Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses

RESOLUCIÓN 31 DE 2013 

(Enero 14)

“Por la cual se crea el comité técnico de sostenibilidad contable del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses”.

El Director General,

en ejercicio de las facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las consagradas en la Constitución Política de Colombia, la Ley 938 de 2004, el Acuerdo 8 de junio 19 de 2012 emanado de la junta directiva del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público, coordinar las actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado; así mismo, diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política y el artículo 3º de la Ley 298 de 1996, son funciones del Contador General de la Nación, entre otras, la de uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad General de la Nación con la entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deban regir en el país, conforme a lo establecido en la ley.

Que en virtud del pronunciamiento efectuado por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997, son las atribuciones constitucionales y legales del Contador General de la Nación, de expedir normas de carácter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector público, respecto del alcance de las facultades que en materia de control interno le corresponden, las cuales están contenidas en el literal k) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996.

Que el numeral 5º del artículo 40 de la Ley 938 de 2004, establece que dentro de las funciones del director general del instituto se encuentra la de dirigir y coordinar la administración de los recursos humanos, físicos, técnicos, económicos y financieros del Instituto.

Que el numeral 3.11 de la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, en el anexo “Procedimientos para la implementación y evaluación del control interno contable”, faculta a los entes públicos para evaluar la pertinencia de constituir e integrar el comité técnico de sostenibilidad contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible.

Que el artículo 3º de la Ley 87 de 1993, establece que el sistema de control interno forma parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación, y operacionales, razón por la cual se hace necesario promover en los funcionarios públicos el desarrollo de una cultura de autocontrol, dado que este es considerado como uno de los fundamentos del modelo estándar de control interno de que trata el Decreto 1599 de 2005.

Que dada la estructura administrativa, financiera y presupuestal del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, se hace necesario y se considera pertinente la constitución e integración del comité técnico de sostenibilidad contable.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité técnico de sostenibilidad contable en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses como una instancia asesora del área contable, cuyas funciones son las siguientes:

1. Establecer su propio reglamento.

2. Determinar las acciones a implementar a efectos de depurar la información contable, cuando esta sea necesaria, y aprobar los procedimientos que se establezcan para el efecto, así como establecer el registro de los ajustes contables correspondientes, de conformidad con el régimen de contabilidad pública.

3. Fomentar la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos que ejecuten las diferentes dependencias para la sostenibilidad contable del instituto.

4. Establecer los controles que se deban implementar por las áreas responsables, para mejorar la calidad de la información contable.

5. Determinar las acciones administrativas a seguir para evitar que la información contable revele situaciones tales como:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la entidad;

b) Derechos u obligaciones que, no obstante lleguen a existir, no sea posible ejecutarlos mediante la jurisdicción coactiva;

c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no sea posible ejercer su cobro o pago, por cuanto llegue a operar alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;

d) Derechos u obligaciones que surjan y carezcan de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago;

e) Valores respecto de los cuales no sea legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

6. Formular directrices, políticas y estrategias que garanticen la presentación de información contable confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible.

7. Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza.

ART. 2º—El comité técnico de sostenibilidad contable del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. Director general o su delegado, quien lo preside.

2. Secretario general.

3. Subdirector administrativo y financiero.

4. Subdirector de servicios forenses.

5. Subdirector de investigación científica.

6. El jefe de la oficina jurídica.

7. El jefe de la oficina de planeación.

8. El coordinador del grupo nacional de gestión financiera.

9. El coordinador del grupo nacional de gestión contable y de costos, quien será el secretario del comité.

PAR. 1º—El comité podrá invitar a los funcionarios que estime conveniente, cuando los temas a tratar así lo requieran.

PAR. 2º—El jefe de la oficina de control interno asistirá en forma permanente en las sesiones del comité técnico de sostenibilidad contable, con derecho a voz, pero sin voto.

De conformidad con lo establecido por la Ley 87 de 1993 y el modelo estándar de control interno (MECI), la oficina de control interno evaluará la implementación y desarrollo del “Modelo estándar de sostenibilidad contable” así como los acuerdos y compromisos adquiridos por los responsables de las áreas de gestión contable, en los planes de sostenibilidad contable en forma separada, independiente y objetiva.

ART. 3º—El comité técnico de sostenibilidad contable sesionará de manera ordinaria, trimestralmente y extraordinaria cuando se estime necesario, previa citación de sus integrantes. De las reuniones llevadas a cabo por el comité se levantarán actas que deberán contener la fecha y lugar de la sesión, hora de iniciación y terminación, nombre y cargo de los asistentes, los asuntos tratados, recomendaciones y decisiones tomadas. Las actas deberán ser numeradas en forma consecutiva y firmadas por el presidente del comité y el secretario técnico.

Formarán parte integral del acta los estudios técnicos o informes necesarios que hayan servido de soporte para la toma de decisiones del comité.

PAR.—Las actas deberán enviarse a los miembros del comité, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la sesión realizada.

ART. 4º—El comité técnico de sostenibilidad contable del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, sesionará válidamente por lo menos con cinco (5) de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.

ART. 5º—El secretario del comité técnico de sostenibilidad contable será el coordinador del grupo nacional de gestión contable y de costos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar las reuniones ordinarias del comité con una antelación no menor a tres (3) días a la misma, por escrito y suministrando a sus miembros los documentos e informaciones necesarias para su adecuada intervención.

2. Convocar las reuniones extraordinarias a su criterio o por instrucción del presidente del comité.

3. Preparar el orden del día y presentar al comité los temas a tratar.

4. Preparar los informes que deba presentar al comité.

5. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité, velando por que las mismas se ajusten a la verdad de lo actuado y suscribirlas junto con el presidente del comité.

ART. 6º—Las actuaciones administrativas que se adelanten con motivo de las decisiones adoptadas por el comité, requerirán para formalizar la respectiva contabilización de los siguientes requisitos:

1. Copia del acta del comité en la cual constan las decisiones de registro o depuración contable adoptadas.

2. Documentos soportes idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos adelantados.

3. Los demás soportes que a juicio del secretario del comité, se consideren pertinentes para justificar los registros contables correspondientes.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de enero de 2013.