Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 3336 DE 2013

(Septiembre 2)

“Por la cual se modifican las resoluciones 2358 de 2006, modificada por la Resolución 2947 del mismo año, 610 de 2012, modificada por la Resolución 3214 de 2012 y se dictan otras disposiciones”.

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 3796 de 2014 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 5094 de 2013 artículo 6° del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Ministro de Salud y Protección Social,

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial, de las conferidas en el numeral 23 del artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011 y en desarrollo de los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012, el Decreto 3667 de 2004, modificado por el Decreto 187 de 2005 y los decretos 1637 de 2006 y 4023 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que por Resolución 610 de 2012, se adoptó el procedimiento mediante el cual, los operadores de información de la planilla integrada de liquidación de aportes - PILA, deben entregar periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga y al tenor de sus artículos 14 al 19, se estableció la estructura para la entrega de la mencionada información.

Que posteriormente, mediante Resolución 3214 de 2012, se modificaron los anteriores artículos, en el sentido de variar dicha estructura para complementar la información requerida por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.

Que por Resolución 1300 de 2013, se adicionaron campos en la estructura de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), permitiendo a los aportantes manifestar el cumplimiento o no de las condiciones contempladas en los artículos 25 y 31 de la Ley 1607 de 2012, para considerarse beneficiarios de las exoneraciones allí establecidas.

Que como consecuencia de la adición a que refiere el considerando anterior, se hace necesario modificar la estructura mediante la cual, los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) entregan periódicamente la información resultante del proceso de recaudo al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, de que tratan las resoluciones 610 y 3214 de 2012.

Que de otro lado, conforme a lo previsto en los artículos 11 y 12 de la Resolución 610 de 2012, el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía (Fosyga), dispone en forma periódica con destino a los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), la información extraída de la base de datos única de afiliados (BDUA), para que estos validen la información reportada por los aportantes en dicha planilla.

Que las resoluciones 2947 y 4316 de 2006, establecieron en su orden, los plazos para efectos del reporte de los archivos de novedades periódicas y los anexos técnicos contentivos de las estructuras y especificaciones de los archivos de información, que las administradoras de los distintos subsistemas de la seguridad social, deben reportar al registro único de afiliados (RUAF).

Que de conformidad con lo expuesto, se hace necesario armonizar la frecuencia en la actualización de la información de la afiliación al subsistema de pensiones en el registro único de afiliados (RUAF), con la periodicidad de actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).

Que con el objeto de que los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) validen la información de afiliación al subsistema de pensiones, que les permita, tanto al operador cuando sea del caso, direccionar las cotizaciones a la administradora de fondo de pensiones (AFP) a la que realmente se encuentre afiliado el usuario, como al empleador efectuar los ajustes pertinentes, se hace necesario que este ministerio entregue al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga la información contenida en el registro único de afiliados (RUAF), subsistema de pensiones, para que el citado administrador a su vez, disponga dicha información a los operadores.

Que adicional a lo anterior y en consideración a los cambios normativos que respecto de algunos de los subsistemas a que refiere el Decreto 1637 de 2006, se han venido suscitando, se hace necesario adoptar los anexos técnicos que permitan adecuar a dichos cambios, la información contenida en el registro único de afiliados (RUAF).

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—(Derogado).* Modifícase el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012, el cual quedará así:

“ART. 11.—Información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones, con destino a los operadores de información. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, preparará y dispondrá periódicamente a este ministerio, la información extraída de la base de datos única de afiliados (BDUA). Este ministerio, incorporará a dicha información los datos correspondientes a la afiliación del sistema general de pensiones, extraídos del registro único de afiliados (RUAF) y la entregará al citado administrador para que la disponga a los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA), información que corresponderá a la siguiente:

Campo Long PosiciónTipoDescripción Validaciones y origen de los datos
Inicio Fin
116116NSerialSerial asignado en BDUA a cada afiliado
261722ACódigo de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC, es equivalente al definido en el campo 33 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
322324ATipo documento del afiliadoDe acuerdo con la Resolución 1344 de 2012, anexo técnico, numeral 2.2.1 régimen contributivo, Tabla 4. Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen contributivo son:
RC = registro civil de nacimiento
TI = tarjeta de identidad
CC = cédula de ciudadanía
CE = cédula de extranjería
PA = pasaporte.
CD = carné diplomático
4162540ANúmero de identificación del afiliado.Número de identificación del afiliado, es equivalente al definido en el campo 4 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
56041100APrimer apellidoCorresponde al primer apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 11 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
660101160ASegundo apellidoCorresponde al segundo apellido del afiliado, es equivalente al definido en el campo 12 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
760161220APrimer nombreCorresponde al primer nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 13 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
860221280ASegundo nombreCorresponde al segundo nombre del afiliado, es equivalente al definido en el campo 14 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008
98281288AFecha de afiliación a la EPSFecha a partir de la cual está vigente la afiliación a la EPS por parte del afiliado (formato es AAAAMMDD).
101289289ATipo de afiliadoCorresponde a:
C = cotizante
A = adicional
1120290309NLiquidación UPC cotización adicionalValor UPC adicional, calculado por el Fosyga para un periodo de 30 días
126310315ACódigo de la administradora de pensiones a la cual pertenece el afiliadoCorresponde al código asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia, es equivalente al definido en el campo 31 del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
138316323AFecha efectiva de afiliación a la administradora de pensionesFormato: AAAAMMDD.
Total 323      

PAR. 1º—Este ministerio ajustará las condiciones técnicas mínimas para la disposición y entrega de la información de que trata el presente artículo y comunicará lo pertinente tanto al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, como a los operadores de información.

*(Nota: Derogado por la Resolución 2634 de 2014 artículo 11 del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—(Derogado).* Modifícase el artículo 12 de la Resolución 610 de 2012, modificado por el artículo 16 de la Resolución 3214 de 2012, el cual quedará así:

“ART. 12.—Procedimiento de validación de información por parte de los operadores de información. El operador validará la información reportada sobre los cotizantes a cargo del aportante, cruzando la información de:

1. Para información proveniente de cotizantes activos:

a) El tipo de documento del cotizante o beneficiario de UPC adicional de que tratan los campos 3 y 3A del artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008, se debe cruzar con el tipo de documento del afiliado definido en el campo 3 de la “Información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012;

b) El número de identificación del cotizante o beneficiario de UPC adicional, repor­tado en los campos 4 y 4 A, definidos en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008, se debe cruzar con el número de documento del afiliado definido en el campo 4 de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012.

2. Para información proveniente de pensionados:

a) El tipo de documento del pensionado o beneficiario de UPC adicional, reportado en los campos 7 y 7A del numeral 1.2.1 “variables de novedades generales” - numeral 1 “información del formulario único o planilla integrada” del literal b “descripción detallada del contenido de la planilla” del artículo 1º de la Resolución 2145 de 2006, se deben cruzar con el tipo de documento del afiliado definido en el campo 3 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012”;

b) El número de identificación del pensionado o beneficiario de UPC adicional de que tratan los campos 8 y 8A definidos en el numeral 1.2.1 del numeral 1.2 “Registro tipo 2: liquidación detallada de aportes” del literal a “estructura” del artículo 1º de la Resolución 2145 de 2006 se debe cruzar con el número de documento del afiliado definido en el campo 4 de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012.

PAR.—Como resultado de los cruces a que refiere el presente artículo y en consideración al caso presentado, se deberá proceder de la siguiente forma:

Caso 1. Coincide el tipo y número de identificación, pero no hay una coincidencia total en los nombres y apellidos del cotizante. En este caso, se le informará al aportante que para este cotizante la información registrada en la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, es: primer apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo nombre, definido en el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012. El aportante decidirá si realiza la modificación de los nombres y apellidos de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.

Caso 2. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la EPS no coincide con la EPS registrada en el campo 2 de “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información” y la fecha de afiliación a la EPS registrada en el campo 9 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, es inferior o igual al periodo de pago para el sistema de salud.

En el presente caso, se le informará al aportante la EPS que se tiene registrada en el campo 2 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”. El aportante decidirá si realiza o no la modificación de la EPS de acuerdo con la información que tenga registrada de sus cotizantes.

Caso 3. Coincide el tipo y número de identificación del cotizante adicional de la planilla (cotizante tipo 40 o pensionado tipo 9). En este caso, se le sugerirá al aportante que para este cotizante, la información del valor de la UPC adicional, sea la definida en el campo 11 de que trata el artículo 1º de esta resolución, a través del cual, se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012.

Caso 4. Coincide el tipo y número de identificación, pero el código de la administradora de pensiones, no coincide con la administradora de pensiones del campo 12 de la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información” y la fecha efectiva de afiliación a la administradora de pensiones registrada en la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, es inferior o igual al periodo de pago para el sistema de pensiones.

En este caso, el operador de información reemplazará el valor del campo 31 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 “código de la administradora de pensiones a la cual pertenece el afiliado” de que trata el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008 con la información registrada en el campo “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, de que trata el artículo 1º de la presente resolución, a través del cual se modifica el artículo 11 de la Resolución 610 de 2012 y le comunicará al aportante que se realizó el cambio de administradora de fondo de pensiones.

Caso 5. En el caso en que el tipo y número de identificación del cotizante no se encuentre en la “información de la afiliación de los cotizantes a los sistemas generales de salud y pensiones con destino a los operadores de información”, el operador deberá informar al aportante que al cotizante no le aparece afiliación y que el pago se realizará a la administradora de fondo de pensiones que él haya reportado en la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA).

*(Nota: Derogado por la Resolución 2634 de 2014 artículo 11 del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 3º—Modifícase el artículo 16 de la Resolución 610 de 2012, modificado por el artículo 19 de la Resolución 3214 de 2012, el cual quedará así:

“ART. 16.—Estructura del registro tipo 1 - encabezado planilla. Este registro contiene la información del aportante por cada planilla, así:

