RESOLUCIÓN 3469 DE 1998 

(Mayo 27)

“Por la cual se establece el procedimiento para la creación, modificación y producción de formas y formularios, instructivos y cartillas, en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las conferidas por el artículo 14, del Decreto 1693 de 1997, y

CONSIDERANDO:

Que se hace necesario reglamentar la expedición de las formas y formularios, cartillas e instructivos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en aras de unificar y estandarizar los procesos de diseño, rediseño, homologación, determinación de necesidades, generación y control de existencias de los mismos;

Que para los efectos referidos y con base en las competencias legales es necesario determinar las responsabilidades específicas de cada una de las áreas o dependencias directamente relacionadas con los procesos, así como los resultados de ellas esperados, dentro de los plazos y límites establecidos,

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Generalidades

ART. 1º—Aspectos generales. Para los efectos de esta resolución se entiende por formas y formularios:

Formas. Son impresos utilizados para consignar información específica de manera repetitiva, en situaciones idénticas de tratamiento de datos. Por lo general son de carácter interno, en ocasiones son empleadas por contribuyentes y usuarios para adelantar algún tipo de trámite ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Formularios. Son impresos oficiales de carácter externo, destinados a que los contribuyentes o usuarios consignen información sobre aspectos formales o sustanciales, como sujetos pasivos de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias. Por lo general, son empleados en autodeterminación y pago de los tributos.

Especificaciones técnicas. Las formas y/o formularios deben cumplir con los siguientes requisitos, los cuales se registrarán en la ficha técnica elaborada por la oficina de planeación.

Nombre o identificación. Debe llevar un nombre que la diferencie, correspondiendo con su objetivo y contenido, un proceso o parte de él para fácil identificación.

Logotipo. Todas las formas y formularios deben contener el logotipo de la entidad, el cual debe ceñirse a los requerimientos del manual de identidad visual de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Prenumeración. Se utiliza como mecanismo de control.

En los formularios, se ubica, centrada en el extremo superior. Está conformada por catorce (14) dígitos. De estos, los siete (7) primeros son fijos y los restantes son variables de manera consecutiva.

Los siete (7) primeros tienen el siguiente significado: los primeros cuatro (4) hacen referencia al año de impresión; el siguiente a la casa impresora y corresponden a un número de identificación definido por la oficina de planeación y los dos (2) últimos a un código asignado por la oficina nacional de servicio de información a cada tipo de formulario.

Los siete (7) siguientes hacen relación al consecutivo de producción.

La dependencia que controla la utilización de la forma o formulario, será la que indique a partir de qué número se iniciará dicho consecutivo; de acuerdo con las necesidades el número de dígitos podrá aumentar.

Todos los campos referentes a años, deberán manejarse con cuatro (4) dígitos para evitar que en el año 2000 se manejen numeraciones iniciando o terminando con ceros.

Codificación. Se asigna por la oficina de planeación, debiendo colocarse en el extremo inferior izquierdo. Está conformada por trece (13) caracteres alfanuméricos con el siguiente significado:

Los cuatro (4) primeros alfabéticos, corresponden a la sigla del nombre de la entidad, los dos (2) siguientes al área de usuaria, de conformidad con la codificación asignada a cada dependencia mediante resolución del director general propuesta por la oficina de planeación; los tres (3) siguientes a un consecutivo de formas codificadas por área y los cuatros (4) últimos, al año de elaboración o modificación.

Distribución o tráfico. Es necesario indicar en la parte inferior centrada, las áreas, dependencias, entidades o personas entre las cuales debe distribuirse el original y las copias de las formas.

Características especiales. Deben contener mecanismos de control, notas o escritos especiales, por ejemplo, hologramas o especificación de entrega del formulario al usuario en forma gratuita. Esta información debe registrarse en una parte visible, sin que entorpezca la legibilidad del mismo.

Instructivos. Las formas y formularios deberán estar acompañadas de las instrucciones para su diligenciamiento. En algunos casos, éstas pueden ser complementadas con cartillas que amplían la información al contribuyente, facilitando con ejemplos o mayores explicaciones la elaboración del documento.

