RESOLUCIÓN 331 DE 1998

 

RESOLUCIÓN 331 DE 1998 

(Mayo 22)

“Por medio de la cual se reestructuran el sistema de control interno, el comité de coordinación de control interno y se crea el grupo de coordinación de control interno de la Superintendencia de Valores”.

El Superintendente de Valores,

en uso de sus facultades legales, y en especial de las que le confieren el literal a) del artículo 5º del Decreto 2739 de 1991 y el artículo 35 del Decreto 2115 de 1992, y

CONSIDERANDO:

1. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución política de Colombia, las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que la ley señale;

2. Que el artículo 269 del mismo ordenamiento dispone que en las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley;

3. Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y dicta otras disposiciones;

4. Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, consagra que los organismos del Estado deberán conformar al más alto nivel jerárquico un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;

5. Que el Decreto 1826 de 1994, reglamentario de la Ley 87 de 1993, crea el comité de coordinación del sistema control interno, como órgano asesor en las entidades públicas;

6. Que de acuerdo con lo establecido en el literal a) del artículo 5º del Decreto 2739 de 1991, corresponde al Superintendente de Valores dirigir, coordinar y controlar la acción administrativa de la Superintendencia de Valores y el cumplimiento de las funciones que a ésta le corresponden en armonía con los principios consagrados en la Constitución y la ley;

7. Que de conformidad con lo establecido por el artículo 35 del Decreto 2115 del 29 de diciembre de 1992, el Superintendente de Valores se encuentra facultado para crear y organizar grupos internos de trabajo, con el fin de desarrollar con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas, planes y programas de la entidad;

8. Que se hace necesario reestructurar el sistema de control interno adoptado mediante la Resolución 441 del 27 de mayo de 1994, con el fin de ajustar las normas de control interno de la Superintendencia de Valores, a las previsiones que regulan el sistema consagrado en la Ley 87 de 1993 y su Decreto Reglamentario 1826 de 1994;

9. Que con el propósito de crear el grupo de coordinación de control interno de la Superintendencia de Valores, asignarle funciones y determinar la responsabilidad que tendría como componente del sistema de control interno, se expidió la Resolución 1205 del 22 de noviembre de 1996, no obstante, se omitió en su articulado, disponer en forma expresa la creación de dicho grupo, aunque si se le asignaron sus respectivas funciones, por lo que, con el objeto de subsanar la referida omisión se hace necesario instituir el grupo de coordinación de control interno, así como también, integrar en un solo acto administrativo, las disposiciones que regulan el sistema de control interno de la Superintendencia de Valores,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Aspectos generales del sistema de control interno

ART. 1º—Reestructurar el sistema de control interno, el comité de coordinación del sistema de control interno y crear el grupo de coordinación de control interno de la Superintendencia de Valores, el cual continuará desarrollando las funciones de control interno prescritas en el presente acto administrativo y en las disposiciones legales que resulten aplicables.

ART. 2º—Definición de control interno. “Sistema integrado por el esquema de la organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Superintendencia de Valores, con el ánimo de que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el Superintendente de Valores y atendiendo las metas y objetivos previstos”.

ART. 3º—Objetivos del sistema de control interno. En aras de procurar los principios constitucionales que caracterizan la administración pública, el desarrollo y orientación del sistema de control interno de la Superintendencia de Valores, tiene como objetivos fundamentales los siguientes:

1. Proteger los recursos de la Superintendencia de Valores, buscando su adecuada administración y disminuyendo la posibilidad de riesgos que los puedan afectar.

2. Garantizar los principios de eficacia, eficiencia y economía, en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales.

3. Velar por que todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de la misión de la Superintendencia de Valores.

4. Garantizar la óptima evaluación y seguimiento de la gestión de la Superintendencia de Valores.

5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

6. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten y que puedan afectar el logro de los objetivos.

7. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

8. Velar por que la Superintendencia de Valores cuente con procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

ART. 4º—Elementos del sistema de control interno. La Superintendencia de Valores ha adoptado los siguientes elementos, constitutivos del sistema del control interno:

1. Plan estratégico. Es la guía orientadora de las actividades principales de la Superintendencia de Valores, que a partir de su misión y objetivos institucionales, desarrolla un plan operativo anual, donde se precisan objetivos estratégicos, programas, metas, políticas, métodos de ejecución, asignación de recursos, responsables de su ejecución, fijación de términos para su cumplimiento, así como indicadores de gestión, todo lo cual debe garantizar el desarrollo optimo de la entidad.

