RESOLUCIÓN 33 DE 1996 

(Enero 9)

“Por la cual se crea el grupo de quejas y reclamos, se adopta el reglamento interno del derecho de petición, así como la manera de atender las quejas y reclamos sobre las materias de competencia del Ministerio del Medio Ambiente”.

La Ministra del Medio Ambiente,

en uso de sus facultades legales y en cumplimiento de lo ordenado en los artículos 32 del Código Contencioso Administrativo, el artículo 53 de la Ley 190 de 1995 y artículos 7º, 8º y 9º del Decreto 2232 de 1995, y

CONSIDERANDO:

1. Que el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo establece que los organismos de la rama ejecutiva del poder público deben reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver, así como la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo;

2. Que adicionalmente el artículo 53 de la Ley 190 de 1995, determinó que en toda entidad pública debe existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad;

3. Que la multiplicidad y variedad de peticiones, consultas, quejas y reclamaciones que se formulan ante el Ministerio del Medio Ambiente, hace necesario que se expida un reglamento, tendiente a atender de manera ágil, eficaz y acorde con las circunstancias actuales;

Que por lo anterior,

RESUELVE:

I. De la creación del grupo de quejas y reclamos

ART. 1º—De la conformación. Créase el grupo de quejas y reclamos del Ministerio del Medio Ambiente, el cual será liderado por la secretaria general, o su delegado, un coordinador, una secretaria y tres (3) profesionales, uno de los cuales pertenecerá a cada dependencia contra la cual se formule la queja, otro de la oficina de control interno y otro de la división de personal. Lo anterior, no es óbice para que se incremente el número de funcionarios, de acuerdo con las necesidades del servicio.

PAR.—De la coordinación. Desígnase como coordinadora del grupo de quejas y reclamos a la doctora Martha Lucía Mariño Camacho.

II. Del derecho de petición en general

ART. 2º—De la procedencia. El Ministerio del Medio Ambiente, organismo rector de la gestión del medio ambiente y de los recursos naturales renovables encargados de impulsar una relación de respeto y armonía del hombre con la naturaleza en los términos de la Ley 99 de 1993, atenderá:

1. En general, las peticiones respetuosas que toda persona tiene derecho a presentar, de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5º y siguientes del Código Contencioso Administrativo, en relación con los asuntos que por su naturaleza legalmente le competan.

2. Las solicitudes de información en relación con la acción de este ministerio y en los términos del artículo 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.

3. Las solicitudes de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan.

4. Las consultas, verbales o escritas, relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

5. Las reclamaciones que se presenten por el mal funcionamiento de los servicios a cargo del Ministerio del Medio Ambiente.

ART. 3º—De la formulación de peticiones. Las solicitudes que se presenten ante el Ministerio del Medio Ambiente, en ejercicio del derecho de petición, podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio que permita a la administración su conocimiento.

Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos los siguientes requisitos:

1. La designación de la autoridad ante quien se dirige.

2. Los nombres y apellidos del solicitante y/o de su representante legal o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección.

3. El objeto de la petición.

4. Las razones en que se apoya.

5. La relación de los documentos que se acompañan.

6. La firma del peticionario.

PAR. 1º—Cuando se actúe a través de mandatario, éste deberá acompañar el respectivo poder, en los términos del artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.

PAR. 2º—El escrito respectivo deberá allegarse ante el grupo de correspondencia, que lo radicará con indicación de la fecha de recibo, el número de radicación y la dependencia a la cual será remitido. Sobre la base de los datos suministrados, el peticionario podrá requerir información sobre el estado de su solicitud.

ART. 4º—De la verificación de requisitos. Recibida la petición escrita en la dependencia a la que corresponda resolverla o contestarla, el funcionario competente verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo anterior o los que sean necesarios para resolver de fondo. Si observare el incumplimiento de alguno de ellos, oficiará al peticionario para que subsane las fallas de que adolece, cuando ello fuere posible.

PAR. 1º—Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional el interesado no se pronunciare al respecto, se entenderá que ha desistido de la misma, procediéndose en consecuencia, a ordenar su archivo en el grupo de documentación y archivo de la entidad, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

PAR. 2º—Los funcionarios no podrán exigir a los particulares, constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan o que puedan conseguir en los archivos del Ministerio del Medio Ambiente.

ART. 5º—De las peticiones verbales. Las solicitudes verbales se atenderán en las diferentes dependencias del Ministerio del Medio Ambiente, dentro del horario comprendido entre las 8.00 a.m a las 5.30 p.m en jornada continua, sin perjuicio de la reglamentación especial que se establezca para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2º del Decreto 2150 de 1995, referente a la implementación de horarios extendidos, para la realización de trámites.

Cuando la petición sea verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los demás casos la respuesta se formulará por escrito.