Campo Long PosiciónTipoDescripción Validaciones y origen de los datos
Inicio Fin
1818NNúmero del registroEs el número del registro
2199NTipo de registroDebe ser 1 para este caso.
381017NNúmero secuencial de planillaPara cada registra tipo 1 inicia en 00000001, Se incrementa con cada registro tipo 2
421819NCódigo del operador.Es el código del operador de Información por donde se realizó el pago de la planilla.
520020219ANombre o razón social del aportante.El registrado en el campo 1 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 3 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla Resolución 2145 de 2006.
62220221ATipo documento del aportante.El registrado en el campo 2 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 4 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla de la Resolución 2145 de 2006.
716222237ANúmero de identificación del aportante.El registrado en el campo 3 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 5 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla de la Resolución 2145 de 2006.
81238238NDígito de verificación aportanteEl registrado en el campo 4 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 6 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla de la Resolución 2145 de 2006.
91239239NNaturaleza jurídica del aportanteEl registrado en el campo 8 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones el valor es cero.
101240240ATipo de personaEl registrado en el campo 9 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco.
1110241250ACódigo de la sucursal o de la dependenciaEl registrado en el campo 5 del artículo 3 de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla de la Resolución 2145 de 2006.
121251251AClase de aportante.Es el registrado en el campo 7 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones
Para el caso de pagadores de pensiones se registra “P”.
131252252AForma de presentación.Es el registrado en el campo 10 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla de la Resolución 2145 de 2006.
1410253262AFecha inicio concordato, reestructuración, liquidación o cese de actividadesEl registrado en el campo 25 definido en el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
151263263NTipo de acciónEl registrado en el campo 26 definido en el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero
1610264273AFecha en que terminó actividades comerciales,El registrado en el campo 27 definido en el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
1710274283AFecha de matrícula mercantil (AAAA-MM-DD)Es el registrado en el campo 31 del artículo 2º de la Resolución 3251 de 2011 que modificó el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
182284285ACódigo del departamento matrícula mercantilEs el registrado en el campo 32 del artículo 2º de la Resolución 3251 de 2011 que modificó el artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
191286286NTipo de aportante.El registrado en el campo 30 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 y sus modificaciones.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 16 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla de la Resolución 2145 de 2006.
207287293APeriodo de pago del aportante para el sistema de salud.El registrado en el campo 15 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 11 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
216294299ACódigo de la ARPEl registrado en el campo 13 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
221300300ATipo de planillaEl registrado en el campo 7 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se retorna el valor definido en el campo 18 “Tipo de planilla pensionado” de esta resolución.
2310301310AFecha de pago de la planilla asociada a esta planilla (AAAA-MM-DD).El registrado en el campo 9 del definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco.
2410311320AFecha de pago (AAAA-MM-DD)El registrado en el campo 17 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 13 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006
2510321330ANº de la planilla asociada a esta planillaEl registrado en el campo 8 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco.
2610331340ANúmero de radicación o de la planilla integrada de liquidación de aportes.El registrado en el campo 16 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008, transformado a alfanumérico y justificado a la izquierda.
Para en caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 12 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
271341341NModalidad de la planillaEl registrado en el campo 2A definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero.
284342345NDías de moraEl valor lo debe calcular el operador de información de acuerdo con la fecha de pago de la planilla.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero
2915346360NTotal cotización obligatoriaEs la sumatoria del campo 8 de los registros tipo 3 de esta planilla.
3015361375NTotal intereses de mora cotización obligatoriaEs la sumatoria del campo 10 de los registros tipo 3 de esta planilla.
3115376390NTotal UPC adicionalEs la sumatoria del campo 11 de los registros tipo 3 de esta planilla.
3215391405NIntereses de mora cotización UPC adicionalEs la sumatoria del campo 12 de los registros tipo 3 de esta planilla.
338406413NNúmero de registros de salida tipo 2El contenido de este campo lo debe calcular el operador de información y corresponde a la cantidad de registros tipo 2 liquidación detallada incluidos para esta planilla.
341414414AAportante exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud - Ley 1607 de 2012El registrado en el campo 33 del archivo tipo 1, definido en el artículo 1º de la Resolución 1300 de 2013.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco.
Total414     

PAR. 1º—Por cada planilla debe existir un registro tipo 1.

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 4º—Modifícase el artículo 17 de la Resolución 610 de 2012, modificado por el artículo 20 de la Resolución 3214 de 2012, el cual, quedará así:

“ART. 17.—Estructura del registro tipo 2 - Liquidación detallada planilla. Este registro contiene la información de cada uno de los cotizantes reportados en la planilla que deberá ser igual al número de registros de salida tipo 2 de que trata el campo 29 del artículo 16 de la presente resolución, así:

Campo Long PosiciónTipoDescripción Validaciones y origen de los datos
Inicio Fin
1818NNúmero del registroEs el número del registro.
2199NTipo de registroDebe ser 2 para este caso.
381017NNúmero secuencial de planillaDebe iniciar en 0000002 y ser secuencial para el resto de registros de la planilla.
421819NCódigo del operadorEs el código del operador de información por donde se realizó el pago de la planilla. Registrado en el campo 21 del artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 17 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
5102029ANúmero de radicación o de la planilla integrada de liquidación de aportesEl registrado en el campo 16 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008, transformado a alfanumérico y justificado a la izquierda.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 12 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
673036APeriodo de pago del aportante para el sistema de salud AAAA-MM.El registrado en el campo 15 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008. Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 11 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
7103746AFecha de pago (AAAA-MM-DD)El registrado en el campo 17 definido en el artículo 7º de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 13 del registro tipo 1 - encabezado - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
864752ACódigo de la EPS o EOC.El Registrado en el campo 33 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 32 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
9165368ANúmero de identificación (NIT) de la EPS o EOC.Debe ser el número del NIT de la administradora correspondiente
1016969NDígito de verificación del NIT.Debe ser el dígito de verificación del NIT de la administradora correspondiente.
11167085NSerial cotizante o pensionado principalSerial asignado en BDUA a cada afiliado.
Campo 1 del artículo 11 de la Resolución 610 de 2012
1288687ATipo documento del cotizante o pensionado principal.El registrado en el campo 3 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
131688103ANº de identificación del cotizante o pensionado principal.El registrado en el campo 4 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
1416104119NSerial beneficiario UPC adicionalSerial asignado en BDUA a cada afiliado.
Campo 1 del artículo 11 de la Resolución 610 de 2012, correspondiente al cruce realizado con la información de tipo y número de identificación del beneficiario UPC adicional.
152120121ATipo documento del beneficiario UPC adicional.El registrado en el campo 3 A definido en el artículo 16 de la presente resolución, cuando el tipo de cotizantes es 40.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 7A definido en el artículo 6º de la presente resolución, cuando el tipo de pensionado es 9.
Es obligatorio en caso de reportar un beneficiario de UPC adicional.
1616122137ANº de identificación del beneficiario UPC adicional.El registrado en el campo 4 A definido en el artículo 16 de la presente resolución, cuando el tipo de cotizantes es 40.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 8 A definido en el artículo 6º de la presente resolución, cuando el tipo de pensionado es 9.
Es obligatorio en caso de reportar un beneficiario de UPC adicional.
172138139NTipo de cotizanteCuando la clase de aportante definida en el campo 7 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 es diferente de D, se tomará el registrado en el campo 5 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Cuando la clase de aportante definida en el campo 7 del artículo 3º de la Resolución 1747 de 2008 es D, se modificará el valor de salida de este campo así:
Valor campo 5 Valor salida
148
1249
1950
Cuando el tipo de cotizante es 40 “Beneficiario UPC adicional”, se deben diligenciar los siguientes campos de este tipo de registro:
11Serial cotizante principal
12Tipo documento del cotizante principal.
13Nº de identificación del cotizante principal.
14Serial beneficiario UPC adicional
15Tipo documento del beneficiario UPC adicional.
16Nº de identificación del beneficiario UPC adicional.


Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero.
182140141NSubtipo de cotizanteEl registrado en el campo 6 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en cero.
191142142NTipo de pensionadoSolo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 17 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla Resolución 2145 de 2006.
Cuando el tipo de pensionado es 9 “Beneficiario UPC adicional”, se deben diligenciar los siguientes campos de este tipo de registro:
11Serial cotizante principal
12Tipo documento del cotizante principal.
13Nº de identificación del cotizante principal.
14Serial beneficiario UPC adicional
15Tipo documento del beneficiario UPC adicional.
16Nº de identificación del beneficiario UPC adicional.

De lo contrario se deja en cero.
202143144NTipo de pensiónSolo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 9 del registro tipo 2- “Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
De lo contrario se deja en cero.
211145145APensión compartidaSolo para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 10 del registro tipo 2- “Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
De lo contrario se deja en blanco.
221146146AExtranjero no obligado a cotizar a pensiones.El registrado en el campo 7 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se debe dejar en blanco.
231147147AColombiano residente en el exteriorEl registrado en el campo 8 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 18 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
242148149NCódigo del departamento de la ubicación laboralEl registrado en el campo 9 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 19 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
253150152NCódigo del municipio de la ubicación laboralEl registrado en el campo 10 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 20 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
2620153172APrimer apellidoEl registrado en el campo 11 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 3 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
2730173202ASegundo apellido.El registrado en el campo 12 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 4 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
2820203222APrimer nombre.El registrado en el campo 13 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 5 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
2930223252ASegundo nombre.El registrado en el campo 14 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 6 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
301253253AING: ingresoEl registrado en el campo 15 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 22 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
311254254ARET: retiroEl registrado en el campo 16 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 23 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
321255255ATDE: traslado de otra administradora.El registrado en el campo 17 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 24 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
331256256ATAE: traslado a otra administradora.El registrado en el campo 18 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 25 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
341257257AVSP: variación permanente de salario.El registrado en el campo 21 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 28 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
351258258AVST: variación transitoria del salario.El registrado en el campo 23 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
361259259ASLN: suspensión temporal del contrato de trabajo y licencias no remuneradas.El registrado en el campo 24 definido en el artículo 8º de la Resolución 610 de 2012.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 29 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
371260260AVAC: vacaciones.El registrado en el campo 27 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
382261262NDías cotizados.El registrado en el campo 37 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 37 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
Cuando en el campo 38 “Valor de la UPC adicional.”, del registro tipo 2 “estructura del registro tipo 2 - liquidación detallada planilla” definido en este artículo sea mayor que cero, el valor de días cotizados debe ser 30.
399263271NSalario básico.El registrado en el campo 40 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 39 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
409272280NIngreso base cotización.El registrado en el campo 43 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 39 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
417281287NTarifa.El registrado en el campo 54 definido en el artículo 14 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 48 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
429288296NCotización obligatoria.El registrado en el campo 55 definido en el artículo 14 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 49 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
439297305NValor de la UPC adicional.El registrado en el campo 56 definido en el artículo 14 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones es el definido en el campo 50 del registro tipo 2-“Liquidación detallada de aportes” - literal B
Descripción detallada de la planilla, Resolución 2145 de 2006.
Es obligatorio en caso de reportar un beneficiario de UPC adicional.
441306306ACorrecciones.El registrado en el campo 22 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
451307307ASalario integral.El registrado en el campo 41 definido en el artículo 10 de la Resolución 1747 de 2008.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
461308308ACotizante exonerado de pago de aporte de parafiscales y salud - Ley 1607 de 2012El registrado en el campo 74 del registro tipo 2 del archivo tipo 2 definido en el artículo 3º de la Resolución 1300 de 2013.
Para el caso de pagadores de pensiones se deja en blanco
TOTAL 308      

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 5º—Modifícase el artículo 4º de la Resolución 2358 de 2006, modificado por el artículo 3º de la Resolución 2947 del mismo año, el cual, quedará así:

“(...)

a) Anexo técnico de afiliados a pensiones: deberá remitirse el viernes de cada semana.

Las administradoras de fondos de pensiones, deberán descargar los archivos de inconsistencias generados por el registro único de afiliados - RUAF, corregir dichas inconsistencias y enviarlas corregidas en el transcurso de la siguiente semana del reporte de las novedades periódicas.

(...)”.

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 6º—Adóptense como parte integral de la presente resolución, los anexos técnicos del registro único de afiliados - RUAF relacionados a continuación, contentivos de las especificaciones y estructuras de los archivos a reportar por cada una de las administradoras de los diferentes subsistemas, así:

Anexo técnico 1 de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones

Anexo técnico 2 de cesantías: subsistema de cesantías

Anexo técnico 3 de riesgos laborales: subsistema de seguridad social en riesgos laborales

Anexo técnico 4 pagador de pensiones: subsistema de seguridad social en pensiones - entidades pagadoras de pensiones

Anexo técnico 5 de subsidio familiar: subsistema de subsidio familiar

Anexo técnico 6 de asistencia social: subsistema de asistencia social y subsistema de parafiscales.

