Ministerio de Transporte

RESOLUCIÓN 3028 DE 2016 

(Julio 19)

Por la cual se conforman comités asesores de contratación y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Transporte,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 208, 209 de la Constitución Política, y el Decreto 87 de 2011,y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 208 de la Constitución Política establece que los ministros, como jefes de la administración en sus respectivas carteras, bajo la dirección del Presidente de la República, tienen la función de formular las políticas atinentes a su despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la ley.

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 3º de la Ley 80 de 1993, establece que los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y en la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellos en la concesión de dichos fines.

Que el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 establece que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

Que el numeral 9º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, establece que en los procesos de contratación intervendrá el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento.

Que el Decreto 1082 de 2015, en su artículo 2.2.1.1.2.2.3 establece:

“ART. 2.2.1.1.2.2.3.—Comité evaluador. La entidad estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la ley.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

(D. 1510/2013, art. 27)”.

Que teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, con el fin de dar cumplimiento a los principios que rigen las actuaciones administrativas y de contratación de la administración pública, se considera necesario crear el comité asesor de contratación y el comité asesor de habilitación y evaluación de ofertas del Ministerio de Transporte.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

Comité asesor de contratación

ART. 1º—Creación. Créase el comité asesor de contratación del Ministerio de Transporte.

ART. 2º —Conformación. El comité asesor de contratación del Ministerio de Transporte estará conformado por los siguientes miembros permanentes, los cuales tendrán voz y voto:

a) El (La) secretario (a) general, quien la presidirá;

b) El (La) jefe de la oficina asesora de planeación;

c) El (La) jefe de la oficina asesora de jurídica;

d) El (La) subdirectora administrativa y financiera;

e) El (La) coordinador(a) del grupo de contratos de la oficina asesora de jurídica.

PAR. 1º—La secretaría técnica será ejercida por el asesor del grupo de contratos. En caso de ausencias el comité designará el secretario de uno de sus miembros.

PAR. 2º—Concurrirán al comité asesor de contratación del Ministerio de Transporte en calidad de invitados y con derecho a voz el jefe de la oficina de control interno del Ministerio de (sic).

ART. 3º—Funciones. El comité asesor de procesos contractuales del Ministerio de Transporte tendrá las siguientes funciones:

1. Viabilizar el inicio de los procesos contractuales, a excepción de los procesos de mínima cuantía, contratación directa, comodato y, consultorio individual; salvo que a juicio del ordenador del gasto sea necesario someter a consideración del comité un tema específico.

2. Recomendar la suscripción de contratos o convenios interadministrativos o interinstitucionales y de transferencias de recursos, a excepción de aquellos cuyos recursos provengan de organismos multilaterales, cooperación o asistencia o banca.

3. Recomendar la venta de bienes muebles o inmuebles.

4. Aprobar el plan anual de adquisiciones y sus modificaciones.

5. Recomendar las solicitudes de adición en valor de los contratos de competencia de este comité así como la aplicación de las cláusulas excepcionales, imposición de multas y/o de cláusula penal pecuniaria cuando fuere el caso, previo análisis y sustentación mediante informe escrito elaborado por el supervisor y/o interventor del contrato el cual deberá llevar el visto bueno del director, el subdirector, el jefe de oficina del área que solicitó la contratación, tratándose de los grupos de informática y prensa, por el coordinador de dichos grupos, y concepto del abogado designado para tal fin por la oficina asesora de jurídica.

6. Designar la secretaría técnica del comité en caso de faltas absolutas, temporales o accidentales.

PAR.—El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

ART. 4º—Sesiones. El comité sesionará de forma ordinaria una vez en el mes y de forma extraordinaria cuando sea necesario o cualquiera de sus miembros lo solicite.

ART. 5º—Quórum. Las sesiones del comité solo podrán celebrarse con la asistencia de la mitad más uno de sus integrantes.

ART. 6º—Decisiones. Las decisiones que se tomen en el comité se adoptarán por unanimidad.