PAR.—Cada jefe de dependencia designará diariamente los funcionarios encargados de atender las peticiones verbales que se presenten, mediante lista previamente elaborada, de manera que exista un funcionario de cada dependencia dispuesto para atenderlas.

Si el funcionario encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito, así como el diligenciamiento del formulario respectivo, si hay lugar a éste.

ART. 6º—Del término para resolver las peticiones. Teniendo en cuenta la clase de petición, éstas deberán ser resueltas dentro de los siguientes plazos:

a) Las peticiones generales o particulares, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación;

b) Las consultas dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación, y

c) Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener información, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.

PAR.—Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, se le enviará oportunamente comunicación en tal sentido, señalando la causa y la fecha en que se contestará su petición.

ART. 7º—De la interrupción de los términos para resolver o contestar. Los términos señalados en el artículo sexto de esta resolución se interrumpirán en los siguientes casos:

1. Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto se cumplan con los mismos.

2. Mientras se decide el incidente de recusación de que trata el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo.

3. Mientras el interesado no cancele el valor de las copias solicitadas, de conformidad con lo establecido en el artículo decimocuarto de la presente resolución.

4. Mientras se cumple el término decretado para la práctica de pruebas.

ART. 8º—Del rechazo de peticiones. Habrá lugar a rechazar la petición en los siguientes casos:

1. Cuando la petición sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones, entre otros.

2. Cuando ésta sea presentada en forma recurrente por un mismo particular en relación con asuntos o materias respecto de las cuales se haya pronunciando el Ministerio del Medio Ambiente y versen sobre derechos o supuestos iguales, similares o relacionados, a menos que se conozcan hechos nuevos y no haya operado la caducidad en los términos del artículo 38 del Código Contencioso Administrativo.

PAR.—En el escrito de rechazo deberá señalarse expresamente la razón por la cual no se atendió la petición.

De dicha actuación deberá darse traslado a la Procuraduría General de la Nación, informando los motivos que la propiciaron, con copia de los antecedentes pertinentes.

ART. 9º—De la acumulación de trámites. Podrá acumularse bajo un mismo trámite, dos (2) o más actuaciones administrativas adelantadas contra o por una misma entidad sobre las que se ejerce control de tutela o jerárquico, siempre que provengan de la misma causa, versen sobre el mismo objeto o sobre cuestiones conexas, o deban valerse de las mismas pruebas.

Si se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes dependencias, se atenderá el trámite de una sola de ellas en la dependencia que corresponda, de acuerdo con la naturaleza de la petición.

Dispuesta la acumulación por la dependencia competente, las actuaciones continuarán tramitándose conjuntamente y se decidirán en la misma providencia.

ART. 10.—De los traslados. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, si el funcionario ante quien se dirige la petición, o ante quien se cumpla el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si se actúa verbalmente; o dentro del término de diez (10) días, a partir de la recepción si obró por escrito, en este último caso el funcionario ante quién se hizo la petición, deberá enviar el escrito, dentro del mismo término al competente, y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días.

Si el asunto corresponde a otra dependencia del Ministerio del Medio Ambiente procederá a hacer el traslado correspondiente, a más tardar el día siguiente, llenando el formato que con tal propósito se elaborará en la entidad, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario.

ART. 11.—De las pruebas. En el curso del trámite administrativo se podrán pedir y decretar pruebas y allegar informaciones. Dichas pruebas e informaciones podrán decretarse de oficio o a petición del interesado, sin formalidad, ni término especial.

ART. 12.—De la citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve el Ministerio del Medio Ambiente, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos.

La citación se hará por correo, si no hay otro medio más eficaz, dándole a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición.

Si la citación no fuere posible o demasiado costosa o demorada, o si se trata de terceros indeterminados, se hará una publicación del texto o extracto de la petición en la gaceta oficial ambiental, o en un periódico de amplia circulación nacional o local, según sea el caso.

PAR.—El valor de las citaciones y publicaciones de que trata el presente artículo deberá ser cubierto por el peticionario, dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas. Si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición.

III. Solicitudes de información

ART. 13.—De la información general. Los documentos relacionados con el funcionamiento del Ministerio del Medio Ambiente, las normas que dan origen y definen sus funciones, su naturaleza y estructura, el organigrama de la entidad, podrán ser consultadas en la dirección general de divulgación y prensa, en el horario habitual del mismo. Lo anterior, hasta el momento en el cual se reglamente el artículo 2º del Decreto 2150 de 1995, creando los horarios extendidos de que habla la norma.

ART. 14.—De la información particular. Las solicitudes dirigidas a consultar y obtener acceso a la información sobre los actos de esta entidad, así como aquellas tendientes a obtener copia de los documentos que reposen en la misma, deberán dirigirse a la secretaría general de este ministerio.

