RESOLUCIÓN 306 DE 2003 

(Junio 11)

“Por la cual se reglamenta el proceso contractual en el Fondo Rotatorio de la Policía y se modifica implementación de la página web”.

El Director General del Fondo Rotatorio de la Policía,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las contempladas en el Acuerdo 12 de 2001, el Decreto 2170 de 2002, Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 489 de 1998, establece en su artículo 78, entre las funciones de los directores de las entidades descentralizadas, la de cumplir todas aquellas que se relacionan con la organización y funcionamiento, con el ejercicio de la autonomía administrativa y representación legal, que no se hallen expresamente atribuidas a otras autoridades;

Que el Acuerdo 12 del 5 de diciembre de 2001, en su artículo 17, señala las funciones que debe cumplir el director general del Fondo Rotatorio de la Policía, determinando en el numeral 16, la creación y organización mediante acto administrativo los grupos internos de trabajo y los comités que considere necesarios, teniendo en cuenta la estructura, los planes y programas de la entidad;

Que la responsabilidad para el manejo y dirección de la actividad contractual y todos los procesos de selección ha sido radicada en cabeza del director general del Fondo Rotatorio de la Policía, quien no podrá trasladarla; función que debe cumplir en concordancia con los artículos 3º, 11 literal c); 14; 26 numeral 5º, 25; 29 de la Ley 80 de 1993, y las disposiciones que adicionen o reglamenten dicha ley;

Que es necesario modificar el procedimiento para el manejo del sistema de información contractual a través de la web www.forpo.gov.co en cumplimiento a la Ley 527 de comercio electrónico, Directiva Presidencial 12 de 2002 y al Decreto 2170 de 2002, en lo relacionado con el directorio de proponentes y el sorteo de selección de postulados en los procesos de contratación directa;

Que el Decreto 2170 de 2002, en su artículo 1º establece la publicidad de proyectos de pliegos de condiciones y términos de referencia, en su artículo 4º el deber de selección objetiva, en el artículo 24 la salvaguarda de documentos electrónicos, en el artículo 26 responsabilidad de la publicación en la web, el cual fue establecido con la Resolución 119 de 2003;

Que mediante la Directiva Presidencial 2 de 2002 se establece que la Agenda de Conectividad es una política de Estado presentada y aprobada por el Conpes mediante el documento 3072 del 9 de febrero de 2000;

Que dentro de esta política de Estado, el gobierno debe ser usuario modelo. Con este fin, se ha definido la estrategia del gobierno en línea de la agenda de conectividad, que establece como uno de sus objetivos el proveer al Estado la conectividad, que facilite la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoye su función de servicio al ciudadano, como un complemento al esquema actual, en el que se realizan estos procesos en forma presencial en las oficinas de gobierno y se sustentan con documentos escritos;

Que por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer el reglamento para el proceso de contratación en el Fondo Rotatorio de la Policía para los temas relacionados con la página web.

CAPÍTULO I

De las audiencias públicas

ART. 2º—El fondo rotatorio adelantará audiencias públicas para los procesos de contratación en las siguientes instancias:

1. Apertura y sorteo. Se entenderá como audiencia de apertura la establecida para dar inicio a un proceso de contratación bien sea por licitación pública o contratación directa.

El sorteo se incluirá en los procesos de contratación directa cuando el estudio de mercado demuestre que existen más de 10 proveedores en capacidad de suministrar un bien o servicio requerido.

2. Aclaración de pliegos. Se entenderá como audiencia de aclaración de pliegos la programada dentro de los tres días hábiles siguientes a la apertura del proceso de contratación.

Con el objeto de aclarar y precisar el contenido y alcance de los documentos y oír a los interesados, luego si es necesario y de acuerdo a la audiencia se realizan adendos a la información o prórrogas para el proceso.

3. Cierre y entrega de ofertas. Se entenderá como audiencia de cierre a la establecida en el pliego del proceso de contratación, en la cual se recibirán las propuestas y se confirmará su contenido mínimo de acuerdo con lo establecido en el artículo 9º de la presente resolución.

Si el proceso de contratación requiere de la conformación del precio promedio respecto a las ofertas aceptadas en esta audiencia se adelantará de acuerdo con lo establecido en el capítulo V de la presente resolución.

4. Adjudicación: Se entenderá como audiencia de adjudicación la programada de acuerdo el pliego, en la que da a conocer el resultado del proceso de selección con las observaciones realizadas por los proponentes durante el curso del proceso de selección.

ART. 3º—Las anteriores audiencias contarán con la asistencia del coordinador del grupo adquisiciones y el asistente de proyectos responsable del proceso de contratación, quien actuará como secretario de las mismas.

En el caso de tratarse de procesos de contratación de obra pública o afines el responsable será el coordinador del grupo de construcciones.

