RESOLUCIÓN 3422 DE 2002 

(Agosto 21)

“Por la cual se crea el comité técnico de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías”.

(Nota: Aclarada por la Resolución 5297 de 2005 artículo 1º del Instituto Nacional de Vías)

La Directora General del Instituto Nacional de Vías,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere los artículos 78 de la Ley 489 de 1998, 4º del Decreto 081 de 2000, la Ley 716 de 2001 y 6º del Decreto 1282 de 2002,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 716 de 2001 obliga a los entes del sector público a adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar su información contable, de manera que los estados financieros reflejen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas, facultando a dichos organismos para depurar y castigar los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto, con corte a 31 de diciembre de 2000;

Que el Instituto Nacional de Vías es un establecimiento público del orden nacional que maneja y administra recursos públicos y hace parte del balance general de la Nación, razón por la cual se encuentra dentro del ámbito de cobertura de la Ley 716 de 2001;

Que de conformidad con la Ley 716 de 2001 es obligación institucional adelantar la gestión administrativa necesaria, para llegar a una información y documentación que acredite la realidad y existencia de operaciones que permita proceder a establecer con veracidad y oportunidad los saldos objeto de depuración;

Que las facultades previstas en la Ley 716 de 2001 estarán vigentes hasta el 31 de diciembre de 2003, según lo establece el artículo 21 de dicha norma;

Que el Decreto 1282 de 2002, reglamentario de la Ley 716 de 2001, establece la obligatoriedad institucional de conformar comités técnicos de saneamiento contable, para los efectos previstos en dicha norma y en la Ley 716 de 2001;

Que se hace necesario efectuar un análisis de los estados financieros del Instituto Nacional de Vías, con el propósito de proceder a su depuración, y establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones que afecten su patrimonio con corte a 31 de diciembre de 2000;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Créase el comité técnico de saneamiento contable. El comité técnico de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías, estará integrado así:

1. El secretario general administrativo, o su delegado, quien lo presidirá.

2. El subdirector financiero.

3. El subdirector administrativo.

4. (Adicionado).* El jefe de la oficina asesora jurídica.

5. El jefe de la división de contabilidad.

6. El jefe de la dependencia a la cual corresponden las cifras objeto de depuración.

Los miembros del comité técnico de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías actuarán con voz y voto en las deliberaciones y decisiones del mismo y su participación tiene carácter obligatorio e indelegable, salvo en el evento previsto en el numeral primero de este artículo.

PAR. 1º—Cuando se trate de depurar registros contables reflejados en los estados financieros de las regionales del Instituto Nacional de Vías, formarán parte del comité antes citado.

1. El director regional.

2. El contador de la regional.

PAR. 2º—El jefe de control interno será invitado permanente a las deliberaciones del comité técnico de saneamiento contable y actuará en ellas con voz y sin voto.

PAR. 3º—Podrán ser invitados con voz y sin derecho a voto, los funcionarios que el comité estime necesarios, quienes tendrán la obligación de asistir.

*(Nota: Adicionado el numeral 4º del presente artículo por la Resolución 5204 de 2004 artículo 1º del Instituto Nacional de Vías)

ART. 2º—Funciones del comité técnico de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías. El comité técnico de saneamiento contable del instituto ejercerá las siguientes funciones:

1. Asesorar al director general y al consejo directivo en la determinación de las políticas, montos objeto de depuración y procedimientos que sobre el saneamiento contable debe cumplir la entidad.

2. Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre el proceso de saneamiento contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar proponiendo su descargue o incorporación en los estados financieros, según sea el caso.

3. Aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la depuración, incluidos intereses, sanciones y actualización.

4. Proponer al director general y al consejo directivo del instituto la depuración de montos superiores a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con la política y montos que sean fijados de conformidad con el parágrafo segundo de este artículo.

5. Realizar seguimiento a lo previsto en la Ley 716 de 2001, en el Decreto 1282 de 2002 y en las normas que los modifiquen o adicionen.

6. Preparar una vez terminado el proceso de depuración, un informe detallado de la gestión realizada, para el Congreso de la República, conforme a lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 5º de la Ley 716 de 2001.

PAR. 1º—Las actas en que se decida o recomiende el saneamiento contable de acuerdo con lo establecido en los numerales 3º y 4º de este artículo, deberán ser aprobadas por el director general del instituto.