(Nota: Véase Resolución 3796 de 2014 artículo 2° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 7º—(Modificado).* Vigencia y derogatorias. Lo dispuesto en la presente resolución regirá así: los artículos 1º y 2º a partir del 1º de noviembre de 2013; los artículos 3º y 4º a partir del 1º de enero de 2014 y los artículos 5º y 6º, a más tardar el 31 de octubre de 2013. Esta resolución modifica los artículos 11 de la Resolución 610 de 2012, 12, 16 y 17 de la misma resolución, modificados por los artículos 16, 19 y 20 de la Resolución 3214 de 2012 y el artículo 4º de la Resolución 2358 de 2006, modificado por el artículo 3º de la Resolución 2947 del mismo año y deroga la Resolución 4316 de 2006.

*(Nota: Modificado por la Resolución 4268 de 2013 artículo 1º del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Modificado el plazo del presente artículo por la Resolución 1024 de 2014 artículo 1º del Ministerio de Salud y Protección Social)

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de septiembre de 2013.

(Nota: Véase Resolución 5094 de 2013 artículo 6° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 3796 de 2014 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexo 1

Anexo técnico de afiliados a pensiones

Estructura y especificación de los archivos

Datos que las administradoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y el de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de los archivos maestros

Sigla Descripción Longitud
MPArchivo maestro de afiliados a pensiones.2
NPArchivo maestro de novedades de afiliados a pensiones.2
NPEArchivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - pensiones (P)1
CODENTIDADCódigo de la entidad de pensiones que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a pensionesPMPCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a pensionesPNPCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportantePNPECODENTIDADAAAAMMDD 18

Estructura del archivo maestro de afiliados a pensiones

El archivo maestro de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial, así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a pensiones.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (...).

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
17Código administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8 
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNO
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNO
7Primer apellido20Ver glosario
8Segundo apellido30NONO
9Primer nombre20
10Segundo nombre30NONO
11Departamento residencia2Ver glosarioNO
12Municipio residencia3Ver glosarioNO
15Fecha efectiva de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
16Afiliación subsidiada1Ver glosario
17Código administradora6 
18Código tipo de cotizante2Ver glosario
39Afiliado cesante1Ver glosarioNO
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioNONO
20Número de identificación del aportante17 NONO
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNONO
22Razón social del aportante150Ver glosarioNONO
23Clase de aportante1Ver glosarioNO
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNO
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNONO
27Estado de la afiliación1Ver glosario
28Al día1Ver glosario
34Código de la administradora desde donde se traslada6Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras.  
40Traslado1Ver glosarioNONO

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su documento de identidad, los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Los campos 19, 20 y 22 no serán obligatorios si el campo 39 (afiliado cesante) viene en valor S.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de ellos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados.

Para las novedades de creación de nuevos afiliados que tengan más de un aportante, la entidad solo debe reportar un registro al archivo maestro de afiliados diligenciando la totalidad de los campos con un aportante, los demás aportantes los debe reportar en el maestro de novedades con la novedad P07.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Estructura archivo de novedades de afiliados a pensiones

El archivo de novedades de afiliados a pensiones está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a pensiones utilizando la estructura del archivo maestro de afiliados y el nombre del archivo maestro de afiliados a pensiones. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a pensiones.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a pensiones”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una afiliación tenga más de un tipo de novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
17Código de la administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
17Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido20Ver glosario 
8Segundo apellido30NO 
9Primer nombre20 
10Segundo nombre30NO 
 Código de la novedad3Ver “códigos de novedades de afiliados a pensiones” 
 Valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a pensiones” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Valor 2  
 Valor 3  
 Valor 4  
 Valor 5  
 Valor 6  
 Valor 7  
 Valor 8  
 Valor 9  
 Valor 10  
 Valor 11  
 Valor 12  
 Valor 13  
 Valor 14  
 Valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a pensiones

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
P01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
P02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
P03Modificar afiliación a pensiones15, 16Modificar la información de la afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
P04Retirar o trasladar afiliación a pensiones30, 31, 32, 33, 34Retirar afiliación a pensiones en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 30, 31 y 33.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva, se deben diligenciar los campos 30, 31 y 32.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 30, 31, y 34.
Si el caso es por anulación o retracto se deben diligenciar los campos 30, 31.
Si el caso es por “anulación por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde el “campo 30” corresponde a la fecha de la aplicación del proceso de marcación.
Si el caso es por “cedido por multiafiliación” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de fin de la vigencia.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar los campos 30 y 31, donde la fecha “campo 30” corresponde a la fecha de la sustitución de administradora.
Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “campo 30” debe corresponder a la fecha de la fusión de las administradoras.
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 30 y 31 donde la fecha “campo 30” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la administradora.
P07Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Asociar otro aportante a una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 18, 19, 20, 21 y 22 son obligatorios
P08Modificar aportante de una afiliación a pensiones18,19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26Modificar información de un aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 21, 22 son obligatorios.
P09Desvincular aportante de una afiliación a pensiones19, 20, 21, 22, 29Desvincular aportante de una afiliación a pensiones en la base de datos RUAF.
Los campos 19, 20, 21 y 29 son obligatorios.
Sí el aportante que se desvincula es el único activo de la afiliación se debe enviar esta novedad junto con la novedad P04.

Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

El archivo de novedades P05 y P06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente en el periodo donde haya cambiado el estado de la afiliación o al día y en mora respecto al periodo anterior.

Para el reporte del estado de la afiliación, se deberá enviar un registro con código de novedad P05 y para el reporte de la novedad de si el aportante está al día o en mora, se debe enviar un registro para el aportante que tenga la afiliación, con el código de novedad P06.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
17Código de la administradora6Ver glosario
35Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
36Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
17Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido20Ver glosario 
8Segundo apellido30NO 
9Primer nombre20 
10Segundo nombre30NO 
 Código de la novedad3P05
P06
Solo pueden ser los códigos P05 o P06.
27Estado de la afiliación1Ver glosarioNOEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P05
19Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioCampos obligatorios
20Número de identificación del aportante17Ver glosario 
21Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNOCampo no obligatorio
22Razón social del aportante150Ver glosarioCampo obligatorio
28Al día1Ver glosarioNOEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es P06

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del campo Longitud Tipo Valor permitido
0Tipo de registro1N1 - registro de control
2 - registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
CD - carné diplomático
PA - pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - masculino
F - femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras
8Segundo apellido30A
9Primer nombre20A
10Segundo nombre30A
11Departamento residencia2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
15Fecha efectiva de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD
Esta fecha corresponde a la fecha de la selección.
16Afiliación subsidiada1AS - sí recibe subsidio
N - no recibe subsidio
17Código administradora6A 
18Código tipo de cotizante2N1 - dependiente
2 - empleada doméstica
3 - independiente
4 - madre comunitaria
16 - independiente agremiado o asociado
17 - empleado con requisitos cumplidos para pensión
30 - dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 - cooperados de cooperativas de trabajo asociado
32 - cotizante carrera diplomática o consular o funcionarios de organismos multilateral
19Tipo de identificación del aportante2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
NI - número de identificación tributaria
CD - carné diplomático
20Número de identificación del aportante17A 
21Dígito de verificación del aportante1N0-9
22Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
23Clase de aportante1AA. Aportante con 200 o más cotizantes
B. Aportante con menos de 200 cotizantes
C. Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D. Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
I Independiente
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
27Estado de la afiliación1N1. Activo cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que efectuaron la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, correspondientes a aportes del mes que se paga, no a aportes de periodos en mora.
2. Activo no cotizante: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta, pero que sí han hecho por lo menos una cotización en los últimos seis meses.
3. Inactivo: son aquellos afiliados no pensionados que por alguna razón por ellos no se efectuó la cotización obligatoria en por lo menos los últimos seis meses.
28Al día1N1 - al día
2 - en mora
29Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro o traslado de administradora10AAAAA-MM-DD
31Causa del retiro o traslado1N0 - Anulado por multiafiliación
1 - pensión
2 - devolución de saldos
3 - indemnización sustitutiva
4 - traslado de régimen
5 - traslado de administradora mismo régimen
6 - fallecimiento
7 - anulación
8 - retracto
9 - cedido por multiafiliación
10 - afiliación por el empleador
11 - duplicidad en la identificación
12 - sustitución
13 - fusión
32Fecha de reconocimiento de la pensión, devolución de saldos o indemnización sustitutiva10AAAAA-MM-DD
33Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
34Código de la administradora a la que se traslada6ACódigo utilizado para indicar en el caso de traslado, la administradora de destino.
Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen
Es obligatorio cuando en el campo 40 el valor es sí
35Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
36Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
37Total de registros relacionados en el archivo8N 
38Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a pensiones”
39Afiliado cesante1AS- si el afiliado se encuentra cesante debido a que no tiene ningún vínculo laboral.
N- si el afiliado no se encuentra cesante.
40Traslado1N1. SÍ
2. NO
Este campo solo se diligencia si la creación de afiliación corresponde a un traslado de afiliados entre administradoras o por cambio de régimen

Anexo 2

Anexo técnico cesantías

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de cesantías deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestros afiliados y de novedades a cesantías

Sigla Descripción Longitud
MCEArchivo maestro de afiliados a cesantías.3
NCEArchivo maestro de novedades de afiliados a cesantías.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - cesantías (E)1
CODENTIDADCódigo de la entidad de Cesantías que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a cesantías

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a cesantíasEMCECODENTIDADAAAAMMDD 18
Maestro de novedades de afiliados a cesantíasENCECODENTIDADAAAAMMDD 18

Estructura del archivo maestro de afiliados a cesantías

El archivo maestro de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a cesantías.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro11
14Código administradora6Ver glosario
32Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
33Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNO
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNO
7Primer apellido20Ver glosario
8Segundo apellido30NONO
9Primer nombre20
10Segundo nombre30NONO
11Departamento residencia2Tabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANENO
12Municipio residencia3Tabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANENO
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAA-MM-DD
14Código administradora6 
15Código tipo de afiliado2Ver glosario
16Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
17Número de identificación del aportante17 
18Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNONO
19Razón social del aportante150Ver glosario
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNO
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNO
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAA-MM-DDNO
23Clase de aportante1Ver glosarioNONO
24Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNO
25Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO
26Estado de la afiliación1Ver glosario
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAA-MM-DDNONO
28Último periodo de pago del aportante a la administradora7Ver glosarioNONO

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Estructura archivo de novedades de afiliados a cesantías

El archivo de novedades de afiliados a cesantías está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a cesantías utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a cesantías. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de régimen o traslado de administradora del mismo régimen, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a cesantías.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a cesantías”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
14Código de la administradora6Ver glosario
32Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
33Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
14Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
7Primer apellido20Ver glosario 
8Segundo apellido30NO 
9Primer nombre20 
10Segundo nombre30NO 
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a cesantías” 
 Nuevo valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a cesantías ” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a cesantías

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
E01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
E02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
E03Modificar afiliación a cesantías13, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25Modificar la información de la afiliación a cesantías en la base de datos RUAF.
Los campos 16, 17 y 19 son obligatorios.
E04Retirar o trasladar afiliación a cesantías16, 17, 18, 29, 30, 31Retirar afiliación a cesantías en la base de datos RUAF en los casos de fallecimiento o por traslado de administradora.
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29, 30 y 31.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 16, 17, 18, 29 y 30.
E05Modificar estado de la afiliación del afiliado16, 17, 18, 26Modificar el atributo estado de la afiliación en la base de datos RUAF.
E06Pago cotizaciones a una afiliación a cesantías16, 17, 18, 27, 28Registrar el pago de cotizaciones a una afiliación a cesantías.

