Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil

RESOLUCIÓN 3553 DE 2013

(Julio 17)

“Por la cual se adopta el nuevo manual de contratación”.

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)

El Director General de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil,

en ejercicio de las facultades legales consagradas en la Ley 80 de 1993, Ley 105 de 1993, artículo 9º de la Ley 489 de 1998, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 260 de 2004 y Decreto 734 de 2012,

CONSIDERANDO:

Que la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, conforme a lo dispuesto en los artículos 1º, 2º y 3º del Decreto 260 de 2004, es una entidad especializada de carácter técnico adscrita al Ministerio de Transporte, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, instituida como autoridad en materia aeronáutica en todo el territorio nacional, encargada de la prestación de servicios aeronáuticos, de la operación de las ayudas requeridas para que la navegación en el espacio aéreo colombiano se efectúe con seguridad, de la administración directa o indirecta de los aeropuertos de su propiedad y los de propiedad de la Nación, así como de control y vigilancia en la construcción de aeródromos.

Que para el cumplimiento de los fines previstos en el estatuto de contratación administrativa, el director general de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, entre otras funciones, le compete la dirección general, control y vigilancia de los contratos suscritos por la entidad, conforme a lo previsto en los artículos 3º10, 411º, 1412 y numerales 1º y 5º del artículo 2613(sic) de la Ley 80 de 1993.

Que conforme a lo previsto en el artículo 9º, numeral 9º 14del(sic) Decreto 260 de 2004, le corresponde al director general de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, suscribir los contratos y demás actos necesarios para el desarrollo de sus funciones, así como garantizar la ejecución de los recursos de la entidad, bien, ejecutándolos directamente o, a través de las dependencias competentes o, asignando tal función a una de estas, en particular, cuando legalmente no esté determinada según las facultades otorgadas por el artículo 1215(sic) y numeral 10 del artículo 2516(sic) de la Ley 80 de 1993, así como del artículo 37 del Decreto 215018 de 1995(sic) y Ley 115019 de 2007(sic).

Que en procura de alcanzar de manera eficiente los objetivos encomendados a la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, en particular la administración del espacio aéreo en condiciones seguras, la misma cuenta en materia de contratación, con un régimen especial o exceptivo, establecido en la Ley 105 de 1993 artículo 54, conocido como “Régimen de contratación por seguridad” y, en virtud del cual, la Aerocivil puede aplicar el mismo régimen de contratación administrativa establecido para las entidades estatales que presten el servicio de telecomunicaciones, conforme a lo previsto en el artículo 38 de la Ley 80 de 1993; régimen especial que es aplicable para obras civiles, adquisiciones, suministros y demás contratos que se requiera realizar para garantizar la seguridad aérea y aeroportuaria.

Que la aplicación del régimen especial de contratación previsto en el artículo 54 de la Ley 105 de 1993, debe en todo caso, consultar los principios de selección objetiva, transparencia, economía, responsabilidad y publicidad establecidos en la Ley 80 de 1993.

Que con la adopción del presente manual de contratación, se busca fortalecer los procesos de planeación y estructuración de proyectos que adelante la unidad, mediante la definición de reglas y procedimientos que deben ser observados por las áreas ejecutoras, en procura de alcanzar situaciones eficientes de distribución de responsabilidades y asignación de riesgos, acorde con los fines que guían y orientan la actividad contractual del Estado.

Que el artículo 8.1.1120(sic) del Decreto 734 de 2012, impone el deber a las entidades estatales de implementar un manual de contratación en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometer por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

En mérito de lo expuesto el director general de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción del manual. Adoptar mediante el presente acto, el nuevo Manual de Contratación de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, contenido en el texto anexo que forma parte integral de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones de la presente resolución aplican a los procesos de contratación que adelante el nivel central y las direcciones regionales de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil.

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)

ART. 3º—Actividad contractual. La actividad contractual de Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil se desarrollará de conformidad con las disposiciones legales vigentes que regulen la materia y de acuerdo con lo establecido en el manual de contratación que se adopta por medio de esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)

ART. 4º—Publicación. La presente resolución será publicada en la intranet institucional, en la página Web de la Aerocivil www.aerocivil.gov.co y en el Diario Oficial.

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)

ART. 5º—Régimen transitorio. Los procesos de selección o proyectos de inversión que se hayan iniciado o se estén estructurando con anterioridad a la vigencia de la presente resolución, continuarán su trámite bajo las directrices que regían con anterioridad a la fecha de expedición del presente manual. En todo caso, los proyectos que se pretendan contratar a partir de la vigencia fiscal 2014, deberán observar las reglas mínimas sobre estructuración de proyectos definidas en el presente manual.

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)

ART. 6º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los actos que le sean contrarios, en particular los contenidos en la Resolución 423 de 2009.

Dado en Bogotá, D.C., a 17 de julio de 2013.

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)

Manual de contratación

Tabla de contenido

El director general de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil

CAPÍTULO I

Generalidades

1.1. Objeto

1.2. Principios de la contratación estatal

1.3. Planeación

1.4. Plan nacional de aeronavegación

1.5. Plan anual de compras

CAPÍTULO II

Etapa precontractual de la estructuración de proyectos de inversión y funcionamiento

2.1. Estructuración de los proyectos de inversión.

2.2. Documentos previos a los procesos de selección contractual.

2.3. De los procesos de selección contractual.

CAPÍTULO III

Delegación de competencias

3.1. Delegación para contratar

3.2. Factores de verificación y evaluación

3.3. Comité asesor evaluador

3.4. Comité de adiciones, modificaciones o prórrogas

CAPÍTULO IV

Contratación para garantizar la seguridad aérea

4.1. Procedimiento para la celebración de contrataciones que se requieran para garantizar la seguridad aérea y aeroportuaria del país

4.2. Principios aplicables a la contratación por seguridad

CAPÍTULO V

De la ejecución de los contratos

5.1. Ejecución y seguimiento del contrato

5.2. Suspensión temporal del plazo en la ejecución del contrato

5.3. Publicación en el Secop de las actas de suspensión temporal

5.4. Contratos adicionales y modificaciones

5.5. Procedimiento para la adición o modificación de los contratos

5.6 Límites para la adición o modificación de los contratos

5.8. Cesión del contrato

5.8. Cesión o endoso de derechos económicos

5.9. Informes de supervisión y/o interventoría

5.10. Suscripción acta de recibo final

5.11. Liquidación bilateral del contrato

5.13. Liquidación unilateral del contrato

CAPÍTULO VI

De los mecanismos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales

6.1. Procedimiento de vigilancia y control

6.2. Seguimiento a las garantías en la etapa poscontractual

CAPÍTULO VII

Arrendamiento inmuebles

7.1. Procedimiento de vigilancia y control

7.2. Seguimiento a las garantías en la etapa poscontractual

8.1. Anexos

Glosario

CAPÍTULO I

Generalidades

1.1. Objeto.

El Manual de Contratación de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil que se adopta por el presente acto, tiene como propósito señalar las funciones internas en materia contractual, definir tareas que se deban acometer por virtud de la delegación o desconcentración de funciones y, establecer deberes para la vigilancia y control de la ejecución contractual. Así mismo, establece un esquema metodológico para la formulación y estructuración de proyectos de la Aerocivil.

El presente manual aplica para toda la contratación que adelante la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil.

1.2. Principios de la contratación estatal.

En desarrollo de la gestión precontractual, contractual y poscontractual que adelante la Aerocivil a través de sus diferentes áreas o dependencias, se deberá dar especial aplicación a los principios que rigen las actuaciones administrativas y contractuales de la Aerocivil y, dentro de los cuales cabe destacar:

Buena fe: Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, por disposición del artículo 83 de la Constitución Política, deben ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presume en todas las gestiones y actuaciones. Este principio descansa en la confianza y respecto de la conducta justa, recta, honesta y leal del otro y se constituye en un comportamiento que resulta exigible a todos como un deber moral y jurídico propio de las relaciones humanas y negociables.

Celeridad: En virtud de este principio, las autoridades tienen el impulso oficioso, suprimiendo los trámites innecesarios y utilizando mecanismos que no entraben los procedimientos para el desarrollo de sus actuaciones.

Coordinación: En virtud del principio de coordinación, las autoridades concertarán sus actividades con las de otras instancias estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares.

Debido proceso: En desarrollo de las diferentes actuaciones administrativas que se adelanten con ocasión de la actividad contractual, se deberán observar las formas propias de cada actuación, a efectos de salvaguardar los derechos a la igualdad, a la defensa y contradicción, a la buena fe y, a la moralidad pública, así como, los principios que guían y orientan el actuar de la administración (C.P., art. 29; L. 1150/2007, art. 17 y D. 734/2012, arts. 5.1.13 y 8.1.10).

Economía: Principio consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el cual garantiza que tanto en los procesos de selección como en la ejecución de los contratos, se debe propender por una administración eficaz y eficiente en la contratación pública, que busque obtener sus fines, maximizando el beneficio colectivo perseguido (con el menor uso de recursos públicos), en el marco de actuaciones administrativas ágiles, céleres, sencillas y sin obstáculos, libres de trámites engorrosos y requisitos innecesarios.

Todas las actuaciones en las actividades —precontractual y contractual—, se deben realizar con celeridad y eficacia, concretándose en la agilización de las gestiones y en el desarrollo de las etapas estrictamente necesarias para la selección objetiva del contratista.

Eficiencia: La Aerocivil, en virtud de este principio, para los procedimientos de selección, formación, ejecución y liquidación de los contratos, garantizará que el manejo y gestión de los recursos sean racionales, razonables y adecuados a sus fines, buscando el máximo rendimiento con el menor costo, para el logro de los objetivos y desarrollo de los asuntos propios.

Eficacia: En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa.

Igualdad: Se proscribe toda forma de discriminación y, por consiguiente, a toda persona que participe en un proceso de selección adelantado por la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, se le dará igualdad de tratamiento y oportunidad.

Imparcialidad: En cuya virtud, las autoridades deben actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos es asegurar y garantizar los derechos de todas las personas, sin discriminación alguna y con igualdad de tratamiento, este principio presupone transparencia de la administración frente a sus administrados.

Libre concurrencia: El principio de libre concurrencia, el cual guarda consonancia con el de igualdad de oportunidades para los interesados en un proceso de selección, se materializa con la garantía dada para participar en los procesos de selección, a todo potencial proponente que tenga la real posibilidad de ofrecer lo que esta demanda.

Legalidad: Principio, en virtud del cual, los servidores públicos solo podrán ejercer las funciones asignadas específicamente en la Constitución y en la ley y, en consecuencia, serán responsables, entre otras razones, por infringirlas o, por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

Moralidad: En virtud del principio de moralidad, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.

Participación: En virtud del principio de participación, las autoridades promoverán y atenderán las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.

Planeación: La finalidad del principio de planeación es garantizar que la escogencia de los contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de contratos no sea producto de la improvisación. Luego, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar la entidad pública “debe estar precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica”.

Dichos estudios deben elaborarse de manera que permitan determinar la necesidad, conveniencia y oportunidad de un proyecto determinado y el valor aproximado del mismo en el mercado, en donde toda actuación precontractual debe ser el resultado de una planeación previa, encaminada al cumplimiento del objeto contractual, fundamentándose en planes, programas o proyectos, estudios y sondeos de mercadeo y presupuestos previos.

Publicidad: En virtud de este principio, las autoridades deben dar a conocer sus actuaciones y decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordena la ley, como medio vinculante para que puedan ser acatadas por sus destinatarios, puesto que los oferentes y la comunidad en general, deben tener conocimiento y, por ende, la oportunidad de conocer tanto la convocatoria y reglas de los procesos de selección como los hechos del procedimiento, el cual se traduce en el correlativo derecho de los interesados a enterarse de las actuaciones de la administración y, quien demuestre interés legítimo, obtenga la información necesaria y pueda solicitar, si lo estima pertinente, copias de documentos sujetos a la reserva legal.

Responsabilidad: Los servidores públicos, los contratistas, los consultores, interventores, supervisores y asesores son responsables en los términos previstos en la ley (L. 80/93, arts. 51 y ss. y L. 1474/2011, art. 82 y ss.), por sus actos u omisiones que afecten la consecución de los fines perseguidos con la contratación (L. 80/93, art. 3º), comporten una lesión a los derechos o patrimonio de la Aerocivil o afecten la correcta ejecución de los contratos.

Selección objetiva: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la Aerocivil y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los criterios previstos en el Estatuto General de Contratación Pública (L. 1150/2007, art. 5º).

Transparencia: Este principio está dado para que los procesos de selección, se adelanten con la debida publicidad y en igualdad de oportunidades para todos los participantes, a fin de que la Aerocivil pueda seleccionar la oferta más favorable, sin que medien intereses personales y estén libres de todo favoritismo a fin de garantizar total imparcialidad y, por consiguiente, la escogencia objetiva de contratista.

1.3. Planeación.

En la estructuración de los proyectos que adelante la Aerocivil, se debe tener en cuenta que los mismos cumplen un propósito especial en el proceso de consecución de los fines perseguidos con la contratación (L. 80/93, art. 3º), por tanto, los proyectos deben ser definidos con criterios de racionalidad, proporcionalidad, economía y responsabilidad y, propender por la asignación eficiente de los recursos, de acuerdo con precisos análisis costo/beneficio o de rentabilidad social de los proyectos. En aplicación del presente principio, los procesos de selección que adelante la Aerocivil, tanto en el nivel central como a nivel regional, serán estructurados y evaluados con base en los siguientes criterios:

a) Racionalidad. Los proyectos deben ser estructurados consultando la necesidad, la finalidad y alcances de los proyectos con orden en la ejecución y sentido lógico, a fin de lograr eficiencia y eficacia en la utilización de recursos económicos, físicos y humanos. En este sentido, el proyecto será viable cuando se verifique con certeza que:

• Se ajusta a las necesidades de la Aerocivil para el cumplimiento del servicio público encomendado.

• Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones dejadas a cargo del contratista.

