Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 310 DE 2017

(Julio 31)

“Por la cual se incorpora, al Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargos sobre cuentas bancarias, y se modifica el Catálogo general de cuentas de dicho marco normativo”.

El Contador General de la Nación,

en ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 414 de 2014, y sus modificaciones, expedida por la UAE Contaduría General de la Nación (CGN), se incorporó, en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP), el Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera y las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, aplicables a las entidades definidas en su artículo 2º y se estableció el cronograma de aplicación respectivo.

Que mediante la Resolución 139 de 2015, se incorporó, como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, el cual está conformado por: el marco conceptual; las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos; los procedimientos contables; las guías de aplicación; el catálogo general de cuentas y la doctrina contable pública.

Que mediante la Resolución 139 de 2015, se incorporó, en el Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, el catálogo general de cuentas para el registro de los hechos económicos y para el reporte de información de estas empresas, y que mediante la Resolución 466 de 2016 se modificó dicho catálogo general de cuentas.

Que mediante la Resolución 628 de 2015, expedida por la CGN, se incorporó, como parte integrante del régimen de contabilidad pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del régimen de contabilidad pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera.

Que las empresas del ámbito de aplicación de esta norma, actúan como parte demandante o como parte demandada en procesos que buscan el reconocimiento de derechos para quien demanda, los cuales se resuelven mediante procesos judiciales y mecanismos alternativos de solución de conflictos como el arbitraje y la conciliación extrajudicial.

Que como medida cautelar, pueden ser embargadas las cuentas bancarias de las empresas del ámbito de aplicación de esta norma, a fin de garantizar el pago de las sentencias judiciales, cuando los procesos judiciales son en contra de la entidad.

Que se requiere incorporar, al Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargos sobre cuentas bancarias, y modificar el catálogo general de cuentas de dicho marco normativo.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar, en el catálogo general de cuentas del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, la denominación de la siguiente subcuenta:

CódigoDenominación actualNueva denominación
812005Obligaciones fiscalesFiscales

ART. 2º—Eliminar, en el catálogo general de cuentas del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, la siguiente subcuenta:

CódigoDenominación actual
839006Recursos embargados

ART. 3º—Incorporar, al Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargos sobre cuentas bancarias, con el siguiente texto:

Para efectos de este procedimiento, los procesos judiciales son el conjunto de actos regulados por la ley que se derivan de las demandas interpuestas ante un juez para que se revisen derechos presuntamente violados por un tercero, así como las pretensiones económicas que, a su juicio, subsanan el perjuicio causado, cuyo resultado es la sentencia del juez.

El arbitraje es el mecanismo por el cual las partes involucradas en un conflicto de carácter transigible acuerdan su solución a través de un tribunal arbitral, quien toma una decisión denominada laudo arbitral.

Las conciliaciones extrajudiciales son un mecanismo de solución de conflictos a través del cual las partes involucradas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador, cuyo resultado es un acta de conciliación.

El embargo es una medida cautelar que proviene de un juez, a fin de garantizar el pago de las sentencias judiciales.

Las costas procesales son los gastos en que debe incurrir la entidad en un juicio, distintos al pago de los honorarios del abogado, tales como, notificaciones, honorarios de los peritos, impuesto de timbre, tasas, copias, registros y pólizas.

Los procesos judiciales, los arbitrajes y las conciliaciones extrajudiciales pueden constituirse en derechos u obligaciones dependiendo de si estos son a favor o en contra de la empresa.

1. Reconocimiento de derechos y revelación de activos contingentes.

1.1. Admisión de las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales.

La admisión de las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por la empresa en contra de un tercero se revelarán como activo contingente.

Adicionalmente, en la medida en que pueda hacerse una medición del activo contingente, este se registrará debitando las subcuentas que identifican el tipo de proceso de la cuenta 8120-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos y acreditando la subcuenta 890506-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 8905-Activos contingentes por contra (CR). Para tal efecto, la medición corresponderá a la mejor estimación del valor que la empresa podría llegar a cobrar al culminar el proceso de manera favorable para la empresa.

El activo contingente se ajustará cuando la empresa obtenga nueva información acerca del proceso o, como mínimo, al final del periodo contable, con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros de la empresa.

1.2. Sentencia en firme, laudo arbitral definitivo o acta de conciliación extrajudicial.

Con la sentencia en firme a favor de la empresa, o con base en el laudo arbitral definitivo o en el acta de conciliación extrajudicial, se registrará el derecho y el ingreso, afectando las subcuentas correspondientes. Simultáneamente, se ajustarán los saldos registrados en las cuentas de orden, debitando la subcuenta 890506-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 8905-Activos contingentes por contra (CR) y acreditando la subcuenta que corresponda de la cuenta 8120-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.

