Ministerio de Minas y Energía

RESOLUCIÓN 31183 DE 2018

(Mayo 29)

“Por la cual se adopta el trámite “Registro de agentes y actores en el Sistema de Información de Combustibles SICOM-GNCV y reportes de información”.

El Director de Hidrocarburos,

en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por los numerales 16 y 17 del artículo 15 del Decreto 381 de 2012 y el numeral 5 del artículo 6º de la Resolución 40285 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que conforme lo disponen los artículos 61 de la Ley 1151 de 2007, 100 de la Ley 1450 de 2011 y 210 de la Ley 1753 de 2015, en el Sistema de información de Combustibles, Sicom, se deberán registrar como requisito para operar, los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos, incluidos los biocombustibles, los comercializadores de Gas Natural Comprimido Vehicular, GNCV, y Gas Licuado del Petróleo, GLP, para uso vehicular;

Que de conformidad con lo señalado en los mencionados preceptos, el SICOM será la única fuente oficial a la cual deben dirigirse todas las autoridades administrativas de cualquier orden que requieran información de los agentes de la cadena de distribución de combustibles en el país;

Que mediante la Resolución 7909 del 28 de septiembre de 2001, el Ministerio de Transporte estableció como obligatorio el Sistema Único de Información Conjunta, SUIC, para los vehículos convertidos o dedicados a Gas Natural Comprimido Vehicular, GNCV;

Que actualmente la base de datos de la información de las certificaciones de la instalación del equipo completo para vehículos dedicados, bicombustible o dual, es administrada por los organismos de certificación acreditados para tal actividad;

Que mediante Resolución 40278 del 4 de abril de 2017, el Ministerio de Minas y Energía expidió el reglamento técnico aplicable a las estaciones de servicio que suministran gas natural comprimido para uso vehicular;

Que mediante Resolución 40279 del 4 de abril de 2017 el Ministerio de Minas y Energía implementó en el Sistema de Información de Combustibles, SICOM, el módulo de información de Gas Natural Comprimido para Uso Vehicular, GNCV;

Que en cumplimiento a lo señalado en el artículo 2.1.2.1.11 del Decreto 1081 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República, la Dirección de Hidrocarburos con radicado 2017018629 del 22 de marzo de 2017, remitió al Departamento Administrativo de la Función Pública, el análisis del proyecto de la Resolución SICOM-GNCV frente a la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites;

Que mediante Radicado 2017083181 del 11 de diciembre de 2017, el Departamento Administrativo de la Función Pública presentó las observaciones conforme a los requerimientos establecidos en la política de racionalización de trámites, recomendando además, que los requisitos previstos para el registro deben ser regulados en las reglamentaciones propias del sistema, estableciendo claramente las condiciones de tiempo, modo y lugar que deberá cumplir el sujeto obligado para quedar registrado en el SICOM, y posterior al registro poder cumplir con los reportes establecidos en las resoluciones 40278 y 40279 de 2017;

Que atendidas las observaciones formuladas, mediante oficio radicado en el Ministerio de Minas y Energía 2018032459 del 2 de mayo de 2018, el Departamento Administrativo de la Función Pública emitió concepto favorable y autorizó la adopción e implementación del trámite que se establece a través de la presente resolución;

Que cumpliendo lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con lo previsto en las resoluciones 40310 y 4 1304 de 2017, el proyecto se publicó en la página web del Ministerio de Minas y Energía entre el 15 de febrero y el 2 de marzo de 2018 y los comentarios recibidos fueron debidamente analizados;

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar el trámite “Registro de agentes y actores en el Sistema de Información de Combustibles, SICOM-GNCV y reportes de información”, el cual comprende el registro del agente o actor que interviene en la cadena de Gas Natural Comprimido Vehicular, GNCV, en el Sistema de Información de GNCV, www.sicom. gov.co, para el cargue de los datos y de la documentación requerida por el Sistema, para su posterior habilitación; así como los reportes de información.

ART. 2º—Campo de aplicación. El trámite adoptado en la presente resolución aplica a los agentes y actores de la cadena de distribución de Gas Natural Comprimido Vehicular, GNCV, quienes se deberán registrar como requisito para operar, en el módulo de GNCV del Sistema de Información de Combustibles, SICOM.