• Se cuenta con los estudios de soporte requeridos, para estructurar el alcance técnico y jurídico del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado;

b) Precisión. Los proyectos deben contener la información necesaria y suficiente para asegurar esquemas eficientes de distribución de responsabilidades, asignación de riesgos y de remuneración; en este sentido, de manera previa a la realización del procedimiento de selección, debe contarse con los estudios, planos, diseños, permisos y licencias a que haya lugar, establecer los ítems, determinar el impacto social ambiental (si hay lugar), consultar sobre impuestos, análisis del mercado, elaboración del presupuesto, determinación del sistema de precios, forma de pago, estimación de los costos por ajustes e imprevistos, determinación y procedimiento de selección del contratista, verificación de la apropiación presupuestal, programación de la contratación y programación del desarrollo del contrato;

c) Previsibilidad. Los proyectos deben contener una evaluación sobre los eventuales riesgos susceptibles de liberación en ejecución del contrato, así como una estimación sobre su probabilidad de ocurrencia y eventual impacto para el proyecto. El esquema de asignación de riesgos que se defina debe ser susceptible de valoración económica y, de determinación de eventuales medidas de prevención del estado de riesgo.

En proyectos que tengan por objeto la implantación de tecnologías respecto de los cuales no se tenga certeza científica sobre los eventuales riesgos que se puedan derivar para la salud de las personas o del medio ambiente, se evaluará en aplicación del principio de precaución, la posibilidad de establecer alternativas tecnológicas diferentes que comporten un menor riesgo;

d) Factibilidad. Los proyectos de inversión deben ser realizables en el tiempo y, por tanto deben ser viables desde el punto de vista técnico, económico, social y ambiental;

e) Universalidad. El objeto de la contratación, su necesidad, conveniencia y oportunidad, junto con las variables económicas y procedimientos de selección idóneos para la escogencia de los contratistas, serán analizados en su conjunto;

f) Unidad y equilibrio. Los planes y proyectos de inversión deben consultar el plan nacional de aeronavegación y dirigirse al logro de los objetivos generales, de tal manera que sean consistentes y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos. Las diferentes áreas de la Aerocivil deben concurrir de manera armónica y coordinada en el proceso de preparación y formulación de proyectos;

g) Eficiencia. Los proyectos de inversión deben generar más beneficios en relación con sus costos. Dichos beneficios pueden ser cuantificados en términos económicos o sociales. Para la evaluación de la eficiencia se puede acudir a evaluaciones costo/beneficio o de valor por dinero.

1.4. Plan nacional de aeronavegación.

El PNA COL es la ruta a seguir en materia de infraestructura para la prestación de los servicios a la navegación aérea y los servicios aeroportuarios, para satisfacer los requerimientos operacionales frente al crecimiento del transporte aéreo nacional e internacional. Esta estrategia permite mejorar la conectividad geográfica de todas las regiones del país mediante la modernización de la infraestructura aplicando nuevas tecnologías disponibles.

1.5. Plan anual de compras.

Corresponde al documento preparado por las áreas ejecutoras, que contiene una relación de todas las contrataciones proyectadas para la correspondiente vigencia fiscal y, en el cual, se encuentran contenidas la descripción de las necesidades, conveniencia y oportunidad de las mismas (D. 260/2004, art. 20).

CAPÍTULO II

Etapa precontractual de la estructuración de proyectos de inversión y funcionamiento

2.1. Estructuración de los proyectos de inversión.

La apertura de un proceso de selección contractual por parte de la Aerocivil, comporta la elaboración previa de un conjunto de estudios que permitan establecer la viabilidad de ejecución del proyecto, las características generales y particulares del mismo, su localización y, especificaciones técnicas mínimas. Dentro de dichos estudios destacamos:

a) Estudio de prefactibilidad. El presente estudio aplicable solo a proyectos nuevos, debe concentrarse en la identificación de alternativas y en el análisis técnico de las mismas, comparando la situación “con proyecto” con la situación “sin proyecto”, para lo cual, se debe agotar como mínimo los siguientes aspectos: 1) La localización del proyecto, que incluye el análisis de las características generales del mismo. 2) Un diagnóstico de la situación actual, que identifique el problema a solucionar con el proyecto o las ventajas comparativas del mismo. 3) La identificación de la situación “sin proyecto” que consiste en establecer lo que pasaría en caso de no ejecutar el proyecto, considerando la mejor utilización de los recursos disponibles. 4) Un análisis técnico de la ingeniería del proyecto y de sus alternativas técnicas, que permitan determinar los costos de inversión y los costos de operación del proyecto. 5) El tamaño del proyecto que permita determinar su capacidad instalada. 6) El análisis de la legislación vigente aplicable al proyecto en temas específicos como reglamentación técnica, contaminación ambiental y ordenación del territorio. 7) La evaluación socioeconómica y ambiental del proyecto que permita determinar la conveniencia de su ejecución y que incorpora los costos ambientales y sociales que se puedan producir con ocasión de la ejecución del proyecto. 8) Análisis general de riesgo. 9) Las conclusiones del estudio, que permitan recomendar alguna de las siguientes decisiones: continuar su estudio a nivel de factibilidad, postergar el proyecto, reformular el proyecto o, abandonar el proyecto;

b) Estudio de viabilidad. El estudio de viabilidad debe contener como mínimo los datos, análisis, informes o estudios que procedan sobre los puntos siguientes: 1) Finalidad y justificación del proyecto, así como definición de sus características esenciales. 2) Estimaciones sobre la rentabilidad social esperada del proyecto, incluyendo un análisis de la relación coste/beneficio del mismo. 3) Valoración de los datos e informes existentes que hagan referencia al planeamiento sectorial, territorial o urbanístico. 4) Estudio de impacto ambiental cuando este sea preceptivo de acuerdo con la normatividad vigente. 5) Justificación de la solución elegida, indicando, entre las alternativas consideradas, cómo contribuye el mismo a la consecución de los fines perseguidos con la contratación. 6) Valoración de los riesgos operativos y tecnológicos. 7) Determinación de la viabilidad técnica y operativa. 8) Determinación del coste de la inversión a realizar. 9) Análisis de la viabilidad jurídica del proyecto.

El análisis de la relación coste/beneficio o de coste/eficiencia del proyecto, tiene por objeto identificar, cuantificar y valorar todos los efectos e impactos del proyecto, asignándole unos beneficios y unos costes, bien sean de naturaleza directa o indirecta (externalalidades positivas o negativas del proyecto). Para la evaluación de los proyectos se podrá a diversos indicadores, como el de valor presente neto del proyecto (VPN) y la tasa interna de retorno (TIR).

La viabilidad técnica-operativa, está referida a la posibilidad de realización efectiva del proyecto desde el punto de vista técnico o constructivo, esto es, que no existan factores que impidan la realización del proyecto o, que por el valor que comportaría su ejecución, no resulta viable desde el punto de vista técnico su ejecución. En los contratos de obra, el estudio de viabilidad debe considerar las condiciones generales del suelo donde se va a construir la obra, los procedimientos constructivos susceptibles de utilización, características técnicas de construcción y, análisis de las especificaciones mínimas de construcción susceptibles de utilizar, acorde con las condiciones de calidad del servicio que se pretenden observar;

c) Estudios técnicos para contratos de obra. Dentro de los estudios técnicos que se deben elaborar por el área ejecutora encontramos: Anteproyecto de construcción de la obra. El anteproyecto debe contener como mínimo, la siguiente documentación: 1) Una memoria en la que se expondrán las necesidades a satisfacer, los factores sociales, técnicos, económicos, medioambientales y administrativos considerados para atender el objetivo fijado y la justificación de la solución que se propone. La memoria se acompañará de los datos y cálculos básicos correspondientes. 2) Los estudios (de suelos, geotécnicos, estructurales, etc.), planos de situación general y de conjunto necesarios para la definición de la obra. 3) Un presupuesto que comprenda los gastos de ejecución de la obra, incluido el coste de las expropiaciones que hubiese que llevar a cabo, partiendo de las correspondientes mediciones aproximadas y valoraciones. 4) Un cronograma para la ejecución del proyecto.

El anteproyecto, para el caso de obras nuevas y, que no correspondan a obras de ampliación o de modernización, se someterá a información pública por el plazo de quince días en la página web de la Aeronáutica Civil, prorrogable por idéntico plazo en razón de su complejidad, para que la comunidad pueda formular las observaciones que considere oportunas sobre la ubicación y características de la obra, así como respecto de los efectos que se pueden derivar para la misma. Con posterioridad, se procederá a la aprobación del anteproyecto de la obra, considerando las observaciones formuladas e incorporando las prescripciones de la declaración de impacto ambiental, e instando el reconocimiento concreto de la utilidad pública de esta a los efectos previstos en la legislación de expropiación forzosa.

Proyecto de la obra y replanteo de este. El proyecto de la obra y replanteo de este, resulta procedente en el supuesto de que las obras sean definidas en todas sus características por la administración. Así mismo, cuando no existiere anteproyecto, la administración podrá someterlo a información pública en los términos antes señalados. El proyecto de obra, deberá cuando proceda, considerar los siguientes aspectos: 1) Especificaciones mínimas de diseño y construcción. 2) Estudio y evaluación de los riesgos de la futura contratación. 3) Esquema de distribución de responsabilidades de la futura contratación. 4) Esquema de financiación de la futura contratación. 5) Esquema de retribución. 6) Plan de manejo ambiental (PMA). 7) Plan de manejo social (PMS). 8) Plan de manejo de la movilidad y seguridad (PMT);

d) Estudios de impacto ambiental. Para obra pública nueva se deben identificar los riesgos o peligros que ella comporta para el medio ambiente, establecer y cuantificar los eventuales daños que se le puedan causar, determinar la probabilidad de ocurrencia e impacto, así como establecer las medidas para la mitigación o manejo del estado de riesgo;

e) Estudio de evaluación social. Mediante la evaluación social de un proyecto de inversión pública, se busca establecer la conveniencia o no de su ejecución para la colectividad, los costos sociales que pueda comportar o su contribución al proceso de desarrollo y crecimiento económico de la economía. Para la evaluación se puede acudir a metodologías de costo-beneficio o de costo-eficiencia atendiendo a la naturaleza del proyecto. A través de metodologías como la de costo-beneficio se busca establecer si con los beneficios que resultan de la ejecución de un proyecto se pueden superar los diferentes costos involucrados. Este enfoque metodológico considera las siguientes actividades: i) identificación de los beneficios que comporta la realización del proyecto, como puede ser el aumento de la seguridad aérea, el mejoramiento de la movilidad, la reducción de los costes de desplazamiento, efecto plusvalía sobre los bienes, menor impacto para el medio ambiente, etc.; ii) cuantificación de los beneficios, para lo cual, se procede a la asignación de unidades de medida a los beneficios estimados; iii) valoración de los beneficios, actividad que se desarrolla cuantificando el efecto monetario que producen los beneficios del proyecto, como puede ser el mayor valor estimado de los bienes, el valor del ahorro económico que obtiene el sector productivo, etc.; iv) identificación y cuantificación de los costos, los cuales están conformados por las inversiones y gastos en que se debe incurrir para la ejecución total del proyecto; v) valoración de los costos, para lo cual se asignan precios de mercado a los costos identificados, teniendo en cuenta a su vez, que pueden existir otro tipo de costos sociales que bien pueden no ser susceptibles de valoración económica; vi) Flujo de beneficios netos, el cual se puede realizar una vez se hayan valorado los costos y beneficios del proyecto y se calcula para el periodo de horizonte del proyecto; vii) indicadores de rentabilidad, los cuales se determinan a partir del flujo de beneficios netos. Dentro de estos indicadores se encuentra el de tasa interna de retorno (TIR) y valor actual neto (VAN). Cuando se acude a metodologías costo-eficiencia se busca identificar aquella alternativa de solución que comporte el mínimo costo, para los mismos beneficios. Para la aplicación de esta metodología se acude alternativas que sean comparables, a efectos de poder establecer cuál de ellas es más conveniente desde el punto de vista técnico-económico, de modo que la misma, solo comporta una evaluación de los costos involucrados.

La evaluación social del proyecto, debe considerar todos los costos y beneficios que se puedan presentar con ocasión de la ejecución del proyecto, así como las diferentes alternativas o modalidades de ejecución, a efectos de individualizar la que comporta un mayor beneficio para la colectividad o un menor costo para la misma. Dentro de las metodologías que se pueden aplicar después de establecerse la conveniencia de ejecutar el proyecto desde el punto de vista económico social, se encuentra la del comparador del sector público o de maximizar el valor por dinero o “Value for Money” (VFM), a través de la cual se busca establecer la mejor forma o modalidad de contratación(1).

— Estudio de conveniencia y oportunidad (jurídica, ambiental, económica, social). Producto de los estudios realizados se procederá a la evaluación de la conveniencia y oportunidad de la contratación, conforme a la mejor relación coste/beneficio.

— Estudios de mercado. &$ Para la realización de análisis o estudio de mercado, las áreas ejecutoras podrán consultar los precios históricos, precios de referencia, cotizaciones y análisis de precios, que propendan por la búsqueda de situaciones óptimas en la asignación de recursos, la minimización de costes y, la maximización de la calidad.

El valor estimado del contrato debe contemplar todos los costos que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato, tales como honorarios, viáticos, variaciones de tasa de cambio, inflación, impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del orden nacional, departamental, distrital o municipal, costos de importación o exportación; seguros y garantías; costos de transporte y de instalación; utilidades, administración e imprevistos, y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales.

Este análisis de mercado se realiza con el objeto de elaborar el presupuesto oficial para la contratación, para lo cual se debe acudir a medios expeditos de consulta, tales como catálogos, fichas técnicas y consulta en fábrica, entre otros. El presupuesto estimado debe soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales.

El presupuesto se elabora teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos y demás impuestos de ley. El presupuesto debe ser proyectado para la fecha de presentación de propuestas y considerar el término o plazo de ejecución del contrato si no se prevén reajustes. La aprobación del presupuesto de la Aerocivil para cada proceso de selección, es competencia y responsabilidad del jefe del área ejecutora.

— Estudio operacional. Corresponde a la descripción que hace la Aerocivil respecto de las condiciones de funcionalidad del producto a adquirir o desarrollar.

— Especificaciones de construcción o requerimientos mínimos de los equipos, bienes o servicios a contratar. Corresponde a la descripción detallada que hace la Aerocivil respecto de las características técnicas del producto a adquirir o desarrollar.

— Cronograma de ejecución. Corresponde a la descripción detallada de las actividades que deben ser desarrolladas para la correcta ejecución del producto a adquirir o desarrollar.

