Instituto Nacional de Vías

RESOLUCIÓN 3388 DE 2010 

(Julio 28)

“Por la cual se establece el procedimiento y se fijan los requisitos para la liquidación de los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías”.

El Director General del Instituto Nacional de Vías,

en ejercicio de sus facultades legales, especialmente las conferidas mediante la Ley 80 de 1993 y los decretos 2171 de 1992 y 2056 del 24 de julio de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que el título VI de la Ley 80 de 1993, se refiere a la liquidación de los contratos estatales;

Que el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, regula el plazo para la liquidación de los contratos y el artículo 32 de la misma ley, deroga parcialmente el inciso primero del artículo 60 y el artículo 61 de la Ley 80 de 1993;

Que mediante Resolución 2566 del 16 de junio de 2010, proferida por el Instituto Nacional de Vías, se adopta el manual de interventoría de obligatorio cumplimiento, el cual contiene los formatos de acta de liquidación de los contratos de obra y de interventoría de obra, así como, el instructivo para su diligenciamiento;

Que mediante Resolución 3376 del 28 de julio de 2010, se establecen las funciones de los gestores técnicos de proyecto, de contrato, ambientales, sociales, prediales y administrativos, de los contratos que suscriba la entidad;

Que en consecuencia, se hace necesario reglamentar el procedimiento de liquidación de los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Terminados los contratos de tracto sucesivo celebrados por el Instituto Nacional de Vías, por cualquiera de las causas previstas en las normas legales, esto es, por vencimiento del plazo, terminación de mutuo acuerdo, terminación unilateral o declaratoria de caducidad, se efectuará su liquidación siguiendo el procedimiento que se señala en la presente resolución.

PAR.—Para los efectos de este acto administrativo, se denominará contratista a toda persona natural o jurídica, pública o privada, consorcio o unión temporal, que haya suscrito contratos con el Instituto Nacional de Vías, cualquiera sea la modalidad de contratación y el tipo de contrato.

ART. 2º—Plazo para efectuar la liquidación. La liquidación de los contratos a que se refiere el artículo primero de la presente resolución se efectuará dentro de los plazos señalados a continuación:

Liquidación de mutuo acuerdo: La liquidación se efectuará de mutuo acuerdo entre las partes, dentro del plazo previsto en el respectivo pliego de condiciones o contrato. En su defecto, la liquidación de mutuo acuerdo deberá efectuarse en el plazo legalmente previsto por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, esto es, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato por cualquier causa.

Liquidación unilateral: Cuando de conformidad con la presente resolución, proceda la liquidación unilateral del contrato, esta deberá efectuarse dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo previsto para la liquidación de mutuo acuerdo.

PAR.—En todo caso y tal como lo contempla el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, si vencidos los plazos contemplados en el presente artículo no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de dichos plazos, siempre y cuando no se haya notificado admisión de demanda de liquidación judicial del contrato por la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

ART. 3º—Pérdida de competencia para liquidar. La entidad perderá competencia para liquidar el contrato en los siguientes eventos:

1. Si no se ha realizado la liquidación del contrato dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los plazos previstos en el artículo segundo de la presente resolución para la realización de la liquidación por mutuo acuerdo y en forma unilateral.

2. Si ha sido notificada admisión de demanda de liquidación judicial del contrato por la jurisdicción de lo contencioso administrativo, caso en el cual deberá esperarse el fallo judicial correspondiente y procederse de conformidad con lo ordenado por el juez.

PAR.—(Modificado).* En los casos señalados en el presente artículo, el funcionario competente para suscribir la liquidación según las resoluciones de delegación de funciones vigentes, expedirá una certificación en la cual se indique la pérdida de competencia para llevar a cabo la liquidación respectiva para efectos de archivo del expediente e iniciación de las acciones pertinentes. El original de la certificación con los documentos soporte se enviará para su correspondiente archivo a la subdirección administrativa. Copia de la citada certificación incluyendo copia del acta de recibo definitivo y la relación de pagos, será remitida a la subdirección financiera para efectos del saneamiento contable. Se procederá igualmente por parte de la unidad ejecutora a digitalizar esta información en el SICO y en el SECOP en la misma fecha de la certificación o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición.

*(Nota: Modificado el parágrafo del presente artículo por la Resolución 5060 de 2011 artículo 1° del Instituto Nacional de Vías)

(Nota:Véase Resolución 1327 de 2012 artículo 2° del Instituto Nacional de Vías)

ART. 4º—Elaboración y revisión del formato de acta de liquidación de mutuo acuerdo.

