RESOLUCIÓN ORGÁNICA 32 DE 2001 

(Noviembre 2)

“Por la cual se prescriben la forma y los términos para la rendición y revisión de cuentas y se asignan competencias en las diferentes dependencias de la Auditoría General de la República”.

El Auditor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las contenidas en los artículos 2º, 17, 23, 24 y 32 del Decreto-Ley 272 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 274 de la Constitución Política y los artículos 2º y 17, numeral 12, del Decreto-Ley 272 de 2000, corresponde a la Auditoría General de la República ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República, de las contralorías departamentales, distritales y municipales;

Que el numeral 2º del artículo 17 del Decreto-Ley 272 de 2000 le asigna al Auditor General de la República la función de prescribir métodos y la forma en que sus vigilados deben rendir cuentas y determinar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultado, entre otros, que deberán aplicarse para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y para la evaluación del control fiscal interno;

Que el numeral 5º del artículo 23 del Decreto-Ley 272 de 2000 asigna como función de la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal ejercer la vigilancia de la gestión fiscal a través de la revisión de cuentas y los demás sistemas de control fiscal, sobre los organismos sometidos a la vigilancia de la Auditoría General de la República, de conformidad con la asignación de competencias y tareas internas que efectúe el auditor general;

Que el numeral 9º del artículo 24 del Decreto-Ley 272 de 2000 faculta a la dirección de control fiscal para adelantar la revisión de cuentas y realizar la auditoría de gestión integral a la Contraloría General de la República y demás entes vigilados, según la asignación de competencias que efectúe el auditor general;

Que el numeral 2º del artículo 32 del Decreto-Ley 272 de 2000 asigna a las gerencias seccionales la función de dirigir, coordinar y ejecutar, en el ámbito de su jurisdicción, la revisión de cuentas y las auditorías integrales sobre los organismos sometidos a su vigilancia, sin perjuicio de la redistribución de competencias y tareas que efectúe el auditor general;

Que la Corte Constitucional mediante Sentencia C-1339 de 2000, magistrado ponente, doctor Antonio Barrera Carbonell, declaró inexequibles las expresiones de “excepcional”, o a solicitud, cuando se trate de vigilancia por parte de la Auditoría General de la República de los organismos de control fiscal territorial o de la Contraloría del Distrito Capital de Bogotá, por lo tanto es obligatoria e indispensable la vigilancia por parte de la Auditoría General de la República por el notorio interés público que envuelve;

Que de conformidad con los artículos 8º, 9º, 14 y 15 de la Ley 42 de 1993, para la vigilancia de la gestión fiscal se puede aplicar el sistema de rendición de cuentas, con miras a establecer la economía, eficacia, eficiencia y la equidad de sus actuaciones,

RESUELVE:

ART. 1º—Campo de aplicación. La presente resolución regula la forma en que deben rendir las cuentas la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, municipales y distritales.

ART. 2º—Definición de cuenta. Es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada por los responsables del erario vigilados por la Auditoría General de la República.

ART. 3º—Rendición de cuenta. Es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.

PAR.—Para efectos de la presente resolución, se entiende por responder, aquella obligación que tiene todo funcionario público que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos de asumir las consecuencias que se deriven de su gestión fiscal. Se entenderá por informar la acción de comunicar a la Auditoría General de la República en los formatos establecidos para ello sobre la gestión fiscal realizada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados.

ART. 4º—Responsables de rendir cuenta. Son responsables de rendir cuenta a la Auditoría General de la República, el Contralor General de la República, los contralores departamentales, municipales y distritales.

ART. 5º—Forma de rendir la cuenta. Los responsables presentarán una cuenta anual consolidada por entidad a la Auditoría General de la República en documento impreso y en medio magnético. El envío de la cuenta deberá estar debidamente certificado.

El Contralor General de la República y el Contralor de Bogotá, D.C., deberán rendir la cuenta ante el auditor delegado para la vigilancia de la gestión fiscal de la Auditoría General de la República.

Los contralores departamentales, distritales y municipales deberán rendir la cuenta ante los gerentes seccionales de la Auditoría General de la República, conforme con la siguiente distribución:

— Gerencia seccional I, para los departamentos de Antioquia, Córdoba, Chocó, San Andrés y Sucre, con sede en la ciudad de Medellín.

— Gerencia seccional II, para los departamentos de Amazonas, Cundinamarca, Guainía, Guaviare, Meta, Vaupés y Vichada, con sede en la ciudad de Bogotá.

— Gerencia seccional III, para los departamentos de Cauca, Nariño, Putumayo y Valle, con sede en la ciudad de Cali.

— Gerencia seccional IV, para los departamentos de Arauca, Boyacá, Casanare, Norte de Santander y Santander, con sede en la ciudad de Bucaramanga.

— Gerencia seccional V, para los departamentos de Atlántico, Bolívar, Cesar, Guajira y Magdalena, con sede en la ciudad de Barranquilla.

— Gerencia seccional VI, para los departamentos de Caquetá, Huila y Tolima, con sede en la ciudad de Neiva.

— Gerencia seccional VII, para los departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda, con sede en la ciudad de Pereira.

ART. 6º—Formatos e instructivos. La rendición de la cuenta deberá presentarse de acuerdo con el instructivo anexo y en los formularios adoptados por la Auditoría General de la República mediante la presente resolución.