— Esquema general de distribución de responsabilidades. Corresponde a la descripción detallada de las responsabilidades u obligaciones que asumen las partes para la consecución de los fines u objetivos perseguidos con la contratación.

— Esquema general de asignación de riesgos. Los riesgos que pueden tener lugar en ejecución de los diferentes contratos que suscriba la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, en cumplimiento del artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y documento Conpes 3714 del 1º de diciembre de 2011, deben ser objeto de asignación entre las partes que intervienen en el contrato, a efectos de mitigar los efectos adversos que se puedan generar para el contrato o los objetivos perseguidos por el mismo por la ocurrencia del riesgo, así como, para precaver eventuales controversias que se puedan derivar de la actividad contractual. El manejo de los riesgos de los contratos, impone, tanto a la Aerocivil como al futuro contratista un conjunto de cargas, obligaciones y responsabilidades que propenden por su efectivo control. Para la asignación del riesgo, se requiere en el proceso de formulación del proyecto, una evaluación lo más completa, posible, considerando las diferentes variables que inciden en el proyecto, para luego proceder a su valoración, tipificación y estimación.

— Licencias, permisos o autorizaciones. La licencia ambiental debe obtenerse antes de la apertura del proceso de selección, salvo que constituyan parte del objeto del contrato.

Los permisos, licencias, autorizaciones y demás requisitos legales que requiera el proyecto, deben solicitarse y tramitarse ante la autoridad competente, previa a la apertura del proceso;

f) Proyecto de pliego de condiciones. En el proyecto se deben definir con precisión el objetivo y alcance de la contratación, los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes, los riesgos de la contratación, el esquema de remuneración y financiación, las características generales y particulares de la contratación, así como, las reglas de selección del colaborador contratista. Dicho proyecto, debe contener la misma descripción de detalle como si se tratara del pliego de condiciones definitivo de la contratación.

2.2. Documentos previos a los procesos de selección contractual.

Las solicitudes que se realicen por las distintas áreas ejecutoras de la Aerocivil para adelantar procesos de selección contractual, deberán estar acompañadas de los documentos generales que se enuncian a continuación:

— Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos están conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido así como el de la distribución de riesgos que la Aerocivil propone.

Identificada la necesidad y registrada en el plan de compras, la unidad ejecutora debe elaborar los estudios y documentos previos que deben contener, como mínimo, lo siguiente:

• La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

• La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales e identificación del contrato a celebrar.

• Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

• El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables que fueron utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados con el mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, el área ejecutora deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

• La justificación de los factores de selección que identifiquen la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

• El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

• El análisis que sustenta la exigencia de garantías que amparen los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por el área ejecutora con posterioridad a la apertura del proceso de selección. Sin embargo, cuando esta modificación de los elementos mínimos, implique cambios fundamentales, la Aerocivil por conducto del director administrativo, podrá revocar el acto administrativo de apertura con fundamento en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso-Administrativo.

Se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliego, sin perjuicio de los ajustes que puedan realizarse en el desarrollo del proceso.

En los contratos cuyo objeto sean la construcción y diseño, la Aerocivil debe poner a disposición de los oferentes, además de los señalados anteriormente, los documentos técnicos necesarios para el desarrollo del proyecto.

— Estudio de mercado. Corresponde al estudio que adelanta el área ejecutora, una vez definidas las especificaciones mínimas o requerimientos técnicos de la futura contratación, en procura de establecer las condiciones reales de mercado para la adquisición de bienes o servicios por parte de la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil. El mismo se instituye en presupuesto esencial para el efectivo cumplimiento de los fines perseguidos con la contratación (L. 80/93, art. 3º) y cumplimiento del principio de economía y responsabilidad (L. 80/93, arts. 15 y 26 y D. 734/2012, art. 2.1.1).

— Evaluación de riesgos. Corresponde a la evaluación que adelante el área ejecutora, en procura de establecer los riesgos que pueden tener lugar en ejecución de los diferentes contratos que suscriba la Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, en cumplimiento del artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y documento Conpes 3714 del 1º de diciembre de 2011.

— Certificado de disponibilidad presupuestal. De manera previa al inicio del procedimiento de contratación y realizado el estudio de mercado, el área ejecutora debe solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal, que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender los desembolsos requeridos para la contratación durante la vigencia fiscal correspondiente.

Esta solicitud, debe llevarla a cabo el funcionario del grupo solicitante asignado para tal fin en el sistema SIIF Nación, JD Edwards o sistema aprobado, quien debe ingresar la información del bien o servicio a adquirir, indicando la actividad presupuestal del proyecto del cual se tomarán los recursos.

Cuando la contratación comprometa recursos de diferentes vigencias fiscales, se debe prever el cumplimiento de lo indicado en las normas presupuestales aplicables a la entidad.

— Orden de contrato. La presente orden será realizada, mientras proceda, en el sistema JD Edwards por el funcionario responsable del grupo de procesos contractuales de la dirección administrativa o, el funcionario de la dirección regional asignado.

— Certificaciones internas. Atendiendo a la naturaleza de cada proceso de selección, se deberán acompañar las certificaciones internas que se requiera para justificar la necesidad de la contratación. Dentro de dichas certificaciones encontramos:

Certificación expedida por el director general de la Aerocivil, sobre la falta de personal básico o especializado, cuando se trate de proyectos para contratar la prestación de servicios con personas naturales o jurídicas (D. 2209/98, art. 1º).

Certificación expedida por la secretaría general de la Aerocivil, indicando la necesidad de contratar la prestación del servicio cuando se refiera a suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles indispensables para el normal funcionamiento de la Aerocivil y para la adquisición de bienes inmuebles (D. 2209/98, art. 9º).

Certificación del almacén general, para contrataciones de compraventa y suministro, en la cual conste que no se cuenta con los elementos o bienes a adquirir.

Certificación expedida por el jefe de la unidad ejecutora sobre la idoneidad y experiencia para los contratos de prestación de servicios profesionales (D. 734/2012, art. 3.4.2.5.1).

Certificado de exclusividad vigente protocolizado ante la Cámara de Comercio (D. 734/2012, art. 3.4.2.4.1).

Certificado expedido por la autoridad competente donde conste ser titular de los derechos de propiedad industrial.

Certificado registro único de proponentes, RUP, cuando no exista más de una persona inscrita que pueda proveer el bien o servicio.

Certificado expedido por la oficina de registro —Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio del Interior—, donde conste ser titular de los derechos de autor (D. 734/2012, art. 3.4.2.4.1).

Avalúo comercial realizado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, cuando se trate de contratación directa para adquisición o arrendamiento de bienes inmuebles.

— Formato de información general del proyecto. De acuerdo con el sistema de gestión de calidad de la Aerocivil, según la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000:2004 y la NTC ISO 9001:2000, para el trámite del proceso precontractual, la Aerocivil cuenta con los formatos —Información general del proyecto—, los cuales se actualizan periódicamente según la necesidad. Dichos formatos, además de constituirse en guía, contienen la información y requerimientos de las diferentes modalidades de selección y de la contratación de mínima cuantía.

Para el inicio del trámite precontractual, las áreas ejecutoras deben diligenciar en su totalidad el formato de información general del proyecto y radicarlo en la dirección administrativa o direcciones regionales, según corresponda, acompañado de los anexos requeridos para cada proceso de selección, de acuerdo con su naturaleza y cuantía.

2.3. De los procesos de selección contractual.

Los procesos de selección contractual que adelante la Aerocivil deberán estar conformes a la normatividad vigente aplicable a cada proceso, así como, al procedimiento especial definido para procesos de contratación por seguridad aérea. En desarrollo de dichos procesos, se deberá tener en cuenta las funciones y competencias delegadas a cada área, así como, los correspondientes manuales de procesos y de funciones aprobados por la Aerocivil. Así mismo, en desarrollo de las distintas etapas del proceso de selección, deberá observarse las siguientes reglas mínimas:

— Contenido general de los proyectos. Las áreas ejecutoras son responsables del contenido general de los proyectos, asistiéndoles a las mismas, un especial deber de diligencia y cuidado para la consecución de los fines perseguidos con la contratación, de maximización y optimización de los recursos públicos y, de obtención de condiciones eficientes en la utilización de los mismos.

La dirección administrativa a través del grupo de procesos precontractuales o los directores regionales, realizarán un control previo a la apertura de cada proceso de selección contractual, asistiéndoles la facultad de devolución de los proyectos al área responsable, cuando no se tenga información plena del proyecto o, se evidencia que el mismo no asegura la consecución de los fines perseguidos con la contratación.

Verificada la conformidad de la información del proyecto, el profesional designado para el trámite del proceso, estructura el expediente del proceso de selección con observancia de las reglas sobre archivo de documentos y, publica todos los documentos en el BOG7/ (T) de la entidad.

Proyecto de pliego de condiciones. El proyecto de pliego de condiciones, debe ser elaborado por el profesional designado para el proceso, quien lo estructura a partir de la información del proyecto. Revisado el proyecto de pliego por el jefe de grupo de procesos precontractuales de la dirección administrativa o profesional responsable de la dirección regional se procede a su publicación en el Secop. Algunos procesos por su naturaleza o cuantía, requieren aprobación previa por parte del comité asesor evaluador de la entidad.

El proyecto de pliego de condiciones debe reunir los mismos requisitos previstos en la ley o los reglamentos para el pliego de condiciones.

— Aviso de convocatoria pública. El profesional designado para el trámite del proceso de selección, elaborará un aviso de convocatoria pública, el cual contendrá la información necesaria para que se conozcan el objeto, la modalidad de selección, el presupuesto oficial y los lugares físico o electrónico donde puedan consultarse el proyecto de pliego y los estudios previos. El mismo debe ser publicado en la página web de la Aerocivil y en el sistema electrónico para la contratación pública-Secop.

— Pliego de condiciones definitivo. Revisadas las observaciones y respuestas al proyecto de pliego de condiciones por parte del área ejecutora o, por el comité asesor evaluador cuando corresponda, se procederá a su publicación en el Secop, previa revisión por parte del jefe de grupo de procesos precontractuales o director regional. El pliego debe estar acompañado de los estudios y diseños requeridos para la contratación, las especificaciones o requerimientos técnicos mínimos de la contratación, los estudios de mercado, la matriz de asignación de riesgos, la minuta de contrato y, demás documentos previstos en las normas legales vigentes.

— Acto administrativo de apertura. El director administrativo o director regional, expedirá el correspondiente acto donde ordene la apertura del proceso de selección. El mismo debe contener un descripción de las condiciones generales de la contratación, con indicación de su objeto, modalidad de selección, cronograma del proceso con indicación expresa de fecha y lugar en que se llevará a cabo el cierre del proceso y, de las audiencias de información de riesgos y adjudicación cuando haya lugar y, los lugares físico o electrónico de consulta del pliego de condiciones y estudios y documentos previos, convocatoria para las veedurías ciudadanas, certificado de disponibilidad presupuestal, aprobación de vigencias futuras y demás asuntos pertinentes.

— Audiencia de aclaraciones y de información de riesgos. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentación de propuestas, se celebrará una audiencia de información de riesgos asociados a la futura contratación, con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva. Para el desarrollo de la audiencia se realizará, por parte del área ejecutora, una presentación general sobre el contenido y alcance general del proyecto a contratar, así como del contenido y alcance de los pliegos de condiciones.

Como resultado de la audiencia, se levantará un acta suscrita por los intervinientes, donde se dejará constancia de las preguntas u observaciones formuladas en desarrollo de la misma, así como del esquema de asignación de riesgos. El acta se publicará en el Secop una vez revisada por el jefe del grupo de procesos precontractuales o director regional.

— Observaciones o solicitudes de aclaración al pliego. La dirección administrativa o regional recibirá las observaciones al pliego de condiciones y, darán traslado a las áreas jurídica, financiera y técnica con el objeto de revisarlas y consolidar las respuestas para su correspondiente publicación en el Secop.

— Adendas. La modificación al pliego de condiciones se hará a través de adendas, las cuales deben ser expedidas dentro del plazo fijado por la entidad, sin que en ningún caso, puedan expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, aun cuando se trate de adicionar el término previsto para ello. Para el caso de licitación pública, no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas solo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales (L. 1474/2011, art. 89).

Para la expedición de adendas, el área ejecutora debe radicar la solicitud a la dirección administrativa, quien procederá a su publicación en el Secop previa verificación de su contenido por parte del jefe de grupo de procesos precontractuales. Cuando se trate de procesos del director general de la Aerocivil y, se pretenda modificar criterios de selección o requerimientos técnicos de la contratación, se deberá citar previamente al comité asesor evaluador para su verificación.

Cuando lo estime conveniente la Aerocivil o lo soliciten los interesados, el plazo de la licitación, esto es, el entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha en que se pueden presentar propuestas y el cierre, podrá ser prorrogado antes de su vencimiento, por uno no superior a la mitad del inicialmente fijado.

Igualmente, podrá prorrogarse el plazo de la licitación, hasta por seis (6) días hábiles, como resultado de lo debatido en la audiencia de aclaraciones.

— Acta de cierre. En el momento de verificarse el cierre del proceso de selección, deberá suscribirse un acta que deberá ser elaborada por el profesional a cargo del proceso y, que deberá ser suscrita por los funcionarios delegados de las áreas invitadas y los proponentes asistentes. En la misma, se dejará constancia del número de propuestas recibidas, nombre de los proponentes, número de folios de cada una de las propuestas, valor del ofrecimiento económico, datos principales de la garantía de seriedad del ofrecimiento y, de las eventuales observaciones o constancias que realicen los proponentes. Cuando corresponda, se deberá realizar de manera previa a la apertura de las propuestas, el respectivo sorteo de la metodología de evaluación de la propuesta económica que se aplicará en el desarrollo del proceso o, se observará el procedimiento previsto en los pliegos de condiciones.

Suscrita el acta de cierre del proceso, se procederá por parte del grupo de procesos precontractuales o funcionario responsable a escanear la totalidad de las propuestas, para luego proceder a su registro en el sistema BOG7/(Z). Acto seguido, se remitirá para su evaluación, una copia de la propuesta al área técnica, una copia del RUP a la dirección financiera o funcionario responsable y, la original de la propuesta a la oficina asesora jurídica de la Aerocivil o profesional responsable.