Criterios de elaboración. Al elaborar una forma o formulario, deben considerarse los siguientes criterios:

Tamaño. Se procura la elaboración de diseños en formas estándar, es decir, en tamaño carta, media carta, oficio, medio oficio.

Calidad. Se refiere a las necesidades de textura, presentación y peso del papel, así como los aspectos relacionados con el uso y conservación de los documentos.

Seguridad. Cuando la forma o formulario lo amerite, deberá indicarse los casos en que es necesario la utilización de tintas, tipos de papel e impresiones especiales.

Ahorro. Corresponde a la necesidad de utilizar el mínimo de formas o formularios instructivos y cartillas y a la simplificación de contenido y diligenciamiento.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 2º—Toma de decisiones sobre formularios, instructivos y cartillas. La definición de la creación, modificación, contenido y producción de formularios, instructivos y cartillas, corresponde a los grupos de análisis, al comité de formularios y al comité de dirección de que trata la presente resolución.

El comité de dirección de conformidad con lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto 1725 de 1997, será quien apruebe la última versión de los formularios, instrucciones y cartillas para la nueva vigencia.

La oficina de planeación será la encargada de efectuar las convocatorias del inciso segundo del citado artículo.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 3º—Conformación del comité de formularios. El comité de formularios estará conformado por:

Subdirectores de fiscalización para el control y penalización tributaria, fiscalización aduanera, represión y penalización del contrabando, servicio al comercio exterior, recaudación, jurídica tributaria, jurídica aduanera, control cambiario y técnica aduanera.

Jefes de oficina nacional de normativa y doctrina, oficina de planeación, oficina de control interno y oficina de estudios económicos.

Subsecretario financiero y subsecretario administrativo.

PAR. 1º—La participación de los miembros de este comité será indelegable.

PAR. 2º—Las decisiones se adoptan con el voto de ocho (8) de los miembros; quienes no asistan deberán acogerlas íntegramente conforme con lo que allí se establezca. Quienes no puedan asistir cuentan con la opción de hacer llegar su concepto frente a los temas de la agenda, con suficiente anterioridad a la reunión del comité el cual podrá considerarse dentro de la discusión pero no reemplaza la asistencia, de modo que la votación se realizará únicamente entre los asistentes.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 4º—Conformación de grupos de análisis. El análisis de nuevos formularios, instructivos y cartillas o la modificación de los existentes se hará a través de grupos de análisis conformados por los funcionarios que designen los correspondientes jefes de área que integran el comité de formularios.

Grupo I tributario. Encargado de la definición de creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas tributarios, incluyendo recibo oficial de pago.

Integrado por funcionarios de: despacho de la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales, despacho del la Dirección de Impuestos Nacionales, secretaría general, oficina nacional de normativa y doctrina, oficina de control interno, oficina de estudios económicos, subdirección jurídica tributaria, subdirección de recaudación, subdirección de cobranzas y subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria.

Coordinador y responsable de los archivos históricos de las reuniones: subdirector de fiscalización para el control y penalización tributaria.

Grupo II aduanero. Encargado de la definición de creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas aduaneros, incluye declaración de valor y recibo oficial de pago.

Integrado por funcionarios de: despacho de la Dirección General de Impuestos y Aduanas Nacionales, despacho del la Dirección de Aduanas Nacionales, secretario general, oficina nacional de normativa y doctrina, oficina de estudios económicos, oficina de control interno, subdirección de servicio al comercio exterior, subdirección jurídica aduanera, subdirección de fiscalización aduanera, represión y penalización al contrabando, subdirección de recaudación, subdirección de control cambiario y subdirector técnica aduanera.

Coordinador y responsable de los archivos históricos de las reuniones: subdirector de servicio al comercio exterior.

PAR. 1º—Los grupos a que se refiere el presente artículo, deberán elaborar un cronograma de trabajo, controlado por el coordinador respectivo, pudiéndose dividir en subgrupos para la ejecución de las tareas asignadas. De cada sesión deben quedar actas con sus anexos debidamente firmadas por los participantes.

