Contaduría General de la Nación

RESOLUCIÓN 355 DE 2011 

(Noviembre 10)

“Por medio de la cual se fija el procedimiento contable para la aplicación del artículo 242 de la Ley 1450 de 2011”.

El Contador General de la Nación,

en ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por el literal a) del artículo 4º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el numeral 1º del artículo 4º del Decreto 143 de 2004,

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 354 de 2007 se adoptó el régimen de contabilidad pública, conformado por el plan general de contabilidad pública, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública.

Que mediante la Resolución 355 de 2007 se adoptó el plan general de contabilidad pública, integrado por el marco conceptual y la estructura y descripciones de las clases.

Que mediante la Resolución 356 de 2007 se adoptó el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, integrado por el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables.

Que el artículo 242 de la Ley 1450 de 2011, “por la cual se expide el plan de desarrollo 2010-2014” señaló “Depuración de derechos. Conforme a los principios que regulan la administración pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, las entidades del orden nacional que tengan registrados derechos a favor del tesoro público podrán fenecer las obligaciones de pago registradas a cargo de las entidades del sector central de los niveles nacional y territorial, con corte a 31 de diciembre de 2010, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley.

Igualmente, la Nación-Ministerio de Hacienda y Crédito Público, procederá con el fenecimiento de las obligaciones de pago en virtud de créditos de presupuesto y/o acuerdos de pago, suscritos con entidades estatales deudoras, una vez se verifique la culminación del proceso liquidatorio de la entidad estatal deudora y que el mismo haya ocurrido con anterioridad a la fecha de expedición de la presente ley.

El fenecimiento tendrá lugar cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

a) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;

b) Derechos que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro;

c) Cuando evaluada y establecida la relación costo-beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de cobro.

En virtud de este artículo, las entidades deudoras sólo podrán retirar las obligaciones a su cargo, una vez sea informada por la entidad acreedora respecto del fenecimiento de las mismas”.

Que el parágrafo del artículo 242 de la Ley 1450 de 2011, determina que la Contaduría General de la Nación fijará el procedimiento para el registro contable de las operaciones que se deriven de la aplicación de ese artículo.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Las entidades del orden nacional que de conformidad con el artículo 242 de la Ley 1450 de 2011, con vigencia a partir del 16 de junio de 2011, procedan a fenecer las obligaciones de pago registradas a cargo de las entidades del sector central de los niveles nacional y territorial, deberán retirar contablemente los derechos reconocidos al 31 de diciembre de 2010 y como contrapartida afectarán la subcuenta que corresponda, de las cuentas 3105-Capital fiscal ó 3208-Capital fiscal, según se trate de una entidad pública del sector central o descentralizado, respectivamente.

Las entidades que tengan a cargo las obligaciones y que estén reconocidas al 31 de diciembre de 2010, una vez informadas del fenecimiento de las mismas, deberán retirarlas contablemente, y como contrapartida afectarán la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3105-Capital fiscal.

ART. 2º—Cuando en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1450 de 2011, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público fenezca las obligaciones originadas en créditos de presupuesto y/o acuerdos de pago, suscritos con entidades estatales que hubieren culminado el proceso liquidatorio con anterioridad al 16 de junio de 2011, deberá retirar contablemente los derechos y como contrapartida afectará la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3105-Capital fiscal.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el literal c) del artículo 119 de la Ley 489 de 1998, hasta la vigencia establecida para el artículo 242 de la Ley 1450 de 2011.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de noviembre de 2011.

UAE Contaduría General de la Nación

Políticas y procedimientos para la administración de bases de datos personales

Manual interno

ART. 1º—Objeto. El presente manual tiene por objeto establecer las políticas y procedimientos internos de la UAE Contaduría General de la Nación, con relación a la administración de bases de datos personales, incluyendo aquellas relacionadas con datos financieros, crediticios, comercial y de servicios, para el cumplimiento de los derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, así como el derecho a la información establecido en el artículo 20 de la misma.

ART. 2º—Marco legal. Las normas establecidas en este manual, tienen como fundamento la Constitución Política de Colombia, Ley Estatutaria 1266 de 2008, Ley 904 del 26 de julio de 2004, Sentencia C-1011 de 2008 de la Corte Constitucional, soportadas igualmente en la norma NTC GP1000:2009 del sistema de gestión de la calidad.

ART. 3º—Glosario de términos. En el presente manual se entiende por:

• Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en el banco de datos de la UAE Contaduría General de la Nación.

• Fuente de información: Son las personas, entidades públicas o privadas que suministran datos personales a la UAE Contaduría General de la Nación, para que a su vez sean entregados al usuario final. Es el responsable de la calidad de los datos entregados al operador de información. En algunos casos es el mismo titular de la información.

