RESOLUCIÓN 3221 DE 2007 

(Septiembre 12)

“Por la cual se dictan disposiciones sobre actualización en la base de datos única de afiliados (BDUA)”.

El Ministro de la Protección Social,

en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial en el artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 2º del Decreto-Ley 205 de 2003, artículo 5º del Decreto 1281 de 2002, artículo 42 de la Ley 715 de 2001 y artículo 43 de la Ley 789 de 2002,

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto 2280 de 2004, se reglamentó el proceso de compensación y el funcionamiento de la subcuenta de compensación interna del régimen contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga;

Que las bases de datos de aportantes y afiliados al sistema general de seguridad social en salud deben ser actualizadas mensualmente por el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a través del administrador fiduciario, con fundamento en la información proveniente de las entidades promotoras de salud del régimen contributivo, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, de las direcciones territoriales de salud, de las entidades promotoras del régimen subsidiado, de los regímenes de excepción;

Que dichas entidades están en la obligación de informar al Fosyga todas las variaciones que se presenten respecto de sus afiliados que generen efectos sobre el sistema general de seguridad social en salud y que la veracidad de la información reportada a la base de datos única de afiliados es responsabilidad de dichas entidades;

Que mediante el artículo 2º del Decreto 2400 de 2002, se reguló la desafiliación a una entidad promotora de salud del régimen contributivo;

Que la base de datos única de afiliados, BDUA, se constituye en una de las principales herramientas para el ejercicio de las funciones de dirección y regulación del sistema general de seguridad social en salud así como para el flujo de los recursos, su control y protección, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes;

Que de conformidad con los cruces de información que ha adelantado la dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social se ha encontrado que algunas EPS no han informado oportunamente la desafiliación de sus afiliados al régimen contributivo de salud de conformidad con lo establecido en el Decreto 2400 de 2002, no obstante que no han sido declarados para compensar desde hace 4 meses o más, impidiendo a estas personas el derecho a trasladarse al régimen subsidiado;

Que de conformidad con la legislación vigente el giro de los recursos para el régimen subsidiado se encuentra condicionado al correcto cruce de la información con la BDUA y se hará de acuerdo con lo establecido en los artículos 4º y 5º de la Resolución 5078 de 2006 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o deroguen;

Que el artículo 15 de la Resolución 812 de 2007 establece que la dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la Resolución 812 de 2007, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos;

Que con el fin de garantizar el cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1703 de 2002, resulta necesario depurar la BDUA, para lo cual se requiere que el ministerio dicte los lineamientos a quien actualiza y administra la información de la misma, ceñidos a las reglas sobre movilidad de afiliados en el sistema general de seguridad social en salud tales como traslados, suspensión, desafiliación y retiro establecidas en los decretos 1485 de 1994, 806 de 1998, 1406 de 1999, 47 de 2000, 1703 de 2002, 2400 de 2002, artículo 21 de la Ley 1122 de 2007 y demás reglamentación;

Que el ministerio acorde con las disposiciones legales antes citadas dará los parámetros para que el administrador del Fosyga en su calidad de administrador de la BDUA, proceda de acuerdo con lo establecido en la parte resolutiva de esta resolución;

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el anexo técnico para el reporte del giro de los saldos en las cuentas registradas para el recaudo de las cotizaciones de que trata el artículo 7º del Decreto 2280 de 2004, en la fecha y oportunidad que se indican en dicho anexo, y la solicitud de reintegro de saldos girados al Fosyga de que trata el artículo 14 del Decreto 2280 de 2004.

ART. 2º—El administrador de la base de datos única de afiliados, BDUA, antes del primer proceso de compensación de cada mes procederá a actualizar en la BDUA con base en la información reportada por las entidades promotoras de salud del régimen contributivo y demás entidades obligadas a compensar, EOC, el estado de afiliación a “desafiliado” de aquellos afiliados (cotizantes, beneficiarios, adicionales) del régimen contributivo, que lleven mínimo cuatro (4) meses consecutivos sin haber sido presentados en el proceso de compensación y/o en el reporte de saldos no compensados. La fecha que se aplicará para la desafiliación será el último día del último período de cotización presentado en compensación o en saldos no compensados anterior a los cuatro (4) meses mencionados.