ART. 7º—Secretaría técnica. El (la) secretario(a) técnico(a) del comité asesor de contratación del Ministerio de Transporte tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar por correo electrónico al comité de acuerdo con la solicitud del área interesada en adelantar temas del comité o del supervisor, según el caso, indicando el objeto, fecha y hora de la reunión.

2. Preparar la agenda a discutir en la sesión del comité, remitiendo a sus integrantes la documentación junto con los soportes, vía correo electrónico.

3. Elaborar las actas de cada comité.

4. Expedir las certificaciones de las decisiones tomadas por el comité al grupo de contratos de la oficina asesora de jurídica.

5. Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR. 1º—Las actas del comité se enumerarán anualmente en forma cronológica y serán firmadas por los miembros del comité que asistieron a la misma.

Comité que asistieron a la misma.

TÍTULO II

Comité asesor de habilitación y evaluación de propuestas

ART. 8º—Creación. Créase el comité asesor de habilitación y evaluación de propuestas del Ministerio de Transporte quien se encargará del análisis de las propuestas que se presenten en los diferentes procesos contractuales, el cual operará en todos los procesos a excepción de la contratación directa.

ART. 9º—Conformación. El comité asesor de habilitación y evaluación de propuestas del Ministerio de Transporte estará conformado por:

a) El (La) director (a), subdirector (a) o jefe de oficina del área interesada en el proceso contractual que se adelante o quien este designe, pudiendo recaer dicha designación en un servidor público de su dependencia o contratista de prestación de servicios. Si el área interesada es algún grupo la secretaría, lo conformará del coordinador del respectivo grupo;

b) El (La) coordinador del área de contratos de la oficina asesora de jurídica o quien este (a) designe, pudiendo ser designado un servidor público de su dependencia o contratista de prestación de servicios;

c) El (La) director(a) administrativo y financiero(a) o quien este (a) designe, pudiendo ser designado un servidor público de su dependencia o contratista de prestación de servicios.

PAR.—La designación se hará previamente y por escrito, y hará parte integral del expediente contractual.

ART. 10.—Funciones. El comité asesor de habilitación y evaluación de ofertas del Ministerio de Transporte tendrá las siguientes funciones:

1. Verificar las aspectos necesarios para la habilitación de las propuestas, analizando jurídica, financiera y técnicamente las mismas, de acuerdo con los parámetros señalados en los pliegos de condiciones, lo cual puede originar la aceptación o rechazo de las mismas, así mismo, verificar las aclaraciones que se le soliciten al oferente o proponente, para que despeje las dudas. Con la solicitud de aclaraciones no se pueden subsanar ofertas.

2. Evaluación de ofertas de acuerdo con los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones.

3. En el concurso de méritos, asesorará a la entidad, entre otras, en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requisitos técnicos, en la conformación de la lista corta, o de la lista multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas, de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.

4. Elaborar y suscribir el acta de habilitación y evaluación de ofertas determinando el orden de elegibilidad de las mismas.

5. Resolver las observaciones que presenten los proponentes al informe evaluativo.

6. Recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada.

7. Analizar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, cuando de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo.

Para tal efecto el comité requerirá al oferente para que explique las razones que sustente el valor por él ofertada. Oídas las explicaciones, el comité de habilitación y evaluación de ofertas recomendará al ordenador del gasto, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta no pone en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente.

PAR. 1º—Dichas actividades deberán desarrollarse de manera objetiva exclusivamente a las reglas contenidas en la ley, decretos reglamentarios y en los pliegos de condiciones o en la invitación pública a participar, entre otros.

PAR. 2º—El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

PAR. 3º—En el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité de habilitación y evaluación de ofertas, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 5228 de 2011, 3478 de 2014 y 878 de 2016 y demás normas que la contraríen, igualmente modifica lo pertinente en el Manual de contratación del Ministerio de Transporte.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de julio de 2016.