— Evaluación de las ofertas. El grupo de procesos precontractuales de la dirección administrativa, entregará las propuestas, a más tardar, el día hábil siguiente al cierre de la contratación al comité evaluador, quien verificará y evaluará los requisitos mínimos que deben tener. Concluida la evaluación, el comité evaluador debe remitir un informe de evaluación a la dirección administrativa.

— Acta del informe evaluativo: Verificado el contenido del informe de evaluación por el grupo de procesos precontractuales, se citará al comité asesor evaluador para la validación del informe de evaluación y, aprobado su contenido, el profesional a cargo del proceso elaborará un acta contentiva del informe, que deberá ser suscrita por el ordenador del gasto o delegado del director general y, por el director administrativo. Acto seguido se remitirá por el profesional para su publicación en el Secop.

— Acta de respuesta a las observaciones: Las observaciones a los estudios evaluativos presentadas dentro del término, serán resueltas por el comité evaluador. De las mismas se levantará un acta por el profesional responsable suscrita por el ordenador del gasto o delegado del director general y, por el director administrativo, la cual será dada a conocer a los proponentes a través del Secop, con tres (3) días de antelación al acto de apertura del sobre económico y adjudicación. El acta deberá contener como mínimo: modalidad de selección, objeto, presupuesto oficial, participantes, estudios evaluativos, observaciones a estos y su respuesta, con indicación del resultado de la evaluación para que el comité evaluador recomiende la admisibilidad o no de la propuesta, según los criterios de verificación y evaluación establecidos en el pliego de condiciones.

— Acta de audiencia de adjudicación: La audiencia de adjudicación será presidida por el director general de la Aerocivil o por el funcionario delegado, con facultades para adjudicar y, como secretario actuará el director administrativo o jefe de grupo de procesos precontractuales. De la audiencia se levantará un acta en la que se hagan constar todas las deliberaciones y decisiones surgidas en su desarrollo.

La audiencia se desarrollará con el siguiente orden:

• La audiencia será pública y su objetivo establecer el proponente adjudicatario del proceso de selección.

• Previo al acto de adjudicación, se permitirá la intervención de los proponentes para que puedan presentar sus observaciones al informe final de evaluación.

• Resueltas las observaciones, se informará el orden definitivo de elegibilidad, ocupando el primer lugar el proponente que haya obtenido el mayor puntaje en los factores establecidos en los pliegos de condiciones. Los demás proponentes, serán ubicados en forma descendente, según el resultado.

• Cumplido lo anterior, se procederá, en audiencia pública, a la adjudicación del proceso o a su declaratoria de desierto, según el caso, mediante acto administrativo motivado.

• En el evento en que el pliego de condiciones establezca la revisión de documentos como requisito previo para la adjudicación, estos podrán revisarse en la misma audiencia.

• El acto administrativo de adjudicación será motivado y, deberá ser registrado por el profesional designado en el sistema JD Edwards y, enviado al funcionario responsable para publicación en el Secop (sistema electrónico de contratación pública).

En desarrollo de las audiencias, se observará el orden que se indica a continuación:

1. Inscripción de los participantes y entrega de poderes o documentos, en donde el proponente previamente designe a la persona que podrá intervenir en la audiencia.

2. Apertura de la audiencia.

3. Lectura del presupuesto oficial y participantes.

4. Lectura de los estudios evaluativos, luego de observaciones.

5. Intervención de los proponentes en relación con el informe final de evaluación. La intervención debe hacerla el proponente o persona designada por este.

6. Receso para que la Aerocivil delibere sobre la intervención de los proponentes.

7. Respuesta definitiva a las observaciones presentadas en la audiencia.

8. Lectura del acto administrativo de adjudicación.

9. Cierre de la audiencia.

Esta audiencia podrá suspenderse, si la Aerocivil lo estima pertinente.

— Declaratoria de desierta de la licitación pública: Durante el término previsto para la adjudicación del contrato, podrá declararse desierto el proceso, cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de la propuesta más favorable.

Será declarado desierto el proceso, en los siguientes casos:

• Cuando no se presente propuesta alguna.

• Cuando ninguna de las propuestas se ajuste al pliego de condiciones.

El acto administrativo que declare desierto el proceso será motivado y conforme al artículo 77 de la Ley 80 de 1993, susceptible de recurso de reposición, en los términos del Código Contencioso Administrativo.

En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la Aerocivil no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. No se aplicará lo relacionado con la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes (D. 734/2012, art. 3.2.4.1).

La Aerocivil podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación.

— Remisión del proceso y sus documentos al grupo procesos contractuales. Concluido el trámite precontractual, el profesional designado para el trámite del proceso, entregará al jefe del grupo de procesos precontractuales el expediente del proceso de selección debidamente organizado y foliado conforme a las normas generales de archivo, acompañado de tabla de contenido, formato de control del proceso, original de la propuesta general y económica del proponente adjudicatario, para ser remitido al grupo de procesos contractuales.

— Publicidad del proceso. Teniendo en cuenta que la Aerocivil es responsable de la publicación de todos los procedimientos y actos asociados con el proceso de contratación, el profesional designado para su trámite debe, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 734 de 2012, enviar al responsable de la publicación en el Secop, todos los actos y documentos que lo requieran, en la fecha de su expedición o, a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

Concluida la etapa precontractual, el profesional designado, debe verificar que toda la información del proceso a su cargo, se encuentre publicada en el Secop.

CAPÍTULO III

Delegación de competencias.

3333.1. Delegación para contratar.

Mediante el presente acto, el director general de la Aerocivil, de conformidad con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 y, autorización dada por el consejo directivo de la Aeronáutica Civil en sesión 9 de 26 de noviembre de 2002, delega competencias para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en servidores públicos de la Aerocivil que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo, así:

DelegatariosFunciones delegadas
Subdirector generalAdjudicar, celebrar, modificar, adicionar, prorrogar, suspender y liquidar los contratos que correspondan a su área hasta cinco (5) veces el monto fijado por la ley para que el contrato sea de menor cuantía.
 Expedir todos los documentos de orden técnico que se generen durante la ejecución de los contratos que suscriba el director general, incluidas las justificaciones que dan lugar a las adiciones en valor y plazo y suspensiones y modificaciones del contrato, correspondientes a los proyectos de sus respectivas áreas.
 Imponer multas, declarar el incumplimiento, siniestros, la caducidad, la terminación, modificación o interpretación unilateral, liquidar contratos y resolver los recursos interpuestos contra dichos actos administrativos, de los proyectos que correspondan a sus respectivas áreas y respecto de los contratos que haya firmado o suscriba el director general y que por la naturaleza de los proyectos correspondan a su área.
Secretario generalAdjudicar, celebrar, modificar, adicionar, prorrogar, suspender y liquidar los contratos que requiera la Aerocivil y en general todo acto inherente a la actividad contractual correspondiente a los proyectos de sus respectivas áreas, siempre que su valor sea superior al doble del monto fijado por la ley para que el contrato sea de menor cuantía y hasta cinco (5) veces dicho monto.
 Expedir todos los documentos de orden técnico que se generen durante la ejecución de los contratos, incluidas las justificaciones que dan lugar a las adiciones en valor y plazo y suspensiones y modificaciones, correspondientes a los proyectos de sus respectivas áreas.
 Adjudicar, celebrar, modificar, adicionar, suspender y liquidar los contratos que requiera la Aerocivil y en general todo acto inherente a la actividad contractual de los proyectos que no se hayan delegado de manera expresa a ninguno de los funcionarios de la entidad, siempre que su valor no supere cinco (5) veces el monto fijado por la ley para que el contrato sea de menor cuantía.
 Imponer multas, declarar el incumplimiento, siniestros, la caducidad, la terminación, modificación o interpretación unilateral, liquidar contratos y resolver los recursos que se interpongan contra dichos actos administrativos, de los proyectos que correspondan a sus respectivas áreas y respecto de los contratos que haya firmado o suscriba el director general y que por la naturaleza de los proyectos correspondan a sus respectivas áreas.
Secretario sistemas operacionales - Secretario de seguridad aéreaAdjudicar, celebrar, modificar, adicionar, prorrogar, suspender y liquidar los contratos que requiera la Aerocivil y, en general, todo acto inherente a la actividad contractual correspondiente a los proyectos de sus respectivas áreas, siempre que su valor sea superior al doble fijado por la ley para que el contrato sea de menor cuantía y hasta cinco (5) veces dicho monto.

DelegatariosFunciones delegadas
 Expedir todos los documentos de orden técnico que se generen durante la ejecución de los contratos, incluidas las justificaciones que dan lugar a las adiciones en valor y plazo y suspensiones y modificaciones, correspondientes a los proyectos de sus respectivas áreas cuyo valor sea superior a cinco (5) veces el monto fijado por la ley para que el contrato sea de menor cuantía.
 Imponer multas, declarar el incumplimiento, siniestros, la caducidad, la terminación, modificación o interpretación unilateral, liquidar contratos y resolver los recursos que se interpongan contra dichos actos administrativos, de los proyectos que correspondan a sus respectivas áreas y respecto de los contratos que haya firmado o suscriba el director general y que por la naturaleza de los proyectos correspondan a sus respectivas áreas.
Jefes de oficinaAdjudicar, celebrar, modificar, adicionar, prorrogar, suspender y liquidar los contratos que requiera la Aerocivil y en general todo acto inherente a la actividad contractual, de los proyectos que correspondan a sus respectivas áreas, en cuantía igual o inferior al doble del monto fijado por la ley para que el contrato sea de menor cuantía.
 Imponer multas, declarar el incumplimiento, siniestros, la caducidad, la terminación, modificación o interpretación unilateral, liquidar contratos y resolver los recursos que se interpongan contra dichos actos administrativos, de los proyectos que correspondan a su respectiva área.
Directores aeronáuticos de áreaAdjudicar, celebrar, modificar, adicionar, prorrogar, suspender y liquidar los contratos que requiera la Aeronáutica Civil y en general todo acto inherente a la actividad contractual, de los proyectos que correspondan a sus respectivas áreas, en cuantía igual o inferior al doble del monto fijado por la ley para que el contrato sea de menor cuantía.
 Imponer multas, declarar el incumplimiento, siniestros, la caducidad, la terminación, modificación o interpretación unilateral, liquidar contratos y resolver los recursos que se interpongan contra dichos actos administrativos, de los proyectos que correspondan a su respectiva área.
Directores regionales aeronáuticosActos inherentes a la actividad precontractual y contractual de los procesos de contratación que adelanten las direcciones regionales, en una cuantía equivalente en pesos a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
 La realización de todos los actos inherentes a la actividad contractual tales como adjudicar, celebrar, ejecutar, terminar, modificar, adicionar, suspender, prorrogar y liquidar los contratos que requiera la dirección regional.
 Imponer multas, declarar el incumplimiento, siniestros, la caducidad, la terminación, modificación o interpretación unilateral, liquidar contratos y resolver los recursos que se interpongan contra dichos actos administrativos, de los proyectos que correspondan a la dirección regional.
Director administrativoAdelantar los trámites y la expedición de todos los actos inherentes a la etapa precontractual y contractual de los procesos de selección para la adquisición y suministro de bienes, servicios y obras que adelante la Aerocivil en el nivel central. Corresponde al director administrativo, al inicio de cada vigencia, elaborar el cuadro de cuantías de conformidad con lo previsto en el literal b), del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y darlo a conocer a las áreas ejecutoras.

La delegación otorgada mediante el presente manual, debe ajustarse en todas sus etapas a los principios que orientan la contratación estatal, previstos en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

El ejercicio de las funciones delegadas en virtud del presente manual, se sujetará a las cuantías que se establezcan para las diferentes áreas ejecutoras.

Será obligación del funcionario delegado verificar la existencia de la disponibilidad presupuestal previa para iniciar cualquier proceso contractual, así como la conveniencia y oportunidad de la contratación.

Los actos de los funcionarios delegatarios serán expedidos bajo su propia responsabilidad y responderán patrimonialmente por los perjuicios que ocasionen a la entidad o a terceros por sus actuaciones u omisiones en el ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de las demás acciones a que hubiere lugar.

Los funcionarios delegatarios no podrán subdelegar la realización de los actos o la celebración de los contratos objeto de la presente delegación.

Los funcionarios delegatarios deben designar oportunamente los supervisores de los contratos que suscriban. Si no se designa supervisor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, los delegatarios asumirán dicha función.

En la designación de los supervisores o en la contratación de interventores, se debe dar aplicación a la Resolución 589 de 12 de febrero de 2007, mediante la cual se reglamentan las funciones y procedimiento para la supervisión o interventoría de los contratos que celebre la Aerocivil o aquella que la modifique, adicione o remplace.

En desarrollo de la ejecución contractual, los supervisores, interventores y jefes de las unidades ejecutoras serán responsables por todas las actuaciones y actos que sean generados desde la suscripción del acta de inicio y hasta la liquidación del contrato.

Para efectos del presente manual, se entiende por Unidad Ejecutora la dependencia encargada de definir la necesidad, estructurar los estudios previos al proceso de contratación y liderar las gestiones necesarias para garantizar la ejecución del proyecto y el seguimiento y control de los contratos a su cargo.

3.2. Factores de verificación y evaluación.

Con arreglo a los principios de selección objetiva y transparencia que orientan los procesos de selección contractual, se deberá establecer en los pliegos de condiciones de los procesos que adelante la Aerocivil, reglas que propendan por la pluralidad de oferentes, así como, por la consecución eficiente de bienes y servicios. Para el efecto se definen las siguientes reglas:

3.2.1. Evaluación de la capacidad jurídica, técnica, operacional y financiera de los proponentes.

Los criterios que se establezcan para estas evaluaciones deberán ser proporcionales o acordes con el objeto de la contratación. La evaluación se realizará a partir de la información contenida en el RUP.

La evaluación de la capacidad financiera del proponente tiene como propósito principal minimizar el riesgo de incumplimiento que asume la Aerocivil con la contratación; en este sentido, la evaluación debe ser el producto de la ponderación precisa de la sumatoria de varios indicadores que permitan reflejar la situación financiera del proponente o que le permitan establecer que es bajo el riesgo de incumplimiento.

3.2.2. Evaluación de la propuesta económica.

Para la determinación de la propuesta económica más favorable para la Aerocivil, se deberá establecer en la invitación o pliego de condiciones las siguientes metodologías de evaluación:

— Procesos de mínima cuantía: Menor precio.

— Procesos de selección abreviada: Menor precio calculado.

— Procesos de contratación por seguridad aérea: Menor precio calculado.

