Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 3088 DE 1999 

(Noviembre 25)

“Por la cual se adopta el manual que establece el procedimiento para liberación de aplicaciones Informáticas en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en los literales h), cc), mm) y nn) del artículo 19 del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que se requiere garantizar la entrega formal de los aplicativos sistematizados realizados por el área de servicios informáticos o por las entidades externas de acuerdo con los contratos de desarrollo suscritos para el efecto;

Que se hace necesario estandarizar y controlar el procedimiento de entrega de las aplicaciones sistematizadas para lo cual se debe adoptar el manual que reglamente dicho proceso;

Que se requiere de un documento producto del análisis de los recursos actuales de la entidad en cuanto a licencias, clientes, servicios puntos de red, etc., y como resultado debe definir los requerimientos técnicos del hardware y software;

RESUELVE:

ART. 1º—Formalización del manual. Adoptar el siguiente manual que establece el procedimiento para liberación de aplicaciones informáticas, en la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

Contenido:

1. Marco de referencia.

2. Objetivos.

2.1. Objetivo general.

2.2. Objetivos específicos.

3. Requerimientos a cumplir para la entrega.

3.1. Requerimientos técnicos.

3.2. Resultados de la guía metodológica.

3.3. Documento de la prueba piloto y sus resultados.

3.4. Documento de seguridad.

3.5. Verificación de fuentes.

3.6. Entrega de fuentes y documentación magnética.

3.7. Garantía y/o estabilización de la aplicación.

4. Entrega de documentación.

4.1. Carpeta de la aplicación (documentación).

4.2. Manual de instalación.

4.3. Manual del usuario.

4.4. Manual de procedimientos.

4.5. Manual de producción.

4.6. Manual técnico.

1. Marco de referencia. Las soluciones informáticas en la DIAN están enmarcadas por la guía metodológica para el desarrollo de aplicaciones, definida por la oficina de servicios informáticos, la cual define las fases de desarrollo de una aplicación y las responsabilidades que tienen los participantes internos o externos en el desarrollo de las mismas.

Este procedimiento establece los resultados como son los documentos, objetos y fuentes que se deben suministrar a la entidad de un producto desarrollado a la medida para liberar una aplicación informática a producción.

2. Objetivos

2.1. Objetivo general. Definir las actividades y documentos básicos que se deben tener en cuenta para la puesta en producción y entrega de una aplicación o solución informática desarrollada de acuerdo con los estándares de la entidad.

2.2. Objetivos específicos. Administrar y controlar las versiones de los programas fuente y administrar la documentación respectiva.

Obtener la aprobación oficial por parte del usuario que administra la aplicación.

Definir el trámite legal y administrativo para el ingreso y recepción de los productos informáticos a la entidad.

3. Requerimientos a cumplir para la entrega. Las actividades que se deben desarrollar y los documentos que se deben generar para el proceso de entrega formal de aplicaciones son:

3.1. Requerimientos técnicos. Este documento debe ser el producto del análisis de los recursos actuales de la entidad en cuanto a licencias, clientes, servidores, firewall, proxis, equipos de comunicaciones y puntos de red, como resultado debe entregar los requerimientos técnicos de hardware y software y prever las compras que sean necesarias. En los requerimientos debe incluir CPU, memoria, disco, anchos de banda, cantidad de licencias clientes y server, entre otros, para que la aplicación no tenga ningún problema al entrar en producción, documento que debe ser entregado en la fase del modelo físico definido en la guía metodológica.

3.2. Resultados de la guía metodológica. Como resultado de la aplicación de la guía metodológica se deben entregar los siguientes documentos.

1. Documento de la fase de planeamiento, en medio magnético y acta de aprobación del usuario.

2. Documentación de los modelos conceptual, lógico y físico en la herramienta case estándar de la entidad.

3.3. Documento de la prueba piloto y sus resultados. Al finalizar la prueba piloto la gerencia del producto, la división o grupo de servicios informáticos, los usuarios de la administración donde se realizó la prueba, los usuarios del nivel central y la división espejo de la oficina de servicios informáticos, generan el acta de evaluación de resultados, en ella deben consignar la aceptación o no del producto para su implantación como producto terminado.

3.4. Documento de seguridad. Se debe entregar la documentación del módulo de seguridad implementado en la aplicación, con acta de aceptación por parte de la división de administración y soporte técnico y las pruebas por parte de la división espejo de la oficina de servicios informáticos, generando para ello el manual de seguridad el cual debe contemplar la interfaz de configuración, definición de perfiles, controles implantados y pistas de auditoría.

