RESOLUCIÓN 340 DE 2006 

(Junio 12)

“Por la cual se crea el comité de coordinación del sistema de gestión de calidad y se designa al representante de la Dirección General para la implementación del sistema de gestión de la calidad”.

El Director General del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en la Ley 938 de diciembre 30 de 2004, la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2º de la Ley 872 de 2003 señala que “el sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional”;

Que el Decreto 4110 de 2004 adoptó la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2º de la Ley 872 de 2003;

Que la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004 en su numeral 5.5.2 establece la necesidad de designar un representante de la dirección;

Que para llevar a cabo el proceso de implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de la calidad se hace necesario conformar el comité de coordinación del sistema de gestión de calidad;

En virtud de lo anterior se hace necesario designar al representante de la dirección para la implementación del sistema de gestión de la calidad y crear el comité de coordinación del sistema de gestión de calidad en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses;

Que mediante Circular 6 del 27 de julio de 2005 el director del Departamento Administrativo de la Función Pública fija las directrices para la “Implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del Estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004” y en su numeral cuarto establece que las entidades que ya tengan o estén en proceso de implementar el sistema de gestión de la calidad en uno o varios procesos con base en las normas técnicas ISO 9001:2000 podrán utilizar su sistema de gestión de la calidad existente para adaptarlo a los requerimientos de la NTCGP 1000:2004, conforme lo establece el numeral 1.3 de la citada norma;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. El comité de coordinación del sistema de gestión de calidad del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, estará conformado por los siguientes funcionarios:

Director general o su delegado, quien lo presidirá.

Secretario general.

Subdirector de investigación científica.

Subdirector de servicios forenses.

Subdirector administrativo y financiero.

Jefe oficina jurídica.

Jefe oficina de control interno.

Jefe oficina de control disciplinario interno con derecho a voz pero sin voto.

Jefe oficina de personal.

Jefe división de informática.

El jefe oficina de planeación actuará como secretario.

PAR. 1º—El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses tendrá un comité de coordinación del sistema de gestión de calidad en el ámbito central y ocho subcomités regionales, con el fin de trazar los objetivos generales para mejorar la eficiencia y resultados de la organización.

PAR. 2º—Los subcomités regionales de coordinación del sistema de gestión de calidad interno estarán presididos por el director regional, quien será el encargado de conformarlo con no menos de cinco funcionarios representantes de las áreas: forense y administrativa, con el facilitador de planeación o quien haga sus veces y con el director seccional cuya sede sea la misma de la dirección regional.

ART. 2º—Funciones del comité de coordinación del sistema de gestión de calidad. Las funciones asignadas a este comité serán las siguientes:

1. Formular orientaciones para la implementación del sistema de gestión de la calidad, mediante la comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales.

2. Determinar la política de la calidad y la seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad.

3. Garantizar la implementación del sistema de gestión de la calidad en los procesos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

4. Establecer los mecanismos que garanticen mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad.

5. Garantizar la compatibilidad con otros sistemas de gestión, especialmente con el de control interno y desarrollo administrativo.

6. Propender por que, a intervalos planificados, se revise el sistema de gestión de la calidad de la entidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas. La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año, e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluidos la política de la calidad y los objetivos de la calidad.

7. Gestionar y asegurar por parte de la alta dirección del instituto la disponibilidad de recursos.

8. Diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control de la aplicación del sistema de gestión de la calidad, con fundamento en el literal h) del artículo 4º de la Ley 872 de 2003.

9. Las demás necesarias para garantizar la implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad, sus procesos y productos.

Representante de la dirección

ART. 3º—(Modificado).* Designación. El representante de la dirección será el subdirector de servicios forenses quien, con independencia de otras funciones, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya:

1. Asegurarse de que se establezcan y mantengan los procesos necesarios para la implementación del sistema de gestión de la calidad.

2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y

3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

Nota: La responsabilidad del representante de la dirección puede incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestión de calidad.

*(Nota: Modificado por la Resolución 533 de 2007 artículo 2° del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 4º—Funciones de los integrantes del equipo gestor de calidad en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Los integrantes del equipo gestor de calidad en la entidad tendrán las siguientes funciones:

1. Del representante por la dirección. Implementación de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004 mediante el establecimiento de objetivos y procesos necesarios para el logro de resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la corporación.

2. De los integrantes del equipo gestor de calidad. Apoyar al representante por la dirección en la implementación de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004 mediante su participación y compromiso en el establecimiento de objetivos y procesos necesarios para el logro de resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la institución, así como mediante la elaboración…

3. Del estudio minucioso de los productos y servicios que genera la entidad, y el estudio de los procesos y los servidores responsables de los mismos.

4. Del jefe de la oficina de control interno. Coordinar la verificación y evaluación permanente del sistema de gestión de la calidad en el instituto, a través de los auditores internos de calidad que se habiliten, al interior de esta.

Asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del sistema de gestión de la calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la misma.

ART. 5º—Coordinación técnica. La coordinación técnica de la implementación del sistema de gestión de calidad estará a cargo de la oficina de planeación, conforme con lo establecido en la Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004 y su anexo técnico NTCGP 1000:2004.

ART. 6º—Reuniones periódicas. El comité de coordinación del sistema de gestión de calidad se reunirá por lo menos cada tres (3) meses o cuando por motivos extraordinarios se requiera su convocatoria.

PAR.—El director general, el representante de la dirección y/o el director regional podrán invitar a aquellos servidores públicos del instituto, como también a otras personas naturales o de organismos externos, a participar en las sesiones, según la conveniencia y asunto a tratar.

ART. 7º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Comuníquese publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., 12 de junio de 2006.

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