1. Corresponderá a los interventores contratados por el Instituto Nacional de Vías, solicitar la documentación necesaria y diligenciar el formato de acta de liquidación del contrato objeto de la interventoría. El proyecto de acta de liquidación deberá ser revisado por el gestor técnico de proyecto.

2. Corresponderá a los gestores técnicos de proyecto, solicitar la documentación necesaria y diligenciar y revisar el formato de acta de liquidación del contrato de interventoría.

3. Corresponderá al gestor técnico de proyecto, o en su defecto al gestor técnico de contrato, solicitar la documentación necesaria y diligenciar y revisar el formato de acta de liquidación de los contratos en los que se haya desempeñado como gestor y no cuenten con interventoría contratada por el Instituto Nacional de Vías.

ART. 5º—Contenido de la liquidación. El contenido de la liquidación precisará la siguiente información:

• El proyecto de liquidación deberá contener además de las especificaciones del contrato que se liquida (contratista, NIT del contratista, objeto del contrato, fecha de inicio, fecha de vencimiento), el valor total contractual, el valor total ejecutado, el valor total pagado, el valor del anticipo concedido, el anticipo amortizado, el valor del pago anticipado concedido, el pago anticipado legalizado, el balance general del contrato, los saldos a favor del contratista o del Instituto Nacional de Vías, los saldos de los registros presupuestales, si es del caso, y la relación de los documentos aportados para la liquidación.

• Si por alguna circunstancia se han generado rendimientos financieros con cargo a los recursos del contrato, tales valores y su reintegro al tesoro público deberán ser registrados en la liquidación.

• Cuando no se haya ejecutado la totalidad del valor del contrato, después del balance, se dejará la constancia del saldo del contrato con cargo al registro presupuestal correspondiente.

• De conformidad con lo previsto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el contratista podrá consignar salvedades en el acta de liquidación de mutuo acuerdo.

ART. 6º—Liquidación con saldos a favor del Instituto Nacional de Vías. Si existe algún reconocimiento o saldo a favor del Instituto Nacional de Vías, por cualquier concepto, este se debe registrar en la liquidación indicando la razón y el documento por el cual se otorga. Si el saldo a favor de la entidad se encuentra en proceso de cobro coactivo o ejecutivo, se hará mención de este hecho en el acta de liquidación de mutuo acuerdo o en la liquidación unilateral según el caso, indicándose la razón que origina dicho cobro.

Antes de procederse a la liquidación del contrato, salvo en los casos en que el saldo se encuentre en cobro coactivo o ejecutivo, la unidad ejecutora requerirá por escrito al contratista para que dentro del término que se le señale en el mismo, contado a partir del recibo de la comunicación, consigne el saldo a favor de la entidad en la cuenta del Invías que se le indique en el oficio.

Si el contratista consignare el saldo a favor de la entidad dentro del plazo estipulado en el oficio, este hecho debe registrarse en la liquidación, indicándose la razón, el documento por el cual se otorga y el número del comprobante de ingreso correspondiente.

Si vencido el plazo otorgado al contratista, este no consignare el saldo a favor de la entidad, se entenderá que no existe acuerdo y se procederá a la liquidación unilateral del contrato, declarándose el siniestro correspondiente y ordenándose la efectividad de la garantía a que haya lugar y el inicio de las acciones administrativas y judiciales pertinentes.

ART. 7º—(Modificado).* Liquidación con saldos a favor del contratista. No podrán registrarse en la liquidación los saldos a favor del contratista que no cuenten con saldo de registro presupuestal o certificado de disponibilidad presupuestal que pueda amparar este valor. En estos eventos, la unidad ejecutora se abstendrá de adelantar la liquidación del contrato, en aplicación de las normas y principios de carácter presupuestal vigentes.

Solo podrán reconocerse saldos a favor del contratista con cargo a los saldos del registro presupuestal, cuando las actividades a cancelar hayan sido ejecutadas en la misma vigencia del registro presupuestal que presenta el saldo o en la vigencia de su respectiva reserva presupuestal. En este evento, se indicará el número y fecha del registro presupuestal y el concepto del reconocimiento.

*(Nota: Modificado por la Resolución 5060 de 2011 artículo 2° del Instituto Nacional de Vías)

(Nota:Véase Resolución 1327 de 2012 artículo 2° del Instituto Nacional de Vías)

ART. 8º—Compensación en la liquidación de contratos con saldos a favor del Instituto Nacional de vías y a su vez del contratista. Cuando exista saldo a favor del Instituto Nacional de Vías y a su vez se presente un saldo a favor del contratista, se analizará en cada caso si procede o no la compensación de conformidad con lo señalado en el presente artículo.

