Secretaría Distrital de Hacienda

RESOLUCION 323 DE 2017

(Diciembre 29)

“Por la cual se dictan directrices para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias de las entidades que forman parte deI presupuesto anual del Distrito Capital y los fondos de desarrollo local”.

El Secretario Distrital de Hacienda de Bogotá D.E., (E),

en uso de sus facultades conferidas por los literales a) y o) del artículo 4º del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1º del Decreto Distrital 364 de 2015 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 62 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 y 1º del Decreto Distrital 364 de 2015, a la Secretaría Distrital de Hacienda le corresponde formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal, contable y tesorería para el Distrito Capital.

Que de conformidad con el artículo 5º del Decreto Distrital 216 de 2017, a la Secretaría Distrital de Hacienda, por medio de la Dirección Distrital de Tesorería, le corresponde aplicar el mecanismo de la cuenta única distrital, mediante el cual debe recaudar, administrar, invertir, pagar, trasladar y/o disponer los recursos correspondientes al presupuesto anual del Distrito Capital y los fondos de desarrollo local. No obstante, la misma norma dispone que mientras se implementa en su totalidad la cuenta única, los establecimientos públicos podrán continuar transitoriamente con las funciones de recaudar; administrar, invertir, pagar, trasladar o disponer respecto de sus recursos propios y/o administrados, para lo cual pueden abrir y administrar cuentas bancarias con sujeción a las condiciones y para las finalidades previstas en las disposiciones legales vigentes.

Que por otra parte el Decreto Distrital 61 de 2007, en concordancia con la Resolución DDC-1 del 12 de mayo del 2909 expedida por el Contador Distrital, autoriza al jefe de cada entidad para abrir cuentas bancarias destinadas al manejo de cajas menores y establece lo relativo al número máximo de cuentas, sus condiciones de manejo y los responsables del mismo.

Que Bogotá Distrito Capital tiene personería jurídica y su número de identificación tributaria NIT es 899999061, con el cual se identifican también las entidades que conforman el sector central y las localidades.

Que la apertura y administración de cuentas bancarias por parte de las mencionadas entidades puede generar riesgos financieros operacionales, reputacionales y legales para la respectiva entidad titular y para el Distrito Capital.

Que en ese orden de ideas, el artículo 14 del Decreto Distrital 216 de 2017, reglamentario del estatuto orgánico de presupuesto del Distrito Capital - Decreto Distrital 714 de 1996, dispone que las entidades del sector central y las localidades del Distrito Capital, para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias identificadas con el NIT de Bogotá D.C., deben cumplir con la reglamentación que para el efecto establezca la Secretaría Distrital de Hacienda. En el mismo sentido, mediante el literal h) del artículo 41 del Decreto Distrital 601 de 2014 se asigna al tesorero distrital la función de dirigir y aprobar la apertura de las cuentas bancarias que soliciten las entidades que forman parte del presupuesto anual del Distrito Capital y de los fondos de desarrollo local, de conformidad con las normas que regulen la materia.

Que a cada entidad o localidad distrital titular de una cuenta bancaria, así como a sus servidores públicos competentes, les corresponde el deber de garantizar la seguridad y control de los recursos del patrimonio distrital, la adecuada gestión de riesgos y la aplicación de controles preventivos contra utilizaciones indebidas o malintencionadas de cuentas bancarias distritales que pudieran afectar el patrimonio público distrital, o el de terceros de buena fe.

Que adicionalmente, el artículo 9º del Decreto 405 de 2001, reglamentario del numeral 9º del artículo 879 del estatuto tributario, establece que corresponde a los tesoreros de las entidades territoriales, para el caso de Bogotá D.C. al tesorero distrital, identificar ante los bancos aquellas cuentas bancarias en las cuales se manejan de manera exclusiva recursos no sujetos al gravamen a los movimientos financieros correspondientes a la ejecución del presupuesto del Distrito Capital. Por su parte, es deber de cada entidad distrital solicitar oportunamente ante la Dirección Distrital de Tesorería el trámite de la mencionada identificación.

Que para facilitar su cumplimiento y control, se estima necesario actualizar y simplificar las disposiciones contenidas en la Resolución SDH 158 de 2016, unificando y aclarando lo relacionado con la autorización de apertura de las cuentas bancarias su marcación como exentas del gravamen a los movimientos financieros, los reportes y otros aspectos operativos y de control a cargo de las entidades destinatarias de la norma.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de resolución fue publicado en la página web de la entidad, desde el 14 hasta el 18 se septiembre de 2017, sin que se recibieran observaciones o sugerencias por parte de los ciudadanos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Lo dispuesto en la presente resolución aplica a las entidades que forman parte del presupuesto anual del Distrito Capital y los fondos de desarrollo local.

