicitar tres cotizaciones a personas que distribuyan el bien o servicio requerido.

De igual manera, cuando la entidad haya contratado el bien o servicio en el pasado, se traerá a valor presente el precio pagado utilizando como criterio de indexación el índice de precios al consumidor (IPC).

El precio de mercado del bien o servicio requerido se calculará a través de la elaboración de la media aritmética de los valores obtenido en las tres cotizaciones y del monto traído a valor presente de pasadas adquisiciones de bienes o servicios.

ART. 6º—Expedición certificado de disponibilidad presupuestal. Una vez consultados los precios de mercado se procederá a la verificación y expedición del certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente.

ART. 7º—Invitación a presentar oferta. Agotado el procedimiento de habilitación presupuestal, el ordenador del gasto o el delegado para la contratación, realizará una invitación por escrito y/o a través de mensaje de datos al proveedor del bien o servicio requerido para que este presente oferta.

La invitación debe contener por lo menos:

1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar.

2. Las condiciones de celebración del contrato, forma de pago, mecanismos de cobertura del riesgo, y demás asuntos relativos al mismo.

Una vez recibida la propuesta, si esta se acomoda a los estudios de los precios de mercado y respeta las condiciones señaladas en la invitación realizada para presentar oferta, se procederá a perfeccionar el contrato.

ART. 8º—Adquisición de bienes en gran almacén. En desarrollo del procedimiento de selección abreviada de mínima cuantía, cuando se vayan a adquirir bienes en establecimientos de comercio que reciban la calificación de “gran almacén”, se prescindirá de hacer la consulta de precios de mercado a la que hace referencia el artículo cuarto (4º) de la presente resolución.

Cuando la entidad vaya a adquirir bienes en establecimientos de comercio que reciban la calificación de “gran almacén” deberá verificarse dicha condición, previa la suscripción del contrato, teniendo en cuenta los ingresos brutos reportados en las tres últimas declaraciones bimestrales del impuesto de industria y comercio.

ART. 9º—Publicidad. En desarrollo de lo dispuesto en el literal c), artículo 3º de la Ley 1150 de 2007, el contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones de los actos jurídicos de mínima cuantía deberán ser publicados en el Secop.

ART. 10.—Garantías. De acuerdo a lo señalado en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, se exceptúa del deber de prestar garantía a los contratistas que suscriban acuerdos de mínima cuantía.

ART. 11.—Contratos de arrendamiento. Para el arrendamiento de inmuebles la entidad seguirá el procedimiento establecido en la presente resolución, conforme lo señalado en el artículo 82 del Decreto 66 de 2008.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 6 de mayo de 2008.

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