PAR. 2º—Para garantizar la continuidad del trabajo, la participación de los funcionarios designados para los grupos de análisis de que trata este artículo, será intransferible a otros funcionarios, por tanto, quienes no asistan se comprometerán a actualizarse frente a las labores y acoger íntegramente lo que allí se establezca.

PAR. 3º—Cuando existan dificultades para asistir a una reunión del grupo, podrá enviarse por escrito la opinión frente al tema a tratar en allá, con la debida anticipación. En todo caso, la inasistencia de más de dos de los integrantes ocasionará su aplazamiento.

PAR. 4º—El plazo máximo para que los jefes de área presenten las correspondientes propuestas de modificación y ajuste a los formularios para la siguiente vigencia fiscal a los coordinadores de los grupos de análisis respectivos será la tercera semana del mes de mayo de cada año. Los contenidos de los formularios continuarán vigentes siempre y cuando no se produzcan propuestas de modificación aceptadas por el comité de formularios.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

CAPÍTULO II

Creación, modificación y producción de formularios, instructivos y cartillas

ART. 5º—Dependencias responsables

Dirección general. Profiere los actos administrativos relacionados con la adopción, prescripción, supresión, eliminación y utilización de los formularios.

Comité de dirección. Encargado de aprobar la versión final de los formularios, instructivos y cartillas, una vez el comité de formularios prepare un informe definitivo sobre los cambios y modificaciones a efectuar.

Comité de formularios. Revisa en su totalidad la versión de los formularios, instructivos y cartillas presentados por los grupos de análisis, presentándolas para aprobación definitiva al comité de dirección, eventualmente atiende los aspectos relacionados con la producción de estampillas u otros documentos de seguridad; de todas sus actuaciones, se dejarán actas debidamente firmadas por los participantes.

Grupos de análisis. Encargados de la definición de creación, contenido y modificación de formularios, instructivos y cartillas tributarias y aduaneras, declaraciones de valor y recibo oficial de pago según el caso, dejando actas firmadas de sus actuaciones.

Oficina de planeación. Verifica el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los formularios, instructivos y cartillas; elabora la ficha técnica; vela por su archivo y el de los diseños aprobados; asigna códigos a los formularios y a la casa impresora.

Remite a las subdirecciones de fiscalización tributaria y subdirección de servicio al comercio exterior las versiones vigentes de las cartillas de instrucción, con el fin de que le efectúen los ajustes conforme a las decisiones del comité.

Envía a la subsecretaría administrativa las especificaciones técnicas de los formularios, cartillas e instrucciones con el fin de que se adelante el proceso de contratación respectiva.

Cursa trámite a la oficina nacional de normativa y doctrina y a las subdirecciones jurídica tributaria y jurídica aduanera, las versiones definitivas de los formularios junto con las especificaciones técnicas, para que se proceda a elaborar los proyectos de resolución por medio de los cuales se oficializan.

Actúa como coordinador y secretario del comité de formularios y de dirección.

El despacho y la división de organización de la oficina de planeación aseguran e impulsan permanentemente el cumplimiento de los procesos de definición, de creación, contenido y modificación de diseño, revisión contratación e implementación de los formularios, cartillas e instructivos, al igual que los compromisos señalados en los comités que se celebren.

Oficina nacional de normativa y doctrina. Garantiza la consistencia y solidez jurídica de las definiciones sustantivas de los formularios, instructivos y cartillas; remite los textos definitivos en medio magnético con sus respectiva impresión a la oficina de planeación para su correspondiente diagramación y elabora las resoluciones de prescripción de formularios tributarios y aduaneros.

Oficina de estudios económicos. Colabora en la definición del contenido de los formularios, instructivos y cartillas, en lo relacionado con las necesidades de información estadística.

Oficina nacional de servicio de información. En el evento de presentarse modificaciones, debe evaluar el impacto que sobre los sistemas de información tendrá la nueva versión de formularios, recibo oficial de pago, instructivos y cartillas; emite el concepto técnico respectivo; establece los ajustes necesarios en el hardware y software de la entidad; suministra la información sobre número de contribuyentes y declaraciones presentadas en el período anterior, así como la información sobre ubicación de los contribuyentes y medios para distribuir en forma personalizada los formularios; asignan los códigos a los renglones cuando a ello hubiere lugar.