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a cesantías, o novedades de actualización, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social RUAF a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del campo Longitud Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 - registro de control
2 - registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - masculino
F - femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras
8Segundo apellido30A
9Primer nombre20A
10Segundo nombre30A
11Departamento residencia2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Fecha de afiliación a la administradora10AAAAA-MM-DD
14Código administradora6A 
15Código tipo de afiliado1N1. Dependiente
2. Independiente
3. Voluntario
16Tipo de identificación del aportante2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
NI - número de identificación tributaria
17Número de identificación del aportante17A 
18Dígito de verificación del aportante1N0-9
19Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
20Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
21Fecha inicial del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
22Fecha final del contrato con el aportante10AAAAA-MM-DD
23Clase de aportante1AA. Aportante con 200 o más cotizantes
B. Aportante con menos de 200 cotizantes
C. Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D. Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
(sic) I. Independiente
24Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
26Estado de la afiliación1N1. Afiliado con saldo a favor
2. Cuenta cancelada
3. Cuenta con saldo cero
27Fecha de último pago del aportante a la administradora10AAAAA-MM-DD
28Último periodo de pago del aportante a la administradora7AFormato : AAAA
AAAA : año a reportar
29Tipo de retiro de la administradora1N1. Traslado de administradora
2. Fallecimiento
30Fecha de retiro de la administradora10AAAAA-MM-DD
31Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
32Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
34Total de registros relacionados en el archivo8N 
35Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “nombres de archivos maestros y de novedades de afiliados a cesantías”

Anexo 3

Anexo técnico de afiliados a riesgos laborales

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de riesgos laborales suministran al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestros de afiliados y de novedades a riesgos laborales

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla Descripción Longitud
MRArchivo maestro de afiliados a riesgos laborales.2
NRArchivo maestro de novedades de afiliados a riesgos laborales.2
NREArchivo maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - riesgos laborales (R)1
CODENTIDADCódigo de la entidad de riesgos laborales que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos laborales

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a riesgos laboralesRMRCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a riesgos laboralesRNRCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportanteRNRECODENTIDADAAAAMMDD 18

Estructura del archivo maestro de afiliados a riesgos laborales

El archivo maestro de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
10Código administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO
5Primer apellido20Ver glosario
6Segundo apellido30NONO
7Primer nombre20
8Segundo nombre30NONO
9Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
10Código administradora6 
11Código tipo de cotizante2Ver glosario
12Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado7Ver glosario
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
14Número de identificación del aportante17 
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNONO
16Razón social del aportante150Ver glosario
17Clase de aportante1Ver glosarioNO
18Código de ocupación del afiliado4 NO
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNO
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNO
22Al día1Ver glosario
32Subtipo de cotizante2Ver glosarioNONO
33Modalidad1Ver glosarioNONO

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Para el cargue inicial, si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del archivo maestro de afiliados. Para las novedades de creación de nuevos afiliados, cuando estos tengan más de un aportante se enviará un solo registro por afiliado con un aportante y la novedad R06 para los otros aportantes.

Si el afiliado es tipo de cotizante independiente, la información del aportante debe corresponder a la agremiación, la asociación o el contratista.

Estructura archivo de novedades de afiliados a riesgos laborales

El archivo de novedades de afiliados a riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos afiliados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a riesgos laborales utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a riesgos laborales. Igualmente, cuando se produce una nueva afiliación como consecuencia de un traslado de administradora, deberá reportarse la creación de la nueva afiliación enviando el archivo maestro de afiliados.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a riesgos laborales”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
10Código de la administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir el registro control
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
10Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido20Ver glosario 
6Segundo apellido30NO 
7Primer nombre20 
8Segundo nombre30NO 
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a cesantías” 
 Nuevo valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a cesantías ” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a cesantías

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
R01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8,Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
R02Modificación identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
R03Modificar afiliación a riesgos laborales9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 32, 33Modificar la información de la afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF.
Los campos 13, 14 y 16 son obligatorios.
R04Retirar o trasladar afiliación a riesgos laborales13, 14, 15, 23, 24, 25, 26, 27Retirar afiliación a riesgos laborales en la base de datos RUAF en los siguientes casos:
Si el caso es por fallecimiento se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 27.
Si el caso es por reconocimiento de pensión, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24, 25 y 26.
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 23, 24, y 25.
Si el caso es por traslado de administradora se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por traslado por contrato de cesión se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por multiafiliación del aportante, se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25.
Si el caso es por “sustitución” se deben diligenciar se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “campo 24” corresponde a la fecha de sustitución de la empresa o la administradora.
Si el caso es por “fusión” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la fusión de la empresa o la administradora
Si el caso es por “liquidación” se deben diligenciar los campos 13, 14, 15, 24 y 25, donde la fecha “Campo 24” debe corresponder a la fecha de la liquidación de la empresa o la administradora

Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

La novedad R05 (cambio del estado de la afiliación) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante no se requiere por lo tanto no se debe enviar. El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.

La novedad R06 (al día del aportante) que se reporta a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, solamente se debe enviar en el periodo donde haya cambiado el estado al día o en mora respecto al periodo anterior.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
10Código de la administradora6Ver glosario
28Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
29Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir el registro control
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
10Código administradora6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17  
5Primer apellido20Ver glosario 
6Segundo apellido30NO 
7Primer nombre20 
8Segundo nombre30NO 
 Código de la novedad3R06Solo pueden ser código R06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNOLa novedad R05 no se requiere por lo tanto no se debe enviar.
El cambio de estado de activo a inactivo se da al aplicar la novedad de retiro R04.
13Tipo de identificación del aportante2Ver glosarioCampos obligatorios
14Número de identificación del aportante17Ver glosario
15Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNOCampo no obligatorio
16Razón social del aportante150Ver glosarioCampo obligatorio
22Al día1Ver glosarioNOEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es R06

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a riesgos laborales, novedades de actualización, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF, a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del campo Longitud Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 - registro de control
2 - registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD- carné diplomático
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - masculino
F - femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras
6Segundo apellido30A
7Primer nombre20A
8Segundo nombre30A
9Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
10Código administradora6A 
11Código tipo de cotizante2N1 - dependiente
2 - empleada doméstica
3 - independiente
16 - independiente agremiado o asociado
19 - aprendices del SENA etapa productiva
20 - estudiantes régimen especial
21 - estudiante de posgrado en salud
30 - dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31 - cooperados de cooperativas de trabajo asociado
12Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado7NDe acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
13Tipo de identificación del aportante2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
NI - número de identificación tributaria
14Número de identificación del aportante17A 
15Dígito de verificación del aportante1N0-9
16Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
17Clase de aportante1AA. Aportante con 200 o más cotizantes
B. Aportante con menos de 200 cotizantes
C. Aportante Mipyme que se acoge a Ley 590 de 2000
D. Aportante beneficiario de la Ley de Formalización y Generación de Empleo (L. 1429/2010)
I. Independiente
18Código de ocupación del afiliado4NTabla CIUO 88 A.C.
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1. Activo
2. Inactivo
22Al día1N1. Al día
2. En mora
23Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
24Fecha de retiro o traslado10AAAAA-MM-DD
25Causa del retiro o traslado1N1. Pensión
2. Desvinculación del trabajador con el aportante
3. Traslado del aportante a otra ARP
4. Fallecimiento
5. Traslado por contrato de cesión
6. Por multiafiliación del aportante
7. Por sustitución de la empresa
8. Por fusión de la empresa
9. Por liquidación de la empresa
10. Por sustitución de la administradora
11. Por fusión de la administradora
12. Por liquidación de la administradora
26Fecha de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
27Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
28Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
29Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
30Total de registros relacionados en el archivo8N 
31Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a riesgos laborales”
32Subtipo de cotizante2N9. Cotizante pensionado con mesada pensional superior a los 25 salarios mínimos
10. Independiente con contrato de prestación de servicios
El valor 10 aplica solamente cuando el tipo de cotizante es independiente
33Modalidad1N1. Teletrabajador
2. Voluntariado
Teletrabajador aplica dando cumplimiento al Decreto 884 de 2012

Anexo 4

Anexo técnico de pagadores de pensiones

Estructura y especificación de los archivos maestro y de novedades

Datos que las entidades pagadoras de pensiones deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las pagadoras de pensiones deberán enviar los archivos maestros de pensionados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos de pensionados

Sigla Descripción Longitud
MPEArchivo maestro de pensionados.3
NPEArchivo maestro de novedades de pensionados.3
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - pensionados (N)1
NITEMPRESANIT de la empresa que reporta la información incluido el dígito de verificación10
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de pensionadosNMPENITEMPRESAAAAMMDD 22
Maestro de novedades de pensionadosNNPENITEMPRESAAAAMMDD 22

Estructura del archivo maestro de pensionados

El archivo maestro de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los pensionados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos pensionados.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
22Número de identificación del pagador de pensiones17 
39Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
40Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
42Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del causante2Ver glosarioNO
2Número de identificación del causante17 NO
3Primer apellido del causante20Ver glosarioNO
4Segundo apellido del causante30NONO
5Primer nombre del causante20NO
6Segundo nombre del causante30NONO
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosario
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17 
9Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1Ver glosario
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAA-MM-DDNO
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNO
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNO
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20Ver glosario
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30NONO
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30NONO
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2Ver glosarioNONO
18Municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3Ver glosarioNONO
19Pensionado residente en el exterior1Ver glosarioNO
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior1Ver glosarioNO
21Tipo de identificación del pagador de pensiones2Ver glosario
22Número de identificación del pagador de pensiones17 
23Dígito de verificación del pagador de pensiones1Ver glosarioNONO
24Razón social del pagador de pensiones150Ver glosario
25Código del tipo o de la modalidad pensión o de otra prestación con pago único2Ver glosario
26Tipo de pensionado1Ver glosario
43Modalidad de pensión2Ver glosario
44Pensión compartida1Ver glosario
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10 NO
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión o de otra prestación con pago único10AAAA-MM-DDNO
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAA-MM-DDNO
30Fecha de suspensión de pago de la mesada pensional10AAAA-MM-DDNONO
31Causa de la suspensión del pago de la mesada pensional2Ver glosarioNONO
32Mesada pensional10Ver glosario
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7Ver glosarioNO
34Porcentaje de la pérdida de capacidad laboral para incapacidad permanente parcial7Ver glosarioNONO
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez7Ver glosarioNONO

Los campos del causante (1 al 6 en el glosario) son obligatorios para cargues periódicos de información.

Si el tipo de pensión es por sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser diferentes.

Si el tipo de pensión es diferente a sustitución y no corresponde a un pago único, los datos del causante con respecto a los datos del pensionado o beneficiario deben ser iguales.

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el causante, el pensionado o el beneficiario, de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

Los campos departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único y municipio residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único no serán obligatorios si en el campo 19 (pensionado residente en el exterior) viene el valor S.

En el campo valor de la mesada pensional se reportará el valor de la mesada pensional o el valor del pago único como corresponda.

En el campo porcentaje de ingreso base de liquidación, para los casos de sustitución pensional se debe reportar el porcentaje de la mesada pensional correspondiente a cada beneficiario.

Si un pensionado tiene más de un pagador de pensiones, cada una de las pagadoras debe reportar un registro, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de pensionados.

Estructura archivo de novedades de pensionados

El archivo de novedades de pensionados está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos pensionados

Las pagadoras de pensiones deben reportar periódicamente la inclusión de nuevos pensionados utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de pensionados. Igualmente, cuando se incluye un nuevo pensionado como consecuencia de un traslado, la pagadora a donde se traslada deberá reportarlo como una nueva inclusión en el maestro de pensionados.

