RESOLUCIÓN 100000-0322 DE 2001 

(Julio 19)

“Por medio de la cual se crean y establecen las responsabilidades de los comités de control de fraude a nivel de la administración central, de la vicepresidencia de Capitel y a nivel de las gerencias departamentales en la Empresa Nacional de Telecomunicaciones, Telecom.”.

El Presidente de la Empresa Nacional de Telecomunicaciones,

en uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial las conferidas por el artículo 19, numerales 1º, 3º y 19 de los estatutos de la empresa, aprobados por el Decreto 666 abril 5 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que es política de la empresa adelantar las acciones necesarias para prevenir y denunciar la prestación ilegal de los servicios de telecomunicaciones;

Que es necesario, preservar tanto la imagen como los ingresos de la empresa, ante la proliferación de personas y entidades dedicadas a utilizar los servicios de telecomunicaciones legalmente constituidos para su beneficio personal;

Que mediante el Decreto 2462 de diciembre 9 de 1999, se modificó la estructura organizacional de Telecom;

Que dentro de las funciones asignadas a la dirección de asuntos regulatorios en el Decreto 2462 de diciembre 9 de 1999, se encuentra la de coordinar con las áreas involucradas la vigilancia sobre prácticas restrictivas de la competencia, competencia desleal y fraude;

Que dentro de las funciones asignadas a la división de control de fraude de la dirección de asuntos regulatorios en el Decreto 2462 de diciembre 9 de 1999 se encuentra la de “...participar con las demás dependencias de la empresa en la realización de estudios sobre fraude y prácticas restrictivas de la competencia...”;

Que en virtud de lo anterior se requiere crear un comité central de control de fraude en la administración central y comités de coordinación de control de fraude en la vicepresidencia de Capitel y en las gerencias departamentales, los cuales serán de beneficio para Telecom, por cuanto permitirán coordinar las acciones entre las dependencias para la prevención, detección y control del fraude,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear a nivel de la administración central el comité central de control de fraude con objeto de evaluar, analizar y recomendar a las diferentes dependencias de la empresa las acciones que se deben y pueden tomar en los casos de fraude que se detecten.

ART. 2º—El comité central de control de fraude estará integrado por los siguientes funcionarios:

– El director de asuntos regulatorios quien lo presidirá, o su delegado.

– El jefe de la división de control fraude.

– Un representante de la vicepresidencia técnico-operativa.

– Un representante de la vicepresidencia comercial.

– Un representante de la vicepresidencia financiera - división facturación.

– Un representante de la dirección de informática.

– Un representante de la vicepresidencia de Capitel.

PAR. 1º—En cada reunión un profesional de la división de control de fraude oficiará como secretario del comité y entre sus funciones tendrá la de llevar las actas de las reuniones del mismo.

PAR. 2º—A las reuniones del comité podrán ser invitados los funcionarios que en concepto de la dirección de asuntos regulatorios resulte conveniente su participación.

ART. 3º—Son responsabilidades del comité central de control de fraude las siguientes:

1. Orientar y coordinar la adopción de políticas, ejecución de acciones y aplicación de recursos para controlar el fraude en la empresa.

2. Liderar la adopción, divulgación y promoción de políticas y procedimientos de control de fraude dentro de la empresa.

3. Estudiar los casos de fraude, determinar las acciones a seguir y establecer el área de la empresa que se considera sea responsable para dar solución a los problemas o fraudes detectados.

4. Asesorar a las gerencias y demás dependencias de la empresa, sobre aspectos relacionados con el control al fraude y las estrategias a seguir en cada caso.

5. Determinar las dependencias de la empresa que deben intervenir en las labores de detección, prevención y control de fraude y definir la gestión y el aporte que debe realizar cada una de ellas.

6. Analizar y evaluar los riesgos y vulnerabilidad de cualquier nuevo servicio o producto que la empresa esté dispuesta a lanzar al mercado, e impartir las recomendaciones pertinentes tendientes a la mejora del producto, a garantizar su facturación y a bloquear todos aquellos puntos susceptibles de fraude.