PAR. 2º—Las funciones previstas en este artículo, serán ejercidas en todos los casos, consultando la política institucional de saneamiento contable, los montos máximos de depuración y procedimientos establecidos, así como los precisos parámetros señalados en el artículo 4º de la Ley 716 de 2001 y demás disposiciones pertinentes.

PAR. 3º—La propuesta para la determinación y fijación de la política institucional de saneamiento contable, incluido lo relativo a los montos máximos objeto de depuración contable y procedimientos sobre saneamiento contable al interior del instituto, será presentada al director general y al consejo directivo dentro de los dos (2) meses siguientes a la publicación de la presente resolución quien la adoptará, si hay conformidad, mediante resolución motivada.

ART. 3º—Reunión. El comité técnico de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías se reunirá ordinariamente el último viernes de cada mes a las 9:00 a.m. en la sala de juntas de la secretaría general administrativa. Sin embargo, podrá reunirse extraordinariamente siempre que sea citado por el secretario del comité por instrucción del director general o el secretario general administrativo del Instituto Nacional de Vías.

ART. 4º—Quórum. El comité técnico podrá deliberar válidamente con la asistencia de al menos cinco (5) de sus miembros, siendo indispensable la asistencia del jefe de la división de contabilidad, del jefe de la dependencia a la cual corresponda las cifras objeto de depuración o del contador de la regional cuando sea el caso.

Las recomendaciones y decisiones se adoptarán por la mayoría simple de los asistentes.

ART. 5º—Estudios técnicos. Las recomendaciones y decisiones del comité técnico de saneamiento contable del Instituto Nacional de Vías deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios técnicos suficientes preparados por el área a que corresponda el asunto objeto de depuración o saneamiento los cuales serán canalizados a través de la secretaría del comité técnico.

PAR.—El jefe de la división de contabilidad y/o el contador de la regional, someterá a consideración del comité, la información necesaria para establecer la conveniencia o no de castigar o incorporar las partidas objeto de depuración.

ART. 6º—Actas. Las recomendaciones y decisiones del comité técnico de saneamiento contable del instituto constarán en actas numeradas consecutivamente que se suscribirán por todos los asistentes.

Además de los contenidos de las deliberaciones, decisiones y recomendaciones, podrán constar en el acta las aclaraciones o sustentaciones de voto negativo.

Los estudios técnicos necesarios que soporten las recomendaciones y decisiones del comité, harán parte del acta correspondiente.

ART. 7º—Secretaría del comité técnico. La secretaría del comité técnico de saneamiento contable del instituto estará a cargo del subdirector financiero, quien de conformidad con el numeral 2º del artículo primero de esta resolución es miembro de dicho comité.

ART. 8º—Funciones del secretario del comité técnico. El secretario técnico del comité técnico de saneamiento contable ejercerá las siguientes funciones:

1. Convocar a las reuniones ordinarias del comité.

2. Convocar a las reuniones extraordinarias por instrucción del director general o del secretario general administrativo del instituto.

3. Verificación del quórum.

4. Elaborar las actas de cada sesión del comité que deben contener sucintamente la relación de los temas tratados, los argumentos presentados, las recomendaciones y las decisiones adoptadas.

5. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el comité.

6. Coordinar los requerimientos logísticos para la reunión del comité.

7. Custodiar y mantener el archivo de las actas del comité.

8. Preparar un informe trimestral, de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del instituto y al consejo directivo. Una copia del mismo será remitida a la oficina de control interno.

9. Citar a los jefes de la dependencia a la cual corresponda las cifras objeto de depuración y demás funcionarios que sea preciso invitar de acuerdo con los temas que se vayan a tratar en la reunión del comité.

10. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de secretaría del comité técnico.

PAR.—Ocho días previos a la sesión del comité, el jefe de la división de contabilidad entregará un informe al secretario del comité, sobre los temas a tratar y especificando qué jefes de área deben asistir y si se requiere la asistencia de otros funcionarios.

ART. 9º—Documentación. Todos los servidores del Instituto Nacional de Vías están obligados a suministrar los documentos e información necesaria para adelantar el saneamiento contable a que se refiere la Ley 716 de 2001.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de agosto de 2002.

(Nota: Aclarada por la Resolución 5297 de 2005 artículo 1º del Instituto Nacional de Vías)

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