Casos en los que procede la compensación: Procederá la compensación dentro de la liquidación del contrato, en los siguientes eventos:

1. Cuando el saldo a favor de la entidad resultare ser mayor que el saldo a favor del contratista, siempre y cuando existan recursos en el registro presupuestal del contrato que permitan amparar el valor de las retenciones que por ley está obligada a efectuar la entidad al realizar los pagos.

2. Cuando el saldo a favor de la entidad resultare ser mayor que el saldo a favor del contratista siempre y cuando, no existiendo recursos en el registro presupuestal del contrato que permita amparar el valor de las retenciones que por ley está obligada a efectuar la entidad, se cuente con el certificado de disponibilidad presupuestal para amparar el valor de la retención a cargo de la entidad por concepto de IVA y a su vez el contratista haya presentado los siguientes documentos: a) la facturación correspondiente a los saldos a su favor, b) el comprobante de consignación de los valores a su cargo que la entidad está obligada a retener (retefuente, estampillas, etc.) y c) el comprobante de pago por concepto de seguridad social integral y parafiscales.

3. Cuando el saldo a favor del contratista resultare ser mayor que el saldo a favor de la entidad, siempre y cuando se cuente con recursos en el registro presupuestal del contrato o con certificado de disponibilidad presupuestal que permita cubrir el saldo a favor del contratista, caso en el cual se procederá en la forma prevista en el artículo 7º de la presente resolución.

Casos en los que no procede la compensación: En los siguientes eventos no será procedente efectuar la compensación dentro de la liquidación del contrato:

1. Cuando NO se presente ninguna de las circunstancias señaladas en los numerales 1º y 2º anteriores, caso en el cual la unidad ejecutora iniciará inmediatamente los trámites administrativos y/o judiciales a que haya lugar para lograr la recuperación del saldo a favor de la entidad.

2. No procederá la compensación cuando el saldo a favor del contratista resultare ser mayor que el saldo a favor de la entidad, y NO se cuente con saldo en el registro presupuestal del contrato ni con certificado de disponibilidad presupuestal para cubrirlo, caso en el cual la unidad ejecutora se abstendrá de adelantar la liquidación en aplicación de las normas y principios de carácter presupuestal vigentes.

ART. 9º—Procedimiento para la liquidación de mutuo acuerdo.

• El gestor de proyecto y en su defecto, el gestor de contrato, organizará un expediente con el proyecto de acta de liquidación y los documentos soportes señalados en el artículo noveno de la presente resolución.

• La unidad ejecutora citará por correo certificado al contratista para que comparezca a las dependencias del Instituto Nacional de Vías, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al recibo de la comunicación, con el fin de suscribir el acta de liquidación del contrato. El oficio de citación se acompañará de una copia de la preacta de liquidación correspondiente con el fin de que el contratista pueda revisar y analizar los datos consignados en ella. La dirección del contratista será verificada por la unidad ejecutora, confrontando la información presentada por el contratista, con los datos registrados en los certificados de existencia y representación aportados expedidos por la Cámara de Comercio y las direcciones que figuren en los directorios telefónicos.

• El acta de liquidación deberá ser suscrita por el contratista y por el funcionario competente para suscribirla por parte del Instituto Nacional de Vías, de conformidad con las resoluciones de delegación de funciones vigente.

• Una vez suscrita por las partes el acta de liquidación, la unidad ejecutora procederá a digitalizar la información en el SICO. Así mismo y de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8º del Decreto 2474 de 2008, la unidad ejecutora procederá igualmente a ingresar la información al SECOP, en la misma fecha de suscripción del acta de liquidación o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

• Copia del acta de liquidación del contrato será remitida por la unidad ejecutora al contratista y a la subdirección financiera del instituto y el original de la misma con los citados documentos soporte, será remitida a la subdirección administrativa para su correspondiente archivo.

ART. 10.—Liquidación unilateral. La entidad procederá a liquidar unilateralmente el contrato, en los siguientes casos:

1. Cuando habiéndose citado al contratista para la iniciación del trámite de liquidación o cuando habiéndose citado al contratista en la forma prevista en el artículo 9º de la presente resolución para la suscripción del acta de liquidación de mutuo acuerdo, este no se haga presente.

2. Cuando habiéndose hecho presente el contratista para la suscripción del acta de liquidación de mutuo acuerdo, este no la suscriba.

3. Cuando de conformidad con lo previsto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el contratista suscriba el acta de liquidación de mutuo acuerdo efectuando salvedades en la misma. En este evento solo procederá la liquidación unilateral en los aspectos relacionados con las salvedades, siempre que la liquidación unilateral pueda contener decisiones nuevas frente a la liquidación acordada que conlleve beneficios concretos para la entidad; esto a juicio de la unidad ejecutora y del funcionario competente de la entidad para liquidar el contrato de que se trate.