En coordinación con la subdirección de recaudación, elabora las especificaciones técnicas que remitirán a las entidades autorizadas para recaudar y define el plan de pruebas, previo a la entrada en vigencia de los nuevos formularios.

Oficina de control interno. Garantiza la consistencia del procedimiento y su concordancia con los principios de eficiencia, eficacia y economía, proponiendo nuevos controles y evaluando la efectividad de los existentes. El acatamiento de los procedimientos será responsabilidad de quienes lo apliquen siendo la oficina de control interno, quien evalúe los mecanismos de control utilizados.

Secretario general. Dirige el proceso de contratación y distribución de los formularios.

Subsecretaría administrativa. Es la responsable de los procesos de contratación, administración de existencias, almacenamiento y reimpresión de los formularios, recibo oficial de pago, instructivos y cartillas.

Subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria. Define la calidad, contenido, consistencia y coherencia de los formularios, instructivos y cartillas tributarias, con las políticas y objetivos de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y remite directamente a la oficina nacional de normativa y doctrina para su revisión y aprobación técnica y jurídica.

Establece conjuntamente con la subdirección de recaudación y la subsecretaría administrativa la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Esta información será tenida en cuenta para el momento de la contratación.

Subdirección de servicio al comercio exterior, subdirección técnica aduanera, y subdirección de fiscalización aduanera, represión y penalización al contrabando. Definen la calidad, contenido, consistencia y coherencia de los formularios, instructivos y cartillas aduaneras, con las políticas y objetivos de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y de la Dirección de Aduanas Nacionales y los remite directamente a la oficina nacional de normativa y doctrina para su revisión y aprobación técnica y jurídica.

Establecen conjuntamente con la subdirección de recaudación y la subsecretaría administrativa la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Esta información será tenida en cuenta para el momento de la contratación. Adicionalmente, cuando se requiera, definen la cantidad de estampillas que deben producirse.

Subdirector de recaudación. Establece la consistencia del contenido de las secciones de liquidación y pago de los tributos, los procesos de validación y convenios adelantados con las entidades autorizadas para recaudar; determina conjuntamente con las áreas técnicas y la subsecretaría administrativa la cantidad a producir y el plan de distribución de los mismos. Así mismo comunica y conviene con las entidades recaudadoras los procedimientos, trámites y exigencias que se deriven de la adopción o modificación de los formularios,

Subdirecciones jurídica tributaria y jurídica aduanera. Apoyan técnicamente al comité y a sus miembros en la elaboración del contenido de los formularios, instructivos y cartillas.

PAR. 1º—Los jefes de las áreas señaladas en el artículo 4º de esta resolución, son responsables de conformar los respectivos grupos de análisis y de velar por la participación activa de sus miembros.

PAR. 2º—Las demás subdirecciones, subsecretarías, oficinas y administraciones son responsables del suministro de propuestas para un adecuado diseño de los formularios, instructivos y cartillas.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 6º—Procedimiento para la definición de la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas. Para la creación y modificación de formularios, instructivos y cartillas debe seguirse el siguiente procedimiento:

1. Cada jefatura de área del nivel central, solicita a sus dependencias funcionales, de los niveles central, regional y local, la presentación de propuestas de creación o modificación de formularios, instructivos y cartillas, debidamente soportadas.

2. Dentro de los términos establecidos en la presente resolución, las dependencias remiten a los coordinadores de los grupos de análisis las propuestas de creación o modificación de diseño y contenido, con el soporte respectivo.

3. Recibidas las propuestas, los coordinadores de los grupos de análisis los despachan a los grupos de análisis.

4. Los grupos de análisis inician la evaluación de todas las propuestas y definen cuáles deben ser aprobadas. De las deliberaciones de cada grupo, se dejarán actas elaboradas por el coordinador respectivo, que se remiten a la oficina de planeación junto con los prediseños de formularios, contenidos, instructivos, cartillas y soportes respectivos, dentro de los términos señalados en la presente resolución.