ART. 15.—Del pago de fotocopias. La expedición de copias dará lugar al pago previo de las mismas sin importar el número solicitado. Para tal efecto se le indicará al peticionario, verbalmente o por escrito según el caso, que para la entrega de las fotocopias requeridas deberá cancelar previamente el valor que esto ocasione y presentar el recibo correspondiente ante la secretaría general.

Para ello cuenta con un plazo no superior de dos (2) meses a partir del recibo de la comunicación por parte de este ministerio. De lo contrario, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

Una vez el peticionario haya presentado el recibo correspondiente a la cancelación de fotocopias, la secretaría general tendrá tres (3) días hábiles para expedirlas.

PAR. 1º—Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 24 de Código Contencioso Administrativo, el Ministerio del Medio Ambiente señalará anualmente, mediante resolución, el valor que debe pagarse por las copias, el cual no podrá ser superior al costo común o comercial de las mismas.

PAR. 2º—Cuando la solicitud verse sobre fotocopias auténticas, la secretaría general expedirá las copias y verificará los originales, cumpliéndose en todo caso, el procedimiento anteriormente descrito.

PAR. 3º—Si no fuere posible reproducir en el Ministerio del Medio Ambiente, los documentos cuya copia se solicita, el secretario general o, en su defecto, el jefe de la división administrativa, indicará el sitio en el cual el funcionario de la entidad sacará las copias a que hubiere lugar. En este evento, los gastos serán cubiertos previamente y en su totalidad, por el peticionario.

ART. 16.—De la información de carácter reservado. El Ministerio del Medio Ambiente sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante acto debidamente motivado, cuando éstos tengan carácter reservado, conforme a la Constitución y a la ley.

Para resolver sobre tales peticiones la dependencia contará con un término máximo de diez (10) días hábiles. Si pasado este lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el documento deberá ser entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes.

PAR. 1º—De dicha actuación deberá darse traslado a la Procuraduría General de la Nación informando los motivos que la propiciaron, con copia de los antecedentes pertinentes y con indicación de las normas en que se basa para denegar la solicitud de información.

PAR. 2º—El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, no obstante lo cual deberán asegurar la reserva de dichos documentos. Tampoco será oponible a la persona sobre la cual versen dichos documentos, en cuyo evento deberá acreditar dicha calidad.

ART. 17.—De la insistencia del peticionario. En el caso previsto en el artículo anterior y atendiendo lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985, si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponderá al tribunal de lo contencioso administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.

Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al tribunal para que éste decida.

ART. 18.—De la información personal. De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos del Ministerio del Medio Ambiente, sobre lo cual no es oponible la reserva de los documentos en los términos previstos en el parágrafo segundo del artículo decimoquinto de la presente resolución.

PAR.—Las peticiones de que trata el presente artículo podrán presentarse directamente o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado.

ART. 19.—De los funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y la expedición de copias y fotocopias. De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 57 de 1985, corresponde al secretario general autorizar o negar consulta de documentos oficiales y la expedición de copias o fotocopias a que haya lugar.

IV. Certificaciones

Corresponderá al secretario general del Ministerio del Medio Ambiente expedir las certificaciones que por razones de su competencia y en virtud de las disposiciones legales pueda corresponder al Ministerio del Medio Ambiente expedir, certificaciones que expedirá con base en la información que suministre la dependencia respectiva. Así mismo corresponde al secretario general expedir las certificaciones que requieran los órganos jurisdiccionales.

ART. 20.—Del trámite de la solicitud de certificaciones. Las solicitudes de certificación deberán ser dirigidas a la secretaría general del Ministerio del Medio Ambiente.

V. Consultas

ART. 21.—De la procedencia. El Ministerio del Medio Ambiente resolverá consultas, escritas o verbales, relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

ART. 22.—Designación de funcionarios. El jefe de cada división o del área respectiva designará los funcionarios encargados de absolver consultas verbales que se formulen ante el Ministerio del Medio Ambiente.

Los nombres de los funcionarios reposarán en listas que se fijarán en un lugar visible de cada dependencia de la entidad.

ART. 23.—Del trámite y plazo para atender las consultas. El trámite para formular consultas ante el Ministerio del Medio Ambiente será el mismo que se dejó señalado en el capítulo II de la presente providencia. No obstante, el plazo para que la entidad se pronuncie es de treinta (30) días contados a partir del recibo de la consulta.

ART. 24.—Del alcance de la respuesta suministrada por el Ministerio del Medio Ambiente. Las consultas serán resueltas mediante conceptos, los cuales no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el particular ni comprometen la responsabilidad de esta entidad.