PAR. 1º—Para adelantar el cambio del estado de la afiliación de los afiliados al estado “desafiliado” se surtirá el siguiente procedimiento:

1. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga deberá remitir el archivo EARC descrito en el anexo técnico de la presente resolución a cada entidad promotora de salud y EOC del régimen contributivo, el tercer (3 er ) día hábil del mes, con los resultados obtenidos en el segundo proceso de compensación del mes inmediatamente anterior.

2. Una vez recibido el archivo EARC por cada una de las entidades, estas deberán a más tardar el sexto (6º) día hábil del mes en que recibió la información, remitir al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, el archivo RARC, descrito en el anexo técnico de la presente resolución, el cual debe contener la respuesta a todos y cada uno de los registros enviados previamente en el archivo EARC. De no ser enviado este archivo dentro del término establecido, se procederá al cambio de estado de la totalidad de afiliados reportados. Se entienden por no enviados, también los registros correspondientes a los afiliados que no puedan ser leídos del medio magnético.

Igualmente, el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga remitirá copia de los archivos EARC y RARC a la Superintendencia Nacional de Salud, a fin de que dicha entidad investigue las razones por las cuales la EPS y EOC no cumplió con el deber de informar al Fosyga sobre la desafiliación.

PAR. 2º—Las entidades promotoras de salud del régimen contributivo y demás entidades obligadas a compensar, EOC, son responsables de notificar al cotizante sobre la desafiliación de conformidad con lo establecido en el Decreto 1703 de 2002, sin perjuicio de la responsabilidad que tienen ante los afiliados y entes de control y vigilancia por las consecuencias que se derivan de la actualización que el Fosyga adelanta a través del administrador fiduciario con base en la información reportada.

(Nota: Modificado por la Resolución 123 de 2008 artículo 2º y del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 4765 de 2009 artículo 1°del Ministerio de la Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 348 de 2010 artículo 1°del Ministerio de la Protección Social)

ART. 3º—La dirección general de planeación y análisis de política del Ministerio de la Protección Social actualizará el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, cuando surjan modificaciones a las especificaciones técnicas en él contenidas o cuando sea necesario efectuar aclaraciones a los mismos.

ART. 4º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

12 de septiembre de 2007.

Anexo técnico

En virtud de lo establecido en el artículo 1º y 2º de la presente resolución, se definen las especificaciones técnicas para el envío en medio magnético de la información.

La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:

1. Medio para enviar los datos.

1. CD.

2. Medios electrónicos, en el evento en que las EPS o EOC se encuentren fuera de Bogotá.

2. Características de los archivos.

1. Archivos en formato ASCII delimitados por comas.

2. Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara. Sin separación de miles y no deben contener decimales.

3. Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.

4. Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).

5. Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (“”), ni ningún otro carácter especial.

6. Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.

7. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

3. Nombre de los archivos.

• El nombre de los archivos consta de dieciocho (18) caracteres con extensión .TXT (Por ejemplo. EPS001SNC108102007.TXT), correspondientes a:

NombreDescripciónLongitud
Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC6
Identificador del archivoCorresponde al código que identifica el tipo de archivo:
1. SNC1 = detalle de recursos no presentados a compensación NO identificados
2. SNC2 = detalle de recursos no presentados a compensación identificados
3. SSNC = solicitud de reintegro de recursos no presentados a compensación
4. EARC = envío afiliados régimen contributivo
5. RARC = respuesta afiliados régimen contributivo
4
Fecha de envíoFecha de presentación del archivo (ddmmaaaa):
• dd = día de la presentación del archivo
• mm = mes de presentación del archivo
• aaaa = año de presentación del archivo
8

4. Estructura del archivo Detalle de recursos no presentados a compensación no identificados (Archivo SNC1).

Este archivo debe ser enviado al administrador fiduciario junto con los archivos de cotizantes y beneficiarios que se presentan en cada primer proceso de compensación del mes, en el cual se giran las cotizaciones de los saldos no compensados, correspondientes al mes inmediatamente anterior; el nombre del archivo debe reportarse en la casilla 6.1 del formato 3.1.