5. La oficina de planeación recibe las versiones definitivas de los grupos de análisis y procede a apropiar las modificaciones en los diseños de los formularios e instructivos. Terminada esta labor, entrega a la oficina nacional de servicio de información los nuevos formularios con el fin de que se asignen los códigos a los renglones cuando a ello hubiere lugar.

6. La oficina nacional de servicio de información efectúa y remite a la oficina de planeación dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a su recibo, el estudio y concepto correspondiente.

7. Apoyada en los conceptos de la oficina nacional de servicio de información, la oficina de planeación efectúa los ajustes correspondientes y convoca a comité de formularios.

8. Una vez el comité de formularios revise las versiones definitivas presentadas por los grupos de análisis, la oficina de planeación realiza los ajustes correspondientes si los hubiere y los somete a consideración del comité de dirección.

9. Las decisiones adoptadas por el comité de dirección serán inmodificables a menos que exista disposición legal en contrario, razón por la cual las áreas partícipes deberán tener en la fecha de celebración del mismo, claramente definidas las modificaciones y textos definitivos de los formularios. lo anterior, en aras de garantizar el desarrollo normal y oportuno del proceso de contratación. Quien autorice o incluya modificaciones posteriormente, será responsable de las demoras que se generen en el proceso.

10. Posteriormente, la oficina de planeación remite el diseño final con la respectiva ficha técnica a la subsecretaría administrativa dentro de los términos establecidos en la presente resolución, para que continúe con el proceso de contratación y a la oficina de control interno, para la ejecución de los controles respectivos.

11. Paralelamente, la subdirección de recaudación, junto con las subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria, subdirección de servicio al comercio exterior y subsecretaría administrativa una vez cuente con la definición y aprobación de las variables para establecer requerimientos por parte del comité de formularios, elaborará las peticiones de cantidad, el plan de distribución y la respectiva información sobre la numeración consecutiva que debe llevar cada uno de ellos y lo presenta a consideración del comité.

12. La oficina de planeación entregará los diseños finales a la casa impresora la cual contará con cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, para elaborar los artes; dentro de los dos (2) días siguientes a su recibo, la oficina de planeación revisará los artes finales y los devolverá al contratista para que dentro de los dos (2) días siguientes efectúe las correcciones y remita nuevamente a la oficina de planeación, quien contará a su vez con dos (2) días para verificar los cambios y aprobar los artes finales.

13. Una vez aprobados los artes finales, la oficina de planeación los remite en fotocopia a la subsecretaría administrativa, con el fin de que se verifique el cumplimiento del contrato.

14. La subdirección de recaudación señala a la oficina nacional de servicio de información los criterios para generar los datos que permita al contratista elaborar los rótulos, autoadhesivos, guías o el que se establezca en el contrato para la distribución de documentos por correo.

15. Una vez la subdirección de recaudación valide la información de que trata el numeral anterior, la entrega a la subsecretaría administrativa para que ésta a su vez remita el medio magnético (cinta, cartucho o disquete) que contiene la información que aparecerá en el rótulo así como el diseño del mismo, a la casa impresora seleccionada para producir los formularios. 16. La oficina nacional de normativa y doctrina se encargará de proyectar para la firma del director general de impuestos y aduanas nacionales la resolución por medio de la cual se adoptan los formatos y formularios que se requieran en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La oficina de planeación, debe velar por el cumplimiento de los términos de que trata el presente artículo, alertando cuando sea del caso a la dependencia correspondiente.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 7º—Transitorio,términos dentro del proceso.