ART. 4º—Las anteriores audiencias contarán con la asistencia del jefe de la oficina de control interno o su delegado, quien actuará como garante invitado de los procedimientos, sin prejuicio lo establecido en la ley respecto de las invitaciones a los organismos de control y las demás instancias.

CAPÍTULO II

Directorio electrónico de proponentes

ART. 5º—Acoger la inscripción a través de medio electrónico en la página web www.forpo.gov.co, como parte integral del directorio de proponentes del Fondo Rotatorio de la Policía.

Cada proponente deberá registrar la información propia de su actividad de conformidad con los campos establecidos en los formularios de inscripción activos en el medio electrónico.

En tal sentido, cada proponente dispondrá de una clave de acceso para el control de los datos grabados y su modificación en el directorio de proponentes.

Esta clave será creada por cada proponente y los parámetros de seguridad serán responsabilidad de este.

CAPÍTULO III

Del sorteo para contrataciones directas

ART. 6º—Los proponentes interesados en los procesos de contratación directa deberán manifestar su intención de participar a través de su postulación en el respectivo proceso de contratación, por el medio electrónico antes descrito, cuando el pliego lo establezca, para lo cual deberán inscribirse sin costo en el mismo.

El aplicativo de la página web del Fondo Rotatorio de la Policía validará los requisitos de postulación establecidos para cada proceso de contratación.

La operación de validación, se adelantará en forma automática en el momento de la postulación por parte del proponente y la información consignada podrá ser objeto de verificación.

ART. 7º—En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 2170 de 2002, el Fondo Rotatorio de la Policía en audiencia pública adelantará la selección de los postulantes que se hayan inscrito para cada proceso de contratación directa y que serán invitados a los procesos de contratación directa, de acuerdo con la programación establecida.

Para ser invitado a los procesos de contratación directa, solo ingresarán a participar quienes se encuentren inscritos y hayan efectuado postulación para ser invitados a participar en el medio electrónico antes descrito.

ART. 8º—La selección se adelantará a través de un aplicativo informático, cuya funcionalidad permite seleccionar en forma aleatoria la lista de máximo diez (10) proponentes, que tendrán derecho a comprar los términos de referencia y presentar oferta dentro del término establecido en los pliegos de condiciones.

Cuando en el acto de selección de postulantes se descarte por cualquie razón, algún postulante, se deberá realizar un nuevo sorteo con el fin de completar el número mínimo de diez (10) postulantes que serán invitados para cada proceso de contratación.

PAR. 1º—Cuando el postulante seleccionado decida no presentar propuesta, deberá informar oportunamente sobre la presentación de justas causas que motiven la declinación a la postulación para no presentar oferta al proceso del cual ha resultado seleccionado. Lo cual será analizado por el fondo rotatorio y comunicado al postulante a la dirección registrada.

CAPÍTULO IV

De la inactivación de proponentes

ART. 9º—Las ofertas presentadas por los proponentes en la audiencia de cierre deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

1. Carta de presentación firmada por el representante legal.

2. Póliza de seriedad de la misma.

3. Certificación de visita al sitio de obra. (Cuando el pliego lo requiera).

4. Presentar una propuesta con un precio inferior al mínimo establecido en el pliego de condiciones.

El no cumplimiento de los requisitos mínimos dará lugar a la inactivación del proponente en el directorio electrónico que trata el artículo 5º de la presente resolución por un término de seis (6) meses a partir de la fecha de presentación de la oferta.

ART. 10.—Además de los requisitos establecidos en el numeral anterior, se procederá a la inactivación en el directorio de proponentes por seis (6) meses, que serán contados a partir de la fecha en que se configure cualquiera de las siguientes causales:

1. Cuando se presenten propuestas en consorcio o unión temporal, cuando uno de sus integrantes se encuentre desactivado de la página web.

2. La presentación de ofertas en forma extemporánea, sin justa causa debidamente motivada.

3. Si una persona se ha inscrito inicialmente a título individual para figurar como postulante, no podrá volver a formular postura para un mismo proceso de contratación si figura como integrante de un consorcio, unión temporal o como integrante de una sociedad comercial que también se encuentre postulada en el mismo proceso de contratación, situación que configurará la doble postulación en una contratación.

En el acta de sorteo, se verificarán los nombres de los inscritos y se dejará constancia de este hecho, procediendo a excluir del sorteo al (los) proponente(s) que se encuentren en la figura de doble postulación, junto con sus consorciados o unidos.

4. No se podrá efectuar postura para ser invitado a un proceso de contratación de obra pública y de manera simultánea para la consultoría respectiva. Cuando la entidad determine lo anterior, se procederá a la inactivación inmediata del proponente de las dos (2) postulaciones.

5. En caso de encontrar en la propuesta información inconsistente o contradictoria.

6. Con el fin de garantizar el derecho a la igualdad y evitar monopolios en las contrataciones directas, se inactivarán los proponentes que registren dos o más contratos en ejecución con el Fondo Rotatorio de la Policía o que tengan comprometido más del 49% de su K de contratación con el fondo rotatorio, esta inactivación será hasta el día en que se liquide uno de los contratos que da origen a esta causal.