— Procesos de licitación pública: a) Menor precio calculado; b) Media aritmética; c) Media geométrica.

Las presentes metodologías podrán ser modificadas por el comité asesor evaluador atendiendo a la naturaleza de cada proceso. Para la selección de la metodología de evaluación de la propuesta económica que se desarrollará en audiencia, se deberá establecer en los pliegos de condiciones un procedimiento aleatorio de escogencia.

3.2.3. Evaluación de la experiencia de los proponentes.

Para la contratación de bienes o la realización de obras, se establecerán criterios para la evaluación de la experiencia general y específica de los proponentes. El tiempo de experiencia general requerida se definirá en función de la complejidad del objeto a contratar y, la experiencia específica, a partir del desarrollo de labores de similar naturaleza al del objeto a contratar. Para esta última, se deberá tener especial cuidado en no limitar la experiencia a la relacionada con actividades aeroportuarias, salvo se trate de procesos que tengan por objeto la adquisición de tecnologías exclusivas para la aviación o que tengan por objeto la prestación de servicios relacionados con la operación de tecnologías para la aviación.

3.2.4. Evaluación de las condiciones de calidad.

Para la evaluación de la calidad de bienes o servicios a contratar, se deberán establecer criterios que propendan por la maximización de los beneficios esperados con la contratación, como bien pueden para el caso de adquisición de bienes, la mayor garantía, confiabilidad, cobertura, seguridad, eficiencia y funcionalidad de los equipos, el mayor tiempo de soporte de fábrica y, el menor valor de los repuestos o servicio post venta, entre otros.

3.3. Comité asesor evaluador.

Se designa, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 2º del artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, un comité asesor evaluador de las propuestas en los procesos de selección de contratos con formalidades plenas, el cual estará conformado por los siguientes funcionarios así:

1. Para contratos que deban ser suscritos por el director general.

— El director general o el funcionario que él designe

— El secretario(a) general

— El secretario de despacho donde se originó el proyecto

— El director de área donde se originó el proyecto

— El jefe de la oficina asesora jurídica

— El director financiero

— El director administrativo

2. Para procesos hasta cinco (5) veces el monto fijado por la ley para la menor cuantía.

— El secretario, jefe de oficina o director de área ordenador del gasto de conformidad con la delegación conferida

— El jefe de la oficina asesora jurídica

— El director financiero

— El director administrativo

— El jefe de grupo respectivo donde se originó el proyecto

Se garantizará siempre la conformación plural e impar de este comité y el secretario del mismo deberá verificar el cumplimiento de esta disposición legal. Actuará como coordinador y secretario del comité asesor evaluador el director administrativo, quien coordinará el envío de los procesos al comité, convocando a las reuniones para la presentación de los informes de evaluación y su consolidación para su correspondiente publicación. El comité deberá invitar a las sesiones, a los funcionarios o personas encargadas de la evaluación de las ofertas a fin de explicar sus conceptos en caso de requerirse.

Los miembros del comité deben contar con la competencia e imparcialidad para evaluar la calidad de las propuestas, conocer los objetivos de los servicios a contratar, las metas y los fines de la entidad.

A nivel regional, corresponde a los directores regionales conformar el comité asesor evaluador, el cual debe cumplir con las funciones establecidas en el presente artículo, convocando para ello a los funcionarios que representen a las áreas jurídica, financiera y técnica cuidando que sean funcionarios con suficiente capacidad e idoneidad.

Funciones del comité asesor evaluador: Son funciones:

1. Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos técnicos, jurídicos y financieros de las propuestas recibidas, conforme a lo señalado en el pliego de condiciones.

2. Formular los requerimientos necesarios a los proponentes, a fin de aclarar las inconsistencias en las ofertas que se presenten.

3. Elaborar el informe de evaluación de las propuestas recibidas.

4. Resolver las observaciones que se susciten con ocasión de la evaluación de las propuestas, en el área de conocimiento respectiva.

5. Asistir a la audiencia de evaluación de oferta económica y establecimiento del orden de elegibilidad y resolver las observaciones que se formulen con respecto a la evaluación de las propuestas.

6. Asistir a la audiencia de adjudicación en los casos previstos en la ley.

7. Recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, cuando se estime que el valor de la misma resulta artificialmente bajo, explicando sus razones.

8. Recomendar al director general o su delegado, el sentido de la decisión a adoptar, según la evaluación efectuada.

9. Emitir concepto en caso de inhabilidades o incompatibilidades o ausencia de capacidad que sobrevengan a los proponentes, antes de la adjudicación del contrato.

10. Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos técnicos, jurídicos y financieros de las solicitudes de cesión de contratos, conforme a lo señalado en el pliego de condiciones y recomendar al director general o su delegado, el sentido de la decisión a adoptar, según la evaluación efectuada.

Funciones del secretario del comité:

1. Citar al comité para la presentación de los informes. Dicha citación debe contener día, hora y lugar en la cual se efectuará la cesión.

2. Elaborar las actas del comité.

3. Coordinar la entrega de las propuestas recibidas en desarrollo del proceso de selección al comité asesor evaluador.

4. Coordinar la consolidación del informe de evaluación final con los evaluadores del proceso de selección para su posterior publicación.

5. Coordinar la recepción y entrega de las observaciones al comité asesor evaluador.

3.4. Comité de adiciones, modificaciones o prórrogas.

La evaluación y aprobación de las solicitudes de adición en valor, modificación o prórroga de los contratos que supere el monto fijado por la ley para la contratación de menor cuantía se realizará por el comité de adiciones, modificaciones o prórrogas. El comité estará integrado por los siguientes funcionarios:

— El director general o el funcionario que él designe.

— El secretario general

— El secretario, jefe de oficina o director de área ejecutora respectiva de conformidad con la delegación conferida.

— El supervisor del contrato

— El jefe de la oficina asesora jurídica

— El director financiero

— El director administrativo

El comité será presidido por el secretario general y actuará como secretario el director administrativo. A las reuniones del comité deben asistir el director o el secretario del área ejecutora y como invitados, los demás funcionarios que se estimen pertinentes. Las decisiones del comité se tomarán con la mitad más uno de los miembros que lo conforman.

La responsabilidad de las peticiones sometidas a consideración del comité para su revisión y aprobación, recae en los supervisores, interventores, ordenador del gasto y jefes de las áreas ejecutoras quienes asumirán la responsabilidad por lo consignado en dichas solicitudes.

Es responsabilidad de las unidades ejecutoras presentar al comité, con ocho (8) días calendario de antelación, las peticiones para su estudio acompañadas de todos los documentos y soportes técnicos necesarios que las sustenten.

Funciones del comité:

1. Recomendar con base en las peticiones y los estudios presentados por las áreas ejecutoras, la adición en dinero, modificación, prórroga y cesión y endoso de derechos económicos de los contratos sometidos a estudio.

2. Emitir concepto de conveniencia o inconveniencia de las peticiones de adición en valor, modificación, solicitudes de silencio positivo, prórroga y cesión y endoso de derechos económicos de los contratos que superen la menor cuantía, previo a la elaboración del contrato adicional, modificatorio, otrosí o acta de reconocimiento respectiva.

3. Solicitar, si es del caso, aclaraciones, previo a la emisión del concepto de conveniencia o inconveniencia.

Funciones del secretario del comité:

1. Citar el comité

2. Presentar el orden del día

3. Elaborar las actas del comité

4. Elaborar y presentar al comité, concepto jurídico de viabilidad de la solicitud de adición en valor, modificación y prórroga.

La convocatoria debe contener el día, hora y lugar en los cuales se llevará a cabo la sesión, indicando, además, el orden del día propuesto.

Desarrollo del comité:

Verificado el quórum se da inicio a la sesión y se someterá el orden del día a la aprobación de los asistentes, dejando constancia de las modificaciones que se presenten. Antes de culminar la respectiva sesión, el secretario presentará una relación de los temas tratados con las decisiones adoptadas.

Durante la sesión y cuando lo solicite cualquiera de los miembros del comité, se procederá a verificar el quórum. De no corresponder al requerido para sesionar, el secretario levantará la sesión y dejará constancia en el acta.

CAPÍTULO IV

Contratación para garantizar la seguridad aérea y aeroportuaria

4.1. Procedimiento para la celebración de contrataciones que se requieran para garantizar la seguridad aérea y aeroportuaria del país.

La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, en desarrollo de lo previsto en el artículo 54 de la Ley 105 de 1993, tiene el mismo régimen de contratación administrativa establecido para las entidades estatales que presten el servicio de telecomunicaciones y, que se encuentra previsto en el artículo 38 de la Ley 80 de 1993, siempre que no sea contrario a lo previsto en la Ley 1341 de 2009. Este régimen especial de contratación que se encuentra reglado internamente por la Resolución 4978 del 14 de diciembre de 2001 es aplicable a obras civiles, adquisiciones, suministros y demás contratos que se requieran para garantizar la seguridad aérea y aeroportuaria; su aplicación es excepcional y, está instituido en la ley como un mecanismo preferente para salvaguardar la seguridad área y aeroportuaria, siempre que se presenten hechos o circunstancias que puedan comportar algún tipo de riesgo para la misma.

4.2. Principios aplicables a la contratación por seguridad.

Los procedimientos de selección contractual que adelante la unidad bajo el “Régimen de contratación por seguridad”, que se encuentra descrito en la Resolución 4978 del 14 de diciembre de 2001 o disposición que la modifique, deberán adelantarse con arreglo a los principios de publicidad, selección objetiva, transparencia, economía y responsabilidad establecidos en el estatuto de contratación de la administración pública. No habrá procedimientos privados de contratación.

CAPÍTULO V

De la ejecución de los contratos

5.1. Ejecución y seguimiento del contrato.

La vigilancia y seguimiento a la ejecución idónea y oportuna de los contratos estará a cargo del supervisor y/o interventor del contrato y su actividad será controlada a su vez por el jefe del área ejecutora u ordenador del gasto. El supervisor y/o interventor deberán observar las funciones y procedimientos contenidos en la Resolución 589 del 12 de febrero de 2007 o aquella que la modifique, aclare o derogue.

5.1.1. Designación del supervisor. La designación del funcionario que desarrolle las actividades de supervisor la deberá hacer el ordenador del gasto o jefe del área ejecutora en el acto de adjudicación del contrato. Esta designación se hace por escrito y deberán hacerse saber los deberes y responsabilidades que asume el supervisor, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 589 del 12 de febrero de 2007 o la que la aclare, modifique o derogue. Así mismo se le deberá informar que los documentos del contrato y del proceso de selección deben ser consultados en el BOG7 de la Aerocivil o en la página del Secop. Copia de la designación del supervisor deberá ser enviada al grupo de procesos contractuales para su registro en el aplicativo JD Edwards y archivo en la carpeta o tomo del contrato.

Cuando se presente alguna novedad que genere el cambio de supervisor (vacaciones, traslados, etc.), deberá el jefe del área ejecutora u ordenador del gasto designar un nuevo supervisor. El supervisor saliente deberá hacer entrega al nuevo supervisor designado de un informe contentivo de su gestión hasta la fecha en que se desempeñó como tal.

5.1.2. Suscripción acta de inicio. El supervisor y/o Interventor con el visto bueno del ordenador del gasto o jefe del área ejecutora junto con el contratista suscribirán el acta de inicio, dentro del plazo establecido en el contrato o pliego de condiciones. El original del acta de inicio debe ser registrada por el supervisor del contrato en el BOG7 de la Aerocivil y remitida al grupo de procesos contractuales para su registro en el sistema JD Edwards y archivo en la carpeta del contrato.

5.1.3. Autorización de pagos pactados en el contrato. El supervisor y/o Interventor, conforme a la ejecución contractual y a lo establecido en el contrato, debe expedir dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de los bienes o servicios, la correspondiente certificación de recibo a satisfacción, con indicación de su cumplimiento y del valor a cancelar al contratista conforme a lo previsto en el contrato. Para el pago final, esta certificación debe contar con el visto bueno del ordenador del gasto y/o Jefe del área ejecutora. La certificación o acta de recibo debe ser registrada por el supervisor del contrato en el BOG7 de la Aerocivil.

Para los contratos de servicios, la certificación de recibo a satisfacción debe ser emitida por el supervisor del contrato, a más tardar, dentro de los cinco (5) primeros días de cada periodo mensual o, en su lugar, le corresponde proceder a solicitar la imposición de multas o declaratoria de incumplimiento cuando haya lugar. Cuando el no recibo a satisfacción esté motivado en el no pago de prestaciones sociales, se deberá en cumplimiento de lo previsto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, solicitar las retenciones a que haya lugar, para que la entidad proceda a efectuar el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones.

5.1.4. Seguimiento y control del cronograma de ejecución del contrato. Una vez suscrita el acta de inicio, el supervisor y/o interventor junto al contratista ajustan el cronograma de ejecución de actividades, cuyo seguimiento y control estará a su cargo, exigiendo al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Los informes de seguimiento deberán ser registrados por el supervisor del contrato en el BOG7 de la entidad.

5.1.5. Verificación de las condiciones técnicas, financieras y administrativas en la ejecución del contrato. El supervisor y/o interventor verifica el cumplimiento de las condiciones técnicas, financieras y administrativas del contrato y, en todo caso, es el responsable de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrá hacer al garante.

En caso de retrasos en la ejecución o incumplimiento parcial o total de las obligaciones por parte del contratista, el supervisor y/o interventor debe informar por escrito al jefe del área ejecutora u ordenador del gasto, para que en conjunto y debidamente motivado, se solicite a la dirección administrativa el inicio del procedimiento administrativo sancionatorio a que haya lugar, conforme al procedimiento descrito en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y, la Resolución 4727 del 29 de agosto de 2012.

5.2. Suspensión temporal del plazo en la ejecución del contrato.

Cuando durante la ejecución del contrato se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito o algún hecho ajeno a la responsabilidad del contratista, que impidan la normal ejecución del mismo, se podrá suspender el término o plazo de ejecución del contrato, previa verificación y valoración de la ocurrencia de los hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. El contratista, el supervisor y el jefe del área ejecutora u ordenador del gasto levantarán un acta debidamente motivada. El término de la suspensión temporal del plazo debe ser determinado y, concluido el mismo, habrá lugar a la terminación de la misma.