ART. 2º—Finalidad exclusiva de las cuentas bancarias. Mientras se implementa en totalidad la cuenta única distrital, los establecimientos públicos distritales podrán ser titulares de cuentas bancarias destinadas exclusivamente al manejo de los recursos públicos procedentes del presupuesto del Distrito Capital, de las transferencias de la Nación y de sus recursos administrados y en todo caso, al cumplimiento de sus funciones legalmente asignadas. Las demás entidades que forman parte del presupuesto anual del Distrito Capital y los fondos de desarrollo local solamente podrán constituir las cuentas bancarias requeridas para el manejo de sus cajas menores, sujetándose a los términos previstos en el Decreto Distrital 61 de 2007. Cualquier cuenta bancaria que no se ajuste a dichas condiciones deberá ser cerrada de manera inmediata y definitiva por parte de la entidad titular.

ART. 3º—Autorización previa de la Dirección Distrital de Tesorería para apertura de cuentas bancarias. Las entidades a las que aplica la presente resolución deberán solicitar, mediante oficio suscrito por el representante legal, la autorización previa y expresa de la Dirección Distrital de Tesorería para abrir cualquier cuenta bancaria.

En dicha solicitud se deberá indicar, para cada cuenta bancaria: el banco, el titular de la cuenta y NIT, el propósito de la cuenta, el origen de los recursos que se manejarán, y, cuando se sustituya una cuenta precedente, debe aportarse el soporte de cierre o se expresará el compromiso de cierre inmediato, una vez se abra la nueva cuenta.

PAR. 1º—Como soporte de la apertura de las cuentas bancarias de caja menor se remitirá adicionalmente copia del acto administrativo expedido al tenor del artículo 3º el Decreto Distrital 61 de 2007.

PAR. 2º—La apertura de cuentas bancarias de titularidad del ente autónomo universitario no requerirá de autorización previa de la Dirección Distrital de Tesorería. No obstante su representante legal deberá cumplir oportunamente con la solicitud de identificación como exenta del gravamen a los movimientos financieros, GMF, de cualquier cuenta abierta para el manejo exclusivo de recursos provenientes del presupuesto general del Distrito Capital, de conformidad con lo establecido en el artículo 2º del Decreto Distrital 714 de 1996, estatuto orgánico del presupuesto distrital.

PAR. 3º—Los representantes legales de las respectivas entidades son los exclusivos responsables de seleccionar el establecimiento bancario en el cual se realizará la apertura de cada cuenta, el cual debe corresponder a una de las entidades bancarias que cuenten con cupo de inversión vigente publicado por la Secretaría Distrital de Hacienda.

ART. 4º—Cuentas bancarias de caja menor. Las entidades a las que aplica la presente resolución podrán abrir y mantener cuentas corrientes bancarias para utilizarlas como cajas menores en los términos y con las restricciones establecidas en el Decreto Distrital 61 de 2007 y en la Resolución DDC-1 de 2009, expedida por el contador de Bogotá D.C.

De conformidad con el artículo 2º del Decreto Distrital 61 de 2007, es competencia de cada representante legal determinar el monto y número de las cajas menores, las que en todo caso no podrán exceder de dos (2) cuentas por entidad, salvo las excepciones expresamente previstas en el parágrafo del mismo artículo.

Las mencionadas entidades, así como sus representantes legales y servidores públicos debidamente facultados para el manejo de las cuentas de caja menor, serán exclusivos responsables de garantizar y controlar la apertura, el manejo y la administración de las cuentas bancarias de caja menor cumpliendo las correspondientes directrices, destinaciones y restricciones establecidas en las normas vigentes y de verificar el cierre definitivo de cualquier cuenta que no se ajuste a dichas condiciones.

ART. 5º—Identificación de cuentas bancarias como exentas del gravamen a movimientos financieros. Es responsabilidad exclusiva de los representantes legales tramitar oportunamente ante la Dirección Distrital de Tesorería la solicitud para que el(la) tesorero(a) distrital identifique ante los bancos aquellas cuentas exentas del gravamen a los movimientos financieros, en las cuales se manejen en forma exclusiva recursos correspondientes a la ejecución del presupuesto general del Distrito Capital, de acuerdo con lo previsto en el numeral 9º del artículo 879 del estatuto tributario, en concordancia con el artículo 9º del Decreto Reglamentario 405 de 2001.

Con tal fin, estas entidades deben remitir a la Dirección Distrital de Tesorería - Subdirección de operación financiera, los siguientes soportes:

— Oficio suscrito por el representante legal solicitando la marcación de la cuenta bancaria como exenta del gravamen a los movimientos financieros.

— Certificación expedida por la respectiva entidad bancaria con antelación no mayor a un (1) mes a la fecha de solicitud, que permita a la Dirección Distrital de Tesorería verificar: el nombre y NIT del titular, la fecha de apertura, el número y tipo de cuenta bancaria y la dirección de correspondencia.

— Certificación suscrita por el responsable de presupuesto y el ordenador del gasto de la respectiva entidad o localidad, en la cual deberá constar que en la cuenta, cuya identificación se solicita tramitar como exenta del GMF, se manejarán exclusivamente recursos provenientes del presupuesto general del Distrito Capital, debiendo detallar el(los) respectivo(s) rubro(s) presupuestal(es), y declarando que en ningún caso se manejarán allí recursos propios.

— Cuando se trate de convenios mediante los cuales se ejecutan recursos provenientes del presupuesto general del Distrito Capital, además de los documentos anteriores, se deberá remitir copia del respectivo convenio y del documento que acredite la incorporación de estos recursos al presupuesto de la entidad solicitante.

PAR. 1º—Lo previsto en el presente artículo no aplica a las cuentas en las que se manejan los recursos de que trata el numeral 10 del artículo 879 del estatuto tributario, cuyo trámite de marcación está sujeto a lo previsto en el parágrafo del artículo 17 del Decreto 405 de 2001.

PAR. 2º—Los servidores públicos responsables de la administración de las cuentas bancarias de los fondos de servicios educativos, FSE, deberán cumplir con las instrucciones contenidas en la Circular 21 de 2015 de la subsecretaría de gestión institucional de la Secretaría de Educación Distrital o acto que la sustituya.

ART. 6º—Seguridad y gestión del riesgo. Es responsabilidad exclusiva de las entidades a las que aplica la presente resolución y de sus servidores públicos competentes preservar las condiciones para el correcto manejo y debida seguridad de las cuentas bancarias, cumpliendo rigurosamente con las normas de gestión de riesgo y administración de recursos públicos y protocolos bancarios de seguridad.

Para ello, entre otras medidas, las entidades distritales deberán establecer y comunicar por escrito al respectivo banco y en la misma forma, mantenerlo actualizado sobre cuáles son las condiciones y procedimientos en materia de: manejo y custodia de chequeras, firmas, registradas y servidores públicos autorizados; uso y custodia de sellos restrictivos, tokens, cajillas u otros medios de seguridad; instrucciones para confirmaciones telefónicas; correos institucionales, horarios y demás instrucciones generales y de carácter operativo para garantizar la seguridad en el cierre, cumplimiento y seguimiento de las operaciones; roles y claves para ingreso a portales bancarios; seguimiento y control de las cuentas y su cierre en los casos previstos en el artículo octavo.

ART. 7º—Cierre de cuentas bancarias innecesarias o que excedan el número permitido. Las entidades a las que aplica la presente resolución deberán tramitar el cierre definitivo de todas las cuentas bancarias que no sean estrictamente indispensables para el desempeño de las funciones a su cargo, así como de todas las cuentas que excedan el número máximo de cajas menores autorizado por el artículo 2º del Decreto Distrital 61 de 2007, además del cierre de toda cuenta inactiva o en desuso abierta en cualquier vigencia y por cualquier concepto en el sistema financiero nacional. Los jefes de cada entidad y alcaldes locales deberán verificar que el cierre se registre efectivamente por parte del respectivo banco e informar del mismo a la Dirección Distrital de Tesorería, anexando la certificación bancaria del cierre de la cuenta.

PAR.—Las entidades son responsables de monitorear y conciliar los saldos de las cuentas a su nombre y de las que hayan solicitado abrir a la Dirección Distrital de Tesorería. En caso de existir saldos que no se encuentren comprometidos o que carezcan apropiación presupuestal para la respectiva vigencia, deberán gestionar el cierre de la cuenta, indicando el destino de los recursos o procediendo a su devolución al tesoro distrital.

ART. 8º—Reporte periódico a la Dirección Distrital de Tesorería. Semestralmente, con corte al 30 de junio y 31 de diciembre, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a cada corte, las entidades a las que aplica la presente resolución reportarán ante la Dirección Distrital de Tesorería, en la forma y con el contenido que esta determine, la relación completa y actualizada de cuentas bancarias de su titularidad.

ART. 9º—Competencias de la Dirección Distrital de Tesorería. Además de lo previsto en los artículos precedentes, corresponde a la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda, de acuerdo con sus funciones y competencias, solicitar directamente a las entidades bancarias la información requerida sobre las cuentas identificadas con el NlT de Bogotá D.C., e igualmente, solicitar directamente a las entidades bancarias el cierre definitivo de toda cuenta inactiva o en desuso identificada con el NIT de Bogotá D.C., cuando no se pueda determinar a qué entidad distrital le corresponde solicitar dicho cierre, así como requerir el traslado de los saldos existentes a cuentas activas del tesoro distrital.

ART. 10.—Embargos de cuentas administradas por la Dirección Distrital de Tesorería. En los términos del parágrafo 2º del artículo 14 del Decreto Distrital 216 de 2017, cuando se registre una medida cautelar de embargo que afecte una cuenta bancaria de las que administra la Dirección Distrital de Tesorería, como consecuencia de procesos judiciales o administrativos en contra de las entidades que conforman el presupuesto anual o de los fondos de desarrollo local, las entidades distritales en mención serán responsables, en los términos del artículo 33 del Decreto Distrital 714 de 1996, de adelantar en forma inmediata ante quien corresponda los trámites que permitan el levantamiento de la medida cautelar y de informar a la Dirección Distrital de Tesorería sobre las gestiones realizadas.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga la Resolución SDH-158 de 31 de marzo de 2016.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de diciembre de 2017.