• Operador de información: Es la UAE Contaduría General de la Nación cuando recibe, conoce y almacena datos personales de los titulares de información, los administra y dispone para conocimiento de los usuarios finales. Salvo que el operador sea la misma fuente de información, este no tiene relación comercial o de servicio con los titulares de información y no es responsable de la calidad de los datos suministrados por las fuentes. La a UAE Contaduría General de la Nación, será responsable a partir de la recepción del dato suministrado por la fuente de los deberes, diligencia y cuidado en relación con la calidad de la información personal.

• Usuario: Es la persona natural o jurídica que requiere acceder a la información personal de los titulares de información, almacenada en los bancos de datos de la UAE Contaduría General de la Nación. Debe cumplir con los deberes y responsabilidades previstos en la Ley 1266 de 2008, para garantizar los derechos de los titulares de información.

• Dato personal: Es cualquier información que pueda asociarse con una o varias personas naturales o jurídicas. Pueden ser públicos, semiprivados o privados.

• Dato público: Es aquel contenido en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva.

• Dato semiprivado: No tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública. Puede interesar no solo al titular sino a un cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Se incluyen en esta definición, los datos financieros de las entidades públicas y los del boletín de deudores morosos del Estado, que consolida la UAE Contaduría General de la Nación.

• Dato privado. Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

ART. 4º—Principios. Para el manejo de las bases de datos personales en UAE Contaduría General de la Nación se debe cumplir con los siguientes principios:

a) Veracidad o calidad de los registros o datos personales: La información contenida en los bancos de datos de la UAE Contaduría General de la Nación debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se registrarán ni divulgarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

b) De finalidad: La administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.

c) De circulación restringida: La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones legales y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del boletín de deudores morosos del Estado (BDME).

d) Interpretación integral de derechos constitucionales: Se deben amparar los derechos constitucionales como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, a la honra, a la intimidad y a la información y los demás derechos constitucionales aplicables, en armonía con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución Política.

e) De seguridad: Las bases de datos personales se deben manejar con las medidas técnicas que garanticen seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.

f) De confidencialidad: Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la elaboración, trasmisión, consolidación y publicación de bases de datos personales de la UAE Contaduría General de la Nación están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores de administración de las bases de datos personales.

ART. 5º—Bases de datos personales de la UAE Contaduría General de la Nación. Es cualquier conjunto de información estructurada en un archivo y que contenga datos semiprivados que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Algunas de las bases de datos personales de la UAE Contaduría General de la Nación se relacionan con:

• Datos de los servidores públicos de la UAE Contaduría General de la Nación.

• Archivo de proveedores y contratistas.

• Directorio de entidades públicas.

• Boletín de deudores morosos del Estado.

ART. 6º—Derechos de los titulares de la información. En el manejo y administración de las bases de datos personales, la UAE Contaduría General de la Nación como operador de información, respetará y garantizará el pleno y efectivo ejercicio de los derechos de los titulares de la información, en especial en los siguientes aspectos:

• En el ejercicio del derecho fundamental del hábeas data es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, atendiendo oportunamente las solicitudes de consultas o reclamos.

• En el respeto y protección de los demás derechos constitucionales o legales, mediante la aplicación del procedimiento de reclamos y peticiones.

• En la actualización o corrección de los datos personales contenidos en las bases de datos de la UAE Contaduría General de la Nación.

• Conservación con las debidas seguridades, de los registros que contengan datos personales, para evitar su deterioro, pérdida alteración, uso no autorizado o fraudulento.

• Registro individual en el banco de datos, que permita conocer que una determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, hasta que haya finalizado dicho trámite.

ART. 7º—Circulación de la información. La información personal recolectada o suministrada por la UAE Contaduría General de la Nación y que haga parte de una base de datos, podrá ser entregada de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes personas y en los siguientes términos:

a) A los titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante el procedimiento de consulta.

b) A los usuarios de la información, dentro de los parámetros de la Ley 1266 de 2008.

c) A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial.

d) A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.

e) A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.

f) A otros operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular solo podrá realizarse dejando constancia escrita de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular.

g) A otras personas autorizadas por la ley.

h) En los procesos contractuales, la UAE Contaduría General de la Nación debe incluir una autorización otorgada por el titular para suministrar sus datos personales a los usuarios autorizados, y en caso de incumplimiento ser reportado en el boletín de deudores morosos del Estado.

ART. 8º—Suministro de información contenida en las bases de datos personales. La información contenida en bases de datos de la UAE Contaduría General de la Nación, podrá ser entregada a los usuarios, cuando sean requeridas para las siguientes finalidades:

• Para facilitar el cumplimiento de los deberes y derechos frente a la UAE Contaduría General de la Nación o de cualquier otra entidad estatal.

• Como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual, cualquiera que sea su naturaleza, así como para la evaluación de los riesgos derivados de una relación contractual vigente.

• Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

• Para el adelantamiento de cualquier trámite ante una autoridad pública o una persona privada, respecto del cual dicha información resulte pertinente.

• Para cualquier otra finalidad, diferente de las anteriores, respecto de la cual y en forma general o para cada caso particular se haya obtenido autorización por parte del titular de la información.