Estudio de las propuestas recibidas para la modificación de los formularios y elaboraciónde actas por parte de los grupos de análisis.Del 28 de mayo al 3 de julio de 1998.
Remisión de actas y prediseños de formularios, instructivos y cartillas a la oficina de planeación.6 de julio de 1998.
Introducción de modificaciones en los diseños de los formularios e instructivos, por parte de la oficina de planeación.Del 6 de julio al 3 de agosto de 1998.
Asignación de códigos por parte de la oficina nacional de servicio de información.Del 5 al 14 de agosto de 1998.
Ajuste a los formularios conforme al concepto de la oficina nacional de servicio de información por parte de la oficina de planeaciónDel 18 al 21 de agosto de 1998.
Celebración de comité de formularios y aprobación de versión definitiva.25 de agosto de 1998.
Remisión de los formularios junto con las especificaciones técnicas a la subsecretaría administrativa para el procesos de contratación7 de septiembre de 1998.
Apropiación de modificaciones a las cartillas tributarias aduaneras por parte de la subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria y subdirección de servicio al comercio exterior.Del 7 al 21 de septiembre de 1998.
Revisión legal por parte de la oficina nacional de normativa y doctrina.Del 22 de septiembre al 2 de octubre de 1998.
Solicitud de cantidad y presentación de plan de distribución.1º de octubre de 1998.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

CAPÍTULO III

Creación y modificación de formas

ART. 8º—Responsables de los proyectos de creación, contenido y modificación de formas.

Dependencias de la entidad. Las dependencias ejecutoras deberán presentar los proyectos de creación o modificación de formas.

Jefaturas de área. Aprueban las propuestas de creación o modificación.

Subsecretaría administrativa. Apoya en el proceso de producción, almacenamiento, distribución y administración de las formas requeridas por la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 9º—Propuestas de creación, diseño o modificación de formas. Las diferentes dependencias de las áreas y administraciones, pueden presentar diseños para la creación o modificación de formas, para lo cual deberán cumplir con el procedimiento que se indica a continuación:

— Cada dependencia propone a su respectiva jefatura o a la división de planeación en el caso de las administraciones, la creación o modificación de una forma, de acuerdo con las necesidades.

— La jefatura de la dependencia o la división de planeación respectiva, valida las propuestas. En caso de ser aprobadas las remite a la jefatura de área en el nivel central para que evalúe y emita concepto de la forma y los soportes de la creación o modificación.

— En los casos en los cuales el área del nivel central considere conveniente la creación o modificación, presenta el proyecto a las áreas involucradas del nivel central para que conceptúen sobre su utilización y diseño.

— Las áreas involucradas del nivel central emiten concepto y lo remiten a la jefatura del área responsable.

— Una vez realizados los ajustes, el área del nivel central responsable de la propuesta, presenta la versión definitiva a la oficina de planeación, con el correspondiente prediseño, o con la información sobre la modificación que debe introducirse. En cualquiera de los casos debe enviarse el instructivo, señalar la cantidad que debe imprimirse, numeración y los tráficos correspondientes.

— La oficina de planeación elabora dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo al diseño respectivo y la ficha técnica y los remite al área del nivel central para la verificación de las modificaciones introducidas con las solicitudes.

— La jefatura del área del nivel central envía dentro de los tres (3) días hábiles a la oficina de planeación para elaboración del arte final, codificación y especificaciones técnicas.

— La oficina de planeación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo remite el arte final y especificaciones técnicas al área del nivel central, quien a su vez lo envía a la subsecretaría administrativa, con la información sobre cantidad, plan de distribución y numeración requerida, para que proceda ordenar la producción en forma directa o a través de contrato.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

CAPÍTULO IV

Homologación de formas y formularios y otros aspectos afines

ART. 10.—Formas homologadas. Se consideran homologadas las formas y formularios que han sido presentados a la oficina de planeación y han recibido de ésta, la codificación respectiva, incluyéndose en el archivo técnico que repose en esta dependencia. Es obligatorio para todas las áreas de la entidad, utilizar formas debidamente homologadas.

Las divisiones de planeación, cuando así lo establezca la dirección regional o la administración especial, solicitan a la oficina de planeación, la homologación de formas por intermedio del área responsable en el nivel central, con el fin de lograr su estandarización para todas las administraciones. En todo caso, la oficina de planeación llevará el archivo histórico de las formas homologadas.