ART. 3º—Beneficiarios. Los beneficiarios del Sistema de Información de Combustibles, SICOM-GNCV, son los diferentes agentes y actores que intervienen en la cadena, las agremiaciones de gas natural, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Ministerio de Transporte y el Ministerio de Minas y Energía.

ART. 4º—Beneficios del sistema. El sistema de información de combustibles, SICOM-GNCV genera los siguientes beneficios:

• Facilitar las labores de supervisión y control que debe ejercer la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.

• Permitir el control de los vehículos impulsados con GNCV para que cuenten con equipos de conversión vigente y cumplan las revisiones periódicas reglamentarias, conforme a lo dispuesto en la Resolución número 0957 de 2012 expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o las normas que la modifiquen o sustituyan.

• Contar con información en tiempo real para fortalecer el sector de gas natural comprimido, generar incentivos para incrementar su consumo y formular políticas relacionadas con el energético.

• Contribuir en el control que deben ejercer las autoridades competentes sobre las actividades ilegales que puedan presentarse en los procesos de suministro y consumo del GNC.

ART. 5º—Trámite. El trámite “Registro de agentes y actores en el Sistema de Información de Combustibles, SICOM-GNCV, y reportes de información”, será documentado en el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Minas y Energía (SIGME), el cual forma parte integral de la presente resolución.

Los pasos del trámite corresponden a los siguientes:

1. Ingresar al SICOM-GNCV a través del siguiente link: https://gncv.sicom.gov.co/ login, y solicitar la creación del agente/actor. Para esto es necesario hacer clic en el enlace “Regístrese aquí”.

2. Registrar los datos de la empresa solicitados por el Sistema (tipo de agente, razón social, nombre comercial, NIT y dirección de correspondencia).

3. Ingresar el nombre y el correo electrónico para la creación de la cuenta de usuario que funcionará como cuenta principal del agente que se está creando. La contraseña se asignará automáticamente y será enviada a la dirección de correo electrónico registrada. Para terminar el registro, haga clic en el botón “finalizar registro” y el Sistema mostrará el aviso de confirmación de registro de agente. El Sistema enviará al correo electrónico registrado las credenciales para el acceso al Sistema (nombre de usuario y contraseña).

4. Una vez recibidas las credenciales de acceso, ingresar nuevamente al SICOM-GNCV y registrar los datos solicitados por el Sistema con respecto al representante legal, como nombres y apellidos, municipio y dirección de correspondencia, teléfono y correo electrónico. Al terminar pulse el botón guardar y para terminar el registro en el ícono “Mis documentos”, adjuntar los archivos que lo certifican como agente/actor de la cadena de GNCV y pulsar el botón “Enviar a revisión”. Una vez se ingrese al Sistema SICOM-GNCV por primera vez, podrán modificar la clave asignada.

5. Validar o revisar los documentos cargados al sistema, por parte del operador SICOM-GNCV, para lo cual se cuenta con cinco (5) días hábiles.

6. Solicitar aclaración/corrección sobre los datos o los documentos reportados, en caso de ser necesario. En este caso, el agente o actor, cuenta con cinco días hábiles para ajustar o completar la información pendiente.

7. Aprobar/Rechazar al agente respectivo. Una vez los datos y documentos hayan sido validados, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, se enviará la notificación del resultado al correo electrónico registrado. Luego de ser aprobada la solicitud aparecerá el siguiente mensaje: “Su solicitud de aprobación como agente de SICOM-GNCV se encuentra APROBADA por parte del operador del SICOM”.

8. Tomar la capacitación en el manejo de la plataforma SICOM-GNCV, la cual podrá realizar de manera virtual o presencial. Una vez recibida y aprobada la capacitación respectiva, se habilitarán los módulos transaccionales.

9. Establecer en el SICOM-GNCV las diferentes interrelaciones con los demás agentes o actores de la cadena con quienes tenga vínculos comerciales, a través de la modalidad contractual que convengan. Dicha responsabilidad será de quien solicite o demande el producto o servicio.

10. Realizar transacciones o reportes de información al sistema que sean del caso, por parte de cada agente o actor, en el momento que corresponda.

El agente o actor correspondiente deberá cargar la documentación requerida al sistema para el trámite de registro. Dicho registro no genera costos y se realiza por una sola vez, en cualquier momento, durante el ambiente de pruebas del Sistema o a partir de la implementación del módulo SICOM-GNCV, conforme al cronograma definido por la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, el cual se publicará en la página del SICOM-GNCV y en la página web del Ministerio de Minas y Energía, en el siguiente enlace: https://www.minminas.gov.co/en/gas-natural-comprimido-vehicular1.