En los contratos de obra pública y aquellos en que hay interventoría contratada, el acta de suspensión del plazo contractual deberá suscribirse por el contratista, el interventor, el supervisor de la interventoría, jefe del área ejecutora y el ordenador del gasto, teniendo en todo caso, en consideración lo señalado en el contrato. Suscrita el acta de suspensión, el contratista deberá prorrogar la vigencia de las garantías que amparan el contrato, por el tiempo de la suspensión.

Los originales de dichas actas, con sus documentos soporte y los certificados modificatorios de las garantías, deben ser registrados en el BOG7 y remitidos al grupo de procesos contractuales, estos últimos para la revisión y aprobación y registro en el aplicativo JD Edwards y su publicación en el Secop y posterior archivo en las carpetas del contrato.

5.3. Publicación en el Secop de las actas de suspensión temporal del plazo de ejecución.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, el supervisor y/o interventor deberá allegar por el correo institucional y/o a través del ADI, las actas de suspensión del plazo de ejecución contractual y de levantamiento de la suspensión cuando corresponda al grupo de procesos contractuales de la dirección administrativa dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción de cada una, para efectos de su publicación en el Secop.

5.4. Contratos adicionales y modificaciones.

El contrato adicional corresponde a un acuerdo de voluntades suscrito con posterioridad a la celebración del contrato principal y que se da cuando se requiere incrementar el valor del contrato y/o el plazo del mismo o cuando se establece la necesidad de incluir elementos o modificaciones no previstas expresamente en el pliego de condiciones, y por ende, excluidos del contrato celebrado, pero que estén ligados a este y resultan indispensables para cumplir la finalidad que con él se pretende satisfacer. En las adiciones en valor deberá tenerse en consideración el límite previsto en la Ley 80 de 1993, es decir, que estos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales.

El otrosí corresponde a un acuerdo de voluntades elevado a escrito que se utiliza cuando se requiere corregir o aclarar una información o dato no sustancial del contrato principal o sus adiciones.

5.5. Procedimiento para la adición o modificación de los contratos.

Para la adición o modificación de contratos, se observará el procedimiento general que se describe a continuación:

5.5.1. Identificación de la necesidad. Identifica, durante la ejecución del contrato, la necesidad de adición o modificación del contrato, el supervisor y/o interventor procederán a realizar un estudio sobre las causas que motivan la solicitud de adición y, su viabilidad técnica y financiera conforme a lo establecido en los pliegos de condiciones y en el contrato principal.

El estudio sobre la necesidad de modificación o adición del contrato debe contener una explicación breve sobre la razones por las cuales la no suscripción de la misma se constituye en un obstáculo para la consecución de los fines perseguidos con la contratación, así como de las razones no consideradas al momento de proponer y de contratar y que motivan precisamente la solicitud de adición del contrato. Dicha solicitud debe ser presentada al ordenador del gasto por parte del supervisor del contrato o el interventor del contrato con el visto bueno del supervisor.

5.5.2. Estudios y solicitud de adición y modificación del contrato. El supervisor y/o interventor, con la anuencia del supervisor del contrato, deben efectuar la correspondiente evaluación sobre la procedencia o no de la adición o modificación del contrato. El correspondiente estudio evaluativo y concepto de viabilidad debe ser presentado al jefe de grupo o director de aérea para su revisión y remitido, cuando corresponda, al ordenador del gasto para su aprobación.

5.5.3. Remisión de la solicitud de adición en valor, plazo, aclaración y/o modificación. Las peticiones de adición en valor y/o plazo, modificaciones o aclaraciones junto con los documentos (estudios y conceptos) que soportan la misma y el certificado de disponibilidad presupuestal correspondiente en el evento de adiciones en valor, se remiten a la dirección administrativa para adelantar el trámite del contrato adicional.

El área ejecutora deberá tener en cuenta que si la adición corresponde a un contrato que supere la menor cuantía, deberá en el oficio remisorio solicitarle al director administrativo convocar al comité de evaluación de solicitudes de adición en valor, modificaciones y prórrogas para someter a su consideración la solicitud de adición que envía.

El director administrativo envía al jefe del grupo de procesos contractuales las solicitudes de adición distintas de los contratos que superen la menor cuantía, junto con sus documentos soportes quien asigna a un profesional para la evaluación de la misma.

5.5.4. Estudio jurídico de la solicitud de adición o modificación de los contratos por la dirección administrativa. El profesional asignado estudia jurídicamente la solicitud de adición, evaluando que cumpla con los lineamientos jurídicos aplicables al contrato, si es jurídicamente viable la solicitud de adición o modificación.

5.5.5. Presentación de la solicitud al comité de adiciones, modificaciones y prórrogas. Las peticiones de adición en valor y/o plazo, modificaciones o aclaraciones y cesiones o endosos de derechos económicos de contratos que superen la menor cuantía, junto con sus documentos soporte, deberán ser remitidas al director administrativo, en su calidad de secretario de este comité. El director administrativo, en su calidad de secretario del comité, convocará a las sesiones correspondientes para someter al estudio, consideración y evaluación las solicitudes presentadas.

5.5.6. Elaboración del contrato adicional. El secretario del comité envía al grupo de procesos contractuales la solicitud de adición en valor y/o plazo, modificaciones o aclaraciones con el concepto de viabilidad emitido por el comité. Perfeccionado el contrato adicional se procede a solicitar el registro presupuestal, si es del caso y se continúan con las actividades tendientes a la legalización del mismo.

5.6. Límites para la adición o modificación de los contratos.

En el proceso de adición o modificación de los contratos, los supervisores, interventores y ordenadores del gasto deben tener en cuenta los límites impuestos por la Constitución y la ley. Dentro de los mismos cabe destacar:

5.6.1. Valor máximo de la adición de los contratos. De acuerdo con lo previsto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales. Las adiciones de los contratos no pueden comportar un cambio en los objetivos perseguidos con la contratación y, deben estar fundadas en razones no previsibles al momento de proponer y de contratar o, que siendo previsibles no se pudieron controlar por razones no imputables a las partes.

5.6.2. De la modificación de los contratos. Si durante la ejecución del contrato se presentan hechos que puedan afectar la posibilidad de consecución de los fines perseguidos con la contratación y fuere necesario introducir variaciones en el contrato, se podrán suscribir los acuerdos respectivos entre las partes, previa solicitud a la dirección administrativa de la Aerocivil para que proceda a la elaboración del correspondiente contrato modificatorio.

5.6.3. Precios máximos. Cuando con ocasión de una adición o modificación de un contrato se requiera introducir ítems no previstos en el contrato, el supervisor o interventor del contrato deberán solicitar cotización de los mismos al contratista y realizar el correspondiente estudio o análisis de precios unitarios para establecer su conformidad con los precios de mercado.

5.7. Cesión del contrato.

La cesión de los contratos se rige por las normas civiles y comerciales pertinentes (L. 80/93, art. 13). El contratista no podrá ceder el contrato, ni los derechos u obligaciones emanadas del mismo, a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera sin la previa autorización escrita de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, pudiendo esta reservarse las razones que tenga para negar la autorización de la cesión.

Para la cesión del contrato, el contratista deberá presentar solicitud escrita al ordenador del gasto, acompañada de los documentos que permitan acreditar la capacidad jurídica, financiera y de experiencia del cesionario propuesto. Verificada la procedencia de la cesión por parte del área ejecutora, se deberá dar traslado de la solicitud a la dirección administrativa de la Aerocivil, para que la misma coordine la evaluación de la solicitud y la someta a conocimiento del comité asesor evaluador. Concluida la evaluación, el comité recomendará al director general o su delegado, el sentido de la decisión a adoptar.

Si el comité recomienda ceder el contrato se dará traslado al grupo de procesos contractuales para la elaboración, suscripción del documento de cesión y trámites de legalización del mismo. En caso de que la decisión sea negativa, se procederá a notificar al peticionario de la misma.

5.8. Cesión o endoso de derechos económicos.

El contratista no podrá ceder o endosar los derechos económicos del contrato a persona alguna sin la previa autorización escrita de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, teniendo esta la facultad de reservarse las razones que tenga para negar la autorización de la cesión o endoso.

Para la cesión o endoso de derechos económicos, el contratista deberá presentar solicitud escrita al ordenador del gasto, acompañada del documento de acuerdo donde se pacte dicha cesión. Verificada la procedencia de la cesión o endoso por parte del supervisor o interventor del contrato y con la aprobación del ordenador del gasto, se deberá dar traslado de la solicitud a la dirección financiera de la Aerocivil.

La cesión de derechos económicos no procede: i) Cuando se haya declarado el incumplimiento o la caducidad del contrato, ii) Cuando se evidencie que existe un alto riesgo de incumplimiento contractual y iii) Cuando se hayan decretado embargos respecto de las cuentas del contratista.

En la solicitud debe indicarse el nombre, razón social, dirección e identificación del endosatario y, en el contenido de las facturas que se presente a la Aerocivil, debe indicarse el traspaso del crédito (nombre e identificación de la persona natural o jurídica a quien se le ha cedido la factura), firmado por el cedente. Adicionalmente, informar nombre, número y clase de cuenta bancaria en donde se debe realizar el pago.

Si la cesión es parcial, debe indicar el porcentaje cedido y, si la misma corresponde a una fiducia, debe cumplir con todos los requisitos anteriores y adjuntar copia del contrato de constitución de la fiducia.

5.9. Informes de supervisión y/o interventoría.

El supervisor y/o interventor deben presentar al ordenador del gasto informes mensuales de la actividad de vigilancia y control realizada y registrar copia de los mismos en el expediente digital del contrato ubicado en BOG7. Estos informes deben contener un avance de ejecución contractual, así como una relación detallada de las actividades ejecutadas y no ejecutadas por el contratista en el respectivo período. En este último evento, el informe debe estar acompañado de la correspondiente solicitud de inicio de una actuación administrativa sancionatoria por parte de la dirección administrativa de la Aerocivil.

5.10. Suscripción acta de recibo final.

El supervisor y/o Interventor, una vez cumplido el objeto contractual dentro del plazo estipulado en el contrato, elabora el acta de recibo final la cual debe suscribirse por parte del contratista, el supervisor o interventor y el ordenador del gasto y/o jefe del área ejecutora. Dicha acta debe contener la relación detallada de las actividades ejecutadas por el contratista, el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones a cargo del contratista y el recibo a satisfacción por parte de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil del objeto contractual; de igual manera, se deberá consignar en ella lo relacionado a la inversión del anticipo.

El supervisor o Interventor verificará que el contratista allegue los certificados modificatorios de la(s) garantía(s) conforme a lo establecido en el contrato, teniendo en cuenta la fecha de suscripción del acta de recibo final, originales que deben ser remitidos junto con el acta de recibo final al grupo de procesos contractuales para su revisión y aprobación.

Si hay lugar a modificaciones y/o aclaraciones de los certificados allegados por el contratista, se le requiere de manera escrita para que se presenten las respectivas modificaciones. Aprobadas las pólizas se procede a incluir la información en el aplicativo JD Edwards y se archiva en la carpeta o tomo del contrato.

En ningún caso, el supervisor o interventor podrá autorizar el pago final sin que el contratista haya cumplido con el requisito de las prórrogas de la(s) garantía(s) exigida(s) contractualmente y que esta(s) se encuentre(n) debidamente aprobada(s) por la entidad.

El supervisor y/o interventor y el jefe del área ejecutora u ordenador del gasto son los responsables de la información que se consigne en el acta de recibo final.

5.11. Liquidación bilateral del contrato.

La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, a través de los supervisores y unidades ejecutoras, deberá proceder a la liquidación de los contratos de tracto sucesivo, cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación. La liquidación de los contratos se realizará conforme a lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993.

Para la liquidación bilateral de los contratos, se observará el procedimiento general que se describe a continuación:

Elaboración proyecto acta de liquidación. El supervisor del contrato deberá elaborar el correspondiente proyecto de acta de liquidación, para lo cual realizará de manera previa un balance financiero sobre la ejecución del contrato, teniendo en cuenta el valor contratado, el valor facturado, el valor ejecutado, el valor pagado y los saldos sin ejecutar. El proyecto de acta de liquidación debe contener la información relacionada con la ejecución del contrato, el desarrollo financiero del mismo, las multas o declaratoria de incumplimiento de las que hubiese sido objeto el contratista, así como todos aquellos aspectos que el interventor o supervisor delegado esté en la obligación de certificar conforme a sus deberes legales o reglamentarios.

Remisión del proyecto de acta de liquidación. El supervisor del contrato, con la aprobación del ordenador del gasto, deberá remitir el proyecto de acta de liquidación del contrato al contratista, dentro de los dos (2) meses siguientes a la terminación del contrato. Recibida la respuesta por parte del contratista, se procederá a la suscripción del acta o citar al contratista para la revisión de las observaciones formuladas, según corresponda.

Suscripción acta de liquidación. El acta de liquidación deberá ser suscrita por el contratista, el supervisor y el ordenador del gasto y/o jefe del área ejecutora. Cuando el contrato a liquidar tenga interventoría contratada, el acta de liquidación deberá suscribirse además de las partes contratantes, por la persona natural jurídica que haya ejercido la interventoría y por el supervisor de este contrato.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo por todo concepto derivado de la relación contractual. También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. El supervisor, para la liquidación del contrato, exigirá al contratista la extensión o ampliación de las garantías exigidas conforme a lo pactado en el contrato.

El supervisor o interventor y ordenador del gasto o jefe del área ejecutora son los responsables de la información que se consigne en el acta de liquidación y en ellos recae la responsabilidad de la revisión y aprobación del contenido de la misma.

Las actas de liquidación de los contratos o convenios suscritos por el director general son objeto de revisión por parte del grupo de procesos contractuales previa suscripción de la misma, para lo cual, el supervisor o interventor debe remitir a la citada dependencia el acta con los documentos soportes y demás información necesaria para llevar a cabo la revisión correspondiente.

Publicación del acta de liquidación en el Secop. Suscrita por las partes el acta de liquidación de mutuo acuerdo, el supervisor y/o interventor deberá remitirla al grupo de procesos contractuales para ingresar sus datos en el aplicativo JD Edwards y su respectiva publicación en el Secop. Dicho procedimiento debe realizarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción o firma de la misma.