Cuando la sentencia en firme, laudo arbitral definitivo o acta de conciliación extrajudicial, deniegue las pretensiones demandadas por la empresa, se ajustarán los saldos registrados en las cuentas de orden, debitando la subcuenta 890506-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 8905-Activos contingentes por contra (CR) y acreditando la subcuenta que corresponda de la cuenta 8120-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.

1.3. Recaudo de los derechos originados en sentencias judiciales, laudos arbitrales o actas de conciliación extrajudicial.

Con el recaudo del valor establecido en la sentencia en firme, laudo arbitral definitivo o acta de conciliación extrajudicial, la empresa debitará la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras y acreditará la subcuenta que identifique el respectivo derecho.

2. Reconocimiento de obligaciones y revelación de pasivos contingentes.

2.1. Admisión de las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales.

Con la notificación de la admisión de las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por un tercero en contra de la empresa, se evaluará la probabilidad de pérdida del proceso, con el fin de identificar si existe una obligación remota, posible o probable.

Para tal efecto, la empresa utilizará una metodología que se ajuste a los criterios de reconocimiento y revelación del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público. Cuando la empresa considere que la metodología contenida en la Resolución 353 de 2016 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se ajusta a las condiciones del proceso, podrá utilizar dicha metodología.

En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, cada entidad evaluará la probabilidad de pérdida del proceso, en la parte que estime le corresponda. Lo anterior, con independencia de la probabilidad de pérdida de todo el proceso y de que se espere el reembolso parcial o total por parte de un tercero.

2.2. Obligación remota.

Cuando la empresa establezca que la obligación es remota, esto es, cuando la probabilidad de pérdida del proceso es prácticamente nula, este hecho no será objeto de reconocimiento ni de revelación en los estados financieros de la empresa.

La probabilidad de pérdida del proceso será objeto de seguimiento cuando la empresa obtenga nueva información o, como mínimo, al final del periodo contable para determinar si la obligación continúa siendo remota, o pasa a ser posible o probable, caso en el cual se aplicará lo dispuesto en el numeral 2.3 o 2.4, según corresponda.

2.3. Obligación posible.

Cuando se establezca que la obligación es posible, es decir, que la probabilidad de pérdida del proceso es menor que la probabilidad de no pérdida, la empresa revelará la obligación como un pasivo contingente.

Adicionalmente, en la medida en que pueda hacerse una medición del pasivo contingente, este se registrará debitando la subcuenta 990505-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 9905-Pasivos contingentes por contra (DB) y acreditando la subcuenta que corresponda de la cuenta 9120-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos. Para tal efecto, la medición corresponderá a la mejor estimación del valor que la entidad podría llegar a pagar al culminar el proceso. Dicha medición se revisará cuando exista nueva información acerca del proceso o, como mínimo, al final del periodo contable.

Para establecer el valor a registrar en las cuentas de orden contingentes, la empresa utilizará una metodología que se ajuste a los criterios de medición del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público. Cuando la empresa considere que la metodología contenida en la Resolución 353 de 2016 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se ajusta a las condiciones del proceso, podrá utilizar dicha metodología.

La probabilidad de pérdida del proceso será objeto de seguimiento cuando la empresa obtenga nueva información o, como mínimo, al final del periodo contable para determinar si la obligación continúa siendo posible, o pasa a ser remota o probable, caso en el cual se aplicará lo dispuesto en el numeral 2.2 o 2.4, respectivamente, previa reversión de los saldos registrados en cuentas de orden.

2.4. Obligación probable.

Cuando se establezca que la obligación es probable, esto es, cuando la probabilidad de pérdida del proceso es más alta que la probabilidad de no pérdida, deberá constituirse una provisión por el valor que refleje la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación presente. Cuando el efecto del valor del dinero en el tiempo sea significativo, la provisión corresponderá al valor presente del importe que se espera sea desembolsado para cancelar la obligación, para lo cual se utilizará como factor de descuento la tasa que refleje las evaluaciones actuales del mercado correspondientes al valor del dinero en el tiempo y los riesgos específicos del pasivo correspondiente.

Para establecer el valor de la provisión, la empresa utilizará una metodología que se ajuste a los criterios de medición del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público. Cuando la empresa considere que la metodología contenida en la Resolución 353 de 2016 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se ajusta a las condiciones del proceso, podrá utilizar dicha metodología.