(Nota: El presente artículo fue adicionado por la Resolucion 677 de 2003 artículo 2º del Fondo Rotatorio de la Policía).

CAPÍTULO V

Del precio promedio

ART. 11.—Cuando el pliego de condiciones lo establezca, durante la audiencia de cierre se establecerá el precio promedio aritmético de las ofertas, el cual no se modificará después de terminada dicha audiencia.

Este promedio se establecerá con el valor de cada propuesta registrado en la carta de presentación y solo serán tomadas en cuenta para la formación de este precio las ofertas que cumplan con los requisitos relacionados en el artículo 9º de la presente resolución y que para la fecha no se encuentren inactivos en el directorio de proponentes.

CAPÍTULO VI

De las responsabilidades de funcionarios frente a la información publicada en la página web

ART. 12.—Incluir en las funciones del cargo jefe de división comercial las siguientes:

1. Controlar la publicación en el día en que se producen los documentos relacionados con los procesos contractuales "contratación directa, concurso de méritos o licitación pública" de acuerdo a los términos establecidos en los cronogramas de contratación,

2. Administrar el módulo de solicitud de aclaraciones a los procesos de contratación y verificar la oportuna respuesta a todas las solicitudes.

3. Administrar la inactivación de los proponentes en el directorio electrónico.

4. Proyectar las respuestas a los recursos interpuestos por los proponentes inactivados del directorio de proponentes.

ART. 13.—Incluir en las funciones de los cargos coordinador del grupo construcciones y coordinador del grupo adquisiciones las siguientes:

1. Asignar la responsabilidad del manejo de los procesos contractuales “contratación directa o licitación pública” en los cargos de asistente de proyectos de la dependencia respectiva.

2. Supervisar el cumplimiento de la publicación en el día en que se producen los documentos de acuerdo con los términos establecidos en la ley.

3. Verificar el cumplimiento de cronogramas de acuerdo a lo establecido en el plan de contratación.

ART. 14.—Incluir en las funciones del cargo coordinador de grupo contratos las siguientes:

1. Supervisar el cumplimiento de los plazos de publicación de acuerdo con los términos establecidos en la ley.

2. Verificar el cumplimiento de cronogramas de acuerdo a lo establecido en el plan de contratación.

ART. 15.—Incluir en las funciones de los cargos asistente de proyectos del grupo construcciones y asistente de proyectos del grupo adquisiciones las siguientes:

1. Actuar como usuario administrador de la página web, en los procesos de contratación que le sean asignados.

2. Crear el proceso de contratación en la página web y establecer los parámetros de postulación.

3. Elaborar y publicar en la página web los documentos del proceso de contratación "pliego de condiciones o término de referencia, actas, cuadro resumen de evaluación, proyectos de adjudicación y demás documentos que establezca la ley en la etapa precontractual.

4. Elaborar el cronograma del proceso contratación responder por el cumplimiento del mismo.

5. Notificar los participantes de las audiencias públicas que se celebren de acuerdo a la ley y coordinar los requerimientos de tipo logístico de estas y administrar el desarrollo de las audiencias programadas en medio electrónico.

6. Llevar y responder por la documentación del proceso de contratación en la etapa precontractual.

CAPÍTULO VII

De la administración y seguridad de la página web

ART. 16.—Incluir en las funciones del cargo coordinador grupo sistemas las siguientes:

1. Velar por el adecuado funcionamiento técnico y de seguridad de la página, así como brindar el soporte necesario, consistente en asistencia a los usuarios para su adecuado manejo y capacitación para el uso de las nuevas funcionalidades que se implementen.

2. Canalizar los requerimientos hacia la firma diseñadora, revisión y control de calidad en la parte técnica, ajustar periódicamente la infraestructura tecnológica para garantizar el óptimo funcionamiento del sistema.

3. Velar porque los respaldos de datos y programas se efectúen en forma adecuada con la oportunidad requerida.

ART. 17.—El jefe de la división comercial será el responsable de administrar la página web y dispondrá lo pertinente para publicar la información concerniente a los procesos de contratación en forma oportuna, dentro de los parámetros de calidad, integridad y veracidad, así como de solicitar y coordinar con el grupo de sistemas los ajustes técnicos que se requieran.

ART. 18.—Se impone la obligación a los funcionarios encargados de la publicación y manejo de la información, de guardar la confidencialidad de esta y a no utilizarla para fines diferentes a la agenda de conectividad del Estado, mientras se desempeñen como servidores del Fondo Rotatorio de la Policía.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones varias

ART. 19.—Inclúyase la presente resolución como parte integral del proceso contractual.

ART. 20.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, adiciona la Resolución 502 de 2001 y deroga las resoluciones 26, 103 y 119 de 2003 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 11 de junio de 2003.

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