ART. 9º—Publicación en Internet. Podrán ser publicados en Internet en cualquiera de las páginas Web que administra la UAE Contaduría General de la Nación, sin que medie previa autorización del titular de la información:

• Aquellas bases de datos sobre las cuales existe disposición legal que así lo estipule.

• El directorio de entidades públicas con los datos básicos y de clasificación de las entidades públicas registradas en el sistema CHIP.

• Los formularios trasmitidos por las entidades públicas relacionados con las categorías de información contable pública, notas generales y control interno contable, incluyendo aquellas nuevas categorías de la UAE Contaduría General de la Nación que lo requieran.

El boletín de deudores morosos el Estado no se publicará en forma masiva, sino mediante la consulta individual que realice cada usuario.

ART. 10.—Competencias funcionales. Son competentes para autorizar la entrega de bases de datos personales a personas naturales o jurídicas, los siguientes servidores públicos:

a) El Contador General de la Nación.

b) El coordinador del GIT de talento humano, en relación con los datos personales de los servidores públicos de la UAE Contaduría General de la Nación.

c) El subcontador de centralización de la información, y el coordinador del GIT de administración de entidades para la información financiera, económica, social y ambiental de las entidades públicas y de las categorías de la UAE Contaduría General de la Nación que se trasmiten por el sistema CHIP, el directorio de entidades públicas y el boletín de deudores morosos del Estado.

d) El subcontador de consolidación de la información, para la información financiera, económica, social y ambiental y de las categorías de la UAE Contaduría General de la Nación que se trasmiten por el sistema CHIP que por sus características técnicas requiera de la intervención del GIT de apoyo informático.

e) El secretario general, en lo referente a contratación y a las demás bases de datos personales no relacionadas en este artículo.

ART. 11.—Peticiones, consultas y reclamos.

Trámite de peticiones o consultas.

La UAE Contaduría General de la Nación, deberá suministrar a los usuarios de los bancos de datos personales, la información solicitada y que esté contenida en el registro individual, vinculado con la identificación del titular. El solicitante deberá identificarse y expresar el objeto para el cual solicita los datos, de lo cual, la oficina que entrega la información, guardará un registro de evidencia.

La petición o consulta puede ser verbal, escrita, por correo electrónico o cualquier otro canal de comunicación, dejando evidencia en el aplicativo Scori o cualquiera de correspondencia.

Una vez recibida la petición o consulta, la UAE Contaduría General de la Nación la atenderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Si no es posible atenderla en dicho término se informará al interesado los motivos de la demora y el plazo se ampliará hasta cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La petición o consulta se deberá atender de fondo, suministrando integralmente toda la información solicitada.

Trámite de reclamos.

Cuando los titulares de la información o sus causahabientes presenten un reclamo para actualizar o corregir sus datos, se tramitará con las siguientes reglas:

El reclamo se formulará por escrito, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección y/o correo electrónico y los documentos que soportan la reclamación. Si los requisitos o pruebas están incompletos, la UAE Contaduría General de la Nación oficiará al interesado para que las allegue. Si transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando la UAE Contaduría General de la Nación reciba el reclamo completo, en el término de dos (2) días incluirá en el registro individual, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. Esta leyenda se incluirá en cualquier información que se suministre a los distintos usuarios.

El reclamo debe ser atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados del día siguiente a la fecha de su recibo. Si ello no es posible se informará al interesado expresando los motivos de la demora y se ampliará el plazo ocho (8) días hábiles más.

Si la respuesta exige la intervención de las fuentes de información, se dará traslado a la entidad respectiva en un término máximo de dos (2) días hábiles, la cual deberá resolver e informar la respuesta a la UAE Contaduría General de la Nación en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En todo caso, la respuesta deberá darse al titular por parte de la UAE Contaduría General de la Nación en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la reclamación, prorrogables por ocho (8) días hábiles más.

Si el reclamo es presentado ante la fuente de información, esta deberá informar a la UAE Contaduría General de la Nación sobre la recepción del reclamo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de incluir la leyenda que diga “Reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo dentro del registro individual, lo cual deberá hacer la UAE Contaduría General de la Nación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la información de la fuente de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación.

Respuestas.

Para dar respuesta a la petición, consulta o reclamo, la UAE Contaduría General de la Nación deberá realizar una verificación completa de las observaciones o planteamientos del titular, asegurándose de revisar toda la información pertinente para poder dar una respuesta completa al titular.

Si el titular instaura una demanda contra la fuente de información, una vez notificada de la misma, deberá informar de ello a la UAE Contaduría General de la Nación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, para que la UAE Contaduría General de la Nación proceda a incluir la leyenda “Información en discusión judicial” y la naturaleza de la misma, para lo cual, la entidad tiene dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la información de la fuente y por todo el tiempo que tome obtener un fallo en firme.

De igual forma, cuando se resuelvan los procesos, la decisión final se debe comunicar a la UAE Contaduría General de la Nación para retirar las leyendas del respectivo titular de la información.

Noviembre 10 de 2011.