3.5. Verificación de fuentes. Una vez se termine la prueba piloto y según el manual de instalación de la aplicación, entregado por el contratista o los desarrolladores internos, la división espejo respectiva en cooperación con la división de administración y soporte técnico de la oficina de servicios informáticos realizará una instalación completa del producto compilando los programas fuente y solicitará al usuario que continúe con la utilización del sistema, si no hay diferencias en la aplicación o inconvenientes en su uso, estas divisiones darán concepto favorable e informarán a la división de logística computacional para que reciba el software respectivo mediante acta de recibo.

3.6. Entrega de fuentes y documentación magnética. Los programas fuentes, instalador, ayudas, fase de planeación, manuales de instalación, manual de procedimientos, manual de usuarios, manual de producción, formatos con títulos y numeración respectiva, deben ser entregados en CD original y 2 copias a la división de logística computacional para su respectiva administración.

El acta de entrega de fuentes y documentación será firmada durante la reunión de entrega de fuentes y documentación y deberá contener una lista de todos los elementos que se entregan y en ella misma se expresa que el software es de propiedad de la DIAN y no podrá ser utilizado por otra entidad a menos que la DIAN lo autorice, anexando a ésta las actas de la prueba piloto, seguridad y verificación de fuentes.

Si los productos informáticos son entregados antes del año 2000, debe venir acompañada de la respectiva certificación de cumplimiento de cambio de milenio, tanto del aplicativo como de las herramientas con las cuales fue construido y/o compilado.

3.7. Garantía y/o estabilización de la aplicación. Documentación del comportamiento de la aplicación durante los primeros tres meses o ciclo de producción o estabilización en todos los posibles ambientes computacionales donde deba correr. Terminado el ciclo de estabilización o garantía definida en el contrato, se recibe la aplicación. El contratista o la división espejo y un usuario del área responsable designado para el seguimiento de la aplicación en producción debe dar soporte al usuario en esta etapa por un período definido como necesario.

4. Documentación a entregar

4.1. Carpeta de la aplicación. Es la recopilación de documentos finales y actualizados tales como el sustento legal, actas de acuerdo, actas de reunión, etc., de la aplicación que se generan y anexan desde el inicio del proyecto hasta la liberación de la aplicación. Esta carpeta debe ser entregada por el gerente del producto.

4.2. Manual de instalación. Manual que debe contener los requisitos mínimos de hardware, pasos y scripts que se deben de ejecutar en la instalación del software. Contiene los errores y su solución y/o los mensajes y acciones a realizar.

4.3. Manual del usuario. Manual que debe presentar en forma clara y sencilla la utilización de la aplicación incluida las limitaciones, manejos de errores, interfaces con otras aplicaciones y manejo de cifras de control y estadísticas, la generación es responsabilidad del área que se haya comprometido a hacerlo o de la entidad externa, este manual debe corresponder con la ayuda en línea.

4.4. Manual de procedimientos. Este manual es obligatorio para las aplicaciones que lo requieran y en él se presentan los pasos de las actividades a desarrollar de acuerdo a las funciones propias del área, las cuales van a estar soportadas por la aplicación sistematizada.

4.5. Manual de producción. En este manual se presenta la forma de administrar el sistema, los procesos batch, el esquema de backup y el procedimiento de recuperación.

4.6. Manual técnico. Manual técnico del aplicativo y debe relacionar el lenguaje de desarrollo, las herramientas utilizadas, versiones, recomendaciones para migraciones a futuras versiones, manejador de bases de datos, porcentajes de crecimientos de los datos, volumen de la carga inicial, logs de auditoría y seguridad, cantidad de usuarios concurrentes, plataformas, sistemas operativos, parches, entre otros.

ART. 2º—Modificación y actualización del manual. El manual deberá modificarse y/o actualizarse por parte de la oficina de servicios informáticos, cuando las circunstancias lo requieran, teniendo como base la guía metodológica para el desarrollo de sistemas y al avance tecnológico de las herramientas case.

ART. 3º—Divulgación del manual. La entrega del manual a las dependencias de la entidad lo realizará la división de investigación tecnológica de la oficina de servicios informáticos, vía intranet.

Vale la pena anotar que el original del manual reposará en la división de investigación tecnológica, con el fin de atender los requerimientos de carácter interno o externo sobre el particular.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 25 de noviembre de 1999.