RESOLUCIÓN 3476 DE 2009 

(Julio 23)

“Por la cual se crea un grupo interno de trabajo en la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior”.

La viceministra de Relaciones Exteriores encargada de las funciones del despacho del Ministro de Relaciones Exteriores,

en uso de sus facultades legales y, en especial, de las que le confieren el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 6º, numeral 6º, del Decreto 110 de 2004, y

CONSIDERANDO:

1. Que, según lo dispone el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los representantes legales de las entidades públicas podrán crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo.

2. Que, conforme a lo dispuesto en el inciso 3º del precitado artículo, en el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.

3. Que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º, numeral 6º, del Decreto 110 de 2004, corresponde al Ministro de Relaciones Exteriores crear, organizar y reglamentar, mediante resolución, grupos internos de trabajo, con el fin de desarrollar con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas, planes, estrategias y programas del ministerio.

4. Que, debido al incremento en el volumen de trámites de apostilla y legalizaciones, el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de convenios con algunas entidades territoriales, está descentralizando dicho servicio, por lo que es necesario crear un grupo interno de trabajo que coordine el proceso de apertura y funcionamiento de nuevas sedes de apostilla y legalizaciones.

5. Que, en consecuencia,

RESUELVE:

ART. 1º—De la creación del grupo de coordinación del servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones. Crear, adscrito a la Dirección de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior, el grupo de coordinación del servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

ART. 2º—De las funciones del grupo de coordinación del servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones. Corresponde al grupo de coordinación del servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, las siguientes funciones:

1. Servir de canal de comunicación y coordinación entre el ministerio y las entidades territoriales, así como en los respectivos puntos de atención, que realizarán la función de apostilla y legalizaciones.

2. Capacitar y entrenar a las personas responsables de prestar el servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones, en su marco legal y procedimental.

3. Diseñar e implementar protocolos para la atención del público, el manejo de situaciones específicas y generación de estadísticas del servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones.

4. Establecer mecanismos de control para identificar errores en la prestación del servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones y definir los procedimientos para corregir los trámites que presenten fallas en su realización.

5. Informar sobre los criterios y parámetros que deben tener en cuenta las entidades territoriales en la gestión documental de los trámites de apostilla y legalizaciones.

6. Atender los requerimientos de consulta e información que formulen las entidades territoriales a las cuales se les delegará la función de apostilla y legalizaciones.

7. Mantener una comunicación fluida con los funcionarios que se encargarán de los trámites de apostilla y legalizaciones para resolver inquietudes e inconvenientes que se lleguen a presentar.

8. Realizar mediciones conjuntas sobre la prestación del servicio descentralizado de apostilla y legalizaciones para identificar puntos de mejora e implementar planes de mejoramiento.

9. Verificar que las firmas de los funcionarios autorizados por las entidades territoriales queden registradas en el ministerio y estén disponibles en el sistema para su confirmación en el momento de elaborar una apostilla o una legalización.

10. Coordinar y ejecutar los modelos de operación de procesos en las sedes de apostilla y legalizaciones.

11. Las demás funciones que le asigne el Ministro de Relaciones Exteriores o el secretario general, de acuerdo con la naturaleza de la función de apostilla y legalizaciones.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

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