7. Definir estrategias de prevención, detección y control del fraude para la empresa.

8. Supervisar la ejecución de las recomendaciones propuestas en relación con problemas de fraude.

9. Rendir informes mensuales a la presidencia de la empresa sobre los problemas observados y las acciones adoptadas para superarlos.

10. Las demás que se estimen pertinentes para realizar un efectivo control del fraude en contra de Telecom.

ART. 4º—El comité central de control de fraude se reunirá el primer día hábil de cada mes, en el despacho de la dirección de asuntos regulatorios, previa convocatoria por parte del funcionario que lo preside o en la fecha que determine la dirección de asuntos regulatorios de considerarse pertinente.

ART. 5º—De todas las reuniones, se levantará un acta de la misma, la cual deberá ser difundida a las áreas que a juicio de la dirección de asuntos regulatorios considere deba conocer su contenido.

El acta deberá contener los acuerdos, decisiones y acciones que se propongan en la reunión del comité, así como las dependencias y funcionarios responsables del cumplimiento de las tareas asignadas y el plazo para las mismas.

ART. 6º—Crear en la vicepresidencia de Capitel y a nivel departamental los comités de coordinación de control de fraude conformados así:

En la vicepresidencia de Capitel

– El vicepresidente de Capitel o el asistente de esa vicepresidencia quien lo presidirá.

– El jefe de la división comercial de la vicepresidencia de Capitel.

– El jefe de la división financiero administrativa de la vicepresidencia de Capitel.

– El jefe de la división de informática y tecnología de la vicepresidencia de Capitel.

– El jefe de la división de desarrollo de telecomunicaciones de la vicepresidencia de Capitel.

– El funcionario encargado en la vicepresidencia de Capitel del proceso de control de fraude.

En las gerencias departamentales

– El gerente quien lo presidirá

– El jefe de la división o líder del grupo técnico operativo

– El jefe de la división o líder del grupo comercial y relaciones con el cliente

– El líder del grupo de informática

– El funcionario encargado en la gerencia del proceso de control de fraude.

PAR. 1º—En cada reunión un profesional de la vicepresidencia de Capitel o de la respectiva gerencia, según el caso, oficiará como secretario del comité y entre sus funciones tendrá las de llevar las actas de las reuniones del mismo.

PAR. 2º—A juicio del vicepresidente de Capitel o del gerente departamental, en cada caso, a las sesiones del comité podrán asistir otros funcionarios de la vicepresidencia, la gerencia u otras dependencias de la empresa.

ART. 7º—Los comités de coordinación de control de fraude se reunirán quincenalmente en el día y hora en que sean convocados por el vicepresidente de Capitel o el gerente departamental, según el caso. Los comités se podrán citar a reuniones extraordinarias cuando las necesidades lo ameriten a juicio de quienes los presiden.

ART. 8º—Los comités de coordinación de control de fraude tendrán las siguientes responsabilidades.

1. Considerar y evaluar los informes y las recomendaciones preparadas por el comité central de control de fraude con el fin de formular y adoptar las acciones concretas que deban emprenderse dentro de su área de influencia administrativa.

2. Divulgar a nivel de su área de influencia, las políticas y procedimientos establecidos para la prevención y el control del fraude.

3. Estudiar los casos locales de fraude y determinar las acciones a seguir.

4. Proponer acciones específicas para la verificación y evaluación de situaciones que puedan generar riesgos de fraude en contra de la empresa.

5. Designar las dependencias y/o funcionarios que deben intervenir en las labores de detección, prevención y control de fraude y definir la gestión y el aporte que debe realizar cada uno de ellos.

6. Definir estrategias de prevención, detección y control del fraude dentro del ámbito de su competencia administrativa.

7. Supervisar la ejecución de las recomendaciones propuestas en relación con problemas de fraude.

8. Rendir informes mensuales a la dirección de asuntos regulatorios sobre los problemas observados y las acciones adoptadas para superarlos.

9. Las demás que se estimen pertinentes para realizar un efectivo control de fraude dentro de su área de influencia.

ART. 9º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 19 de julio de 2001.

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