El registro de la provisión se efectuará con un débito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 5368-Provisión litigios y demandas y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o en la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas.

Las provisiones se revisarán cuando la empresa obtenga nueva información o, como mínimo, al final del periodo contable y se ajustarán afectando el resultado del periodo para reflejar la mejor estimación disponible. Los mayores valores se registrarán con un débito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 5368-Provisión litigios y demandas y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o en la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas. Por su parte, los menores valores se registrarán con un débito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o en la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 5368-Provisión litigios y demandas o en la subcuenta 480826-Recuperaciones de la cuenta 4808-Ingresos diversos, dependiendo del periodo contable en el que se registró el gasto relacionado con la provisión.

Cuando el valor de la provisión se calcule como el valor presente de la obligación (en razón a que el valor del dinero en el tiempo es significativo), como mínimo al cierre del periodo contable, la empresa ajustará financieramente el valor de la provisión aplicando una tasa de descuento que refleje las evaluaciones actuales del mercado correspondientes al valor del dinero en el tiempo y los riesgos especificos del pasivo correspondiente, para lo cual debitará la subcuenta 580401-Actualización financiera de provisiones de la cuenta 5804-Financieros y acreditará la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas.

La probabilidad de pérdida del proceso será objeto de seguimiento cuando la empresa obtenga nueva información o, como mínimo, al final del periodo contable, para determinar si la obligación continúa siendo probable, o pasa a ser posible o remota. Cuando la obligación pase a ser posible o remota, se reversará la provisión mediante un débito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o en la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 5368-Provisión litigios y demandas, la subcuenta 537302-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 5373-Provisiones diversas o la subcuenta 580401-Actualización financiera de provisiones de la cuenta 5804-Financieros, o la subcuenta 480826-Recuperaciones de la cuenta 4808-Ingresos diversos, teniendo en cuenta el periodo contable en el que se registró el gasto relacionado con la provisión. Adicionalmente, se aplicará el numeral 2.2 o 2.3, según corresponda.

2.5. Sentencia en firme condenatoria, laudo arbitral definitivo o acta de conciliación extrajudicial.

Con la liquidación de la sentencia en firme condenatoria, laudo arbitral definitivo o acta de conciliación extrajudicial, la empresa registrará el crédito judicialmente reconocido, laudo arbitral o acuerdo de conciliación extrajudicial como una cuenta por pagar. Para tal efecto, la empresa verificará el valor provisionado con respecto al de la sentencia, laudo arbitral o acuerdo de conciliación extrajudicial, y hará los ajustes que correspondan, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Si el valor liquidado es igual al valor de la provisión reconocida, se debitará el saldo de la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o de la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas y se acreditará la subcuenta 246002-Sentencias o en la subcuenta 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales de la cuenta 2460-Créditos judiciales.

b) Si el valor liquidado es mayor al valor reconocido como provisión, se debitará el saldo de la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas y se acreditará la subcuenta 246002-Sentencias o la subcuenta 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales de la cuenta 2460-Créditos judiciales por el valor liquidado. La diferencia se registrará en la subcuenta 589012-Sentencias o en la subcuenta 589013-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales, según corresponda, de la cuenta 5890-Gastos diversos.

c) Sí el valor liquidado es menor que el valor de la provisión reconocida, se debitará el saldo de la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas y se acreditará la subcuenta 246002-Sentencias o la subcuenta 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales de la cuenta 2460-Créditos judiciales por el valor liquidado. La diferencia se registrará en la subcuenta que corresponda de la cuenta 5368-Provisión litigios y demandas o en la subcuenta 537302-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 5373-Provisiones diversas si el gasto relacionado con la provisión se registró en el mismo período contable. De lo contrario, la diferencia se registrará en la subcuenta 480826-Recuperaciones de la cuenta 4808-Ingresos diversos.

Los gastos asociados a la liquidación final del crédito judicial, cuando se trate de intereses, se registrarán con un débito en la subcuenta 580447-lntereses sobre créditos judiciales de la cuenta 5804-Financieros y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 2460-Créditos judiciales. Las costas del proceso se registrarán en la subcuenta 511166-Costas procesales de la cuenta 5111-Generales, utilizando como contrapartida la subcuenta que corresponda de la cuenta 2460-Créditos judiciales. Lo anterior, siempre que los gastos asociados a la liquidación final del crédito judicial no se hayan tenido en cuenta en la estimación de la provisión.

