RESOLUCIÓN 3520 DE 2006 

(Octubre 30)

“Por la cual se crean los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.

El Fiscal General de la Nación,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el numeral 17 del artículo 11 de la Ley 938 de 2004 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 716 de 2001, modificada por las leyes 863 de 2003, 901 de 2004 y 998 de 2005, estableció normas para el saneamiento de la información contable en el sector público, concediendo como plazo a las entidades estatales el 31 de diciembre de 2006;

Que el artículo 79 de la Ley 998 de 2005, fue declarado inexequible por la honorable Corte Constitucional, mediante Sentencia C-457 de junio 7 de 2006, por violación del principio de unidad de materia consagrado en el artículo 158 de la Constitución Política, razón por la cual, a partir de junio 7 de 2006, dejó de tener aplicabilidad el proceso de saneamiento contable establecido en la Ley 716 de 2001, sus decretos reglamentarios y las demás normas contables expedidas con fundamento en la misma;

Que el artículo 39 de la Resolución 0-0159 del 1º de febrero de 2006 emanada de este Despacho consagra: “Normas de control interno contable. La Fiscalía General de la Nación se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de control interno contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad, y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar la Fiscalía General de la Nación para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información”;

Que el artículo 1º de la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación, adopta el “Modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública”, para desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna;

Que el artículo 2º lbídem, establece que el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública, de conformidad con las demás normas que rigen la materia;

Que el artículo 3º de la Ley 87 de 1993, establece que el sistema de control interno forma parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales, razón por la cual se hace necesario promover en los funcionarios públicos el desarrollo de una cultura del autocontrol, dado que este es considerado como uno de los fundamentos del modelo estándar de control interno de que trata el Decreto 1599 de 2005;

Que el artículo 6º Ibídem, dispone que “el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;

Que la Fiscalía General de la Nación, es una entidad del orden nacional perteneciente a la rama judicial del poder público, que maneja y administra recursos públicos y forma parte del balance general de la Nación;

Que dentro de las características de la información contable en el contexto de la sostenibilidad, en el numeral 2.1.10 del modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema contable, adoptado mediante Resolución 119 de 2006, se determina: “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, éstos evaluarían la pertinencia de constituir e integrar el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público”;

Que por lo anterior se hace necesario la creación de los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable en la Fiscalía General de la Nación, en consecuencia,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación. Crear los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable en el nivel central y seccional de la Fiscalía General de la Nación.

ART. 2º—Integración. El comité técnico de sostenibilidad del sistema contable, en el nivel central de la Fiscalía General de la Nación, estará integrado de la siguiente manera:

1. El director nacional administrativo y financiero o su delegado, quien lo presidirá.

2. El secretario general o su delegado.

3. El jefe de la oficina jurídica o su delegado.

4. El jefe de la división financiera.

5. El jefe de la división administrativa o su delegado.

6. El coordinador de la sección contabilidad.

7. El coordinador de administración de bienes.

Los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable en el nivel seccional, estarán integrados de la siguiente manera:

1. El director seccional administrativo y financiero, quien lo presidirá.

2. El servidor encargado de las funciones de abogado asistente.

3. El servidor encargado del área de contabilidad.

4. El servidor encargado del área de personal.

5. El servidor encargado del área de administración de bienes.

PAR. 1º—Asistirá como invitado con voz y sin voto, el jefe de la oficina de control interno o su delegado en el nivel central, o su delegado en las seccionales. Igualmente el comité podrá invitar al jefe de la oficina de planeación.

PAR. 2º—Participarán en las sesiones, los servidores que de acuerdo con el asunto a tratar se estime necesario por parte de los comités, quienes concurrirán con derecho a voz pero sin voto.

ART. 3º—Principios orientadores de los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable: Son principios orientadores de los comités técnicos, los siguientes:

1. Establecer las actividades mínimas de control que deban realizar las áreas respectivas, para el mejoramiento de la calidad de la información financiera, económica y social.

2. Propender por una cultura del autocontrol en cada proceso y procedimiento que ejecuten las diferentes áreas.

ART. 4º—Funciones de los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable. Los comités técnicos de sostenibilidad del sistema contable tendrán las siguientes funciones:

1. Asesorar al área contable y financiera de la entidad, para el desarrollo de actividades tendientes a mantener la sostenibilidad del sistema contable, que permita generar información razonable y oportuna.

2. Evaluar los informes debidamente soportados que presenten las áreas administrativas y operativas, relacionadas con las debilidades detectadas en el proceso de sostenimiento contable.

3. Hacer seguimiento a la aplicación del modelo estándar de procedimientos para sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, establecido en la Resolución 119 de abril 27 de 2006 expedida por la Contaduría General de la Nación.

4. Las demás que le sean asignadas por el Fiscal General de la Nación, según la naturaleza de sus funciones.

ART. 5º—Responsabilidad. Cada área u oficina es responsable de sus operaciones, de implementar los controles necesarios y de hacer periódicamente conciliaciones entre las diferentes fuentes de información, para que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.

ART. 6º—Sesiones. Los comités se reunirán ordinariamente cada dos (2) meses y en forma extraordinaria, cuando sea necesario, previa convocatoria de la dirección nacional administrativa y financiera en el nivel central y la dirección seccional administrativa y financiera en las seccionales.

ART. 7º—Quórum. Los comités de sostenibilidad del sistema contable podrán deliberar con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes. Las decisiones se adoptarán por la mayoría simple de los asistentes, siempre que se encuentre presente el jefe de división financiera en el nivel central y el director seccional administrativo y financiero en el nivel seccional.

ART. 8º—Actas. De las reuniones que celebre el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable, se levantarán actas incluyendo los temas tratados, recomendaciones y decisiones adoptadas, las cuales deberán ser aprobadas previamente por él mismo en la siguiente sesión, numeradas en forma consecutiva y suscritas por el presidente del comité y la secretaría técnica. Los estudios técnicos o informes necesarios que soporten las decisiones harán parte del acta respectiva.

PAR.—Las actas deberán elaborarse y enviarse a los miembros del comité, a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la sesión realizada. Dicha acta deberá contener como mínimo la fecha y el lugar de la sesión, hora de iniciación y terminación de la misma, el nombre de los asistentes y sus cargos, una descripción sucinta, pero precisa, de los asuntos sometidos a consideración del comité y las determinaciones acordadas con sus respectivas motivaciones y antecedentes.

ART. 9º—Secretaría del comité de sostenibilidad del sistema contable. La secretaría del comité técnico de sostenibilidad del sistema contable en el nivel central, será ejercida por el coordinador de la sección de contabilidad y en las seccionales por el servidor que desempeñe las funciones de contador en el área contable o quien haga sus veces.

ART. 10.—Funciones de la secretaría. La secretaría de los comités de sostenibilidad del sistema contable tendrán las siguientes funciones:

1. Convocar a las reuniones ordinarias a los miembros del comité.

2. Convocar a las reuniones extraordinarias a los miembros del comité.

3. Preparar el orden del día y la documentación que deba presentarse al comité.

4. Levantar las actas de las sesiones y presentarlas para su aprobación al comité.

5. Coordinar los requerimientos logísticos para la reunión del comité.

6. Custodiar y mantener el archivo de las actas y sus soportes.

7. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta secretaría.

ART. 11.—Evaluación. Según lo preceptuado en el artículo 3º de la Resolución 119 del 27 de abril de 2006, expedida por la Contaduría General de la Nación, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social de la entidad, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de octubre de 2006.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

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