5.13. Liquidación unilateral del contrato.

Cuando el contratista no concurra a la liquidación de mutuo acuerdo o bilateral del contrato, previa citación realizada por el superior u ordenado del gasto, o cuando las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, se procederá a la liquidación unilateral mismo, en los términos previstos en el estatuto de contratación de la administración pública. El acto de liquidación unilateral debe ser objeto de notificación en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso-Administrativo (L. 1437/2011) y contra el mismo proceden los recursos previstos en la referida disposición normativa.

Para la elaboración del proyecto de acto administrativo de liquidación unilateral del contrato, el supervisor del contrato con la aprobación del ordenador del gasto, deberá remitir la correspondiente solicitud a la dirección administrativa de la Aerocivil, acompañada de los documentos que fueron tenidos en cuenta para la elaboración del proyecto de acta de liquidación bilateral del contrato.

La dirección administrativa, por conducto del grupo de procesos contractuales, elaborará el correspondiente proyecto de acto de liquidación unilateral del contrato y lo remitirá con la aprobación del director administrativo al ordenador del gasto o funcionario delegado, para su verificación y suscripción. Firmado el acto de liquidación, se procederá a su numeración y posterior notificación por conducto de la oficina asesora jurídica. Surtida la notificación, se remitirá copia de la misma al grupo de procesos contractuales.

Los recursos que se interpongan contra el acto de liquidación unilateral serán sustanciados por la dirección administrativa - grupo de procesos contractuales, con el apoyo técnico de la respectiva área ejecutora y/o supervisor del contrato. Sustanciado el proyecto de decisión y revisado por el director administrativo, se remitirá el mismo al ordenador del gasto o funcionario delegado para su revisión y firma.

En firme la decisión, se procederá a su numeración y posterior notificación por conducto de la oficina asesora jurídica, quien a su vez lo remitirá al grupo de cobro coactivo para su cobro, cuando se establezcan saldos a favor de la Aerocivil. Así mismo, se enviará copia del mismo al área ejecutora para efecto de control en relación con las garantías poscontractual, así como al grupo de procesos contractuales, para su archivo, publicación en el Secop y registró de la información el aplicativo JD Edwards.

CAPÍTULO VI

De los mecanismos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales

6.1. Procedimiento de vigilancia y control.

Los supervisores de los contratos, ordenadores del gasto o secretarios de despacho para el caso de contratos suscritos por el director general deberán velar por la correcta ejecución y cumplimiento de los contratos a su cargo, debiendo solicitar a la dirección administrativa, cuando proceda, adelante las actuaciones administrativas de imposición de multas o declaratoria de incumplimiento que corresponda. Así mismo, deberán verificar que los bienes o servicios contratados cumplan con la finalidad para la cual fueron contratados y que adicionalmente cumplan con las condiciones de calidad y estabilidad previstas en el contrato.

6.2. Seguimiento a las garantías en la etapa poscontractual.

Durante el tiempo de vigencia de la póliza de estabilidad o de calidad de los contratos recibidos por la Aerocivil, el supervisor del contrato o persona delegada deberá realizar cada seis (6) meses, una verificación de las obras, bienes o servicios recibidos, para establecer su conformidad con las obligaciones derivadas del contrato.

En el evento de advertir una eventual falla de las obras, bienes o servicios contratados, deberá el supervisor del contrato o persona delegada, requerir de forma escrita al contratista y a la compañía de seguros, para que dentro de un plazo prudencial realicen las correcciones del caso. Si al vencimiento del término prudencial dado al contratista para la corrección de la falla el mismo no ha cumplido con el requerimiento realizado, se deberá solicitar a la dirección administrativa de la Aerocivil dentro de los diez (10) días siguientes, el inicio de la correspondiente actuación administrativa, tendiente a la afectación de la respectiva póliza de estabilidad o de calidad, siendo dentro del marco de dicha actuación donde se debatirán y analizarán los eventuales hechos eximentes de responsabilidad que aduzca el contratista frente al requerimiento realizado por la administración.

La solicitud realizada a la dirección administrativa deberá contener una descripción detallada de los hechos que motivan la solicitud, así como una indicación precisa de las eventuales disposiciones contractuales incumplidas. La solicitud deberá estar acompañada de los informes de supervisión o interventoría donde se evidencia la falla, el valor estimado de los daños, así como de aquellos documentos que se pretendan hacer valer en desarrollo de la actuación administrativa.

La dirección administrativa asume conocimiento del caso correspondiente y adopta todas las medidas tendientes a establecer la ocurrencia del incumplimiento poscontractual, para lo cual efectúa el análisis tanto del informe como de los soportes presentados por el supervisor comparándolo con los términos del contrato y los pliegos de condiciones y si es del caso inicia el procedimiento para hacer efectivas las garantías respectivas, procedimiento igual al seguido para la imposición de multas, declaración de siniestro y caducidad.

Igualmente, se elabora un informe a la compañía de seguros garante del contrato, remitiendo copia del informe presentado por el supervisor.

CAPÍTULO VII

Del arrendamiento de inmuebles

7.1. Procedimiento general.

Teniendo en cuenta los postulados contenidos en los artículos 2º y 4º numeral 4º de Decreto 260 de 2004, el arrendamiento de inmuebles propiedad de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil debe estar acorde a las reglas generales de administración que se definan por la unidad y sus ingresos forman parte de su patrimonio. Así mismo, deberá estarse a lo dispuesto en el literal i) numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 734 de 2012, artículo 3.4.2.6.1.

7.2. Procedimiento especial.

7.2.1. Clasificación de los bienes inmuebles. Para la clasificación se aplicarán las normas sobre destinación de bienes inmuebles de los diferentes aeropuertos del país, sobre los cuales se pueden suscribir contratos de arrendamiento, acorde con el artículo 11 de la Resolución 3379 de junio 3 de 1996, o las normas que la modifiquen o sustituyan.

7.2.2. Etapa previa, planeación, estudios y documentos previos. La dependencia ejecutora o la dirección regional, según corresponda, elaborará los estudios previos, los cuales deberán contener, como mínimo, los siguientes requisitos a saber:

1. La descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. El objeto a contratar, así como la descripción del inmueble o áreas objeto de arrendamiento, destinación, ubicación o delimitación, régimen de servicios públicos, administración, costos por servicios comunales, y demás datos necesarios para contratar.

3. La modalidad de contratación, que será la prevista en la Ley 1150 de 2007 artículo 2º, numeral 4º, ordinal i), reglamentado por el artículo 3.4.2.6.1 del Decreto 734 de 2012.

4. Las condiciones del mercado y criterio adoptado para sustentar el mismo.

5. El valor del canon mensual, del contrato anual y el plazo de ejecución del mismo.

6. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles.

7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato, de conformidad con la reglamentación sobre la materia.

8. Obligaciones, deberes y derechos que tendrá el arrendatario de las áreas.

7.2.3. Condiciones del mercado. En relación con el contrato de arrendamiento, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. No obstante, la entidad podrá realizar una convocatoria o invitación pública, según lo determine sus necesidades. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones de mercado, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación.

Para efectos de determinar las actividades y procedimientos para celebrar contratos de arrendamiento de inmuebles de propiedad o administrados por la entidad, ubicados en los diferentes aeropuertos del país, la dependencia o la dirección regional de la entidad tomará, como base para el análisis de los precios y condiciones del mercado, una de las siguientes alternativas:

1. El análisis del canon de arrendamiento del inmueble se tomará de los contratos de arrendamiento celebrados con precedencia, y para el caso de años anteriores se actualizará con base en las fórmulas económicas previstas para el efecto, entre ellas el cálculo del IPC.

2. En los casos de reversión de concesiones o de terminación de contratos en donde se incluya la administración de tales inmuebles, la base del canon de arrendamiento será la de los contratos revertidos o cedidos, y en caso necesario aplicando su actualización.

3. Cuando no exista contratos o factores de referencia, se podrá solicitar un avalúo de renta a una lonja de propiedad raíz, de la ciudad o localidad donde se encuentre el inmueble objeto de arrendamiento.

4. Para inmuebles que no hayan sido arrendados pero en donde existan otros inmuebles de similares características y condiciones, se podrá utilizar como base del estudio el valor de dichos cánones.

7.2.4. Canon fijo y variable. De conformidad con los estudios previos realizados, para la determinación del canon de arrendamiento, se podrá acoger el criterio de adoptar el canon fijo y/o variable, de acuerdo con las consideraciones y análisis que realice el área o dependencia relacionada.

7.2.5. Publicidad e informaciones. Por tratarse de contratación directa, no será necesaria la invitación pública en los términos del Decreto 734 de 2012. No obstante si la entidad lo considera oportuno, dará a conocer la disponibilidad de los inmuebles a través de una publicación o aviso ubicado en el área de la administración aeroportuaria y en el inmueble objeto de arrendamiento, correspondiente a la dependencia o dirección regional, y podrá publicarla en el portal de la entidad.

7.2.6. Acto administrativo de apertura del proceso de selección. La entidad contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección y dará aplicación a lo señalado en el artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012.

En desarrollo de lo anterior, al acto administrativo de justificación de la contratación directa, será así señalado por la entidad en un acto que contendrá:

1. El señalamiento de la causal que se invoca.

2. La determinación del objeto a contratar.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

7.2.6. Garantías y RUP. En la contratación directa no será obligatoria la exigencia de garantías, no obstante podrá exigirlas según se determine en los estudios previos, atendiendo la naturaleza y condiciones del negocio jurídico respectivo.

De conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto-Ley 19 de 2012, no se exigirá registro único de proponentes para la contratación directa.

7.2.7. Selección y adjudicación. Por regla general la selección del contratista o arrendatario se hará en forma directa y la entidad adjudicará al proponente que presente las mejores condiciones para contratar, cuando a ello haya lugar, sin consideración a su valor.

Dentro del análisis de conveniencia y pertinencia para la celebración del contrato de arrendamiento, la entidad deberá efectuar un estudio económico y financiero, para lo cual los interesados deben allegar los documentos necesarios y las condiciones de cumplimiento que considere para tales fines.

Igualmente, la entidad podrá exigir garantías de cumplimiento o el aval de codeudores, pero en todo caso dichas garantías o avales deberán estar vigentes en forma permanente.

De igual manera se realizará un análisis jurídico para determinar la capacidad jurídica del contratista que permita individualizarlo, caso en el cual se requerirá el certificado de existencia y representación legal y registro mercantil, para personas jurídicas, o este último para persona natural, expedidos por la Cámara de Comercio, con una antelación no mayor a (90) días calendario.

Cuando la entidad decida realizar una convocatoria o invitación, acorde con las necesidades determinadas por la administración en procura de ofrecer los mejores servicios, tendrá presentes los requerimientos técnicos, jurídicos y financieros que determine en el acto de convocatoria o invitación. En caso de igualdad de condiciones, se definirá por sorteo acorde con el procedimiento que acoja la entidad para el efecto.

CAPÍTULO VIII

Anexos

8.1. Anexos.

Hacen parte del presente manual los documentos que se enuncian a continuación y que deberán ser considerados en los procesos de formulación de proyectos y de selección contractual.

• Metodología para la asignación de riesgos previsibles en la contratación.

• Metodología para la elaboración de los estudios de mercado en la contratación.

Glosario

En este acápite se relacionan las definiciones de algunos términos utilizados en este manual de contratación, con el propósito de dar claridad y precisión al momento de su estudio y consulta:

Acta: Relación escrita de lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas.

Acta de entrega y recibo final: Documento mediante el cual el contratista hace entrega y la Aerocivil recibe a satisfacción los bienes, obras, suministros o los servicios objeto del contrato dentro del plazo contractual previsto para ello.

Acta de iniciación: Es el documento que firma el interventor y/o supervisor y el contratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato; a partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato.

Acta de liquidación: Es el documento donde constan los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato o negocio jurídico y poder declararse a paz y salvo por todo concepto.

Acta de suspensión del contrato: Es la posibilidad legal de interrumpir transitoriamente y por un término claramente determinado entre las partes contratantes, la ejecución del contrato, para este efecto se requiere la existencia de una razón de fuerza mayor o caso fortuito o cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo, el acuerdo entre las partes y la determinación expresa de su levantamiento y continuidad del contrato una vez cesen las causas que dieron origen a dicha suspensión. En virtud de esta actuación el contratista se obliga a modificar los amparos contenidos en las pólizas a esta fecha.

Acta de terminación anticipada de mutuo acuerdo del contrato: Es la posibilidad contractual de terminar el contrato de común acuerdo, entre las partes antes de la llegada del plazo de ejecución del objeto contractual, todo ello bajo el principio de la autonomía de la voluntad de las partes (C.C., art. 1602 y L. 80/93, arts. 32 y 40).

Acto administrativo de apertura del proceso de selección: Es un acto de trámite; señala los términos generales de la licitación, concurso de méritos y selección abreviada.

Adenda: Es el acto jurídico unilateral expedido en el marco del proceso de selección mediante el cual la Aerocivil explica, aclara, suprime y modifica los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad, acto que tiene el efecto vinculante dentro del pliego de condiciones para los oferentes interesados en el proceso de selección.

Adición: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor y, en algunos casos, tiempo.

Adjudicación: Acto administrativo que expide la Aerocivil como conclusión de un proceso de selección contractual y, mediante el cual, previa observancia de las normas que rigen este tipo de procesos, se reconoce un derecho de contenido particular y concreto en favor de un proponente adjudicatario, por haber cumplido las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y encontrarse en primer orden de elegibilidad. El acto de adjudicación es irrevocable, salvo las expresas excepciones contenidas en la ley y, contra él, no procede recurso alguno.

Anticipo: El anticipo es la suma de dinero entregada al contratista para el cubrimiento de los costos en que incurrirá para iniciar la ejecución del objeto contractual; en otras palabras, es la financiación hecha por la entidad estatal, de los bienes y servicios correspondientes a la prestación que será ejecutada. Bajo estas condiciones se exige que sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice durante la ejecución del contrato.

Audiencia pública: Sesión pública que realiza la Aerocivil dedicada a aclarar, explicar y precisar el alcance del pliego de condiciones y los documentos que hacen parte del proceso, así como a emitir decisiones en especial en los procesos de licitación pública.

Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: De acuerdo con la Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de 2012, son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Bienes y servicios de común utilización: De acuerdo con el Decreto 734 de 2012, se entienden como aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

Cesión del contrato: Es la posibilidad de trasladar la titularidad de un contrato a un tercero llamado cesionario, previa autorización por parte de la Aerocivil y quien lo recibe en los mismos términos, condiciones y características en que fue celebrado, contrayendo por tanto las obligaciones propias del contratista inicial.