2. Estructura organizacional. Los diferentes procesos, operaciones y trámites que se surten al interior de la entidad, en el ejercicio de sus funciones, se desarrollan con base en la estructura orgánica de la Superintendencia de Valores y en los niveles de autoridad derivados de su línea funcional, en aras de buscar la optimización de los planes y así mismo, el cumplimiento de la misión institucional.

3. Manuales de procedimientos. Adóptense los manuales de procedimientos de la Superintendencia de Valores como herramienta práctica, con el fin de facilitar el desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las áreas, indicando los procesos, procedimientos, operaciones y actividades que se realicen en la entidad, como los responsables de su ejecución y sus respectivos elementos de control.

4. Administración y protección de los recursos. La Superintendencia de Valores, adopta normas tendientes a la administración, protección y utilización racional de los recursos, con miras al logro de un manejo óptimo dentro de los principios de eficiencia, eficacia y economía.

5. Talento humano. La Superintendencia de Valores, seguirá desarrollando programas adecuados para la incorporación e inducción, capacitación, promoción, desarrollo, bienestar de los funcionarios de la entidad, garantizando su idoneidad, competencia y eficiencia, y la determinación de un sistema de méritos ligados a la medición de los resultados obtenidos por los responsables de los mismos.

6. Mecanismos de participación ciudadana. La Superintendencia de Valores, sostendrá y mejorará, los mecanismos de información en forma veraz y oportuna, en aras de mantener informado al ciudadano, sobre la gestión que realiza la entidad, buscando hacer efectivo el principio de transparencia y la participación activa de la ciudadanía.

7. Sistemas de comunicación e información. Son mecanismos adecuados para el cliente interno y externo, los cuales están orientados para el flujo ágil de trámites y el registro idóneo de la información, que a través de sus diferentes aplicaciones tanto de tipo manual como sistematizada, se hacen confiables, seguras y oportunas, la Superintendencia de Valores, desarrolla, en procura del cumplir la misión, los objetivos y el principio de transparencia institucional. Por lo que se ha adoptado entre otros como instrumento de control, el sistema de información para el manejo electrónico de documentos de archivo y correspondencia “Simed”.

8. Grupos de mejoramiento. La Superintendencia de Valores continuará con los grupos de mejoramiento, los cuales ayudan a mejorar, optimizar y simplificar todos aquellos procedimientos, trámites o actividades entre otros, que representen un valor agregado y que contribuyan al mejoramiento continuo de la entidad y a través de ellos se seguirá orientando la cultura de control interno.

9. Sistemas de evaluación. La Superintendencia de Valores dispone y mantendrá mecanismos idóneos de revisión, comprobación, seguimiento de los procesos y/o actividades que se ejecutan. Así mismo, se implementarán indicadores de gestión y desempeño, entre otros, los cuales serán desarrollados por las diferentes dependencias, los que permitirán medir y evaluar la gestión realizada.

Las recomendaciones posteriores a la evaluación de control interno, serán tenidas en cuenta para su adopción y aplicación.

ART. 5º—Características del control interno. Son características inherentes al control interno las siguientes:

1. El sistema de control interno forma parte de los programas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la Superintendencia de Valores.

2. Corresponde al Superintendente de Valores, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.

3. Cada funcionario de la Superintendencia de Valores, encargado de dirigir un área es responsable por el control interno frente a su superior inmediato.

4. El grupo de control interno es el encargado de evaluar, en forma independiente el sistema de control interno y proponer al Superintendente de Valores las recomendaciones para optimizarlo.

5. Todas las transacciones que se realicen en la Superintendencia de Valores, deben registrarse en forma exacta, veraz, oportuna, de manera tal que permitan preparar informes operativos, administrativos y financieros.

ART. 6º—Responsabilidad del control interno. La responsabilidad por el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno está a cargo del Superintendente de Valores. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno está bajo la responsabilidad de los jefes de cada una de las diferentes áreas de la Superintendencia de Valores.

ART. 7º—Adhesión y aseguramiento. Corresponde a los directivos y funcionarios de la Superintendencia de Valores, respaldar y apoyar permanentemente el mantenimiento del sistema de control interno.

CAPÍTULO II

Grupo de coordinación de control interno

ART. 8º—Definición del grupo de coordinación de control interno. El grupo de coordinación de control interno, es uno de los componentes del sistema de control interno, del nivel directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles desarrollados en cada una de las áreas de la entidad, así mismo, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de la misión y objetivos previstos por la Superintendencia de Valores.

PAR.—La evaluación y seguimiento, que efectúa el grupo de coordinación de control interno, se desarrolla con base en la verificación de los controles financieros, administrativos, y de gestión entre otros, los que se realizarán teniendo en cuenta las normas de auditoría generalmente aceptadas, selección de indicadores, informes de desempeño, informes de gestión y cualquier otro mecanismo de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

ART. 9º—Funciones del grupo de coordinación de control interno:

1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno.

2. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido en la Superintendencia de Valores y que su ejercicio esté incluido en el desarrollo de las funciones de todos los cargos, especialmente los que tengan responsabilidad de mando.

3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y, en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

4. Verificar que los controles asociados con las actividades de la Superintendencia de Valores, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y permanentemente se actualicen de acuerdo a los cambios que se presenten en la entidad.

5. Velar por el cumplimiento de las normas, políticas, procedimientos, planes, programas propuestos, proyectos y metas de la Superintendencia de Valores y recomendar los ajustes necesarios.

6. En los procesos de toma de decisión, servir de apoyo para obtener los resultados esperados.

7. Realizar verificación de los procesos relacionados con la utilización de los recursos, bienes y sistemas de información de la Superintendencia de Valores y recomendar los correctivos que sean necesarios.

8. Fomentar en todos los niveles de la Superintendencia de Valores la cultura del control interno y que ello contribuya al mejoramiento continuo y al cumplimiento de la misión institucional.

9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que desarrolle la Superintendencia de Valores.

10. Informar permanentemente a las directivas acerca del estado del control interno en la Superintendencia de Valores, definiendo las debilidades detectadas y fallas en el cumplimiento.

11. Evaluar con todos los entes que tienen injerencia en las actividades de la Superintendencia de Valores, la calidad del servicio y dar trámite a las sugerencias que sobre el particular le sean presentadas.

12. Realizar verificación y análisis de los diferentes indicadores de gestión desempeño establecidos por la Superintendencia de Valores y efectuar las recomendaciones respectivas.

13. Controlar el trámite que se desarrolla para dar respuesta a las diferentes quejas y reclamos presentados ante la Superintendencia de Valores.

14. Verificar que las acciones recomendadas sean aplicadas.

15. Las demás que le asigne el Superintendente de Valores.

PAR.—En ningún caso podrá el coordinador del grupo de control interno participar en procedimientos administrativos a través de autorizaciones o refrendaciones.

CAPÍTULO III

Comité de coordinación del sistema de control interno

ART. 10.—Comité de coordinación del sistema de control interno. El comité de coordinación del sistema de control interno de la Superintendencia de Valores, es un órgano de coordinación y asesoría del Superintendente de Valores y que está al más alto nivel jerárquico.

ART. 11.—(Modificado)* Conformación del comité de coordinación del sistema de control interno.

Este comité está integrado así:

• Superintendente de Valores o su delegado, quién lo presidirá.

• Superintendente delegado para intermediarios y demás entidades vigiladas.

• Superintendente delegado para emisores.

• Superintendente delegado para promoción y seguimiento del mercado.

• Secretario general.

• Jefe de oficina de planeación.

• El coordinador del grupo de control interno, quien no tiene derecho a voto y actúa como secretario técnico del comité, y cualquier otra persona que en concepto del presidente del comité deba formar parte del mismo teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las funciones del comité.

PAR.—A las reuniones del comité de coordinación del sistema de control interno, se invitará a un delegado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, quién tendrá voz y voto.

*(Nota: Modificado por la Resolución 341 de 2004 artículo 1º de la Superintendencia de Valores).

ART. 12.—Funciones del comité de coordinación del sistema de control interno. Corresponde a éste comité desarrollar las siguientes funciones.

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adopción, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno acorde a las normas vigentes y características de la Superintendencia de Valores.

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la Superintendencia de Valores y recomendar los correctivos necesarios.

3. Asesorar al Superintendente de Valores en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado del cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación y adecuación del funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como la utilización de indicadores de gestión por áreas.

5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad.

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas, y funciones que corresponde a cada una de las dependencias de la Superintendencia de Valores.

7. Coordinar con todas las áreas de la Superintendencia de Valores el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

8. Presentar a consideración del Superintendente de Valores, propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.

9. Las demás que le sean asignadas por el Superintendente de Valores.

ART. 13.—Reuniones y reglamento. El comité de coordinación del sistema de control interno deberá reunirse por lo menos cada (2) meses y deberá contar con su propio reglamento interno.

ART. 14.—Campo de aplicación. La presente resolución será aplicable en todos los niveles de la Superintendencia de Valores y cubrirá áreas, procesos, actividades y operaciones.

ART. 15.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 441 del 27 de mayo de 1994 y 1205 del 22 de noviembre de 1996 y las demás normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 22 de mayo de 1998.

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