2.6. Pago de la sentencia, laudo arbitral o acuerdo de conciliación extrajudicial.

El pago de la sentencia en firme condenatoria, laudo arbitral definitivo o acta de conciliación extrajudicial se registrará con un débito en las subcuentas 246002-Sentencias o 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales de la cuenta 2460-Créditos judiciales y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras.

2.7 Sentencia en firme absolutoria, laudo arbitral definitivo y acta de conciliación extrajudicial.

En el evento en que la sentencia en firme, laudo arbitral definitivo o acta de conciliación extrajudicial exima de responsabilidad a la entidad demandada, se ajustarán las cuentas afectadas durante el proceso, ya sea cancelando las cuentas de orden o la provisión, según corresponda.

Para la cancelación de las cuentas de orden, se debitará la subcuenta que corresponda de la cuenta 9120-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos y se acreditará la subcuenta 990505-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 9905-Pasivos contingentes por contra (DB).

Para la cancelación de la provisión, se debitará la subcuenta que corresponda de la cuenta 2701-Litigios y demandas o la subcuenta 279015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 2790-Provisiones diversas y se acreditará la subcuenta que corresponda de la cuenta 5368-Provisión litigios y demandas, la subcuenta 537302-Mecanismos alternativos de solución de conflictos de la cuenta 5373-Provisiones diversas o la subcuenta 580401-Actualización financiera de provisiones de la cuenta 5804-Financieros, o la subcuenta 480826-Recuperaciones de la cuenta 4808-Ingresos diversos, teniendo en cuenta el periodo contable en el que se registró el gasto relacionado con la provisión.

3. Registro del embargo, título judicial y pago de sentencia.

Si en desarrollo de los procesos judiciales se ordena una medida cautelar de embargo a las cuentas bancarias de la empresa, deberán registrarse los efectos de la medida cautelar en cada una de sus fases, a saber: registro del embargo, apertura del título judicial y pago de la sentencia con título judicial.

3.1. Registro del embargo.

Cuando, con base en la información recibida de la autoridad judicial, el banco informe sobre la ejecución de la orden de embargo a las cuentas bancarias de la empresa demandada, esta reclasificará el efectivo, para lo cual debitará la subcuenta 113210-Depósitos en instituciones financieras de la cuenta 1132-Efectivo de uso restringido y acreditará la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras.

3.2 Apertura del título judicial.

Una vez se han embargado los recursos se constituye con ese dinero el título judicial, el cual representa una garantía para el pago de las pretensiones económicas del demandante.

Con la apertura del título judicial la empresa registrará un débito en la subcuenta 190903-

Depósitos judiciales de la cuenta 1909-Depósitos entregados en garantía y un crédito en la subcuenta 113210-Depósitos en instituciones financieras de la cuenta 1132-Efectivo de uso restringido.

Cuando el funcionario judicial ordene el levantamiento del embargo, por considerarlo improcedente la empresa demandada cancelará las subcuentas de las cuentas registradas anteriormente, según corresponda.

3.3. Pago de la sentencia con el título judicial.

Si el valor de la liquidación final del crédito judicialmente reconocido determinado en sentencia condenatoria se cancela con el título judicial constituido, puede presentarse que el valor del título sea igual, menor o mayor que la liquidación definitiva:

a) Cuando el valor de la sentencia es igual al valor del título judicial, se registrará un débito en la subcuenta 246002-Sentencias de la cuenta 2460-Créditos judiciales y un crédito en la subcuenta 190903-Depósitos judiciales de la cuenta 1909-Depósitos entregados en garantía.

b) Cuando el valor de la sentencia es mayor que el valor del título judicial, se cancelará el pasivo constituido debitando la subcuenta 246002-Sentendas de la cuenta 2460-Créditos judiciales y acreditando la subcuenta 190903-Depósitos judiciales de la cuenta 1909-Depósitos entregados en garantía, y la diferencia se registrará en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras.

c) Sí el valor de la sentencia es menor que el valor del título judicial, se registrará un débito en la subcuenta 246002-Sentencias de la cuenta 2460-Créditos judiciales y un crédito en la subcuenta 190903-Depósitos judiciales de la cuenta 1909-Depósitos entregados en garantía, quedando un saldo en esta última cuenta, que se cancelará cuando se reciba el efectivo. Para el efecto, se registrará un débito en la subcuenta 111005-Cuenta corriente de la cuenta 1110-Depósitos en instituciones financieras y un crédito en la subcuenta 190903-Depósitos judiciales de la cuenta 1909-Depósitos entregados en garantía.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de julio de 2017.