Previo a la habilitación, el agente o actor deberá capacitarse en el manejo de la plataforma SICOM-GNCV, la cual podrá realizar de manera virtual o presencial. La capacitación presencial la requerirá a través del correo electrónico sicom.servicio@minminas.gov.co o mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección de Hidrocarburos, para su programación, la cual se realizará dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la solicitud. La capacitación virtual podrá realizarse a través de la página web www.sicom. gov.co, en cualquier momento.

Una vez registrado el agente o actor en el SICOM-GNCV (www.sicom.gov.co) quedará habilitado para operar en el mercado del GNCV. Dicha habilitación se notifica al correo electrónico registrado durante el trámite de registro.

PAR. 1º—La Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía a través del operador del SICOM-GNCV, verificará la información cargada por el agente o actor considerando la siguiente documentación, según el caso:

Agente/ActorInformación a reportar o documento a adjuntarResponsablePeriodicidad
Importadores, fabricantes y comercializadores de equipos de conversión y de vehículos impulsados con GNCVNúmero de Identificación Tributaria (NIT) del fabricante que importa o comercializa equipos de GNCV y vehículos dedicados.El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio) o consultando el registro de productores e importadores de productos sujetos al cumplimiento de reglamento técnico de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).Para el cargue inicial.
Talleres de conversiónNúmero de Identificación Tributaria del taller (NIT).El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio).Para el cargue inicial.
Certificado de conformidad del taller de conversión expedido por el organismo de certificación.Taller de conversión.Para el cargue inicial y cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.
Copia de las pólizas de seguros (número, aseguradora, fecha de expedición, fecha de vigencia, monto asegurado, riesgos amparados).Taller de conversión.Para el cargue inicial y cada vez que se expidan las pólizas, conforme a su vigencia.

Agente/ActorInformación a reportar o documento a adjuntarResponsablePeriodicidad
 Certificados de competencia laboral del personal del taller expedidos por el Sena o por organismos de certificación de personas.Taller de conversión.Cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.
Organismos de evaluación de la conformidad (Organismos de certificación, Organismos de inspección, laboratorios de ensayo/prueba, según el caso).Número de Identificación Tributaria (NIT).El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio).Para el cargue inicial.
Certificado de acreditación ante el ONAC.El operador del SICOM-GNCV verificará los certificados de acreditación consultando el Directorio oficial de Organismos Evaluadores de la Conformidad acreditados por ONAC, o revisando los aportados por los organismos evaluadores de la conformidad.Para el cargue inicial y cada vez que expida o se renueve la acreditación ante el ONAC.
Distribuidores-comercializadores de gas natural.Número de Identificación Tributaria (NIT) o registro como empresa de servicios públicos.El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio) o el registro Único de Prestadores de Servicios Públicos, RUPS, de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD.Para el cargue inicial.
Estaciones de servicio de GNCV.Número de Identificación Tributaria (NIT) de la EDS.El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio).Para el cargue inicial. Excepto para aquellas EDS dedicadas o mixtas, privadas, requeridas para la operación de actividades productivas, cuyo objeto principal no corresponda a la comercialización de GNC (autoconsumo).
Certificado de conformidad de la EDS, expedido por el organismo de certificación o por el organismo de inspección, según el caso.Estación de Servicio – EDS de GNC.Para el cargue inicial y cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.
Copia pólizas de seguros (número, aseguradora, fecha de expedición, fecha de vigencia, monto asegurado, riesgos amparados).Estación de Servicio – EDS de GNC.Para el cargue inicial y cada vez que se expidan las pólizas, conforme a su vigencia.
Certificados de competencia laboral del personal a cargo de la operación y mantenimiento de la EDS, expedidos por el SENA o por organismos de certificación de personas.Estación de Servicio – EDS de GNC.Cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.

Todos los Números de Identificación Tributaria (NIT) se deben utilizar de manera continua, sin caracteres alfanuméricos e incluyendo el dígito de verificación.

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.6.1.1.3.1 del Decreto 1073 de 2015, las estaciones de servicio y los talleres de conversión deberán mantener vigentes dos pólizas de seguros, a saber: (i) Responsabilidad Civil Extracontractual (RCE) y (ii) cumplimiento de disposiciones legales.

Hasta tanto existan organismos de inspección acreditados por el ONAC para emitir el certificado de conformidad correspondiente, las estaciones de servicio madre e hija, podrán demostrar la conformidad mediante las siguientes alternativas: i) a través de la presentación de certificados expedidos por organismos de evaluación de la conformidad que se encuentren acreditados ante el ONAC para verificar los requisitos que le sean aplicables frente al esquema de certificación vigente; y/o ii) a través de la presentación de la “Declaración” tal como se encuentra definida en el artículo 3º de la Resolución 4278 de 2017, es decir como la atestación de primera parte según la Norma NTC-ISO/ IEC 17000.

PAR. 2º—Para verificar la información del agente o actor, revisar la documentación cargada al Sistema y atender las solicitudes realizadas, la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas, a través del operador SICOM-GNCV, contará con cinco (5) días hábiles para pronunciarse sobre cada solicitud y en caso de ser procedente, habilitar al agente o actor o crear usuarios, según el caso.

PAR. 3º—Posterior a la habilitación, el agente o actor deberá registrar en SICOM-GNCV las relaciones contractuales o comerciales entre los diferentes agentes o actores de la cadena, a través de la modalidad contractual que convengan. Dicha responsabilidad será de quien demande o solicite el producto o servicio (estaciones de servicio, talleres de conversión, importadores, fabricantes o comercializadores de equipos de conversión y de vehículos impulsados con GNCV).

PAR. 4º—Los organismos evaluadores de la conformidad y los talleres de conversión podrán solicitar la creación de usuarios adicionales a través del correo electrónico SICOM. servicio@minminas.gov.co o mediante escrito enviado a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, donde se especifique el nombre completo, el tipo y número del documento de identificación y el correo electrónico del auditor, inspector o verificador, o del instalador. Dicho usuario será válido siempre y cuando se mantenga la relación laboral correspondiente. Asimismo, en caso de presentarse una inactividad superior a 60 días en el Sistema, el usuario y clave del personal autorizado, será bloqueado.

ART. 6º—Reportes de información. Para la operación del Sistema se requiere que los agentes y actores reporten la siguiente información, en el momento que corresponda:

Agente/ActorCompetencia según la actividadInformación a reportar o documento a adjuntarPeriodicidad del reporte
Importadores, fabricantes y comercializadores de equipos de conversión y de vehículos impulsados con GNCVAdquisición de equipos de GNCV (kits de conversión).Fecha y cantidad de equipos de conversión ingresados al mercado (cilindros y reguladores), identificando serial, marca, país de origen, fecha de fabricación, vida útil del equipo. Registro de importación, declaración de importación o licencia de importaciónCada vez que se importen o comercialicen equipos de GNCV (cilindros y reguladores).
Certificado de conformidad de producto bajo esquemas Tipo 1b (lote) o Tipo 5 (marca o sello); o declaración de conformidad del proveedor (primera parte).Cada vez que se importen o comercialicen equipos de GNCV (cilindros y reguladores).
Importación de vehículos dedicados.VIN del vehículo, marca y línea del vehículo.Cada vez que se importen o comercialicen vehículos dedicados a GNCV.
Certificado de conformidad de producto, expedido por un organismo de certificación de producto.Cada vez que se importen o comercialicen vehículos dedicados a GNCV.
Registro de importación, declaración de importación o licencia de importación.Cada vez que se importen o comercialicen vehículos dedicados a GNCV.
Talleres de conversiónInstalación inicial de los equipos de GNCV.Fecha de la instalación inicial.Cada vez que se realice una instalación inicial de equipos de GNCV.
Verificar o asociar a la placa o VIN del vehículo la siguiente información: marca y línea del vehículo, nombre y cédula del propietario del vehículo, tipo de servicio (público o particular), diámetro del cilindro (milímetros), capacidad del cilindro (litros), tipo de cilindro (1, 2, 3 o 4) y serial, marca y fecha de fabricación del cilindro y del regulador.Cada vez que se realice una instalación inicial de equipos de GNCV.
Certificados de competencia laboral del personal del taller, expedidos por el SENA o por Organismos de Certificación de personas.Cada vez que se realice una instalación inicial de equipos de GNCV.
Revisión anual de la instalación.Fecha de la revisión anual de la instalación.Cada vez que se realice la revisión anual de la instalación de los equipos de GNCV.
Revisión quinquenal de los cilindros.Fecha de la revisión quinquenal de los cilindros.Cada vez que se realice la revisión quinquenal de los cilindros.
Laboratorios de ensayo/pruebaPrueba del cilindro o de la batería de cilindros de GNCV.Fecha de realización de la prueba hidrostática.Cada vez que se realice la prueba hidrostática al cilindro.
Resultado de la prueba hidrostática (cilindro apto o condenado).Cada vez que se realice la prueba hidrostática al cilindro.