En caso de que el archivo enviado no pueda ser leído por el administrador fiduciario, o el total de los recursos consignados no corresponda con el reportado en el archivo, el administrador fiduciario se encargará de avisar a cada una de las entidades de este hecho; estas a su vez deberán remitir un nuevo archivo identificado tal como se describe en el numeral 3º del presente anexo técnico. Solo hasta cuando este sea perfectamente válido, la entidad podrá efectuar legalizaciones en los procesos de compensación de los recursos girados en él.

Campo númeroNombreDescripciónLongitud
1Número consecutivo interno declaración EPS – EOCNúmero consecutivo interno de la EPS – EOC que le asigna a la declaración de giro y compensación en que se giran los saldos no compensados10
2Tipo de cuenta1. Corriente
2. Ahorros
1
3Número de cuentaCorresponde al número de cuenta asignado por la entidad bancaria a la cuenta destinada para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS20
4Valor de la consignaciónCorresponde al valor total de la consignación (este valor se debe totalizar de acuerdo a la fecha de consignación del siguiente numeral)20
5Fecha de la consignaciónFecha en la cual se realizó la consignación a la cuenta recaudadora. Formato (dd/mm/aaaa)10
6Número consignación subcuenta compensaciónNúmero de consignación con la cual la entidad gira al Fosyga20
7Número de cuenta Fosyga, subcuenta compensaciónNúmero de la cuenta en la cual la entidad consigna al Fosyga20
8Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta compensaciónFecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa)10
9Valor consignado al Fosyga, subcuenta compensaciónValor que se consigna al Fosyga por la subcuenta20
10Número consignación subcuenta solidaridadNúmero de consignación con la cual la entidad gira al Fosyga20
11Número de cuenta Fosyga, subcuenta solidaridadNúmero de la cuenta en la cual la entidad consigna al Fosyga20
12Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta solidaridadFecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa)10
13Valor consignado al Fosyga, subcuenta solidaridadValor que se consigna al Fosyga por la subcuenta20
14Número consignación subcuenta promoción y prevenciónNúmero de consignación con la cual la entidad gira al Fosyga20
15Número de cuenta Fosyga, subcuenta promoción y prevenciónNúmero de la cuenta en la cual la entidad consigna al Fosyga20
16Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta promoción y prevenciónFecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa)10
17Valor consignado al Fosyga, subcuenta promoción y prevenciónValor que se consigna al Fosyga por la subcuenta20
18Especificación del aporte01. Valor pendiente por legalizar
02. Intereses de mora
03. Rendimientos financieros según indicador Circular 102 de 2005
04. Aporte superior a los topes permitidos
05. Diferencias matemáticas
2
19Identificador del registroNúmero único consecutivo, para identificar el registro en el archivo10

4.1. Estructura del archivo Detalle de recursos no presentados a compensación identificados (Archivo SNC2).

Este archivo debe ser enviado al administrador fiduciario junto con los archivos de cotizantes y beneficiarios que se presentan en cada primer proceso de compensación del mes, en el cual se giran las cotizaciones de los saldos no compensados, correspondientes al mes inmediatamente anterior; el nombre del archivo debe reportarse en la casilla 6.1 del formato 3.1.

En caso de que el archivo enviado no pueda ser leído por el administrador fiduciario, o el total de los recursos consignados no correspondan con el reportado en el archivo, el administrador fiduciario se encargará de avisar a cada una de las entidades de este hecho; estas a su vez deberán remitir un nuevo archivo identificado tal como se describe en el numeral 3º del presente anexo técnico. Solo hasta cuando este sea perfectamente válido, la entidad podrá efectuar legalizaciones en los procesos de compensación de los recursos girados en él.

Campo númeroNombreDescripciónLongitud
1Número consecutivo interno declaración EPS - EOCNúmero consecutivo interno de la EPS - EOC que le asigna a la declaración de giro y compensación en que se giran los saldos no compensados10
2PeriodoCorresponde al mes del año del periodo que por el cual se recibió el recaudo de la cotización: (mm/aaaa)7
3Tipo documento del cotizanteCorresponde a los tipos establecidos por la Resolución 812 de 20072
4Número de identificación del cotizanteNúmero de documento16
5Primer apellidoCorresponde al primer apellido del cotizante20
6Segundo apellidoCorresponde al segundo apellido del cotizante30
7Primer nombreCorresponde al primer nombre del cotizante20
8Segundo nombreCorresponde al segundo nombre del cotizante30
9Tipo de cotizanteCorresponde a los tipos establecidos por la Resolución 812 de 20072
10Tipo de documento del aportanteCorresponde a los tipos establecidos por la Resolución 812 de 20072
11Número documento del aportanteNúmero de documento20
12IBCIngreso base cotización, reportado en la autoliquidación15
13Total días cotizadosTotal de días cotizados2
14Fecha de consignación de los aportesFecha en la cual el aportante realizó el pago de la cotización en la respectiva autoliquidación. Formato (dd/mm/aaaa)10
15Valor de la cotizaciónCorresponde al valor de la cotización del afiliado para el periodo reportado en la autoliquidación15
16Número de autoliquidaciónNúmero de la planilla de autoliquidación en la cual se presentó al cotizante16
17Origen del aporte1. Planilla integrada de liquidación de aportes (PILA)
2. Planilla de autoliquidación
1
18Operador de PILA (en el caso de que el campo 17 tenga el valor ‘1’)Deberá consignarse el código del operador que aparece en la planilla PILA2
19Tipo de cuenta1. Corriente
2. Ahorros
1
20Número de cuentaCorresponde al número de cuenta asignado por la entidad bancaria a la cuenta destinada para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS20
21Número consignación subcuenta compensaciónNúmero de consignación con la cual la entidad gira al Fosyga20
22Número de cuenta Fosyga, subcuenta compensaciónNúmero de la cuenta en la cual la entidad consigna al Fosyga20
23Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta compensaciónFecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa)10
24Valor consignado al Fosyga, subcuenta compensaciónValor que se consigna al Fosyga por la subcuenta20
25Número consignación subcuenta solidaridadNúmero de consignación con la cual la entidad gira al Fosyga20
26Número de cuenta Fosyga, subcuenta solidaridadNúmero de la cuenta en la cual la entidad consigna al Fosyga20
27Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta solidaridadFecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa)10
28Valor consignado al Fosyga, subcuenta solidaridadValor que se consigna al Fosyga por la subcuenta20
29Número consignación subcuenta promoción y prevenciónNúmero de consignación con la cual la entidad gira al Fosyga20
30Número de cuenta Fosyga, subcuenta promoción y prevenciónNúmero de la cuenta en la cual la entidad consigna al Fosyga20
31Fecha de consignación al Fosyga, subcuenta promoción y prevenciónFecha en la cual la entidad consignó en la cuenta del Fosyga. Formato (dd/mm/aaaa)10
32Valor consignado al Fosyga, subcuenta promoción y prevenciónValor que se consigna al Fosyga por la subcuenta20
33Especificación del aporte01. Valor pendiente por legalizar
02. Cotizaciones de afiliados ya compensados como beneficiarios
03. Cotizaciones de afiliados ya compensados con la cotización de otro aportante
04. Giro de recursos por apropiaciones incorrectas
05. Giro de recursos, recibidos por causa de reintegros laborales de afiliados ya compensados
06. Giro de recursos, de afiliados que se pensionan en la actualidad y ya han sido compensados para los periodos en que el pagador de la pensión gira los aportes retroactivos
2
34Identificador del registroNúmero único consecutivo, para identificar el registro10

4.2. Estructura del archivo Detalle de solicitud de reintegro de recursos no presentados a compensación (Archivo SSNC).

Este archivo se utilizará únicamente para solicitar el reintegro de recursos al Fosyga, de los recursos girados y soportados por los archivos SNC1 y SNC2 descritos en el presente anexo técnico. Solo podrán ser solicitados los recursos que en el campo 18 del archivo SNC1 y en el campo 33 del archivo SNC2 hayan sido marcados con los causales 01. Los demás giros realizados en estos 2 archivos no son recursos que las entidades puedan solicitar ya que estos son ingresos del sistema general de seguridad social en salud.

Campo númeroNombreDescripciónLongitud
1Número declaración EPS - EOCNúmero consecutivo interno de la EPS - EOC que le asigna a la declaración de giro y compensación que presenta10
2Número radicación administrador fiduciarioNúmero de radicación dado por el administrador fiduciario, cuando se recibió el dinero que se está solicitando en reintegro10
3Archivo de giroArchivo en el cual fue girado el dinero:
1. SNC1
2. SNC2
4
4Identificador del registroIdentificador del registro, del archivo (SNC1 o SNC2) en el cual fue girado el recurso10
5Valor solicitado subcuenta compensaciónCorresponde al valor que se está solicitando del girado a esta subcuenta20
6Valor solicitado subcuenta solidaridadCorresponde al valor que se está solicitando del girado a esta subcuenta20
7Valor solicitado subcuenta promoción y prevenciónCorresponde al valor que se está solicitando del girado a esta subcuenta20
8Causal de reintegro01. Persona no afiliada a la entidad
02. Pago correspondiente a otro riesgo (pensiones, ARP...)
03. Devolución de aporte al aportante, previa corrección de la autoliquidación correspondiente
2

5. Estructura del archivo Envío afiliados régimen contributivo (Archivo EARC).

Campo númeroNombreDescripciónLongitud
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC6
2Tipo documento del afiliadoCorresponde a los tipos establecidos por la Resolución 812 de 20072
3Número de identificación del afiliadoNúmero de documento16
4Primer apellidoCorresponde al primer apellido del afiliado20
5Segundo apellidoCorresponde al segundo apellido del afiliado30
6Primer nombreCorresponde al primer nombre del afiliado20
7Segundo nombreCorresponde al segundo nombre del afiliado30
8Tipo de afiliadoCorresponde a los tipos establecidos por la Resolución 812 de 200710
9EstadoEstado de afiliación en el cual se encuentra en la base de datos única de afiliados BDUA1
10SerialCorresponde al serial único del afiliado, el cual le fue asignado por la BDUA 

6. Estructura del archivo Respuesta afiliados régimen contributivo (Archivo RARC).

Campo númeroNombreDescripciónLongitud
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC6
2SerialCorresponde al serial único del afiliado, el cual le fue asignado por la BDUA, enviado en el archivo EARC 
3CausalCorresponde a los motivos por los cuales el afiliado debe o no ser desafiliado en la BDUA; estos pueden ser:
01. SÍ debe ser desafiliado
Los siguientes son los causales por los cuales las EPS – EOC consideran que el afiliado no debe ser desafiliado
02. Acuerdo de pago
03. Empresa del aportante en liquidación
04. Prepensionado
05. Art. 43, Ley 789 de 2002
06. Tutela
2
4Fecha de retiroEn el caso de que el causal del campo 3 sea 01, este campo debe diligenciarse con la fecha en la cual se hace efectiva la desafiliación en la entidad (formato dd/mm/aaaa), que deberá coincidir con el mes y el año del último periodo presentado a compensación; de lo contrario el sistema la calculará, tal como se describe en el artículo 2º de la presente resolución10
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