RESOLUCIÓN 3478 DE 2005 

(Julio 28)

“Por la cual se adoptan las políticas y los procedimientos necesarios para identificar, clasificar y determinar las partidas contables que serán objeto de depuración contable conforme a lo indicado en la Ley 716 de 2001”.

El Viceministro de Asuntos Multilaterales,

encargado de las funciones del despacho de la Ministra de Relaciones Exteriores, en uso de facultades legales, en especial de la consagrada en la Ley 716 de 2001 y artículo 3º del Decreto 1282 de 2002, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 3º del Decreto 1282 de 2002, señala:

“Actuación administrativa. Los representantes legales de las entidades y organismos públicos obligados al saneamiento contable, establecerán las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración”;

Que el comité de saneamiento contable en su sesión del trece (13) de abril de 2005, recomendó la adopción de políticas y procedimientos para proceder al saneamiento contable, las cuales se acogen en su totalidad y en consecuencia,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar las siguientes políticas y procedimientos para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a saneamiento contable:

Políticas

1. La dirección administrativa y financiera con las coordinaciones de financiera del ministerio y del fondo rotatorio, liderarán la recopilación de información sobre las operaciones y hechos que afecten directa o indirectamente, a favor o en contra, la contabilidad de estas entidades.

2. Las actuaciones administrativas para el saneamiento contable, deberán quedar adecuadamente soportadas en los estudios técnicos-contables necesarios, que la dirección administrativa y financiera por medio de la dependencia o del funcionario a quien le competa la función, adelante en forma previa al estudio jurídico que realizará la oficina asesora jurídica. Estos estudios constituyen los fundamentos con los cuales el comité recomendará la depuración, estudios que harán parte de las actas de aprobación.

3. La gestión administrativa por medio de la cual se allegará la información y documentación suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración, involucra todas y cada una de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio tanto de la planta interna como de la planta externa, especialmente aquellas en las cuales haya tenido origen la operación o el hecho y los interventores.

4. La dirección administrativa y financiera del ministerio y del fondo rotatorio y/o la secretaria del comité técnico de saneamiento contable, utilizarán los mecanismos de comunicación usuales en la entidad para el recibo periódico de la planta interna y externa, en relación con las operaciones económicas que afecten a favor o en contra la situación patrimonial de la entidad y sean susceptibles del estudio técnico y jurídico, como soportes de la depuración de los valores contables.

5. La oficina asesora jurídica realizará el estudio jurídico a cada propuesta que remita la dirección administrativa y financiera o el comité técnico de saneamiento contable como soporte legal de la decisión de depuración de los valores contables.

6. La oficina asesora jurídica prestará asistencia jurídica, a la gestión administrativa para el saneamiento contable de la entidad, en los términos señalados en el artículo 8º del Decreto 110 de 2004, así como dentro del marco legal vigente en materia de saneamiento contable.

7. Los servidores públicos de la entidad tienen responsabilidad administrativa y disciplinaria por la omisión de informar la operación económica, originada en su dependencia que sea susceptible de ser reportada con los documentos soporte.

Procedimientos

1. Para adelantar el saneamiento contable se aplicarán los procedimientos sugeridos por la Contaduría General de la Nación de acuerdo con la Circular Externa 56 del 5 de febrero de 2004, el Instructivo 17 del 31 de diciembre de 2004 y la guía práctica sobre el saneamiento contable.

2. Las cuantías y los montos objeto de depuración y los procedimientos por el saneamiento contable son establecidos en el régimen legal vigente sobre saneamiento contable.

ART. 2º—La presente rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de julio de 2005.

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