Novedades de actualización

La información de los pensionados reportados a través del archivo maestro de pensionados deberá ser actualizada por las pagadoras de pensiones mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de pensionados.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de pensionados”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando un pensionado tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
22Número de identificación del pagador de pensiones6Ver glosario
39Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
40Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
42Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
21Tipo de identificación del pagador de pensiones2Ver glosario 
22Número de identificación del pagador de pensiones17  
23Dígito de verificación del pagador de pensiones1Ver glosarioNO 
7Tipo de identificación del pensionado o beneficiario2Ver glosario 
8Número de identificación del pensionado o beneficiario17  
13Primer apellido del pensionado o beneficiario20Ver glosario 
14Segundo apellido del pensionado o beneficiario30Ver glosarioNO 
15Primer nombre del pensionado o beneficiario20Ver glosario 
16Segundo nombre del pensionado o beneficiario30Ver glosarioNO 
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de pensionados” 
 Nuevo valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de pensionados” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de pensionados

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las pagadoras de pensiones de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los pensionados. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para pensionados existentes en el registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Cód. Nov. Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
N01Modificar datos de persona de pensionado o beneficiario9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18.Modificar la información de un pensionado o beneficiario que se encuentra en la base de datos RUAF.
N02Modificación identificación de pensionado o beneficiario7, 8Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
N03Modificar pensión19, 20, 25, 26, 27, 28, 43, 44Modificar la información de la pensión en la base de datos RUAF.
N04Modificar pago pensión29, 32, 33, 34, 35Modificar la información del pago de la pensión en la base de datos RUAF.
N05Modificar datos del causante de la pensión1, 2, 3, 4, 5, 6Modificar la información del causante de la pensión
N06Suspensión del pago de mesada pensional30, 31Suspender el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.
N07Retirar pensión36, 37, 38Retirar una pensión en la base de datos RUAF.
N08Reactivación del pago de mesada pensional30, 31Reactiva el pago de la mesada pensional a un pensionado en la base de datos RUAF.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las pagadoras de pensiones deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF, a través de los archivos maestros de pensionados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cod, en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del campo Tamaño Tipo Valor permitido
0Tipo de registro1N1 - registro de control
2 - registro de detalle
1Tipo de identificación del causante2ARC - registro civil
TI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
2Número de identificación del causante17A 
3Primer apellido del causante20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras
4Segundo apellido del causante30A
5Primer nombre del causante20A
6Segundo nombre del causante30A
7Tipo de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2ARC - registro civil
TI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
8Número de identificación del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único17A 
9Código género del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único1AM - masculino
F - femenino
10Fecha de nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único10AAAAA-MM-DD
11Departamento nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio nacimiento del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Primer apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras
14Segundo apellido del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30A
15Primer nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único20A
16Segundo nombre del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único30A
17Departamento residencia del pensionado o del beneficiario para los casos de pago único2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
18Municipio residencia del pensionado o beneficiario3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
19Pensionado residente en el exterior1AAplica para los pensionados residentes temporalmente en el exterior. “S” si reside en el exterior, “N” si no reside en el exterior.
20Pensionado cuyo pago se sitúa en el exterior.1A“S” si el pago se sitúa en el exterior, “N” si el pago no se sitúa en el exterior.
21Tipo de identificación del pagador de pensiones2ANI - número de identificación tributaria
22Número de identificación del pagador de pensiones17A 
23Dígito de verificación del pagador de pensiones1N0-9
24Razón social del pagador de pensiones150A 
25Código del tipo de pensión o de otra prestación con pago único2N1. Vejez
2. Sobrevivencia vitalicia riesgo común
3. Sobrevivencia temporal riesgo común
4. Sobrevivencia temporal riesgo común, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
5. Sobrevivencia vitalicia por riesgo profesional
6. Sobrevivencia temporal por riesgo profesional
7. Sobrevivencia temporal riesgo profesional, cónyuge o compañera (o) menor de 30 años sin hijos
8. Invalidez por riesgo común
9. Invalidez por riesgos laborales
10. Jubilación
11. Jubilación para compartir
12. Sanción
13. Convencional
14. Convencional para compartir
15. Gracia
20. Devolución de saldos
21. Indemnización sustitutiva
22. Auxilio funerario
23. Indemnización por incapacidad permanente parcial
26Tipo de pensionado1N1. Pensionado del régimen de prima media con tope máximo de pensión.
2. Pensionado del régimen de prima media sin tope máximo de pensión.
3. Pensionado de régimen de ahorro individual. No aplica tope máximo de pensión
4. Pensionado de riesgos laborales. Tope máximo de 20 smlmv.
5. Pensionado por el empleador, con tope máximo de pensión.
6. Pensionado por el empleador, sin tope máximo de pensión.
7. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, con tope máximo de pensión.
8. Pensionado de entidades o universidades públicas con régimen especial en salud, sin tope máximo de pensión
9. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio con tope máximo de pensión.
10. Pensionado del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio sin tope máximo de pensión.
11. Pensionado de entidades con régimen de excepción, con tope máximo de pensión.
12. Pensionado de entidades con régimen de excepción, sin tope máximo de pensión.
27Número de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10N 
28Fecha de la resolución o del acto de reconocimiento de la pensión10AAAAA-MM-DD
29Fecha de inicio de pago pensional10AAAAA-MM-DD
30Fecha de suspensión o reactivación de pago de la mesada pensional10AAAAA-MM-DD
31Causa de la suspensión o reactivación del pago de la mesada pensional2N1. Suspendida por verificación de requisitos - nulidad
2. Suspendida por no cobro
3. Suspendida por doble resolución
4. Reincorporación laboral
5. Revocatoria de resolución
6. Suspendida por no allegar certificados de supervivencia, escolaridad, entre otros.
7. Suspensión por negativa a revisión del estado de invalidez
8. Reactivación - acreditación de requisitos
9. Reactivación por cobro
10. Reactivación por retiro del servicio
11. Reactivación - entrega de certificados
12. Reactivación - revisión del estado de invalidez
13. Reactivación por otras causa.
32Mesada pensional10NValor sin decimales, ni puntos
33Porcentaje de ingreso base de liquidación7NEjemplo:
Valor archivo plano Porcentaje  
1.00000100 % 
0.1000010 % 
0.010001 % 
0.2035020.35 % 
0.6054060.54% 
34Porcentaje de ingreso base de liquidación
7NEjemplo:
Valor archivo plano Porcentaje  
0.3300033 % 
0.1000010 % 
0.050005 % 
0.2035020.35 % 
0.4900049 
35Porcentaje de pérdida de capacidad laboral para invalidez
7N
Ejemplo:
Valor archivo plano Porcentaje  
1.00000100 % 
0.5001050.01% 
0.6600066.00 % 
0.7500075.00 % 
0.6054060.54 % 
36Fecha de retiro de la pensión10AAAAA-MM-DD
37Causa de retiro de la pensión1N1. Traslado de pagador
2. Disminución de la pérdida de capacidad laboral o extinción de pensión (revisión pensión de invalidez)
3. Sentencia judicial
4. Revocatoria
5. Sustitución (sobrevivencia)
6. Retiro por temporabilidad (18 o 25 años, cónyuges menores de 30 años sin hijos por 20 años)
7. Revocatoria de resolución
8. Retirado por muerte
9. Inclusión errónea
10. Sustitución
11. Fusión
12. Liquidación
38Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
39Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
40Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
41Total de registros relacionados en el archivo8N 
42Nombre del archivo (sin extensión .TXT)18AVer tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de pensionados”
43Modalidad de pensión2N1. Retiro programado
2. Retiro programado con renta vitalicia diferida
3. Renta vitalicia inmediata
4. Convencional
5. Convencional para compartir
6. Anticipada
7. Sentencia judicial de origen legal o extralegal
8. Conciliaciones
9. Régimen general.
44Pensión compartida1AS - Si el pensionado a cargo del empleado ya obtuvo el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.
N - Si el pensionado a cargo del empleado no ha obtenido el reconocimiento de la pensión compartida a cargo de la administradora o pagadora de pensiones correspondiente.

Anexo 5

Anexo técnico compensación familiar

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las cajas de compensación familiar deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestro de afiliados, de novedades y de subsidios de compensación familiar

Las cajas de compensación familiar deberán enviar los archivos maestro de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla Descripción Longitud
MCArchivo maestro de afiliados a compensación familiar.2
NCArchivo maestro de novedades de afiliados a compensación familiar.2
MSArchivo maestro de subsidios2
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - compensación familiar (C)1
CODENTIDADCódigo de la caja de compensación familiar que reporta la información6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador8

Nombres de archivos maestros de novedades y de subsidios de compensación familiar

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de afiliados a compensación familiarCMCCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de afiliados a compensación familiarCNCCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de subsidiosCMSCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades del estado de la afiliación y al día del aportanteCNCECODENTIDADAAAAMMDD 18

Estructura del archivo maestro de afiliados a compensación familiar

El archivo maestro de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos afiliados a compensación familiar.

Para el cargue inicial y para los cargues periódicos, en esta estructura se reportarán todos los tipos de afiliados (trabajador afiliado dependiente, trabajador afiliado facultativo, afiliado pensionado, afiliado voluntario, afiliado con exención, afiliado por fidelidad) así como todos los miembros de la población cubierta.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
2Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
3Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
4Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
5Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Oblig. cargue inicial afiliado Oblig. reporte periódico afiliado Oblig. cargue inicial miembro población cubierta Oblig. reporte periódico miembro población cubierta
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
24Tipo de identificación del miem­bro de la población cubierta2Ver glosarioNONO
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17 NONO
3Código género1Ver glosario
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO
5Primer apellido20Ver glosario
6Segundo apellido30NONONONO
7Primer nombre20
8Segundo nombre30NONONONO
9Departamento residencia2Ver glosarioNONO
10Municipio residencia3Ver glosarioNONO
11Fecha de afiliación10AAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6 
13Código tipo de afiliado1Ver glosarioNONO
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosario
15Número de identificación del aportante17 
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNONONONO
17Razón social del aportante150Ver glosario
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAA-MM-DDNONONO
19Departamento de la ubicación laboral2Ver glosarioNONO
20Municipio de la ubicación laboral3Ver glosarioNONO
22Al día1Ver glosarioNONO
23Código tipo de miembro de la población cubierta1Ver glosario
26Código condición beneficiario1Ver glosarioNONONONO
27Código tipo relación con afiliado1Ver glosarioNONO

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene. El campo dígito de verificación del aportante no es obligatorio.

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar un registro por cada uno de estos, diligenciando la totalidad de los campos del maestro de afiliados para el cargue inicial y para las novedades de creación de nuevos afiliados.

Si el tipo de afiliado es trabajador afiliado facultativo, afiliado por fidelidad o afiliado voluntario, la información del aportante debe ser la misma del afiliado.

Para el caso de los afiliados pensionados los datos del aportante deben corresponder a la entidad pagadora de la mesada pensional.

Estructura archivo maestro de subsidios

El archivo maestro de subsidios para afiliados, no afiliados y aportantes está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los subsidios.