Para este propósito se debe seguir el procedimiento aquí señalado, sobre creación, modificación y diseño de formas.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 11.—Requerimientos de formas homologadas. Cada jefatura de área debe realizar el análisis de necesidades de formas para ser utilizadas durante el año. Esta información se reporta a la subsecretaría administrativa el 1º de octubre de cada año, para que proceda a las provisiones respectivas, realice los suministros y mantenga las existencias requeridas.

PAR.—A partir de la vigencia de la presente resolución, ninguna dependencia podrá utilizar formas que no se encuentren debidamente homologadas. En consecuencia, si ellas cuentan con formas que no cumplan con este requisito, deberán solicitar su homologación siguiendo el mismo proceso establecido para las formas nuevas, antes del 15 de septiembre de 1998.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 12.—Fecha de solicitud. En los casos en los cuales se requieran entregas adicionales a la primera, la jefatura de la dependencia presenta al almacén general la solicitud respectiva, por escrito, con una anticipación no inferior a quince (15) días y las reimpresiones con dos (2) meses de anticipación.

Si la solicitud de reposición, incluye modificación y homologación, debe hacerse con una anticipación a la fecha de utilización, no inferior a tres (3) meses.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 13.—Producción de las formas y formularios. Corresponde a la subsecretaría administrativa realizar el proceso de contratación o autorización de producción o reimpresión de formas y formularios y del control de los contratos que se establezcan para el efecto y para la distribución.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 14.—Determinación de necesidades de impresión de formularios, instructivos y cartillas. La estimación de consumo para el período de un año debe considerar además de los requerimientos de las áreas, como mínimo, los siguientes criterios:

— Número de contribuyentes

— Número de declaraciones presentadas en el período anterior

— Cantidades consumidas en el período anterior

— Frecuencia de presentación o cantidad de períodos gravables por año

— Formas y canales de distribución

— Cantidades a distribuir por canal

— Porcentaje de desperdicio

— Porcentaje para capacitación y uso interno de las áreas

— Porcentaje para el proceso de fiscalización

— Porcentaje que debe ser mantenido en stock de seguridad

Los mismos criterios pueden ser utilizados para la producción de formas.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 15.—Plan de distribución. Es la presentación detallada del modo como deben ser distribuidos los formularios, instructivos, cartillas y formas producidos.

El plan de distribución de formularios, instructivos y cartillas, debe ser presentado mediante escrito por la subdirección de recaudación en coordinación con la subdirección de fiscalización para el control y penalización tributaria y la subdirección de servicio al comercio exterior a la subsecretaría administrativa, el cual debe incluir:

— Cantidades, que deben ser distribuidos: por administración y contribuyente (en el caso de los formularios)

— Formas de entrega (correo, directamente).

— Fecha de iniciación de la distribución.

— Frecuencia y período de entrega.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 16.—Almacenamiento de formas y formularios, instructivos y cartillas. El almacén general es el encargado del almacenamiento y distribución de formas y formularios, instructivos y cartillas le corresponde garantizar la existencia de un stock mínimo de seguridad, de mecanismos de control y de medidas de mantenimiento adecuadas e informar a la subdirección de recaudación y a las áreas técnicas el informe de existencias de formularios.

El stock de seguridad debe considerar:

Punto de control 1: Conformado por la provisión necesaria para un consumo de tres meses. Este tiempo es el mínimo requerido para introducir las modificaciones que se requieran en las formas o formularios, instructivos y cartillas y obtener la producción necesaria. De hecho, constituye el momento en el cual el almacén general y las administraciones deben verificar existencias.

Punto de control 2: Conformado por las existencias para un mes.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 17.—Circularización de saldos. Como mecanismo de control y de medida de emergencia, la subsecretaría administrativa debe realizar consultas a las administraciones sobre las existencias en la fecha, con el fin de ejercer control de ellas y hacer redistribuciones entre las administraciones, cuando se requiera .

Sin perjuicio de lo anterior, la administración deberá solicitar oportunamente a la subsecretaría administrativa el suministro de las formas y formularios requeridos para garantizar su servicio.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 18.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 404 del 22 de agosto de 1997.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, a 27 de mayo de 1998.

(Nota: Derogada por la Resolución 690 de 2000 artículo 18 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).