Cesión de derechos económicos: Se entiende por esta figura la cesión que el contratista otorga de sus derechos económicos producto de un contrato estatal y a favor de un tercero, debiéndose para este efecto presentar por parte del contratista de la entidad, un documento de acuerdo en el cual se consigne el cedente y el cesionario de dichos derechos el cual debe ser tramitado para su aprobación ante la dirección financiera de la Aerocivil.

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Documento expedido por el área de presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal.

Certificado de reserva presupuestal (CRP): Se denomina reserva presupuestal al monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos, de conformidad con la ley orgánica de presupuesto por parte de la Aerocivil y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada en el marco de un contrato estatal o acuerdo celebrado.

Cláusula penal: Es una estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar por el incumplimiento de las obligaciones y o bien como pena indemnizatoria, con independencia de los perjuicios que se causan en razón del incumplimiento del contrato.

Compañía de seguros: Es una compañía de seguros legalmente autorizada para operar en Colombia y debidamente vigilada por la Superintendencia Financiera.

Concurso de méritos: Es definido por la Ley 1150 de 2007, como la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en las que las entidades utilizarán sistemas de precalificación, salvo que se trate de selección de proyectos de arquitectura, en cuyo caso utilizarán sistemas de concurso abierto por medio de jurados.

Consorcio: Asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, quienes presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato afectarán a todos los miembros que la conforman.

Contratista: Persona natural o jurídica, sujeta de derechos y obligaciones, a quien se le ha adjudicado un contrato en el marco de un proceso de selección de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada o contratación directa y con quien se celebra el respectivo acuerdo negocial.

Contrato: Negocio jurídico bilateral celebrado entre la Aerocivil y el oferente favorecido con la adjudicación de un proceso de selección por licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada o contratación directa, en el cual se establecen las responsabilidades contractuales a cargo de cada una de las partes, se asignan riesgos y se define una remuneración, conforme a unas finalidades públicas, unos objetivos, unos plazos, unas cargas, unos derechos y un alcance específico.

Contratos estatales: Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen en el artículo 32 de la misma ley.

Contrato adicional: Es el que celebra la unidad y el contratista para ampliar el plazo o valor de un contrato.

Contrato de consultoría: Es el que celebra la unidad referidos a los estudios, diseños, estructuración, mitigación de riesgos necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudio de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión a que se refiere el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Contrato de obra: Es el que celebra la unidad para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de prestación de servicios: Son definidos en el numeral 3º, del artículo 32, de la Ley 80 de 1993, al señalar que son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

Contrato de prestación de servicios profesionales: Corresponden a los de naturaleza intelectual, diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de funciones de la entidad. La Aerocivil podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión: Los servicios de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.

Contrato de trabajos artísticos: Son aquellos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, en donde la Aerocivil justificará dicha situación en el respectivo contrato.

Convenios de cooperación: Son aquellos que celebran las entidades públicas, a fin de aunar esfuerzos en la consecución de un cometido estatal conforme a lo señalado en la Ley 489 de 1998.

Contratos interadministrativos: Se definen contratos interadministrativos aquellos que en su celebración intervienen dos o más entidades del derecho público y para su celebración debe tenerse de presente que las obligaciones del mismo tengan relación directa con la entidad ejecutora.

Convocatoria: Acto unilateral, motivado, elaborado por la Aerocivil en el cual se invita a las personas naturales o jurídicas interesadas en realizar sus ofrecimientos a la Aerocivil, el cual opera para licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, conforme a las previsiones señaladas en el artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012.

Declaración desierta de una licitación o concurso público: Procede cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste al pliego de condiciones, en general, cuando falte voluntad de participación. Se declara por acto que exprese clara y detalladamente las razones o motivos.

Delegación: Acto por el cual se transfiere el ejercicio de funciones. Dar a otro la facultad que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación.

Enriquecimiento sin causa: Precepto del derecho civil y comercial que señala que nadie podrá enriquecerse sin justa causa a expensas de otro. Si una de las partes se enriquece a costa de la otra, y su patrimonio aumenta y correlativamente el patrimonio de la otra parte disminuye, el equilibrio entre las partes se rompe y debe restablecerse.

Estudio de mercado: Es el análisis de precios del mercado, que debe efectuarse a los bienes, obras o servicios de especificaciones y condiciones similares a lo que pretende contratarse, con el fin de determinar el valor del presupuesto oficial para el proceso de selección.

Estudio y documentos previos: Están conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como en lo que respecta a la distribución de riesgos que la Aerocivil propone.

Los estudios y documentos previos se publicarán de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deben consultar lo señalado en los numerales 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y los elementos mínimos establecidos en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.

Ficha técnica: Es un anexo del pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el método de subasta inversa. La ficha debe incluir las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, de los elementos señalados en el objeto de la contratación, y también debe cumplir con el contenido mínimo señalado en el artículo 3.2.1.1.3 del Decreto 734 de 2012.

Fiducia: Es un negocio jurídico suscrito entre una compañía fiduciaria y un contratista o la Aerocivil, que tiene por objeto la administración de los recursos vinculados a un contrato suscrito por la entidad y mediante el cual se busca que los recursos que entregue la Aerocivil a título de anticipo se destinen de manera exclusiva para atender el objeto del contrato.

Forma de los contratos: Hace referencia a las formalidades externas que revisten los contratos estatales. Son documentos escritos firmados por las partes en que se incluyen, además de los elementos esenciales del contrato, las demás cláusulas a que haya lugar, según el tipo de contrato.

Garantía de seriedad: Es la garantía que deben otorgar los proponentes para asegurar la seriedad de sus ofrecimientos, conforme a lo señalado en la Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de 2012.

Garantía única de cumplimiento: Es la garantía que debe otorgar el contratista para asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el marco de un contrato estatal, conforme a lo señalado en la Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de 2012. Tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a las entidades estatales, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos estatales. Por tanto, con sujeción a los términos respectivos del contrato deberá cubrir cualquier hecho que pueda constituirse en incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

Gran almacén: Condición adquirida por una sociedad, establecimiento, almacén de cadena distribuido por departamentos, supermercado, hipermercado y punto de mercadeo de productos de las cajas de compensación familiar, o conjunto de ellos cuando conformen un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal, cuyos ingresos brutos bimensuales sean mayores o iguales a 3.000 salarios mínimos mensuales legales.

Resolución 2416 del 14 de febrero de 2000, proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización inherentes a un proyecto, obra o actividad contractual.

Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa a la Aerocivil ante el contratista y que está encargada del control técnico, administrativo, jurídico y financiero para vigilar y hacer cumplir el contrato en la ejecución de un proyecto.

IVA: Impuesto al valor agregado.

Licitación: Es el procedimiento mediante el cual la Aerocivil formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. Cuando la Aerocivil así lo determine, la oferta en un proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa en las condiciones señaladas en el artículo 3.1.2 del Decreto 734 de 2012.

Multa: Figura que se presenta cuando el contratista incumple parcialmente una o más obligaciones dentro del contrato. Su fin es conminativo con el fin de que el contratista dé cabal cumplimiento a lo pactado, solo se pueden imponer durante la ejecución del contrato y mientras no se cumpla la obligación.

Otrosí: Adición que se hace a un contrato para modificarlo, ya sea adicionando o suprimiendo estipulaciones en él contenidas.

Pago anticipado: El pago anticipado es un pago parcial que el contratante realiza al contratista, razón por la cual las sumas percibidas ingresan al patrimonio de este, pudiendo invertirlo o disponer libremente del mismo, sin que esté obligado a amortizarlo.

Plazo de ejecución del contrato: Es el período entre la fecha de iniciación y el vencimiento previsto para la ejecución del contrato.

Pliego de condiciones: Documento que elabora la unidad en los procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa en el cual se debe detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso. El numeral 5º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.3 del Decreto 734 de 2012 determinan la información mínima que debe incluirse en el pliego de condiciones.

Póliza del contrato: Es el documento que funge como contrato de seguro, ampara los riesgos en los cuales podría incurrir el contratista; por esta razón, las compañías aseguradoras venden una póliza de carácter general que cubren todos los riesgos que pueden ocurrir en el desarrollo del contrato.

Proceso de selección: Hace referencia al proceso de selección objetiva conducente a la escogencia de una persona natural o jurídica con el fin de celebrar un contrato. Conforme con el estatuto de contratación estatal vigente, existen cuatro (4) modalidades de selección de los contratistas reguladas por la Ley 80 de 1993 y su reforma contenida en la Ley 1150 de 2007, clasificadas de la siguiente manera: licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.

Procedimiento contratación de mínima cuantía: Este procedimiento se aplica cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, así como para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización y concurso de méritos, cuyo valor del contrato no exceda del 10% de la menor cuantía de la Aerocivil y el arrendamiento de inmuebles.

Promesa de sociedad futura: Es la forma de asociación para participar en el proceso de selección y presentar propuesta en la cual dos o más personas naturales o jurídicas celebran un contrato mediante el cual prometen constituir una sociedad colombiana, en los términos y condiciones del parágrafo 3º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993 y del inciso final del parágrafo 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y artículos 110 y 119 del Código de Comercio.

Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente dentro de un proceso de selección contractual.

Propuesta técnica detallada: Se define, por el artículo 3.3.1.2 del Decreto 734 de 2012, como propuesta técnica detallada (PTD) los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos que puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías y en estos casos procede la selección por el sistema de precalificación de lista corta.

Propuesta técnica simplificada: Se entiende como propuesta técnica simplificada (PTS) de acuerdo al artículo 3.3.1.2 del Decreto 734 de 2012, aquella en la cual la Aerocivil suministra en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o multiusos, según lo previsto en las normas vigentes.

Prórroga del contrato: Hace referencia a la modificación del plazo de ejecución, debe realizarse antes de su vencimiento. Esta modificación debe encontrarse técnicamente justificada por la unidad ejecutora y el interventor o supervisor del contrato.

Secop: Sistema electrónico para la contratación pública www.contratos.gov.co.

Selección abreviada: Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización: Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 734 de 2012 y en los respectivos pliegos de condiciones.

Subasta inversa para la presentación de la oferta de manera dinámica: Se define por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor costo evaluado represente la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones. Es aplicable en la modalidad de selección de licitación pública y selección abreviada - contratación de menor cuantía.

Subasta inversa por ítems o por lotes: Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización. En este último caso el contrato se adjudicará a quien presente el menor precio consolidado.

Subcontratistas: Son personas naturales o jurídicas contratadas por el contratista para el desarrollo del objeto contratado los cuales no tienen nexo alguno de tipo laboral ni contractual con la Aerocivil, encontrándose este último bajo la exclusiva responsabilidad del contratista.

Supervisor: Servidor público designado por el director general o su delegado que tiene a su cargo el deber de velar por la correcta y cumplida ejecución del contrato y, de mantener informado al ordenador del gasto sobre el avance en la ejecución del mismo y, sobre las diferentes novedades que se registren en su ejecución.

Suspensión: Es la interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato por razones ajenas a las partes contratantes. La suspensión del contrato debe constar en un acta suscrita por el ordenador del gasto, el supervisor y/o interventor del contrato y, el contratista.

Requisitos habilitantes: Son aquellos requisitos que serán objeto de verificación de cumplimiento como habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, salvo en los procesos para selección de consultores. Estos requisitos de acuerdo a la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, son la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes. Su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Resolución de adjudicación: Acto administrativo por medio del cual se adjudica un contrato a una persona determinada, bien sea natural o jurídica.

Resolución de apertura: Es el acto administrativo por el cual se ordena la apertura del proceso de selección.

RUP: Registro único de proponentes contiene información que clasifica y califica a los contratistas.

Unión temporal: Asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, las cuales en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, de acuerdo con el grado de participación en la ejecución del mismo.

Valor final del contrato: Es la resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato.

Veedurías ciudadanas en la contratación estatal: Es un mecanismo democrático de representación que permite a los ciudadanos, en el marco de la Ley 850 de 2003, adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la Aerocivil debe suministrar toda la información y la documentación pertinentes.

Vigencia: Término pactado en el contrato, equivalente al plazo para la ejecución de las actividades, más el tiempo contractual pactado, en los cuales se adelantará la liquidación del contrato.

(1) La metodología de valor por el dinero (VpD) «(…) consiste en la comparación del costo del proyecto público de referencia (PPR) o costo de provisión pública ajustado por riesgo, con el costo del proyecto de asociación público privada (APP) o costo de provisión ajustado por los ahorros estimados derivados de la eficiencia del sector privado en la administración de los costos y riesgos en su proyecto de infraestructura. La diferencia entre estos dos valores es lo que se denomina valor por dinero (VpD). El VpD será positivo cuando el costo de provisión pública ajustado por riesgo sea mayor al costo de provisión privada ajustado por riesgo. En este caso diremos que se crea valor al delegar el desarrollo del proyecto al sector privado. En el caso de un VpD negativo, el costo de provisión privada ajustado por riesgo será mayor, y en este caso diremos que se destruye valor al entregar la provisión de la infraestructura y gestión del servicio al sector privado.

Para estimar el VpD, los costos se expresan en términos de valor presente (VP). Debe estar basado en la experiencia reciente en el desarrollo de la infraestructura y provisión de servicios públicos por parte del Estado, incorporando las eficiencias que sean razonablemente esperables y debe tomar en consideración todos los riesgos que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto. La formulación básica para estimar el VpD es la siguiente:

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Donde:

VpD:Valor por dinero que generaría el proyecto en caso de ser desarrollado por el sector privado.
CBt:Estimación del costo base del proyecto de referencia del período (t)
It:Ingresos de terceras fuentes generados en el período (t)
RRt:Costo del riesgo retenido en el período (t)
RTt:Costo del riesgo transferido en el período (t)
PIt:Pago al inversionista privado en el período (t)
PEt:Pago inicial del Estado en la etapa de construcción en el período (t)
RRt:Costo del riesgo retenido en el período (t)
CAt:Costo de administración del contrato APP, en el período (t)
r:Tasa de descuento relevante
n:Número de años del horizonte de evaluación
t:Año del contrato, siendo el año 0 el del inicio de la construcción».

(Nota: Derogada por la Resolución 2540 de 2016 artículo 5° de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil)