RESOLUCIÓN 3376 DE 2000 

(Agosto 4)

"Por la cual se integra el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Registraduría Nacional del Estado civil".

(Nota: Véase Resolución 4558 de 2000 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial, de la conferida por el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, y Decreto 1214 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Carta Fundamental consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad;

Que de acuerdo con el artículo 90 de la Constitución Política, el Estado colombiano debe responder patrimonialmente por los daños antijurídicos, que le sean imputables por acción u omisión de sus autoridades;

Que de conformidad con el mismo precepto constitucional, en el evento de que el Estado colombiano sea condenado a la reparación patrimonial de un daño que sea consecuencia de la conducta dolosa de un agente suyo podrá repetir contra éste;

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, dispuso la creación de comités de conciliación en las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles;

Que el Decreto 1214 de junio 29 de 2000, establece las funciones para los comités de conciliación de que trata la precitada norma;

Que de conformidad con la anterior norma y acorde con las políticas gubernamentales para la defensa de los intereses públicos resulta de especial interés para la Registraduría Nacional del Estado civil crear el comité de conciliación,

RESUELVE:

ART. 1º—Comité de conciliación. Créase el comité de conciliación de la Registraduría Nacional del Estado civil, como una instancia administrativa que actuará como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Ninguna dependencia del ente central ni de las delegaciones departamentales, podrá llevar a cabo conciliación alguna sin que previamente se tenga del comité, el concepto de viabilidad o improcedencia de la conciliación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 2º—Integración. (Modificado).* El comité de conciliación y defensa judicial de la Registraduría Nacional del Estado civil estará integrado por los siguientes funcionarios quienes tendrán voz y voto, y serán miembros permanentes:

—El Registrador Nacional del Estado civil o su delegado, quien lo presidirá.

—El jefe de la oficina jurídica de la entidad o quien haga sus veces.

—El director nacional administrativo y financiero.

—El director del fondo rotatorio.

La participación de los integrantes será indelegable, salvo para el jefe de la entidad.

PAR. 1º—Podrán asistir al comité de conciliación y defensa judicial, con voz pero sin voto, el jefe de la oficina de control interno, el apoderado que represente los intereses de la entidad, y los funcionarios que a criterio del comité deban asistir de acuerdo con la naturaleza de los casos a discutir.

PAR. 2º—El Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la oficina de apoyo para la defensa judicial que designe el Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz.

(Nota: Modificado por la Resolución 613 de 2001 artículo 1° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 3º—Funciones. El comité de conciliación de la Registraduría Nacional del Estado civil, tendrá las siguientes funciones:

a) Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico;

b) Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad;

c) Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación;

d) Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos;

e) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación;

f) Evaluar los procesos que cursen o que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía o de la acción de repetición, así como de las demás acciones a que haya lugar con ocasión de las conclusiones que se adopten sobre el particular;

g) Definir criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados;

h) Conceptuar sobre las fórmulas de solución a las controversias contractuales y no contractuales, relacionada con bienes muebles o inmuebles de la Registraduría Nacional del Estado civil, e

i) Y las demás funciones que sean acordes con su naturaleza.

PAR.—En aplicación del Decreto 1214 de 2000 sólo se celebrarán conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo ante los jueces competentes o ante los agentes del Ministerio Público correspondientes, hasta tanto se expida la reglamentación correspondiente a los centros de conciliación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 4º—Reunión y decisión. El comité de conciliación y defensa judicial sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y las decisiones se tomarán por mayoría simple.

El comité se reunirá ordinariamente cada tres meses y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria del secretario técnico del comité.

De cada reunión se levantará un acta que deberá ser firmada por todos los asistentes, en la cual podrán dejar las constancias que consideren pertinentes.

PAR.—Las decisiones adoptadas por el comité de conciliación, serán de obligatorio cumplimiento por parte de los apoderados de cada entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 5º—Secretaría técnica. El comité de conciliación tendrá una secretaría técnica que será ejercida por un asesor de la oficina jurídica designado por el Registrador Nacional y tendrá las siguientes funciones:

1. Elaborar el orden del día y citar a los integrantes del comité para las reuniones ordinarias y extraordinarias.

2. Asistir a las reuniones, con voz pero sin voto.

3. Remitir con antelación a los miembros del comité, el concepto del apoderado o de la dependencia que conozca del asunto.

4. Elaborar las actas de las sesiones del comité.

5. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

6. Proyectar y someter a consideración del comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

7. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al registrador y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitido a la oficina de apoyo para la defensa judicial del Ministerio de Justicia y del Derecho.

8. Organizar el archivo correspondiente a los asuntos del comité.

9. Y las demás funciones asignadas por el comité de conciliación.

PAR.—La designación o el cambio del secretario técnico deberán ser informados inmediatamente a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 6º—Información de los casos a tratar. La información de los temas que se llevarán al comité de conciliación será remitida al secretario técnico del comité por la dependencia que conozca del asunto, ya sea la dirección nacional administrativa y financiera, fondo rotatorio, dirección nacional de recursos humanos, según sea el caso, anexando el concepto técnico, financiero y jurídico que corresponda, así como las propuestas de solución para cada caso específico.

Una vez discutido y analizado por parte de los miembros del comité, deliberará y señalará los parámetros dentro de los cuales la Registraduría Nacional del Estado civil, podrá conciliar, transar, iniciar acciones de repetición o tomar las medidas conducentes a la mejora de la defensa judicial de la entidad.

El secretario técnico del comité solicitará ante la dirección de la defensa judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho el "formato único de información litigiosa y conciliaciones" para ser diligenciado y remitido en forma semestral a ese mismo despacho.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 7º—Delegaciones departamentales. Cuando se presenten diferencias o conflictos en las circunscripciones electorales, corresponde a los señores delegados departamentales presentarlos al comité anexando el concepto técnico, económico, financiero y jurídico que corresponda, así como las propuestas de solución para cada caso específico.

El comité de conciliación efectuará el estudio y formulará las recomendaciones que más convengan a la defensa de los intereses de la entidad y señalará la posición institucional fijando los parámetros dentro de los cuales los delegados departamentales actuarán en la respectiva audiencia de conciliación.

Dentro de los tres (3) días siguientes a la celebración de la audiencia de conciliación, los delegados departamentales deberán remitir al comité el acta respectiva.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 8º—Acción de repetición. El comité de conciliación deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación para que en un término no superior a tres (3) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición.

Los apoderados encargados de iniciar los procesos de repetición tendrán un plazo máximo de tres (3) meses a partir de que se haya tomado la decisión, para interponer la correspondiente demanda.

PAR.—Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia del Decreto 1214 de 2000 “por el cual se establecen funciones a los comités de conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y se dictan otras disposiciones”, el comité de conciliación deberá decidir sobre la procedibilidad de la acción de repetición respecto de todos aquellos casos en que la administración haya efectuado el pago total de una condena o de una conciliación.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 9º—Llamamiento en garantía. Los apoderados de los entes públicos deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al comité de conciliación, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo precedente.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 10.—Informes sobre acciones de repetición y llamamiento en garantía. En los meses de junio y diciembre se remitirá a la dirección de defensa judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el comité de conciliación o por el representante legal, según el caso;

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente a la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuera el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor, y

f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 11.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en..., a 4 de agosto de 2000.

(Nota: Véase Resolución 4558 de 2000 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

(Nota: Derogada por la Resolución 1901 de 2008 artículo 3° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

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