PAR.—Los documentos que soporten la gestión fiscal reposarán en los archivos de las correspondientes entidades a disposición de la Auditoría General de la República, quien podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo.

ART. 7º—Período. La información que integra la cuenta deberá corresponder al ejercicio fiscal comprendido entre enero 1º y diciembre 31 de cada año.

No obstante lo anterior, la Auditoría General de la República podrá requerir, en cualquier tiempo, la información necesaria para el ejercicio del control fiscal.

ART. 8º—Término. El término máximo para la presentación a la Auditoría General de la República de la cuenta será hasta el día veintiocho (28) del mes de febrero del año siguiente al del período rendido. Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el primer día hábil siguiente.

ART. 9º—Se tiene por no rendida la cuenta cuando:

1. No se presente dentro del término establecido en el artículo 8º de la presente resolución.

2. No se dé respuesta o no se dé en forma oportuna y satisfactoria con lo solicitado por la Auditoría General de la República en ejercicio de las facultades de revisión de la cuenta.

3. No se presente en los formatos y con los requisitos que prescriba la Auditoría General de la República.

4. No se presente firmada por quien deba cumplir con el deber legal de rendir la cuenta.

5. No corresponda al ejercicio fiscal rendido.

ART. 10.—Revisión y pronunciamiento. A partir de la presentación de la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal del año 2000, la Auditoría General de la República se pronunciará sobre el fenecimiento o no de la cuenta con el informe de revisión, a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente a la presentación de la misma.

PAR.—La dirección de control fiscal realizará la revisión y pronunciamiento sobre la cuenta presentada por el Contralor General de la República y el Contralor de Bogotá, D. C., y suscribirá los informes respectivos.

Las gerencias seccionales de la Auditoría General de la República efectuarán la revisión y pronunciamiento sobre las cuentas presentadas por los contralores departamentales, distritales y municipales y suscribirán los informes respectivos.

Los gerentes seccionales, para los efectos anteriores, observarán las directrices impartidas por la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal.

ART. 11.—Revisión de cuentas extemporáneas. La Auditoría General de la República revisará y se pronunciará sobre aquellas cuentas que se presenten en forma posterior al término señalado en el artículo 8º de esta resolución, sin perjuicio de aplicar la sanción de que trata el artículo 16 de la misma.

ART. 12.—Levantamiento de fenecimiento. Si con posterioridad a la revisión de la cuenta aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ella se levantará el fenecimiento y se harán los traslados o procesos correspondientes.

ART. 13.—Facultades de revisión. Para el ejercicio del control fiscal y asegurar el efectivo cumplimiento de la rendición de la cuenta, la dirección de control fiscal y las gerencias seccionales de acuerdo con las competencias establecidas en el parágrafo del artículo 11 de esta resolución, podrán:

1. Verificar la exactitud de la información y la ocurrencia de hechos relacionados con la administración, manejo y rendimiento de bienes, fondos y recursos públicos.

2. Citar o requerir a los funcionarios responsables, servidores públicos, entidades o terceros que manejen fondos o bienes del Estado, para que corrijan, aclaren o expliquen las observaciones planteadas o contesten interrogatorios.

3. Exigir la presentación de documentos que soporten o aclaren la cuenta.

4. Ordenar la exhibición o examen de libros, comprobantes y soportes tanto del responsable como de terceros que manejen bienes, fondos o recursos del Estado obligados a llevar contabilidad.

5. Efectuar todas las diligencias necesarias para establecer la correcta rendición de la cuenta, facilitando a los responsables la aclaración de toda duda u omisión.

(Nota: Aclarado en el sentido de que hace referencia al parágrafo del artículo 10, por la Resolución 33 del 2001 artículo 1º de la Auditoría General de la República)

ART. 14.—Observaciones al informe. El responsable de rendir la cuenta podrá presentar las observaciones al informe dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de dar a conocer los argumentos que debidamente sustentados, contradigan las observaciones contenidas en el informe. En el evento de no presentar observaciones dentro del término antes previsto, se entenderá aceptado el informe en su integridad.

ART. 15.—Traslado de hallazgos. Si con ocasión a la revisión de la cuenta aparecieren hallazgos que ameriten traslado para iniciar procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios, penales o disciplinarios, el director de control fiscal o el gerente seccional, según el caso, deberá dar traslado de los hechos a la autoridad competente, sin perjuicio de iniciar los procesos de responsabilidad fiscal que de ellos se deriven.

ART. 16.—Sanciones. La Auditoría General de la República, conforme con sus atribuciones legales, impondrá sanción de multa a los responsables de rendir la cuenta que no lo hagan en la forma y oportunidad establecida, o no la rindan o de cualquier forma entorpezcan, impidan o no respondan a las facultades de revisión.

En amonestación o sanción de multa incurrirán los servidores públicos, entidades o terceros que no atiendan las citaciones, requerimientos, incurran reiteradamente en errores o no suministren oportunamente las informaciones solicitadas, no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por la Auditoría General de la República, o de cualquier forma impidan establecer la exactitud de la información que deba rendirse.

ART. 17.—Derogatoria y vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones orgánicas 114 del 29 de diciembre de 2000, 6 del 19 de febrero de 2001 y la 17 del 24 de abril de 2001.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de noviembre de 2001.

NOTA: El instructivo de rendición de cuentas, y los diferentes formularios anexos, pueden ser consultados en la respectiva entidad.