ART. 11.—Procedimiento para la liquidación unilateral.

• La unidad ejecutora proyectará la resolución correspondiente debidamente motivada e indicando que contra este acto administrativo procede el recurso de reposición dentro de los términos de ley y la enviará a la oficina asesora jurídica para su revisión y visto bueno, acompañada de todos los documentos soportes.

• El acto administrativo, será notificado al contratista y al garante en los términos previstos por el Código Contencioso Administrativo, acto que se adelantará por la dependencia competente para efectuar las notificaciones.

• En las direcciones territoriales la revisión del acto administrativo será adelantada por los abogados adscritos a las mismas.

• Interpuesto el recurso de reposición por parte del contratista y/o del garante, la unidad ejecutora proyectará la resolución que dé respuesta al citado recurso y la enviará a la oficina asesora jurídica para su revisión y visto bueno. El acto administrativo, será notificado al recurrente en los términos previstos por el Código Contencioso Administrativo, acto que se adelantará por la dependencia competente para efectuar las notificaciones. En las direcciones territoriales la revisión del acto administrativo será adelantada por los abogados adscritos a las mismas.

• Ejecutoriado el acto administrativo que liquida unilateralmente el contrato, se procederá por parte de la unidad ejecutora a digitalizar la información en el SICO. Así mismo y de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8º del Decreto 2474 de 2008, la unidad ejecutora procederá igualmente a ingresar la información al SECOP, en la misma fecha de ejecutoria del acto administrativo o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

• Copia de la resolución de liquidación unilateral será remitida por la unidad ejecutora a la subdirección financiera del instituto. Copia del mismo acto administrativo y de los documentos soporte, serán remitidos a la subdirección administrativa para su correspondiente archivo.

ART. 12.—Los documentos mínimos que deben soportar la liquidación de los contratos serán los siguientes:

1. Original del acta de entrega y recibo definitivo del contrato de que se trate, ya sea de obra, consultoría, interadministrativo, etc. En los contratos de prestación de servicios, se aportará el original del informe final presentado por el contratista.

2. Comprobante de entrada a almacén, cuando se requiera por la modalidad de contrato de que se trate.

3. (Modificado).* Original de la relación de pagos.

*(Nota: Modificado Resolución 1327 de 2012 artículo 3° del Instituto Nacional de Vías)

4. Original del anexo de modificación de las garantías pactadas debidamente ampliadas y prorrogadas según los términos contractuales.

5. Copia del oficio aprobatorio del certificado de modificación de las garantías a que se refiere el numeral anterior.

6. Certificación de la verificación del cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, expedida por el Interventor en aquellos contratos que cuenten con interventoría contratada o por el gestor técnico de contrato cuando se trate de contratos de interventoría o de contratos que no hayan contado con interventoría contratada.

7. Conceptos técnicos cuando se requieran.

8. Fotocopia del contrato principal y sus adiciones, prórrogas, modificaciones, aclaraciones, suspensiones.

9. Cuando se trate de contratos de obra, interventoría y consultoría, adicionalmente a los documentos relacionados en el presente artículo se deberá anexar los documentos relacionados en el instructivo para la elaboración del acta de liquidación contenido en el manual de interventoría vigente.

ART. 13.—Los contratos de ejecución instantánea, en los cuales su objeto contractual se cumple en forma inmediata y no se prolonga en el transcurso del tiempo, no requieren de liquidación. En su defecto, se suscribirá el acta de entrega y recibo del objeto contractual indicando sus características, fundamento legal y partes intervinientes. Así mismo, tampoco requerirán de acta de liquidación los contratos de compraventa de predios y mejoras.

ART. 14.—El modelo de acta de liquidación contenido en el manual de interventoría para los contratos de obra e interventoría, será el utilizado para todos los tipos de contratos, ajustado por las unidades ejecutoras según el contrato de que se trate, toda vez que el citado modelo contiene los elementos básicos necesarios para toda liquidación de contratos como son: Contratista, objeto del contrato, fecha de inicio, fecha de vencimiento, valor total del contrato, valor ejecutado, valor pagado, comentarios, anticipo concedido, anticipo amortizado, pago anticipado concedido, pago anticipado legalizado, balance general del contrato, saldo del registro presupuestal, saldos a favor del contratista o del Invías, documentos aportados en la liquidación y firmas.

ART. 15.—Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, las unidades ejecutoras presentarán a las secretarías generales, según sus competencias, un informe sobre los contratos liquidados en el mes inmediatamente anterior.

ART. 16.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 4344 del 5 de octubre de 2004.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de julio de 2010.