Agente/ActorCompetencia según la actividadInformación a reportar o documento a adjuntarPeriodicidad del reporte
Organismos de certificación / Organismos de inspección, según el caso.Instalación del dispositivo electrónico de identificación de vehículos (chip), previa verificación de la información registrada por el taller de conversión.Número único e inalterable del dispositivo electrónico de identificación vehicular.Cada vez que se realice una instalación inicial de equipos de GNCV (habilitación del dispositivo electrónico de identificación de vehículos).
Distribuidores-comercializadores de gas naturalEntregas de GNC a las EDS.Copia de los contratos de suministro de gas natural en firme.Cada vez que se suscriban contratos de suministro de GNC.
Reportes de entregas a las EDS (fechas y cantidades de GNC).Cada vez que se realicen entregas de GNC a la EDS.
Estaciones de servicio de GNCVSuministro de GNC.Reportes de ventas (fecha de la venta y cantidad de GNC suministrada a cada vehículo).Cada vez que se realice suministro de GNC a los vehículos.

PAR.—La periodicidad de las cuentas de balance (cantidad de gas registrada por el sistema de medición de las estaciones de servicio), sobre las ventas en línea registradas a través del SICOM-GNCV, se realizarán mensualmente. La EDS deberá verificar previo a cada suministro, la información almacenada en los dispositivos de identificación de vehículos.

ART. 7º—Dispositivo electrónico de identificación vehicular. Cada dispositivo electrónico o chip debe contar con un número único, el cual es asignado y grabado directamente por el fabricante del equipo. Adicional a la información que contiene el dispositivo electrónico, en el SICOM-GNCV se tendrá la siguiente información:

• Placa o VIN del vehículo. Obligatorio para el cargue inicial.

• Marca y línea del vehículo.

• Tipo de servicio (público o particular).

• Fecha de la instalación inicial (para nuevos vehículos).

• Fecha de la última revisión anual de la instalación (DD/MM/AAAA). Obligatorio para el cargue inicial.

• Fecha de la última revisión quinquenal del cilindro (DD/MM/AAAA). Obligatorio para el cargue inicial. El sistema controlará la fecha de la próxima revisión quinquenal.

• Número de serial del cilindro. Obligatorio para el cargue inicial.

• Marca del cilindro.

• País de origen del cilindro.

• Fecha de fabricación del cilindro (DD/MM/AAAA). Obligatorio para el cargue inicial.

• Diámetro del cilindro (milímetros).

• Capacidad del cilindro (litros). Obligatorio para el cargue inicial.

• Tipo de cilindro (1, 2, 3 o 4).

• Fecha de expiración del cilindro, de acuerdo a la vida útil del cilindro.

• Número de serial del regulador. Obligatorio para el cargue inicial.

• Marca del regulador.

• País de origen del regulador.

• Fecha de fabricación del regulador (DD/MM/AAAA).

La información requerida para el cargue inicial, será suministrada por los Organismos de Certificación que instalaron el dispositivo electrónico en cada uno de los vehículos.

ART. 8º—Medios de atención. Para orientar el trámite de registro, revisar la documentación cargada al sistema y atender cualquier consulta sobre el tema, el SICOM-GNCV dispondrá de los siguientes medios:

• Call Center SICOM, Teléfono 324 0100.

• Línea nacional gratuita 018000-967 080 (24 horas al día los 7 días de la semana).

• Correo Electrónico: sicom.servicio@minminas.gov.co; o diligenciar el formulario de contáctenos en http://www.sicom.gov.co/contactenos.shtml

• Chat dispuesto por el operador.

ART. 9º—Comunicación. Por la Dirección de Hidrocarburos, comuníquese el contenido del presente acto administrativo al Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, a la Superintendencia de Industria y Comercio, al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y al Ministerio de Transporte.

ART. 10.—Publicación. Publíquese la presente resolución en el Diario Oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de mayo de 2018.