VI. Quejas

ART. 25.—De la procedencia. El Ministerio del Medio Ambiente resolverá las quejas que se formulen verbalmente o por escrito, de conformidad con lo prescrito en los artículos 7º, 8º y 9º del Decreto 2232 de 1995, así como lo señalado en los artículos 49, 53 y 54 de la Ley 190 de 1995, relacionadas con el cumplimiento de la misión de la entidad y los puntos descritos en las disposiciones.

ART. 26.—De los requisitos. Las quejas que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en esta resolución para el ejercicio del derecho de petición.

En caso de que el escrito de queja resulte incompleto, el funcionario encargado oficiará si es posible, al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación y, en consecuencia, se ordenará su archivo.

ART. 27.—De los términos. El término para atender las quejas será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando si es el caso, la fecha que se ha establecido para que la entidad contra la cual está dirigida la queja dé respuesta a la misma.

ART. 28.—Del trámite de las quejas. Una vez recibida la queja contra la dependencia respectiva, se remitirá al grupo de quejas y reclamos, para que proceda a dar traslado de la misma a la dependencia respectiva, la cual la asignará para su evaluación a la persona designada para tal fin, de conformidad con lo señalado en el artículo primero de la presente resolución. Una vez evaluada, y dentro del lapso otorgado para este fin, se enviará con los respectivos anexos al grupo de quejas y reclamos, el cual dependiendo del caso, determinará fecha y hora para que se reúna el mismo. Con todo esto, se procederá a responder al quejoso. Así mismo será necesario oficiar al quejoso —en formato que se elaborará para tal fin— informándole que se ha iniciado el estudio de su queja y que una vez analizada se procederá a su contestación.

Cuando la queja sea presentada directamente a la dependencia respectiva, ésta asumirá la responsabilidad de remitirla en forma inmediata al grupo de quejas y reclamos, el cual procederá a efectuar la valoración previamente descrita.

En caso de que la queja se formule verbalmente, se aplicará lo dispuesto en el artículo quinto de esta resolución.

VII. De los recursos en la vía gubernativa

ART. 29.—Procedencia. Contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas adelantadas ante el Ministerio del Medio Ambiente, procederán los recursos previstos en el artículo 50 del Código Contencioso Administrativo, con excepción de los actos expedidos por el Ministro del Medio Ambiente, contra los cuales sólo procederá el recurso de reposición.

ART. 30.—Oportunidad y presentación. Los recursos de reposición contra los actos del Ministro del Medio Ambiente deberán interponerse dentro del plazo legal y serán recibidos exclusivamente por la secretaría general del Ministerio del Medio Ambiente.

La presentación del recurso debe ser personal ante el secretario general, o ante otra autoridad que esté facultada por la ley para tal efecto (juez o notario) pero, en todo caso, el término dentro del cual debe presentarse sólo se interrumpe por el recibo del recurso por parte del Ministerio del Medio Ambiente y la consecuente anotación de su presentación por parte de secretaría general.

Después de radicados los recursos, éstos serán repartidos a la dependencia a la que corresponda su estudio.

VIII. Disposiciones finales

ART. 31.—De las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a cargo del Ministerio del Medio Ambiente. El Ministerio del Medio Ambiente resolverá las reclamaciones que se presenten por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo y procederá a determinar la responsabilidad administrativa a que haya lugar o a ordenar las medidas que resulten pertinentes.

Las quejas por mal funcionamiento del servicio del Ministerio del Medio Ambiente serán dirigidas por escrito al despacho del Ministro del Medio Ambiente, quien las remitirá a la dependencia competente para tramitarlas, la cual contará con un plazo de treinta (30) días hábiles para los fines pertinentes.

ART. 32.—De otras actuaciones administrativas. Cuando el particular acuda a la administración en cumplimiento de un deber legal, es obligación de las autoridades brindarle la colaboración necesaria para ello, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 del Código Contencioso Administrativo.

Las actuaciones administrativas iniciadas de oficio se comunicarán a los particulares que puedan resultar afectados por ellas, en la forma prevista para el efecto por el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.

ART. 33.—De la variación de legislación. Los requisitos previstos en el presente reglamento, para las diferentes peticiones y quejas que se tramiten ante el Ministerio del Medio Ambiente, están sujetos a la modificación de la legislación y a las instrucciones futuras que emita esta entidad con la aprobación de la Procuraduría General de la Nación, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 770 de 1984.

ART. 34.—Del campo de aplicación. El presente reglamento es aplicable para los casos no cobijados por procedimientos especiales.

En los aspectos no contemplados en este reglamento, se seguirán las disposiciones generales consignadas en el Código Contencioso Administrativo.

ART. 35.—De la vigencia. El reglamento contenido en la presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, previa su aprobación por parte de la Procuraduría General de la Nación. Su inobservancia por parte de los funcionarios del Ministerio del Medio Ambiente constituye causal de mala conducta.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 9 de enero de 1996.

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