Ministerio de Minas y Energía

RESOLUCIÓN 31348 DE 2015

(Julio 24)

“Por la cual se establecen los procedimientos y condiciones operativas del sistema de información de combustibles líquidos (Sicom)”.

El Director de Hidrocarburos,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el Decreto-Legislativo 1056 de 1953 (Código de Petróleos), la Ley 1753 de 2015, el Decreto 381 de 2012 y la Resolución 40285 de 2015 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 61 de la Ley 1151 de 2007, modificado por el artículo 100 de la Ley 1450 de 2011 y a su vez modificado por el artículo 210 de la Ley 1753 de 2015 “por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2014-2018 Todos por un nuevo País”, estableció como requisito para los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo, el registro en el sistema de información de combustibles (Sicom) y le dio la facultad al Ministerio de Minas y Energía para reglamentar los procedimientos, condiciones operativas y sancionatorias del Sistema que se requieran.

Que el mismo artículo estableció que el Sicom será la única fuente de información oficial a la cual deben dirigirse todas las autoridades administrativas de cualquier orden que requieran información y seguirá funcionando para realizar un eficiente control sobre los agentes de la distribución de combustibles líquidos, biocombustibles, gas natural vehicular (GNV) y gas licuado del petróleo (GLP) para uso vehicular.

Que el Decreto-Ley 19 de 2012 establece normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.

Que en cumplimiento del artículo 15 del Decreto-Ley 19 de 2012, se hace necesario ajustar los requisitos exigidos para los trámites que deben realizar los diferentes agentes y actores de la cadena ante el Sicom.

Que los numerales 16 y 17 del artículo 15 del Decreto 381 de 2012, “por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Minas y Energía”, establece como funciones de la Dirección de Hidrocarburos: “16. Aprobar los requisitos y obligaciones de los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos, biocombustibles y gas de uso vehicular”; y “17. Administrar el sistema de información de la cadena de distribución de combustibles (Sicom) y señalar las obligaciones y reportes de los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos, biocombustibles y gas de uso vehicular, en relación con el mismo”.

Que mediante el numeral 5º del artículo 6º de la Resolución 40285 de 2015, “por la cual se efectúan unas delegaciones internas de funciones” el Ministro de Minas y Energía delegó en el director de hidrocarburos la función de expedir la resolución que señala obligaciones y reportes relacionados con el Sicom, en concordancia con la Resolución 182113 de 2007 y sus modificaciones.

Que mediante la Resolución 182113 de 2007, modificada por la Resolución 124543 de 2011, el Ministerio de Minas y Energía estableció los procedimientos, términos y condiciones para el Sicom.

Que la Sección 2 - Distribución de combustibles del Decreto 1073 de 2015 estableció la obligación para todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo de registrar la información señalada por la regulación del Sicom.

Que es necesario modificar la regulación vigente, buscando generar mejoras en los procedimientos actuales, con el fin de que los agentes y actores de la cadena de distribución de combustibles tengan mayor claridad en cuanto a los requisitos y obligaciones que deberán observar en relación con la información requerida ante el Sicom.

Que una vez realizado el análisis correspondiente conforme lo dispone la Superintendencia de Industria y Comercio, se estableció que el presente acto administrativo no tiene incidencia sobre la libre competencia, por lo que no se requiere el concepto a que hace referencia el Decreto 2897 de 2010, reglamentario de la Ley 1430 de 2009.

Que en cumplimiento de lo establecido en el numeral 8º del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, la presente resolución se publicó para comentarios en la página web del Ministerio de Minas y Energía durante los días 25 de marzo al 7 de abril de 2015 y los comentarios recibidos fueron debidamente analizados.

Que por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Establecer los procedimientos y condiciones para la autorización de los agentes y actores de la cadena de distribución de combustibles y biocombustibles en el sistema de información de combustibles, Sicom, como requisito de operación.

ART. 2º—Campo de aplicación. Se aplicará a los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo y sus mezclas con biocombustibles, de conformidad con lo señalado en la Sección 2 - Distribución de combustibles del Decreto 1073 de 2015 o aquellas normas que las modifiquen o sustituyan a saber: refinador, importador, almacenador, distribuidor mayorista, transportador, distribuidor minorista y gran consumidor. También se aplicará a los productores e importadores de alcohol carburante y los biocombustibles para uso en motores diésel.

ART. 3º—Definiciones. Para efectos de interpretar y aplicar la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en el Decreto 1073 de 2015, las resoluciones 180687 de 2003, 182142 de 2007, o aquellas normas que las modifiquen o sustituyan, así como las siguientes:

Actor de la cadena. Entiéndase a los productores e importadores de alcohol carburante y de los biocombustibles para uso en motores diésel.

Agente de la cadena. Entiéndase al refinador, importador, almacenador, distribuidor mayorista, transportador, distribuidor minorista y gran consumidor, de conformidad con lo señalado en el artículo 61 de la Ley 812 de 2003.

Autorización agente y actor de la cadena. Acto administrativo mediante el cual la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, autoriza a los agentes y actores relacionados en el artículo 2º de esta resolución para poder ejercer la actividad y ordena el registro en el sistema de información de combustibles líquidos (Sicom).

Balance volumétrico. Ecuación matemática utilizada para determinar los movimientos y las existencias de los distintos productos de cada agente y actor de la cadena de distribución de combustibles líquidos y biocombustibles, con base en las operaciones de recibo y entrega reales durante un periodo determinado.

Biocombustibles. Se refiere al alcohol carburante, biocombustibles de origen vegetal o animal para uso en motores diésel y otros combustibles líquidos derivados de materia orgánica.

Código de autorización. Código único identificador asignado a cada orden de pedido registrada en el Sicom.

Código Sicom. Código único asignado a cada uno de los agentes y actores que cuenten con autorización del Ministerio de Minas y Energía, para que puedan ingresar y utilizar el Sicom.

Despacho. Salidas físicas de combustibles líquidos, alcohol carburante y biodiésel, de la instalación del agente.

Manual general de usuario Sicom. Documento que contiene las instrucciones de uso del sistema por parte de los usuarios finales, que será publicado en la página web del Sicom y demás instrumentos que permitan su efectiva socialización.

Orden anticipada individual. Mecanismo por el cual el distribuidor mayorista solicita en una sola orden de pedido mensual grandes volúmenes de producto al importador o refinador, con la finalidad de permitir al distribuidor mayorista realizar recibos parciales a cada despacho por parte del agente importador o refinador. La orden anticipada individual tendrá vigencia únicamente hasta el último día del mes de la fecha sugerida de entrega.

Orden de pedido. Mecanismo por el cual un agente de la cadena solicita producto a través del Sicom a un agente o actor proveedor. La orden de pedido indica los datos de la transacción de combustibles y biocombustibles a través del sistema como: el agente adquiriente, el agente o actor proveedor, la instalación de donde se va a despachar el producto, el transporte a utilizar, productos, número de guía, factura y volúmenes, entre otros.

Los estados de la orden de pedido son los siguientes:

Orden solicitada: Registro de la orden de pedido realizada por el cliente registrado como agente de la cadena.

Orden aceptada: Registro de la orden de despacho realizada por el agente proveedor.

Orden despachada: Registro de la salida de producto de las instalaciones del agente o actor proveedor. Para el caso de una orden anticipada individual se puede dar el despacho parcial.

Orden cerrada: Registro de recibo del producto por parte del cliente registrado como agente de la cadena. Para el caso de una orden anticipada individual se puede dar el cierre parcial.

Orden rechazada: La orden de pedido se puede rechazar por parte del agente o actor proveedor cuando el mismo determine la existencia de una inconformidad.

Orden anulada: La orden de pedido se puede anular por parte del cliente, cuando el mismo determine que se presente alguna inconformidad en el estado de orden solicitada.

ART. 4º—(Modificado).* Registro inicial de agentes de la cadena de distribución de combustibles en el Sicom. Una vez cumplidos los requisitos establecidos en la Sección 2 - Distribución de combustibles del Decreto 1073 de 2015 o la norma que la modifique o sustituya, se expedirá la resolución de autorización para ser agente de la cadena por parte de la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, para los siguientes agentes: Importador, refinador, almacenador, distribuidor mayorista, distribuidor minorista a través de estación de servicio automotriz privada, estación de servicio de aviación, estación de servicio marítima, comercializador industrial, gran consumidor con instalación fija y gran consumidor temporal con instalación. La Dirección de Hidrocarburos procederá a notificar e informar al operador del Sicom, para que realice el registro y asignación del respectivo código Sicom.

Los agentes de la cadena deberán remitir a la Dirección de Hidrocarburos los siguientes documentos:

1. Certificado de conformidad expedido por un organismo certificador debidamente acreditado ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), el cual deberá contener el nombre comercial de la estación de servicio, tal como fue registrada, la dirección, ciudad, departamento, razón social, NIT y fecha de expedición y de vencimiento.

2. Licencia de construcción expedida a la estación de servicio automotriz pública.

3. (Modificado).* Permiso de vertimientos o en su defecto documento emitido por la autoridad ambiental que indique que no se requiere. Adicionalmente, la autoridad ambiental podrá abordar lo referido al plan de contingencia ambiental para el manejo de derrames de hidrocarburos en el permiso de vertimientos. De la misma manera, cuando se presente la solicitud de renovación de un permiso o autorización antes del vencimiento del mismo, este se entenderá prorrogado y serán las autoridades en conjunto con los particulares, los encargados de validar la información para la aprobación respectiva.

*(Nota: Modificado por la Resolución 31689 de 2015 artículo 1° del Ministerio de Minas y Energía)

4. Las estaciones de servicio automotriz públicas deberán entregar concepto técnico de ubicación emitido por el Instituto Nacional de Vías (Invías) o por la Agencia Nacional de Infraestructura, según se trate de vías no concesionadas o de vías concesionadas, en caso de que la estación de servicio se ubique en carreteras a cargo de la Nación. Si no se encuentra en vías nacionales debe anexar la certificación que para el efecto expida la autoridad competente.

5. Las estaciones de servicio automotriz y fluvial públicas, deberán entregar prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el distribuidor minorista y un distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea a la vez el distribuidor mayorista.

6. Póliza de responsabilidad civil extracontractual en los términos señalados en la Sección 2 - Distribución de combustibles del Decreto 1073 de 2015 o la norma que la modifique o sustituya.

7. El certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas, el certificado de matrícula mercantil para personas naturales y jurídicas y el certificado de matrícula mercantil del establecimiento de comercio, serán consultados directamente por la Dirección de Hidrocarburos a través del módulo de consulta de RUES habilitado para este fin. El operador deberá tener renovada la respectiva matrícula mercantil y matrícula del establecimiento de comercio objeto de la solicitud, so pena de suspensión del trámite de registro ante Sicom hasta que se renueve la matrícula.

PAR. 1º—Los distribuidores minoristas a través de estación de servicio automotriz y fluvial pública, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la Sección 2 - Distribución de combustibles del Decreto 1073 de 2015, y para su registro en el Sicom solo bastará el oficio enviado por la Dirección de Hidrocarburos al operador del Sicom.

PAR. 2º—La información consignada en el certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas, el certificado de matrícula mercantil para personas naturales y jurídicas y el certificado de matrícula mercantil del establecimiento de comercio, deberá ser idéntica en cuanto al nombre del establecimiento de comercio, dirección, razón social y NIT, que se reporta en la póliza de responsabilidad civil extracontractual y en el certificado de conformidad.

PAR. 3º—El operador del Sicom dará aviso en el Sistema, con tres (3) meses de anticipación al vencimiento del certificado de conformidad y de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, a través de un mensaje de alerta al agente o actor de la cadena, para que este realice la renovación de dichos documentos, so pena de no poder realizar transacciones en el Sicom una vez vencidos y hasta que se alleguen los nuevos documentos.

Durante el término señalado en este parágrafo, el Sicom realizará por lo menos dos (2) avisos a la cuenta de correo electrónico registrada en Sicom por el agente, con el fin de dar mayores garantías respecto del requisito que debe cumplir el agente o actor de la cadena.

El primer aviso se realizará entre el primer día y el último día del tercer mes de antelación al vencimiento de los documentos. El segundo aviso se realizará entre el primer día y el último día del segundo mes de antelación al vencimiento de los documentos. De lo anterior se dejará constancia en el Sicom.

El agente o actor de la cadena podrá presentar objeciones respecto de los avisos que se le realicen por parte del Sistema, de las cuales obtendrá la respuesta correspondiente.

PAR. 4º—Cuando el certificado de conformidad se encuentre suspendido por parte del organismo certificador, el levantamiento de la medida de suspensión vendrá acompañado de un informe que indique las razones por las cuales se toma dicha decisión.

PAR. 5º—La suspensión del código Sicom de un agente o actor de la cadena de distribución de combustibles, procederá por solicitud o decisión de otras autoridades públicas, administrativas y judiciales, debidamente motivada, y permanecerá hasta tanto las mismas autoridades informen a la Dirección de Hidrocarburos sobre el levantamiento de la medida. Igualmente, cuando la Dirección de Hidrocarburos otorgue un plazo para corregir o allegar un documento y no se cumpla dentro del plazo establecido, se procederá a la suspensión temporal hasta tanto la Dirección de Hidrocarburos informe del cumplimiento de dicha obligación.

*(Nota: Modificado por la Resolución 31351 de 2017 artículo 1° del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 5º—(Modificado).* Registro de cambio de operador de la estación de servicio automotriz y fluvial. El solicitante deberá remitir a la Dirección de Hidrocarburos los siguientes documentos:

1. Contrato o negocio jurídico suscrito con el propietario de la EDS que le permita operar la EDS.

2. Prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el nuevo operador minorista y un distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea a la vez el distribuidor mayorista.

3. Cumplir con el numeral 7º del artículo 4º de la presente resolución.

*(Nota: Modificado por la Resolución 31351 de 2017 artículo 2° del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 6º—(Modificado).* Registro de cambio de propietario de la estación de servicio automotriz y fluvial. Para estos casos se deberá remitir a la Dirección de Hidrocarburos los siguientes documentos:

1.(Modificado)* Actualización del certificado de conformidad el cual debe contener el nombre comercial, dirección, ciudad, departamento, razón social del nuevo propietario, NIT, y código Sicom, o en su defecto la solicitud presentada ante el organismo de certificación que expidió la certificación a la EDS.

*(Nota: Modificado por la Resolución 31689 de 2015 artículo 2° del Ministerio de Minas y Energía)

2. Prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el distribuidor minorista y un distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea también el distribuidor mayorista.

3. Cumplir con el numeral 7º del artículo 4º de la presente resolución.

*(Nota: Modificado por la Resolución 31351 de 2017 artículo 2° del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 7º—(Modificado).* Registro de cambio de distribuidor mayorista de la estación de servicio automotriz y fluvial. Para estos casos se deberá remitir a la Dirección de Hidrocarburos los siguientes documentos:

1. Prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el distribuidor minorista y el nuevo distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea también el distribuidor mayorista.

2. Cuando se actúe como operador sin ser propietario, se debe allegar el documento a través del cual el propietario de la EDS autoriza el cambio de distribuidor mayorista.

PAR.—Únicamente después de realizado el registro de cambio de distribuidor mayorista, el operador de la estación de servicio contará con sesenta (60) días calendario de plazo para realizar en debida forma la identificación de la nueva marca comercial a la que pertenece la estación de servicio, de conformidad con la Resolución 181518 de septiembre 8 de 2009, o la norma que la modifique o sustituya, pero durante este plazo el operador deberá informar a los consumidores finales, mediante cualquier medio idóneo, la nueva marca comercial.

*(Nota: Modificado por la Resolución 31351 de 2017 artículo 2° del Ministerio de Minas y Energía)

ART. 8º—Registro de cambio de distribuidor mayorista de los demás agentes de la cadena. Para estos casos se deberá remitir a la Dirección de Hidrocarburos los siguientes documentos:

1. Prueba de la existencia de un contrato o relación comercial entre el agente de la cadena y el nuevo distribuidor mayorista, excepto cuando el solicitante sea también el distribuidor mayorista.

2. Cumplir con el numeral 7º del artículo 4º de la presente resolución.

ART. 9º—Inducción para el acceso y operación de parte de los usuarios del Sicom. Una vez los agentes y actores relacionados en el artículo 2º de la presente resolución obtengan la autorización para ejercer su actividad, deberán recibir una inducción por parte del operador del Sicom para su acceso y operación, conforme con los términos y procedimientos señalados por el Sicom en su manual general de usuario.

ART. 10.—Obligatoriedad de las transacciones a través del Sicom. Todos los agentes y actores relacionados en el artículo 2º de la presente resolución tienen la obligación de registrar y realizar todas las transacciones de combustibles y de sus mezclas con biocombustible, así como de las transacciones de biocombustibles, exclusivamente a través del módulo órdenes de pedido del Sicom.

ART. 11.—Obligación de registro del balance volumétrico y precios. Los agentes y actores relacionados en el artículo 2º de la presente resolución deberán registrar dentro de los primeros siete (7) días calendario de cada mes, a través del módulo declaración de información del Sicom, el balance volumétrico del mes inmediatamente anterior, so pena de no poder realizar transacciones en el Sicom hasta tanto den cumplimiento a dicha obligación.

Adicionalmente, los distribuidores minoristas a través de estaciones de servicio automotriz y fluvial deberán registrar en el Sicom el precio de venta al público vigente de los combustibles que distribuya, so pena de no poder realizar transacciones en el Sicom hasta tanto de cumplimiento a dicha obligación.

PAR.—A partir del 1º de octubre de 2015, la obligación de reportar el balance volumétrico se exigirá durante los primeros siete (7) días calendario de cada mes.

ART. 12.—Obligación de registro de número de factura o número de remisión y guía única de transporte en los despachos. Cuando el distribuidor mayorista registre en el Sicom una orden despachada, deberá declarar: i) el número de la guía única de transporte, ii) el término de vigencia de la guía en horas, y iii) el número de factura o número de remisión cuando aplique.

PAR. 1º—Está prohibido que un agente realice más de una orden de pedido el mismo día y utilizando el mismo carrotanque, excepto en aquellas ciudades que cuenten con una planta de abastecimiento cercana a la estación de servicio que le permita realizar varios viajes en el mismo día. Para el efecto a través del Sicom se determinarán los municipios en que recae dicha prohibición.

PAR. 2º—Cuando se despache combustible a través de un mismo carrotanque para diferentes destinatarios, el distribuidor mayorista deberá expedir una guía única de transporte por cada uno de los destinatarios. Si los destinatarios son estaciones de servicio ubicadas en municipios definidos como zona de frontera, estas deberán encontrarse ubicadas en el mismo municipio.

PAR. 3º—Toda orden de pedido deberá ser cerrada en el Sicom por el destinatario, una vez descargado el producto en su instalación.

PAR. 4º—Es obligación del agente o actor proveedor registrar el despacho en el Sicom inmediatamente el producto salga de la planta de abastecimiento.

ART. 13.—El incumplimiento a lo señalado en esta resolución será sancionado conforme a lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1753 de 2015 y demás normas aplicables.

ART. 14.—Plazos de respuesta a los agentes y actores. El Ministerio de Minas y Energía, a través de la Dirección de Hidrocarburos, se pronunciará respecto de los trámites señalados en la presente resolución, dentro de los plazos y condiciones fijadas en la ley para el derecho de petición.

Es responsabilidad del agente o actor involucrado en un trámite presentar el documento con la suficiente antelación, con el fin de que no se vea perjudicado con una circunstancia de suspensión del código Sicom.

ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las resoluciones 182113 de diciembre 20 de 2007 y 124543 del 23 de septiembre de 2011, y todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de julio de 2015.