Este archivo maestro de subsidios deberá ser enviado por las cajas de compensación familiar, para reportar los subsidios otorgados a los afiliados, no afiliados y los aportantes.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio afiliados Obligatorio no afiliados Obligatorio aportantes
0Tipo de registro12
55Identificador único del subsidio9Ver glosario
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50A quien se otorgó el subsidio1Ver glosario
1Tipo de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar2Ver glosarioNO
2Número de identificación del afiliado o jefe cabeza de hogar17 NO
5Primer apellido20Ver glosarioNO
6Segundo apellido30NONONO
7Primer nombre20NO
8Segundo nombre30NONONO
28Fecha de asignación del subsidio10Ver glosarioNONONO
29Valor del subsidio10Ver glosarioNONO
30Código tipo de subsidio2Ver glosario
31Estado del subsidio1Ver glosario
32Departamento donde recibe el subsidio2Ver glosarioNONO
33Municipio donde recibe el subsidio3Ver glosarioNONO
34Fecha de entrega del último subsidio10Ver glosarioNONO
38Tipo de identificación del beneficiario2Ver glosario
39Número de identificación del beneficiario17 

40Código género del beneficiario1Ver glosarioNO
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAA-MM-DDNO
42Primer apellido del beneficiario20Ver glosarioNO
43Segundo apellido del beneficiario30NONONO
44Primer nombre del beneficiario20NO
45Segundo nombre del beneficiario30NONONO
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2Ver glosarioNONO
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17 NONO
48Dígito de verificación de la identificación de la empresa que recibe el subsidio1 NONONO
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150Ver glosarioNONO

Explicación del reporte de subsidios

Estado de los subsidios

1= otorgado: se refiere al momento en el cual el subsidio es asignado.

2= suspendido: es el periodo en el cual el beneficiario teniendo el derecho no recibe el subsidio debido a condiciones contempladas en la normatividad del programa.

3= pagado: es cuando el beneficiario recibe efectivamente el subsidio.

4= terminado: se registra este estado cuando se realiza el último pago correspondiente, en aquellos subsidios que tienen un ciclo de pago, como es el caso del subsidio de desempleo.

Es de precisar, que en el campo valor del subsidio los valores aceptados serán cero o el valor correspondiente dependiendo del tipo de subsidio.

El campo 28 (fecha de asignación del subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

El campo 34 (fecha de entrega del último subsidio) será obligatorio para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

1. Subsidio de vivienda:

En el subsidio de vivienda deben reportarse los subsidios en estados 1= otorgado y 3 = pagado.

Para reportar el subsidio de vivienda a través del archivo maestro de subsidios se hará de la siguiente manera:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador, dado que este es beneficiario del subsidio.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado y cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto efectivamente entregado al beneficiario. Estos valores deben reportarse una sola vez en el registro que corresponde al afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado otorgado.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha correspondiente al subsidio en estado pagado.

2. Subsidio de desempleo

En el subsidio de desempleo deben reportarse los subsidios en estados 1= otorgado, 2= suspendido, 3 = pagado y 4= terminado.

Para reportar el subsidio de desempleo a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado otorgado es el correspondiente al monto total asignado incluido el monto destinado para inserción laboral y cuando se encuentra en estado pagado o terminado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en el registro correspondiente al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio.

— Por cada beneficiario adicional del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes al jefe cabeza de hogar o persona que recibe el subsidio y en los campos correspondientes la información del beneficiario, que en este caso deberá ser el cónyuge o compañero permanente.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado o terminado.

3. Subsidio cuota monetaria

En el subsidio de cuota monetaria deben reportarse los subsidios en estados 2= suspendido o 3 = pagado.

Para reportar el subsidio de cuota monetaria a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que perciban el subsidio.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

4. Subsidio en especie

El valor de los subsidios en especie que se debe reportar mensualmente corresponde al valor total de todos los subsidios estipulados en el artículo 5º de la Ley 21 de 1982 y en el artículo 3º, parágrafo 2º de la Ley 789 entregados a cada persona.

En el subsidio en especie deben reportarse los subsidios en estados 2= suspendido o 3 = pagado.

Para reportar el subsidio en especie a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario del subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios que percibe el subsidio.

— El campo fecha de asignación del subsidio se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

5. Subsidio de educación

El valor que corresponde al subsidio de educación es el valor diferencial de acuerdo con la categoría respecto a la tarifa particular. Se deben enviar los subsidios de los servicios de educación formal así como los servicios de la educación no formal. No se incluyen en este reporte los subsidios de educación que se otorgan en especie.

En el subsidio de educación deben reportarse los subsidios en estados 1 = otorgado, 2= suspendido o 3 = pagado.

Para reportar el subsidio de educación a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

a) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio es el afiliado trabajador debe enviar un único registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador;

b) Para el caso en el cual quien recibe el subsidio NO es el afiliado trabajador se debe enviar:

— Un registro por el afiliado trabajador y en los campos correspondientes al beneficiario se debe repetir la información del afiliado trabajador.

— Por cada beneficiario que percibe el subsidio se debe enviar un registro, identificando en los campos correspondientes el afiliado trabajador y en los campos correspondientes la información del beneficiario.

— El valor del subsidio cuando se encuentra en estado pagado deberá registrarse el monto mensual efectivamente entregado al beneficiario. Este valor debe reportarse en los registros que corresponden a cada uno de los beneficiarios del afiliado trabajador.

Correspondientes a los subsidios en estado otorgado o suspendido.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar las fechas correspondientes a los subsidios en estado pagado.

6. Subsidios a los aportantes

Entiéndase subsidio a los aportantes aquellos que se otorgan a la empresas como parte de las políticas de generación de empleo, deberá reportarse la información de los afiliados trabajadores que generan la exoneración, utilizando los subsidios en estado 3 = pagado. Para este tipo de subsidios se considera pagado cuando la empresa se hace acreedora al beneficio de las exenciones establecidas en la normatividad vigente.

Para reportar el subsidio a los aportantes a través del archivo maestro de subsidios se debe considerar lo siguiente:

— Se debe enviar un registro por cada trabajador por el cual se origina la exención.

— En el valor del subsidio deberá registrarse el monto de la exención mensual efectivamente causada.

— El campo fecha de entrega del último subsidio, se utilizará para reportar la fecha en la cual la empresa se hizo acreedora al beneficio de exoneración.

Estructura archivo de novedades de afiliados y subsidios de compensación familiar

El archivo de novedades de afiliados a compensación familiar está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedades de creación de nuevos afiliados

Las cajas de compensación familiar deben reportar periódicamente la creación de nuevos afiliados a compensación familiar utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de afiliados a compensación familiar.

Novedades de actualización

La información de los afiliados reportados a través del archivo maestro de afiliados deberá ser actualizada por las cajas de compensación familiar mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de afiliados a compensación familiar.

De acuerdo con cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una afiliación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12Datos del afiliado trabajador, del beneficiario o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C01.
Datos del afiliado trabajador o de un no afiliado para el caso de subsidios como están en la base de datos del RUAF para la novedad C02.
Datos del beneficiario como están en la base de datos del RUAF para la novedad
C10.
Datos del afiliado trabajador como están en la base de datos del RUAF para las novedades C03, C04, C07 y C08
12Código caja de compensación familiar6 
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario
2Número de identificación del afiliado17 
5Primer apellido20Ver glosario
6Segundo apellido30NO
7Primer nombre20
8Segundo nombre30NO
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” 
 Nuevo valor 1  NODependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de afiliados a compensación familiar” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de afiliados a compensación familiar

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las cajas de compensación familiar de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, los miembros de la población cubierta, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social (RUAF).

Código de novedad Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
C01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
C02Modificar identificación de persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF ya sea afiliado trabajador o un no afiliado para el caso de subsidios.
C03Modificar afiliación a compensación familiar11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 23Modificar la información de la afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF.
Los campos 14, 15 y 17 son obligatorios.
C04Retirar afiliación a compensación familiar14, 15, 16, 35, 36, 37, 58Retirar afiliación a compensación familiar en la base de datos RUAF de un afiliado trabajador, en los siguientes casos:
Si el caso es por desvinculación con el aportante, se deben diligenciar los campos 14, 15, 16, 35 y 58.
Si el caso es por fallecimiento se debe diligenciar el campo 14, 15, 37, 58.
Si el caso es por otro retiro se debe diligenciar el campo 14, 15, 36, 58.
Esta novedad retira el afiliado trabajador referenciado con todo su grupo familiar.
C07Modificar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.11, 23, 24, 25, 26, 27Modificar la información de un miembro de la población cubierta de una afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
Los campos 24 y 25 son obligatorios.
C08Retirar miembro población cubierta a la afiliación a compensación familiar.24, 25, 36, 37, 58Retirar un miembro de la población cubierta de la afiliación a compensación familiar de la base de datos RUAF.
Los campos 24, 25 y 58 son obligatorios.
C09Modificar subsidio28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 38, 39, 55Modificar la información de un subsidio otorgado a un afiliado, no afiliado o aportante.
Los campos 38, 39 y 55 son obligatorios.
C10Modificación de identificación del miembro de la población cubierta24, 25, 56, 57Modificar el tipo y/o el número de identificación de un miembro de la población cubierta registrado en la base de datos RUAF.
Los campos 24 y 25 son obligatorios.

Estructura archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante

El archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades del estado de la afiliación y al día del aportante.

Para las novedades C05 y C06 que se reportan a través del archivo de novedades del estado de la afiliación y al día del aportante, se indica que deben enviarse solamente los registros para los afiliados trabajadores y que en el mes hayan cambiado el estado respecto al mes anterior.

La novedad C05 estado de la afiliación solamente debe ser usada para cambiar del estado activo a suspendido o de suspendido a activo.

El cambio de estado a inactivo se realiza a través de la novedad C04 (retirar afiliación a compensación familiar) que aplica para el afiliado trabajador y a través de la novedad C08 (retirar miembro de población cubierta a la afiliación a compensación familiar) que aplica para los miembros de la población cubierta.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
12Código caja de compensación familiar6Ver glosario
50Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
51Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
52Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir el registro control
53Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
12Código caja de compensación familiar6  
1Tipo de identificación del afiliado2Ver glosario 
2Número de identificación del afiliado17Ver glosario 
5Primer apellido20 
6Segundo apellido30NO 
7Primer nombre20 
8Segundo nombre30NO 
 Código de la novedad3C05
C06
Solo pueden ser los códigos C05 o C06.
21Estado de la afiliación1Ver glosarioNOEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C05.
14Tipo de identificación del aportante2Ver glosariocampos obligatorios
15Número de identificación del aportante17Ver glosario 
16Dígito de verificación del aportante1Ver glosarioNOCampo no obligatorio
17Razón social del aportante150Ver glosarioCampo obligatorio
22Al día1Ver glosarioNOEste campo es de obligatorio diligenciamiento si el código de la novedad es C06

Cuando no existan novedades de creación de nuevos afiliados a compensación familiar, novedades de actualización, subsidios, o novedades de estado de afiliación o al día del aportante, se deberá enviar el correspondiente archivo con el registro de control indicando cero (0) registros.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las cajas de compensación familiar deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados de la protección social (RUAF), a través de los archivos maestros de afiliados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del campo Tamaño Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1. Registro de control
2. Registro de detalle
1Tipo de identificación del afiliado2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
2Número de identificación del afiliado17A 
3Código género1AM - masculino
F - femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
6Segundo apellido30A
7Primer nombre20A
8Segundo nombre30A
9Departamento residencia2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
10Municipio residencia3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
11Fecha de afiliación10AAAAA-MM-DD
12Código caja de compensación familiar6A 
13Código tipo de afiliado1N1. Trabajador afiliado dependiente
2. Trabajador afiliado facultativo
3. Afiliado pensionado
4. Afiliado voluntario
5. Afiliado con exención
6. Afiliado por fidelidad
14Tipo de identificación del aportante2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
NI - número de identificación tributaria
15Número de identificación del aportante17A 
16Dígito de verificación del aportante1N0-9
17Razón social del aportante150ANombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son aportantes.
18Fecha de vinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
19Departamento de la ubicación laboral2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
20Municipio de la ubicación laboral3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
21Estado de la afiliación1N1. Activo
2. Inactivo
3. Suspendido
22Al día1N1. Al día
2. En mora
23Código tipo de miembro de la población cubierta1N1. Afiliado
2. Persona a cargo
3. Cónyuge o compañero(a) permanente
24Tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - registro civil
TI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
25Número de identificación del miembro de la población cubierta17A 
26Código condición beneficiario1AD - discapacitado
E - estudiante
27Código tipo relación con el afiliado1N1. Cónyuge o compañero permanente
2. Hijo(a)
3. Padre o madre
4. Hermano(a)
28Fecha de asignación del subsidio10AAAAA-MM-DD
29Valor del subsidio10NValor en pesos sin centavos
30Código tipo de subsidio1N1. Subsidio económico (cuota monetaria)
2. Subsidio desempleo
3. Subsidio educación
4. Subsidio vivienda
5. Subsidio en especie
6. Microcrédito
7. Al empleo
8. Exención
9. Aportes estudiantes
10. Aprendices
31Estado del subsidio1N1. Otorgado
2. Suspendido
3. Pagado
4. Terminado
32Departamento donde recibe el subsidio2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
33Municipio donde recibe el subsidio3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
34Fecha de entrega del último subsidio10AAAAA-MM-DD
35Fecha de desvinculación con el aportante10AAAAA-MM-DD
36Fecha de retiro del afiliado10AAAAA-MM-DD
37Fecha de fallecimiento10AAAAA-MM-DD
38Tipo de identificación del beneficiario2ARC - registro civil
TI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
39Número de identificación del beneficiario17A 
40Código género del beneficiario1AM - masculino
F - femenino
41Fecha de nacimiento del beneficiario10AAAAA-MM-DD
42Primer apellido del beneficiario20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda(o).
Los nombres terminados en “A” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
43Segundo apellido del beneficiario30A 
44Primer nombre del beneficiario20A 
45Segundo nombre del beneficiario30A 
46Tipo de identificación de la empresa que recibe el subsidio2ATI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
NI - número de identificación tributaria
47Número de identificación de la empresa que recibe el subsidio17A 
48Dígito de verificación de identificación de la empresa que recibe el subsidio1N0-9
49Razón social de la empresa que recibe el subsidio150ANombre de la empresa que recibe el subsidio.
50A quien se otorgó el subsidio1N1. Afiliado
2. No afiliado
3. Aportante
51Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
52Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
53Total de registros relacionados en el archivo8N 
54Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17AVer tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de afiliados a compensación familiar”
55Identificador único del subsidio9NCorresponde a un número único consecutivo que identifica a cada subsidio, el cual es generado por cada caja de compensación.
56Nuevo tipo de identificación del miembro de la población cubierta2ARC - registro civil
TI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
PA - pasaporte
CD - carné diplomático
57Nuevo número de identificación del miembro de la población cubierta17A 
58Causal de retiro2N1. Desvinculación del trabajador con el aportante
2. Fallecimiento
3. Traslado del aportante a otra CCF
4. Traslado por contrato de cesión
5. Por multiafiliación del aportante
6. Por sustitución de la empresa
7. Por fusión de la empresa
8. Por liquidación de la empresa
9. Por sustitución de la administradora
10. Por fusión de la administradora
11. Por liquidación de la administradora
30. Otra causa de retiro
Para los afiliados trabajadores no aplica la causal 30.
Para los beneficiarios aplican solamente las causales 2 o 30.

Anexo 6

Anexo técnico programas asistencia social

Estructura y especificación de los archivos maestros

Datos que las administradoras de asistencia social deben suministrar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Las administradoras deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Siglas para nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social

Las administradoras de asistencia social deberán enviar los archivos maestros de afiliados y de novedades, de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen:

Sigla Descripción Longitud
MNArchivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.2
NNArchivo maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia social.2
COMPONENTEComponente de la protección social al que pertenece el archivo - asistencia social (A)1
CODENTIDADCódigo de la entidad de asistencia social que reporta la información.6
AAAAMMDDFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador.8

Nombres de archivos maestro y de novedades de vinculados a programas de asistencia social

Tipo de archivo Nombre de archivo Longitud
Maestro de vinculados a programas de asistencia socialAMNCODENTIDADAAAAMMDD 17
Maestro de novedades de vinculados a programas de asistencia socialANNCODENTIDADAAAAMMDD 17

Estructura del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social

El archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de los afiliados solicitados en la etapa del cargue inicial así como para el reporte periódico de creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social.

Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios deben reportarse en el archivo como (...).

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
16Código administradora de programa asistencia social6Ver glosario
31Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
32Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio cargue inicial Obligatorio reporte periódico
0Tipo de registro12
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosario
2Número de identificación del vinculado17 
3Código género1Ver glosarioNO
4Fecha de nacimiento10AAAA-MM-DDNO
5Departamento nacimiento2Ver glosarioNO
6Municipio nacimiento3Ver glosarioNO
7Primer apellido20Ver glosario
8Segundo apellido30NONO
9Primer nombre20
10Segundo nombre30NONO
11Departamento residencia2Ver glosarioNO
12Municipio residencia3Ver glosarioNO
13Código pertenencia étnica2Ver glosarioNO
14Código grupo de interés social2Ver glosarioNOsi
15Fecha de vinculación10AAAA-MM-DD
16Código administradora de programa asistencia social6 
17Código del programa2Ver glosario
20Tipo de beneficio1Ver glosario
21Tipo de subsidio para empresas *2Ver glosarioNONO
22Valor del beneficio10 
23Departamento donde recibe el beneficio2Ver glosario
24Municipio donde recibe el beneficio3Ver glosario
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado *2Ver glosarioNONO
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado *17 NONO
27Dígito de verificación de la empresa donde labora el vinculado *1Ver glosarioNONO
28Razón social empresa donde labora el vinculado *150Ver glosarioNONO
29Fecha de entrega del último beneficio10Ver glosario
31Estado del beneficio1Ver glosario

Los campos segundo apellido y segundo nombre son obligatorios si el afiliado de acuerdo con su documento de identidad los tiene.

* Es obligatorio cuando el tipo de beneficio es para las empresas (microcrédito, subsidio al empleo, aportes estudiantes, aprendices, exención).

Estructura archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social

El archivo de novedades de vinculados a programas de asistencia social está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registros de detalle (registro tipo 2) que contienen la información de las novedades de creación y actualización.

Novedad de creación de nuevos vinculados

Las administradoras deben reportar periódicamente la creación de nuevos vinculados a programas de asistencia social utilizando la estructura y el nombre del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social.

Novedades de actualización

La información de los vinculados reportados a través del archivo maestro de vinculados a programas de asistencia social deberá ser actualizada por las administradoras mediante el reporte de novedades, las cuales deberán ser enviadas en la estructura que a continuación se especifica y de acuerdo con los códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social.

De acuerdo a cada novedad, se deben diligenciar los campos obligatorios y aquellos que estén sujetos a modificaciones, teniendo en cuenta el orden indicado en la tabla “códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social”.

El número máximo de valores que va en cada novedad depende de los campos que contiene cada una de estas. Cuando en una novedad haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...).

Cuando una vinculación tenga más de una novedad se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Registro tipo 1 - registro de control

Código del campo Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio
0Tipo de registro11
16Código administradora de programa asistencia social6Ver glosario
31Fecha inicial del periodo de la información10AAAA-MM-DD
32Fecha final del periodo de la información10AAAA-MM-DD
33Total de registros relacionados en el archivo8Sin incluir registro control
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17Ver glosario

Registro tipo 2 - registro de detalle

Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Obligatorio Observaciones
0Tipo de registro12 
16Código administradora de programa de asistencia social6 X 
1Tipo de identificación del vinculado2Ver glosarioX 
2Número de identificación del vinculado17 X 
7Primer apellido20Ver glosarioX 
8Segundo apellido30X o
vacío
 
9Primer nombre20X 
10Segundo nombre30X o
vacío
 
 Código de la novedad3Ver tabla “códigos de novedades de programas de asistencia social”X 
 Nuevo valor 1  X o
vacío
Dependiendo del código de la novedad se deben registrar los valores en el mismo orden en que aparecen en la tabla de “códigos de novedades de vinculados a programas de asistencia social” y los que no se modifiquen se deben reemplazar por (...) (sic)
Se deben completar los nuevos 15 valores teniendo en cuenta lo explicado anteriormente.
 Nuevo valor 2  
 Nuevo valor 3  
 Nuevo valor 4  
 Nuevo valor 5  
 Nuevo valor 6  
 Nuevo valor 7  
 Nuevo valor 8  
 Nuevo valor 9  
 Nuevo valor 10  
 Nuevo valor 11  
 Nuevo valor 12  
 Nuevo valor 13  
 Nuevo valor 14  
 Nuevo valor 15  

Códigos de novedades de programas de asistencia social

Estos son los códigos de las novedades de actualización que deberán reportar periódicamente las administradoras de acuerdo con las modificaciones realizadas a la información de los afiliados, las afiliaciones y los aportantes. Se deben diligenciar los campos en el orden establecido en esta tabla, estas novedades solo aplican para afiliados existentes en el registro único de afiliados a la protección social RUAF.

Código de novedad Descripción Orden de las variables de la novedad Observaciones
A01Modificar persona3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14Modificar la información de una persona que se encuentra en la base de datos RUAF.
A02Modificar identificación persona1, 2Modificar el tipo y/o el número de identificación de una persona registrada en la base de datos RUAF.
A03Modificar vinculación programa general15, 17, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31, 35Modificar la información de una vinculación a un programa general de asistencia social. El campo 17 es obligatorio.
Para modificar el campo 29 “Fecha de entrega del beneficio” son obligatorios los campos 17, 29 y el nuevo campo 35, el cual constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio y debe venir en formato AAAA-MM-DD.
A04Retirar vinculación programa general17, 30, 29Retirar vinculación de un programa general de asistencia social.
Para el retiro de un beneficio específico, los campos 17, 30 y 29 son obligatorios.
Para el retiro de un vinculado, se deben realizar uno a uno los retiros de cada beneficio.

Glosario de campos

En el siguiente glosario se relacionan las variables que las administradoras deben reportar al Ministerio de Salud y Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF, a través del archivo maestro de vinculados y de novedades, con sus respectivos valores permitidos.

Cada variable está codificada, el código asignado aparece en la columna Cód., en la columna nombre del campo, aparece el nombre de la variable, en la columna longitud, el máximo tamaño que puede tomar la variable, en la columna tipo se muestran el tipo de dato que puede ser A - alfanumérico o N - numérico, y en la columna valor permitido se muestran los valores, con su respectiva descripción y los formatos aceptados para cada variable.

Cód. Nombre del campo Tamaño Tipo Valores permitidos
0Tipo de registro1N1 - registro de control
2 - registro de detalle
1Tipo de identificación del vinculado2AMS - menor sin identificación
RC - registro civil
TI - tarjeta de identidad
CC - cédula de ciudadanía
CE - cédula de extranjería
CD - carné diplomático
PA - pasaporte
AS - adulto sin identificación
2Número de identificación del vinculado17A 
3Código género1AM - masculino
F - femenino
4Fecha de nacimiento10AAAAA-MM-DD
5Departamento nacimiento2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
6Municipio nacimiento3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
7Primer apellido20APara los nombres y apellidos compuestos, se tomará como primer nombre el primer nombre del nombre compuesto y como segundo nombre el complemento, igualmente para el caso de los apellidos compuestos. Ej. Julio Álvaro Andrés Molina del Castillo. Primer nombre: Julio, segundo nombre: Álvaro Andrés. Primer apellido: Molina, segundo apellido: Del Castillo. Cuando una persona no tiene segundo nombre o apellido se reportará vacío en estos atributos. Se utilizará la abreviatura “VDA” para los segundos apellidos que utilizan la palabra viuda (o).
Los nombres terminados en “a” para género masculino hay que reportarlos con el documento escaneado. Igualmente para nombres o apellidos menores de 3 letras.
8Segundo apellido30A
9Primer nombre20A
10Segundo nombre30A
11Departamento residencia2NTabla departamentos - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
12Municipio residencia3NTabla municipios - tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
13Código pertenencia étnica2N1. Indígena
2. ROM (gitano)
3. Raizal (archipiélago de San Andrés y Providencia)
4. Palenquero de San Basilio
5. Negro(a), mulato(a), afrocolombiano(a) o afrodescendiente
6. Ninguno de los anteriores
14Código grupo poblacional2N1. Indigentes
2. Población infantil a cargo del ICBF
3. Madres comunitarias
4. Artistas, autores, compositores
6. Recién nacidos
7. Discapacitados
8. Desmovilizados
9. Desplazados
    12. Población en centros psiquiátricos
13. Migratorio
14. Población en centros carcelarios
31. Adulto mayor
32. Cabeza de familia
33. Mujer embarazada
34. Mujer lactante
35. Trabajador urbano
36. Trabajador rural
37. Víctima de violencia armada
38. Jóvenes vulnerables rurales (SENA)
39. Jóvenes vulnerables urbanos (SENA)
99. Ninguno de los anteriores
15Fecha de vinculación10AAAAA-MM-DD
16Código administradora de programa asistencia social6N 
17Código del programa3N1. Adulto mayor Fondo de Solidaridad Pensional. Subcuenta de solidaridad
2. Adulto mayor Fondo de Solidaridad Pensional. Subcuenta de subsistencia
3. Adulto mayor ICBF
4. Vivienda de interés social (Ministerio de Medio Ambiente)
5. Familias en acción
6. Familias guardabosques
7. Aprendices SENA
8. Jóvenes rurales (SENA)
9. Jóvenes en acción (SENA)
10. Desplazados (SENA)
11. Atención para el bienestar persona mayor. SDIS-Bogotá.
18. Subsidio integral para la conformación de empresas básicas agropecuarias nivel nacional atención de desplazados (Incoder)
19. Titulación de baldíos a nivel nacional (Incoder)
20. Generación de ingresos (Acción Social)
21. Resa (Acción Social)
22. Formación complementaria (SENA)
23. Formación titulada (SENA)
24. Oportunidades rurales. Servicios técnicos (Minagricultura)
25. Oportunidades rurales. Servicios financieros (Minagricultura)
26. Alianzas productivas (Minagricultura)
27. Subsidio de vivienda rural (Minagricultura)
28. Servicio público de empleo (SENA)
29. Matrícula (Ministerio de Educación)
30. Subsidio a la matrícula (Icetex)
31. Incentivo (Icetex)
32. Mujer cabeza de familia (Consejería Equidad de la Mujer - Presidencia)
33. Hábitat y vivienda (Acción Social)
34. Proyectos productivos Adam (Acción Social)
35. Proyectos productivos Midas (Acción Social)
36. Programas de paz y desarrollo (Acción Social)
37. Generación de ingresos para población desplazada (Acción Social)
38. Ayudas técnicas volver - FSP
39. Protección al adulto mayor en albergues - SDIS Bogotá
40. Protección al adulto mayor con discapacidad - SDIS Bogotá
41. Laboratorios de paz (Acción Social)
42. Conciliación en derecho - (MIJ)
43. Registro para la localización de personas con discapacidad (DANE)
44. Registro de población desplazada
45. Acompañamiento familiar juntos
46. Matrícula privada
47. Atención a la población declarada inimputable por trastorno mental e inmadurez psicológica
48. Registro de personas con enanismo
49. Iniciativas de inclusión social con enfoque psicosocial (ISEP).
50. C565 08 promoción de la salud capacitación.
51. C565 08 promoción de la salud orientación o información.
52. C565 08 prevención de violencias capacitación.
53. C565 08 prevención de violencias orientación o información.
54. C565 08 atención psicosocial y salud mental capacitación.
55. C565 08 atención psicosocial y salud mental orientación o información
56. C565 08 laboral capacitación.
57. C565 08 laboral orientación o información.
58. Generación de empleo para mujeres pobres.
59. Diseño de sistemas de productividad.
60. Desarraigados.
61. Primera infancia
62. Educación superior
63. Grupos de ahorro y crédito local
64. Bancarización de familias en acción
65. Banca comunal
66. Policías colombianos líderes del sector rural
67. Obras para la paz
68. Familias en Acción desplazadas
69. Familias en Acción indígenas
70. Familias en Acción Sisbén
71. Generación de ingresos vulnerables minicadenas
72. Generación de ingresos vulnerables mujeres ahorradoras
73. Generación de ingresos vulnerables incentivos de educación superior
74. Generación de ingresos vulnerables recuperación de activos
75. Red de seguridad alimentaria rural
76. Red de seguridad alimentaria urbana
77. Red de seguridad alimentaria cuna
78. Red de seguridad alimentaria maíz frijol
79. Paz y desarrollo fase I
80. Paz y desarrollo financiación adicional
81. Laboratorios de paz I
82. Laboratorios de paz II
83. Laboratorios de paz III geográfico
84. Laboratorios de paz III temático
85. Batuta
86. Generación de ingresos trabajando unidos
87. Generación de ingresos mujeres productivas
88. Generación de ingresos incentivo a la capitalización para el empleo
89. Generación de ingresos capitalización microempresarial
90. Grupo de apoyo misional GAM
91. Familias que participan en procesos de formación
92. Valoración y seguimiento nutricional
93. Verificación de derechos de protección
94. Familias que participan en procesos de formación convenio 034
95. Valoración y seguimiento nutricional convenio 034
96. Verificación de derechos de protección convenio 034
97. Programas de educación inicial con calidad
98. Casas de justicia
99. Conciliaciones en derecho Minjusticia
100. Registro de personas con enanismo Minsalud
101. Iniciativas de inclusión social con enfoque psicosocial ISEP
Minsalud
102. Promoción de la salud Minsalud
103. Rehabilitación y ayudas técnicas a niños, niñas y adolescentes con
discapacidad Minsalud
104. Subsidio Familiar de Vivienda Minvivienda
105. Familias guardabosques UACT
106. Registro único de víctimas
107. Acompañamiento familiar unidos - ANSPE
111. Red de seguridad alimentaria - enfoque diferencial étnico
112. Seguridad alimentaria comunitaria
113. Desarrollo regional paz y estabilidad fase I
114. Desarrollo regional paz y estabilidad fase II
115. Afropaz
116. Nuevos territorios de paz
117. Generación de ingresos enfoque diferencial étnico
118. Generación de ingresos ruta de ingresos y empresarismo
119. Empleo de emergencia
120. Ingreso para la prosperidad
121. Jóvenes en acción DPS
122. Familias en su tierra
123. Colombia mayor
763. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño
764. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño REDEP
706. Materno infantil
708. Hogar comunitario FAMI
712. Medio tiempo
714. Múltiples tiempo completo
716. Múltiples medio tiempo.
718. Grupales tiempo completo
720. Grupal medio tiempo
722. Hogares comunitarios de bienestar empresariales
723. Hogares comunitarios de bienestar empresariales
724. Hogares infantiles
726. Lactantes y preescolares
728. Jardines comunitarios
732. Desayunos infantiles tipo I
739. Organismos de salud
749. Clubes juveniles y prejuveniles
754. Almuerzos
758. Desayunos
763. Programa Nacional de Alimentación para el Adulto Mayor Juan Luis Londoño
771. Raciones alimentarias de emergencia
773. Hogares sustitutos para niñez en situación de peligro o abandono
869. Subsidios condicionados en nutrición
870. Atención en unidades móviles
871. Fortalecimiento al componente pedagógico y la atención integral a
la primera infancia
872. Vivienda con bienestar
873. Múltiples jornada alterna.
874. Leche para todos.
875. Tradicionales empresariales tiempo completo
876. Tradicionales empresariales medio tiempo
877. Familiar medio tiempo
878. Familiar tiempo completo
879. Familiar jornada alterna
880. Trabajo infantil.
20Tipo de beneficio2N1. Económico
2. En especie
3. Económico y en especie
4. Servicios
5. Especie y servicios (creado para Minagricultura)
6. Económico y servicios
7. No aplica (para registro de discapacidad del DANE)
8. Económico, servicios y especie
9. Subsidio condicionado educación
10. Subsidio condicionado nutrición
11. Económico vivienda nueva o usada
12. Económico construcción en sitio propio
13. Económico mejoramiento
21Tipo de subsidio para empresas2N6. Microcrédito
7. Al empleo
8. Exención
9. Aportes estudiantes
10. Aprendices
22Valor del Beneficio10N 
23Departamento donde recibe el beneficio2NTabla departamentos. tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
24Municipio donde recibe el beneficio3NTabla municipios. tabla Divipola (división político administrativa de Colombia) del DANE
25Tipo de identificación empresa donde labora el vinculado2ANI - número de identificación tributaria
26Número de identificación empresa donde labora el vinculado17A 
27Dígito de verificación empresa donde labora el vinculado1N0-9
28Razón social empresa donde labora el vinculado150ANombre de la empresa donde labora el vinculado.
29Fecha de entrega del último beneficio10AAAAA-MM-DD
30Fecha de retiro10AAAAA-MM-DD
31Estado del beneficio1N1. Otorgado
2. Suspendido
3. Pagado
4. Terminado
5. Inscripción (registro de discapacidad DANE)
32Fecha inicial del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
33Fecha final del periodo de la información10AAAAA-MM-DD
33 (sic)Total de registros relacionados en el archivo8N 
34Nombre del archivo (sin extensión .TXT)17AVer tabla “nombres de archivos maestro y de novedades de programas de asistencia social”
35Fecha correcta beneficio10AAAAA-MM-DD En la novedad A03 constituye la nueva fecha correcta en la que se entregó el beneficio

Anexo 7

Características de formato de los archivos de todos los anexos técnicos

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt;

b) Los nombres de archivos, los datos y los campos en general deben ser grabados en letras mayúsculas;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin;

d) Cuando dentro de un archivo de datos (maestro de afiliados y de novedades) hayan campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (...);

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal;

h) Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo;

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

j) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal “O” la cual es un carácter diferente a cero;

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro;

l) El final de registro debe identificarse con CR o LF.

(Nota: Véase Resolución 5094 de 2013 artículo 6° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 3796 de 2014 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 1056 de 2015 artículo 8° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 2388 de 2016 artículo 5° del Ministerio de Salud y Protección Social)